HBM-GC-G-002

GUÍA PARA LA RECEPCIÓN Y ENVÍO DE

CORRESPONDENCIA
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REVISIONES

REVISIÓN N° VIGENCIA DESCRIPCIÓN CAMBIOS REALIZADOS RESPONSABLE

00 Emisión Inicial

APROBACIÓN

FIRMAS ELABORADO REVISADO CONFORMADO APROBADO

Nombre y Apellido
Cargo/Área
Fecha

Firma
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TABLA DE CONTENIDOS

1. OBJETIVO................................................................................................................................ 4

2. CAMPO DE APLICACIÓN........................................................................................................4

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA...........................................................................................4

4. DEFINICIONES, SÍMBOLOS O ABREVIATURAS...................................................................4

5. POLÍTICA GENERAL............................................................................................................... 5

6. CONSIDERACIONES GENERALES........................................................................................5

7. CONFIGURACIÓN Y ACTIVACIÓN DE LA HERRAMIENTA “CONTROL DE CAMBIOS”.....6

8. UTILIZACIÓN DE LA HERRAMIENTA DE CONTROL DE CAMBIOS.....................................6

9. ACTUALIZACIÓN DE UN DOCUMENTO QUE YA TIENE CAMBIOS IDENTIFICADOS........6

10. CONFIGURACIÓN DE LA HERRAMIENTA WORD “ESTILOS”, PARA DOCUMENTOS DEL

SGC................................................................................................................................................. 6

11. CONFIGURACIÓN de la TABLA DE CONTENIDOS...............................................................7

12. INSERTAR HIPERVÍNCULOS..................................................................................................7

13. ANEXOS................................................................................................................................... 7
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1. OBJETIVO
Establecer una guía empresarial que permita controlar las comunicaciones escritas, tanto
en formato físico como electrónico, enviadas por el personal de la organización, con el
propósito de mantener la trazabilidad de los documentos correspondientes a la operación
de la empresa.

2. CAMPO DE APLICACIÓN
La presente Guía, debe ser aplicada por el personal de HBMECUADOR, C.A en la
totalidad de las comunicaciones internas y externas generadas durante la gestión operativa
de la empresa.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No Aplica

4. DEFINICIONES, SÍMBOLOS O ABREVIATURAS

BILL OF LADING
Es el documento de conocimiento de embarque. Es un documento propio del transporte
marítimo que se utiliza como contrato de transporte de los equipos en un buque de línea
regular. Se conoce por sus siglas en ingles B/L.

CATÁLOGO
Es una relación organizada, en la cual se registran y describen las características, ventajas
o especificaciones de objetos, equipos, repuestos, entre otros. Puede estar en formato
físico o electrónico. Generalmente es un documento usado con fines comerciales para el
mercadeo o promoción de productos.

CERTIFICADO DE CALIDAD
Es el documento en el cual se expone por escrito que un producto, proceso, servicio o
persona, está conforme con los requisitos especificados en una norma o documento
previo.

CÓDIGO
A los efectos de esta guía, el código se refiere a la combinación de caracteres que
identifican a toda comunicación enviada por el personal de HBMECUADOR, C.A, bien sea
que se trate de email o correspondencia de tipo interno o externo a la organización.

COMUNICACIONES
A los efectos de la presente guía, se trata de la emisión de un mensaje escrito utilizando
para ello un medio físico (correspondencia) o electrónico (email).
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CONTRATO
Convenios escritos establecidos entre HBMECUADOR, C.A. y clientes, proveedores o
personal y en los cuales las partes se obligan sobre una materia determinada y cuyo
cumplimiento es exigido.

CORRESPONDENCIA
Se refiere a las comunicaciones recibidas por la empresa y a aquellas enviadas a personas
dentro o fuera de HBMECUADOR, C.A., o a otras organizaciones. Se trata de un tipo de
documento que se presenta en formato físico.

CRONOGRAMA
Es una lista de todos los elementos críticos o actividades, con sus fechas previstas de
inicio y culminación, en la cual puede incluirse información sobre responsables por la
ejecución, recursos, cumplimiento, entre otros.

CURRICULUM VITAE
Hoja de vida en la cual se presentan datos de identificación, formación y de la actividad
profesional de una persona.

DOCUMENTO
Se refiere a la información escrita (independientemente del medio de soporte) generada y
manejada en los diferentes procesos de la organización. Ejemplo: informe, correo
electrónico, registro, minuta. En la presente normativa se utiliza como denominación
genérica.

EMAIL
Es la denominación en idioma inglés del correo electrónico. Se trata de una comunicación
electrónica que involucra a un emisor y a uno o varios receptores.

ESPECIFICACIÓN TÉCNICA
Documento en el que se establecen las características de un producto o los procesos y
métodos de producción relacionados, con inclusión de las disposiciones administrativas
aplicables. También puede incluir prescripciones en materia de terminología, símbolos,
embalajes, mercado o etiquetado aplicables a un producto, proceso o método de
producción, o tratar exclusivamente de ellas.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Representa la forma como se organiza la empresa para cumplir con su objeto y en la cual
se establecen las relaciones jerárquicas y de interdependencia de entre las diversas
funciones, bien sean éstas de apoyo (staff) o sustantivas (medulares) al negocio. Es
sinónimo de organigrama.
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FACTURA
Documento formal de exigencia de pago en el cual se presenta una relación de objetos o
artículos comprendidos en una venta, remesa, suministro u otra operación de comercio.

FORMULARIO
Es la forma preestablecida o esquema que se utiliza para registrar información de acuerdo
a las necesidades de los procesos.

GUIA
Se refiere a un documento en el que se presentan pautas, principios o modelos para
orientar o encauzar una determinada materia.

INFORME
A los efectos del presente documento, se refiere a la descripción escrita de las
características y circunstancias de un evento o suceso.

INFORME DE RESULTADOS DE PRUEBA

Documento que consolida los resultados del proceso de pruebas o ensayos realizados a
un determinado equipo.

INSTRUCCIÓN DE TRABAJO
Detalla la secuencia de tareas o pasos necesarios para cumplir con una actividad,
indicando claramente qué debe hacerse, quién debe hacerlo, cuándo, dónde y cómo debe
hacerse, qué materiales, equipos y documentos deben utilizarse y cómo debe controlarse y
registrarse. Los verbos se emplean en segunda persona del singular: Elabore, Asegúrese,
Realice, Firme.

MANUAL
Se refiere por una parte, al instrumento administrativo que contiene en forma explícita,
ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y
procedimientos, y por otra parte, hace referencia al instrumento técnico que describe las
características de operación y mantenimiento de equipos.

5.

MINUTA
Se refiere la relación escrita de lo acontecido en una reunión. Proporciona una descripción
de la estructura de la misma, comenzando con una lista de los presentes, siguiendo con
los planteamientos y las respuestas de cada uno de los asistentes, y finalizando con el
detalle de las conclusiones o acuerdos que tuvieron lugar.

NORMA / NORMATIVA
Hace referencia a los documentos que detallan un conjunto de condiciones que deben ser
respetadas y que permite regular ciertas actividades. De igual forma se refiere a la
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descripción de características técnicas y valores de referencia para equipos, partes,

piezas, entre otros. Su observancia es obligatoria para el ámbito que la misma norma
defina.

NOTA DE ENTREGA
Es el instrumento que comprueba la entrega o suministro de un bien, articulo, objeto,
mercancía o documento.

DOCUMENTO TÉCNICO COMERCIAL

Se refiere al compendio de información contentivo del alcance de los servicios ofrecidos,
así como los tiempos de entrega y condiciones comerciales y financieras de un equipo o
dispositivo determinado.

ORDEN DE SERVICIO
Documento mediante el cual un contratante confirma la adquisición de un servicio bajo las
condiciones previamente acordadas con el prestador de dicho servicio.

ORDEN DE COMPRA
Documento mediante el cual un contratante confirma la adquisición de un equipo, articulo,
objeto o mercancía bajo las condiciones previamente acordadas con el vendedor o suplidor
de dicho bien.

PACKING LIST
Es la denominación en inglés de Lista de Empaque. Es el documento elaborado por el
fabricante de un equipo en el cual se detalla el contenido de una carga o embarque, la
cantidad de cajas, el peso y dimensiones de cada caja.

PLAN
Es la representación sistemática de acciones que se elabora antes de ejecutar una
actividad y cuyo objetivo es dirigirla y encauzarla. Puede incluir la definición del objetivo y
alcance de la actividad o servicio post-venta que se espera emprender. Por ejemplo: plan
de la calidad, plan de negocios, plan financiero, plan de auditoría, entre otros.

PRESENTACIÓN
A los efectos de la presente guía, se trata de aquel documento que sirve de apoyoo para
explicar un tema en forma esquemática, mediante el uso combinado de textos concisos,
imágenes o audios.

PROCEDIMIENTO
Documento contentivo de la secuencia lógica de actividades/acciones de obligatorio
cumplimiento, definido para llevar a cabo una actividad o un proceso determinado,
señalando los responsables de la ejecución detallada de la misma. Describe las acciones
correspondientes a varios responsables o ejecutores dentro de la organización.
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SGC
Siglas de Sistema de Gestión de la Calidad

6. CONSIDERACIONES GENERALES
6.1. El acatamiento y seguimiento de la presente guía, es de carácter obligatorio para el
personal que labora en HBMECUADOR, C.A., a fin de garantizar el control y
trazabilidad de la gestión empresarial.
6.2. El personal de HBMECUADOR, C.A, es responsable por el control de los
documentos inherentes a sus actividades, en lo que respecta a documentos del
SGC, deben ser controlados por Gestión de Calidad.
6.3. En los contratos celebrados por HBMECUADOR, C.A., con clientes, proveedores y
subcontratistas, deben indicarse los datos de nombre, email y teléfono de las
personas responsables de establecer y mantener la comunicación entre las partes.

7. CONSIDERACIONES ESPECÍFICAS
7.1. Envío y Recepción de Emails

 Cada email debe ser enviado con un “Asunto” que describa el tema tratado en la
comunicación.
 Cuando se trate de una correspondencia para ser revisada por otros, debe colocarse
la palabra “Borrador” en el “Asunto”.
 En el campo “Para” del email debe ser identificado el destinario principal, el resto de
los destinatarios deben ser colocados en el campo “Cc” (Con copia).
 En el campo “Cc” deben incluirse, independientemente del nivel de importancia de la
correspondencia o documento, las siguientes unidades o personas:
o El nivel jerárquico superior al remitente del email
o Aquellos cargos que por razones operativas deben estar informados del asunto
tratado en la comunicación.
 En la parte final del email debe incluirse una firma que contenga los siguientes datos:
o Nombre y Apellido del remitente.
o Cargo en la Organización.
o Teléfono Contacto.
o Logotipo de la Empresa
o Página Web de HBMECUADOR, C.A.
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7.2. Envío y Recepción de Correspondencia

 La correspondencia que se requiera enviar a nombre de HBMECUADOR, C.A., debe

ser remitida en borrador a la Gerencia General para su revisión. Para esto el
responsable de su redacción debe seguir la normativa establecida para el envío y
recepción de email.
 Una vez que la Gerencia General revise y apruebe la emisión de la correspondencia,
el responsable de la redacción debe enviar la misma a la secretaria-recepcionista,
solicitando la colocación del código de referencia para el control y su impresión y
emisión.
 La secretaria-recepcionista de HBMECUADOR, C.A., es la responsable de la
asignación de los códigos de referencia para el control de la correspondencia emitida
por la empresa.
 El código de referencia de la correspondencia enviada por HBMECUADOR, C.A.,
debe ser construido siguiendo lo establecido en el Anexo “A” del presente documento.
 Toda correspondencia debe ser impresa en dos ejemplares, uno para el destinatario y
otro para ser conformado en señal de haber sido recibida.
 Es responsabilidad de la Secretaria-Recepcionista, realizar el seguimiento de la copia
recibida por el destinatario.
 La copia de la correspondencia sellada como recibida por el destinatario debe ser
digitalizada y distribuida a la Gerencia General y Área Funcional o Gerencia que
corresponda. Posteriormente debe ser archivada en la carpeta “Correspondencia
Enviada”.
 La Secretaria-recepcionista, es responsable del registro de la correspondencia
recibida, así como de su digitalización y distribución en forma electrónica a los
involucrados, siguiendo la normativa establecida para el envío y recepción de email.

8. FORMATOS:
 HBM-GC-F-006 “Control de Emisión de Correspondencia”.
 S/C “Plantilla para la elaboración de Comunicaciones Externas”.
 S/C “Plantilla para la elaboración de Comunicaciones Internas”.

9. ANEXOS
 Anexo A: Tabla de Codificación de correspondencias.
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ANEXO A
TABLA DE CODIFICACIÓN DE CORRESPONDENCIA

GERENCIA/UNIDAD/ÁREA CÓDIGO

Presidencia HBME

Gerencia General GG

Talento Humano TH

Servicios Administrativos SA

Seguridad Industrial SI

Asesoría Jurídica AJ

Regencia Farmacéutica RF

Gestión de la Calidad GC

Gerencia de Comercialización, Mercadeo y Post-Venta CMP

Ventas VT

Publicidad y Mercadeo PM

Mantenimiento WEB y RS MWR

Servicio Post-Venta SP

Gerencia de Almacenaje y Preservación GAP

Almacenaje y Preservación AP

Control de Inventarios CI

Seguridad y Resguardo SR

Gerencia de Distribución y Transporte GDT

Distribución y Despacho DD

Transporte y Rutas TR

Control de Entregas CE
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Para el proceso de codificación de una correspondencia emitida por HBMECUADOR, C.A.,

se deben cumplir la siguiente nomenclatura:

COMUNICACIÓN EXTERNA:
HBM-XX-999-0000
Donde:
HBM = Identifica la empresa
XX = Identifica la Gerencia, Unidad o área que genera la correspondencia.
999 = Identifica el número correlativo correspondiente.
0000 = Identifica el año en que se emite la comunicación.

Ejemplo:

HBM-GC-001-2016
Donde:
HBM = Identifica la empresa
GC = Indica que fue emitida por Gestión de la Calidad
001 = Indica el número correlativo que corresponde.
2016 = Indica que la comunicación fue emitida en el año 2016
Nota: Al iniciar cada año el correlativo inicia en 001

COMUNICACIÓN INTERNA

XX-999-0000
Donde:
XX = Identifica la Gerencia, Unidad o área que genera la comunicación.
999 = Identifica el número correlativo correspondiente.
0000 = Identifica el año de emisión de la comunicación.

Ejemplo:

TH-001-2016
Donde:
TH = Indica que la comunicación es emitida por Talento Humano
001 = Indica que el número correlativo correspondiente
2016 = Indica que la correspondencia fue emitida en el año 2016.