Código: PRD-GCO-02

PROCEDIMIENTO DE PRESENTACION DE
Versión: 1
PROPUESTAS Y COTIZACIONES
Fecha: 01-08-2019

1. OBJETIVO

Definir la planificación de mercadeo, contacto comercial con los clientes, garantizando una
adecuada identificación, revisión, aprobación y modificación de las ofertas, contratos y
pedidos con el fin de asegurar el cumplimiento de sus requisitos y capacidad de
cumplimiento por parte de NAR CONSTRUCTORES S.A.S

2. ALCANCE

Aplica para las actividades de comercialización de productos/servicios de NAR

CONSTRUCTORES S.A.S

3. ORGANISMOS Y/O DEPENDENCIAS QUE INTERVIENEN

 Responsable de proceso
 Gerentes de Cada Área

4. DEFINICIONES

 Cliente: Persona natural o jurídica que realiza la transacción comercial

denominada compra.

 Oferta: Es una propuesta que se realiza con la promesa de ejecutar o dar algo.
Se informa las intenciones de concretar una acción, en general a cambio de
algo y con el propósito de que el otro lo acepte.

 Contrato: Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se

comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones,
puede ser con una entidad pública o privada.

 Cotización: Presentación de una propuesta para ofrecer los bienes y servicios

ante una entidad pública o privada, con exigencias menores a las requeridas
por una licitación.

 Días Calendario: Es cualquier día del calendario, incluyendo sábados,

domingos y festivos

 Día (s) Hábil (es): Cualquier día comprendido entre el día lunes al viernes de
cada semana, excluyendo de estos los días feriados determinados por la
legislación Colombiana.

5. DOCUMENTOS Y REGISTROS APLICABLES

 Portafolio de servicios (DG-COM-001)

 Directorio de clientes (R-COM-004)

6. RESPONSABLE Y APOYO
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Gerente y apoyado por los Responsables de procesos.

7. CONDICIONES GENERALES

El Directorio de los clientes debe estar organizado por clientes actuales y potenciales.

Para los clientes antiguos se debe actualizar la documentación como mínimo una Vez al
año.

Las encuestas de satisfacción de clientes se realizaran semestralmente en los ciclos

programados por la Gerencia.

8. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSAB
ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
LE
Planificación de Mercadeo: Se realiza la
planificación del mercado en el cual se
Portafolio de
establecen entre otros:
servicios
1 Gerente
(DG-COM-
Asignación de Responsabilidades.
001)
Especificaciones técnicas de los
productos/Servicios.
Contacto Comercial: La actividad
comercial, inicia mediante un contacto
comercial previo con los clientes para la
presentación de los productos/servicios
de la organización, para esto se han
desarrollado las siguientes estrategias:
Directorio de
- Visitas periódicas del Gerente a Clientes (R-
los clientes actuales y potenciales, COM-004)
y/o contactos telefónicos dejando Portafolio de
2 evidencia en el Formato R-COM- Gerente
servicios
004 Directorio de Clientes. (DG-COM-
001)
- Envió mediante correo electrónico
el portafolio de servicios ofrecido
al cliente o en físico según sea el
caso.

- Otros medios que se consideren

convenientes.

3 Ofertas comerciales: Los clientes Gerente – Cotización

interesados en adquirir los Contabilidad (R-COM-002)
productos/servicios ofrecidos por la ofertas

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organización realizan las solicitudes de

cotización mediante comunicación verbal,
escrita o vía correo electrónico,
comerciales.
igualmente el Gerente puede recibir las
solicitudes de manera directa durante sus
visitas a los clientes.
Cliente Nuevo o Antiguo: El Gerente
Directorio de
deberá determinar si el cliente que realiza
4 Gerente Clientes (R-
la solicitud de cotización es nuevo o
COM-004)
antiguo.
Registro del Cliente: En caso de tratarse
de cliente nuevo se podrá solicitar al
cliente la siguiente documentación para el
cumplimiento de requisitos legales:
- Registro de Cámara de Comercio
Seguimiento
- Rut Gerente –
a propuestas
Área
5 - Copia de la cedula al 150% legible y
Administrativa
(opcional). cotizaciones
y Operativa
(R-COM-003)
El Gerente revisará en caso de ser
necesario, los aspectos jurídicos,
administrativos, financieros y operativos
relacionados con la solicitud efectuada
por el cliente.
6 Generación de oferta: Gerente
Se estudian los términos de referencia o
descripción de las solicitudes efectuadas
por los clientes para identificar los
requisitos relacionados con el servicio y
realizar una propuesta comercial, se
establece como información de entrada
para realizar la respectiva propuesta
comercial, la siguiente:

- Las Características Técnicas del

producto y/o Servicio
- La Ubicación Geográfica o Locación.
- El presupuesto necesario para su
desarrollo.
- El plazo o duración de ejecución del
servicio (si aplica)
- Requisitos legales.
- Otros requisitos de las demás partes
de interés.
- Perfil del personal a proponer
- Consecuencias potenciales de fallar
debido a la naturaleza de los

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productos y servicios
- Otros requisitos de las demás partes
de interés
Cambios:
De presentarse cambios y modificaciones Cotización
en las condiciones comerciales estas (R-COM-002)
7 Gerente
deberán ser informadas al cliente ofertas
nuevamente mediante la presentación de comerciales.
una nueva oferta comercial.
Formalización de la solicitud: Las
solicitudes son realizadas por el cliente a
través de un contrato o una orden de
Contrato,
prestación de servicio, después de
Gerente – orden de
legalizado el contrato o la orden de
Coordinador Compra,
8 prestación del servicio, la prestación del
de orden de
servicio se hará de acuerdo con lo
Operaciones prestación de
establecido en el PR-TR-C-001
Servicios.
Procedimiento Transporte de carga y PR-
TR-E-001 Procedimiento de Transporte
especial.
Revisión: seguimiento a
Se revisa que el servicio a prestar es Ofertas
adecuado y conveniente con los requisitos Comerciales
solicitados y la legislación aplicable a la
9 Gerente
organización, El Gerente revisa la
efectividad de las propuestas presentadas
a través del registro R-COM-003
seguimiento a Propuestas y Cotizaciones
Verificación:
Los líderes de proceso misionales
verifican que las actividades ejecutadas
para la prestación del servicio cumplen
con respecto a los requisitos contratados
haciendo seguimiento continuo a la
prestación del servicio, atendiendo las
diferentes solicitudes de los clientes.
Líderes de
10 También se verifica garantizando las
Proceso
acciones previas a la prestación del
servicio, Inspecciones pre operacionales
de los vehículos a utilizar, verificación de
insumos necesarios, Verificación de
información del cliente y requisitos
establecidos, verificación del
mantenimiento de los vehículos previo a
ejecución del servicio
11 Validación Gerencia
La validación de la prestación del servicio
se da mediante:

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 Otorgamiento de la resolución Habilitaciones

para transporte por parte del
ministerio de transporte lo que
garantiza la habilitación de la
organización en la prestación del
servicio
 Auditorias de seguimiento al SGI
por parte de ente certificador
 Seguimiento por parte de entes
territoriales
 Encuestas de satisfacción del
cliente

9. CONTROL DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN

CONTROL DE DOCUMENTOS
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre Diana Bohórquez Diana Bohórquez Aldemar Rodríguez
Cargo Coordinador HSEQ Coordinador HSEQ Gerente

10. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN No. FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCION DEL CAMBIO
1 01-08-2019 Elaboración del documento

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