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CERT-RG-01

REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN 2017-10-21

1. OBJETIVO

Establecer los principios por los cuales AQ CERTIFICATION S.A.S. genera el otorgamiento,
mantenimiento, renovación, suspensión y/o cancelación de la certificación de productos y servicios,
todo bajo los parámetros de la ISO/IEC 17065:2012 (Evaluación de la conformidad. Requisitos para
los organismos que certifican productos, procesos y servicios) para los esquemas TIPO 1A
(Muestra), TIPO 1B (Lote), TIPO 5 (Marca de conformidad) y TIPO 6 (Servicios); ISO/IEC
17067:2012 (Evaluación de conformidad. Fundamentos de la certificación de productos y
directrices para los esquemas de certificación de productos), la NTC-ISO/IEC 17021:2011
(Evaluación de la conformidad. Requisitos para los organismos que realizan la auditoria y la
certificación de sistemas de gestión) para sistemas de gestión bajo la NTC 9001:2015 y la
normativa nacional y/o internacional aplicable a la evaluación del producto o servicio.

2. ALCANCE

Se expone la prestación del servicio de certificación de productos y servicios, definiendo los


deberes, derechos y obligaciones del cliente y AQ CERTIFICATION S.A.S. para los modelos de
certificación de acuerdo a las normas:

ISO/IEC 17067:2012
TIPO 1A: Muestra
TIPO 1B: Lote
TIPO 5: Marca de conformidad
TIPO 6: Servicios

3. DEFINICIONES

3.1. AUDITOR: Persona que lleva a cabo una auditoria


3.2. CLIENTE: Organización o persona responsable ante un organismo de certificación para
asegurar que se cumplen los requisitos de certificación.
3.3. CONFIDENCIALIDAD: Con excepción de la información que el cliente pone a disposición
del público, o cuando existe acuerdo entre el organismo de certificación y el cliente (por
ejemplo, con fines de responder a las quejas), toda otra información se considera
información privada y se debe considerar confidencial.
3.4. DEPENDENCIA: es una relación entre uno o más individuo, entidades u objetos en los que uno
o algunos necesitan de las atenciones, características o especificaciones de los otros para
existir, funcionar o hacer la tarea para la que fueron concebidos o creados.
3.5. EVALUACIÓN: Combinación de las funciones de selección y determinación en la actividad
de evaluación de la conformidad.
3.6. EXPERTO TÉCNICO: Persona que aporta experiencia o conocimientos específicos con
respecto a la materia que se vaya a auditar.
3.7. IMPARCIALIDAD: Presencia real y percibida de objetividad
3.8. LOTE: Conjunto de objetos similares que se agrupan con un fin determinado
3.9. MUESTRA: Porción de un producto o mercancía que sirve para conocer la calidad del
genero
3.10. NEGACIÓN: Acción y efecto de negar; Se refiere al no cumplir los requisitos técnicos
evaluados no se concede la certificación.
3.11. OTORGAMIENTO: Permiso, consentimiento, licencia, parecer favorable.
3.12. PRODUCTO: Resultado de un proceso
3.13. PROCESO: Conjunto de actividades, interrelacionadas o que interactúan, que transforma
elementos de entrada de resultados
3.14. SERVICIO: Resultado, generalmente intangible, de al menos una actividad, realizada
necesariamente en la interfaz entre el proveedor y el cliente
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3.15. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Conjunto de elementos mutuamente


relacionados o que interactúan para establecer la política y objetivos, para así dirigir y
controlar una organización con respecto a la calidad.

4. CONTENIDO

4.1. SISTEMA PARTICULAR DE CERTIFICACIÓN DE PRODUCTO

Para la certificación de productos o servicios, sea individual o por familia, se desarrollará un


sistema particular de certificación, en el que se indicarán las normas, especificaciones técnicas,
reglas y procedimientos aplicables para este producto o servicio en particular. El desarrollo de este
sistema particular será realizado por el Comité de Certificación de AQ CERTIFICATION S.A.S.,
bajo el reglamento general. La Gerencia puede gestionar y aprobar un nuevo sistema de
certificación, en consecuencia de ello el Comité de Certificación se encargará de apoyar y vigilar
las actividades técnicas que se requieran. El Comité de Partes participará en este para opinar
acerca de la adopción del nuevo sistema y realizará comentarios sobre la disposición propuesta.

4.2. PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DEL CERTIFICADO

Con base en los lineamientos del OEC teniendo en cuenta los requerimientos de la ISO/IEC
17065:2012 y de la NTC-ISO/IEC 17021:2011, el siguiente es el procedimiento para el
otorgamiento de la certificación al cliente:

Atención de la solicitud (ver numeral 4.2.1)

Revisión de la solicitud (ver numeral 4.2.2)

Prestación del servicio (Evaluación) (ver numeral 4.2.3)

Informe de la auditoría (Revisión) (ver numeral 4.2.4)

Decisión de certificación (ver numeral 4.2.5)

Auditoría de seguimiento (Vigilancia) (ver numeral 4.2.6)

Auditorías extraordinarias (Vigilancia) (ver numeral 4.2.7)

4.2.1. ATENCIÓN DE LA SOLICITUD

Cualquier empresa interesada, puede solicitar el servicio de certificación para los productos o
servicios requeridos. Teniendo como base la gestión comercial realizada previamente, se debe
entregar al cliente el documento “CERT-RG-01 Reglamento de Certificación” y un formato “GCOM-
FR-03 Solicitud de Servicio Tipo 1A y 1B” o “GCOM-FR-02 Solicitud de Servicios Tipo 6” o “GCOM-
FR-04 Solicitud de Servicio Sistema de Gestión” según sea el tipo de esquema a solicitar, en estos
se incluyen los requisitos para la certificación, documentos necesarios y el procedimiento a realizar.

El cliente enviará vía e-mail o medio magnético al asesor comercial el formato correspondiente de
acuerdo al tipo de solicitud, debidamente firmado y diligenciado, con los documentos requeridos y
las inquietudes pertinentes, en esta solicitud deben especificarse detalladamente que productos
han de ser certificados y la normatividad que aplique al caso. Si la solicitud está de acuerdo a los
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lineamientos del Reglamento de Certificación, se inicia un proceso de identificación y registro de la


documentación para iniciar el proceso de prestación del servicio. El encargado de la comunicación
con el Comité de Certificación será el Director Técnico, en lo concerniente a los resultados de los
procesos de certificación correspondientes.

4.2.2. REVISIÓN DE LA SOLICITUD

El Director Técnico, evaluará internamente cada solicitud diligenciada por los clientes y entregada
por el Asesor Comercial con el formato “CERT-FR-34 Pre-evaluación servicio de certificación” bajo
las consideraciones propuestas en el presente Reglamento (identificación del servicio en los
esquemas de certificación de conformidad dentro del alcance de AQ CERTIFICATION S.A.S. y
capacidad técnica del mismo). Una vez se ha realizado la pre-evaluación de certificación, se
procederá a enviar al cliente el formato de cotización de servicio correspondiente al esquema
solicitado TIPO 1A (Muestra), TIPO 1B (Lote) y TIPO 6 (Servicios) con una relación detallada de
las pruebas a realizar, número de muestras requeridas, además de informar si hay actualizaciones
de la norma en la cual se basa el producto o servicio a certificar.

Así mismo, dentro de esta pre-evaluación, de acuerdo al tipo de esquema de certificación solicitado y
aceptado, AQ CERTIFICATION S.A.S. puede solicitar una visita para identificar aspectos relevantes al
servicio en cuanto a los requisitos que tiene la norma particular aplicable, si esta no es aprobada por
parte del cliente, la solicitud será anulada. Si la solicitud realizada es viable y el cliente está de acuerdo
con esta, el cliente debe enviar una carta de consentimiento anexa a la cotización, con el comprobante
de pago. En el caso que el cliente no responda en un plazo de 30 días calendario a la cotización
presentada por AQ CERTIFICATION S.A.S., se procederá con su anulación.

Con la información de la cotización, se realizará un contrato entre AQ CERTIFICATION S.A.S., y el


cliente en el cual se establecen los usos del certificado, vigencia del contrato, confidencialidad,
causas de suspensión o retiro de la certificación, obligaciones y deberes de la organización y el
cliente, tratamiento de quejas, reclamos y no conformidades, condiciones para la renovación de la
certificación, seguimiento a la certificación y publicidad sobre las certificaciones otorgadas.

AQ CERTIFICATION S.A.S., declinara la realización de una certificación específica, si carece de la


competencia o la capacidad para las actividades que se requieren llevar a cabo.

Se incluye la participación de un experto sectorial, el cual garantizara la información relacionada


con el cliente y el producto sea pertinente y suficiente, para la realización de la certificación.

4.2.3. PRESTACIÓN DEL SERVICIO

En cada caso, la organización contará con un procedimiento de selección y calificación de


auditores para los diferentes servicios ofrecidos, los cuales pueden ser subcontratados. Para cada
servicio aprobado se informará previamente al cliente por medio del formato “DEST-FR-24 Carta
programación de servicios” las fechas de programación, tiempos de duración y auditor designado,
de igual forma se comunicará al auditor los datos de contacto del cliente y la fecha para el inicio de
la auditoría.

Si se presenta la situación en que el cliente desee cambiar de auditor designado, debe diligenciar el
formato “CERT-FR-07 Solicitud de reasignación de Auditor – Inspector”, justificando su solicitud. Si esta
es aprobada, se realizará la nueva asignación, en caso de volver a haber negativa por parte del

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cliente en cuanto al nuevo auditor, se procederá a la devolución del 70% del valor consignado y se
dará por terminado el proceso, archivando la información y un acta en el que se especifique el
término inconcluso del procedimiento.

Si las normas que aplican al producto no especifican las condiciones de no conformidad, en


consenso entre las partes se hará la identificación de los parámetros para definir este tipo de
condición.

4.2.3.1. CONDICIONES PREVIAS

Luego de realizadas las actividades anteriores, se procederá con:

- Para la certificación esquema TIPO 1A (Muestra), El cliente entregará a AQ


CERTIFICATION S.A.S. la muestra objeto a realizar para el análisis respectivo, de acuerdo a las
necesidades de la certificación, esta puede estar compuesta por una o más unidades del mismo
producto, dependiendo del tipo de análisis (aplica si es de tipo destructivo). El cliente debe
identificar de manera distintiva la muestra a evaluar, para distinguirlo de otros productos iguales o
similares, esto será registrado en carta de envió hacia la certificadora en el formato “CERT-FR-13
Toma y Recepción de Muestras”, AQ CERTIFICATION S.A.S. internamente identificara la muestra
(sin importar la cantidad de unidades que la compongan), con número consecutivo no repetitivo
asociado al servicio solicitado. Al representante del cliente que entrega la muestra en las
instalaciones de AQ CERTIFICATION S.A.S., solo se le permitirá observar la recepción de la
muestra y la respectiva identificación por parte del empleado encargado de realizar esta labor.

- Para la certificación esquema TIPO 1B (Lote), previa verificación del alcance de la


certificación, se procede a identificar el lote con un número consecutivo no repetitivo,
diferenciándolo de cualquier otro tipo de lote de producción de la misma marca, tipo o referencia.
Así mismo en la actividad de tomas de muestras se realizará la identificación de cada una con un
número consecutivo no repetitivo asociado al servicio solicitado, cabe anotar que durante la
consecución del servicio, se debe informar al cliente que cualquier modificación realizada en el lote
después de haber realizado el muestreo no es responsabilidad por parte de AQ CERTIFICATION
S.A.S. El muestreo se realizará basado en los criterios de la norma NTC-ISO 2859-1, en el
Instructivo “CERT-IT-02 Elaboración de plan de muestreo” o según los parámetros descritos en la
norma particular aplicable al producto informado en la solicitud del servicio, esto será registrado en
el formato “CERT-FR-13 Toma y Recepción de Muestras”.

- Para la certificación esquema TIPO 5 (Marca de conformidad) “SIN ACREDITACIÓN”,


el cliente debe suministrar al auditor toda la información que requiera para evaluar el sistema
productivo con base en los numerales de la ISO 9001:2015 que se relacionan a continuación:

4.1 Comprensión de la organización y de su contexto


4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas 4.3
Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad
4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus
procesos 5.1 Liderazgo y compromiso
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
7.1 Recursos

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7.2 Competencia
7.5 Información documentada
8.1 Planificación y control operacional
8.2 Requisitos para productos y servicios
8.4 Control de los procesos, productos y servicios proporcionados
externamente 8.5 Producción y prestación del servicio
8.7 Control de producto no conforme
9.2 Auditoria interna
9.3 Revisión por la dirección
10.2 No conformidades y acción correctiva.

Una vez entregada la información correspondiente, se procede a tomar e identificar las muestras con un
número consecutivo no repetitivo (identificando detalladamente el lote del cliente y las condiciones de
producción), diferenciándolo de cualquier otro tipo de muestra de la producción de la misma marca, tipo
o referencia. El muestreo se realizará basado en los criterios de la norma NTC-ISO 2859-1 mediante el
formato “CERT-IT-02 Elaboración de plan de muestreo” o según los parámetros descritos en la norma
particular aplicable al producto según lo establecido en la solicitud del servicio, esto será registrado en el
formato “CERT-FR-13 Toma y Recepción de Muestras”.

- Para la certificación esquema TIPO 6 (Servicios), el cliente, previo a la auditoría enviará


la información establecida en el documento, “GCOM-FR-02 Solicitud de servicio TIPO 6” a AQ
CERTIFICATION S.A.S., Para la revisión previa por parte del auditor. En el momento de la
auditoría, el cliente debe suministrar al auditor toda la información que él requiera para evaluar el
servicio prestado (procedimientos del sistema de gestión de calidad, archivos, reclamaciones,
servicio al cliente, documentación legal asociada a la prestación del servicio cuando se requiera,
otros). Se procede a evaluar toda la documentación e infraestructura que aplique, recolectando
todas las evidencias y documentos requeridos para sustentar la auditoría realizada.

- Para la certificación Sistemas de Gestión, el cliente, previo a la auditoría enviará la


información establecida en el documento, solicitud de “GCOM-FR-04 Solicitud de servicio sistema de
gestión” a AQ CERTIFICATION S.A.S. para la revisión previa por parte del auditor. En el momento de la
auditoría, el cliente debe suministrar al auditor toda la información que requiera para evaluar el servicio
prestado (procedimientos del sistema de gestión, archivos, reclamaciones, servicio al cliente, otros). Se
procede a evaluar toda la documentación e infraestructura que aplique, recolectando todas las
evidencias y documentos requeridos para sustentar la auditoría realizada.

4.2.3.2. CONDICIONES GENERALES

Si la norma del producto particular requiere que las materias primas utilizadas por el cliente
cuenten con certificado de conformidad, el auditor verificará su existencia (vigencia y
trazabilidad) o si el cliente cuenta con un programa de inspección de materias primas y si
este tiene el alcance necesario para asegurar la calidad del producto, reportando este
parámetro en el informe de auditoría.

En caso de presentarse inconvenientes en la recepción y manipulación de muestras, lotes


o en la recolección del producto para la Marca de Conformidad por causas ajenas a AQ

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CERTIFICATION S.A.S., el cliente debe entregar de nuevo la muestra o permitir el


muestreo respectivo por parte del personal de la organización.

4.2.3.3. EJECUCIÓN DEL SERVICIO:

Una vez iniciado el proceso de auditoría y previa programación de actividades registradas en el


formato “CERT-FR-03 Plan de auditoria in situ” en consenso entre el Auditor y el Programador, se
realizará el siguiente procedimiento para cada tipo de certificación:

ESQUEMAS 1A – 1B

- Esquema TIPO 1A (Muestra): Al recibir la muestra, El Auditor, Inspector o Experto


Técnico realizará una inspección de la misma y le asignará un serial consecutivo para identificarla.
Luego de realizar una preparación de la muestra, removiendo en lo posible marcas y otros objetos
que puedan generar riesgos para la confidencialidad, la muestra es enviada al laboratorio para su
análisis respectivo. Si el laboratorio se encuentra acreditado con ensayos acreditados no es
necesario realizar atestiguamiento, pero si el laboratorio se encuentra acreditado con ensayos no
acreditados es necesario realizar atestiguamientos, finalmente si el laboratorio no se encuentra
acreditado y el cliente selecciona el laboratorio debe realizar el pago de la evaluación del
laboratorio y obligatoriamente se deben realizar atestiguamientos de acuerdo a las normas técnicas
del Ministerio de Defensa.

- Esquema TIPO 1B (Lote): El Auditor o Inspector, con base a una evaluación previa del
proceso para la toma de las muestras por parte del Profesional de certificación o Inspector para
certificar el lote respectivo, realizará el muestreo implementado del producto, identificando el lote y
las muestras, estas son enviadas a AQ CERTIFICATION S.A.S., para ser preparadas y enviadas al
laboratorio para sus análisis respectivos. Igualmente para este tipo de Esquema debe mantenerse
el proceso del que si el laboratorio se encuentra acreditado con ensayos acreditados no es
necesario realizar atestiguamiento, pero si el laboratorio se encuentra acreditado con ensayos no
acreditados es necesario realizar atestiguamientos, finalmente si el laboratorio no se encuentra
acreditado y el cliente selecciona el laboratorio debe realizar el pago de la evaluación del
laboratorio y obligatoriamente se deben realizar atestiguamientos de acuerdo a las normas técnicas
del Ministerio de Defensa. El tipo de muestreo puede ser realizado con base a la especificación de
la norma respectiva, si esta norma no tiene un procedimiento de muestreo, el Director Técnico
determinará el tipo de muestreo a realizar, basado en los parámetros de la NTC/ISO 2859-1.

En el caso de que la certificación realizada sea TIPO 1A (Muestra), esta solo tendrá validez por la
muestra evaluada y no cubre otras muestras que estén fuera del proceso de la certificación. Para el
caso de que la certificación sea TIPO 1B (Lote), solo tendrá validez por el lote evaluado y no cubre
otros lotes que estén fuera de la certificación.

ESQUEMAS TIPO 5 Y 6 (ETAPA I Y II)

- Esquema TIPO 5 (Marca de conformidad) “SIN ACREDITACIÓN”: Acorde a los parámetros


propuestos en el contrato diligenciado entre las partes, El Auditor debe evaluar el sistema

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de calidad acorde con las directrices establecidas por AQ CERTIFICATION S.A.S. Si se presentan
no conformidades que afectan la calidad del producto o afecten la seguridad del usuario final, el
Auditor entregará al cliente el documento “CERT-FR-08 Informe de hallazgos de auditoria”, en el
que se especifican los hallazgos encontrados con su respectiva descripción y periodo para la
entrega del plan de acción y ejecución del mismo para que el cliente presente el plan de acción
correctiva (máximo 10 días hábiles para la presentación del plan de acciones correctivas y 90 días
calendario para corregir las no conformidades). Si las acciones correctivas planteadas por el cliente
y los plazos previstos, con su respectiva ejecución, no se han cumplido, el comité de certificación
evaluará esta situación con el fin de determinar si se da cierre al proceso o se generan acciones
por parte del cliente para darle continuidad.

Para la certificación TIPO 5 (Marca de conformidad) y de acuerdo a los requisitos mostrados por la
norma particular para el producto, el cliente puede presentar informes de laboratorio de los productos de
fabricación y las materias primas usadas en un laboratorio acreditado, estos reportes serán validados
por El Auditor. Sin embargo no lo exime de realizar los análisis pertinentes en laboratorio por parte de
AQ CERTIFICATION S.A.S., esta información servirá como soporte de la auditoría.

- Esquema TIPO 6 (Servicios): Acorde a los parámetros propuestos en el contrato


diligenciado entre las partes, El Auditor debe evaluar el sistema de calidad acorde con las
directrices establecidas por AQ CERTIFICATION S.A.S, donde el cliente debe remitir la
documentación técnica y comercial en un plazo de 5 días hábiles antes de la ejecución de la
auditoria en sitio. Si se presentan no conformidades durante el proceso de auditoría que afectan la
calidad del servicio prestado, El Auditor entregará al cliente el documento “CERT-FR-08 Informe de
hallazgos de auditoria”, en el que se especifican los hallazgos encontrados con su respectiva
descripción y periodo para la entrega del plan de acción y ejecución del mismo para que el cliente
presente el plan de acción correctiva (máximo 10 días para la presentación del plan de acciones
correctivas y 90 días para corregir las no conformidades) diligenciando el formato “CERT-FR-09
Solicitud de acción correctiva”. Si las acciones correctivas planteadas por el cliente y los plazos
previstos, con su respectiva ejecución, no se ha cumplido, el Comité de Certificación evaluará esta
situación con el fin de determinar si se da cierre al proceso o se generan acciones por parte del
cliente para darle continuidad.

Durante la ejecución de la auditoría para la certificación TIPO 5 y 6, El Auditor recibirá el registro de


quejas y apelaciones de los productos evaluados, esto para verificar que se dé el correctivo
pertinente por parte del cliente y se realice la documentación de las acciones correctivas
generadas. De igual forma el cliente está en la obligación de entregar a AQ CERTIFICATION
S.A.S. por intermedio del asesor comercial, el registro de quejas y apelaciones generados por la
prestación del servicio o generación de su producto, este con su respectivo correctivo, en aras de
evaluar el cierre efectivo de la no conformidad generada por intermedio de la acción correctiva,
esta documentación la debe presentar en los formatos y documentos establecidos por cada cliente.

4.2.3.4. LABORATORIOS

Los ensayos realizados deben estar acreditados al igual que el laboratorio por la ONAC o un ente
acreditados reconocido por el Internacional Accreditation Forum IAF o International Laboratory
Accreditation Cooperation ILAC reconocidos por los acuerdos multilaterales y que cumplan con los
requisitos de la norma ISO/IEC 17025 que se van a contratar para la prestación del servicio. Si esto no
es posible, AQ CERTIFICATION S.A.S., comisionara un profesional que posea las competencias

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pertinentes, evaluará la capacidad y competencia del laboratorio en el que se realizarán los


ensayos, diligenciando el documento “CERT-FR-23 Lista de chequeo de evaluación de laboratorio”.
Así mismo los atestiguamientos deben realizarse en caso en que el ensayo no se encuentre
acreditado o sean solicitados por el cliente y los costos generados por los mismos serán asumidos
directamente por el cliente. Los resultados de la actividad de atestiguamiento serán incluidos
dentro de las conclusiones y hallazgos de la evaluación de AQ CERTIFICATION S.A.S.

En caso que el(los) resultado(s) del(los) laboratorio(s) permita encontrar defectos que no son parte
de la norma o no fueron tenidos en cuenta durante la vigencia del contrato entre las partes, se
informará al cliente la anomalía para que corrija esta problemática en su proceso.

Durante el proceso de certificación realizado por AQ, se catalogará como no aceptación a las pruebas
de laboratorio o adicionales realizadas por alguna organización diferente a AQ Certification.

4.2.3.5. MANEJO DE MUESTRAS

En todos los casos se prepararán dos muestras, una para el laboratorio y una contra muestra guardada
en AQ CERTIFICATION S.A.S. para cualquier tipo de reclamación, la entrega de las muestras serán
registradas en el formato “CERT-FR-13 Toma y recepción de muestras”, En caso que un resultado
producido por el laboratorio genere duda sobre su veracidad, se utilizará la contra muestra para realizar
otro análisis, este costo será asumido por el cliente. La contra muestra vigilada por AQ CERTIFICATION
S.A.S., será guardada por el periodo que dure la contratación del servicio de certificación y 3 meses
luego de terminado el mismo. Después de terminado este periodo, se devolverán las contra muestras al
cliente para que le dé el uso respectivo necesario, sin embargo se puede pactar entre el cliente y AQ
CERTIFICATION S.A.S., la destrucción de las muestras guardadas, el costo generado por esta acción
(devolución o destrucción) será cubierto por el cliente.

4.2.4. INFORME DE AUDITORÍA.

En el informe de auditoría se presentarán todos los hallazgos encontrados dentro de la auditoría


realizada, esto debe incluir el cierre eficaz de no conformidades y otros informes generados en
posibles auditorías complementarias, el inspector presentará el consolidado de resultados para
esquema TIPO 1A (Muestra) y 1B (Lote), el Informe de Auditoría para esquemas TIPO 5 (Marca de
conformidad) y TIPO 6 (Servicios) al Comité de Certificación por intermedio del Director Técnico.

En el informe que se presenten no conformidades (esquemas TIPO 5 y 6) el Auditor entregará al


cliente el Informe “CERT-FR-08 Informe de hallazgos de auditoria”, en el que se especifican los
hallazgos encontrados con su respectiva descripción. En el formato “CERT-FR-09 Solicitud de
acción correctiva” el cliente presenta un plan de acción para el cierre de las no conformidades (un
formato por cada no conformidad) que deberá ser aprobado por el auditor (máximo 10 días hábiles
para la presentación del plan de acción). El cliente entregará al auditor el cierre de las no
conformidades, soportando con evidencia y ampliando la acción correctiva en el formato “CERT-
FR-09 Solicitud de acción correctiva”, para dar solución de las No Conformidades reportadas en el
plan de acción, el cliente tendrá un plazo de 90 días para corregir las no conformidades. Si las
acciones correctivas planteadas por el cliente y los plazos previstos no se han cumplido; el asesor
comercial se comunicará con el cliente para que él informe las razones por las cuales no se ha
podido realizar al definir si esta condición requiere de una auditoría complementaria, basado en la
evaluación sobre los hallazgos.

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Al excederse los 90 días, el comité de certificación evaluará el plazo que requiere el cliente para dar
cierre a las no conformidades en base a la información entregada por el cliente al asesor comercial; las
obligaciones generadas por la auditoría complementaria serán cubiertas por el cliente. En caso de ser
negativo el concepto del auditor, en el informe se especificará las causales de este resultado.

En caso de no darse el cierre de las no conformidades el cliente deberá solicitar un nuevo proceso
con todos los pasos anteriormente mencionados.

El cliente puede presentar una propuesta de apelación, comunicándola al organismo, tiene un


plazo de 15 días para presentar esta, el Comité de Calidad tiene 30 días después de presentar su
respuesta para dar solución a la apelación presentada.

En el caso de procesos que presentan no conformidades a pesar de haberse cerrado, también se


evaluará la posibilidad de realizar una auditoría extraordinaria en la que se podrán verificar algunos
requisitos adicionales a los generados en la no conformidad bajo criterio del Comité de
Certificación, todo dentro del plazo inferior a 1 año.

4.2.5. DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN

A partir del momento en que El Auditor entrega los informes respectivos con la evidencia del cierre
de las No Conformidades entregadas al Director Técnico el cual deben ser revisados en los
aspectos de coherencia, secuencialidad, normatividad y trazabilidad, diligenciando como evidencia
de dicha revisión el CERT-FR-19 V01 y convoca al Comité de Certificación, presentando a su
consideración el resultado de su revisión, y la información concerniente al proceso de auditoría,
para esta actividad hay un plazo de 10 días hábiles para dictaminar si se otorga, amplia, ratifica,
renueva, suspende o cancela la certificación respectiva para cada esquema así:

- Esquema TIPO 1A (Muestra) y TIPO 1B (Lote): Se presentará al Director Técnico un Informe


de Resultados (TIPO 1A - 1B) en el formato “CERT-FR-17 Consolidado de resultados” en el cual se
incluyen los datos básicos del cliente, destino de la certificación, identificación de la muestra y su
procedencia, análisis y resultados por parte del laboratorio, para su conclusión de la conformidad o no
frente a la norma solicitada. En el caso que el producto sea conforme en todos los requisitos evaluados
(Comité de certificación), La Dirección Técnica y/o el Profesional de Certificación a cargo, generará un
certificado de conformidad que será aprobado y firmado por la gerencia del Organismo de Certificación,
en caso contrario solo se presentará el Acta de informe de certificación.

- Esquema TIPO 5 (Marca de conformidad) “SIN ACREDITACIÓN”: El informe será


presentado por el auditor en el formato “CERT-FR-06 Informe de auditoría”, junto con todos los
soportes de la auditoria y será analizado con el formato “CERT-FR-05 Lista de chequeo auditoria
etapa 1 y 2” generando un concepto por parte del Comité de Certificación y con base al resultado
presentado, se ratificara la recomendación del Auditor para conceder o no la certificación solicitada.
AQ CERTIFICATION S.A.S., entregará un informe de Auditoria, otorgando, renovando,
suspendiendo, negando o cancelando la certificación, detallando los resultados del proceso de
auditoría. El resultado de esta auditoría será entregado por el asesor comercial al cliente, previsto
como confidencial.

- Esquema TIPO 6 (Servicios): El informe presentado por el auditor es analizado con el


formato “CERT-FR-01 Lista de verificación”, generando un concepto por parte del Comité de
Certificación y con base al resultado presentado, se ratifica la recomendación del auditor para

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conceder o no la certificación solicitada. AQ CERTIFICATION S.A.S. entregará un informe de


Auditoria, otorgando, renovando, suspendiendo, negando o cancelando la certificación, detallando
los resultados del proceso de auditoría. El resultado de esta auditoría será entregado por el Asesor
Comercial al cliente, previsto como confidencial.

AUDITORIA DE SEGUIMIENTO (VIGILANCIA) – (Aplica a esquemas TIPO 5 y 6)

AQ CERTIFICATION S.A.S., se responsabiliza de realizar el acompañamiento por medio de una


auditoría de seguimiento (evaluación de sistema de calidad - toma muestras del mercado, del
fabricante o ambas en caso de así requerirlo – evaluación de los resultados obtenidos), la cual se
realizara máximo a los 13 y 25 meses después de la fecha de otorgamiento de la certificación
descrita en el contrato. En caso tal que no se pueda cumplir con la programación de las fechas de
seguimiento, se suspenderá la certificación hasta que el caso no sea revisado por el Comité de
Certificación. El cliente puede presentar una propuesta de apelación al Organismo de Certificación
dentro de un plazo de 15 días, una vez recibida, el Comité de Calidad tiene 30 días para dar
solución a la apelación presentada.

El costo de las auditorías de seguimiento y el tiempo de ejecución serán concretadas al momento de la


generación del certificado por primera vez dentro del ciclo, el cual se denomina como otorgamiento y
este será recordado al cliente (anexo de cotización) con 03 meses de anterioridad (90 días antes de la
fecha de vencimiento de la emisión del certificado), para el proceso de seguimiento y se le debe notificar
al cliente que en ese mismo rango de tiempo debe enviar los anexos correspondientes para que se
realice etapa 1, también se le notifica el tiempo de la auditoría programada y el auditor designado. Si
durante este seguimiento se presentan no conformidades (informe de auditoría), se tratarán de igual
forma que en la auditoría de otorgamiento de la certificación mostrado anteriormente. AQ
CERTIFICATION S.A.S. tiene la capacidad de realizar controles extraordinarios para verificar la puesta
en marcha de las acciones correctivas pertinentes, las obligaciones generadas por este procedimiento
eventual, serán cubiertas por el cliente.

Además de las auditorías de seguimiento, se realizarán controles de vigilancia de los productos en


el mercado o en el proceso productivo, con esto se busca asegurar que la marca de conformidad
emitida por el certificado del producto es confiable y que este cumple con los requisitos
anteriormente propuestos. Para cada tipo de producto, el proceso de vigilancia será pactado entre
el cliente y AQ CERTIFICATION S.A.S. en la carta de compromiso y en el contrato.

Luego de aceptar las condiciones en el contrato se presentará una cotización con 15 días de
anterioridad al cliente a la fecha de la inspección de vigilancia para la recolección de las muestras
ya sea en el mercado o en el proceso productivo. Esta actividad se debe realizar al menos una vez
durante el periodo de vigencia del certificado.

El proceso de toma de muestras para el esquema de certificación TIPO 5 (Marca de conformidad)


será igual al de la auditoría de otorgamiento, (muestreo, preparación y análisis en laboratorio) con
un informe de muestreo. En caso de generarse no conformidades por parte del Auditor y de no
cumplir el plan de acciones correctivas en el tiempo estipulado, se evaluará por parte del comité de
certificación si se debe realizar una auditoría extraordinaria y la posible suspensión de la
certificación, de ser así las obligaciones generadas por esta situación serán cubiertas por el cliente.

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De igual forma se realizará un proceso de vigilancia de la calidad del producto y su impacto a nivel
comercial, esto se hará con un seguimiento en los medios de comunicación y publicidad (Internet,
Periódicos, Otros.), este proceso se hace al menos 02 (dos) veces durante la vigencia del certificado.

Si no se puede realizar una evaluación de seguimiento de un producto, ya sea porque no hay


disponibilidad en fábrica o porque no hay posibilidad de tomar muestras representativas en el
mercado por causas no relacionas a la capacidad de fabricación del cliente, se realizará la
auditoría del sistema de producción sobre registros y se mantendrá la marca hasta la siguiente
auditoría. Si esta situación es recurrente, se suspenderá el certificado.

Luego de entregados los resultados de la certificación, el cliente recibe el formato “GCOM-FR-13


Evaluación de satisfacción del cliente”, la cual será diligenciada y devuelta al Asesor Comercial de
la organización con aras a realizar un proceso de mejoramiento continuo.

La certificación esquema TIPO 5 (Marca de conformidad) y 6 (Servicios) tendrá una vigencia de 03


años y estará condicionada a los resultados de la auditoría de seguimiento realizada bajo los
parámetros de la norma establecida o condiciones establecidas, y será de carácter confidencial.

Al finalizar la evaluación de conformidad, el cliente diligenciará el formato “CERT-FR-24 Evaluación


de percepción del cliente in situ”, en el que se determinarán distintas condiciones del Auditor
seleccionado, su aptitud, actitud y competencias para prestar el servicio de auditoría.

El cliente debe utilizar la marca de AQ CERTIFICATION S.A.S. en la publicidad ligada al producto


certificado, esto está plasmado en el contrato y será divulgado durante el proceso de certificación,
seguimiento o renovación. El cliente debe tener claro el alcance de la certificación y que esta será
otorgada a un producto y no a todos los productos del fabricante, distribuidor, importador o
exportador.

En caso tal que el cliente no desee continuar con la certificación de conformidad, se debe informar
a AQ CERTIFICATION S.A.S. los motivos de la decisión, esta puede ser de manera temporal
(Suspensión de 2 a 6 meses o a consideración del Comité de Certificación) o retiro definitivo. Si es
de manera temporal, el cliente no podrá pedir otra suspensión durante la vigencia restante del
contrato.

Por ningún motivo, AQ CERTIFICATION S.A.S., realizará tareas de asesoramiento, consultoría,


recomendaciones, ni el desarrollo, diseño, fabricación, implementación, operación, proveedor,
mantenimiento de productos, servicios o procesos certificados; ni emitir juicios sobre estos.

4.2.6. AUDITORIAS EXTRAORDINARIAS - (Aplica a esquemas TIPO 5 y 6)

Se pueden realizar auditorías extraordinarias de acuerdo a las siguientes razones:

- Cuando existan dudas justificadas sobre el cumplimiento de los requisitos de la certificación.

- Vigilancia realizada al producto en el mercado, de acuerdo al contrato diligenciado


previamente por las partes o a las quejas y apelaciones presentadas por terceros.

- Cuando el cliente no realiza los ajustes requeridos a las modificaciones realizadas al


reglamento dentro del tiempo establecido.

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- Cuando la modificación, ampliación o reducción requerida por parte del cliente lo merezca.

- El costo que incurra una auditoría extraordinaria será asumido por el cliente y no está
incluido en el presupuesto inicial.

5. CAMBIOS QUE AFECTAN A LA CERTIFICACIÓN

5.1.1. MODIFICACIÓN DEL ALCANCE DE CERTIFICACIÓN

Si el cliente desea realizar una modificación al alcance de la certificación, este puede presentar el
formato “GCOM-FR-22 Solicitud de modificación del alcance de certificación” a AQ
CERTIFICATION S.A.S., mediante el asesor comercial. Este debe contener la información
relevante de carácter técnico y su impacto sobre los productos; el director técnico y el Comité de
Certificación evaluará la solicitud y dará al cliente por intermedio del Asesor Comercial un
presupuesto nuevo en caso tal que se requiera de una nueva auditoría que se podría realizar para
certificar el producto o servicio (Auditoría Extraordinaria). En caso de que el cliente realice
modificaciones y no se avise previamente a AQ CERTIFICATION S.A.S., teniendo estas un
impacto en el producto certificado y represente un riesgo de una u otra forma para la integridad de
los consumidores, se suspenderá el certificado hasta evaluar el impacto de la modificación en el
producto, todos los costos que genere esta acción serán asumidos por el cliente.

Si durante el proceso de auditoría se presenta un cambio en la normativa aplicable a esta


evaluación, se avisará al cliente sobre esta situación y en común acuerdo se determinará bajo que
normativa será certificada la muestra (Esquema TIPO 1A), el lote (Esquema TIPO 1B), La marca
de conformidad (Esquema TIPO 5) o Servicios (Esquema TIPO 6).

5.1.2. AMPLIACIÓN O REDUCCIÓN DEL CERTIFICADO

En el caso de Ampliación o Reducción del certificado, el cliente debe presentar el formato “GCOM-
FR-22 Solicitud de modificación del alcance de certificación” a AQ CERTIFICATION S.A.S.,
mediante el asesor comercial, en este se debe especificar las causas de la ampliación o reducción
del producto certificado. El comité de certificación en cabeza del Director Técnico, evaluarán la
solicitud y dará al cliente por intermedio del Asesor Comercial un informe de auditoría ampliando,
reduciendo o negando la modificación de la certificación, en un periodo de 10 días hábiles para dar
respuesta, recomendando una auditoría complementaria o la ejecución de la reducción del alcance
del certificado.

6. REGISTROS

AQ CERTIFICATION S.A.S., generará y mantendrá un registro, en el cual se dará a conocer


públicamente el otorgamiento, cancelación, renovación y vigencia de los certificados emitidos para
los distintos esquemas de certificación evaluados. Además preservara la confidencialidad de estos
(transporte, transmisión y transferencia de documentos de manera que se asegure la conservación
de la confidencialidad), si el esquema de certificación implica la reevaluación completa de los
productos dentro de un ciclo determinado, se debe conservar por lo menos registros del ciclo actual
y anterior.

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Se establece como plazo máximo 08 (ocho) días para entrega de certificado de conformidad (si
aplica); contados a partir de la reunión para la toma de decisión de certificación (Comité de
Certificación).

7. USO DE LA MARCA AQ CERTIFICATION S.A.S. - (Aplica a esquemas TIPO 5 y 6)

La marca utilizada es de propiedad exclusiva de AQ CERTIFICATION S.A.S., bajo autorización


expresa, esta puede ser usada en otros países. Solo los productos certificados bajo la clasificación
esquema TIPO 5 (Marca de conformidad) o TIPO 6 (Servicios) deben usar esta marca, estas
deben reproducirse en color y tipo de letra indicados en el documento “DEST-MN-04 Manual de
imagen externo”. Después de una evaluación con resultado positivo para el otorgamiento de la
certificación, el cliente debe presentar un informe detallado del lugar y disposición de la marca en el
producto, empaque, papelería o publicidad relacionada con el producto certificado, para la
aprobación por parte del Comité de Certificación. El uso de la marca de AQ CERTIFICATION
S.A.S. es de uso obligatorio en los productos cubiertos por el alcance de la certificación, en el caso
que este sea regulado por la ley, y puede ser de uso optativo si el ámbito es voluntario.

8. QUEJAS Y APELACIONES

El cliente puede presentar quejas y apelaciones durante el proceso de evaluación, enviando un


informe al Asesor Comercial, justificando la queja y apelación relacionada con la prestación del
servicio, AQ CERTIFICATION S.A.S., iniciará una investigación, evaluación, toma de decisión,
registro, seguimiento, acciones (según aplique) para resolver la misma; el organismo de
certificación para este proceso cuenta con 30 días hábiles. El organismo se encarga de evaluar si
debe tratarla o no; En caso de que una respuesta presentada por parte de AQ CERTIFICATION
S.A.S., no sea aceptada por el cliente, este puede presentar una nueva respuesta a la gerencia
para su estudio como se indica en el procedimiento de quejas y apelaciones.

AQ CERTIFICATION S.A.S., se reserva el derecho de realizar una investigación independiente por


la reclamación recibida, para mayor información remitirse al procedimiento “DEST-PC-03 Quejas y
apelaciones”.

9. CAUSALES DE SUSPENSIÓN O CANCELACIÓN

Las causales para una suspensión o cancelación de certificación en alguno de los esquemas bajo
el alcance son las siguientes:

- Engaño por parte del cliente en el uso indebido de publicidad para atraer usuarios. Es por
esto que el cliente firmará un acuerdo de publicidad justa, evitando inducir al error. Si se
presenta el caso se suspenderá la certificación por 3 meses, en caso de ser reiterativa la
situación, se anulará la certificación de manera indefinida.

- Cuando no se realicen las evaluaciones de seguimiento programadas por negligencia del


cliente, como fue descrito en el numeral 4.2.6 y 4.2.7

- El cliente no podrá en ningún caso ceder el uso de la certificación obtenida a terceros.

- El cliente no fabrica bajo la norma vigente, posterior a una revisión o seguimiento. Como se
menciona en el numeral 4.2.3

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- Vencimiento o cancelación del contrato. En este caso se debe realizar de nuevo todo el
procedimiento para la certificación.

- La no cancelación de las obligaciones. En este caso se suspenderá hasta que se


demuestre el paz y salvo por parte del cliente, en un plazo menor a 30 días calendario.

- Utilizar el certificado para otro producto. Para este caso, se suspenderá por 02 meses y de
reincidir se retirará el certificado.

- Los resultados de seguimiento de la evaluación por parte del comité de certificación son
insatisfactorios.

- Cuando el cliente solicite suspensión de la certificación, este puede ser de 02 a 06 meses,


sujeto a aprobación por parte del comité de certificación.

- Cuando el cliente solicite el retiro de la certificación, debidamente justificada.

- En el caso de que no se realice la vigilancia respectiva del producto certificado.

En el caso que la certificación sea de Marca de Conformidad, se informará al cliente sobre la


suspensión o retiro de la misma y este deberá remover la publicidad de la certificación, además AQ
CERTIFICATION S.A.S., se encargará de informar a la autoridad competente aplicable sobre esta
acción, el cliente se compromete a retirar el producto del mercado durante la suspensión del
certificado y de no realizar ninguna comercialización con el mismo hasta que se revoque la
suspensión del mismo. La suspensión no podrá ser mayor a 6 meses, en caso de superar este
periodo se continuará con la anulación del certificado y cancelación del servicio. La suspensión o
retiro implica la renuncia a cualquier acción legal contra AQ CERTIFICATION S.A.S., por parte del
cliente o de terceros.

Cuando se presente una suspensión por las causales anteriores, se entregará al cliente el formato
“CERT-FR-08 Informe de hallazgos de auditoria”, en el que se especifican los hallazgos,
descripción y tiempo para solventar las no conformidades, el cliente debe presentar un plan de
acciones dentro de los 10 días hábiles y dar ejecución dentro del periodo establecido
anteriormente. Si el plan propuesto es suficiente para solventar las no conformidades evaluadas
por el Auditor dentro del periodo propuesto, se levantará la suspensión de la certificación,
manteniendo el periodo de vigencia del certificado. Si se restablece la certificación después de la
suspensión, AQ CERTIFICATION S.A.S., realizara las modificaciones necesarias en los
documentos formales de la certificación, públicos y uso de marca de conformidad.

Inmediatamente después de suspender, retirar o finalizar la certificación, el cliente dejara de


utilizarla en todo el material publicitario que contenga alguna referencia a ella, y emprenderá las
acciones exigidas por el esquema de certificación.

10. DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL CLIENTE

10.1. DERECHOS:

- Solicitar una modificación justificada con acuerdo mutuo de las fechas propuestas para la
auditoría (otorgamiento, seguimiento o renovación), esta debe ser realizada en un plazo no
mayor a 15 días a partir de la fecha asignada.

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- Si el proceso se da por terminado antes de iniciar la prestación del servicio, por causas
justificadas y ajenas a AQ CERTIFICATION S.A.S., el solicitante tiene derecho del 80% de
devolución del valor pagado.

- Presentar quejas y apelaciones de decisiones por el servicio prestado, bajo el


procedimiento establecido para esta acción.

10.2. OBLIGACIONES:

- Cumplir con los requisitos de certificación, incluyendo la implementación de los cambios


adecuados cuando los comunica AQ CERTIFICATION S.A.S.

- Si la certificación se aplica a una producción en curso, el producto certificado deberá


continuar cumpliendo con los requisitos del producto.

- Utilizar la certificación de producto de manera que NO ocasione mala reputación para el


organismo de certificación, y NO puede hacer alguna declaración relacionada con su
certificación de producto que para AQ CERTIFICATION S.A.S. pueda ser considerada

- Disponer y proporcionar de un número suficiente de unidades del producto a evaluar para


realizar los ensayos respectivos, en cualquiera de los tipos de esquema de certificación.

- Permitir a AQ CERTIFICATION S.A.S., el libre acceso a todos los sitios y documentos


correspondientes a las actividades para las cuales se solicita la certificación.

- Permitir el acceso del equipo evaluador de ONAC o Auditor Interno a presenciar la


realización de las actividades de determinación del organismo de evaluación de la
conformidad, atestiguar sus actividades en las instalaciones de su organización, con el
objetivo de evaluar la aplicación de los procedimientos de AQ CERTIFICATION S.A.S. y su
competencia. La no aceptación por parte de un cliente de AQ CERTIFICATION S.A.S., de
esta condición implicará la imposibilidad de emitir certificados / informes con la acreditación
del ONAC a ese cliente, o la retirada si ya la posee.

- Enterar de manera pronta y por escrito a AQ CERTIFICATION S.A.S., de cualquier queja y


apelación u observación por parte de clientes directos dentro de su proceso de atención de
quejas y apelaciones, la organización certificada o beneficiaria de la marca de conformidad
debe permitir a AQ CERTIFICATION S.A.S., validar y evaluar (investigar) las acciones
correctivas y preventivas resultantes de esto.

- Conservar registros de todas las quejas conocidas con respecto al cumplimiento de los
requisitos de la certificación y pone tales registros a disposición de AQ CERTIFICATION
S.A.S.

- Tomar acciones adecuadas con respecto a tales quejas y a las deficiencias que se
encuentren en los productos que afecten a la conformidad con los requisitos de la
certificación y documentar cada una de ellas.

- Uso adecuado de la marca de conformidad en la publicidad para fines comerciales


cumpliendo con las obligaciones anteriormente nombradas.

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- Realizar el pago respectivo de las obligaciones pactadas con AQ CERTIFICATION S.A.S.,


dentro del tiempo establecido.

- Mantener la identificación de la muestra o lote inspeccionado, con los elementos de


identificación suministrados por AQ CERTIFICACIÓN S.A.S.

- No generar reproducciones totales o parciales de los certificados emitidos.

- Utilizar debidamente la certificación de conformidad, teniendo en cuenta los parámetros


propuestos anteriormente para la evaluación de muestras y lotes.

- Informar a AQ CERTIFICATION S.A.S. pertinentemente los cambios que puedan afectar el


alcance de la certificación (cambio objeto social, legal, direcciones, comercial, de
propiedad, organizacional, de gestión, método de producción, fabricante, sitios de
fabricación, contacto representante legal, características del producto), en este caso se
debe realizar una evaluación extraordinaria para determinar si la certificación se mantiene.

- Permitir el desarrollo de las actividades de vigilancia pactadas.

- Si los productos no cumplen con la evaluación respectiva, el cliente debe proceder a


realizar el tratamiento adecuado a las unidades del producto que se encuentre en el
mercado. Realizando la recolección, retiro y destrucción del producto cuando este implique
algún peligro para la integridad o los bienes de las personas y eliminando del producto las
referencias de la certificación. Asumir por responsabilidad y ley, las garantías del producto
y los daños generados a terceros por el incumplimiento del mismo.

- Cuando suministre copias de los documentos de certificación a otros, los documentos se


reproducirán en su totalidad o según especificación de AQ CERTIFICATION S.A.S.

- Al hacer referencia de su certificación de producto en los medios de comunicación tales


como documentos, folletos o publicidad, el cliente debe cumplir con los requisitos
establecidos por AQ CERTIFICATION S.A.S.

- Cumplir con los requisitos que estipule el esquema de certificación.

11. DERECHOS Y OBLIGACIONES DE AQ CERTIFICATION S.A.S.

11.1. DERECHOS

- AQ CERTIFICATION S.A.S. se reserva el derecho de negarse a actuar en nuevas


certificaciones solicitadas por clientes que hayan intentado ocultar defectos críticos durante
el proceso de evaluación.

- AQ CERTIFICATION S.A.S. se reserva el derecho de dejar constancia en el certificado de


la aparición de cualquier defecto no especificado en la norma que se considere crítico, por
ende no se hace responsable de posibles defectos que no hayan sido declarados por el
cliente.

11.2. OBLIGACIONES
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- Suministrar información del proceso de certificación a cualquier solicitante sin discriminación


alguna, excluyendo información pactada como confidencial entre el cliente y la organización.

- Tratar la información entre el cliente y la organización de manera confidencial, relacionada


a las actividades de evaluación de la certificación, usándola solamente para este fin; en
caso que alguna autoridad de control requiera de esta información, AQ CERTIFICATION
S.A.S., informará al cliente, previamente a la entrega de esta a la autoridad que la requiere.

- AQ CERTIFICATION S.A.S., es responsable de la imparcialidad, independencia e


integridad de las actividades y personal de certificación; y de no permitir presiones
comerciales, financieras u otras que comprometan lo anterior.

- Dar a conocer pública y periódicamente los ajustes o cambios realizados a las tarifas
correspondientes a la actividad realizada.

- Cumplir a cabalidad con la prestación del servicio declarado por AQ CERTIFICATION


S.A.S., verificando que el sistema de calidad y/o producto cumplen con los requisitos, base
para la expedición del certificado.

- Entregar al cliente el certificado con su respectivo informe después de realizar todo el


proceso de auditoría en los tiempos establecidos.

- Atender las quejas y apelaciones de los clientes.

- Realizar las actividades de vigilancia pactadas.

- Realizar seguimiento al desempeño de los auditores internos y externos.

- Actualizar el registro de los productos certificados con las modificaciones propuestas por el
cliente.

- Tomar las acciones necesarias para afrontar cualquier falta grave por parte del cliente
(infracción a las normas de protección al consumidor o daños a terceros) según lo
mostrado en este reglamento.

12. CONFIDENCIALIDAD

AQ CERTIFICATION S.A.S., tratará de forma confidencial toda la información, datos y documentos


dispuestos por el cliente para todo el proceso de certificación del producto y/o servicio (sanción,
cancelación, anulación, mantenimiento, ampliación, renovación u otorgamiento), dando uso de esta
información solo para los fines de la certificación, esta será registrada en un lugar de acceso
restringido bajo un sistema numérico que no permita comunicar dicha información. Si alguna
autoridad (organismos de acreditación) requiere de esta información, se comunicará previamente al
cliente acerca de esta requisición.

13. ACUERDOS DE RECONOCIMIENTO

En caso de que se presente la oportunidad, se puede realizar un acuerdo de cooperación o


reconocimiento mutuo emitido por la gerencia para la certificación de productos o servicios con
otros organismos de certificación, este prevalecerá sobre el reglamento actual.
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14. MODIFICACIONES

Toda modificación realizada al presente documento será registrada y comunicada formalmente a los
clientes afectados con el plazo respectivo (menor a 02 meses) en que se apliquen las nuevas
condiciones. Estas modificaciones solo serán autorizadas por la gerencia y estudiadas conjuntamente
con el comité de certificación. La notificación se realizará mediante un acta al comité de partes por
intermedio del Coordinador de Calidad, informando las modificaciones respectivas a los requisitos de la
certificación. Posteriormente el comité de partes retornará mediante un comunicado las opiniones
respectivas al cambio propuesto, estas serán entregadas al comité de certificación por parte del
Coordinador de Calidad para su posterior análisis. Con base en las opiniones recibidas, se realizarán las
modificaciones al cambio de requisito propuesto en caso de que aplique. Luego de aceptada finalmente
la modificación por parte de la gerencia, se procederán a realizar los cambios diligenciando un acta de
divulgación de esta modificación con la fecha respectiva. El cliente Tendrá 2 (dos) meses a partir de
esta fecha para ajustarse a las nuevas condiciones de los requisitos de certificación, esto será evaluado
por parte de la Dirección Técnica delegando un auditor, el cual presentará un informe mediante un acta
diligenciando los avances adquiridos por la modificación hecha. En caso de no realizarse las
modificaciones respectivas frente al cambio en los requisitos, el comité de certificación evaluará la
posibilidad de realizar una auditoría extraordinaria, dependiendo del impacto que esto tenga en el
producto o servicio certificado.

ACEPTACIÓN DEL CERT-RG-01 REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓN

Nombre de la organización:
CENTRO INTEGRAL DE ATENCION GARZON S.A.S
Representante de la organización:
ERNESTO REINALDO SALAZAR FLOREZ
Cargo:
GERENTE / REPRESENTANTE LEGAL

Recibimos, leemos y aceptamos libremente el Reglamento CERT-RG-01 REGLAMENTO DE


CERTIFICACIÓN DE AQ CERTIFICATION S.A.S., y como responsable de esta organización nos
comprometemos a cumplirlo y hacerlo cumplir, comprendiendo que hace parte del procedimiento
de certificación que realizo con AQ CERTIFICATION S.A.S.

En constancia firma.

FIRMA DE CLIENTE:

NOMBRE:
FECHA: 16/11/2021

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