PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Objetivos:
Elaborar un Manual de procedimientos de las actividades contables de la Empresa para el
reconocimiento, revelación de los hechos, transacciones y operaciones contables, así
como la correspondiente asignación de responsabilidades y compromisos a los
funcionarios que intervienen en el proceso contable.
Establecer procedimientos de Control Interno Contable para el registro y control de las
operaciones.
Garantizar que todas las operaciones por la empresa sean vinculadas al proceso
contable.
Alcance:
Este manual va dirigido a todas las áreas de la empresa que puedan ser usuarios directos
o indirectos de la información contable. Inicia con la recepción de la información de las
diferentes áreas que participan en el proceso contable y termina con la consolidación de
la información contable de la entidad.
Definiciones:
Proveedor: Persona natural o jurídica, que proporciona productos o servicios
indispensables para funcionamiento de la empresa.
Solicitud de Compras: Formato utilizado para describir el producto y/o servicio que
requieren las áreas.
Cotización Proveedor: Documento que genera un proveedor para presentar el costo de
un material o servicio que cumple determinadas especificaciones y/o detalles de lo
solicitado.
Cuadro Comparativo de Cotización: Formato interno mediante el área de compras
realiza el análisis comparativo en calidad y costo del producto o servicios, conforme a las
especificaciones requeridas en la cotización, sumado al tiempo de respuesta del
requerimiento.
Orden de Compra de Bienes y/o Servicios: Es el documento en el cual se especifica la
información de compras necesarias para que el proveedor pueda suministrar el producto o
servicio que se está solicitando y cumplir con todas las condiciones de entrega que son
requeridas por la empresa.
Factura: Documento Fiscal entregado por el proveedor como prueba de que éste ha
suministrado un producto o servicio determinado a un precio dado; representado un
derecho de cobro a favor del Proveedor.
Entrada de Almacén: Formato mediante el cual la empresa hace el registro de las
entradas de los elementos tangibles y que sirven de soporte para alimentar el stop del
Almacén.
Anticipo: Es un recurso entregado a los Proveedores para la adquisición de bienes
y servicios.

Recibo: lugar donde el proveedor entrega los pedidos y se verifica la cantidad y calidad
de estos.

Almacén: depósito destinado para el acopio de los Bienes y/o mercancías.

Rechazo: actividad que se realiza cuándo se encuentra un producto que no cumple con
las especificaciones requeridas inicialmente en la orden de compras.

Siesa ERP: aplicativo que permite contabilizar y visualizar en el sistema las entradas,
salidas y saldos de inventario.

Caja Menor: Es un fondo de dinero necesario para cubrir los gastos menores e
imprevistos, que por su carácter de urgente requieran el pago inmediato.
Arqueo de Caja Menor: Es aquella verificación sorpresiva realizada por funcionarios
designados por la administración, diferente de quienes manejan la caja menor, con el fin
de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean
oportunos y adecuados y que los saldos correspondan.
Gasto: Salida de recursos, expresados en forma cuantitativa, requeridos para el
desarrollo de la actividad ordinaria de la entidad.
Legalización: Presentación al Área Financiera de los documentos que soportan el gasto
con el cumplimiento de los requisitos legales para efectos del reembolso o legalización
definitiva de la caja menor.
Reembolso: Devolución de la cuantía de los gastos realizados sin que excedan el monto
previsto en el respectivo rubro presupuestal en forma mensual o cuando se haya
consumido más de un 70%, lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los
rubros presupuestales afectados

Causación: Es el procedimiento mediante el cual los hechos económicos deben

registrarse en el momento en que suceden.

Cuentas Por Pagar Son las obligaciones de la empresa con terceros relacionadas con la
adquisición de bienes y servicios para el desarrollo de su actividad económica, se
reconocen por el valor neto adeudado que se define como la cantidad a pagar después de
realizar las respectivas deducciones de impuestos.

Cheque: título valor en forma de mandato que permite retirar a la orden propia o a la de
un tercero, todos o parte de los fondos que se tienen disponibles en una cuenta bancaria.

Radicación: es el procedimiento de recibo de facturas de ventas o documentos

equivalentes, de los diferentes proveedores y contratistas, en el cual asignan un número
consecutivo, a los documentos recibidos dejando constancia de la fecha y hora de recibo.

Transferencia Electrónica: medio de pago a través de un canal electrónico de una

entidad financiera
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Objetivos:
Establecer las pautas orientadas a la adquisición de bienes y/o servicios necesarios,
ajustado a los procesos de manera ágil y transparente, con el fin de obtener productos de
buena calidad y precios competitivos para la empresa.
Alcance:
Este procedimiento cubre todas las compras, y va desde la identificación de las
necesidades requeridas, incluyendo Evaluación de Proveedores hasta la actualización del
listado maestro de Proveedores.
Consideraciones Generales:
Todas las adquisiciones de bienes y servicios que requiera la empresa es competencia
expresa del área de compras, ninguna otra área podrá realizar esta función.
La adquisición de bienes y servicios responderá a una necesidad expresa de cada una de
las Áreas de la empresa y se efectuará buscando obtener las condiciones más favorables
en materia de calidad, precio y tiempo de respuestas para la empresa.
La adquisición de bienes y servicios deberá estar precedida de una solicitud de compras
de bienes y/o servicios del área solicitante (documentos elaborados desde el aplicativo
SIESA ERP), cotización, y orden de compra de bienes y/o servicios de conformidad con
los montos, condiciones de pago, entrega y características de los productos o servicios y
firmas respectivas de autorizaciones.
El número de cotizaciones requeridas para realizar la compra de bienes y/o servicios es
de 3 cotizaciones escritas, y estas deben contener la siguiente información:
Nombre o razón social del cotizante.
NIT.
Ciudad y fecha.
Descripción y cantidad del bien a adquirir, o servicio a desarrollar.
Valor de la oferta.
Forma de pago.
Si el valor incluye o no el IVA.
Tipo de régimen tributario que pertenece el cotizante (común o simplificado) si el
bien o servicio está gravado con IVA.
Todas las adquisiciones de bienes y servicios que requiera las diferentes áreas de la
empresa deben realizarse con anticipación para una correcta gestión de compras. (definir
la periodicidad)
Todas las adquisiciones de bienes y servicios que requiera la empresa deben contar con
las autorizaciones del Director de Compras y Gerencia General. (aprobación en el
aplicativo SIESA ERP y firmas digitales)
Las órdenes de compra serán válidas únicamente con la firma del Dpto. de compras y
gerencia general.
Los proveedores deben estar creados tanto en el módulo de compra y contabilidad ,
antes de solicitarles el despacho de bienes y / o servicios, cuando por razones de
urgencia se haga estrictamente necesario adquirir bienes o servicios con proveedores que
en la fecha de su cotización no se tenga completa la documentación , se podrá autorizar
su contratación sin el cumplimiento de este requisito siempre y cuando el proveedor se
comprometa a diligenciar el registro dentro de los 3 días siguientes a la fecha de la
contratación.
La compra de todo bien o servicio se soportará en una factura o documento equivalente
que cumpla con los requisitos que establecen el Estatuto Tributario y la legislación
comercial vigente.
Serán requisitos mínimos que deben cumplir los potenciales proveedores para participar
en los procesos de compras de bienes y/o/ servicios que desarrolle la empresa:
- Personas Naturales y Jurídicas:
Hoja de vida del contratista y/o Proveedor
Presentación de la oferta o propuesta (kardex de productos o servicios)
Copia del Registro Único Tributario
Certificación Bancaria
Afiliación y pago seguridad social, para los casos necesarios.
Las personas naturales y jurídicas que provean bienes y/o servicios a la empresa, deben
estar inscritas en el registro mercantil y haber cumplido con el deber de renovación, con
excepción de quienes no tengan calidad de comerciantes.
El proveedor domiciliado por fuera del área de jurisdicción de la Empresa, deberá adjuntar
el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de
su domicilio, certificado que no podrá tener una vigencia superior a 30 días.
En las órdenes de compra no se crearán códigos genéricos para el registro de adquisición
bienes y servicios
Toda compra de maquinaria o software, así como de servicios especializados deberá
contar tanto con el Concepto Técnico como la Evaluación Técnica.
La adquisición de servicios para los mantenimientos preventivos de vehículos, equipo de
oficinas e infraestructura, se realizará por medio de una orden de servicio maestra
soportado por un cronograma de mantenimiento preventivo anual emitido por el área
responsable de estos. (Ver Procedimiento De Mtto Preventivos Parque Vehicular –
Infraestructura, Equipos De Oficina)
El Dpto. de compras se abstendrá de realizar ordenes de compras de bienes y/o servicios
recibidos con anterioridad, salvo con el visto bueno de la gerencia general.
El Dpto. de compras debe realizar homologación de códigos, artículos y servicios para
todas las áreas operativas de la empresa, y deshabilitar aquellos códigos que no se van a
utilizar definitivamente.
Toda compra de bienes y/o servicios que requieran anticipos, el área de compra será la
responsable de la generación de la solicitud hasta el seguimiento a la aprobación de este.
Ninguna otra área podrá solicitar anticipos para la adquisición de bienes y/o servicios.
(Ver procedimiento de anticipos proveedores).
Las adquisiciones de bienes y/o servicios pueden realizarse por medio de una orden de
compra maestra u orden de compra Individual, de acuerdo a los criterios establecidos en
coordinación con la gerencia general.
El dpto. de compras enviará comunicado a todos los proveedores y/o contratistas
manifestando que bajo ninguna circunstancia podrá despachar o prestar servicio, sin una
respectiva orden de compra firmada por gerencia y Compras, de existir la necesidad, solo
el área de compras podrá autorizar el despacho o la prestación del servicio.
El área de compras realizara seguimiento al cumplimiento de despacho por parte del
proveedor para asegurar que se cumplan las condiciones acordadas, en caso de que se
presenten incumplimiento se deberá tomar acciones correctivas pertinentes e informar al
área solicitante de estas condiciones especiales, también realizara seguimiento a las
devoluciones totales o parciales para el cumplimiento de entrega de los faltantes o
cancelación total del pedido.
Ante solicitudes de bienes y/o servicios cuyos precios han sido negociados previamente
con los proveedores confiables o se tiene una lista de precios vigentes, o son
distribuidores únicos, el área de compras podrá realizar la orden de compra, sin hacer
cotización, el proveedor estará en la obligación de informar cualquier cambio de precios
que se presente.
Las adquisiciones de bienes y servicios realizadas por la empresa deben regirse bajo los
principios de transparencia, responsabilidad, selección objetiva, eficiencia en el gasto y
economía
El área de compras se abstendrá de realizar compras con aquellos proveedores que
tengan alguna relación patrimonial o de parentesco hasta segundo grado con algunos de
los colaboradores de la empresa.
Ningún empleado involucrado en la gestión de compra debe usar su autoridad o posición
en la organización para beneficio personal, para preservar la imagen e integridad del
colaborador y de la compañía, como regla general no deben aceptarse regalos o
incentivos de los proveedores, de lo contrario se aplicarán las sanciones disciplinarias al
respecto.
Si se evidencian prácticas de compra irregulares o fraudulentas que van en contra del
código de conducta de la empresa, el colaborador debe denunciar a través de los canales
disponibles de la organización sobre el hecho presentado.
El dpto. de compras deberá realizar una revisión con una periocidad mensual, en donde
se verifiquen el estado de las ordenes de compras (por aprobar, parcialmente satisfecho,
pendientes) para determinar si son anuladas bajo los siguientes motivos; cambio de
proveedor, cambio de artículo, precios, anulación del pedido por el área solicitante, o no
aprobación por parte de la gerencia general.
El dpto. de compras mensualmente elabora informe de las ordenes de compras
generadas a destiempo por partes de las demás áreas que conforman la empresa e
informa a gerencia general.
Cualquier modificación de la presente política, será aprobada por la Gerencia General.
En caso de que algunos de los lineamientos dados en esta política, no pueda ser aplicado
en algunos proyectos específicos de la empresa, por cambios en la operación o del
mercado, dicha situación deberá ser escalada a la gerencia general para su revisión y
modificación.
Descripción:

Responsable Actividad
Elabora solicitud y/o requisición de Compras de
Bienes Y/o Servicios donde se describen todas las
Área Solicitante especificaciones técnicas, cantidades, referencia,
modelo de los bienes y servicios.

Toda compra de maquinaria o equipos de IT, así

como de servicios especializados deberá contar
tanto con el Concepto Técnico como la Evaluación
Técnica.
Recibe por parte de las diferentes áreas de la
Área de Compras empresa las requisición de compras de bienes y
servicios.
Solicita Cotización a los proveedores seleccionados
para su respectiva evaluación, Una vez recibidas las
Área de Compras Cotizaciones, realizar la evaluación elaborando un
cuadro comparativo de las propuestas, para escoger
la mejor opción, si existe anticipos este debe estar
detallado en la cotización y aplica el procedimiento
de anticipos de proveedores
Gerencia General Aprueba cotización
Una vez recibida la aprobación por parte de la
gerencia, procede generar las órdenes de compra
y/o servicios y debe contener todas las
especificaciones necesarias que describen el
Área de Compras producto o servicio a comprar, además de los
tiempos de entrega de cada proveedor, envía copia
al proveedor y áreas generadoras del servicio, por
correo electrónico y confirmará el recibido. Esta
generación de Órdenes de Compra y/o servicios
pueden ser maestra o especifica.
El área de compras deberá hacer seguimiento a la
llegada de los productos solicitados para asegurar
Área de Compras que se cumplan las condiciones acordadas, en caso
de que se presenten incumplimiento se deberá tomar
acciones correctivas pertinentes e informar al área
solicitante de estas condiciones especiales.
 También realizara seguimiento a las devoluciones
totales o parciales para el cumplimiento de entrega
de los faltantes o cancelación total del pedido.

La factura deberá ser radicada en la plataforma

Proveedor digital para tramite del flujo de pago , la factura
deberá llevar anexo su respectiva orden de compra ,
sello o firma recibo de mercancías por el área
respectiva que solicito los bienes y/o servicios , acta
de recibo de servicios especializados.

PROCEDIMIENTO ANTICIPO DE PROVEEDORES

Objetivo:
El objetivo del presente documento es condicionar y realizar un filtro de excepción para
pago anticipado a proveedores que lo requieran y no trabajen bajo el modelo de negocio
de pago de la empresa.

Alcance:
Este procedimiento incluye las actividades, directrices, para el manejo y legalización de
los anticipos, que la empresa entrega a los proveedores que lo requieran para la
adquisición de bienes y servicios.

Consideraciones Generales:
El anticipo es una excepción al proceso de pago de proveedores, tiene como objetivo
pagar por adelantado o contra factura la adquisición de un producto o servicio a
proveedores que no trabajen bajo el modelo de negocio de pago de la empresa.
Todo anticipo a proveedores que se necesite para la adquisición de bienes y/o servicios
se debe realizar atravez del aplicativo SIESA ERP, por el departamento de compras, esto
con el fin de llevar el control y seguimiento de estos gastos.
Para generar una solicitud de anticipo se debe cumplir con los siguientes requisitos:
- El departamento de compras debe recibir por parte del área interesada la
requisición de los bienes y servicios adquirir por el aplicativo SIESA ERP.

- Realizar las respectivas cotizaciones (mínimo 2 cotizaciones), donde se

especifique los precios y condiciones de pago, y el valor del anticipo pactado.

- Dpto. de compras elaborar la respectiva solicitud de anticipo en el software siesa,

anexando la solicitud o requerimiento del área que solicita el servicio, y
cotizaciones.

- Remitir Solicitud de anticipo a contabilidad, para validar correcta elaboración

contable en el aplicativo.
 - Después del visto bueno de contabilidad, se remite a la gerencia para su
aprobación.

- Con el visto bueno de la gerencia general, se procede a la generación de la orden

de compras debe especificar en condiciones de pago que se trata de un anticipo
para posteriormente realizar la conciliación en contabilidad de este rubro.

- Antes de generar y contabilizar el anticipo se debe verificar que este tenga adjunto
todos los documentos soportes y autorizaciones pertinentes, para proceder con el
pago.

- Área de tesorería captura información en el aplicativo contable, realiza pago por

medio de transferencia o pago con cheque, autenticando los debidos soportes que
autorizan el anticipo, envía al proveedor soporte del anticipo y notifica al
departamento de compras para seguimiento. ( pendiente proc tesorería).

- Todos los anticipos de proveedores deben ser legalizado máximo a los 30 días
que se generó, anexando todos los soportes. (revisar el tiempo para legalizar)

- El proveedor debe facturar inmediatamente por el valor del anticipo y

posteriormente facturar por el saldo a la entrega del resto de la mercancía.
( revisar con revisoría fiscal) plantear las 2 opciones

- El Dpto. Contabilidad, emitirá a la gerencia general y a compras, mensualmente un

listado de los anticipos pendientes por legalizar.

Descripción:

Responsable Actividad
Generación de solicitud de compras de bienes y/o
Usuario servicios

Solicita Cotización a los proveedores seleccionados

para su respectiva evaluación, Una vez recibidas las
Área de Compras Cotizaciones, realizar la evaluación elaborando un
cuadro comparativo de las propuestas, para escoger
la mejor opción, si existe anticipos este debe estar
detallado en la cotización
Área de Compras Elabora Solicitud de anticipo en SIESA ERP , y
remite solicitud de anticipo a contabilidad quien
validara la correcta utilización de conceptos
contables
Dpto. Contabilidad Válida la solicitud de anticipo , si es correcta remite a
gerencia para aprobación, de lo contrario remite al
Dpto. de Compras para corrección
Área de Compras Envía cotización con su respectiva solicitud de
 compras y solicitud de anticipo a Gerencia General
para aprobación
Gerente General Aprobación y/o Rechazo de solicitud de anticipo

Area de Compras Con el visto bueno de gerencia procede a elaborar

orden de compra describiendo en el detalle de la
orden que la forma de pago es de anticipo.
Dpto. de Contabilidad Genera la causación contable del anticipo.

Captura Información contable , procede a la

Área de Tesorería generación del pago por medio de transferencia o
cheque , siempre validando la información de los
soportes.
Notifica vía correo al proveedor del pago del anticipo
Área de Tesorería de igual al Dpto. de compras para seguimiento del
despacho .
Elabora informe mensual de los anticipos a
Área de Tesorería proveedores pendiente por legalizar , enviar a
gerencia general y Dpto. de compras.

PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO Y CONTROL DEL ALMACÉN GENERAL E

INVENTARIOS.

Objetivos:
Administrar física y documentalmente los productos que ingresan y salen del almacén
general de la empresa, con el fin de contar con información real de los productos
disponibles y asegurar las existencias de los mismos.
Revisar y garantizar que la recepción de Bienes sea acorde a las especificaciones y
estándares de calidad exigido por la empresa, con el fin de satisfacer las necesidades de
las operaciones de cada proceso.
Tener actualizados y conciliados los registros de contabilidad y del almacén.
Alcance
Inicia con el proceso logístico de la recepción, almacenamiento, salidas del material en el
almacén, hasta la verificación y conteo físico de las existencias.
Responsables:
La autoridad y la responsabilidad de la gestión de inventarios, es decir, de realizar el
ingreso y salida de los productos del sistema de inventarios y de la recepción de la orden
de servicio y aprobación del despacho es del Coordinador de almacén o jefe de almacén.

Consideraciones Generales:
Los titulares del área Almacén son responsables de cumplir y hacer cumplir este
procedimiento.
En el almacén general, el control de las existencias de productos, por concepto de
entradas y salidas, así como el saldo que permanece; se realiza con base al aplicativo
SIESA ERP, donde se deberán registrar los datos contenidos en los documentos soporte
de las operaciones, generando así las causaciones contables respectivas, posteriormente
estos documentos junto con sus soportes, son enviados al área de contabilidad donde se
conciliaran la información. (facturas, Notas Créditos, Débitos, Saldos Inventarios, Etc.)
Es responsabilidad del jefe de Almacén o el responsable de esta área de garantizar que
los inventarios se mantengan actualizados diariamente con respecto a las entradas y
salidas de mercancías, no podrá dejar documentos sin procesar para días posteriores.
Es responsabilidad del jefe de Almacén o el responsable de esta actividad, de garantizar
la seguridad física de las bodegas en las cuales se almacena el inventario.
Es responsabilidad del jefe de Almacén o el responsable de esta actividad, de garantizar
que todo el personal bajo su responsabilidad use los elementos de protección personal
suministrados por la empresa, para el desarrollo normal de las actividades cotidianas.
Es responsabilidad del jefe de Almacén o el responsable de esta actividad, de garantizar
los stock mínimos y máximos de materiales, para no interrumpir el curso normal de la
operación de la empresa.
Para un adecuado control y operación del almacén, la logística de este se divide en dos
fases: Administrativa y Operativa.
- La fase administrativa manejará todo lo referente a la elaboración, procesamiento y
distribución de la información y documentación, a cargo del jefe de almacén o
responsable de esto
- La fase operativa se dedicará a la recepción, entrega, almacenamiento y conservación
de los productos y materiales, a cargo de los auxiliares de almacén.
Los usuarios de todas las áreas de la empresa deberán solicitar y utilizar los materiales
atendiendo a las políticas de racionalidad del gasto.
Todo despacho de productos del almacén se realizará con documento generado del
aplicativo SIESA ERP (solicitud o requisición de almacén), con la firma autorizad del jefe
de área o sección, no podrá despacharse material alguno sin el debido soporte.
Toda requisición o solicitud de compras de bienes del almacén debe llevar firma del Jefe o
encargado del almacén que certificara la no existencia del bien solicitado.
No podrá recibirse material alguno, sin la orden de compra respectiva. De presentarse
una situación que amerite el recibo de una mercancía o material sin orden de compra,
esto deberá ser aprobado con anterioridad por el gerente general vía correo, el cual será
soporte para la elaboración posterior de la orden de compras.
Los sub-almacenes, que no estén bajo el control y responsabilidad del Almacén general
de la empresa, deberán ser eliminados, reubicando al almacén general las existencias
acumuladas, y el área de contabilidad, efectuará los registros contables necesarios, para
que las existencias reubicadas queden con cargo al almacén.
Con el fin de llevar un control de los bienes con los que cuenta la empresa los inventarios
será realizados mensualmente, si existe alguna discrepancia entre lo físico con lo que
está registrado en el sistema, se debe realizar la respectiva investigación e informar por
medio de un escrito a la gerencia general, a las 48 horas de encontrarse la diferencias,
quien tomará las decisiones al respecto.
Los listados de conteo físico de inventario no deberán registrar el saldo de las unidades a
contar en el sistema y su diligenciamiento no podrá realizarse en lápiz o con bolígrafos
borrables.
Los registros consignados en el listado de las tomas físicas de inventario no podrán tener
tachaduras, enmendaduras, ni espacios en blanco, así como siempre deberán ser
diligenciados con bolígrafo de color negro.
Todas las bajas de inventario correspondientes a productos en mal estado , por pérdida o
robo, son autorizadas por el gerente general, después de contar con la autorización vía
correo escrito, se procede a realizar el ajuste correspondiente software de inventario,
guardando el documento junto con la autorización del gerente general.
La gerencia general, podrá en cualquier momento enviar auditores a realizar inventario
selectivo sin previo aviso.
El rubro de inventarios lo constituyen, los bienes propiedad de la empresa tales como:
Herramientas, repuestos, accesorios, materiales de construcción, así como: el suministro
de diversos artículos de oficina, equipo de seguridad, etc. destinados al mantenimiento,
conservación de la Empresa, instalaciones, equipo transporte y el desarrollo de
actividades operativas.
Para aquellas áreas donde no se contemple un centro de acopio como tal, el proceso de
solicitud de materiales que no hagan parte de un inventario, debe realizar el
procedimiento de compras, al momento de recibo de la mercancía lo deberá realizar con
la orden de compra previamente autorizada, firmar y sellar de recibido de conformidad, y
enviar los soportes a contabilidad para revisión, causación y conciliación con radicación
de factura del proveedor.
En caso de que algún de los lineamientos dados en este procedimiento, no pueda ser
aplicado, dicha situación deberá ser escalada a la gerencia general, para su revisión y
modificación.

Descripción:

Responsable Actividad
Genera y envía requisición o solicitud de almacén
Usuarios atravez del aplicativo SIESA ERP ,debidamente
 autorizada por el jefe de área.
Recibe y valida existencias, si hay despacha al área
Área de Almacén solicitante, de lo contrario realiza el
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS.

No podrá despachar materiales sin la respectiva

requisición o solicitud de almacén previamente
autorizado.
Área de Almacén No podrá entregarse cantidades superior a la
establecida y autorizada en la solicitud de almacén o
requerimiento.
Usuario Recibe los bienes despachados por almacén,
validando las cantidades y firma recibido de
conformidad.

Área de Almacén Actualiza inventario descargando la salida en el

aplicativo SIESA ERP
La devoluciones de mercancías por parte de un área
Área de Almacén de la empresa, y sobrantes de un proyecto deberá
ser ingresado nuevamente al inventario con su costo
promedio o de adquisición atravez del aplicativo
SIESA ERP
A la llegada de los bienes, localiza en su archivo, la
Área de Almacén orden de compra correspondiente, verificando
físicamente que los bienes cumplan con las
especificaciones indicadas en la orden de compra,
factura o remisión.
Durante el recibo e inspección de la mercancía, se
puede presentar devoluciones totales o parciales de
productos por diferencia en la referencia o por estar
en mal estado, deberá aplicarse memo o nota
corrección de factura, de existir diferencias de
precios entre lo facturado y la orden de compra, de
existir faltantes de producto entre lo facturado y lo
Área de Almacén físico, se debe proceder a realizar un memo de
corrección de factura

Este memo de corrección de factura debe ser

firmado por el almacén y proveedor, entregar copia a
este, para posteriormente esperar el cambio de
factura por parte del proveedor o emisión nota
crédito.

Actualiza el inventario en él, aplicativo SIESA ERP

de acuerdo al recibo total o parcial de mercancías,
Las mercancías se ingresarán al software con valor
de su adquisición, de existir fletes, u otro cargo
adicional, ese rubro hace parte del costo, lo cual
debe sumarse, adicional estos rubros deben venir en
la descripción de la orden de compra.
 Envió de documentación de todas las entradas de
almacén al área de contabilidad con su respectivos
soportes : factura, orden de compras , memo de
Área de Almacén corrección o nota crédito, para realizar conciliación
de las respectivas cuentas por pagar del aplicativo
SIESA , y radicación de factura del proveedor, esta
operación se debe realizar semanalmente.
Recibe, revisa , concilia y de encontrarse
Dpto. de Contabilidad inconsistencia en la causación de la entrada ,
reenvía al almacén para corrección , si esta correcto
válida la causación contable para programación de
pagos teniendo en cuenta fecha de vencimiento de la
factura.
Realiza programación y ejecuta la realización de
Dpto. de Contabilidad toma física de inventario para control de los bienes
en custodia del almacén.

PROCEDIMIENTO DE ANTICIPIOS PARA VIATICOS Y GASTOS DE VIAJES

Objetivo:
Establecer las directrices para el manejo y legalización de anticipos a empleados por
viáticos y gastos de viajes.

Alcance:
Este procedimiento incluye las actividades y directrices, para el manejo y legalización
de los anticipos, que la empresa entrega a los trabajadores que lo requieran para el
desarrollo de sus funciones.

Consideraciones Generales:
La suma que por concepto de “Anticipo” que entrega la empresa, no tiene connotación
salarial, por cuanto su finalidad es que el empleado pueda atender ciertos eventos en
desarrollo de las funciones propias de su cargo.

En ese orden de ideas, el empleado tiene la obligación de:

- Utilizar el recurso única y exclusivamente para actividades previamente aprobadas

por su jefe inmediato, el cual en ningún caso se debe usar para fines o actividades
personales.

- El empleado deberá presentar la solicitud del anticipo de gastos por lo menos con
cinco (5) días calendario de anticipación al mismo, atravez del aplicativo SIESA,
para que se cuente con el plazo suficiente para procesar administrativa y
contablemente la información y de esta manera, el empleado cuente con el
anticipo al momento de su salida.

- El empleado debe legalizar en el dpto. de tesorería los gastos realizados con el

anticipo recibido, en el término de dos (2) días siguientes a la finalización del viaje
 o la comisión que ha originado el recibo del citado anticipo, relacionando en un
formato de legalización de viáticos los soportes en orden cronológico, no se
aceptaran soportes en mal estado ( presenten roturas, registros ilegibles ), como
también devolver los saldos de efectivos a favor de la empresa, realiza las
causaciones contables correspondiente y expide a favor del usuario paz y salvo.

- Los empleados que tengan asignados anticipos y cuya estadía sea prolongada a
la finalización de un proyecto, deberá legalizar semanalmente los gastos
originados, relacionando en un formato de legalización de viáticos los soportes en
orden cronológico, no se aceptaran soportes en mal estado (presenten roturas,
registros ilegibles), con el fin de mantener el cupo rotativo del anticipo. Al finalizar
el proyecto legalizara en el dpto. de tesorería los gastos realizados con el anticipo
recibido en el término de los dos (2) días siguientes a la finalización del viaje o el
proyecto, como también devolver los saldos de efectivos a favor de la empresa,
realiza las causaciones contables correspondiente y expide a favor del usuario paz
y salvo.

De existir saldos a favor del empleado, tesorería procederá a la devolución del saldo a
favor del empleado previa autorización de la gerencia general y realizar las causaciones
correspondientes.

Soportes legales admitidos a presentar para la legalización del anticipo son:

Facturas de venta: Para los obligados a facturar.
Cuenta de cobro o documento equivalente: Aplica para el régimen simplificado no
obligado a facturar.
Fotocopia del RUT.
Tiquetes de máquina registradora.
Tiquetes de transporte intermunicipal.
Recibos de caja menor (solo aplica para transporte dentro de la ciudad, para
transporte intermunicipal cuando no se generen tiquetes, deberán describir las
rutas de desplazamiento y contar con la autorización del jefe inmediato, para
legalizar la alimentación de aquellos negocios informales).
Tiquetes de tasa aeroportuaria.
Tiquetes Aéreos.

El empleado responsable del anticipo debe aplicar las retenciones en la fuente a las que
haya lugar, de acuerdo a las condiciones fiscales de la empresa y del proveedor, de no
ser aplicados, serán asumidos por el empleado.

En el evento en que el trabajador no realice en el  plazo  señalado la legalización de

gastos del anticipo recibido, la empresa procederá a deducir de las sumas que se hayan
causado o se causen en el futuro a favor del trabajador por concepto de salarios,
prestaciones sociales, vacaciones, bonificaciones de cualquier naturaleza, eventuales
indemnizaciones y cualquier acreencia laboral que deba liquidar y pagar a su favor, bien
sea durante la vigencia o a la terminación del contrato de trabajo, el valor total del anticipo
si no ha presentado la correspondiente legalización dentro del plazo establecido.

Todo anticipo por concepto de viáticos y gastos generales de viajes son autorizados por la
gerencia general, si esta aprobación no podrá generarse el desembolso.
No están autorizados los gastos por concepto de propinas, minibar, invitaciones a
terceros, bebidas alcohólicas.

No se autorizarán nuevos anticipos a empleados que tengan anticipos anteriores por

legalizar.

El área de contabilidad y tesorería, en conjunto revisarán y emitirán informe mensual de

los anticipos por viáticos pendientes por legalizar.

Descripción:

Responsable Actividad
Identificar la necesidad y realizar la solicitud de
Usuario
l o s Viáticos, en el software contable con 5 días de
anticipación al viaje o comisión.
Revisa y valida la correcta generacion de la solictud
de anticipos en el Sistema SIESA ERP , de existir
Departamento de inconsistencias en la generacion no se dara tramite
Contabilidad a la gerencia general y se notificara al usuario para
su respectiva correcion, como tambien no se dara
tramite a la gerencia general de existir anticipos
pendiente por legalizar por el mismo usuario.
Aprueba los anticipos para Viaticos. De igual forma
la gerencia podrá devolver al usuario la solictud de
Gerencia General
anticipo para revisión de los gastos estimados en la
solicitud

Captura la Información del sistema de la aprobación

Departamento del anticipo y procede a realizar la causación en el
Contabilidad software contable.
Tesorería Captura Información del sistema de la causación
del anticipo para la generación de cheque o
transferencia electrónica para el pago del anticipo
Elabora egreso del pago del anticipo , el cual debe
Tesorería
ser firmado por el usuario generador del
requerimiento.
Legalización del anticipo de viáticos a los 2 días
Usuario
siguiente a la finalización del viaje o comisión , por
medio de formato de relación de gastos de viaje
Los empleados que tengan asignados anticipos y
Usuario
cuya estadía sea prolongada a la finalización de un
proyecto, deberá legalizar semanalmente los gastos
originados, con el fin de mantener el cupo rotativo
del anticipo
Si después de verificar que la documentación está
Tesorería completa, y confirme que el valor autorizado y
pagado fue consumido en su totalidad, se procede
 a registrar y causar la legalización del anticipo en el
software contable , si hubo sobrantes de recursos ,
deben ser entregados a tesorería , y solicitar paz y
salvo, si por el contrario la documentación presenta
inconsistencia , se devuelve al usuario para
corrección.
Tesorería Elaboración de informe mensual de anticipos de
viáticos pendiente por legalizar

PROCEDIMIENTO DE FONDO DE CAJA MENOR

Objetivos:
Establecer directrices y el adecuado procedimiento para el manejo, control de la caja
menor de las diferentes áreas de la empresa, al efectuar desembolsos de carácter
limitado y en efectivo, destinados a cubrir gastos menores, urgentes o imprevistos, de
tramitación inmediata y abreviada, inaplazable e imprescindible realización para el
funcionamiento del área.
Aplicación:
A todas las dependencias que conforman la empresa y que tenga bajo su responsabilidad
el manejo de recursos bajo la modalidad de caja menor.
Consideraciones Generales
Toda Caja Menor debe ser constituida por medio de acta aprobada por la gerencia
general en el cual se indicarán lo siguiente:

- Cuantía
- Finalidad
- Unidad ejecutora
- Objeto o finalidad de los fondos destinados a la caja menor
- Discriminación de los gastos que se puedan realizar.
- Prohibiciones
- Nombre y Cargo del funcionario asignado como ordenador de la caja menor
- Fechas, cuantías para legalización y desembolso.
- Número de contacto laboral y personal
- Dirección de correo electrónico
- Nombre del superior inmediato

Todas las actas de constitución de caja menor deben ser resguardados una copia en
tesorería y Recursos Humanos.
No podrá existir dos cajas menores a nombre de un mismo funcionario.
Los cambios en los montos asignados a las cajas menores deberán ser aprobados por la
gerencia general.
No se podrán realizar con fondos de caja menor las siguientes operaciones:

- Comprar elementos y/o Bienes inventariables o devolutivos.

- Realizar pagos por concepto de servicios personales, contribuciones de ley,
transferencias, cesantías, sueldos, viáticos, prestaciones sociales y demás
gastos similares.
- Efectuar pago de Servicios Públicos, asesorías, arriendos.
- Efectuar préstamos personales.
- Cambiar cheques a personas naturales o jurídicas.
- Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el
acta de creación.
- Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su
legalización.
- Compra de Bebidas alcohólicas
- Pago de contratistas

La ejecución de los recursos de la caja menor, están bajo la total responsabilidad de la

persona que se designó en el acta de constitución y es quien autorizan cada uno de los
gastos pagados por Caja Menor.
Todo responsable de administrar la Caja Menor, deberá suscribir un pagaré en blanco que
permita dar cubrimiento a cualquier diferencia que presente el saldo de la caja.

Cuando se requiera el cambio del responsable de la caja menor, deberá hacerse una
legalización efectuando el reembolso total de los gastos con corte a la fecha en la que se
efectúa el cambio.

Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, incapacidad,

licencia o comisión, se podrá mediante Acta autorizada por la gerencia general encargar a
otro funcionario su manejo temporalmente, para lo cual se requiere de la entrega de los
fondos y documentos mediante arqueo al recibo y a la entrega de la misma.

Las compras por caja menor no podrán ser superiores al 20 % de la cuantía total de la
caja menor

En caso de que se requiera realizar una compra superior al monto máximo autorizado por
Caja Menor, se deberá realizar el procedimiento normal de compras.
Todo responsable de administrar la Caja Menor debe efectuar las deducciones
practicadas si a ello hubiere lugar, por ejemplo, Rete Fuente, Rete Ica y Rete IVA, de lo
contrario asumirá el valor de estos.

Soportes legales admitidos a presentar para el reembolso de caja menor:

Facturas de venta: Para los obligados a facturar.
Cuenta de cobro: Aplica para el régimen simplificado no obligado a facturar.
Documento equivalente: Aplica para el régimen simplificado no obligado a facturar
como soporte a la cuenta de cobro.
 Fotocopia del RUT.
Tiquetes de máquina registradora.
Tiquetes de transporte intermunicipal.
Recibos de caja menor (solo aplica para transporte dentro de la ciudad, para
transporte intermunicipal cuando no se generen tiquetes y para legalizar la
alimentación a los que aplica).
Tiquetes de tasa aeroportuaria.
Tiquetes Aéreos.
Todo vale provisional de Caja Menor deberá ser legalizado máximo al día siguiente y para
lo cual se deberá adjuntar la factura original.
Todos los recibos de caja menor correspondiente a gastos de transporte cuando estos no
generan tiquetes, deberán describir las rutas de desplazamiento y deberán contar con la
autorización del jefe inmediato.
Todo reembolso de caja menor debe realizarse atravez de un formato de reembolso de
fondo, donde se debe detallar o relacionar las facturas o recibos de caja menor en orden
cronológico, no se aceptarán soportes en mal estado (Rotura, Registros Ilegibles).

Se deberá solicitar el reembolso de los recursos de Caja Menor, siempre que se tenga
solo la disponibilidad en efectivo del 30% de dichos recursos.
Los recursos de la Caja Menor deben ser legalizados dentro del mismo mes en que se
efectúan y/o en caso fortuito que se haya consumido más del setenta por ciento (70%) del
monto total asignado, anexando todos los soportes originales con la fecha del periodo en
que se está solicitando el reembolso, y finaliza con la verificación y validación de estos
soportes junto con el formato de legalización de gastos realizando la contabilización de
éstos en el programa contable.
Para hacer efectivo el reembolso de la Caja Menor se deberá contar previamente con la
debida legalización y la creación de la cuenta por pagar soportada por el valor a
reembolsar; posteriormente, se obtendrá la aprobación de gerencia general para el debido
desembolso.
Autorizado por la gerencia general, se notifica al área de tesorería para proceder con el
desembolso de los recursos.
En el evento que se presente pérdida de los recursos de la caja menor deberá ser
reportado inmediatamente a la gerencia general , la empresa procederá a deducir de las
sumas que se hayan causado o se causen en el futuro a favor del trabajador por concepto
de salarios, prestaciones sociales, vacaciones, bonificaciones de cualquier naturaleza,
eventuales indemnizaciones y cualquier acreencia laboral que deba liquidar y pagar a su
favor, bien sea durante la vigencia o a la terminación del contrato de trabajo.
Es responsabilidad del funcionario asignado para la administración de la caja menor,
cumplir con las condiciones de seguridad físicas, así como tomar las precauciones
necesarias para salvaguardar los recursos entregados.
La Gerencia general podrá realizar arqueos sorpresivos cada una vez que lo considere
necesario.
Descripción:

Responsable Actividad
Solicita a la gerencia general autorización para
Usuario asignado para el
conformación de caja menor de efectivo.
manejo de la caja
Elaboración de acta de constitución de caja menor

Dpto. de Talento
Humano/yo/Tesorería
- Cuantía
- Finalidad
- Unidad ejecutora
- Objeto o finalidad de los fondos
destinados a la caja menor
- Discriminación de los gastos que se
puedan realizar.
- Prohibiciones
- Cargo del funcionario asignado como
ordenador de la caja menor
- Fechas, cuantías para legalización y
desembolso

Registro contable en el Software , de la constitución

Dpto. de Contabilidad
de la caja menor
Desembolso inicial de la caja menor
Tesorería
Verifica los rubros aprobados en el acta de
Usuario asignado para el
constitución de caja menor y firma de recibido.
manejo de la caja
Recibe solicitudes de compra menores , realiza la
Usuario asignado para el
compra, en el evento que no pueda realizarla el
manejo de la caja
mismo elabora recibo provisional y desembolsa los
recursos entregando al funcionario autorizado para la
compra.
Realiza solicitud de reembolso de la caja menor a
Usuario asignado para el
Contabilidad por medio del formato de reembolso de
manejo de la caja
caja menor adjuntando los documentos, facturas una
vez cumplido el 70% del total de la caja menor.
Revisa el formato debidamente diligenciado el cual
debe coincidir con los soportes de las facturas
Dpto. de Contabilidad adjuntas, fechas del periodo del reembolso. Si
 encuentra inconsistencias devuelve al responsable
del manejo de la caja menor para que se realicen los
ajustes, si todo está bien envía a gerencia general
para visto bueno.
Aprueba Reembolso caja menor
Gerencia general
Genera la cuenta por pagar
Dpto. de Contabilidad
Realiza pago por reembolso de caja menor
Área de tesorería.

PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR

Objetivo
Garantizar que todas las obligaciones que contraiga la empresa por concepto de
adquisición de bienes, servicios u otros, sean oportunamente causadas y debidamente
registradas en el sistema contable dentro del periodo correspondiente y pagados en el
tiempo establecido.
Alcance
Desde la revisión y aceptación de las cuentas por pagar y sus soportes, hasta su registro
contable, pago y conciliaciones con proveedor. (definir el área)
Condiciones Generales:
El proveedor y/o contratista de bienes y servicios enviara al correo electrónico de la
empresa la factura electrónica luego de haberla registrado en la plataforma de la DIAN.
para revisión y causación por el área de contabilidad, se exceptúa de la causación de
facturas de aquellas compras de bienes las cuales son recibidas, revisadas por el
Almacén el cual realiza el ingreso de los bienes a las cuentas de inventarios y genera la
respectiva cuenta por pagar a través del aplicativo SIESA ERP. (Procedimiento De
Almacén)
Para los proveedores de bienes y servicios que no están obligados a ser facturadores
electrónicos, igualmente la recepción de las facturas, documentos equivalentes, notas
crédito y notas débito, se realizará mediante envió al correo electrónico de la empresa con
el asunto: número de factura, NIT del emisor, orden de compra, remisión o acta de recibo
(Formato PDF).
Toda factura que ingrese al buzón de radicación de factura de la empresa y no tenga
anexo los respectivos soportes, el dpto. de contabilidad deberán devolver al proveedor
para él envió nuevamente de la factura con los soportes correspondiente que validen la
adquisición de bienes y/o servicios. (sin soporte )

El Dpto. de contabilidad re direcciona las facturas con sus anexos a cada Área o
dependencia competente en el Sistema de Correspondencia compartida en ONE DRIVE,
correo electrónico para visto bueno y validación.
El jefe de cada área o dependencia revisará, y dará su visto bueno del cobro de los
bienes y/o servicios teniendo en cuenta lo siguiente aspectos y documentos soportes:
- Orden de compra.
- Entrada de Almacén (SIESA ERP) – si aplica al área.
- Acta de recibo de Servicio firmada y sellada, donde especifique que la cantidad de
los bienes y/o Servicios facturados sea igual a los recibidos.
- Notas créditos o débitos si aplica.
- Validar que los precios facturados sean iguales a lo acordado en la orden de
compras.
( definir los proveedor por sector o zona )
Una vez realizada la verificación por parte del Jefe De Área O Dependencia, y si existe
diferencia en la cantidad, precios facturados, o falta de documento soporte notificara al
Dpto. de contabilidad para devolución y corrección por parte del proveedor, de lo contrario
notifica al Dpto. de contabilidad del debido cumplimiento de los requisitos anteriores.
Posteriormente se realiza un segundo filtro en donde el dpto. Contabilidad verifica todas
las facturas para pago, validando que las cantidades y servicios cobrados efectivamente
fueron entregados, así como los precios corresponden a lo pactado y que contengan los
soportes correspondientes para pagos.
Dpto. de contabilidad procede a realizar revisión de la factura electrónica en plataforma de
la DIAN, posteriormente se debe verificar que la descripción del servicio corresponda con
el servicio o bien que está cobrando, si la factura no está publicada o presenta alguna
inconsistencia, el Dpto. de contabilidad debe contactar al proveedor o contratista para que
la corrija y la vuelva a enviar.
El Dpto. de contabilidad después de haber realizado la revisión de los anteriores puntos,
sí el documento cumple con todos los requisitos se procederá a su causación ingresando
al sistema de información contable los datos de factura o cuenta de cobro en el periodo
contable correspondiente a la adquisición del bien o servicio, verifica que las retenciones
liquidadas sean correctas y genera la cuenta por pagar, y remite los soportes a Tesorería.

El Dpto. de contabilidad deberá revisar si el proveedor tiene o no anticipos, de tenerlo

debe realizar el debido cruce de saldos.
Si el tercero, contratista o proveedor no está registrado en la base de datos, el Dpto. de
contabilidad procede a la creación en el sistema contable con las respectivas obligaciones
fiscales

Tesorería, revisa y captura información de las cuentas por pagar del aplicativo contable,
clasifica por fecha de vencimiento y elabora relación de facturas para pagos, con sus
debidos soportes, posteriormente envía relación con sus debidos soportes al área
financiera, quien realizar una revisión de los soportes de las facturas.

La relación de facturas por pagar, después de ser revisada por tesorería, área financiera,
será enviada a la gerencia general para visto bueno de pago.

Una vez obtenido el visto bueno de la gerencia general, el pago puede ser generado
atravez de transferencia bancaria, fiducia, o cheque, imprime soportes de pagos y
procede a la elaboración de egresos de cada proveedor al cual se le genero pago de
facturas. Si el pago es por cheque lo elabora, se busca las firmas de autorización, entrega
y elabora egreso. (tesorería)

Una vez se realice el pago por parte de tesorería se archiva el comprobante contable con
una copia de la factura.
Envió de soportes de pago al proveedor (Tesorería).
Es responsabilidad del área de contabilidad, validar cada año, la correcta parametrización
en el sistema de las tasas impositivas para los pagos realizados. ( proceso por AREA)

Para el trámite de pagos, únicamente se atenderán aquellos que cuenten con la documentación
comprobatoria correspondiente, o en su caso la justificación por escrito del titular del área
respectiva.

a través del Área de Contabilidad, registrar todos los egresos que se realicen para ser reflejados en
los estados financieros.

a través del Área de Contabilidad, verificar que la documentación; factura, pedido, reporte de obra
o de servicio, etc., que entregó el proveedor contenga los sellos de recibido por el almacén ó firma
en la factura del Titular de la Subdirección de Servicios Generales

a través de las Áreas de Contabilidad y de Tesorería, conciliar los pagos dentro del período normal.

Será responsabilidad de la Subdirección de Contabilidad y Finanzas, a través del Área de

Contabilidad, que con base en la emisión de notas de entrada emitidas por los diferentes
almacenes, contabilizar el pasivo.

Será responsabilidad de la Subdirección de Contabilidad y Finanzas, a través del Área de

Contabilidad, llevar a cabo análisis de las cuentas de mayor, subcuentas y subsubcuentas
afectadas por la creación de provisiones y pagos a proveedores, contratistas o prestadores de
servicios, para llevar a cabo su depuración.

Solictara mensualmente a los proveedores un estado de cuenta para ser conciliados con los saldos
de cuentas por pagar de proveedores en el aplicativo contable.

Para el trámite de pagos, únicamente se atenderán aquellos que cuenten con la documentación
comprobatoria correspondiente, o en su caso la justificación por escrito del titular del área
respectiva.