HBM-GC-G-001

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE

DOCUMENTOS
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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y HBMED-GC-G-001
PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS Fecha Vigencia:
Agosto-2016

Revisión N° 00
GESTIÓN DE LA CALIDAD
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REVISIONES

REVISIÓN N° VIGENCIA DESCRIPCIÓN CAMBIOS REALIZADOS RESPONSABLE

00 Agosto-2016 Emisión Inicial

APROBACIÓN

FIRMAS ELABORADO REVISADO CONFORMADO APROBADO

Nombre y Apellido
Cargo/Área
Fecha

Firma
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TABLA DE CONTENIDOS

1. OBJETIVO................................................................................................................................ 4

2. CAMPO DE APLICACIÓN........................................................................................................4

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA...........................................................................................4

4. DEFINICIONES, SÍMBOLOS O ABREVIATURAS...................................................................4

5. POLÍTICA GENERAL............................................................................................................... 5

6. CONSIDERACIONES GENERALES........................................................................................5

7. CONFIGURACIÓN Y ACTIVACIÓN DE LA HERRAMIENTA “CONTROL DE CAMBIOS”.....6

8. UTILIZACIÓN DE LA HERRAMIENTA DE CONTROL DE CAMBIOS.....................................6

9. ACTUALIZACIÓN DE UN DOCUMENTO QUE YA TIENE CAMBIOS IDENTIFICADOS........6

10. CONFIGURACIÓN DE LA HERRAMIENTA WORD “ESTILOS”, PARA DOCUMENTOS DEL

SGC................................................................................................................................................. 6

11. CONFIGURACIÓN de la TABLA DE CONTENIDOS...............................................................7

12. INSERTAR HIPERVÍNCULOS..................................................................................................7

13. ANEXOS................................................................................................................................... 8
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la elaboración y presentación de documentos y
correspondencia, así como presentar la herramienta de control de cambios, durante la
revisión de un documento.

2. CAMPO DE APLICACIÓN
Esta Guía es aplicable a toda la documentación que sea emitida o elaborada por el equipo
de trabajo de HBMEDICAL, C.A., pasando por los procesos de elaboración y revisión
hasta la emisión final.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Internos
 HBMED-GC-P-001 “Procedimiento para el Control de Documentos”.
 HBMED-GC-G-002 “Guía para el envío y Recepción de Comunicaciones”.

4. DEFINICIONES, SÍMBOLOS O ABREVIATURAS

CONTROL DE CAMBIOS
HERRAMIENTA DEL PROGRAMA MICROSOFT OFFICE, UTILIZADO PARA
IDENTIFICAR LOS CAMBIOS, MODIFICACIONES, ELIMINACIONES,
INCORPORACIÓN DE COMENTARIOS ETC, EN UN DOCUMENTO.

CARTA
Medio de comunicación escrita, utilizada para intercambiar información con entes externos
a la organización. Ejemplo: cartas dirigidas a clientes, proveedores, contratistas, etc.
DOCUMENTO
Se refiere a la información escrita (independientemente del medio de soporte) generada y
manejada en los diferentes procesos de la organización. Ejemplo: informe, correo
electrónico, registro, minuta.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Entidad identificada y estructurada que contiene texto, gráficos, sonidos, imágenes o
cualquier otra clase de información que puede ser almacenada, editada, extraída e
intercambiada entre sistemas de tratamiento de la información o usuarios como una unidad
diferenciada. Incluye documentos digitales de origen o documentos analógicos que han
sido digitalizados.

DOCUMENTO TÉCNICO COMERCIAL

Se refiere al compendio de información contentivo del alcance de los servicios ofrecidos
POR HBMEDICAL, C.A., así como los tiempos de ejecución y condiciones comerciales y
financieras establecidas.

EMAIL
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Es la denominación en idioma inglés del correo electrónico. Se trata de una comunicación

electrónica que involucra a un emisor y a uno o varios receptores.

MINUTA DE REUNIÓN
MEDIO ESCRITO UTILIZADO PARA DEJAR POR SENTADO LOS ACUERDOS
TRATADOS EN UNA REUNIÓN.

5. POLÍTICA GENERAL
Es política de HBMEDICAL, C.A., que toda la documentación generada por la empresa,
cumpla los estándares establecidos en la Norma Internacional ISO 9001 en su última
versión, dando así el aval necesario a nuestros clientes externos, que todos los servicios
ofrecidos cumplen con los requisitos de calidad, con lineamientos claros. Igualmente
nuestros clientes internos, obtendrán procesos claros debidamente establecidos.

6. CONSIDERACIONES GENERALES
6.1. La última línea de una página en una comunicación o documento, no debe ser un
título. Si se diera el caso, se debe dejar un margen inferior mayor y comentar el título
en la siguiente página.
6.2. Para la identificación de los cambios, eliminaciones, inserciones y comentarios,
realizados durante la revisión de un documento, se debe activar la herramienta
“Control de Cambios”
6.3. El código de colores a ser configurado dentro de la herramienta “Control de Cambio”,
establecido por HBMEICAL, C.A., es el siguiente:

DESCRIPCIÓN COLOR

Agregar Verde

Eliminar o Borrar Rojo

Cuadro de Comentarios Azul

Línea de Identificación
Negro
de Cambios

6.4. Para la elaboración de Cartas, se deben cumplir con los siguientes lineamientos:

6.4.1. Encabezado
6.4.2. Pie de página
6.4.3. Fecha
6.4.4. Destinatario
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6.4.5. Código
6.4.6. Contenido
6.4.7. Firma
6.4.8. Sello

7. CONFIGURACIÓN Y ACTIVACIÓN DE LA HERRAMIENTA “CONTROL DE CAMBIOS”

Para configurar y activación de la herramienta “Control de Cambios”, siga las
indicaciones siguientes:
7.1. Haga clic en la pestaña de Revisar de la barra de herramientas de Word

7.2. Luego cliquee la siguiente ruta Revisar – Control de Cambios – Cambiar Opciones
de Seguimiento
7.3. Configure según la Tabla de Códigos normalizadas para cambios en documentos.

8. UTILIZACIÓN DE LA HERRAMIENTA DE CONTROL DE CAMBIOS

El control de cambios se utiliza cuando se somete un documento normalizado al proceso

de revisión y dichas observaciones deban ser evaluadas por dos (2) o más personas.

Nota: Cuando se requiera continuar la escritura sin identificar los cambios, se debe
desactivar la herramienta de control de cambios.

Para activar y desactivar la herramienta ejecute lo siguiente:

8.1. Haga clic en la barra de herramientas en la siguiente ruta Revisar – Control de

Cambios

9. ACTUALIZACIÓN DE UN DOCUMENTO QUE YA TIENE CAMBIOS IDENTIFICADOS

9.1. En los casos que se requiera actualizar un documento que ya posee cambios
identificados, se deben eliminar los controles de cambios anteriores para identificar
los nuevos.
9.2. En los casos que se quieran aceptar o rechazar los cambios identificados en un
documento, dentro de la herramienta, haga clic en la acción que desee seleccionar.

10. CONFIGURACIÓN DE LA HERRAMIENTA WORD “ESTILOS”, PARA DOCUMENTOS

DEL SGC

10.1. Los estilos definidos de escritura, numeración, títulos y subtítulos de secciones o

partes de las plantillas para la elaboración de Procedimientos, Guías, Normas, IDT,
controlados y dentro del SGC, deben ser los siguientes:
ESTILO DEFINIDO DESCIPCIÓN/USO CONFIGURACIÓN
SOL Títulos Se utiliza para los títulos Letra Arial, Tamaño 12, en
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Mayúscula sostenida y en
(enumerados) que identifican las
negrita, Numeración Uno (1)
secciones del documentos
punto (.)
Letra Arial, Tamaño 11,
Se utiliza para los subtítulos Inicial en mayúscula y en
SOL Sub
(enumerados) negrita. Numeración Uno (1)
punto (.) Uno (1) punto (.)
Letra Arial, Tamaño 10
Se utiliza para identificar sub mayúscula sostenida, en
SOL Nivel 3
procesos negrita y subrayado (sin
numeración)
Se utiliza para la escritura de Letra Arial, tamaño 11, Inicial
SOL Normal párrafos que preceden a los estilos en Mayúscula.
SOL Títulos; SOL Sub

11. CONFIGURACIÓN DE LA TABLA DE CONTENIDOS

Las plantillas normalizadas para la elaboración de Procedimientos, Normas, Guías IDT,

etc, poseen la Tabla de Contenidos debidamente configurada, únicamente el elaborador,
debe actualizar la tabla establecida en las diferentes plantillas para documentos.

La Tabla de Contenidos se genera automáticamente, una vez que cada título o subtítulo se
marque, el mismo se configura de la siguiente forma:

11.1. Defina los estilos dentro de la herramienta Word.

11.2. Haga clic en la barra de herramientas: Referencias – Tabla de Contenido – Insertar
Tabla de Contenido y active los niveles como se demuestra a continuación:

Para a actualizar la Tabla de Contenidos, proceda de la siguiente forma:

11.3. Ubíquese en la tabla y haga clic en “F9”, seguidamente le aparecerá una pantalla
con las opciones “Actualizar toda la Tabla”, o “Actualizar números de páginas”, elija
la opción requerida.

12. INSERTAR HIPERVÍNCULOS

Si se requiere insertar en un documento una información o formato ejecute lo siguiente:

12.1. Haga clic en la siguiente acción: Insertar – Vínculos – Hipervínculos
12.2. En el cuadro de diálogo seleccione el archivo que va a anexar.

13. ANEXOS
 Anexo A: Estructura de Organización Documental
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ANEXO A
ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Manual de Calidad
HBMED-GC-M-02

Normas, Procedimientos e
Instrucciones de Trabajo

Formularios y Registros