Código:P-SST-18

PROCEDIMIENTO DE ADQUISION Y Fecha: 21/02/2019

Versión: 00
CONTRATACIÓN CON PROVEEDORES Y
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CONTRATISTAS
Objetivo: Describir la metodología para garantizar que la compra de los
materiales y servicios adquiridos, cumplan con los requisitos exigidos por la
empresa. Además, garantizar que se identifiquen y evalúen en las
especificaciones relativas a las compras o adquisiciones de productos y servicios,
las disposiciones relacionadas con el cumplimiento del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

1. Alcance: Este procedimiento aplicará en todos los procesos de adquisición o

contratación de bienes y servicios que se adelanten con proveedores o
contratistas.

2. Definiciones:
2.1. Compra: Adquisición de bienes para el desarrollo de las actividades de
la empresa.

2.2. Contratante: Encargado en la empresa, el cual ha sido autorizado por

la gerencia para contratar.

2.3. Contratista: Persona natural o jurídica, legalmente constituida que

suministra bienes y/o servicios con quien el contratante contrata una
labor o un servicio.

2.4. Ficha técnica: Documento que describe las características y

especificaciones de un producto.

2.5. Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto o

servicio.

2.6. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita

u obligatoria.

2.7. Reevaluación de proveedores: Análisis sistemáticos del cumplimiento

de acuerdos, compromisos y/o negociaciones relacionados con los
productos y servicios adquiridos.

2.8. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en Trabajo: El Sistema

de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST consiste en el
desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora,
continua y que incluye la política, la organización, la' planificación, la
aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el
objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que
puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo.

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Luz Neira Ruiz A – Paola A. Pérez G
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3. Generalidades:

Dentro de los parámetros de selección y evaluación de proveedores y contratistas,

el contratante podrá incluir criterios que le permitan conocer que la empresa a
contratar cuente con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST.

Cuando se cuente con contrato u orden de servicio deberá adjuntarse antes del
pago del mismo los soportes de pagos de seguridad social, ARL y Pensión. En
caso de que el servicio se efectué dentro de las instalaciones de la empresa los
pagos de seguridad social, ARL y Pensión deben realizarse previo al servicio.

Al ingreso del personal contratista, proveedores, trabajadores cooperados,

trabajadores en misión y sus subcontratistas, deberá informárseles por medio de
una notificación los peligros y riesgos generales y específicos de su zona de
trabajo incluidas las actividades o tareas de alto riesgo, rutinarias y no rutinarias.
Así como la forma de controlarlos y las medidas de prevención y atención de
emergencias.

Se debe revisar periódicamente durante cada año, la rotación de personal y

asegurar que el nuevo personal reciba la misma información.

4. Procedimiento:

ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Se recibirán requerimientos de
compras desde cualquier área de
la empresa, siendo notificadas al
responsable de compras dando
las especificaciones de lo
1 REQUERIMIENTO DE solicitado. Responsable de
COMPRAS compras
El encargado de compras
definirá las compras que debe
realizar con base en la solicitud
que reciba desde cualquier área
de la empresa y el inventario
actual.
2 SELECCIÒN DE Cada que se requiera un nuevo Responsable de F-SST-49
PROVEEDORES proveedor, se debe solicitar la compras Selección
información que se encuentra proveedores y
Encargado del
definida en el formato Selección
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proveedores y contratistas y
anexar la información solicitada.

En caso de contratar con un

proveedor de transporte
particular debe demostrar que
los documentos legales están
vigentes, para lo cual debe
entregar una copia del
certificado de gases, certificado contratistas
tecno mecánico, seguro SG-SST
obligatorio y licencia de
conducción, Constancia de
afiliación al sistema General de
Riesgos Laborales.

En caso de contratar con

proveedores de servicios debe
verificarse la idoneidad en los
requisitos de formación y
educación.
Incluir los nuevos proveedores
aprobados en el listado de
proveedores y conformar una
carpeta para cada uno de ellos
con la siguiente información:

 Selección de proveedores y
3 ACTUALIZAR contratistas
LISTADO DE Responsable de F-SST-47 Listado
 Certificado de cumplimiento
PROVEEDORES compras de proveedores
APROBADOS con el SG SST (Decreto 1072
de 2015)
 Resultados de la evaluación
y/o reevaluación del
proveedor.
 Certificado de aporte de
seguridad social y
parafiscales, considerando la
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rotación del personal por

parte del proveedor,
contratista y o subcontratista.
Cartas de retroalimentación.
Se hará cotizaciones
buscando realizar gestión
desde el proceso de compras.
Solicitar a los proveedores
aprobados, los precios y las
condiciones de pago
(Descuentos y/o Fechas de
pago), registrando lo anterior
en el formato F-SST-17
Cotización, comparando con
4 ELABORAR otros proveedores de los
Responsable de F-SST-50
COTIZACIÓN mismos materiales o compras Cotización
servicios.
Para las compras de
elementos de protección
personal deberá solicitarse al
proveedor el envió de las
fichas técnicas para verificar
el uso y las precauciones con
los mismos.
Nota: Las cotizaciones pueden
ser las que suministre el
proveedor.
5 ELABORAR ORDEN Orden de Compras: Responsable de F-SST-48 Orden
DE COMPRA O Elaborar la orden de compra compras de compra
CONTRATO describiendo claramente en el
formato de orden de compra de F-SST-06 Matriz
la empresa los materiales o de comunicación
servicio solicitados, el nombre interna y externa.
del proveedor, la cantidad a
pedir, precio, fecha de solicitud y Notificación los
fecha de posible entrega en el peligros y riesgos
espacio de vencimiento. generales y
específicos
Nota: Para los casos en los que
se cuente con contrato no se
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realizara órdenes de compra.

Para la comunicación con los

proveedores, trabajadores
cooperados, trabajadores en
misión, contratistas y sus
trabajadores o subcontratistas; la
empresa cuenta con un canal de
comunicación para la Gestión de
seguridad y salud en el trabajo
que puede ser consultada y
comunicada al proveedor en la
Matriz de comunicación interna y
externa.

El responsable de la compra
debe verificar antes del inicio de
la contratación bien sea por
orden de compra o contrato,
periódicamente, el cumplimiento
de la obligación de afiliación al
Sistema General de Riesgos
Laborales, considerando la
rotación del personal por parte
de los proveedores contratistas y
subcontratistas, de conformidad
con la normatividad vigente.

Previo al inicio del contrato y con

una frecuencia anual deberá
informárseles a proveedores y
contratistas por medio de
Notificación los peligros y riesgos
generales y específicos de su
zona de trabajo incluido las
actividades o tareas de alto
riesgo, rutinarias y no rutinarias.
Así como la forma de
controlarlos y las medidas de
prevención y atención de
emergencias.
Instruirlos, sobre el deber de
informarle, acerca de los
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presuntos accidentes de trabajo

y enfermedades laborales
ocurridos durante el periodo de
vigencia del contrato para que el
empleador o contratante ejerza
las acciones de prevención y
control que estén bajo su
responsabilidad
6 RECEPCIÓN DE LAS La recepción de las compras se Responsable de
COMPRAS realiza con la factura; esta se compras
confronta con la orden de
compra para verificar si el
producto o servicio facturado es
igual al comprado.
La verificación de las compras se
realiza según los métodos de
ensayo definidos en los criterios
de aceptación o rechazo;
registrando el resultado en la
orden de compra.
Si se detecta material o servicio
no conforme en la recepción,
debe informar al responsable de
compras para gestionar el
reclamo, se hace una separación
física e identificación cuando
aplique, hasta que compras
F-SST-69
7 VERIFICAR LA defina su impacto y su respectivo
Acciones
CONFORMIDAD destino y los hallazgos
correctivas,
encontrados deberán ser
COMPRAS preventivas y de
registrados en el formato
mejora.
Acciones correctivas, preventivas
y de mejora.
En el caso de los servicios estos
podrán ser recepcionados
también a través de certificados
u otros documentos que
evidencien el cumplimiento del
mismo.
8 EVALUAR Y Reevaluar los proveedores Responsable de F-SST-51
REEVALUAR EL teniendo en cuenta los siguientes compras Evaluación de
DESEMPEÑO DE LOS criterios: proveedores y
PROVEEDORES Encargado del contratistas.
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CALIDAD SG-SST
- Requisitos del Producto
- Información del
Producto/servicio

SERVICIO
- Atención a Quejas y
Reclamos/ Servicio Postventa
- cumplimiento de la obligación
de afiliación al Sistema
General de Riesgos
Laborales
- Cumplimiento en el Tiempo
de Entrega
- Cumplimiento en la Cantidad
Entregada
- Información, acerca de los
presuntos accidentes de
trabajo y enfermedades
laborales ocurridos durante el
periodo de vigencia del
contrato
- Cumplimiento de la
normatividad en seguridad y
salud el trabajo

La puntuación para calificarlos

será el resultante del
seguimiento realizado a cada
proveedor según Las órdenes de
compra o Contratos celebrados
con el proveedor durante el
periodo evaluado, en este se
realiza la recepción de las
compras.
La frecuencia para calificarlos
dependerá del ponderado total
obtenido según formato
Evaluación de proveedores y
contratistas.
La frecuencia de calificación será
definida según el resultado de la
evaluación:
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Proveedor Tipo A: Anual

Proveedor Tipo B: Semestral
Proveedor Tipo C: Sale como
proveedor

Verificar periódicamente y
durante el desarrollo de las
actividades objeto del• contrato
en la empresa, el cumplimiento
de la normatividad en seguridad
y salud el trabajo por parte de los
trabajadores cooperados,
trabajadores en misión,
proveedores, contratistas y sus
trabajadores o subcontratistas.
Anualmente o cuando se
considere necesario se deben
informar a los proveedores y
8 Responsable de
contratistas sobre su
RETROALIMENTACIÓN desempeño, compras
incluyendo el
Retroalimentación
DE PROVEEDORES cumplimiento de la normatividad
Encargado del
en seguridad y salud el trabajo,
SG SST
solicitándole acciones de mejora
y hacer seguimiento a su
cumplimiento.

5. Registros

F-SST-49 Selección proveedores y contratistas

F-SST-47 Listado de proveedores
F-SST-51 Evaluación y Reevaluación de proveedores
F-SST-06 Matriz de comunicación interna y externa.
F-SST-69 Acciones correctivas, preventivas y de mejora.

6. Anexos

Notificación los peligros y riesgos generales y específicos

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