HBMED-GC-M-02 Manual de Cobertores

HBMED-GC-M-02
MANUAL DE CARACTERÍSTICAS
Y COLOCACIÓN
COBERTORES CON ELÁSTICOS PARA UNIDADES DE

TRATAMIENTO
Agosto 2016
Código:
HBMED-GC-M-01
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Revisión:
00
Vigencia:
Agosto 2016
GESTIÓN DE CALIDAD Página 3 de 35
REVISIONES
REVISIÓN N° VIGENCIA DESCRIPCIÓN CAMBIOS REALIZADOS RESPONSABLE
00 Agosto 2015 Emisión Inicial
APROBACIÓN
FIRMAS ELABORADO REVISADO APROBADO
Nombre y Apellido
Cargo / Área
Fecha
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
Firma
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO.............................................................................................................. 6
2. ALCANCE:............................................................................................................. 6
3. CAMPO DE APLICACIÓN:....................................................................................6
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:.......................................................................6
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:.....................................................................7
6. INFORMACIÓN INTRODUCTORIA:......................................................................8
6.1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN.....................................8
6.2. OBJETO SOCIAL...........................................................................................8
6.3. RESEÑA HISTÓRICA.....................................................................................8
6.4. MARCAS Y PRODUCTOS..............................................................................8
6.5. CERTIFICACIONES:.......................................................................................9
7. PLAN ESTRATÉGICO:........................................................................................10
8. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y FUNCIONAL:...............................................12
9. MAPAS DE PROCESOS Y SU DESCRIPCIÓN:..................................................30
9.1............................................................................................................................ 30
10. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD:......................................................30
10.1. CONTROL DE DOCUMENTOS:................................................................30
10.2. RESPONSABILIDADES:...........................................................................31
10.3. RECURSOS:..............................................................................................31
11. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN:......................................................32
11.1. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN.........................................................32
11.2. ENFOQUE AL CLIENTE...........................................................................32
11.3. INFRAESTRUCTURA................................................................................32
11.4. AMBIENTE DE TRABAJO........................................................................33
11.5. MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD....33
12. ANEXOS:..........................................................................................................33
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
INTRODUCCIÓN
El Manual de Organización de HBMEDICAL, C.A., presenta una descripción clara y

concisa de la Estructura Organizativa y Funcional, de la empresa, reflejando así, los
procesos de comunicación, administrativos y operativos.
Esta forma de organización, se fundamenta en una gestión por procesos, siendo

fundamental el fortalecimiento de la coordinación interna y un ambiente de fluidez de
comunicaciones en procura de otorgar una atención integral y de calidad a los clientes.
Igualmente, el presente manual, hace referencia a documentos y procedimientos que

se consideran y utilizan en los procesos inherentes a la Organización, conforme al
cumplimiento de los requisitos de las normas ISO 9001 “Sistemas de Gestión de la
Calidad” e ISO 13485 “Productos Sanitarios. Sistema de Gestión de Calidad.
Requisitos para fines Reglamentarios”, demostrando así que HBMEDICAL, C.A.,
está en la capacidad de proveer de Dispositivos Médicos y Servicios relacionados que
satisfacen consistentemente al cliente.
La difusión y control del presente Manual de Organización, está bajo la

responsabilidad de Gestión de la Calidad, a través de la Lista Maestra de Documentos,
así mismo, aquellas copias suministradas con fines informativos o comerciales no
serán controlados, razón por la cual se exime legalmente a HBMEDICAL, C.A., de
toda responsabilidad de mantener actualizados los referidos documentos.
Dentro de la normativa de Calidad de HBMEDICAL, C.A., se establece que el

presente documento es propiedad exclusiva de la empresa, por tanto, ninguna de sus
partes puede ser reproducida o transmitida en ninguna forma, ni por ningún medio, sin
la previa autorización escrita por parte de la empresa, representada por la Gerencia
General, como representante de la Dirección, conjuntamente con Gestión de la
Calidad.
Otra característica importante de la estructura organizacional, reflejada en el presente

manual, es la inclusión de los niveles jerárquicos estrictamente necesarios, de manera
que se propicie la fluidez de comunicaciones, la racionalización de procesos y la
polifuncionalidad de los colaboradores, en procura de otorgar servicios de calidad a los
clientes externos e internos.
Por la dinámica de la empresa, este instrumento no deberá ser considerado como

rígido e invariable. Por el contrario, el manual de Organización, requerirá de ajustes y
actualizaciones en la medida que nuevas situaciones se presenten o se modifiquen los
escenarios del entorno.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
1. OBJETIVO:
Describir la Estructura Organizativa y Funcional de HBMEDICAL, C.A., haciendo

referencia a su Plan Estratégico y productos, así como reseñar el Sistema de Gestión
de la Calidad, así como a los procedimientos documentados del sistema,
responsabilidades y autoridades del personal que dirigen y verifican que las
actividades que afectan la calidad del servicio en la importación, exportación,
comercialización y servicio post-venta de dispositivos médicos, medicamentos,
equipos e insumos para la salud.
2. ALCANCE:
El Manual de Organización de HBMEDICAL, C.A., abarca el Plan Estratégico de la

Organización y un resumen de su Gestión de la Calidad, ya que el desarrollo y
características del Sistema de Gestión de la Calidad, se encuentra descrito en el
documento HBMED-GC-M-02 “Manual de Calidad” de los servicios de importación,
exportación, comercialización y servicio post-venta de dispositivos médicos,
medicamentos, equipos e insumos para la salud. Adicionalmente, abarca a la unidad
de Gestión de la Calidad, necesaria para la certificación de estos servicios y el
mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa.
3. CAMPO DE APLICACIÓN:
Es aplicable a todas las áreas funcionales que comprenden la empresa.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
 Internos:
 HBMED-GC-P-001 “Procedimiento “Control de Documentos”.

 HBMED-GC-P-002 “Procedimiento “Control de Registros”.
 HBMED-CG-M-002 ·Manual de Calidad”.
 HBMED-SI-R-01 “Reglamento Interno de Seguridad y Salud Laboral.
 HBMED-TH-R-01 “Reglamento Interno de Talento Humano”.
 Externos:
 Constitución Política de la República del Ecuador.

 Código del Trabajo.
 Norma ISO/IEC 9001:2015.
 Norma ISO/IEC 12485:2016.

Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
6. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN:
6.1. OBJETO SOCIAL
La compañía tiene por objeto la importación, exportación, almacenamiento, traslado,

comercialización, representación, suministro, compra y venta al mayor y detal de todo
tipo de materiales, equipos y dispositivos médicos quirúrgicos, así como de mobiliario,
equipos, artículos y enseres de oficinas especiales relacionales, electrodomésticos y
línea blanca industrial médica especializada, para la dotación de centros de salud
públicos, privados y afines.
6.2. RESEÑA HISTÓRICA
6.3. MARCAS Y PRODUCTOS
6.3.1. Marcas:
 MEDISPO
 INTRA
 SMI

6.3.2. Productos:
 Algodón, Gasas, Compresas, Apósitos y Esponjas Estériles y no Estériles.

 Mascarilla de Oxígeno con y sin Reservorio.
 Catéter de Tres Vías.
 Catéter Central.
 Catéter Intravenoso de Teflón.
 Catéter Urinario.
 Catéter Nelatón.
 Catéter de Foley.
 Sets de Infusión.
 Bolsas de Sangre.
 Tubos para Análisis de Sangre.
 Bolsas para Hemodiálisis.
 Bolsas para Orina.
 Bolsas de Colostomía.
 Botella de Urocultivo.
 Conjunto de Alimentación Enteral.
 Jeringas Descartables de 1cc para Insulina.
 Jeringas Descartables de 1cc Tuberculin
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
 Jeringas Descartables de 3, 5 y 10cc.

 Blood Colletion Tube Holder
 Tubos Endotraqueales con Balón y sin Balón.
 Ropa Médica Descartable.
 Lencería Descartable.
 Mascarillas Descartables.
 Guantes Estériles y no Estériles.
 Guantes de Látex.
 Condones Femeninos y Masculinos.
 Suturas Quirúrgicas.
6.4. CERTIFICACIONES:
 FDA 510K para Condones y Guantes Quirúrgicos.

 ISO 9001 / ISO 13485 en Manufactura.
 CE 0197 Aprobado por la Comunidad Europea, DNV.
 CAMCAS, Certificado y Licencia por Salud en Canadá.
 GMP, Buenas Prácticas de Manufactura por el PATH/USA.
 SABS, Estándar de Calidad de Sur África.
 CCC Certificado de Producto de China.
 FDCA Certificación de la India.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
7. PLAN ESTRATÉGICO:
En conjunto con su personal, la máxima autoridad de HBMECUADOR, C.A., ha

definido por escrito la visión, misión y declaración de principios y valores de la
organización, producto de lo cual se especificó la política, objetivos, así como la
estructura organizativa y funcional de la empresa dentro del Plan Estratégico, para
orientar e integrar las áreas de la organización. La divulgación de estos elementos que
definen la cultura y la gestión organizacional se ha realizado a través de reuniones
informativas con el personal en sus distintos niveles técnicos y administrativos.
Durante las actividades de inducción, se presenta este documento al personal de

nuevo ingreso.
PLAN ESTRATÉGICO
VISIÓN
Ser una organización reconocida nacional e
internacionalmente por su alto desempeño, confiabilidad,
conocimiento y capacidad de innovación, en la importación,
dispositivos médicos, medicamentos, equipos e insumos
para la salud, por la calidad de nuestros productos y la
Código:
máxima eficiencia
MANUAL DE en la gestión de nuestrosHBMED-GC-M-01
ORGANIZACIÓN clientes .
Revisión:
00
Vigencia:
MISIÓN Agosto 2016
Importar, exportar, comercializar y brindar servicio post-

venta de dispositivos médicos, medicamentos, equipos e
DECLARACIÓN DE insumos,
VALORES Ycon la mas
PRINCIPIOS alta calidad y certificación para la
 salud,de HBMECUADOR,
Las actividades fortaleciendo C.A.,
la redestán asistencial y farmacéutica,
enmarcadas dentro de
un profundo respeto al medio ambiente, al ser humano y a la diversidad
pública y privada en la atención y prevención de la salud,
de criterios.
 para el bienestar
Creemos firmemente de los ecuatorianos.
en el compromiso con nuestros clientes y en la
honestidad y responsabilidad que demostramos a través de la
planificación y seguimiento de los servicios prestados.
 Creemos en la búsqueda constante de soluciones que permitan mejorar

nuestro desempeño en cada servicio que prestamos y en la satisfacción
de los requerimientos de nuestros clientes.
 Procuramos el arraigo de estos principios y valores en el desempeño de

las funciones que asume HBMECUADOR, C.A. con nuestros clientes y
ante el bienestar de la sociedad.
POLÍTICA DE CALIDAD
La comprensión y aplicación permanente de la Política de Calidad, es verificada a

través del seguimiento y control interno. El compromiso de la Alta Dirección con el
Sistema de la Calidad, está sustentado en la publicación del contenido de ésta política
y su divulgación a todos los niveles de la empresa.
Durante la prestación de nuestros servicios, HBMECUADOR, C.A., mantiene una

correlación entre las metas organizacionales, la política de la calidad y las
necesidades y expectativas de sus clientes.
Partiendo de la Política de la Calidad y alineados con su Misión, Visión y el Objeto

Social enmarcado en sus Estatutos, HBMECUADOR, C.A., expresa sus Objetivos
Estratégicos, cuyo cumplimiento y alcance, general el éxito, la productividad y el
bienestar de la organización, de su personal, de los clientes y del entorno social.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
1. DESARROLLAR DE ACUERDO A LOS PROCESOS DE NEGOCIO
En el Anexo marcado “A”, se puede observar el Plan Estratégico Detallado de

HBMECUADOR, C.A., contentivo de Objetivos, Actividades, Metas, Indicadores,
Responsables y Resultados de las actividades, para el cumplimiento de los objetivos
estratégicos de la empresa y su mejora continua.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
8. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y FUNCIONAL:
Para hacer posible la ejecución de su Plan Estratégico, formulado en el capítulo

anterior, HBMECUADOR, C.A., ha definido su Estructura Organizativa y Funcional en
un sistema integrado por las áreas estratégicas o medulares del negocio y las áreas
de apoyo y decisión, necesarias para el funcionamiento de la empresa en
cumplimiento de sus Objetivos Estratégicos.
A tales efectos, a continuación se expresan los elementos claves con que cuenta la
organización para asegurar la calidad en la importación, exportación, comercialización
y servicio post-venta de dispositivos médicos, medicamentos, equipos e insumos para
la salud:
a) Organigrama General de la empresa.

b) Descripción de las funciones de las áreas estratégicas y de apoyo de la
empresa.
c) Plan Estratégico Detallado de HBMECUADOR, C.A. (Anexo “A”).
d) Mapa de Procesos, Procedimientos, Instructivos y demás documentos que
soportan el Sistema de la Calidad de HBMECUADOR, C.A.
Por otra parte, HBMECUADOR, C.A., cuenta con el documento HBM-TH-M-01
“Manual Descriptivo de Puertos”, el cual establece de acuerdo a las políticas
internas de la empresa:
a) Propósito del Puesto,

b) Identificación y Evaluación de Actividades,
c) Identificación del Modelo de Competencia requerido para el puesto,
d) Experiencia, Educación y conocimientos complementarios, a cumplir por el
ocupante del puesto.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
a) ORGANIGRAMA GENERAL DE HBMECUADOR, C.A.
Presidencia
Gerencia General
Talento Humano Servicios Administrativos
Tecnología de Información Seguridad Industrial
Asesoría Jurídica Regencia Farmacéutica
Gestión de la Calidad
Gerencia de Comercialización Gerencia de Almacenaje y Gerencia de Distribución y

Mercadeo y Post-Venta Preservación Transporte
Ventas Almacenaje y Preservación Distribución y Despacho

Publicidad y Mercadeo Control de Inventarios Transporte y Rutas
Mantenimiento WEB y RS Seguridad y Resguardo Control de Entregas
Servicio post-venta
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
b) DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DE LAS ÁREAS ESTRATÉGICAS Y DE

APOYO DE LA EMPRESA
I. ÁREAS DE ALTO NIVEL
Presidencia
Misión:
Asegurar al más alto nivel que de la gestión institucional se realice cumpliendo las
Leyes y Reglamentos de la República del Ecuador y los estatutos de la empresa.
Funciones:
 Designar al Gerente General de la empresa, fijar su remuneración y removerlo de
acuerdo con la Ley.
 Nombrar al Asesor Jurídico de la empresa, fijar su remuneración y removerlo de
acuerdo con la Ley.
 Conocer y aprobar los planes, programas, presupuestos anuales y sus reformas.
 Autorizar la celebración de actos y contratos, la negociación de empréstitos
internos y externos y la emisión de obligaciones y autorizar al Gerente General de
la Empresa a suscribir los contratos correspondientes.
 Autorizar la compra, venta, permuta e hipoteca de bienes inmuebles de la
empresa.
 Resolver sobre los porcentajes de utilidades líquidas que integren los fondos de
reservas legales y especiales.
 Interpretar con fuerza obligatoria o reformar los estatutos y resolver aumentos o
disminución del capital social de acuerdo con las disposiciones legales y
estatutarias.
 Todas aquellas establecidas en los Estatutos de la empresa.
Gerencia General
Misión:
Ejercer la representación legal de la empresa y administrarla bajo los criterios de

solvencia, prudencia y rentabilidad financiera, en procura de su desarrollo sostenido y
el cumplimiento de la misión, visión, valores y Objetivos Estratégicos Empresariales y
en el marco de las estrategias y políticas fijadas por la Presidencia de la empresa.
Funciones:
 Formular planes y programas que debe cumplir la empresa y someterlos a la

aprobación de la Presidencia de la empresa.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
 Elaborar los reglamentos y manuales de procedimientos que sean necesarios

para el buen funcionamiento de la empresa y someterlos a la aprobación de la
Presidencia de la empresa.
 Presentar a la Presidencia para su aprobación, las reorganizaciones, creaciones o

supresiones de las dependencias administrativas internas de la empresa.
 Proponer a la Presidencia, el nombramiento de los Asesores y Asistentes de

Gerencia y Gerentes, Jefes de Unidad y el Asesor Jurídico de la empresa.
Seleccionar y contratar el resto del personal de la empresa, removerlos de
acuerdo con la legislación pertinente, excepción hecha de aquellos cuya
designación corresponda a otros organismos superiores.
 Crear y suprimir previa autorización de la Presidencia, puestos en las

dependencias administrativas, cuando esto sea necesario para la buena marcha
de la empresa.
 Dirigir y coordinar las actividades de la empresa y velar por la correcta y eficiente

marcha de la misma.
 Elaborar Dentro del último trimestre de cada año y someter a la consideración de

la Presidencia la proforma presupuestaria anual y el flujo de fondos para próximo
ejercicio económico.
 Gestionar empréstitos internos y externos y obtenerlos, autorizado cada vez por

los organismos competentes.
 Aprobar los procedimientos de trabajo requeridos para una eficiente gestión

administrativa.
 Negociar conjuntamente con Servicios Administrativos, la compra de dispositivos

médicos, medicamentos, equipos e insumos para la salud.
 Aprobar las garantías que la empresa debe dar y recibir de terceras personas
dentro del límite de la cuantía de su competencia, determinar la naturaleza y
monto de las garantías que deben rendir los empleados que manejan fondos o
bienes de la empresa.
 Realizar actos y contratos y autorizar egresos hasta el monto establecido por la

Presidencia de la empresa, así como aquellos referidos a las remuneraciones del
personal.
 Delegar atribuciones a los Gerentes y Jefes de áreas, dentro de la esfera de la

competencia que a los mismos corresponde.
 Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, estatutarias, reglamentarias y

las resoluciones de la empresa.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
 Hacer las revisiones necesarias del Sistema de Gestión de la Calidad de la

empresa.
 Proveer los recursos necesarios para la efectividad del Sistema de Gestión de la

Calidad y el cumplimiento de los requisitos legales y del cliente.
 Todas aquellas asignadas por el Presidente de la empresa.
II. AREAS DE ESTRATÉGICAS
Gerencia de Comercialización, Mercadeo y Post-Venta
Misión:
Mantener la presencia de la empresa en el Mercado, a través de una efectiva labor de

mercadotécnia, orientada a desarrollar nuevos negocios tanto a nivel nacional como
internacional. Igualmente cubrir las expectativas del cliente y mantener su confiablidad
por la satisfacción de nuestro cliente externo.
Funciones:
Gerencia de Almacenaje y Preservación
Misión:
Asegurar una eficiente administración de los recursos materiales de la empresa, así
como la de los productos comercializados, mediante la aplicación de políticas, normas,
métodos, técnicas de recepción, almacenamiento, custodia de dispositivos médicos,
medicamentos, equipos e insumos para la salud, así como aquellos equipos,
herramientas y demás bienes propiedad de la empresa, bajo su responsabilidad, de
forma de satisfacer con agilidad y oportunidad a los requerimientos de las diferentes
áreas y clientes de la empresa.
Funciones:
 Dirigir, organizar y controlar la formulación del Programa anual de Adquisiciones

y efectuar su seguimiento y actualización.
 Sugerir la invocación de sistemas, normas o procedimientos en base a las

normativas legales y gubernamentales establecidas, e intervenir en su
elaboración, así como supervisar su implantación.
 Dirigir, organizar y controlar el adecuado funcionamiento del almacén de la

empresa.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
 Administrar la recepción, almacenamiento y custodia de los dispositivos

médicos, medicamentos, equipos e insumos para la salud, así como de todos
aquellos equipos y bienes propiedad de la empresa.
 Llevar a cabo la codificación de todos los bienes, equipos y materiales utilizado

en la empresa.
 Controlar los niveles máximos y mínimos de las existencias de los dispositivos

médicos, medicamentos, equipos e insumos para la salud, destinados para la
comercialización.
 Intervenir en el levantamiento de los inventarios físicos de las existencias del

almacén y de los bienes de inventario y de control.
 Promover con las áreas usuarias, la estandarización de materiales.
 Controlar que los egresos de los dispositivos médicos, medicamentos, equipos e

insumos para la salud, estén de acuerdo con las necesidades y presentar
informes sobre posibles desviaciones.
 Planificar, dirigir y controlar una óptima distribución e implantación física del

almacén, así como de los materiales y sus procesos de almacenamiento.
 Preparar conjuntamente con Servicios Administrativos, los planes y

presupuestos anuales para la operación de la Gerencia.
 Verificar la correcta especificación y cumplimiento de los certificados, permisos,

documentos de calidad de los dispositivos médicos, medicamentos, equipos e
insumos para la salud, destinados a la comercialización.
 Verificar la correcta codificación e incorporar en el Catálogo de los dispositivos

médicos, medicamentos, equipos e insumos para la salud destinados para la
comercialización, los nuevos productos o dispositivos que se adquieran, a fin de
mantenerlos actualizados.
 Evaluar conjuntamente con Gestión de la Calidad la Evaluación de Proveedores.
 Mantener actualizado el Registro de Proveedores.
 Cumplir con las normas y procedimientos de trabajo establecidos.
 Asesorar a Servicios Administrativos en todos los aspectos inherentes a la

Gerencia.
 Atender con oportunidad las informaciones que le solicitaren las áreas usuarias
sobre aspectos relativos a existencia, señalamiento de códigos y otros
relacionados.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
 Elaborar conjuntamente con Regencia Farmacéutica, los pliegos de pruebas a

que deben ser sometidos los dispositivos médicos, equipos e insumos para la
salud, destinados para la comercialización.
 Avalar conjuntamente con la Gerencia de Distribución y Transporte, la salida y

disposición en los vehículos de transportes, de los dispositivos médicos,
medicamentos, equipos e insumos para la salud.
 Coordinar conjuntamente con la Regencia Farmacéutica, la baja de

medicamentos por su fecha de vencimiento y de los dispositivos médicos,
equipos e insumos que pudieran afectar la salud.
 Informar al Gerente General sobre el cumplimiento de sus funciones.
 Las demás que le asigne el Gerente General, en el ámbito de su competencia.
Gerencia de Distribución y Transporte
Misión:
Mantener el parque automotor de la empresa en condiciones mecánica –operativa
adecuada para el transporte y distribución de los dispositivos médicos, medicamentos,
equipos e insumos para la salud, destinados a la comercialización.
Igualmente supervisar y controlar la oportuna entrega de los dispositivos médicos,
medicamentos, equipos e insumos para la salud al cliente solicitante.
Funciones:
 Programar y controlar el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos

propiedad de la empresa.
 Programar y controlar la necesidad de repuestos de mayor frecuencia de uso.
 Tramitar conjuntamente con Servicios Administrativos, la adquisición de

repuestos especiales para solventar mantenimientos correctivos de los
vehículos.
 Coordinar y supervisar las acciones y servicios solicitados a los talleres

mecánicos respectivos.
 Coordinar conjuntamente con Seguridad Industrial, las acciones y actividades

referidas a Seguridad y Salud Laboral.
 Elaborar informes periódicos de novedades y rendimientos de los vehículos y

entregarlos a Servicios Administrativos.
 Autorizar y supervisar conjuntamente con la Gerencia de Almacenaje y

Preservación la salida de vehículos con los dispositivos médicos, medicamentos,
equipos e insumos para la salud, a ser distribuidos.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
POR INLCUIR PROCESO DE DISTRIBUCIÓN
III. ÁREAS DE APOYO
Talento Humano
Misión:
Administrar los Recursos Humanos de la empresa, mediante la aplicación de
metodología y técnicas modernas que aseguren el desarrollo del talento humano y el
incremento de la productividad, en cumplimiento con el Código del Trabajo vigente en
la República del Ecuador.
Funciones:
 Programar, organizar y supervisar el cumplimiento de las disposiciones

generales y específicas relacionadas con la administración de los recursos
humanos de la empresa, sujetándose a las leyes, reglamentos internos y
políticas institucionales internas.
 Asesorar y asistir a la Gerencia General y las otras pareas, en lo relativo a

asuntos laborales de la administración de recursos humanos.
 Elaborar el plan anual de los recursos humanos de la empresa, con la

participación directa de la Gerencia General, en concordancia de las demás
gerencias y unidades de acuerdo a las regulaciones establecidas.
 Poner en ejecución la asignación de sueldos y salarios de conformidad con las

normas.
 Conjuntamente con la Gerencia o Departamento respectivo, elaborar y llevar a

efecto, luego de la aprobación por el organismo competente, los planes de
capacitación y adiestramiento del personal de los diversos niveles de la
empresa.
 Asistir a las sesiones de los Comités Internos y participar con voz informativa en
asuntos relacionados con el personal.
 Asesorar y colaborar con la gestión de la Gerencia General en lo relativo a

asuntos laborales.
 Determinar y emplear sistemas adecuados y dinámicos de intercomunicación

entre los diversos niveles orgánicos de la empresa, a fin que todo el personal
tenga información actualizada sobre políticas, programas y objetivos de la
empresa.
 Supervisar en el ámbito de su competencia, el cumplimiento de las políticas

enmarcadas por la Unidad, en lo referente a relaciones laborales, contratación y
demás regulaciones vigentes.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
 Procurar que se apliquen las acciones necesarias, a fin de prevenir y solucionar

problemas laborales.
 Elaboración mensual de las planillas del IESS.
 Ejecutar el proceso de reclutamiento, selección y contratación de personal.
 Realizar la inducción, dado toda la información necesaria al nuevo trabajador y

realizar las actividades pertinentes para lograr su rápida incorporación.
 Promover la integración asignando a los trabajadores de los puestos en que

mejor utilicen sus características, buscando su desarrollo integral.
 Proponer y tramitar las promociones, traslados y más movimientos de personal.
 Planificar, coordinar y controlar el sistema de evaluación de desempeño.
 Administrar el régimen disciplinario y aplicar las sanciones que son de su

competencia, de acuerdo a las normas vigentes.
 Participar en la elaboración, actualización y divulgación del Manual de

Organización (HBM-GC-MO-01) de la empresa.
 Mantener actualizados los registros y expedientes de personal y preparar las

estadísticas que requiera la Administración de los Recursos Humanos.
 Elaborar el calendario anual de vacaciones del personal de la Empresa y

controlar su aplicación.
 Coordinar con la Unidad de Servicios Administrativos, la contratación de seguros

a favor del personal.
 Mantener información oportuna sobre vencimientos de contratos de trabajo, en la

forma más conveniente tanto para la empresa como para el trabajador de
acuerdo con la ley.
 Ejecutar y coordinar los eventos con un banco de instructores Institucionales,

manteniendo monitoreo y asesoría permanente.
 Informar mensualmente sobre el cumplimiento de las actividades de la Unidad.
 Las demás que le asigne la Gerencia General, dentro del ámbito de su

competencia.
Servicios Administrativos
Misión:
Procurar la optimización y adecuada administración de los recursos económicos
disponibles, mediante la aplicación de políticas, sistemas, métodos y normas en
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
materia financiera, presupuestaria, contable y de control en la Empresa, apoyando en

forma permanente y oportuna a la gestión gerencial en el cumplimiento de actividades
y funciones relacionadas con asuntos de la administración interna, a fin de viabilizar el
cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Funciones:
 Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar la gestión económica-financiera

de la empresa.
 Aplicar las políticas, normas y procedimientos establecidos para el Área

Financiera.
 Preparar en coordinación con las diferentes áreas, la proforma presupuestaria

anual y sus reformas; y ejecutar el control, liquidación y evaluación
presupuestaria.
 Planear y programar los recursos financieros necesarios para el cumplimiento de

los planes operativos y de inversión.
 Determinar conjuntamente con Asesoría Jurídica, las condiciones de

contratación de financiamientos que más se ajusten a las necesidades de la
Empresa.
 Velar por la correcta, eficiente, económica y oportuna administración de los

recursos materiales y financieros.
 Responder por la custodia de efectivo, valores, papeles fiduciarios y demás

documentos.
 Llevar, coordinar y supervisar el desarrollo contable de todas las operaciones

financieras que efectúa la empresa de acuerdo a los principios generalmente
aceptados y de conformidad con el Sistema Uniforme de Cuentas; así como, la
formulación, determinación y análisis de los rendimientos y disponibilidades.
 Intervenir en el desarrollo de: manuales, instructivos y de sistemas

administrativos de información y de control interno; y controlar su aplicación y
cumplimiento.
 Estudiar y analizar conjuntamente con Talento Humano, la conveniencia de la

contratación de las pólizas de seguros de personal, bienes e instalaciones de la
Empresa y controlar su cumplimiento.
 Asesora a la Gerencia General y Unidades Administrativas sobre aspectos

económicos-financieros.
 Efectuar la evaluación y calificación financiera de ofertas.

Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
 Analizar conjuntamente con la Gerencia de Comercialización, Mercadeo y Post-

Venta, los reajustes de precios de los dispositivos médicos, medicamentos,
equipos e insumos para la salud.
 Determinar las fórmulas de estructura de costos y efectuar el análisis de costos

a precios unitarios.
 Elaborar Instructivos de Fondo Rotativo y de Caja Chica.
 Analizar los estados financieros.
 Elaborar la información económica-financiera mensual.
 Efectuar la calificación financiera de proveedores y contratistas.
 Elaborar las tablas financieras para el cobro de cuentas pendientes
 Asesorar en el área económica - financiero en aspectos puntuales.
 Procurar el perfeccionamiento del Sistema Contable y mantener actualizado el

registro y control de las transacciones que realiza la empresa de conformidad a
lo instituido para el efecto.
 Supervisar la elaboración de los balances y estados financieros en la forma y

plazos previstos por la Ley y Sistema Uniforme de Cuentas y presentarlos a
consideración de la Gerencia General.
 Coordinar con las unidades pertinentes, la liquidación de las exportaciones

realizadas por la empresa.
 Efectuar los desembolsos que fueren autorizados de acuerdo con los

procedimientos y normas de prioridad establecidos y realizar las retenciones
legales correspondientes.
 Solicitar cotizaciones y coordinar su evaluación en los aspectos, legal, técnico y

económico, con el apoyo de la Asesoría Jurídica y la Gerencia de
Comercialización, Mercadeo y Post-Venta.
 Apoyar a la Gerencia General, en las negociaciones con los proveedores cuando

el caso lo requiera, a fin de obtener para la empresa, las mejores condiciones en
la compra.
 Elaborar las órdenes de compra con la aprobación de la Gerencia General y

tramitar su legalización.
 Solicitar a Asesoría Jurídica cuando el caso lo requiera, la elaboración de

contratos para lo cual remitirá toda la documentación pertinente.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
 Entregar las órdenes de compra a los adjudicatarios y a las áreas internas de la

empresa a fin de ser ejecutadas.
 Asistir a la Gerencia General en asuntos administrativos relacionados con la

marcha de la empresa.
 Recomendar a la Gerencia General, la determinación de políticas para la

solución de problemas suscitados en la empresa.
 Coordinar acciones con las unidades administrativas, a fin de mantener

informado al Gerente General, sobre aspectos de su interés; así como,
transmitir a la Gerencia, inquietudes y requerimientos planteados por las distintas
áreas de la empresa.
 Colaborar con asesores nacionales y extranjeros en labores previamente

asignadas.
 Coordinar reuniones de trabajo de la Gerencia General con el nivel ejecutivo y

participar en las que sea necesaria su presencia.
 Representar al Gerente General, cuando éste lo disponga, en acciones sociales

o reuniones de trabajo.
 Vigilar el cumplimiento o incumplimiento de las políticas y disposiciones

impartidas por el Gerente General.
 Absolver consultas sobre disposiciones y políticas emanadas de la Gerencia

General y que sean de su conocimiento.
 Coadyuvar a la gestión de las áreas de la empresa, mediante la coordinación

con organismos públicos y privados en la obtención de información básica para
el cumplimiento de las actividades de la empresa.
 Coordinar acciones relacionadas con el cumplimiento de las resoluciones y

disposiciones administrativas impartidas por la Presidencia y la Gerencia
General.
 Administrar los fondos asignados para el cumplimiento de sus actividades y

presentar los informes económicos - financieros correspondientes.
 Atender por delegación de la Gerencia General a las Comisiones que concurren

a la Empresa y que no puedan ser atendidas por el titular.
 Informar al Gerente General sobre resultados alcanzados en el desempeño de

sus actividades.
 Gestionar ante las autoridades Gubernamentales: permisos, pagos de papentes

de funcionamiento,
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
 Atender las disposiciones de la Gerencia General y ponerlas en práctica.
 Poner en consideración de los niveles superiores los informes de gestión de la

Unidad.
 Cumplir con las demás funciones que dentro del ámbito de su competencia.
Tecnología de la Información
Misión:
Asesorar y dar soporte técnico en la conducción del desarrollo informático de la
empresa, en coordinación con la planificación estratégica aprobada para el efecto.
Funciones:
 Diseñar y ejecutar el Plan Informático, de acuerdo con los lineamientos de la

Gerencia General, recogiendo las reales necesidades de las áreas usuarias,
asegurándose que los resultados correspondan a los requerimientos de la
comunidad.
 Administrar el avance del Plan Informático, determinar las desviaciones, sus

posibles causas y ejecutar las medidas correctivas que sean necesarias.
 Garantizar el cumplimiento del Plan Informático y la solución de problemas en la

interrelación e interfaces de información entre los subsistemas.
 Dictar políticas y establecer estándares de gestión informática, orientados a

optimizar los recursos informáticos de la empresa.
 Dar soporte y asesoramiento informático a la Gerencia General, y demás áreas

de la empresa.
 Cuidar y mantener la infraestructura informática y de comunicaciones, de

acuerdo con el desarrollo tecnológico y los requerimientos de la empresa.
 Determinar los recursos informáticos y de comunicaciones necesarios para el

funcionamiento de la empresa.
 Dar el soporte técnico necesario en todo el proceso de adquisiciones de equipos

o servicios relacionados con hardware, software y comunicaciones.
 Mantener una permanente labor de investigación y estudio de nuevas

tecnologías informáticas y recomendar su implantación o utilización en la
empresa.
 Determinar, sugerir y fiscalizar los trabajos necesarios para el mantenimiento y

desarrollo de la infraestructura informática.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
 Proponer alternativas y nuevas tecnologías para la optimización de las

comunicaciones, transmisión de datos, en general en la red de computadoras de
la empresa.
 Monitorear permanentemente el funcionamiento de la red.
 Otras actividades que le sean asignadas por la Gerencia General dentro del
marco de su competencia.
 Generar herramientas y procedimientos necesarios para realizar respaldos

periódicos de la información almacenada en los servidores custodiarlos y
mantenerlos como back up.
 Obtener y custodiar respaldos de la base de datos y aplicaciones.
 Llevar control y ejecutar los procesos que sean necesarios para la migración de
bases de datos y plataformas.
 Administrar sistemas operativos, acceso a Internet, correo electrónico y otros

servicios de Internet.
 Desarrollar y mantener aplicaciones web, en coordinación con las demás áreas.
Seguridad Industrial y Salud Laboral
Misión:
Coordinar y promocionar la ejecución de todas las acciones y obras que posibiliten la
identificación, valoración y control de riesgos con el propósito de eliminar accidentes
con consecuencias para los trabajadores, instalaciones de la Empresa Eléctrica y a la
comunidad.
Funciones:
 Establecer objetivos, recursos, responsabilidades y programas en materia de

seguridad y salud en el trabajo.
 Reconocer y Evaluar los Riesgos en las áreas de trabajo de la empresa.
 Controlar los riesgos profesionales.
 Registrar la accidentalidad, ausentismo y evaluar las estadísticas de los

resultados.
 Asesorar técnicamente en materia de control de incendios, almacenamiento

adecuado, protección de maquinarias, instalaciones eléctricas, primeros auxilios,
ventilación, control y educación sanitarios, protección personal y demás materias
contenidas en el correspondiente Reglamento Interno de Seguridad y Salud
Laboral (HBM-SI-R-001).
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
 Colaborar en la prevención de riesgos con los Organismos del Sector Público

que efectúen actividades de prevención de riesgos y comunicar los accidentes y
enfermedades profesionales que se produzcan, al Comité Central de Seguridad
y Salud en el Trabajo.
 Determinar las funciones en los siguientes puntos:
a) Confeccionar y mantener actualizado un archivo con documentos técnicas de

Higiene y Seguridad que firmado por el Jefe de la Unidad, serán presentados a
los Organismos de Control cada vez que sean requeridos. Estos archivos deben
contener:
- Los planos generales del recinto laboral empresarial, en escala de 1:100, con
señalización de todos los puestos de trabajo, e indicación de las instalaciones
que definan los objetivos y funcionalidad de cada uno de los puestos de trabajo.
- Los planos de las áreas de puestos de trabajo que en el recinto laboral,
evidencien riesgos que se relacionen con la higiene y la seguridad industrial,
incluyendo además la memoria pertinente de las medias preventivas para la
puesta bajo control de los riesgos detectados.
- Planos completos con detalles de los servicios de: Prevención y de lo
concerniente a campañas contra incendios.
 Investigar conjuntamente con el Servicio Médico, las causas de accidentes de

trabajo y enfermedades profesionales, que se presenten en la empresa y sugerir
la adopción de las medidas necesarias para eliminar o aminorar las posibles
causas de futuros accidentes.
 Comunicar al Departamento de Riesgos del Trabajo del Instituto Ecuatoriano de

Seguridad Social y al Comité Central de Seguridad y Salud del Trabajo de la
empresa, los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que se
produzcan.
 Mantener actualizados los documentos técnicos de Seguridad Industrial y Salud

Ocupacional, así como los documentos requeridos por las entidades
gubernamentales de control y seguimiento.
 Colaborar en la prevención de riesgos que efectúen los Organismos del Sector

Público.
 Capacitar periódicamente al personal en materia de Seguridad Industrial y Salud

Ocupacional.
 Ejecutar programas tendientes a preservar la salud de los trabajadores a través

de la aplicación de medicina preventiva y curativa.
 Promover Programas de Higiene del Trabajo y de Prevención de Riesgos y

Enfermedades Ocupacionales en coordinación con Talento Humano.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
 Evaluar los Programas de Psicología Industrial aplicados al trabajador y su

familia.
 Supervisar el cumplimiento de las actividades médicas, de seguros de salud y

botiquines en la empresa.
 Coordinar las actividades que se generan como producto de la relación laboral

con Dispensarios Anexos, Hospital _______________, Departamento de
Riesgos del Trabajo del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y otras
Instituciones Públicas y privadas que son de beneficio para el trabajador de la
Empresa.
 Preparar los planes y presupuestos anuales del área para consideración y

aprobación de la Gerencia General.
 Elaborar el informe anual de cumplimiento de sus funciones.
 Colaborar con Talento Humano en el proceso de Selección mediante la

realización de exámenes preocupacionales.
Asesoría Jurídica
Misión:
Brindar asesoramiento legal y oportuno en todas y cada una de las actividades
contractuales que requiera la empresa, para el cumplimiento de su objeto social.
Funciones:
 Servir de órgano de consulta y asesorar en los aspectos jurídicos a los niveles

directivos, ejecutivos y operativos de la empresa.
 Asumir la defensa de la empresa en juicios civiles, mercantiles y laborales,

ejerciendo toda clase de acciones judiciales que sean necesarias.
 Intervenir en nombre y representación de la empresa, en reclamaciones

presentadas ante instituciones públicas o privadas.
 Formular proyectos de legislación general y específica relacionados con la

materia que sea de competencia de la empresa y que estén basados en leyes,
decretos, acuerdos ministeriales, resoluciones, etc.
 Revisar y/o formular los convenios, contratos, concesiones, autorizaciones o

permisos que se celebren y en general todo acto o contrato a suscribirse con
personas naturales o jurídicas que asumen compromisos y obligaciones para la
empresa.
 Asesorar a todas las áreas y dependencias de la empresa y emitir el dictamen

jurídico referente a Instructivos y Reglamentos en especial de las incidencias que
tales actos presentaren, precautelando los intereses de la Organización.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
 Examinar conjuntamente con Servicios Administrativos, las fianzas entregadas

por terceros como garantía al cumplimiento de obligaciones contraídas con la
empresa, así como la documentación complementaria que fuere presentada.
 Mantener actualizada la compilación de leyes, decretos y más disposiciones

legales de interés organizacional.
 Ejercer toda clase de acciones judiciales en los asuntos encomendados por la

Gerencia General o la Presidencia de la empresa.
 Asesorar y participar activamente en el estudio y análisis y recomendaciones

sobre las contrataciones colectivas y pliegos de peticiones que los trabajadores
presenten a la empresa.
 Intervenir en forma externa patrocinando la defensa de los derechos e intereses

que le asisten a la empresa, ante organismos de control del sector público.
 Las demás que le sean asignadas por la Gerencia General
Regencia Farmacéutica
Misión:
Funciones:
Gestión de la Calidad
Misión:
Administrar, implantar, desarrollar y mantener el sistema de gestión de calidad de la
empresa y dar respuesta a las necesidades organizacionales. Igualmente realizar
diagnósticos organizacionales, generar propuestas, implantar recomendaciones y
evaluar el impacto de los estudios y proyectos relacionados con el desarrollo
organizacional de la empresa.
Funciones:
 Diseñar, implantar y realizar las revisiones a la Estructura Organizativa y el Plan

Estratégico, acorde con los procesos desarrollados en la empresa.
 Diseñar, elaborar y actualizar el Manual de Organización y el Manual de Calidad
de la empresa.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
 Diseñar, establecer, implementar y mantener el Sistema de Gestión de la

Calidad y mejorar continuamente su eficacia, de acuerdo a los requisitos de las
Normas ISO, OHSAS, FDA, TUV, FDCA, CCC, y aquellas requeridas para la
optimización de los procesos.
 Diseñar y elaborar conjuntamente con las otras unidades, la documentación
necesaria, para soportar el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa.
 Diseñar los Objetivos de la Calidad por área de trabajo, estableciendo las
herramientas de medición necesarias, para asegurar su eficacia, operatividad y
control entre procesos.
 Diseñar, coordinar e implementar el control de los documentos requeridos para
la prestación de los servicios, de acuerdo a los requisitos de las normas ISO
9001 e ISO 13485, asegurando que se identifican los cambios y el estado de la
versión vigente de los documentos, así como asegurar que las versiones
pertinentes de los documentos, se encuentran disponibles en los puntos de uso.
 Apoyar a las Gerencias de Comercialización, Mercadeo y Post-Venta; Gerencia
de Almacenaje y Preservación; Gerencia de Distribución y Transporte, en la
planificación, seguimiento y control de los procesos inherentes al cumplimiento
de los requisitos del cliente.
 Coordinar la gestión del Comité Central de Normalización y proponer a la
Gerencia y Administración Superior la aprobación de normas que regulen las
actividades de la aplicación se realice en las áreas correspondientes.
 Diseñar el Plan de Acciones Correctivas y Preventivas, enmarcadas de los
hallazgos que evidencian desviaciones en los procesos.
 Ejecutar el seguimiento en la aplicación de los Planes de Acciones Correctivas y
Preventivas.
 Elaborar los informes mensuales de Gestión, aplicación de Indicadores de
Gestión y de Comportamiento del Sistema de Gestión de la Calidad.
 Diseñar y aplicar las Evaluaciones de Calidad a los Proveedores de la empresa.
 Elaborar el Informe de Desempeño de Proveedores y presentarlo a la Gerencia
de Comercialización, Mercadeo y Post-Venta, a fin de establecer las medidas
correctivas a que hubiere lugar.
 Diseñar y aplicar las Encuestas de Satisfacción al Cliente interno y externo.
 Elaborar el Informe de Evaluación de Satisfacción al Cliente interno y presentarlo
a la Gerencia General, para diseñar el Plan de Acción a ser ejecutado por
Gestión de la Calidad, medir su efectividad y eficacia, así como los resultados.
 Llevar un estricto control de documentos, actas, resoluciones, reglamentos, etc.,
de las empresas presentadas a los empleados y trabajadoras de la empresa.
 Analizar y proponer sistemas y procedimientos que permitan una mayor
eficiencia en el funcionamiento general de la empresa.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
 Revisar en forma permanente la estructura organizacional y el funcionamiento

administrativo de cada una de las unidades, precisando sus objetivos, políticas y
funciones.
 Controlar y analizar el funcionamiento de las leyes, disposiciones, reglamentos,
manuales e instructivos de la empresa, con el objeto de proponer a la Gerencia
General las modificaciones necesarias a fin de lograr su actualización para
mejorar la prestación de los servicios.
 Elaborar y mantener actualizados los de es de Organización y Calidad y los
manuales de Procedimientos establecidos por el Sistema de Gestión de la
Calidad.
 Diseñar y rediseñar los formularios que se manejan en la empresa.
 Ejecutar proyectos de mejoramiento continuo.
 Promover el cumplimiento de las normas de organización y procedimientos
establecidos.
 Promover la adopción de la cultura de calidad entre el personal de la Empresa.
 Asegurar la emisión, difusión y disponibilidad de la documentación del Sistema
de Gestión de Calidad, así como el inventario y custodia de la misma.
 Vigilar las actividades de asesoría para la elaboración de manuales y
procedimientos en materia de calidad y procesos de la institución.
 Ser enlace entre la Empresa y los organismos nacionales e internacionales de la
calidad.
 Dar atención a las recomendaciones o disposiciones de los organismos
nacionales en materia de calidad.
 Planificar y ejecutar las auditorias internas de calidad.
 Conservar y actualizar los registros de calidad.
 Registrar, conservar, analizar y dar respuesta a las reclamaciones y/o
sugerencias para la mejora de la calidad.
 Colaborar con proveedores para aumentar la calidad de sus productos y
servicios.
 Participar en la elaboración del Plan Estratégico de la empresa.
 Dirigir y supervisar la elaboración de los planes operativos del área.
 Asesorar a todas las unidades administrativas en materia de planificación y
control de gestión.
 Ejecutar proyectos tendientes a conseguir otras certificaciones internacionales
de calidad.
 Establecer indicadores de gestión para la toma de decisiones, realizar
pronósticos y prever el futuro.
 Elaborar informes sobre la gestión del área y otros que se le soliciten.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
 Otras actividades asignadas por la Gerencia General dentro de su campo de

aplicación.
9. MAPAS DE PROCESOS Y SU DESCRIPCIÓN:
9.1. EN ELABORACIÓN
10. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD:
10.1. CONTROL DE DOCUMENTOS:
Los diferentes documentos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad en

HBMECUADOR, C.A., cumplen con un proceso controlado que es descrito en el
Procedimiento de “Control de Documentos (HBM-GC-P-001) y en el Procedimiento
“Control de Registros”(HBM-GC-P-002), que asegura la mejora continua de los
mismos y su adaptación a los cambios del entorno.
Dichos documentos describe las etapas a cumplir para que se consolide el esquema
de cumplimiento obligatorio, el cual establece las actividades y pasos a seguir para la
planificación, elaboración, aprobación, divulgación y revisión de los documentos
normativos; permitiendo de esta manera que la empresa cuente con los documentos
requeridos para el desarrollo de Sistemas de Gestión, para su control interno y para la
correcta prestación del servicio con óptimos niveles de calidad y productividad,
conforme al marco legal vigente, condiciones funcionales, requisitos de seguridad y
protección del medio ambiente.
En el Documento “Manual de Calidad” (HBM-GC-M-002), se establece la base

estructural de la documentación, para el diseño, implementación y mantenimiento del
Sistema de Gestión de la Calidad de HBMECUADOR, C.A., el cual está diseñado en
base a los lineamientos establecidos en las Normas ISO/IEC 9001:2015 e ISO
13485:2016, tomando en consideración los diferentes actores o involucrados, que
intervienen en los procesos productivos de la empresa.
Por otra parte, HBMECUADOR, C.A., cuenta con directrices trazadas para la
identificación y preparación de los registros de documentos como evidencias del
cumplimiento de los requisitos del sistema de calidad, por medio de las normativas
para el control de documentos y para el manejo de las comunicaciones. Los registros
con los cuales se da cumplimiento a las exigencias antes señaladas son los
relacionados en cada uno de los procedimientos documentados referenciados de este
Manual.
Los gerentes y responsables de Área de HBMECUADOR, C.A., son los responsables

de manejar sus registros, asegurando su acceso y disponibilidad con el fin de poder
comprobar en cualquier momento la conformidad de todas las áreas con el sistema de
calidad y asegurar la trazabilidad de la ejecución de las actividades de la empresa.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
La empresa igualmente dispone de normas y especificaciones técnicas reconocidas

nacional e internacionalmente, e igualmente recomendaciones, adecuadas a los
requerimientos técnicos propios, empleados como herramientas que clarifican los
criterios de aceptación y rechazo de dispositivos médicos, medicamentos, equipos e
insumos para la salud, evitando la subjetividad.
10.2. RESPONSABILIDADES:
En el Anexo “C” de este Manual se establece la Matriz de Responsabilidades para el

desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad, indicando dos tipos
de responsabilidad: directa y compartida así como los niveles jerárquicos de
aprobación de documentos.
10.3. RECURSOS:
La Presidencia y Gerencia General de HBMECUADOR, C.A., a través del Plan Anual

de Gestión Institucional y el correspondiente Presupuesto Anual, establecen los
requerimientos de recursos humanos, materiales y financieros para el mantenimiento y
mejora del Sistema de Gestión de la Calidad, especialmente en la importación,
exportación, comercialización y servicio post-venta de dispositivos médicos,
medicamentos, equipos e insumos para la salud, lo cual asegura la dotación necesaria
para la continuidad del sistema. Los recursos y servicios requeridos pueden ser:
adquiridos, contratados o desarrollados internamente.
11. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN:
11.1. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
La Presidencia y Gerencia General de HBMECUADOR, C.A., están comprometidas

con el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad así como con
la mejora continua de su eficacia.
Este compromiso se evidencia a través de:
El establecimiento y difusión de sus valores organizacionales, específicamente la

orientación al cliente y vocación de servicio, en el cual resalta la disposición
permanente para recibir y escuchar necesidades o demandas de sus clientes internos
y externos, mostrando capacidad y compromiso para atender y resolverles de forma
oportuna, al menor costo posible.
a) El establecimiento de la Política de la Calidad (Ver HBM-GC-M-002).
b) El establecimiento de los Objetivos de la Calidad (Ver HBM-GC-M-002).
c) La ejecución de las revisiones del Sistema de Gestión de la Calidad a

intervalos planificados.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
d) La determinación y la asignación de los recursos requeridos
11.2. ENFOQUE AL CLIENTE
La Presidencia y Gerencia General de HBMECUADOR, C.A., se asegura que los

requisitos del cliente se determinen y se cumpla con el propósito de aumentar su
satisfacción. Esto lo hace a través del seguimiento que realiza a las siguientes
actividades:
a) La asignación de los recursos para la ejecución de actividades con calidad

(Equipos, Personal, Instalaciones y Capacitación).
b) Supervisión constante de la calidad de la atención prestada a los Clientes,

desde la contratación del servicio hasta la entrega y el servicio post-venta.
c) Recopilación y procesamiento de la información relativa a la satisfacción del

cliente (Encuesta de Calidad de Servicio) con respecto al cumplimiento de los
requisitos por parte de la empresa.
11.3. INFRAESTRUCTURA
HBMECUADOR, C.A., cuenta con una infraestructura suficiente, y soportada en:
a) Reconocimiento nacional por su capacidad para atender las necesidades de

sus usuarios.
b) Años de permanencia en el mercado.
c) Estudios de capacidad del proceso productivo.
d) Importación, exportación, comercialización y servicio post-venta de dispositivos

médicos, medicamentos, equipos e insumos para la salud, con el apoyo de
talento humano calificado y comprometido con los objetivos de la calidad.
e) Condiciones adecuadas para cada proceso, las cuales son sometidas a un

control y monitoreo periódico.
11.4. AMBIENTE DE TRABAJO
HBMECUADOR, C.A., cuenta con las condiciones de trabajo apropiadas para

asegurar la satisfacción de los requisitos del Cliente externo y del Cliente interno.
Estas condiciones principalmente están referidas a espacios de trabajo, de
almacenamiento y de atención al cliente, especialmente acondicionadas para el
propósito que sirven, con los equipos adecuados y cuyo control se mantiene a través
del orden y limpieza constante, y a condiciones de ventilación y temperatura
reguladas.
Código:
HBMED-GC-M-01
00
Vigencia:
Agosto 2016
11.5. MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
El compromiso con el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad

expresado en la Política de la Calidad, se expresa en la revisión periódica del Sistema,
en el análisis de las no conformidades y la definición de acciones eficaces.
Mediante el uso de la Política de la Calidad, los Objetivos de la Calidad, los resultados

y el análisis de los datos provenientes de todos los procesos recogidos mensualmente,
las acciones correctivas y preventivas y del resultado de la verificación por parte de
los Altos Niveles de la Organización, las fallas se detectan de forma conjunta entre las
Áreas, identificándose también las oportunidades de mejora, a partir de lo cual se
determinan los planes de acción para incrementar continuamente la eficacia del
Sistema de Gestión de la empresa.
Los cambios resultantes de las acciones correctivas o preventivas se implementan y

se modifican los documentos relacionados, siguiendo las directrices establecidas para
la actualización y control de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.
12. ANEXOS:
 Anexo “A” “Plan Estratégico Detallado”.
 Anexo “B” Matriz de Codificación de Documentos”.
 Anexo “C” Matriz de Responsabilidades para el Desarrollo del Sistema de

Gestión de la Calidad.
 Anexo “D” Estructura Organizativa por Unidad de Trabajo.

HBMED-GC-M-02 Manual de Cobertores

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

HBMED-GC-M-02 Manual de Cobertores

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

HBMED-GC-M-02

COBERTORES CON ELÁSTICOS PARA UNIDADES DE

REVISIÓN N° VIGENCIA DESCRIPCIÓN CAMBIOS REALIZADOS RESPONSABLE

00 Agosto 2015 Emisión Inicial

FIRMAS ELABORADO REVISADO APROBADO

El Manual de Organización de HBMEDICAL, C.A., presenta una descripción clara y

Esta forma de organización, se fundamenta en una gestión por procesos, siendo

Igualmente, el presente manual, hace referencia a documentos y procedimientos que

La difusión y control del presente Manual de Organización, está bajo la

Dentro de la normativa de Calidad de HBMEDICAL, C.A., se establece que el

Otra característica importante de la estructura organizacional, reflejada en el presente

Por la dinámica de la empresa, este instrumento no deberá ser considerado como

Describir la Estructura Organizativa y Funcional de HBMEDICAL, C.A., haciendo

El Manual de Organización de HBMEDICAL, C.A., abarca el Plan Estratégico de la

Es aplicable a todas las áreas funcionales que comprenden la empresa.

 HBMED-GC-P-001 “Procedimiento “Control de Documentos”.

 Constitución Política de la República del Ecuador.

6. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN:

6.1. OBJETO SOCIAL

La compañía tiene por objeto la importación, exportación, almacenamiento, traslado,

6.2. RESEÑA HISTÓRICA

6.3. MARCAS Y PRODUCTOS

 Algodón, Gasas, Compresas, Apósitos y Esponjas Estériles y no Estériles.

 Jeringas Descartables de 3, 5 y 10cc.

 FDA 510K para Condones y Guantes Quirúrgicos.

En conjunto con su personal, la máxima autoridad de HBMECUADOR, C.A., ha

Durante las actividades de inducción, se presenta este documento al personal de

Importar, exportar, comercializar y brindar servicio post-

 Creemos en la búsqueda constante de soluciones que permitan mejorar

 Procuramos el arraigo de estos principios y valores en el desempeño de

La comprensión y aplicación permanente de la Política de Calidad, es verificada a

Durante la prestación de nuestros servicios, HBMECUADOR, C.A., mantiene una

Partiendo de la Política de la Calidad y alineados con su Misión, Visión y el Objeto

1. DESARROLLAR DE ACUERDO A LOS PROCESOS DE NEGOCIO

En el Anexo marcado “A”, se puede observar el Plan Estratégico Detallado de

8. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y FUNCIONAL:

Para hacer posible la ejecución de su Plan Estratégico, formulado en el capítulo

a) Organigrama General de la empresa.

a) Propósito del Puesto,

a) ORGANIGRAMA GENERAL DE HBMECUADOR, C.A.

Talento Humano Servicios Administrativos

Tecnología de Información Seguridad Industrial

Asesoría Jurídica Regencia Farmacéutica

Gerencia de Comercialización Gerencia de Almacenaje y Gerencia de Distribución y

Ventas Almacenaje y Preservación Distribución y Despacho

b) DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DE LAS ÁREAS ESTRATÉGICAS Y DE

I. ÁREAS DE ALTO NIVEL

Ejercer la representación legal de la empresa y administrarla bajo los criterios de

 Formular planes y programas que debe cumplir la empresa y someterlos a la

 Elaborar los reglamentos y manuales de procedimientos que sean necesarios

 Presentar a la Presidencia para su aprobación, las reorganizaciones, creaciones o

 Proponer a la Presidencia, el nombramiento de los Asesores y Asistentes de

 Crear y suprimir previa autorización de la Presidencia, puestos en las

 Dirigir y coordinar las actividades de la empresa y velar por la correcta y eficiente

 Elaborar Dentro del último trimestre de cada año y someter a la consideración de

 Gestionar empréstitos internos y externos y obtenerlos, autorizado cada vez por

 Aprobar los procedimientos de trabajo requeridos para una eficiente gestión

 Negociar conjuntamente con Servicios Administrativos, la compra de dispositivos

 Realizar actos y contratos y autorizar egresos hasta el monto establecido por la

 Delegar atribuciones a los Gerentes y Jefes de áreas, dentro de la esfera de la

 Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, estatutarias, reglamentarias y

 Hacer las revisiones necesarias del Sistema de Gestión de la Calidad de la

 Proveer los recursos necesarios para la efectividad del Sistema de Gestión de la

 Todas aquellas asignadas por el Presidente de la empresa.