PROCEDIMIENTO PARA COMPRA DE BIENES Y/O

SERVICIOS

PTO-SST-CTZ-12

VERSION 0
 PROCEDIMIENTO PARA COMPRA DE
BIENES Y/O SERVICIOS

1. OBJETIVO

Asegurar que los productos, bienes y/o servicios adquiridos o alquilados en materia de
Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) no representen una fuente de peligro para los
trabajadores y contratistas de la empresa COSTRUZIONE S.A.S.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los procesos de la empresa que requiera realizar
compras de productos, bienes y servicios.

3. RESPONSABILIDADES

GERENCIA
● Autorizar los requerimientos realizados por el Coordinador y gestionar ante
Presidencia para su aprobación
● Pasar al Proceso de Gestión de Compras para solicitar las tres cotizaciones y
así definir el proveedor idóneo.
● Junto con el Proceso de Recursos Humanos, el Proceso de Seguridad y Salud
en el Trabajo, establecerán los requisitos contractuales a solicitar a los
proveedores o contratistas.
● Nombrar una persona interventora de los contratos al interior de la empresa.

COORDINADOR SST
● Junto con la Gerencia de la empresa y el Proceso de Recurso Humanos
avalaran los requisitos a ser solicitados a los proveedores y contratistas
● Evaluar (identificar los peligros, evaluación, valoración de riesgos y
determinación de controles IPEVRDC) los riesgos y valoración de los peligros
asociados al nuevo bien o servicio
● Junto con el Proceso de Recursos Humanos realizar las evaluaciones y re
evaluaciones de los proveedores
● Capacitar al personal sobre los nuevos peligros y riesgos que se valoraron y
sus respectivos controles

PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
● Acatar las normas de seguridad dadas por el Procesos HSEQ
● Asistir a las capacitaciones dadas por el Proceso HSEQ
● Entregar los documentos solicitados
● Cumplir con los parámetros dados en el contrato

TRABAJADORES
● Acatar las normas de seguridad dadas por la empresa
● Reportar cualquier condición insegura que ponga en riesgo la seguridad y salud
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4. DEFINICIONES

Alta Dirección: Persona o grupo de personas que orientan y generan lineamientos

estratégicos para la gestión.

Compras: Proceso encargado de la compra de productos y servicios.

Contrato: Acuerdo de voluntades escrito entre las dos o más partes que se comprometen
recíprocamente a cumplir con las condiciones pactadas.

Evaluación y Selección: Proceso mediante el cual la organización define el proveedor que

ha de suministrar un producto, bien y/o servicio.
Invitación a cotizar: Comunicación realizada de manera escrita enviada mediante correo
electrónico o publicada en página web y redes sociales de la entidad a los proveedores
atendiendo las especificaciones de la solicitud de compras productos, bienes y/o servicios.

Lista de Proveedores: Lista en la cual se relacionan los proveedores con los que se ha
tenido algún tipo de relación contractual, indicando los datos básicos del proveedor.

Orden de compra de productos, bienes y/o servicios: formato utilizado para formalizar
la contratación con los proveedores de productos, bienes y/o servicios.

Proveedor: organización o persona que proporciona un producto, bien y/o servicio.

Responsabilidad Legal: Institución jurídica generada por los hechos generados por las
personas, que causan un daño o perjuicio a otra persona, bienes, medio ambiente y que
genera para quien lo propicia daño o la obligación de repararlos.

Responsabilidad Administrativa: Aquella que surge de una contravención administrativa

propia de quien ejerce cargos directivos en una organización pública o privada.

Responsabilidad Civil: Obligación de asumir las consecuencias de los daños que se

generen a otras personas.

Responsabilidad Penal: aquella que implica intención o voluntad de causar daño a una
persona especifica.

Responsabilidad en Riesgos Laborales: obligación económica mediante el cual los

trabajadores están protegidos por las contingencias que se ocasionan con causa u ocasión
al trabajo.

Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos: Proceso para

establecer si existe un peligro y definir las características de este.
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Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los
trabajadores, en los equipos o en las instalaciones.

Seguridad y Salud en el Trabajo: Es la disciplina que trata de la prevención de las lesiones

y las enfermedades causadas por las condiciones del trabajo, y de la protección y
promoción de la salud de los trabajadores.
SGC: Sistema de Gestión de Calidad

SGD: Sistema de Gestión Documental

SGSST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo:

Solicitud de Compra de Productos, bienes y/o servicios: Formato a través del cual los
responsables de cada proceso solicitan al Departamento de Gestión de Compras los
productos, bienes y/o servicios que requieran para su funcionamiento.
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5. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

● Identificar la necesidad

Las necesidades de compras surgen por:

Entrega y/o deterioro de los elementos de protección personal

La necesidad de capacitar y entrenar el personal
Dar cumplimiento a los requisitos legales del SG-SST

ACTIVIDAD

Cada proceso determina las

necesidades es en materia de SST
y diligencia la solicitud RESPONSABLE:
especificando características del
material, cantidades, actividad, Líder del Proceso
fecha de pedido, proyecto.

Este debe ser remitido al Proceso

de Seguridad y Salud en el Trabajo,
quien a su vez lo enviara vía correo
electrónico a Gerencia para su
autorización, quien lo direcciona a
Presidencia para su aprobación,
para luego ser enviado al Proceso
de Gestión de Compras
FORMATO
REQUISICION DE
MATERIALES
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● Tramitar cotizaciones

ACTIVIDAD

El Proceso de Gestión de Compras

verifica si en el Listado de Proveedores
aprobados se cuenta con un proveedor RESPONSABLE:
que pueda suministrar los productos o
servicios requeridos. Proceso Gestión de Compras

Se solicita un mínimo de 2 cotizaciones

a los proveedores escogidos. En el
caso de que exista únicamente un solo
proveedor en el mercado del bien o el
servicio que se va a adquirir o cuando
existen condiciones de negociación con
un solo proveedor, se hace una o dos
cotizaciones independientes del valor
de la compra.
LISTADO DE
PROVEEDORES
APROBADOS

● Evaluar y aprobar cotización

ACTIVIDAD
Teniendo en cuenta el Listado de
proveedores aprobados y dependiendo RESPONSABLE:
de la cuantía de la compra, el Proceso
de Gestión de Compras consolida y Proceso Gestión de
evalúa las cotizaciones requeridas. Compras
Se escoge al proveedor con base al
análisis de las cotizaciones recibidas y
la revisión de acuerdo con los criterios
establecidos tales como:
• Precio
• Fecha de entrega
• Garantía
• Valides de la oferta
• Forma de pago
• Lugar de entrega
Presidencia aprueba la compra. El
tiempo mínimo para escoger el
proveedor es de 1 día. COTIZACIONE
S
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● Aprobar compra

ACTIVIDAD
Las compras por caja menor son
autorizadas por el responsable de cada
proceso y legalizadas ante el Proceso de RESPONSABLE:
Gestión de Compras. Las demás compras Presidencia
son autorizadas por el Presidencia y el Proceso Gestión de
Departamento de Gestión de Compras. Compras

Nota.
• Se debe tener en cuenta que para
ordenes de servicio mayores o iguales a
25 SMMLV se solicita póliza de
cumplimiento al proveedor, o en su
defecto se tendrá en cuenta el
requerimiento presentado por el proceso
que lo solicito, o concepto de la
Presidencia.
• Para la autorización de la compra se
debe tener en cuenta la respectiva
disponibilidad presupuestal. FORMATO DE
REQUERIMIENTO
DE MATERIALES
COTIZACIONES
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● Elaborar orden de compra y/o servicio

ACTIVIDAD
Una vez seleccionado o escogido el
RESPONSABLE:
proveedor se diligencia el formato “Orden de
Compra” cuando se trate de un bien; cuando
se trate de un servicio se diligencia el formato Proceso Gestión de
“Orden de Servicio” (tiempo mínimo de 2 Compras
días), donde se especifique:

• Descripción del artículo o servicio. Si es

necesario, describir claramente marca, color,
talla, material, etc.
• Cantidad.
• Valor unitario.
• Valor total.
• Subtotal.
• IVA.
• Total.

El Proceso de Gestión de Compras deberá

presentar las órdenes de compra o servicios
generadas durante el periodo, posterior a
ello, se presentarán a Presidencia para su
respectiva aprobación y posterior envió al
proveedor
ORDEN DE COMPRA
ORDEN DE SERVICIO
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5.1. REQUISITOS
REQUISITOS PARA
REQUISITOS PARA
BIENES Y/O SERVICIO SELECCIÓN Y EVALUACION
EVALUACION Y REEVALUACION
INICIAL

● Licencia de prestación de Entrega oportuna de:

servicios en Salud ● Licencia en Salud Ocupacional
Ocupacional de centro médico de los médicos ocupacionales
que ejecutaron las evaluaciones
EVALUACIONES médicas ocupacionales
● Licencia en Salud Ocupacional
MEDICAS de los médicos ocupacionales
OCUPACIONALES Y que realizan las evaluaciones ● Certificados de calibración de
SERVICIOS MÉDICOS médicas equipos vigentes

● Certificados de aptitud médica y

● Certificados de calibración de diagnóstico de condiciones de
equipos salud.

● Licencia de prestación de Entrega oportuna de:

servicios en Salud ● Licencia de Salud Ocupacional
Ocupacional del profesional que realizo el
estudio
ESTUDIOS DE HIGIENE ● Licencia de Salud Ocupacional ● Entrega de informe y
INDUSTRIAL del profesional que realiza el recomendaciones al tiempo
estudio

● Certificado de calibración de
equipos a utilizar

● Hoja de vida del profesional ● Entrega oportuna de afiliaciones

y pagos de Seguridad Social
● Afiliaciones o pagos de
Seguridad Social ● Cumplimiento de las Normar de
ASESORÌA Y/O
Seguridad definidas (uso de
CAPACITACIONES EN
● Licencia de prestación de EPP y equipos en buen estado,
HSEQ
servicios en Salud entre otras)
Ocupacional para
capacitaciones de seguridad y
salud ocupacional

Especificaciones técnicas de los

Cumplimiento de especificaciones
SUMINISTRO EPP EPP (Certificado de calidad de
técnicas de EPP suministrados
EPP)

MANTENIMIENTO ● Afiliaciones o pagos de ● Cumplimiento Normas de

EQUIPOS DE Seguridad Social Seguridad definidas por (uso de
EMERGENCIA, ● Certificado producto EPP, herramientas y equipos en
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FUMIGACIONES Y buen estado, Hojas de

OTROS Seguridad de Sustancias
químicas, entre otras)
● Registros de disposición final de
residuos

● Certificado de calibración de ● Cumplimiento con los tiempos

equipo inicial de entrega
COMPRA DE EQUIPOS ● Hoja de vida de equipos ● Entrega de la hoja de vida de los
E INSUMOS ● Manual de uso de equipos equipos y sus manuales
ASISTENCIA BÁSICA ● Especificaciones de insumos ● Cumplimiento de las
de acuerdo a lo establecido en especificaciones según la
la Resolución 2003 de 2014 Resolución 2003 de 2014

● Certificación de calibración de Cumplimiento con lo establecido en

equipo a utilizar la Resolución 2003 de 2014
MANTENIMIENTO DE ● Certificado de calibración de
EQUIPOS ASISTENCIA equipo propio
BÁSICA ● Inspección de equipos a
utilizar
● Hoja de vida de profesional

● Documentos que certifiquen la ● No presentar fallas por parte e

propiedad del equipo equipos en la ejecución de los
● Programa de mantenimiento trabajos
ALQUILER DE
de equipos ● Registros de disposición final de
EQUIPOS
● Inspección inicial del equipo residuos
(MANTENIMIENTO Y
● Copia del certificado de
EJECUCION DE
licencias (software cuando
PROYECTOS)
aplique)
● Pólizas de cumplimiento
(cuando aplique)

PRODUCTOS ● Hoja de seguridad Entrega oportuna de hojas de

QUIMICOS O ● Certificación de calidad seguridad certificados de calidad
MATERIALES
PELIGROSOS

● Ficha técnica de productos ● Entrega oportuna del producto

PRODUCTOS O ● Certificado de calidad del ● Calidad del producto
MATERIALES producto ● Atención oportuna de la
garantía, quejas y reclamos

● Certificado de Aptitud Medica

● Entrega oportuna de: Hojas de
EJECUCIÓN DE Ocupacional del personal que
vida y soportes, certificados de
ACTIVIDADES EN LOS realiza la actividad (Certificado
aptitud médica, pagos de
FRENTES DE OBRA de aptitud Medica)
seguridad social.
(EJEMPLO: ● Afiliación y/o pagos de
● ATS, permisos de trabajo e
EXCAVACIONES, Seguridad Social (Nivel de
inspecciones diligenciados en
riesgo 5 para ARL)
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CABLEADO ● Hoja de vida del personal que su totalidad, matrícula CONTE o

ESTRUCTURADOS) va a realizar la actividad y tarjeta profesional
soportes de educación,
formación, experiencia y
● Registros de disposición final de
habilidades, matrícula CONTE
residuos
o tarjeta profesional
● Entrega de copia de carné de
● Vacunación de tétanos y fiebre
vacunación sí aplica.
amarilla (Cuando las
● Registros de disposición final de
actividades a ejecutar se
residuos
ubiquen en sitios por debajo de
1700 msnm)

● Programa de Trabajo Seguro ● Certificado de Aptitud Medica,

en Altura para trabajo en alturas del
● Certificado de Aptitud personal que realiza la actividad.
Ocupacional para trabajo en ● Certificado de Aptitud
alturas del personal que realiza Ocupacional para trabajo en
la actividad (Certificado de alturas del personal que realiza
aptitud) la actividad (Certificado de
● Certificado de Capacitación en aptitud)
EJECUCIÓN DE Trabajo en Alturas Avanzado o ● Certificado de Capacitación en
ACTIVIDADES CON certificado de competencias Trabajo en Alturas Avanzado o
TRABAJO EN ALTURA laborales. Vigente de cada uno certificado de competencias
Nota: en caso de de los trabajadores que laborales. Vigente de cada uno
realizarse actividades de realizara la actividad. de los trabajadores que realizara
alto riesgo ● Afiliación y/o pagos de la actividad.
Seguridad Social (Nivel de ● Afiliación y/o pagos de
riesgo 5 para ARL) Seguridad Social (Nivel de
● Hoja de vida del personal que riesgo 5 para ARL)
va a realizar la actividad y ● Cumplimiento de procedimiento
soportes de educación, de trabajo seguro en alturas.
formación, experiencia y Inspecciones, permisos de
habilidades. trabajo, ATS diligenciados en su
totalidad.

● Certificado de Aptitud ● Entrega oportuna de: Hojas de

Ocupacional del personal que vida y soportes, certificados de
realiza la actividad (Certificado aptitud médica, pagos de
de aptitud) seguridad social.
EJECUCIÓN DE ● Afiliación y/o pagos de ● ATS, permisos de trabajo e
ACTIVIDADES DE Seguridad Social (Nivel de inspecciones diligenciados en
IZAJE DE CARGAS riesgo 5 para ARL) su totalidad.
Nota: en caso de ● Hoja de vida del personal que ● Entrega oportuna de
realizarse actividades de va a realizar la actividad y certificación y/o inspección del
alto riesgo soportes de educación, equipo de izaje utilizado.
formación, experiencia y ● Cumplimiento Normas de
habilidades. Vigente para los Seguridad definidas por (uso de
equipos y/o maquinaria a EPP, inspecciones de vehículos.
utilizar soportes de mantenimiento,
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● Certificado de inspección y/o herramientas y equipos en buen

certificación del equipo de izaje estado, hojas de seguridad de
a utilizar. sustancias químicas, entre
● Certificado de emisión de otras)
gases vigente
● Certificado revisión técnico
mecánica vigente
● Licencia de conducción
● SOAT vigente
● Copia cédula operador de grúa
● Licencia de conducción del
conductor
● Copia de autoliquidación de
seguridad social vigente
● Programa de mantenimiento
● Certificado de izaje vigente
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6. CONTROL DEL CAMBIOS

DESCRIPCIÓN DEL ELABORADOR

VERSIÓN APROBADO POR FECHA
CAMBIO POR

Ing. Zully Rocha

Rojas

Gerente
María José Reales
Administrativa y Marzo de
0 Documento inicial P.
Financiera 2021
Coordinador SST

María Daniela
Muñoz Soto

Director HSEQ