1.

Visualiza el panorama general antes de iniciar el proyecto

Lo primero que deberías hacer antes de poner manos a la obra en la gestión de

proyectos complejos es detenerte. Analiza el entorno. Presta especial atención a
cada uno de los componentes del proyecto. ¿Por qué se lo considera complejo?
Estudia el objetivo desde diferentes ángulos. ¿Quiénes forman parte del proyecto
o están interesados de alguna forma en el mismo? ¿Dónde radican los riesgos?
¿Cuáles son las oportunidades y las amenazas posibles? ¿De qué manera se
podrían minimizar? ¿Cómo se mediría el éxito?
Obtener estas respuestas es esencial al hablar de la gestión de proyectos a gran
escala y resulta sumamente importante conocer cuáles son los desafíos a los
cuales te podrías enfrentar. De esta manera, podrías elaborar diversos escenarios
y potenciales soluciones en cada caso. Estos planes de contingencia permitirán
que respondas con mayor flexibilidad y prontitud a los eventos inesperados que
pueden acontecer durante la ejecución del proyecto.

2. Escoge un equipo especializado y experimentado

Una buena gestión de proyectos a gran escala requiere de un equipo de

excelencia. Para afrontar las dificultades que estos presentan, es imprescindible
que confíes en un gerente de proyecto con varios años de experiencia. Asimismo,
debería destacar por una notable capacidad de toma de decisiones bajo presión,
atención al detalle, capacidad para comunicar efectivamente y delegar, y también
una enorme adaptabilidad a las situaciones del entorno. ¿Te sientes preparado
para afrontar el desafío?
Por supuesto, el éxito del proyecto no recae exclusivamente en la figura del
manager. Los demás miembros del equipo deben poder desempeñarse con
autonomía, sin requerir el continuo acompañamiento del líder. Del mismo modo,
es aconsejable optar por aquellos trabajadores con una marcada vocación de
trabajo en equipo, ya que la cooperación es fundamental para alcanzar las metas
de todo proyecto complejo. En pocas palabras, deberías llevar a cabo una
búsqueda exhaustiva de empleados altamente calificados para afrontar tareas de
alta complejidad.

3. Elabora un objetivo SMART que guíe el rumbo del proyecto

La dirección de proyectos complejos implica comenzar la planificación sobre la

base de un objetivo principal que debe ser mensurable, específico, alcanzable,
temporal y relevante. Un desacierto en este punto puede enviar el proyecto a la
deriva. Organiza una reunión con todas las partes involucradas para diseñar en
conjunto un objetivo compartido y significativo. Esta circunstancia puede ser
desafiante, ya que posiblemente las diferentes partes tengan intereses
parcialmente contrapuestos. Ahora bien, guía la reunión para obtener una meta
clara que alinee todos los intereses. Una vez se haya diseñado el objetivo
principal, será necesario desmenuzarlo en otros más pequeños. Este es un paso
esencial en la gestión de proyectos grandes. La idea es generar objetivos
departamentales o, de ser posible, adecuados a cada individuo a cargo de una
determinada tarea. De esta manera, será más sencillo determinar el desempeño
individual y llevar a cabo modificaciones, en caso de ser necesario. Recuerda
asegurarte de que cada objetivo, por más pequeño que sea, es comprendido y, a
su vez, detenta las mencionadas características que lo convierten en SMART.

4. Determina claramente las responsabilidades de cada miembro del equipo

La mejor manera de comenzar la gestión de proyectos complejos es a través de la

simplificación del proyecto, en la medida de lo posible. Por eso, tras elaborar
objetivos secundarios, llega el momento de desglosar las tareas en subtareas e
indicar las dependencias entre ellas. De esta manera, harás que el proyecto sea
un poco más manejable. Además
podrás visualizar de forma más clara la ruta crítica del proyecto y encontrar
posibles cuellos de botella que podrían generar conflicto en su momento.
Una vez hecho esto, deberías determinar los roles de cada uno de los integrantes
del equipo de trabajo. ¿Has definido quién será el encargado de cada tarea y
subtarea? Seguramente, hayas tomado en consideración los conocimientos
formales y la experiencia al momento de elegir a los miembros de tu equipo. Esta
información servirá de base para la asignación de tareas que realizarás en este
punto. Adjudica tareas a las personas adecuadas que tengan las habilidades
necesarias para ejecutarlas de manera eficiente. Asegúrate de dejar en claro
quién será responsable de cada tarea, ya que los malentendidos con respecto a
la asignación de tareas pueden atentar contra una correcta gestión de proyectos
complejos.

5. Implementa herramientas que simplifiquen la gestión de proyectos complejos en

tu empresa

Sin lugar a dudas, uno de los aspectos más desafiantes de la gestión de proyectos
a gran escala es la organización y el posterior control de las tareas en marcha.
Fomentar la colaboración y visualizar fácilmente qué está haciendo cada miembro
del equipo es tan fundamental como favorecer la libre circulación de información y
la comunicación bidireccional. En la era digital, no dudes en emplear un sistema
eficiente para crear, asignar y ejecutar el seguimiento de los proyectos. Entre las
múltiples posibilidades disponibles en el mercado, deberías confiar en una
plataforma de gestión integral de proyectos como Bitrix24.

Podrás agregar el nombre del responsable de cada tarea en un solo clic, así como
también asentar la fecha de inicio y entrega, los recursos adjudicados, añadir
etiquetas y archivos adjuntos e, incluso, un observador para controlar el avance de
la tarea. Por otro lado, podrás actualizar roles y cualquier circunstancia del
proyecto de manera rápida e informar a la totalidad del equipo al instante. Del
mismo modo, facilitarás la comunicación a través del chat, el correo electrónico,
las llamadas y las videollamadas en HD. Pero eso no es todo. Bitrix24 incluye,
también, un completo CRM con herramientas para la gestión de marketing y
ventas y facturación, además de opciones de automatización, entre otras.

6. Fomenta un ambiente laboral cooperativo y positivo

Los proyectos grandes son mejor abordados por personas productivas y altamente
motivadas a las que les gusta enfrentarse a los desafíos. Sin embargo, incluso los
miembros más hábiles del equipo pueden perder su entusiasmo cuando trabajan
en un entorno negativo. No es ningún secreto que el ambiente laboral impacta
notablemente en el desempeño de los trabajadores. Una buena gestión de
proyectos complejos implica, entonces, prestar atención a la relación entre los
colegas y, también, su nivel de motivación y satisfacción.

Crear un entorno de trabajo positivo, en el cual exista un apoyo y una confianza

palpables, es parte intrínseca de tu rol en la dirección de proyectos complejos. Si
bien el tiempo suele escasear al trabajar en proyectos de alta complejidad, puede
ser importante reservar algunos momentos para la construcción del equipo. Las
actividades de team building pueden influir en el comportamiento de los miembros
del grupo y, por ende, en su rendimiento personal. No olvides que la unión de las
partes llevará el proyecto hasta el éxito. La cooperación siempre es necesaria y
aún más cuando se enfrenta un proyecto de esta índole. Apuesta a la confianza, la
motivación y la valoración de los miembros del equipo como medio para alcanzar
los objetivos.

7. Adáptate rápido frente a los desafíos y las adversidades

Cuanto más grande y complejo sea el proyecto que estás abordando, mayores
serán las probabilidades de que aparezcan desafíos nuevos y complicados. El
líder de la gestión de proyectos complejos debe tener la capacidad de adaptarse
de manera rápida a los cambios. Para ello, es trascendental contar con un gran
talento para el análisis y la toma de decisiones rápida.Frente a estas situaciones,
recuerda el panorama general analizado en el primer punto de este artículo. ¿Se
ha producido finalmente uno de los riesgos que habías previsto? ¿Cuáles son los
perjuicios asociados? ¿Tienes algún plan de contingencia preparado? En caso
negativo, ¿alguno de los planes elaborados podría adaptarse a la necesidad
actual? Si no es así, ¿de qué manera podrías afrontar la circunstancia particular?
No dudes y pon manos a la obra. Modifica lo que sea necesario, informa a tu
equipo y trabajad juntos para alcanzar el objetivo final, aunque el camino haya
cambiado.
8. Permite que los miembros del equipo tomen sus propias decisiones

Los miembros de tu equipo deberían tener una cierta autonomía de actuación.

Minimiza las demoras asociadas con la burocracia y permite que tus empleados
gestionen las pequeñas situaciones que afecten a sus tareas. Al fin y al cabo, al
planificar, les has hecho responsables de las mismas y esto incluye no solo su
ejecución, sino la toma de decisiones.En la gestión de proyectos complejos,
deberías desarrollar un proceso de escalamiento de toma de decisiones que
indique cuándo es necesario consultar al gerente de proyectos. Este manual
puede almacenarse en la base de conocimientos de tu empresa para que todos
los miembros del equipo puedan acceder al mismo. Ante la duda, podrían
consultar si poseen o no la autoridad para decidir. En caso de no ser así, deberían
poder contactar contigo a la brevedad posible para minimizar retrasos que
pondrían en peligro la conclusión a tiempo del proyecto.
}
 Representa el 55.4% del
total de las exportaciones
La renta petrolera representa el
12% del ingreso corrientes
5% del PIB nacional

El 8% presupuestos de regalías

La transición económica
en otros sectores es lenta
Generación de proyectos

DEPENDENCIA ECONÓMICA DE LAS EXPORTACIONES DE PETRÓLEO EN

COLOMBIA

GRAN CONTRIBUYECTE A LAS FINANZAS DEL

PRIMER PRODUCTO DE ESTADO
ESPORTANCION

OTROS SECTORES ECONOMICOS NO

PRINCIPAL MOTOR EN HAN DESARROLLADO
LA INVERSION SOCIAL COMPLETAMENTE
 MARCO LOGICO

RESUMEN INDICADORES MEDIOS DE SUPUESTOS

VERIFICACION
FIN
La no dependencia El porcentaje de aportes Valor FOB de las Mantener un equilibrio
económica de las en hidrocarburos en el exportaciones económico, cuando los
exportaciones de PIB del país precios de la exportación
petróleo en de petróleo son impactados
Colombia por agentes externos

PROPOSITO
Analizar la Margen de resultados Nivel de déficit y Conocer los niveles en el
dependencia arrojados en la balanza porcentaje que se ve afectada la
económica de las comercial y valor del PIB representativo en el economía nacional por solo
exportaciones de PIB y variación del un sector.
petróleo en empleo
Colombia y que
factores la
mantienen

COMPONENTES
Diversificación en la Margen bruto de sectores Plan nacional de La captación de recursos
captación de en crecimiento desarrollo, por diversos sectores
recursos para la ministerio, inicialmente requiere un
inversión social, autoridades proceso de adaptación que
estimulación de territoriales y puede ser negativo
sectores regiones
económicos y administrativas de
mejoramiento de la planificación
calidad de la vida de
las regiones

ACTIVIDADES
Fomento del
desarrollo Porcentaje de inversión Estadísticas, La inversión y
sostenible mediante en los sectores, evaluación de financiamiento de otros
energías programa de inversión pública del sectores pueden aportar al
alternativas apoyo a financiamiento y nivel de DNP y la OCDE crecimiento económico de
otros sectores inversión privada un país
aumento de
inversión
acompañamiento
gurnamental
 Enriquecimiento a nivel Aportes a la nación y
cultural, ambiental etc aumento de riquezas

Mejoramiento de la calidad
de vida de las regiones Generación de empleo

DISMINUCION DE LA DEPENDECIA ECONOMICA DE LAS EXPORTACIONES DE

PETROLEO EN COLOMBIA

Diversidad en la captación de recursos para la Estimulación de sectores económicos

inversión social

Apoyo a otros
Nuevas alternativas en la captación de recursos Aumento de la
sectores de la
economía inversión

Expandir
Acompañami
infraestructura
ento
gubernamen
tal