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RECU RS OS | GE STIÓN DE PROY ECTOS | LAS 5 FASE S DE LA GE STIÓN DE PROY ECTOS ...

Las 5 fases de la gestión de proyectos

para que mejores el flujo de trabajo de tu
equipo
Team Asana

11 de enero de 2024 ● 9 min de lectura

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Plantillas

Resumen

Hay 5 fases clave de la gestión de proyectos que pueden resultar muy útiles
para simplificar tu próximo proyecto y para brindarle a tu equipo un plan
organizado. Estas fases incluyen el inicio, la planificación, la ejecución, el
desempeño y el cierre.

A menudo, la gestión de proyectos se malinterpreta. Si bien muchos

profesionales la ven como la gestión de los cronogramas de los proyectos, en
realidad, implica mucho más. Afortunadamente, hemos elaborado una guía
sencilla para ayudarte a comprender las cinco fases de la gestión de proyectos.

¿Por qué es tan importante conocer estas cinco fases? Si logras comprender el
ciclo de vida de la gestión de proyectos, podrás implementar mejores procesos
internos con la ayuda de un software para gestión de proyectos.

El Project Management Institute (PMI) define a este modelo de cinco fases en la

Guía PMBOK® del ciclo de vida del proyecto, también conocida como la Guía de
los fundamentos para la dirección de proyectos. La Guía PMBOK® es un gran
punto de referencia para todos los profesionales que buscan aumentar sus
conocimientos y habilidades en materia de gestión de proyectos.

Comencemos con una breve introducción a las distintas fases de la gestión de

proyectos. O bien, omitámosla y avancemos al triángulo de la gestión de
proyectos.

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1. Inicio del proyecto

En la fase de inicio del modelo de gestión de proyectos, el proyecto se define en
líneas generales. Este es el momento de identificar a los patrocinadores y
participantes del proyecto, y comenzar la fase de investigación inicial. También
es buena idea documentar el proyecto por escrito para que puedas distribuir
fácilmente el plan de comunicación al resto del equipo. Muchos equipos
comienzan un proyecto con una reunión inicial del proyecto o un estudio de
viabilidad. La forma en que decidas comenzar dependerá del estilo de
comunicación que tu equipo prefiera.

Además de presentar la idea inicial del proyecto, también debes describir los
beneficios, costos y factores de riesgo asociados con los entregables del
proyecto. Incluso puedes esbozar métricas adicionales dependiendo de la
manera en que tu organización mida el éxito.

Una vez que hayas evaluado el proyecto, crearás un caso de negocios o, en el

caso de proyectos más pequeños, una carta del proyecto. Estas herramientas
pueden ayudarte a delinear y presentar tu proyecto en profundidad,
incorporando detalles como los objetivos, el presupuesto y el cronograma del
proyecto. Ya sea que crees un caso de negocios o una carta del proyecto, estas
herramientas son particularmente útiles para utilizarlas como referencia más
adelante y señalar rápidamente los objetivos del proyecto en el futuro.

A continuación, se muestra un ejemplo de lo que debería incluirse en un caso de

negocios o carta del proyecto.

• Nombre de la compañía: Apollo Enterprises

• Nombre del proyecto: Manual de estrategias para objetivos y resultados

clave

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• Gerente del proyecto: Kabir Madan

• Objetivo: El objetivo de este informe es aumentar la generación de clientes

potenciales ofreciendo recursos de primer nivel a nuestra base de clientes.

• Participantes: Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks.

• Cronograma: Del 1 de junio al 20 de julio de 2021.

• Beneficios: Los beneficios de este informe incluyen la adaptación de una

nueva ventaja competitiva, la creación de un nuevo canal de clientes
potenciales y, en última instancia, dará como resultado un alto retorno de la
inversión dado el bajo presupuesto del proyecto.

• Riesgos: Si bien vemos más beneficios que riesgos, podríamos estar captando
clientes potenciales no calificados que no se convertirán.

Lee: La guía para principiantes acerca de cómo redactar un caso de negocios

eficaz

2. Planificación del proyecto

En la etapa de planificación de la gestión de proyectos, establecerás objetivos
claros utilizando una hoja de ruta del proyecto. Si bien hay varias formas de
ejecutar la planificación de objetivos, los objetivos SMART, los objetivos CLEAR y
los objetivos y resultados clave (OKR) son tres estrategias de planificación de
proyectos que pueden ayudarte a comenzar.

Lee: Cómo crear un plan de proyecto que te ayude a mantener el trabajo

encaminado

SMART es un acrónimo en inglés que significa que el objetivo es específico,

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SMART es un acrónimo en inglés que significa que el objetivo es específico,

medible, alcanzable, realista y de duración limitada. Muchos equipos utilizan este
método debido a su capacidad para mejorar la comunicación del equipo, definir
una hoja de ruta clara y dar como resultado métricas a las que se puede dar
seguimiento.

Lee: Redacta mejores objetivos SMART con estos consejos y ejemplos

CLEAR es un acrónimo en inglés que significa que tus objetivos deben ser
colaborativos, limitados, emocionales, apreciables y optimizables. Muchos
equipos optan por este método porque es un poco más realista a la hora de
ponerlo en práctica y se centra en la colaboración.

Los objetivos y resultados clave (OKR) difieren de manera más significativa de los
otros dos métodos. Este método puede abrir los objetivos a toda la empresa,
creando visibilidad en toda la organización. En lugar de comenzar con un
proyecto y luego definir el objetivo, los OKR comienzan con el objetivo y luego
crean proyectos en torno a ese objetivo. Obtén más información sobre la gestión
de objetivos en torno a los OKR para determinar si es adecuada para tu
organización.

Lee: Cómo establecer los OKR

Objetivos SMART vs. objetivos CLEAR vs. OKR:

Si bien las tres estrategias adoptan enfoques diferentes, todas generan resultados
similares. Depende de ti elegir el método que más se acerque a tu objetivo
comercial.

Entre los recursos adicionales que puedes utilizar en la fase de planificación de tu

proyecto en la gestión del mismo se incluyen los diagramas de hitos, diagramas
de Gantt y el análisis de gestión de riesgos del proyecto, todos los cuales pueden
ayudar a aclarar los detalles a los participantes. Aunque estas áreas pueden
haberse descubierto durante el alcance inicial del proyecto, la fase de
planificación es el momento perfecto para expandir los objetivos, metas y
riesgos.

Ejemplo de un desglose de objetivos utilizando la metodología de gestión de

proyectos SMART.

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proyectos SMART.

Objetivo inicial: Incrementar la generación de clientes potenciales.

Objetivo SMART mejorado:

• Específico: Aumentar la generación de clientes potenciales mediante la

distribución de una guía de recursos.

• Medible: Incrementar la generación mensual de clientes potenciales en un

15 %.

• Realizable: Según un estudio reciente, sabemos que nuestros clientes están

interesados en una guía de recursos.

• Realista: Recopilar información de contacto del cliente a cambio de nuestra

guía de recursos.

• De duración limitada: Producir una guía de recursos anual cada enero para
mantener nuestro tráfico de clientes potenciales.

3. Ejecución del proyecto

En la fase de ejecución, tu equipo se enfocará en lograr los objetivos que se
establecieron. Utilizarán la información recopilada en los dos primeros pasos para
crear y lanzar el proyecto dentro del plazo especificado mediante el trabajo en
equipo y la colaboración.

Empieza asignando tareas a los miembros del equipo. Si ya usas una herramienta
de gestión de proyectos, puedes agregar estas tareas al flujo de trabajo de tu
proyecto para que tu equipo pueda acceder rápidamente a los recursos y
comunicarse en un solo lugar. El software de cronograma y otras herramientas de
mapeo de proyectos pueden ser útiles para que tu equipo pueda visualizar cada
paso del proyecto.

Luego, debes preparar tu metodología de seguimiento y éxito para que todos

entiendan con claridad cómo se medirá el éxito. Estos podrían ser indicadores de
rendimiento específicos a los que planeas realizar un seguimiento, o los objetivos
posteriores a la campaña que deseas cumplir.

Dado que las fechas de entrega y las cargas de trabajo cambian a diario,
asegúrate de actualizar el programa del proyecto según sea necesario y cerrar las

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asegúrate de actualizar el programa del proyecto según sea necesario y cerrar las
dependencias una vez cumplidas. Si tienes una fecha límite de entrega, asegúrate
de organizar la agenda de tu equipo en función de lo que es prioritario. Es
recomendable consultar con los miembros del equipo con regularidad para
asegurarte de que el proyecto esté en marcha y de que se esté cumpliendo con
los entregables.

Aunque los programas pueden fluctuar, es importante mantenerse lo más cerca

posible del cronograma original para que no se produzca una corrupción del
alcance. En otras palabras, no te salgas demasiado del alcance original del
proyecto.

Lee: 7 causas comunes de corrupción en el alcance y cómo evitarlas

Observa este plan de cronograma de ejemplo para comprender mejor cómo

organizar una estructura de desglose del trabajo.

Cronograma del proyecto: Del 1 de junio al 20 de julio de 2021

Equipo del proyecto: Kabir Madan, Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks

• 1 de junio: Kabir debe establecer las tareas del proyecto y asignarlas a los
miembros del equipo.

• 14 de junio: Daniela debe recopilar datos de recursos.

• 18 de junio: Daniela debe organizar los datos y enviarlos a Ray para que
realice el diseño.

• 28 de junio: Ray debe enviar el primer borrador de diseño a Kabir para su

revisión.

• 1 de julio: Kabir debe proporcionar comentarios sobre el diseño.

• 6 de julio: Ray debe enviar el diseño final a Kat para su implementación.

• 12 de julio: Kat debe enviar el sitio de ensayo a Kabir para su revisión.

• 15 de julio: Kabir debe proporcionar comentarios sobre el sitio de ensayo.

• 19 de julio: Kat debe enviar el sitio de ensayo final al equipo para su testeo.

• 20 de julio: Debe lanzarse la guía de recursos.

Lee: Qué son los controles del proyecto y cómo implementarlos

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Lee: Qué son los controles del proyecto y cómo implementarlos

4. Desempeño del proyecto

Medir la efectividad de un proyecto es importante por varias razones. Poder
mejorar el proyecto es grandioso, pero también es importante porque los
miembros del equipo pueden aprender tanto del éxito como del fracaso. Hay
muchos indicadores clave de rendimiento (KPI) diferentes que puedes utilizar
para establecer y alcanzar objetivos estratégicos utilizando un software de
establecimiento de objetivos. Los KPI que utilices dependerán de tu línea de
trabajo y del tipo de proyecto en el que estés trabajando.

Una de las primeras métricas de rendimiento que debes considerar es el objetivo

inicial. ¿El proyecto abordó el problema que estabas tratando de resolver? Es fácil
desconectarse del objetivo inicial, pero es importante tenerlo en cuenta al medir
el rendimiento.

Tu próximo paso debería ser examinar otros indicadores clave de rendimiento

(KPI) para determinar si el proyecto fue un éxito. Algunos KPI universales
incluyen el retorno de la inversión (ROI), el índice de rendimiento de costos (CPI),
el valor planificado (PV), el costo real (AC) y el valor obtenido (EV), aunque hay
muchos más.

Notifica a los participantes con respecto al éxito del proyecto, incluido lo que
salió bien y lo que salió mal. Ser honesto y estar abierto a los comentarios es la
mejor manera de que los miembros del equipo aprendan de sus errores.

Mira nuestros indicadores clave de rendimiento (KPI) de ejemplo que te

presentamos a continuación.

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• Objetivo del proyecto: Aumentar la adquisición de clientes potenciales en un

15 % mensual

• Costo real: $6487 en horas facturables

• Valor obtenido: $47 300 en crecimiento mensual de adquisiciones

• Retorno de la inversión: $40 813

• Índice de rendimiento del programa (el valor obtenido dividido por el valor
planificado): 0,88

• Costo de adquisición de clientes (el costo dividido por la cantidad de clientes

potenciales): $0,61 por cliente potencial

• Adquisición mensual de clientes potenciales: 18 % de mejora

• Tráfico mensual del sitio: 4 % de mejora

• Margen de beneficio neto: 8 % de mejora

Lee: ¿Qué es un indicador clave de rendimiento (KPI)?

5. Cierre del proyecto

Esta fase es la que más varía entre diferentes empresas y equipos. Mientras que a
algunos les gusta reconocer el arduo trabajo, a otros les gusta comenzar de
inmediato con la próxima tarea importante. No existe una forma correcta o
incorrecta de cerrar un proyecto, y depende de ti averiguar qué funciona mejor
para ti y tu equipo.

Al cerrar un proyecto, una buena práctica es reunirse con los participantes del
proyecto para obtener una visión más detallada del éxito. Este tipo de reunión a
menudo se denomina “post mortem”. Si decides organizar una reunión, puede
que quieras enviar una encuesta anónima de antemano para asegurarte de que
todos los problemas críticos se aborden durante la reunión. Es una buena idea
repasar los indicadores clave de rendimiento (KPI) que mediste en la fase de
desempeño para que todos los participantes tengan una comprensión clara de lo
que salió bien y de lo que no. Esto evitará que se repitan errores en proyectos
futuros.

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También es una buena idea organizar y almacenar los materiales del proyecto en
una carpeta compartida a la que los compañeros del equipo puedan acceder
antes de cerrar un proyecto. Es importante tener a mano materiales como briefs
de proyectos, plantillas, activos de redacción creativa, archivos de diseño, trabajo
de desarrollo, etc. cuando llega el momento de evaluar el rendimiento.

Una oportunidad importante que a menudo se pierde en la fase de cierre del

proyecto es seguir supervisando el desempeño. ¿Tu equipo tiene la costumbre de
ejecutar proyectos y olvidarlos luego de un tiempo? Es importante probar y
reinventar constantemente nuevas formas de ejecutar proyectos para seguir
creciendo como empresa.

A continuación, se muestra un ejemplo de la agenda de una reunión post mortem

para ayudarte a cerrar tu próximo proyecto.

Nombre del proyecto: Manual de estrategias para objetivos y resultados clave

Fecha: 20 de agosto de 2021

Hora: De 10:00 a 11:00 h (hora estándar del centro)

Detalles de la agenda:

• Resumen rápido del proyecto (10 h): Kabir repasará las metas y objetivos
iniciales del proyecto y resumirá los entregables.

• Resumen del resultado (10:15 h): Kabir revisará el desempeño del proyecto,
enfocándose en nuestro objetivo inicial de generación de clientes potenciales
e indicadores clave de rendimiento (KPI) adicionales.

• Comentarios de los participantes (10:30 h): Kabir, Daniela, Kat y Ray

compartirán sus comentarios sobre lo que salió bien y lo que podría haber
salido mejor.

• Acciones pendientes: Kabir enviará notas de la reunión antes del 20/8 y

programará optimizaciones que se completarán antes del 03/9.

Asiste a la reunión post mortem preparado con comentarios sobre las formas en
que podemos mejorar el desempeño en el futuro.

Lee: Guía: los 7 pasos del proceso para la gestión de la integración de

proyectos

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proyectos

Los beneficios de la gestión de proyectos

Dado que el trabajador del conocimiento promedio usa alrededor de
10 aplicaciones unas 25 veces al día y la mayoría de los equipos siguen
trabajando de forma remota, el trabajo en equipo nunca ha estado más
descentralizado. Esto hace que la gestión de proyectos sea una parte muy
importante de cualquier organización exitosa. Ya sea que seas parte de un equipo
de 5 o 500 personas, mantener las tareas y la comunicación organizadas y en un
solo lugar puede ser un desafío. Implementar estos cinco pasos de gestión de
proyectos puede ayudar a tu equipo a mantenerse encaminado y garantizar la
mayor productividad posible.

Además de comprender el ciclo de vida de la gestión de proyectos, también

existen beneficios adicionales de la gestión de proyectos. Las herramientas de
gestión de proyectos adecuadas no solo pueden mantener el trabajo y los
objetivos organizados en un solo lugar, sino que también pueden eliminar la
confusión, mejorar la eficacia del equipo, aumentar la eficiencia y alinear la
comunicación. Eso te permite tener más tiempo para concentrarte en lo más
importante, como hacer crecer un negocio exitoso.

Una buena manera de comenzar a mejorar tus métodos actuales es aprender

continuamente sobre nuevas herramientas y recursos. Si bien los métodos de
gestión de proyectos como los tableros Kanban y los sprints de Scrum existen
desde hace algún tiempo, existen nuevas capacidades de software que pueden
ayudar a tu equipo a alcanzar un nuevo nivel de productividad y éxito. La clave
para la gestión de proyectos es nunca dejar de probar nuevos métodos.

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Lee: ¿Cuáles son los beneficios de la gestión de proyectos?

Gestionar lo que no se puede gestionar

Con tantos elementos para explorar, ¿por dónde empezar? La respuesta es
sencilla: comienza por mirar a tu equipo. A fin de cuentas, tu trabajo es permitir
que los miembros del equipo hagan su mejor trabajo.

El proceso de gestión de proyectos y las herramientas que implementes deberían

mejorar la comunicación, aumentar la productividad con la ayuda del software de
productividad y ayudar a aliviar la presión generada por las fechas de entrega. En
caso de duda, pregúntaselo a tu equipo. Te sorprenderá lo que un grupo de
personas puede lograr cuando piensan juntas.

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equipo específico? Mira las soluciones para cada dinámica de equipo, desde
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innovadoras para tu organización.

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