Matriz RACI: qué es y cómo utilizarla para asignar responsabilidades

Existen múltiples herramientas para gestionar y mejorar el rendimiento de un

equipo en el trabajo. La matriz RACI o matriz de asignación de responsabilidades
es una de ellas. Puedes aprender a usarla de tal manera que te ayude en las
tareas y pendientes cotidianos en la oficina.

Esta es una de las mejores herramientas en temas de gestión y optimización de

tiempo en trabajos que requieren un trabajo en equipo por su naturaleza y
complejidad. Agiliza la comunicación y acelera los procesos de toma de decisiones.

Para que logres sacar el mejor provecho de la matriz de asignación de

responsabilidades, te dejamos una guía que te permitirá entenderla y aplicarla del
mejor modo para todos esos proyectos que exigen una optimización de la gestión
y un máximo aprovechamiento del tiempo, ya sea por su magnitud o complejidad.

Es una herramienta gráfica que permite gestionar la asignación de

responsabilidades y dar seguimiento a las tareas que componen un proyecto de
trabajo en equipo. Facilita la comunicación entre todos y vuelve más ágil el
proceso de toma de decisiones.

Puede que ya tengas claro lo que es una matriz RACI, pero quizá aún te estás
preguntado por qué se le llama RACI. El motivo detrás de esto se encuentra en la
clasificación que se hace de los participantes en el equipo de trabajo, que se divide
en cuatro categorías.

Los 4 componentes de la matriz RACI

1. Responsables
La primera categoría o rol en la matriz RACI es la de los Responsables. Ellos son
quienes se encargan de realizar las tareas pendientes en un proyecto.

Pueden dedicarse a distintas actividades como la redacción de contenidos, creación

de imágenes o material audiovisual, entre otras, dependiendo del tamaño de cada
situación. Los responsables también son quienes toman decisiones cuando existe
la necesidad de elegir entre varias opciones de ejecución.

2. Autoridad
La siguiente categoría es la de quienes están a cargo o los responsables de la
Autoridad (Accountable people). Ellos son los que designan la categoría de cada
una de las personas en el proyecto. Además, se encargan de registrar cuando las
tareas están terminadas y responden por ellas.

Es así como están al pendiente del avance del proyecto desde las tareas más
sencillas hasta las más complejas. Ellos son quienes saben cuándo se terminó cada
uno de los pendientes que se necesitan cubrir para progresar a lo largo del
proyecto.

3. Consultores
En la tercera categoría encontramos a los Consultores. Ellos conocen las
características que debe tener cada una de las tareas asignadas al terminar. Ya
que están al tanto de esta información, ellos serán quienes opinen sobre cada uno
de los pendientes una vez que hayan sido ejecutados en su totalidad por los
responsables.

Un responsable puede acudir con un consultor si tiene dudas sobre algún aspecto
muy particular de la tarea que le corresponde. El responsable cuenta con esta
información, ya sea porque se le asignó por parte de quienes están a cargo o
porque son especialistas en el tema de la tarea o pendiente debido a su formación.

4. Informadores
La última categoría es la de los Informadores. Ellos son quienes están al tanto del
avance del proyecto, pero no solo cuando se concluyen las tareas, como sucede en
el caso de la Autoridad. Cuando un responsable de tarea toma una decisión, el
Informador será la persona a la que se le notificará sobre las elecciones. Lo mismo
sucederá si se presentan inconvenientes o problemas durante la ejecución de una
tarea.

Antes de seguir es importante aclarar dos puntos. El primero es que se recomienda

utilizar una matriz de gestión de responsabilidades en proyectos grandes o
complejos. Esto no significa que no puedas usar una matriz RACI en un proyecto
pequeño, pero debido a su estructura puede suceder que haga más complejo un
proyecto que no requería una gestión tan meticulosa.

El segundo punto tiene que ver con las categorías o roles. Aunque al mencionar
cada una de ellas hablábamos de actores diferentes, puede suceder que una
persona tenga asignado más de un rol dentro de la matriz RACI. Esto podrá hacer
las cosas un poco más complejas.

De ser posible deberías dejar a cada persona con un solo rol, sobre todo las
primeras veces que decidas usar una matriz de asignación de responsabilidades. Si
esto no es posible, no te preocupes. Bastará con que conozcas quiénes están
cumpliendo con más de un rol en el proyecto. Deberá anotarse y también deberá
ser claro para las personas que cumplen con dos roles. De esta manera lograrás
mantener el orden que se busca conseguir al implementar esta herramienta de
asignación de responsabilidades.

Las 4 ventajas de implementar una matriz RACI

Si todavía dudas sobre este modelo, lee la siguiente lista que menciona las
ventajas de mayor peso que existen para aplicar una matriz RACI:

1. Simplifica y agiliza la comunicación

La comunicación se agiliza y simplifica ya que la matriz se encarga de asignar los
roles a cumplir y las funciones de cada persona de forma clara. Aunque una matriz
de asignación de responsabilidades no implica que desaparezcan por completo los
malentendidos, sí disminuirá considerablemente los problemas de comunicación
entre los participantes del equipo en un proyecto.

2. Mejora la productividad y tiempo de ejecución

Si la comunicación entre los participantes de un proyecto se agiliza, esto también
reportará un mejoramiento en la productividad de las personas en el equipo. A su
vez, el tiempo de ejecución se reducirá, pues el que se destina normalmente para
aclarar problemas de comunicación ahora podrá utilizarse en llevar a cabo otros
pendientes o tareas. Esto agilizará todo el ritmo de ejecución.

3. Permite la distribución adecuada de trabajo

Ya que cada una de las tareas se pondrá en la mesa de trabajo, podrás hablar con
cada uno de los responsables sobre la carga de pendientes. Si uno o más de los
responsables sienten que tienen una carga excesiva de trabajo pueden
mencionarlo antes de que se lleve a cabo la ejecución del proyecto. Esto permitirá
asignar la cantidad adecuada de pendientes para cada una de las personas del
equipo.

4. Facilita la realización de las expectativas

Probablemente te ha sucedido que un proyecto empieza con los mejores ánimos y
con grandes expectativas. Pero cuando lo culminan, tu equipo o tú se sienten
defraudados porque en poco o nada se parece a lo que se habían planteado en un
inicio.
Utilizar una matriz RACI hará más difícil que los resultados finales se alejen de tus
metas iniciales. Si te preguntas por qué sucede, la respuesta es que tienes un
control mucho más específico de todas las tareas del proyecto: sabes exactamente
a quién le corresponde cada pendiente y esto facilita rastrear pequeñas fallas o
fugas que podrían conducir hacia un proyecto final que no se parezca a las
expectativas que se habían formado.

¿Cómo hacer una matriz de responsabilidades?

1. Determina la extensión y complejidad del proyecto
El primer paso es evaluar el proyecto y establecer de forma objetiva el tamaño y
complejidad del proyecto, con el fin de que no tengas problemas de exceso de
trabajo o sobresaturación de personal.

Como ya sabes, la gestión de responsabilidades con una matriz es más adecuada

cuando un proyecto es de mediano o gran alcance, o cuando el tema del proyecto
representa un desafío para tu empresa porque nunca lo han trabajado y, por lo
tanto, se eleva la complejidad de realización. Si después de analizar el proyecto
notas que no necesita de la energía de todo tu equipo, puedes designar al
personal restante a proyectos más pequeños. Así evitarás dividir demasiado el
proyecto, ya que esto también puede dificultar su realización.

2. Selecciona al equipo de trabajo

Una vez que conozcas la magnitud y complejidad de tu proyecto puedes comenzar
a elegir a las personas que formarán parte del equipo que llevará a cabo el
proyecto. Aunque los roles en la matriz no van a ser establecidos de forma
inmediata, no está demás pensar en ciertas personas como posibles responsables,
autoridades, consultores e informadores.

3. Identifica todas las tareas a realizar para llevar el proyecto a buen término
Crea un esquema y desglosa cada una de las áreas que componen el proyecto.
Verás que si lo haces de este modo será mucho más fácil alcanzar las metas y
objetivos planteados. Además podrás corroborar si la cantidad de personas
seleccionadas fue adecuada o si necesitas más o menos elementos en tu equipo.

4. Asigna los roles o categorías a cada participante del equipo e infórmalo en una
reunión con todos presentes
Cuando ya sepas cuántas áreas, objetivos y tareas se requieren para el proyecto,
puedes convocar a una junta general con todo el equipo y comenzar a asignar
roles y delegar pendientes y tareas. Es conveniente que todos los participantes
estén presentes. Esto disminuirá la probabilidad de errores de comunicación entre
ellos pues sabrán qué responsabilidades tiene cada uno. Además te da una
oportunidad para abrir una sesión de dudas al final de la reunión.

También pueden hacer una sesión previa para explicar cómo funciona esta
herramienta de gestión si es la primera vez que tu empresa trabaja con este tipo
de modelo.

5. Establece un calendario con las fases y cada tarea designada con un tiempo
determinado
Una vez que todo el equipo tiene sus tareas asignadas puedes establecer un
calendario con fechas que indiquen un término aproximado de cada tarea y el
avance de cada una de las áreas que integran el proyecto. Siempre debes tener en
mente que este calendario debe funcionar como un modelo y que seguramente
habrá un margen de flexibilidad en cuanto a los tiempos y la manera en que se va
desarrollando el proyecto.

Como punto adicional, puedes realizar una junta posterior a la culminación del
proyecto. En ella puedes establecer una retroalimentación con el equipo en la que
señalen los errores y aciertos que percibieron durante la ejecución del proyecto.
También podrás conocer su opinión sobre la manera de trabajo que se definió
mediante el sistema de asignación de responsabilidades que otorga la matriz RACI.