PROCEDIMIENTO

NOMBRE: Programa de Celebraciones/Conmemoraciones

Código: PR-XXX-XXX Versión: 1 Fecha Emisión: 24 de agosto 2022

I. OBJETIVO

Establecer el proceso requerido para la planificación, ejecución y administración

adecuada del Programa de Celebraciones y Conmemoraciones de Grupo Ramos, con
el objetivo de impulsar una cultura de cuidado que colabore con el fortalecimiento del
sentido de pertenencia y fidelización de nuestra gente.

II. ALCANCE

Este procedimiento aplica para los colaboradores activos en la empresa acorde al tipo
de festividad de las fechas establecidas.

III. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CODIGO DEL
NOMBRE DEL DOCUMENTO
DOCUMENTO
PO-XXX-XXX Política Programa de Celebraciones/Conmemoraciones

IV. GLOSARIO
N/A

V. DESCRIPCION Y RESPONSABILIDADES
El Gestor de Recompensas y Beneficios es responsable de:

 Realizar la planificación del programa cada año en conjunto con el

Líder/Encargado de Comunicación Interna y presentar al Líder de C&B para
aprobación e integración al ciclo de presupuesto anual de la organización.
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 Diseñar el plan detallado de forma anual y liderar la ejecución de este,

apoyándose en los roles identificados.
 Ejecutar el proceso de Medir y Aprender del Programa para levantar
aprendizajes y mantener la vigencia.

Líder de Compensación y Beneficios es responsable de:

 Velar por el cumplimiento y ejecución de este procedimiento, así como por

mantener su vigencia en el tiempo.
 Revisar y aprobar cada año el plan propuesto por el Gestor de Beneficios y
Recompensas para fines de presupuesto y posterior implementación.

Líder de Comunicación Interna /Encargado Comunicación Interna es responsable

de apoyar en el proceso de planificación y ejecución del plan cada año en los temas
relacionados al proceso creativo, de comunicación y compromiso, desarrollo de líneas
gráficas y cualquier otro apoyo que por la naturaleza de sus funciones puede resultar
de valor para la organización, así como en el proceso de Medir y Aprender.

Gestor Gestión de Gente es responsable de:

 Apoyar la ejecución de las actividades de celebración consideradas en el plan

cada año en su localidad, dando cumplimiento a los lineamientos establecidos.
 Apoyar el proceso de comunicación y medir y aprender de las actividades y el
programa en su localidad.

Líder de Comunicación Externa es responsable de compartir en los canales de

comunicación de la empresa las fotografías/videos de las actividades realizadas en la
empresa.

VI. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

1. El Gestor de Beneficios y Recompensas junto con Líder/Encargado de
comunicación interna realizará la planificación del programa de celebraciones y
conmemoraciones durante los meses de junio – agosto del año previo al que será
ejecutado y en la misma deberá incluir:
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1.1 Una propuesta de celebración o conmemoración para cada una de las fechas
establecidas, tomando en cuenta las actividades estándar definidas para
algunas de las mismas:

CELEBRACIÓN O ACTIVIDAD ESTÁNDAR DEFINIDA

FECHA
CONMEMORACIÓN
 Esfuerzo de comunicación alusivo a la fecha.
Día de Los Santos
06 de enero  Regalo a los hijos de los colaboradores en
Reyes
edades comprendidas entre 1 a 10 años.
 Detalle alusivo a la fecha para cada
Día de San Valentín 14 de febrero
colaborador.
 Infografías alusivas a la fecha a través de los
canales de comunicación.
Día de la
 Reproducción del Himno Nacional en todas
Independencia 27 de febrero
las localidades de la empresa en las dos
Nacional
principales jornadas laborales de las
localidades (08:00am y a las 03:00pm).
Día Internacional de  Infografías alusivas a la fecha a través de los
8 de marzo
la Mujer canales de comunicación.
 Envío comunicado a todos los colaboradores
Día Mundial de la de la empresa (tomando en cuenta los
Concientización 02 de abril distintos canales).
Sobre el Autismo  Invitación a llevar pieza azul de vestir.

 Campaña concientización sobre el cuidado de

Día Mundial de La la salud.
07 de abril
Salud  Operativos de salud en las diferentes
localidades/oficinas de la empresa.
 Esfuerzos de comunicación (interna y externa)
para felicitar, reconocer y agradecer el
esmero y dedicación de los colaboradores.
 Felicitación a los colaboradores por
Día Internacional del altoparlante durante el día.
01 de mayo
Trabajador  Almuerzo/refrigerio pre empacado con una
tarjeta de felicitaciones por el día de
trabajador.
 Rifa de bonos/puntos Siremas, por localidad
para todos los colaboradores de la empresa.
Día De Las Madres Último domingo  Esfuerzos de comunicación (interna y externa)
del mes de para felicitar y reconocer a las madres de GR.
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 Felicitación a los colaboradores por

Mayo altoparlante durante el día
 Presente a cada una de las madres de GR.
 Esfuerzos de comunicación (interna y externa)
para felicitar y reconocer a los padres de GR.
Último domingo
Día De Los Padres  Felicitación a los colaboradores por
del mes de Julio
altoparlante durante el día.
 Presente a cada uno de los padres de GR.
 Solicitud de bonos escolares acorde a los
lineamientos de la política establecida para
este proceso.
 Entrega de KIT escolar para los hijos de los
colaboradores.
2da semana
 Visita del Lápiz de la Suerte en las localidades
Temporada agosto hasta
para acompañar al Gestor de Gestión de
escolar 2da semana
Gente a realizar la entrega de los KITS a los
septiembre
hijos de los colaboradores.
 Ambientar un espacio con el propósito de
entregar los KITS escolares a los
colaboradores y/o a sus hijos.
 Premios al Estudiante del Año (PEA).
 Campaña concientización sobre el cáncer de
mama.
 Esfuerzos de comunicación (interna y
Día Internacional de
externa).
la Lucha Contra el 19 de octubre
 Operativos de salud en las diferentes
Cáncer de Mama
localidades/oficinas de la empresa.
 Detalle alusivo a la fecha para las
colaboradoras.
Día Internacional del 19 de  Infografías alusivas a la fecha a través de los
Hombre noviembre canales de comunicación.
 Esfuerzo de comunicación alusivo a la época.
 Aguinaldo y brindis en cada localidad/oficinas
(1er o 2do
considerando: chocolate/jengibre/jugo, café,
Temporada Navideña viernes del mes
telera/croissant, frutas, dulces y la decoración
de diciembre)
del espacio ambientado acorde a la festividad.
 Institucionalización del viernes navideño.

1.2 Presupuesto por actividad y total, considerando los centros de costos y cuentas
a impactar.
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1.3 Plan de hitos.

2. Una vez lista la planificación, deberá ser presentada y compartida con el Líder de
C&B, Líder de GG y Líder de Comunicación y RSC para fines de aprobación y ser
considerada insumo del ciclo de presupuesto del año.

3. Una vez aprobado la planificación, el Gestor de Beneficios y Recompensas deberá

preparar el plan detallado de las actividades junto con el Líder/Encargado de
Comunicación Interna.

4. El plan detallado deberá ser revisado para cada una de las fechas, tres (03) meses
con anterioridad con la finalidad de asegurar las actividades definidas logren el
impacto esperado en los colaboradores.

5. Para las actividades más relevantes para los colaboradores, se pasará una
encuesta de satisfacción para medir el impacto y levantar aprendizajes que sirvan
de mejora para el próximo ciclo de planificación.

VII. CONTROL DE REGISTROS

Listado de los documentos generados / creados a raíz de la ejecución del proceso.
Detalla nombre, código, responsable de crearlo, forma de archivarlo, tiempo y
disposición final.

FORMA
DE
CODIGO DEL NOMBRE DEL RESPONSABLE ARCHIVO DISPOSICION
TIEMPO
DOCUMENTO DOCUMENTO ARCHIVO (medio, FINAL
cómo,
dónde)

VIII. NOTIFICACION DE CAMBIOS

Es un registro de las modificaciones realizadas al documento a lo largo del tiempo.

REVISIÓN
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
No.
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N/A N/A N/A

IX. ANEXOS
N/A

X. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

DOCUMENTADO POR: APROBADO POR:

 Puesto que elaboró o modificó el  Puesto responsable de aprobar el
documento documento
 Puesto que elaboró o modificó el  Puesto responsable de aprobar el
documento documento