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1. Visión general
El camino a seguir
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3 factores imprescindibles para
iniciar un proyecto global de RRHH
Embarcarse en un nuevo proyecto para la implantación de una solución de Recursos Humanos,
puede ser tan emocionante como complejo, ya seas un Director de Proyectos con un gran
conocimiento técnico o un Director de Recursos Humanos con una dilatada experiencia
de gestión en este ámbito. Sin embargo, resulta inusual encontrar esta combinación de
recursos humanos, proyectos y habilidades en el caso específico de implementaciones
de soluciones tecnológicas de RRHH en la nube, teniendo en cuenta además que estos
proyectos se pueden complicar todavía más en el caso de compañías multinacionales, que
tienen aplicaciones globales y locales.
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Nuestro objetivo será ofrecerte algunos puntos de reflexión a tener en cuenta en la etapa
inicial. Estos podrán servirte de ayuda para abordar tu proyecto de implementación de
una solución global de RR.HH. de forma integral y, a anticipar algunos de los potenciales
obstáculos que podrás encontrarte para, de esta forma, poder planificarte en consecuencia.
Las consideraciones prácticas que encontrarás en esta guía, están basadas en una amplia
experiencia y conocimientos extraídos de diversas perspectivas y roles, teniendo en
consideración tanto la perspectiva del cliente como la del proveedor.
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Visión general, personas
esenciales y el proyecto
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1. Visión general
La demostración de la implicación directa con los objetivos del negocio suele ser un requisito
previo para obtener el visto bueno de los máximos responsables de la organización y llevar
a cabo la implementación de una solución de RR.HH. Los costos y recursos involucrados
exigen que se justifique de forma clara los futuros beneficios y se cuantifique el retorno de
la inversión que supondrá la implementación de esta solución para la compañía.
Sin embargo, a pesar de que la definición de los objetivos es uno de los principales requisitos
de cualquier proyecto, en ocasiones puede resultar complicado hacerlo correctamente
cayendo en el error de sobrevalorar o desestimar determinados aspectos. Bajo nuestra
experiencia, los objetivos de los proyectos de implementación de soluciones de RR.HH.
suelen clasificarse en dos categorías principales:
Ser más eficientes: aquellos proyectos cuyo objetivo es reducir los costos transaccionales,
tener un único repositorio de todos los datos necesarios para realizar un proceso, eliminar
procesos que no aporten valor agregado y depurar errores.
Es demasiado fácil limitarse a solucionar los problemas y las dificultades que se nos
presentan en un primer momento, ya que esto puede provocar no plantearse otros
objetivos que se podría lograr con una visión más amplia.
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Por ello, para crear y mantener tu ventaja competitiva te recomendamos que
pienses en grande. Intenta mantener sesiones con los principales involucrados en
el proyecto y plantéate cuestiones como “¿Es realista imaginar que podríamos ...?”,
“¿Hasta dónde creemos que es factible llevar esto a cabo?”, “¿Qué se necesita para
llegar a este lugar...?”.
• Sé riguroso
Bajo esta premisa, un objetivo poco convincente como “el objetivo de reducir el
tiempo perdido en los procesos de selección” puede convertirse en un objetivo
significativo como “al automatizar todos los procesos de selección, redirigiremos el
esfuerzo dedicado a procesos administrativos en otros de valor como la detección
de dónde se encuentran los mejores candidatos, qué procesos de selección nos
ayudan a identificarlos y cómo podemos administrar mejor los costos”.
Resulta tentador elaborar una lista ordenada de objetivos y a menudo, los mejores
objetivos se obtienen de comentarios de otros, utilizando procesos desafiantes y
trabajando a través de una gran complejidad.
Utiliza procesos que te permitan extraer objetivos simples dentro de la complejidad
que se genera en la etapa intermedia de caos y tormenta de ideas. Las ideas
sólidas y las técnicas de simplificación te ayudarán a realizar una lista sencilla y
sólida de objetivos que sirvan para guiar el proyecto de implementación de una
solución global tecnológica de Recursos Humanos.
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• Márcate metas a largo plazo y éxitos alcanzables
Los proyectos a menudo están determinados tanto por aquellos que tienden a
una visión más realista como por aquellos que son más utópicos. Ten en cuenta
que tienes varios tipos de perfiles de usuario o partes interesadas que buscan
diferentes tipos de resultados y beneficios de la implementación.
Por supuesto, el éxito debe medirse, pero no sin antes definir este concepto.
Piensa en cómo medirás el éxito en relación a tus objetivos durante las primeras
etapas, y observa los resultados. A partir de ahí, podrás configurar los requisitos de
información y análisis que vas a necesitar en las etapas posteriores del proyecto.
Además, esto puede servirte de ayuda para anticipar los problemas que podrían
surgirte con largos plazos de entrega.
Para lograr una mayor transparencia y un mayor ajuste, intenta describir con
una precisión significativa la visión de futuro de tu compañía. Para cada objetivo,
identifica una restricción o el costo de un proceso que esté en marcha, y describe
cómo crees que podrías mejorarlo.
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Por ejemplo, “los procesos de RR.HH. serán más inteligentes, más baratos y
más rápidos” puede convertirse en “mi objetivo es que, en el futuro, el centro
de servicios compartidos no intervendrá en la gestión de las vacaciones, ya
que los empleados y los managers confiarán en el uso de sus herramientas de
autoservicio. Esto generará servicios más rápidos, mayor implicación del equipo,
facilidad de acceso a los informes y datos, y liberación del tiempo del Centro de
Servicios Compartidos para gestionar otros procesos de mayor valor”.
Intenta ser inclusivo y consultivo: “¿Se imaginan que en dos años podemos…?”
“¿Qué haríamos para ser parte de una organización donde pudiésemos responder
fácilmente a estas preguntas...?”, “¿Dónde podríamos ver oportunidades que
ahora mismo no podemos plantearnos debido a nuestras limitaciones?”
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1.2 Define tu alcance en un contexto global
• Ámbito geográfico
Uno de los aspectos que se suelen pasar por alto, es la consideración de las
diferencias culturales y de comportamiento como parte del alcance del proyecto,
así como todos aquellos problemas derivados de la gestión del cambio.
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Para solventar todas estas cuestiones, plantéate preguntas como: ¿Estoy
adoptando una solución en la nube por primera vez? ¿Cuál será el impacto para
RRHH y TI? ¿Los portales de autoservicio requerirán una actitud y un cambio de
comportamiento de los empleados y, de ser así, qué grupos? ¿Cómo tendré que
apoyar al personal de Recursos Humanos cuando cambien su enfoque del trabajo
transaccional al analítico? ¿Qué otros cambios adicionales se necesitan para la
transformación digital de mis empleados?
• Alcance de la integración
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1.3 Identifica y planifica los retos clave
Definir tus objetivos te permitirá ver las oportunidades que puedes llegar a obtener en
un futuro. Pero para ello, deberás también contemplar los riesgos y desafíos que pueden
obstaculizar o retrasar los resultados, y tomar medidas más críticas para superarlos.
Por lo tanto, es probable que consigas el éxito de forma más rápida y eficaz si primero te
obligas a considerar de manera realista cuáles pueden ser tus mayores desafíos. Plantéate
preguntas como: “Para que mi visión se lleve a término, ¿cuáles son los tres desafíos más
importantes a los que probablemente nos enfrentaremos? ¿Qué factores tienen la mayor
posibilidad de desbaratar nuestras ambiciones?”. Y para poder resolver estas cuestiones,
plantéate estas otras: “¿Qué acciones puedo tomar para solucionar esto? ¿Cómo puedo
asegurarme de que estas acciones sean efectivas?”.
Por supuesto, todo esto dependerá del contexto y de la situación en la que te encuentres. Y
aunque todos los proyectos no pueden tener el mismo problema, existen algunos desafíos
comunes que se repiten con más frecuencia, los cuales pueden llegar a amenazar la
implementación del proyecto.
• Consenso e implicación
Otro de los casos en los que es importante el compromiso de las áreas directivas,
es cuando el proyecto ha sido aprobado pero no ha obtenido la suficiente atención
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por parte de todos los implicados en alcanzar los objetivos. Por ejemplo, en el caso
de proyectos internacionales, es posible que cada país tenga que estar preparado
para establecer acuerdos que estandaricen la gestión de ciertos procesos,
negociar cambios en los términos y condiciones del proyecto en cuestión, o
precisar que los managers y empleados realicen tareas que nunca han tenido que
hacer anteriormente.
Cuando ocurre alguna de estas situaciones, la falta de compromiso de las partes
implicadas puede poner en peligro el avance y éxito del proyecto.
Analiza todo lo que puedas sobre el estado actual de tus datos. ¿Están completos?
¿Son precisos? ¿En qué estado están? ¿Cuántas fuentes de datos hay y sobre
cuántas tecnologías diferentes? ¿Con qué velocidad cambian esos datos? ¿Quién
es actualmente el responsable de la gestión de datos para las diferentes fuentes?
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Tener en cuenta todos estos desafíos en lo que respecta a la administración y
gestión de los datos en una etapa temprana, te permitirá una mejor planificación
y asegurarte de que los datos incompletos o inexactos no interfieran en el éxito
de tu proyecto.
• Cambio de proceso
Todos estos aspectos pueden resultar obvios, y sin embargo, es fácil perder
visibilidad sobre lo que los empleados están haciendo hoy, qué repercusiones
tendrá y cómo deben estar preparados. Al tratar de estimar la magnitud de los
desafíos que puedes encontrarte, resulta más probable que se asignen el tiempo
y los recursos suficientes para gestionarlos.
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• Disponibilidad de recursos
Quizás estos no sean los mayores retos que te encontrarás en el camino; son solo
ejemplos, sin embargo, su planteamiento resulta un buen ejercicio al comienzo de un
proyecto que facilita iniciar una conversación con ambas partes, promotores y equipo,
en torno a los tres desafíos más importantes que probablemente se interpondrán entre
el desarrollo y el éxito del mismo. Vamos a describirlos, comprenderlos y comenzar a
plantear formas creativas para superarlos.
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2. Personas: ¿A quiénes
hay que involucrar y cómo?
Aquí no nos centraremos en cómo seleccionar al mejor proveedor de tecnología de RRHH, sino
que abordaremos la importancia de establecer la relación con tu proveedor de soluciones.
Piensa en una relación a largo plazo, donde la integridad y la confianza aumenten con las
interacciones. Lo ideal es plantear una verdadera asociación, con comprensión y escucha
mutuas, y donde sientas que su perspectiva es importante e influyente. Esto es especialmente
importante en el caso de soluciones Cloud, en las que el proveedor es el encargado del
mantenimiento y evolución funcional y tecnológica de la plataforma.
Estos son algunas preguntas que puedes plantearte para establecer una relación fluida con
tu proveedor:
• Tu futuro
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• Su futuro
• Compatibilidad
Desde el momento inicial, debes prestar especial atención a tu equipo de proyecto para
asegurarte de que vas a contar con los profesionales adecuados. Es posible que aún no
hayas formado el equipo o que ya tengas pensando a quién quieres seleccionar para trabajar
contigo. Un equipo bien formado y bien liderado, será uno de tus principales ventajas para
alcanzar el éxito. Cuando un equipo de trabajo está en armonía se desarrolla un sentido de
diversión, recompensa y realización. Para ello, necesitas pensar en el tipo de competencias
y talento que necesitas. Algunos aspectos a considerar en la formación de tu equipo:
• Competencias genéricas
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Por último, asegúrate de ser realista con las habilidades con las que realmente
no cuentas en tu equipo y busca atraer a otros miembros que complementen
aquellas áreas más débiles.
• Conocimiento y Experiencia
No obstante, una regla general que puedes aplicar es “mejor seleccionar las
habilidades y luego completar los vacíos de conocimiento según sea necesario”.
• Retención
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2.3 Consigue el compromiso de los promotores
del proyecto y asegura su apoyo
Es más probable que puedas elegir a los miembros de tu equipo que a sus promotores. A
menudo, son cargos y puestos senior los que tendrán que apoyar un proyecto de este tipo.
Lo cierto es que contar con altos directivos como patrocinadores del proyecto puede aportar
grandes ventajas, ya que pueden utilizar sus influencias, redes y recursos para ayudarnos a
cumplir nuestros objetivos.
Y en este sentido, resultará tan importante conseguir apoyos a nivel global como a nivel local.
Para ello, es recomendable dedicar un tiempo a conocer cuáles son los intereses e inquietudes
de estos posibles apoyos, de la misma forma que conocer qué beneficios pueden aportar al
proyecto.
Para evitar esta situación, es recomendable dedicar tiempo a identificar tus grupos de usuarios
clave, tener en cuenta sus perspectivas, definir el recorrido que realizarán y decubrir cuáles
son sus preferencias y problemas. Una forma de involucrarlos desde los primeros pasos de
la implementación puede ser establecer y trabajar con pequeños grupos de estudio que
puedan ofrecerte un feedback al inicio del proyecto, reduciendo de esta forma el llamado
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“user blindness” o invisibilidad del usuario, es decir, no tener en cuenta al usuario a la hora
de diseñar un proyecto. ¿Qué aspectos se deben conocer sobre los usuarios antes de una
implementación de este tipo? Algunos de los más importantes son:
• Habilidades
Antes que nada, tienes que saber con qué tipo de usuario te vas a encontrar, por
lo que es conveniente plantearse varias cuestiones que te ayuden a definir sus
habilidades: ¿qué nivel de especialización tienen en las áreas más relevantes?
¿Cómo es su grado de confianza al probar nuevas tecnologías? ¿Cuáles son sus
habilidades para acceder a recursos de e-learning y guías de usuario?, y ¿qué
capacidad tienen para entender y adaptarse a los cambios de procesos?
• Respuesta probable
Es difícil prever cómo será la reacción del grupo ante los cambios, pero teniendo unas
expectativas realistas sobre cómo pueden asumirlos los diferentes tipos de usuarios
será más sencillo reducir los riesgos de la implementación. En este caso, necesitarás
tener respuesta a preguntas como: ¿Mis usuarios son más proclives a aceptar una
nueva tecnología o a resistirse al cambio? ¿Qué les supondrá un mayor reto? ¿Cómo
lo recibirán? ¿Cómo podrán dar su opinión tanto si están de acuerdo como si no?
¿Cuál ha sido la respuesta del usuario a iniciativas similares en la empresa?
• Diferentes grupos
Sin duda, las respuestas a las anteriores preguntas serán diferentes, y te ofrecerán
claves para determinar los diferentes grupos. Quizás estos estén basados en la edad,
la región geográfica, la función, la permanencia en la organización o la personalidad.
¿Puedes identificar los grupos de usuarios más significativos, y puedes comenzar a
pensar en la mejor manera de involucrarlos, comunicarte con ellos y desarrollar una
estrategia de gestión de cambios exitosa para llevarlos de manera efectiva?
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3. El proyecto: ¿Qué planificar y
gestionar para una implementación
de RRHH global y cómo hacerlo?
En esta última sección nos centramos en la planificación, la gestión presupuestaria y en
la administración del proyecto de implementación de tu solución tecnológica global de
Recursos Humanos. Este apartado es mucho más conciso, ya que estas son las áreas en
las que normalmente nos enfocamos. Todos conocemos las presiones y expectativas que
conllevan la gestión del presupuesto y el plan del proyecto, así como el establecimiento de
estructuras adecuadas para su gestión y administración. Como recordatorio, vale la pena
revisar varios puntos según las consideraciones anteriores.
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3.2 Planifica tu proyecto para cubrir
aspectos tangibles e intangibles
Tu objetivo en este punto será prestar especial atención a estos aspectos intangibles desde el
principio. ¿Cómo hacerlo? Puedes planificar acciones que faciliten la gestión de los cambios,
comunicaciones, o actividades para fomentar la participación de todos los involucrados:
las personas que han apoyado el proyecto desde el principio, los usuarios que se verán
afectados por él y el resto de actores de la organización. Además, también es interesante
realizar un análisis de los datos y una puesta a punto de éstos, así como establecer planes
de contingencia para las negociaciones y acuerdos en los cambios de procesos.
Si te has planteado las cuestiones que hemos sugerido anteriormente, aunque no hayas
obtenido respuesta a muchas de ellas, habrás comenzado a trazar una imagen general
de cuáles son tus mayores oportunidades, desafíos, y aspectos críticos referentes a los
usuarios y a la gestión del cambio. Continúa planificando en base a la información de la que
ya dispones, mejorando a medida que vayas conociendo más tu proyecto.
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3.3 Aborda la dirección y gestión del proyecto
Sin duda, tendrás tus propias preferencias personales y organizativas para la gestión de
proyectos y las estructuras y tácticas de administración que mejor se adapten a tu propio
contexto. Sin embargo, te ofrecemos algunas sugerencias basadas en experiencias reales
para ayudarte a definir tus tácticas y metodologías.
Aunque puede sonar vago o abstracto, imagina el hipotético caso en el que un país en
concreto presenta una resistencia al cambio mayor al resto, o que tu equipo es especialmente
susceptible ante los cambios de tecnología. Si dispones de esta información de forma
anticipada, podrías contar desde el principio de la implementación con perfiles senior que
estén alineados con el proyecto, y que, con su experiencia, contribuyan a hacer frente a
estos retos.
Los promotores del proyecto suelen ser directivos con responsabilidad dentro de la
organización y, por lo tanto, con poco tiempo disponible en sus agendas. Sin embargo, su
involucración en el proyecto resulta fundamental. Por muy bien preparado que estés en la
planificación de tu proyecto de RR.HH., siempre deberás disponer de planes de contingencia
para enfrentarse a cualquier problema o imprevisto que surja. Se necesita flexibilidad para
adaptarse a los cambios a medida que se producen. Por lo tanto, es útil anticipar y alcanzar
acuerdos con los promotores del proyecto para asegurarse de que, en ciertas situaciones,
podrás trabajar con ellos para avanzar así de manera eficaz en las prioridades del proyecto
y resolver los posibles imprevistos.
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El camino a seguir
Como puedes observar, al embarcarte en un proyecto de implementación
de una solución global de Recursos Humanos en la nube, debes considerar
e incluir las cuatro piezas fundamentales: tecnología, personas, cultura y
cambio. Claramente, existen muchos aspectos a considerar, por lo que
esta guía te servirá para comenzar con la planificación del proyecto,
desglosando cada uno de los diez puntos para obtener detalles más
completos con todas las partes involucradas e identificar los próximos
pasos e hitos.
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Autora
Betsy Kolkea
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