Sacar el máximo provecho de un gráfico

RACI
En el video anterior, aprendiste lo importante que es un gráfico RACI para crear
funciones claras y brindar indicaciones a los miembros del equipo de un proyecto. En
esta lectura, exploraremos más a fondo la función y los componentes de los gráficos
RACI, y cómo usarlos para comunicar las responsabilidades a los equipos de
proyectos. 

Definición y estructura
Determinar quién es Responsable, encArgado, Consultado e Informado en los
proyectos te permite mantener el control de las funciones de los interesados en el
proyecto. 

Equilibrio de la carga de trabajo 

¿Hay demasiadas tareas asignadas a un solo interesado? Cuando completas el
gráfico, es una buena idea volver y contar el número de R asignadas a cada
interesado. Esto puede ayudarte a identificar la posible sobrecarga de trabajo de un
miembro del equipo. El uso de un gráfico RACI para definir la responsabilidad de las
tareas puede ayudar a mitigar los puntos únicos de falla (conocidos como creación
de silos, donde el conocimiento y la responsabilidad de una tarea recae en una sola
persona) y permitirte, como gerente de proyectos, delegar tareas y evitar el
agotamiento. Mantener el equilibrio de la carga de trabajo es una parte crítica de la
gestión de proyectos. Es fácil caer en el patrón de confiar en los que producen los
mejores resultados para lograr que el proyecto avance. Sin embargo, esto no
siempre es saludable para el proyecto o el equipo. Si descubres que no cuentas con
las personas adecuadas para asignarles responsabilidades, da un paso atrás y evalúa
al equipo. 

Pon en práctica tu RACI

Una vez que has creado el gráfico RACI, es hora de ponerlo en práctica. Primero,
deberás compartir el gráfico RACI con los patrocinadores e interesados para obtener
su aceptación y aprobación. Cuando obtengas la aceptación de los interesados,
podrás establecer expectativas claras para el equipo y asegurarte de que todos estén
alineados con sus responsabilidades. 

Puedes documentar el reconocimiento de estas expectativas por parte del equipo y

los interesados a través de la carta del proyecto, las notas de reunión y en el propio
gráfico RACI. Piensa en un momento en que se esperaba que hicieras algo con lo que
no estabas de acuerdo o que no tenías claro. Ese desacuerdo o falta de claridad hizo
que fuera difícil dar lo mejor de ti, ¿verdad? Obtener aceptación y realizar consultas
continuas con los interesados y el equipo es la forma de evitar este posible
obstáculo. 

A medida que avanzas para asegurarte de que cada tarea tenga un propietario
identificado con el nivel adecuado de compromiso, agilizas el proceso de
comunicación y toma de decisiones a lo largo del ciclo de vida del proyecto. 

¿Cuándo debes usar un gráfico RACI?

Si te estás preguntando si debes usar un gráfico RACI en tu proyecto, es una buena
idea evaluar la complejidad del esfuerzo. Por ejemplo, si tienes un equipo de
proyecto muy pequeño con pocos interesados, funciones claramente definidas y un
cronograma corto, usar un gráfico RACI podría ralentizar el proyecto. Sin embargo,
los proyectos más grandes, o incluso los proyectos que involucran a un gran número
de interesados, podrían aprovechar enormemente un gráfico RACI. Siempre es una
buena idea trabajar en la creación de un gráfico RACI y evaluar el resultado. Incluso
si no utilizas el gráfico RACI, comprenderás mejor el proyecto y el esfuerzo será
contributivo a tu experiencia de gestión de proyectos en general.