EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE

PROVEEDORES

1 OBJETIVO
Asegurar que los proveedores utilizados por National Oilwell Varco de Colombia sean seleccionados
de acuerdo con su capacidad para proporcionar bienes y servicios que cumplan con los requisitos
establecidos por la empresa. Brindar elementos para que la selección y evaluación de los
proveedores de la empresa garantice que éstos cumplan con los requisitos legales y reglamentarios
aplicables tanto a los bienes comercializados como a sus operaciones.

2 ALCANCE

El presente procedimiento aplica a la selección, inscripción, evaluación y revaluación de todos los

proveedores nacionales e internacionales de National Oilwell Varco de Colombia, específicamente
a aquellos que se consideren críticos como son:
• Proveedores cuyos productos o servicios tienen un efecto directo sobre la calidad o la
prestación de los servicios de NOV.
• Proveedores cuyos productos o servicios pueden generar una afectación importante sobre
la seguridad o salud de los trabajadores de NOV.
• Proveedores cuyos productos o servicios pueden generar un efecto importante sobre los
aspectos e impactos ambientales de la empresa.

Para la solicitud, almacenamiento, conservación, actualización y verificación de la información

comercial de todos los proveedores sin importar la división, deberá seguirse el documento: Vendor
setup and maintenance policy RG-GC-026 emitido por la casa matriz. Este documento debe
aplicarse para el mantenimiento de todas las bases de datos, sistemas de información, sistemas
contables, etc., donde se tenga información de los proveedores de NOV en Colombia.

3 DEFINICIONES

Proveedor: Organización que proporciona un producto o servicio.

Nota 1 a la entrada: Un proveedor puede ser interno o externo a la organización.

Nota 2 a la entrada: En una situación contractual, un proveedor puede también llamarse “contratista”.

Proveedor externo: organización que proporciona un producto o servicio.

Producto: salida de una organización que puede ser producida sin que se realice ninguna
transacción entre el proveedor y el cliente. (ISO 9000:2015)
Nota 1 a la entrada: La producción de un producto puede lograrse sin que necesariamente se lleve a cabo una transacción
entre el proveedor y el cliente, pero a menudo puede involucrar un elemento de servicio durante su entrega al cliente.

Nota 2 a la entrada: El elemento dominante de un producto consiste en que generalmente es tangible.

Nota 3 a la entrada: El hardware es tangible y su cantidad es una característica contable (p.ej; número de ruedas). Los
materiales procesados son tangibles y su cantidad es una característica continua (p.ej; combustible o bebidas gaseosas).
El hardware y los materiales procesados con frecuencia se denominan bienes. El Software consiste de información
independiente de su modo de entrega (p.ej; programas de computador, app para un teléfono móvil, manuales de
instrucciones, el contenido de un diccionario, los derechos de una composición musical, una licencia de conducción).

Código: PR-GC-002 1 de 6
 EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE
PROVEEDORES

Servicio: salida de una organización con por lo menos una actividad que necesariamente es
realizada entre la organización y el cliente. (ISO 9000:2015)

Nota 1 a la entrada: Los elementos dominantes de un servicio por lo general son intangibles.

Nota 2 a la entrada: El servicio a menudo involucra actividades en interacción con el comprador para establecer los
requisitos del cliente, así como durante la entrega del servicio, y puede involucrar una relación continua, como es el caso
de los bancos, contabilidad u organizaciones públicas; p.ej., escuelas u hospitales.

Nota 3 a la entrada: La provisión del servicio puede involucrar por ejemplo, lo siguiente:
• Una actividad realizada sobre un producto tangible proporcionado por el cliente (p.ej; la reparación de un
vehículo).
• Una actividad realizada sobre un producto intangible proporcionado por el cliente (p.ej; una declaración de
impuestos).
• La entrega de un producto intangible (p.ej; la entrega de información en el contexto de la transmisión de
conocimiento).
• La creación de un ambiente para el cliente (p.ej; en hoteles y restaurantes);

Nota 4 a la entrada: Un servicio es generalmente experimentado por el cliente.

Funcionario de compras: Hace referencia a cualquier funcionario o contratista de NOV

independientemente de su cargo, cuyas responsabilidades, roles y autoridad estén relacionadas con
la ejecución y seguimiento de las compras en la organización.

4 DOCUMENTOS ASOCIADOS
IN-CA-001: Guía para la elaboración de documentos.
CAL-002: Tuboscope equipo de calibración por agencia externa.

5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES

1 Inicio
De acuerdo con el procedimiento: PR-GC-001
Identificación de la Adquisición y despacho de bienes, insumos,
necesidad de equipos y contratación de servicio; cuando no
Funcionario de
2 selección y se cuente con un proveedor previamente
compras
aprobación de un seleccionado y aprobado para suministrar un
proveedor nuevo. bien o servicio, se dará inicio al presente
procedimiento.
Cuando se requiera o a solicitud del proveedor,
se pueden programar visitas, reuniones,
conferencias o cualquier otra forma de
presentación del portafolio de la empresa a
contratar.
Presentación del Funcionario de
proveedor, compras Del mismo modo, cuando sea necesario se
3 recepción de Funcionario del área podrán solicitar o recibir muestras o
muestras y de operaciones demostraciones del bien o servicio, las cuales
demostraciones. (según se requiera) pueden venir acompañadas de documentos
técnicos o fichas técnicas.

Cuando se reciban muestras y/o

demostraciones, las pruebas, análisis y manejo
de las mismas se hará de acuerdo con los

Código: PR-GC-002 2 de 6
 EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE
PROVEEDORES

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES

criterios del funcionario de compras o del

funcionario del área de operaciones involucrado
en la selección del proveedor.
El Funcionario de Compras le enviará al
proveedor un correo electrónico que incluya:
• RG-GC-004 Registro selección y
evaluación de proveedores.
• RG-GC-030 Registro selección y
evaluación de proveedores de la
comunidad.
• RG-GC-027 Acuerdo de confidencialidad
con terceros.
• RG-GC-028 Vinculación de contraparte -
Solicitud de Funcionario de SARLAFT.
4 Correo electrónico
registro compras • Proceso de respuesta de verificación.

Únicamente para proveedores de la comunidad,

se enviará el formato RG-GC-030; para todos
los demás proveedores a evaluar, se aplicará el
formato RG-GC-004.

Es importante aclararle al proveedor en el correo

de envío que el documento de proceso de
respuesta le permitirá guiarse para realizar su
inscripción en SQM.
Registro selección y evaluación de
proveedores
(RG-GC-004)
El proveedor debe enviar a NOV por cualquier
medio:
Registro selección y evaluación de
• Los formatos mencionados en la columna
proveedores de la comunidad
anterior diligenciados.
(RG-GC-030)
Entrega de la Proveedor y/o • Todos los documentos y soportes
5
documentación contratista adicionales requeridos por dichos formatos.
Acuerdo de confidencialidad con
terceros
Según el proveedor sea o no de la comunidad,
(RG-GC-027)
deberá diligenciar el formato de registro,
selección y evaluación correspondiente.
Vinculación de contraparte –
SARLAFT
(RG-GC-028)
El funcionario de Compras revisa que la
documentación entregada por el proveedor esté
completa, que la información diligenciada en los
diferentes formatos corresponda con los
soportes presentados por el proveedor en ésta
documentación y que éstos documentos estén
Registro Selección y evaluación de
vigentes.
Proveedores
(RG- GC-004) El proveedor se considerará como seleccionado
Verificación de Funcionario de únicamente cuando se cumplan los criterios
Registro selección y evaluación de
documentos compras especificados en los formatos:
6 proveedores de la comunidad
entregados por el • RG-GC-004 Registro selección y
(RG-GC-030)
proveedor Coordinadores HSEQ evaluación de proveedores.
• RG-GC-030 Registro selección y
Evaluación de restaurantes (RG-
evaluación de proveedores de la
GC-024)
comunidad.

Los proveedores de servicio de restaurante

serán aprobados unicamente a través de una
visita por parte del área de HSEQ, de la cual se
dejará registro en: RG-GC-024 Evaluación de
restaurantes.
Creación del Funcionario de El funcionario de Compras accede a la
7 https://bpmprd.nov.com/dhps/sqm/
proveedor en SQM compras plataforma BPM e ingresa los datos del

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 EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE
PROVEEDORES

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES

proveedor requeridos por el sistema incluyendo

los datos de contacto de este.

Una vez se le da el comando “enviar” a la

plataforma, el proveedor recibe una notificación
y un vínculo de acceso para ingresar al sistema
y diligenciar la información adicional necesaria.
El proveedor ingresa a la plataforma y diligencia
el cuestionario correspondiente. Cuando el
proveedor da el comando “Enviar”, el funcionario
de Compras, El Coordinador HSE y El
funcionario de Financiera reciben una
Diligenciamiento notificación para hacer la revisión de la
del cuestionario Representante del información.
8 https://bpmprd.nov.com/dhps/sqm/
para proveedores proveedor
en SQM Como guía para que el proveedor pueda cargar
sus datos en SQM, se cuenta con el documento:
Proceso de respuesta de verificación, el cual
debería haberse enviado junto con los
documentos y formatos que el proveedor debe
diligenciar.
Funcionario de
compras
Los funcionarios correspondientes de NOV
Coordinador HSEQ
Verificación de la acceden a la plataforma SQM y verifican la
9 creación del https://bpmprd.nov.com/dhps/sqm/ información del proveedor contra sus respuestas
Funcionario de
proveedor en SQM al cuestionario y aprueban la creación del
Financiera
mismo.
Gerente de línea /
gerente de división
Sí: Una vez se tienen todas las aprobaciones
para la creación del proveedor, éste ingresa
automáticamente al listado de proveedores
aprobados en JD Edwards.

No: Ir a 15
Funcionario de
10 ¿Aprobado? compras Cuando el funcionario de Compras considere
que el proveedor creado podría ser utilizado
también por otra división, puede enviar a los
demás funcionarios de compras de otras
divisiones un correo electrónico notificando que
se creó el proveedor, la razón social con la cual
fue creado, el código de JD Edwards y el
portafolio de productos o servicios que presta.
Una vez que el proveedor haya sido creado en
el sistema SQM, se debe comunicar esto al área
financiera a través del formato: Solicitud
creación proveedor RG-GF-027.

El formato también debe enviarse a financiera

Comunicación al Funcionario de Solicitud creación proveedor RG- cuando se cambie cualquier condición comercial
11 del proveedor. Por ejemplo:
área Financiera compras GF-027
• Términos comerciales.
• Razón social.
• Responsabilidades tributarias.
• Cambio de NIT.
• Domicilio comercial y/o de facturación.
• Cuenta bancaria.

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 EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE
PROVEEDORES

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES

El área de compras reevaluara anualmente a

los proveedores que sean críticos para la
prestación de servicio y/o afecten a la operación.
Se consideran proveedores críticos:
• Proveedores que puedan afectar la calidad o
la prestación de los servicios de NOV.
• Proveedores que debido a los productos o
servicios que suministren, puedan generar
afectaciones importantes a la seguridad y/o
salud de los trabajadores de NOV o de
cualquier parte interesada.
• Proveedores que por la naturaleza de los
productos o servicios que suministren tengan
un efecto importante en los aspectos e
Reevaluación del impactos ambientales de la empresa.
Proveedor
(RG-GC-008) Cuando se requiera, la revaluación de los
Funcionario de proveedores deberá hacerse con el
compras
Reevaluación de proveedores de la acompañamiento de los responsables de los
Reevaluación de comunidad (RG-GC-031) procesos involucrados en la compra o
Coordinador de contratación.
12 desempeño
HSEQ
proveedores. Autoevaluación SG SST de
proveedores Como resultado de la revaluación de cada
Funcionarios de los proveedor, se tomarán las acciones necesarias
(RG-GC-023)
procesos de acuerdo con los criterios establecidos en los
Evaluación de restaurantes (RG- formatos: RG-GC-008 Revaluación del
GC-024) proveedor y RG-GC-031 Revaluación de
proveedores de la comunidad.

El área de HSEQ, determinará la necesidad de

realizar auditorías de seguridad y salud en el
trabajo al proveedor de acuerdo con el
desempeño del mismo o con ocasión de verificar
el cumplimiento de los requisitos contractuales o
normativos. El área de HSEQ definirá para cada
caso particular la duración de la visita. Se dejará
registro de la misma en: RG-GC-023
Autoevaluación SG SST de proveedores.

Los restaurantes se revaluarán también de

manera anual a través del formato RG-GC-024
Evaluación de restaurantes.
Sí: Comunicar al proveedor el resultado de la
¿Desempeño
Funcionario de revaluación por correo electrónico.
13 satisfactorio Correo electrónico
Compras
proveedor activo?
No: continúe en 14.
Teniendo en cuenta las circunstancias por las
cuales la revaluación del proveedor no fue
positiva, se puede determinar si se continua o
no con él.

En caso de continuar, se le notificarán los

resultados de su reevaluación y se le solicitará
un plan de acción para mejorar su desempeño y
Plan de Solicitud de acción correctiva
continuar como proveedor de NOV.
seguimiento al Funcionario de (RG-GC-001)
14
proveedor compras
La eficacia del plan de acción definido por el
Formatos del proveedor
proveedor se tendrá en cuenta para la
realización de la siguiente revaluación.

Cuando el proveedor incurra en algún

incumplimiento que afecte directa o
parcialmente la operación también se le
solicitará la generación de un plan de acción.

Código: PR-GC-002 5 de 6
 EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE
PROVEEDORES

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES

Nota: El proveedor podrá presentar el plan de

acción en el formulario de Solicitud de acción
correctiva (RG-GC-001) de NOV o en su
documentación, lo cual debe tener como mínimo
la acción a seguir, el responsable y la fecha de
cumplimiento.

15 Fin

6 REQUISITOS DE HSE
Para las visitas y auditorias a los proveedores, se deben utilizar los EPPs necesarios de acuerdo con las
operaciones que se vayan a visitar.

7 CONTROL DE REGISTROS
DILIGENCIADO ARCHIVA / TIEMPO /
TÍTULO CÓDIGO CLASIFICACIÓN DISPONIBLE PARA
POR UBICACIÓN
Registro Selección Funcionario de compras
Proveedor / Compras / Financiero /
y evaluación de (RG-GC-004) Proveedor / Permanente / Oficina
Fecha HSEQ / Gerencias
Proveedores compras
Cuestionario de
responsabilidad
Funcionario de compras
social empresarial Proveedor / Compras / Financiero /
(RG-GC-025) Proveedor / Permanente / Oficina
(RSE) para Fecha HSEQ / Gerencias
compras
contratistas y
proveedores.
Funcionario de compras
Reevaluación de Proveedor / Funcionario de Compras / Financiero /
(RG-GC-008) / Permanente / Oficina
proveedores Fecha compras HSEQ / Gerencias
compras
Reevaluación de Funcionario de compras
Proveedor / Funcionario de Compras / Financiero /
proveedores de la (RG-GC-031) / Permanente / Oficina
Fecha compras HSEQ / Gerencias
comunidad compras
Funcionario de compras
Evaluación de Proveedor / Funcionario del Compras / Financiero /
(RG-GC-024) / Permanente / Oficina
restaurantes Fecha área de HSEQ HSEQ / Gerencias
compras
Funcionario de compras
Autoevaluación SG Proveedor / Funcionario del Compras / Financiero /
(RG-GC-023) / Permanente / Oficina
SST Fecha área de HSEQ HSEQ / Gerencias
compras
Registro selección
Funcionario de compras
y evaluación de Proveedor / Compras / Financiero /
(RG-GC-030) Proveedor / Permanente / Oficina
proveedores de la Fecha HSEQ / Gerencias
compras
comunidad
Acuerdo de Funcionario de compras
Proveedor / Compras / Financiero /
confidencialidad (RG-GC-027) Proveedor / Permanente / Oficina
Fecha HSEQ / Gerencias
con terceros compras
Vinculación de Funcionario de compras
Proveedor / Compras / Financiero /
contraparte – (RG-GC-028) Proveedor / Permanente / Oficina
Fecha HSEQ / Gerencias
SARLAFT compras

8 CONTROL DEL PROCEDIMIENTO

Código: PR-GC-002 6 de 6
 EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE
PROVEEDORES

MODIFICACIÓN
REV ELABORADO RESPONSABLE RESPONSABLE FECHA DE
REALIZADA /
No. POR REVISIÓN APROBACIÓN APROBACIÓN RAZÓN DEL CAMBIO
Se eliminan IN-GC-002
Maristella Melendez Maristella Melendez y el RG-GC-025 los
Angela Pinto Gina Florez Gina Florez cuales quedan
14 27/04/2022
Asesor Karen Romero Karen Romero incorporados en los
María Camila Ballén María Camila Ballén formatos de selección
y evaluación.
Maristella Melendez
Julián Mauricio Incluir documento guía
Camilo González Gina Florez
13 Ospina 21-abr-2021 para que el proveedor
Coordinador HSEQ Melissa Grueso
Asesor se inscriba en SQM
Karen Romero
Maristella Melendez Actualizar el
Julián Mauricio
Camilo González Gina Florez procedimiento para
12 Ospina 02-abr-2020
Coordinador HSEQ Lidia Africano ajustarlo a la
Asesor
Myriam García plataforma JD Edwards
Se incluye mención a
la política corporativa
Julián Mauricio
Camilo González Oscar Cuervo de creación y
11 Ospina 27-may-2019
Coordinador HSEQ Contralor actualización de
Asesor
proveedores (en el
alcance)
Angelica Sanabria
Angela Pinto Leandro Pulido Actualización e
10 Coordinadora de 27 -Junio-2018
Asesor Coordinador HSEQ inclusión del registro
compras
Aclaración del
procedimiento, revisión
Angela Pinto Leandro Pulido Pilar Gutierrez 4 de Septiembre de formatos asociados
9
Asesor Coordinador HSEQ Gerente de compras de 2017 y ajustes de acuerdo
con las actividades en
ejecución.
Inclusión de lista de
Angela Pinto Pilar Gutierrez Francisco Baquero 4 de diciembre de chequeo integral para
8
Asesor Gerente HSEQ Gerente de Compras 2015 verificación de
proveedores.
Andrés Quintana Revisión del
Over González Francisco Baquero
7 Asistente de 3-Jul-2015 procedimiento y ajuste
Gerente Operaciones Gerente de Compras
compras de evaluaciones
Andrés Quintana
Over González Francisco Baquero Ajuste general
6 Asistente de 12-Jun-2014
Gerente Operaciones Gerente de Compras procedimiento
compras
Marcela Santamaria
Over González Francisco Baquero Revisión general del
5 Asistente de 19-Dic-2013
Gerente Operaciones Gerente de Compras procedimiento
compras
Over González
Francisco Baquero Gerente Operaciones Ricardo Ortiz Jácome Ajuste formato
4 20-jun-2011
Gerente de Compras Ivén Nathalí Durán Gerente General Cambio codificación
Asesora Calidad
David Martínez
Arturo Carreño Ricardo Ortiz Jácome Cambio del logo
3 Gerente de 13-abr-2010
Coord. Operaciones Gerente General institucional
Operaciones
David Martínez Inclusión visita a
Arturo Carreño Ricardo Ortiz Jácome
2 Gerente de 16-mar-2006 entidades de recaudo
Coord. Operaciones Gerente General
Operaciones tributario

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