GESTIÓN DE PROYECTOS

DIAGRAMA DE GANTT

M.A.S.C. ANGÉLICA ROSALDO MARTÍNEZ

 ¿Qué es un diagrama de GANTT?

Un diagrama de Gantt, también conocido como Carta Gantt, es una

representación visual del avance del proyecto a lo largo de un
determinado tiempo específico. Nos ayuda a realizar un seguimiento de
las tareas en el proyecto del 0 al 100%, así como sus dependencias, e
identificar dónde podrían surgir problema.

Con un diagrama de Gantt puedes determinar rápidamente:

• Fechas de inicio y fin del proyecto.
• Las tareas que componen el proyecto.
• Fechas de inicio y fin de las tareas y su duración.
• Cómo las tareas se agrupan, se superponen y dependen unas de otras
• El progreso del proyecto y si estás siguiendo el calendario

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Un diagrama de Gantt típico tiene el nombre de tareas individuales
o grupo de tareas de un proyecto en el eje Y. El eje X tiene una línea
de tiempo dividida en una unidad de tiempo (días, semanas, etc.)

Cada actividad cuenta con una barra que determina la duración de

la misma. Estas barras se unen con flechas en caso las tareas tengan
relaciones de dependencia. Los diferentes colores indican cuánto de
una actividad se ha completado y cuánto queda sin terminar.

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¿Cómo se elabora un diagrama de GANTT?
Los software modernos permiten gráficos interactivos. A medida que el proyecto
avanza, el cuadro también cambia, al rastrear la finalización de una tarea o indicando el
inicio de otra.

Por ejemplo, aquí tenemos un ejemplo de diagrama de Gantt:

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1. Haz una lista de tus actividades

El primer paso para hacer un diagrama de Gantt es anotar todas las

tareas involucradas en el proyecto o actividad. ¿Necesitas entrevistar
a 30 personas? Anótala en tu lista. ¿Vas a realizar un análisis
estadístico? también anótala.
En este punto es importante definir el concepto de estructura de
desglose del trabajo (EDT).

La EDT, es una herramienta fundamental que consiste en la

descomposición jerárquica, orientada al entregable, del trabajo a ser
ejecutado por el equipo de proyecto, para cumplir con los objetivos
de éste y crear los entregables requeridos, según los requisitos del
proyecto. Puede listar las actividades para los diferentes niveles de
entregables.

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Dos puntos a tener en cuenta aquí son:

1. Cada tarea listada debe ser lo suficientemente grande como para

ser manejada por un miembro individual del equipo. Algo más
pequeño que eso, aumentará drásticamente la sobrecarga en la
administración del proyecto.
2. Pedir a los miembros del equipo que ayuden con la creación de la
tarea . Como ya tienen una idea de su trabajo, pueden brindarle
una mejor perspectiva de cómo dividir una actividad grande en
partes más pequeñas, así como la longitud de cada parte.
.

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Una vez que tenga un conjunto de actividades y sus tareas asociadas, escríbalas.
También puedes realizar una división jerárquica de actividades; por ejemplo, si
estuvieras haciendo un rediseño de un sitio web, una gran actividad sería crear
una serie de maquetas en Photoshop. Esta actividad se puede subdividir en
otras tareas de la siguiente forma:

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2. Definir las dependencias de las tareas

En la realización de cualquier proyecto, siempre encontraremos que las

tareas se encuentran interrelacionadas.

Por ejemplo, en el proyecto de rediseño del sitio web mencionado en el

punto anterior; para ejecutar una prueba de usabilidad, primero debe
identificar a su audiencia principal para la prueba. Si el sitio web está
destinado a ser usado por niños de 15 años, no tendrá mucho sentido
reclutar a jubilados de 60 años para que lo prueben. Esto significa que todas
las tareas que siguen dependen de la primera tarea para completarse.

Algunas tareas pueden estar en curso. Probablemente necesite probar

algunas funciones adicionales después de recibir comentarios de los
usuarios. De esta manera, su lista inicial de tareas para probar la usabilidad
podría contraerse/expandirse según nuestros hallazgos.
.

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Diagrama de PERT…

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3. Crear una línea de tiempo del proyecto

Y llegamos a la parte crucial para la creación del diagrama de Gantt:

definir la duración de cada tarea.

En primer lugar debemos definir la escala de tiempo a utilizar. La mayoría

de los gráficos utilizan una línea de tiempo diaria, pero en proyectos largos
puede ser más práctico utilizar semanas o meses. Para proyectos
pequeños, también puede utilizar un cronograma por hora. Lo ideal es
buscar una escala que permita visualizar las diferentes actividades con
facilidad.

Se debe tener en cuenta para elaborar la línea de tiempo lo siguiente:

• Fines de semana y feriados.
• Pausas programadas en toda la empresa.
• Pausas programadas para miembros individuales del equipo.

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El punto 3, puede esperar hasta que se termine la asignación de las
tareas a los equipos de trabajo.

A continuación, se debe definir la duración de cada una de las tareas.

Se debe tener en cuenta plazos razonables para cumplir los requisitos
del cliente.

Es importante dejar un espacio para los retrasos y accidentes que

invariablemente ocurren en cualquier proyecto largo; sobre todo para
tareas complejas con varias dependencias. Revisar registros históricos
de proyectos anteriores es de gran ayuda aquí.

Una vez definida la línea de tiempo para todas las tareas asignadas,
vamos al penúltimo paso.

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4. Asignar tareas a los equipos de trabajo

Se debe asignar las tareas a las personas o equipos de trabajo.

La facilidad o dificultad para asignar las tareas, dependerá de qué tan

bien conoce a su equipo. Si conoce las fortalezas y debilidades de su
equipo, puede averiguar rápidamente para qué tipo de tarea se
acomodan mejor.

En este punto, también es útil revisar registros históricos de los

rendimientos de manera que se puedan asignar ciertas prioridades.

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5. Elaborar el diagrama visual:

Recapitulando los datos obtenidos en los puntos anteriores,

tenemos:
• Lista de actividades.
• Relación entre cada una de las actividades.
• Duración de las actividades y escala de tiempo.
• Responsables de las actividades.

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GESTIÓN DE PROYECTOS

MATRIZ RACI

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La gráfica RACI (también conocida como diagrama o matriz RACI) debe
hacer tu vida más fácil como Gerente de Proyecto, pero puede ser un
gran problema al comienzo del proyecto, que nadie quiere completar o
revisar, o incluso luego usar.

¿Qué significa RACI?

• Responsible (Comprometido)
• Accountable (Responsable)
• Consulted (Consultado)
• Informed (Informado)

El RACI mapea tareas y entregas y las relaciona con los roles en tu

proyecto, y la toma de decisiones y responsabilidades se asignan a cada
rol usando los términos anteriores. Así que echemos un vistazo a lo que
significa cada uno de estos términos.

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Comprometido: Hace la Tarea
Esta persona realiza la tarea o entrega. Ellos se comprometen a hacer
el trabajo o tomar las decisiones. A veces puede ser más de una
persona, pero trata de minimizar la cantidad de personas
involucradas.

Responsable: Es Propietario de la Tarea

Esta persona o rol es responsable de la finalización general de la tarea
o de la entrega. No harán el trabajo, pero son responsables de
asegurarse de que esté finalizado. Idealmente, esta debería ser una
persona en lugar de un grupo para evitar confusiones en cuanto a
quién es el propietario de la tarea.

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Consultado: Asiste
Esta persona, rol o grupo proporcionará información útil para
completar la tarea o entrega. Habrá comunicación bidireccional entre
los responsables y los consultados.

Informado: Se Mantiene Al Tanto

Estas personas o grupos se mantendrán al tanto de la tarea o entrega.
Esto podría hacerse en el progreso, o cuando se complete la tarea o
entrega. No se les pedirá comentarios o revisiones, pero pueden verse
afectados por el resultado. Debe haber comunicación unidireccional en
estos roles o grupos.

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 ¿Por Qué Debería Importarme? Las Ventajas De Una Matriz RACI

1. Simplifica la Comunicación
Tener una matriz de asignación de responsabilidades (otro nombre para una
matriz RACI) puede ser útil durante un proyecto. En lugar de involucrar a cada
persona en cada decisión, puede simplificar la comunicación, involucrar a las
personas adecuadas en el momento adecuado y acelerar las aprobaciones y la
toma de decisiones.

2. Evita la Sobrecarga de Personas

¿Sabes cómo es cuando recibes opiniones de todos y se convierte en una
pesadilla al tratar de incorporar el punto de vista de todos? Sí, aquí es donde una
matriz de responsabilidades puede ser útil. Lo mejor de hacer la distinción entre
Consultado e Informado es que puede separar los involucrados en los
comentarios y aquellos que sólo se actualizan sobre el progreso de la tarea.

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3. Evita la Sobrecarga de Trabajo
Todos sabemos la frecuencia con la que un Gerente de Proyecto asume muchas
responsabilidades y, a menudo, cubre múltiples roles en un proyecto. La matriz RACI
puede ser una herramienta útil para ayudar a delegar y evitar el agotamiento del
Administrador de Proyectos. También ayuda a reducir el hecho de tener un único punto
de falla, donde todo el conocimiento y la responsabilidad de una tarea recaen en una
persona y, por lo tanto, se acumula.

4. Establece Expectativas Claras

El uso de un gráfico RACI hace que tu proyecto sea eficiente. Cuando creas un RACI al
comienzo de un proyecto, puede ser útil para ayudar a establecer las expectativas de
quién está gestionando o es responsable del trabajo en el futuro. Las personas
involucradas en el proyecto deben poder ver claramente dónde deben participar y con
qué tareas. También puede ayudar a eliminar la confusión al saber quién es el
responsable final de completar una tarea. Es particularmente útil establecer expectativas
con más partes interesadas que están informadas sobre el proyecto: les permitirá saber
qué información recibirán como parte del proyecto.

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Referencias

• Chase, R. & Jacobs, F. (2014). Administración de operaciones.

Producción y cadena de suministro (Decimotercera ed.). Mexico, D.F.:
McGraw-Hill.
• Heizer, J., & Render, B. (2014). Principios de Administración de
Operaciones (Novena ed.). Mexico, D.F.: Pearson Educación.
• Krajewski, L., Ritzman, L. & Malhotra, M., (2008). Administración de
Operaciones. Procesos y Cadena de Valor (Octava ed.). Mexico, D.F.:
Pearson Educación.
• Schroeder, R., Meyer, S., Rungtusanatham, J., (2011). Administración de
Operaciones. Conceptos y casos contemporáneos (Quinta ed.). Mexico,
D.F.: McGraw-Hill.
• https://www.plandemejora.com/como-elaborar-un-diagrama-pert-
cpm/