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3 FACTORES IMPRESCINDIBLES

PARA INICIAR UN PROYECTO


GLOBAL DE RRHH
Índice
3 factores imprescindibles para iniciar un proyecto global de RRHH

Visión general, personas esenciales y el proyecto

1. Visión general

1.1 Define tus objetivos

1.2 Define tu alcance en un contexto global

1.3 Identifica y planifica los retos clave

2. Personas: ¿A quiénes hay que involucrar y cómo?

2.1 Define cómo será la relación con tu proveedor de tecnología de RRHH

2.2 Forma tu equipo

2.3 Consigue el compromiso de los promotores del proyecto y asegura su apoyo

2.4 Trabaja con tus futuros usuarios desde el principio

3. El proyecto: ¿Qué planificar y gestionar para una


implementación de RRHH global y cómo hacerlo?

3.1 Toma en cuenta aspectos financieros para evitar errores de estimación

3.2 Planifica tu proyecto para cubrir aspectos tangibles e intangibles

3.3 Aborda la dirección y gestión del proyecto

El camino a seguir

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3 factores imprescindibles para
iniciar un proyecto global de RRHH
Embarcarse en un nuevo proyecto para la implantación de una solución de Recursos Humanos,
puede ser tan emocionante como complejo, ya seas un Director de Proyectos con un gran
conocimiento técnico o un Director de Recursos Humanos con una dilatada experiencia
de gestión en este ámbito. Sin embargo, resulta inusual encontrar esta combinación de
recursos humanos, proyectos y habilidades en el caso específico de implementaciones
de soluciones tecnológicas de RRHH en la nube, teniendo en cuenta además que estos
proyectos se pueden complicar todavía más en el caso de compañías multinacionales, que
tienen aplicaciones globales y locales.

Muchos de los que participan en proyectos de implementación de RRHH globales, aportan


fuerza en un área, pero sienten que están poco preparados en otras. Si este fuese tu caso y
no dispones de todas estas habilidades, no te desanimes, ya que gracias a esta pequeña guía
te proporcionaremos una serie de sugerencias prácticas, que te servirán como orientación
para implementar una solución tecnológica global de recursos humanos. No obstante, no
nos centraremos en abordar comparaciones técnicas de proveedores de tecnología de
recursos humanos en la nube, ya que para esto ya existen otras herramientas, ni en ofrecer
planes genéricos de gestión de proyectos, puesto que la mejor estrategia dependerá en
gran medida del contexto de tu organización, así como de la relación que quieras y necesites
establecer con tu proveedor.

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Nuestro objetivo será ofrecerte algunos puntos de reflexión a tener en cuenta en la etapa
inicial. Estos podrán servirte de ayuda para abordar tu proyecto de implementación de
una solución global de RR.HH. de forma integral y, a anticipar algunos de los potenciales
obstáculos que podrás encontrarte para, de esta forma, poder planificarte en consecuencia.
Las consideraciones prácticas que encontrarás en esta guía, están basadas en una amplia
experiencia y conocimientos extraídos de diversas perspectivas y roles, teniendo en
consideración tanto la perspectiva del cliente como la del proveedor.

Al iniciar la implementación de una solución tecnológica de RR.HH., los profesionales de


Recursos Humanos tienden a focalizarse en factores tangibles y posteriormente en los
denominados factores “soft” o intangibles. Y esto, ¿qué quiere decir? Generalmente, resulta
habitual definir en un primer momento el presupuesto, el alcance, la funcionalidad y la
valoración de los diferentes proveedores. A menudo, las organizaciones consideran que esto
es suficiente para decidir la elección del proveedor de tecnología de recursos humanos que
adoptarán. Sin embargo, posteriormente encuentran que esto no es suficiente enfrentándose
a varios problemas. Si dedicas más tiempo a los factores intangibles, como por ejemplo,
visualizar tu futuro, anticipándote a los posibles obstáculos y a cómo piensas enfrentarlos,
considerando la gestión de cambios necesaria y obteniendo una comprensión realista de tus
diferentes clientes, será mucho más probable que logres una mejor experiencia y puedas
implementar y construir una solución exitosa y sostenible en el tiempo.

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Visión general, personas
esenciales y el proyecto

Partiendo de un enfoque en cascada, hemos identificado 10 factores clave a considerar


divididos en tres principales áreas:

Conseguir una visión completa

En primer lugar, presentamos tres puntos clave que te ayudarán a


plantear una visión global y a definir cuál es tu meta.

Identificar a las personas adecuadas

En segundo lugar, te ayudaremos a descubrir qué personas y grupos son


esenciales para lograr el éxito. Una vez identificados los profesionales
con el talento necesario y la capacidad de toma de decisiones para
realizar esta implementación, el siguiente paso será evaluar tu posición
actual, prever tu reacción y priorizar las acciones necesarias.

Gestionar la implementación del proyecto

En tercer lugar, nos centraremos en los aspectos clave a tener en


cuenta para la gestión del proyecto de implementación de la solución
Cloud de RRHH: la estructura financiera, la planificación y la estructura
organizativa.

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1. Visión general

1.1 Define tus objetivos

La demostración de la implicación directa con los objetivos del negocio suele ser un requisito
previo para obtener el visto bueno de los máximos responsables de la organización y llevar
a cabo la implementación de una solución de RR.HH. Los costos y recursos involucrados
exigen que se justifique de forma clara los futuros beneficios y se cuantifique el retorno de
la inversión que supondrá la implementación de esta solución para la compañía.

Sin embargo, a pesar de que la definición de los objetivos es uno de los principales requisitos
de cualquier proyecto, en ocasiones puede resultar complicado hacerlo correctamente
cayendo en el error de sobrevalorar o desestimar determinados aspectos. Bajo nuestra
experiencia, los objetivos de los proyectos de implementación de soluciones de RR.HH.
suelen clasificarse en dos categorías principales:

Ser más eficientes: aquellos proyectos cuyo objetivo es reducir los costos transaccionales,
tener un único repositorio de todos los datos necesarios para realizar un proceso, eliminar
procesos que no aporten valor agregado y depurar errores.

Ser más efectivos: proyectos centrados en obtener información detallada a través de


informes y análisis, y mejorar así la toma de decisiones, la redistribución de los recursos de
una manera más focalizada y la predicción de resultados futuros con mayor precisión.

Bajo esta clasificación, proporcionamos algunas recomendaciones:

• Sobrepasa los límites y piensa en grande

Es demasiado fácil limitarse a solucionar los problemas y las dificultades que se nos
presentan en un primer momento, ya que esto puede provocar no plantearse otros
objetivos que se podría lograr con una visión más amplia.

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Por ello, para crear y mantener tu ventaja competitiva te recomendamos que
pienses en grande. Intenta mantener sesiones con los principales involucrados en
el proyecto y plantéate cuestiones como “¿Es realista imaginar que podríamos ...?”,
“¿Hasta dónde creemos que es factible llevar esto a cabo?”, “¿Qué se necesita para
llegar a este lugar...?”.

• Sé riguroso

El rigor se define por la objetividad científica y elimina objetivos vagos o pobres.


Teniendo en cuenta esta consideración, intenta crear un entorno de confianza que
permita desafiar y fortalecer las afirmaciones objetivas.

Bajo esta premisa, un objetivo poco convincente como “el objetivo de reducir el
tiempo perdido en los procesos de selección” puede convertirse en un objetivo
significativo como “al automatizar todos los procesos de selección, redirigiremos el
esfuerzo dedicado a procesos administrativos en otros de valor como la detección
de dónde se encuentran los mejores candidatos, qué procesos de selección nos
ayudan a identificarlos y cómo podemos administrar mejor los costos”.

• Transforma lo complejo en simple

Resulta tentador elaborar una lista ordenada de objetivos y a menudo, los mejores
objetivos se obtienen de comentarios de otros, utilizando procesos desafiantes y
trabajando a través de una gran complejidad.
Utiliza procesos que te permitan extraer objetivos simples dentro de la complejidad
que se genera en la etapa intermedia de caos y tormenta de ideas. Las ideas
sólidas y las técnicas de simplificación te ayudarán a realizar una lista sencilla y
sólida de objetivos que sirvan para guiar el proyecto de implementación de una
solución global tecnológica de Recursos Humanos.

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• Márcate metas a largo plazo y éxitos alcanzables

Los proyectos a menudo están determinados tanto por aquellos que tienden a
una visión más realista como por aquellos que son más utópicos. Ten en cuenta
que tienes varios tipos de perfiles de usuario o partes interesadas que buscan
diferentes tipos de resultados y beneficios de la implementación.

Dirige tu proyecto marcándote unos objetivos a largo plazo, que guiarán a la


dirección general del proyecto, consiguiendo éxitos alcanzables a corto plazo
para satisfacer diversos intereses.

• Define cómo medir el éxito

Por supuesto, el éxito debe medirse, pero no sin antes definir este concepto.
Piensa en cómo medirás el éxito en relación a tus objetivos durante las primeras
etapas, y observa los resultados. A partir de ahí, podrás configurar los requisitos de
información y análisis que vas a necesitar en las etapas posteriores del proyecto.
Además, esto puede servirte de ayuda para anticipar los problemas que podrían
surgirte con largos plazos de entrega.

Por ejemplo, si un indicador de éxito es una reducción en los roles de entrada de


datos y un aumento en las habilidades analíticas, sería recomendable planificar
esto en una etapa inicial.

• Describe con precisión los objetivos

Para lograr una mayor transparencia y un mayor ajuste, intenta describir con
una precisión significativa la visión de futuro de tu compañía. Para cada objetivo,
identifica una restricción o el costo de un proceso que esté en marcha, y describe
cómo crees que podrías mejorarlo.

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Por ejemplo, “los procesos de RR.HH. serán más inteligentes, más baratos y
más rápidos” puede convertirse en “mi objetivo es que, en el futuro, el centro
de servicios compartidos no intervendrá en la gestión de las vacaciones, ya
que los empleados y los managers confiarán en el uso de sus herramientas de
autoservicio. Esto generará servicios más rápidos, mayor implicación del equipo,
facilidad de acceso a los informes y datos, y liberación del tiempo del Centro de
Servicios Compartidos para gestionar otros procesos de mayor valor”.

• Fomenta la participación del resto de empleados

El lenguaje que utilices puede generar entusiasmo y apoyo en toda la organización


para la implementación y para motivar a utilizar la nueva solución de recursos
humanos una vez implantada. Además, el hecho de que todos los profesionales
participen en este proyecto, facilitará su puesta en marcha.

Intenta ser inclusivo y consultivo: “¿Se imaginan que en dos años podemos…?”
“¿Qué haríamos para ser parte de una organización donde pudiésemos responder
fácilmente a estas preguntas...?”, “¿Dónde podríamos ver oportunidades que
ahora mismo no podemos plantearnos debido a nuestras limitaciones?”

Encontrarás tu manera de fijar tus objetivos dependiendo del contexto en el que te


encuentres. No obstante, te animamos a que involucres a los participantes fomentando su
sentido de pertenencia y participación en este proceso. De esta manera, puedes desarrollar
y distribuir una lista de objetivos que sirva de base durante todo el proyecto, además de
otros materiales que ayuden a todos los implicados a cumplirlos.

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1.2 Define tu alcance en un contexto global

Por lo general, resulta conveniente definir el alcance funcional de nuestros proyectos de


recursos humanos, es decir, qué funcionalidad implantaremos. Lo más común es definir con
claridad las prioridades, que se centran en el Core HR y portal del empleado en primer lugar,
dejando en un segundo plano otros módulos adicionales como la evaluación del desempeño,
los planes de carrera, la formación o compensación.

Sin embargo, y especialmenteen el caso de las implementaciones de una solución global


de recursos humanos, se suele dedicar menos tiempo a considerar y describir el alcance
del proyecto en otros términos. A continuación, te presentamos algunas dimensiones que
podrías incluir en tu etapa inicial.

• Ámbito geográfico

Especifica qué países, regiones o ubicaciones deseas incluir en el alcance del


proyecto. Es posible identificar cuáles son más prioritarias y esto puede llegar
a influir tanto en la elección del proveedor de tecnología de recursos humanos,
como en la planificación de implementación, e incluso puede ayudarte a identificar
cuál es la mejor opción para llevar a cabo un proyecto piloto.

• Alcance de la gestión cultural y del cambio

Uno de los aspectos que se suelen pasar por alto, es la consideración de las
diferencias culturales y de comportamiento como parte del alcance del proyecto,
así como todos aquellos problemas derivados de la gestión del cambio.

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Para solventar todas estas cuestiones, plantéate preguntas como: ¿Estoy
adoptando una solución en la nube por primera vez? ¿Cuál será el impacto para
RRHH y TI? ¿Los portales de autoservicio requerirán una actitud y un cambio de
comportamiento de los empleados y, de ser así, qué grupos? ¿Cómo tendré que
apoyar al personal de Recursos Humanos cuando cambien su enfoque del trabajo
transaccional al analítico? ¿Qué otros cambios adicionales se necesitan para la
transformación digital de mis empleados?

• Alcance de la integración

Los proyectos de implementación de soluciones de Recursos Humanos, nunca


suelen llevarse a cabo de forma aislada. Están relacionados con otras iniciativas
organizativas, e integrados con otros sistemas y procesos. Por ello, resultará
recomendable describir los puntos de integración e interdependencia desde el
principio, garantizando que la planificación de tu proyecto proporcione recursos
suficientes para gestionarlos en un futuro próximo.

Por ejemplo, la integración puede referirse a cómo adaptar técnicamente tu


solución de RRHH con un proveedor de nómina externo o con otras tecnologías.
O también puede referirse a cómo consolidar la información funcional como parte
de tu implementación global de Recursos Humanos para asegurar la eficiencia de
la solución tecnológica.

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1.3 Identifica y planifica los retos clave

Definir tus objetivos te permitirá ver las oportunidades que puedes llegar a obtener en
un futuro. Pero para ello, deberás también contemplar los riesgos y desafíos que pueden
obstaculizar o retrasar los resultados, y tomar medidas más críticas para superarlos.

Por lo tanto, es probable que consigas el éxito de forma más rápida y eficaz si primero te
obligas a considerar de manera realista cuáles pueden ser tus mayores desafíos. Plantéate
preguntas como: “Para que mi visión se lleve a término, ¿cuáles son los tres desafíos más
importantes a los que probablemente nos enfrentaremos? ¿Qué factores tienen la mayor
posibilidad de desbaratar nuestras ambiciones?”. Y para poder resolver estas cuestiones,
plantéate estas otras: “¿Qué acciones puedo tomar para solucionar esto? ¿Cómo puedo
asegurarme de que estas acciones sean efectivas?”.

Por supuesto, todo esto dependerá del contexto y de la situación en la que te encuentres. Y
aunque todos los proyectos no pueden tener el mismo problema, existen algunos desafíos
comunes que se repiten con más frecuencia, los cuales pueden llegar a amenazar la
implementación del proyecto.

A continuación, te detallamos algunos de los aspectos que podrían llegar a obstaculizar tu


planificación de los retos clave:

• Consenso e implicación

Aunque el proyecto haya sido aprobado y financiado, puede darse el caso de no


contar con el apoyo unánime de los altos cargos de tu organización. Por otro lado,
si por alguna circunstancia, durante el transcurso del proyecto hubiese cambios
significativos en los altos cargos, podría resultar más complicado mantener el
apoyo necesario para alcanzar el éxito.

Otro de los casos en los que es importante el compromiso de las áreas directivas,
es cuando el proyecto ha sido aprobado pero no ha obtenido la suficiente atención

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por parte de todos los implicados en alcanzar los objetivos. Por ejemplo, en el caso
de proyectos internacionales, es posible que cada país tenga que estar preparado
para establecer acuerdos que estandaricen la gestión de ciertos procesos,
negociar cambios en los términos y condiciones del proyecto en cuestión, o
precisar que los managers y empleados realicen tareas que nunca han tenido que
hacer anteriormente.
Cuando ocurre alguna de estas situaciones, la falta de compromiso de las partes
implicadas puede poner en peligro el avance y éxito del proyecto.

• Preparación del usuario

¿Cuántos proyectos cumplen a la perfección con los requisitos especificados y, sin


embargo, no logran los beneficios previstos porque no se ha prestado suficiente
atención a la preparación y equipamiento de los usuarios? Es fácil definir el éxito
en términos de preparación, configuración y validación del sistema. Sin embargo,
a menos que involucres a tus usuarios en el viaje, comuniques de manera
efectiva, escuches sus comentarios positivos y negativos, brindes información y
conocimientos, y les formes según sea necesario, resultará difícil que adopten la
nueva solución tecnológica de Recursos Humanos de forma satisfactoria.

• Integridad de los datos

Puede parecer sencillo “migrar” los datos de los empleados y de la organización


a la nueva solución de Recursos Humanos, ¿verdad? Sin embargo, aquellos de
nosotros que hayamos trabajado en este tipo de proyectos de RRHH reconocemos
esto como una de las tareas más subestimadas que causan más retrasos.

Analiza todo lo que puedas sobre el estado actual de tus datos. ¿Están completos?
¿Son precisos? ¿En qué estado están? ¿Cuántas fuentes de datos hay y sobre
cuántas tecnologías diferentes? ¿Con qué velocidad cambian esos datos? ¿Quién
es actualmente el responsable de la gestión de datos para las diferentes fuentes?

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Tener en cuenta todos estos desafíos en lo que respecta a la administración y
gestión de los datos en una etapa temprana, te permitirá una mejor planificación
y asegurarte de que los datos incompletos o inexactos no interfieran en el éxito
de tu proyecto.

• Cambio de proceso

A menudo, los proyectos de implementación de una solución tecnológica de


Recursos Humanos vienen acompañados de algún cambio de procesos.
Especialmente, las organizaciones que seleccionan por primera vez soluciones
tecnológicas de RR.HH., se enfrentan a la necesidad de cambiar sus procesos
internos para beneficiarse de todas las funciones ofrecidas por los proveedores
del software.

No obstante, resultará necesario plantearse una serie de cuestiones, como: ¿Qué


importancia tiene el proceso de Recursos Humanos que estás considerando?
¿Qué desafíos plantearán los cambios? ¿Cuántas personas se verán afectadas,
¿Es preciso volver a negociar formalmente alguno de los cambios? ¿Se verán
afectadas las condiciones de los empleados? ¿Será necesario volver a escribir la
documentación del proceso y procedimiento de Recursos Humanos? ¿Cómo se
manejará la comunicación en torno a estos cambios?

Todos estos aspectos pueden resultar obvios, y sin embargo, es fácil perder
visibilidad sobre lo que los empleados están haciendo hoy, qué repercusiones
tendrá y cómo deben estar preparados. Al tratar de estimar la magnitud de los
desafíos que puedes encontrarte, resulta más probable que se asignen el tiempo
y los recursos suficientes para gestionarlos.

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• Disponibilidad de recursos

Quizás la disponibilidad de ciertos recursos sea probablemente uno de tus mayores


desafíos. ¿Se trata de habilidades o conocimientos muy específicos que solo
están disponibles para unas pocas personas con alta carga de trabajo? ¿Luchas
para seleccionar personas con algunas de las habilidades requeridas? ¿Existen
otras iniciativas organizacionales que puedan tratar de “robar” o pedir prestados a
tus mejores profesionales? Planifica los recursos clave que necesitarás: recursos
humanos, habilidades analíticas, TI, gestión de proyectos, gestión de cambios,
habilidades de aprendizaje y formación, etc.

Definir estos desafíos previamente, te permitirá ganar más tiempo para


considerar estrategias alternativas en lo que respecta a los recursos, como
proveedores externos, managers provisionales o personal interno. Podrás
negociar internamente para disponer de los recursos necesarios para cumplir con
las fechas y señalar a los promotores del proyecto que contribuyan a la resolución
de los posibles problemas.

Quizás estos no sean los mayores retos que te encontrarás en el camino; son solo
ejemplos, sin embargo, su planteamiento resulta un buen ejercicio al comienzo de un
proyecto que facilita iniciar una conversación con ambas partes, promotores y equipo,
en torno a los tres desafíos más importantes que probablemente se interpondrán entre
el desarrollo y el éxito del mismo. Vamos a describirlos, comprenderlos y comenzar a
plantear formas creativas para superarlos.

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2. Personas: ¿A quiénes
hay que involucrar y cómo?

A continuación, te mostramos cuatro de los protagonistas que interactuarán con la solución de


RR.HH.: tu socio tecnológico, tu equipo, tus patrocinadores y tus usuarios. La capacidad para
establecer relaciones efectivas con cada uno de estos grupos, mejorará la capacidad para ofrecer
una solución sostenible y bien acogida.

2.1 Define cómo será la relación con tu


proveedor de tecnología de RRHH

Aquí no nos centraremos en cómo seleccionar al mejor proveedor de tecnología de RRHH, sino
que abordaremos la importancia de establecer la relación con tu proveedor de soluciones.
Piensa en una relación a largo plazo, donde la integridad y la confianza aumenten con las
interacciones. Lo ideal es plantear una verdadera asociación, con comprensión y escucha
mutuas, y donde sientas que su perspectiva es importante e influyente. Esto es especialmente
importante en el caso de soluciones Cloud, en las que el proveedor es el encargado del
mantenimiento y evolución funcional y tecnológica de la plataforma.

Estos son algunas preguntas que puedes plantearte para establecer una relación fluida con
tu proveedor:

• Tu futuro

¿Cuáles son los planes de futuro de tu organización para la expansión o


diversificación? ¿Está tu proveedor de tecnología preparado para acompañarte
en este viaje?

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• Su futuro

¿Cuáles son los planes y visión de futuro de tu proveedor? ¿Cuánto invierte en I + D


de su plataforma?

• Compatibilidad

Esto puede ser en términos de tamaño organizativo, cobertura geográfica,


habilidades lingüísticas, ajuste cultural u otros aspectos. ¿Hasta qué punto sientes
que existe una compatibilidad entre ambos?

2.2 Forma tu equipo

Desde el momento inicial, debes prestar especial atención a tu equipo de proyecto para
asegurarte de que vas a contar con los profesionales adecuados. Es posible que aún no
hayas formado el equipo o que ya tengas pensando a quién quieres seleccionar para trabajar
contigo. Un equipo bien formado y bien liderado, será uno de tus principales ventajas para
alcanzar el éxito. Cuando un equipo de trabajo está en armonía se desarrolla un sentido de
diversión, recompensa y realización. Para ello, necesitas pensar en el tipo de competencias
y talento que necesitas. Algunos aspectos a considerar en la formación de tu equipo:

• Competencias genéricas

Los proyectos de implementación de soluciones tecnológicas de Recursos Humanos


requieren una combinación de habilidades. Puede resultar útil identificar a aquellos
perfiles que consideres críticos dentro de tu equipo para asegurar que se cubran
todas tus necesidades. Aunque no todos los miembros del equipo deben tenerlas
todas, es importante conocer cuáles son imprescindibles en cada caso. Entre las más
importantes, destacan: pensamiento analítico, flexibilidad, excelentes habilidades
de escucha y planteamiento de preguntas, rápido aprendizaje, seguridad técnica,
empatía, visión global y detallada, capacidad estratégica, autogestión o iniciativa.

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Por último, asegúrate de ser realista con las habilidades con las que realmente
no cuentas en tu equipo y busca atraer a otros miembros que complementen
aquellas áreas más débiles.

• Conocimiento y Experiencia

A menudo elegimos a nuestros equipos por sus conocimientos y experiencia.


“Necesitamos a alguien con un buen conocimiento de RR. HH., o conocimiento
en compensación, o que entienda nuestro negocio”. Si bien es evidente que tal
conocimiento es necesario, resultará mucho más fácil adquirirlo que desarrollar
las habilidades enumeradas anteriormente.

No obstante, una regla general que puedes aplicar es “mejor seleccionar las
habilidades y luego completar los vacíos de conocimiento según sea necesario”.

• Talento interno y externo

La combinación de recursos internos y externos puede ser la solución perfecta a la


hora de formar un equipo de proyecto de este tipo. Si bien los recursos internos
tienen asimilada la cultura y la política de la compañía, los recursos externos pueden
proporcionar fórmulas alternativas y nuevas perspectivas de ver las cosas.

• Retención

Al iniciar un proyecto, rara vez pensamos en cómo retendremos el conocimiento y las


habilidades una vez finalizada la implementación para construir la autosuficiencia
organizacional. Sin embargo, es común que las personas que disfrutan del cambio
constante y el desafío de un proyecto, titubeen en el momento de enfrentar el
trabajo cotidiano una vez superadas las primeras barreras necesarias para alcanzar
la estabilidad. Antepón esta consideración e intenta elegir a algunos miembros
del equipo que se sentirán más incómodos en el entorno del proyecto, pero que
desarrollarán habilidades y conocimientos relevantes que podrán trasladar a las
funciones de soporte posteriores a la puesta en marcha.

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2.3 Consigue el compromiso de los promotores
del proyecto y asegura su apoyo

Es más probable que puedas elegir a los miembros de tu equipo que a sus promotores. A
menudo, son cargos y puestos senior los que tendrán que apoyar un proyecto de este tipo.

Lo cierto es que contar con altos directivos como patrocinadores del proyecto puede aportar
grandes ventajas, ya que pueden utilizar sus influencias, redes y recursos para ayudarnos a
cumplir nuestros objetivos.

Y en este sentido, resultará tan importante conseguir apoyos a nivel global como a nivel local.
Para ello, es recomendable dedicar un tiempo a conocer cuáles son los intereses e inquietudes
de estos posibles apoyos, de la misma forma que conocer qué beneficios pueden aportar al
proyecto.

2.4 Trabaja con tus futuros usuarios


desde el principio

El éxito de un proyecto depende, principalmente, de cómo lo asuman quienes se van a ver


afectados por el cambio. Y al gestionar un proyecto de implementación de soluciones de
Recursos Humanos, deberás tener en cuenta a tus usuarios. A menudo resulta fácil olvidarse
de ellos debido a la cantidad de tareas y procesos que compiten por tu atención: la gestión
de los presupuestos y planes del proyecto, la configuración de los miembros del equipo, etc.
En este sentido, para que la experiencia de usuario sea óptima, deberás tenerlos en cuenta
desde la implementación, ya que hacerlo a posteriori podría suponer un mayor costo.

Para evitar esta situación, es recomendable dedicar tiempo a identificar tus grupos de usuarios
clave, tener en cuenta sus perspectivas, definir el recorrido que realizarán y decubrir cuáles
son sus preferencias y problemas. Una forma de involucrarlos desde los primeros pasos de
la implementación puede ser establecer y trabajar con pequeños grupos de estudio que
puedan ofrecerte un feedback al inicio del proyecto, reduciendo de esta forma el llamado

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“user blindness” o invisibilidad del usuario, es decir, no tener en cuenta al usuario a la hora
de diseñar un proyecto. ¿Qué aspectos se deben conocer sobre los usuarios antes de una
implementación de este tipo? Algunos de los más importantes son:

• Habilidades

Antes que nada, tienes que saber con qué tipo de usuario te vas a encontrar, por
lo que es conveniente plantearse varias cuestiones que te ayuden a definir sus
habilidades: ¿qué nivel de especialización tienen en las áreas más relevantes?
¿Cómo es su grado de confianza al probar nuevas tecnologías? ¿Cuáles son sus
habilidades para acceder a recursos de e-learning y guías de usuario?, y ¿qué
capacidad tienen para entender y adaptarse a los cambios de procesos?

• Respuesta probable

Es difícil prever cómo será la reacción del grupo ante los cambios, pero teniendo unas
expectativas realistas sobre cómo pueden asumirlos los diferentes tipos de usuarios
será más sencillo reducir los riesgos de la implementación. En este caso, necesitarás
tener respuesta a preguntas como: ¿Mis usuarios son más proclives a aceptar una
nueva tecnología o a resistirse al cambio? ¿Qué les supondrá un mayor reto? ¿Cómo
lo recibirán? ¿Cómo podrán dar su opinión tanto si están de acuerdo como si no?
¿Cuál ha sido la respuesta del usuario a iniciativas similares en la empresa?

• Diferentes grupos

Sin duda, las respuestas a las anteriores preguntas serán diferentes, y te ofrecerán
claves para determinar los diferentes grupos. Quizás estos estén basados en la edad,
la región geográfica, la función, la permanencia en la organización o la personalidad.
¿Puedes identificar los grupos de usuarios más significativos, y puedes comenzar a
pensar en la mejor manera de involucrarlos, comunicarte con ellos y desarrollar una
estrategia de gestión de cambios exitosa para llevarlos de manera efectiva?

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3. El proyecto: ¿Qué planificar y
gestionar para una implementación
de RRHH global y cómo hacerlo?
En esta última sección nos centramos en la planificación, la gestión presupuestaria y en
la administración del proyecto de implementación de tu solución tecnológica global de
Recursos Humanos. Este apartado es mucho más conciso, ya que estas son las áreas en
las que normalmente nos enfocamos. Todos conocemos las presiones y expectativas que
conllevan la gestión del presupuesto y el plan del proyecto, así como el establecimiento de
estructuras adecuadas para su gestión y administración. Como recordatorio, vale la pena
revisar varios puntos según las consideraciones anteriores.

3.1 Toma en cuenta aspectos financieros


para evitar errores de estimación

Siempre tendremos presente el presupuesto que tenemos disponible asignar para el


software, el equipo del proyecto, los proveedores de servicios técnicos, etc. Sin embargo,
es habitual excluir aquellas partidas necesarias para la migración de los datos, acordar qué
procesos van a cambiar y cómo van a hacerlo, o para gestionar otros cambios que conlleve
el proyecto. Haz especial hincapié en estas áreas, que a veces olvidamos, y asigna y reserva
recursos y fondos para ellas, así como asignaciones de contingencia para garantizar que
estén bien dotadas de recursos.

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3.2 Planifica tu proyecto para cubrir
aspectos tangibles e intangibles

Los grandes bloques en los que se basa la planificación de un de proyecto de


implementación de una solución global de Recursos Humanos tienden a incluir aspectos
críticos como la selección de software, la contratación, el lanzamiento interno, la
especificación de requisitos, la configuración, la validación, la aprobación, la prueba
piloto y la implementación. No obstante, todos estos aspectos no tienen en cuenta el
cómo gestionar los cambios en los procesos o la importancia de la cultura corporativa
para asegurar la aceptación por parte de los profesionales involucrados. Un aspecto a
tener cuenta, sobre todo a la hora de implementar una solución en la nube, es que con
toda probabilidad implicará medidas específicas relativas a la transformación digital de
la organización y a la forma en que se ejecute.

Tu objetivo en este punto será prestar especial atención a estos aspectos intangibles desde el
principio. ¿Cómo hacerlo? Puedes planificar acciones que faciliten la gestión de los cambios,
comunicaciones, o actividades para fomentar la participación de todos los involucrados:
las personas que han apoyado el proyecto desde el principio, los usuarios que se verán
afectados por él y el resto de actores de la organización. Además, también es interesante
realizar un análisis de los datos y una puesta a punto de éstos, así como establecer planes
de contingencia para las negociaciones y acuerdos en los cambios de procesos.

Si te has planteado las cuestiones que hemos sugerido anteriormente, aunque no hayas
obtenido respuesta a muchas de ellas, habrás comenzado a trazar una imagen general
de cuáles son tus mayores oportunidades, desafíos, y aspectos críticos referentes a los
usuarios y a la gestión del cambio. Continúa planificando en base a la información de la que
ya dispones, mejorando a medida que vayas conociendo más tu proyecto.

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3.3 Aborda la dirección y gestión del proyecto

Sin duda, tendrás tus propias preferencias personales y organizativas para la gestión de
proyectos y las estructuras y tácticas de administración que mejor se adapten a tu propio
contexto. Sin embargo, te ofrecemos algunas sugerencias basadas en experiencias reales
para ayudarte a definir tus tácticas y metodologías.

• Cuenta con aliados estratégicos en la directiva para facilitar la


transformación

Tener la capacidad de influir sobre la elección de quién liderará el equipo es


una gran ventaja para la implementación de un proyecto global de RRHH. Con
la perspectiva que te aporta esta visión global, dispondrás de un criterio más
asentado para defender tus propuestas y hacer frente a las voces discrepantes.

Aunque puede sonar vago o abstracto, imagina el hipotético caso en el que un país en
concreto presenta una resistencia al cambio mayor al resto, o que tu equipo es especialmente
susceptible ante los cambios de tecnología. Si dispones de esta información de forma
anticipada, podrías contar desde el principio de la implementación con perfiles senior que
estén alineados con el proyecto, y que, con su experiencia, contribuyan a hacer frente a
estos retos.

• Flexibilidad para adaptarse al cambio y lo inesperado

Los promotores del proyecto suelen ser directivos con responsabilidad dentro de la
organización y, por lo tanto, con poco tiempo disponible en sus agendas. Sin embargo, su
involucración en el proyecto resulta fundamental. Por muy bien preparado que estés en la
planificación de tu proyecto de RR.HH., siempre deberás disponer de planes de contingencia
para enfrentarse a cualquier problema o imprevisto que surja. Se necesita flexibilidad para
adaptarse a los cambios a medida que se producen. Por lo tanto, es útil anticipar y alcanzar
acuerdos con los promotores del proyecto para asegurarse de que, en ciertas situaciones,
podrás trabajar con ellos para avanzar así de manera eficaz en las prioridades del proyecto
y resolver los posibles imprevistos.

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El camino a seguir
Como puedes observar, al embarcarte en un proyecto de implementación
de una solución global de Recursos Humanos en la nube, debes considerar
e incluir las cuatro piezas fundamentales: tecnología, personas, cultura y
cambio. Claramente, existen muchos aspectos a considerar, por lo que
esta guía te servirá para comenzar con la planificación del proyecto,
desglosando cada uno de los diez puntos para obtener detalles más
completos con todas las partes involucradas e identificar los próximos
pasos e hitos.

Las oportunidades de realizar el proyecto son reales y se convertirán en


diferenciadores clave que influirán en la capacidad de tu organización
para competir de manera efectiva. De igual forma, los desafíos a los que te
enfrentarás también son reales, pero una vez definidos podrás anticiparte
y, por lo tanto, gestionarlos. La planificación cuidadosa, los planes de
contingencia, un gran equipo de profesionales y el respaldo adecuado de
las partes interesadas, contribuirán al éxito de la implementación de un
proyecto de global de Recursos Humanos.

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Autora

Betsy Kolkea

En la actualidad, Betsy Kolkea trabaja como consultora


de recursos humanos en Meta4. Betsy cuenta con más
de 20 años de experiencia en la gestión internacional
de RRHH y en el área de tecnología aplicada a la gestión
del talento. Ha desarrollado su carrera profesional en el
ámbito de los recursos humanos tanto en compañías
privadas como en organizaciones sin ánimo de lucro,
tales como World Vision International, United Mission
to Nepal, Pecaso, Tate & Lyle y Conoco. Con un Máster
en International Human Resources por la Universidad
de Cranfield, Betsy está particularmente interesada en
la globalización de las empresas y más concretamente
en el papel crítico que juegan las personas para el éxito
organizacional. Durante su etapa liderando diferentes
equipos de Recursos Humanos, Betsy se hizo consciente
del papel fundamental que ocupa la tecnología como
habilitador para gestionar a las personas de forma
eficiente. Ha participado en la puesta en marcha de
diferentes soluciones de Recursos Humanos desde varias
perspectivas, tanto como cliente como de consultor.

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Sobre Meta4

Meta4, con 1.300 clientes en 100 países, gestiona a más de 18 millones de


personas en todo el mundo. Desde su centro de I+D+i ubicado en España
(Madrid) desarrolla aplicaciones de Recursos Humanos capaces de cubrir las
necesidades locales y globales de todo tipo de organizaciones.

Las soluciones Cloud de Meta4 proporcionan a los profesionales de Recursos


Humanos la tecnología más innovadora con la mejor experiencia de usuario
para gestionar el ciclo completo de sus empleados, desde la Nómina y
Administración de Personal hasta la Gestión Global del Talento. Una solución
integrada que aprovecha las ventajas de la nube para responder a todos los retos
de gestión del Capital Humano, incrementando la productividad y eficiencia de
las empresas.

Más información:
www.meta4.com.mx

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