PROCEDIMIENTOS DEL

NOMBRE DE LA EMPRESA U SISTEMA DE CALIDAD

ORGANIZACION ISO 9001 : 2015
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Fecha Edición PROCEDIMIENTO PARA LA REVISION DE PROCEDIMEINTO
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Fecha Vigencia

1- OBJETIVO

 Establecer las bases para garantizar la revisión de contrato con los

proveedores de los productos y la determinación de sus requisitos.

 Determinar que oportunidades de negocio son viables mediante un

análisis de mercado.

 Definir el proceso de cotización estableciendo los mecanismos de

elaboración que cumplan con las metas y expectativas de mercado de
NOMBRE DE LA EMPRESA U ORGANIZACION

 Definir el proceso de negociación de contratos de NOMBRE DE LA

EMPRESA U ORGANIZACION y su revisión periódica para asegurar
vialidad del proyecto

2- ALCANCE

 Se aplica a todos los productos que circulen por las instalaciones del
supermercado NOMBRE DE LA EMPRESA U ORGANIZACION en
sus distintas líneas.

 A los análisis de oportunidades de mercado que sean realizados en

NOMBRE DE LA EMPRESA U ORGANIZACION de los proyectos que
tengan una duración mayor a dos meses y por lo tanto no son
considerados eventuales o de carácter especial

 A todos los procesos de cotización realizados en NOMBRE DE LA

EMPRESA U ORGANIZACION

 A todos las negociaciones de contrato realizadas en NOMBRE DE LA

EMPRESA U ORGANIZACION

3- REFERENCIAS

Manual de calidad (7.2.2).

4- DEFINICIONES

No existe definición

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5- RESPONSABILIDADES

FUNCION/LABOR FUNCION RESP/DEPTO-RESPONSABLE

Determinación de los requisitos del
cliente. Departamento de administración
Revisión de los requisitos del producto.
Comunicación con el cliente.
Estudio factibilidad.
Gerente de recursos humanos
Comunicación con el cliente.
Gerente General, Equipo Ejecutivo.
Gerentes de Área.

6- EJECUCIÓN

6.1. Determinación de los requisitos relacionados con el producto

El departamento de administración determina los requisitos especificados por el cliente

sobre los productos y tramita todo requisitos a la gerencia de administración y finanzas
de las especificaciones de los clientes.

6.2. Revisión de los requisitos relacionados con el producto

La gerencia de aseguramiento de calidad (ingeniero de aseguramiento de calidad) y el

departamento de administración y la gerencia de ventas examinan confirman,
documentan y autorizan el ingreso de los productos si la documentación es una
conformidad (previo un estudio) una vez comprobada la conformidad podemos facilitar
el resultado hacia nuestro público (cliente).

6.3. Comunicación con el cliente

El supermercado NOMBRE DE LA EMPRESA U ORGANIZACION implementa sus

disposiciones para tener mayor eficacia en lo concerniente para la comunicación con
el público (clientes) sobre:

a) La información sobre el producto.

b) Las consultas, contratos o atención de pedidos y modificaciones

c) La retro alimentación al cliente, que incluye sus quejas y reclamos.

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7- ENTRADAS / SALIDAS:

ENTRADAS:

A. Llamadas Telefónicas o E-mail con RFQ (Request for Quote).

B. Visitas a Clientes Potenciales
C. Benchmarking
D. Requisición para Cotización (RFQ) vía teléfono, e-mail, fax o en persona
E. Requerimientos del cliente e información del producto o servicio
F. Datos del cliente y principales contactos
G. Infraestructura, Recursos Humanos y Financieros de NOMBRE DE LA
EMPRESA U ORGANIZACION
H. Cotización
I. Orden de contrato cliente- NOMBRE DE LA EMPRESA U ORGANIZACION.
J. Cambios requeridos por el cliente
K. Requerimientos específicos del cliente

SALIDAS:

A. Decisión para planear nuevo proyecto y estrategia

B. Cotización
C. Cotización revisada

8- REQUERIMIENTOS O EXPECTATIVAS:

 Información de negocio completa y actualizada para iniciar procesos de

planeación de nuevos proyectos y estrategias.
 Información clara, precisa y a tiempo

9- FRONTERAS O LÍMITES DEL PROCESO:

PRIMER PASO

 Recopilar información de RFQ y / o Visitas a clientes potenciales

 Recibir requisición para cotizar RFQ.
 Recopilar información

ULTIMO PASO

 Iniciar proceso de planeación de nuevos proyectos y estrategias

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 Enviar Cotización

10- INDICADORES DE DESEMPEÑO (KPI’s):

 % de participación de negocios = número de negocios adjudicados / número de

propuestas concursadas
 1% de cotizaciones aprobadas.

11- ANEXOS

 FLUJO DE ANALISIS DE OPORTUNIDAD DE MERCADO

 DIAGRAMA DE FLUJO DE COTIZACION
 FLUJO DE NEGOCIACION DE CONTRATA

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FLUJO DE ANALISIS DE OPORTUNIDAD DE MERCADO

INICIO

Realizar estudio de mercado mediante:

Benchmarking de competidores Visita o
contacto a clientes Potenciales Red de
contactos Reuniones de asociación
desmaquilladoras, etcétera GG, EE, GA.

Recepción de RFQ vía telefónica,

email o en persona GG, EE, GA.

Cumple proyecto
con alcance de
este proceso?

Llenar FGG-001GG, GA

NO
Es oportunidad de Ir proceso de
negocio viable? cotización

SI

Iniciar proceso de Declinar

NO
Planeación nuevo Oportunidad GG, EE.
proyecto

FIN
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DIAGRAMA DE FLUJO DE COTIZACION

INICIO

Recibir RFQ GG, GA,

EE

Llenar FGG-D03 GG,

GA

Contactar Cliente
Información
GG, GA, EE
completa?

NOTIFICAR AL
CLIENTE LA NO Cumple objetivos
A de NOMBRE DE LA
PARTICIPACION
GG, GA, EE EMPRESA U
ORGANIZACION?

Tenemos la
SE PUEDE
infraestructura
CONSEGUIR?
Rec. Hum. Y Fin?

Elaborar cotizacionFGG-004
y/o FGG-008 GG, GOP, EE

Autorizado?
GG

Registrar en BD
Facturación SF, GF

FIN Enviar Cotización SF, GG, GOP,

Elaboró EE Revisó

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FLUJO DE NEGOCIACION DE CONTRATA

INICIO

Recopilar información específica del

Cliente y/o cambios en cotización
FGG-004 y/o FGG-008, orden de
Contrato del cliente compra, contrato del
cliente. GG, GV.

Cumple contrato objetivos de NOMBRE DE LA

EMPRESA U ORGANIZACION cotización A

Definir discrepancias relativas al producto o servicio y

documentar GG, GL

Declinar oportunidad/ notificar a

cliente cancelación del contrato
Podemos cumplir?
GG.GV B

Cotización revisada FGG-005 y/o

contrato GG

Enviar cotización y/o

contrato al cliente.
GG, GV
A

FIN B

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