PROCEDIMIENTO COMPRAS Y Código: SST-PRO-003

Versión: 2
ADQUISICIONES Fecha: 15/05/2022

1. OBJETIVO

Asegurar que los productos, bienes y servicios adquiridos o alquilados que tengan
incidencia en la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) no constituyan una fuente
de peligro para los trabajadores.

2. ALCANCE

El alcance de este procedimiento aplica a todas las áreas de la compañía que

requieran realizar compras de productos, bienes y servicios

3. DEFINICIONES

Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.
Área o cargo responsable: Área o persona en la cual se realiza el proceso de la
adquisición del producto, bien o servicio.
Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos: Proceso
para establecer si existe un peligro y definir las características de este.
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los
trabajadores, en los equipos o en las instalaciones.
Productos: Cosa producida natural o artificialmente, como resultado de un trabajo
u operación.
Seguridad y Salud en el Trabajo: Es la disciplina que trata de la prevención de las
lesiones y las enfermedades causadas por las condiciones del trabajo, y de la
protección y promoción de la salud de los trabajadores.
Servicios: Un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a las
necesidades de un cliente.

4. RESPONSABLE

 Gerencia: Aprueba procedimiento, revisa requisitos, autoriza compras,

gestiona los recursos, analiza las necesidades y aprueba órdenes de
compra.
 Encargado de Seguridad y Salud en el Trabajo: Identifica la necesidad de
compra, revisión de características técnicas y tiempos de entrega, de los
elementos y/o servicios que afecten o ayuden al trabajador en el
cumplimiento de sus funciones verificando los requisitos sobre los materiales,
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insumos o productos correspondientes a la solicitud de requisición de

compra.
 Personal administrativo (asistente administrativa): Generar y controlar
las órdenes de compra, efectuar los pagos a los proveedores.
 Líder de operaciones y gestión humana: Verifica los requisitos sobre los
materiales y/o productos comprados. Gestiona la entrega y mantenimiento de
los mismos.

5. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

5.1 DETECCIÓN DE LAS NECESIDADES DE COMPRA:

De acuerdo a las actividades, normas de seguridad, identificación de peligros y

valoración de riesgos en seguridad y salud en el trabajo, se definen las necesidades
de los requisitos de compra en lo referente a equipos de protección personal, de
seguridad, exámenes médicos ocupacionales, estudios higiénicos, definiendo sus
características por medio de las especificaciones técnicas determinadas es
responsabilidad de la Gerencia y el encargado de seguridad y salud en el trabajo
realizar la ejecución de las compras.

Todos los bienes y servicios comprados por Seguridad Astros Ltda. tiene en cuenta
los aspectos en seguridad y salud en el trabajo con el fin de buscar la prevención
de accidentes e incidentes de trabajo.

5.2 identificación del proveedor

De acuerdo a los elementos a comprar, Líder de operaciones y gestión humana

realiza la identificación de los proveedores más idóneos existente en la lista de
proveedores y se solicitan cotizaciones especificando claramente las
especificaciones, cantidad y plazo d entrega necesarios.

Para la compra de equipos de protección personal, los cuales deberán de poseer

certificado de conformidad del producto o cumplimiento de Normas Técnicas,
otorgado por un organismo acreditado para tal fin (copia impresa), los equipos de
protección personal utilizados por la empresa poseerán una ficha técnica la cual
contendrá las especificaciones y características de las mismos.

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En caso de no contar con el proveedor o servicio idóneo se solicitara la búsqueda

de nuevos proveedores y la vinculación del elegido antes de hacer la cotización
formal.

Los proveedores que realicen pruebas, ensayos, mediciones, deben poseer

certificado de calibración de los equipos usados en la prestación de sus servicios
otorgado por un organismo acreditado para tal fin (copia impresa), los servicios
suministrados por estos proveedores poseerán una ficha técnica la cual contendrá
las especificaciones y características de los mismos.

Los proveedores de exámenes médicos ocupacionales deberán tener los

documentos que los acrediten para suministrar este servicio, o las licencias de los
profesionales de la salud que realicen los exámenes (copia impresa). Incluida la
certificación de custodia de historias clínicas.

Los proveedores que suministren servicios de control de plagas, presentaran las

fichas técnicas de los productos utilizados en el control de plagas, tales como
insecticidas y raticidas (copia impresa). Adicionalmente los documentos de
seguridad social del operario a realizar la labor

La información correspondiente a las fichas técnicas, certificados, información

técnica o documentos de acreditación de los productos o servicios suministrados
por los proveedores se dispondrán en físico en un folder titulado DOCUMENTOS
TECNICOS DE SERVICIOS.

6. EVALUACION DE LAS COTIZACIONES

Después de definir los proveedores se hace la solicitud de cotización al proveedor

por al correo electrónico seguridadastro@hotmail.com.

Se evalúa la característica de cada cotización, buscando la mejor propuesta

comercial que cumpla con todos los requisitos especificados. Se presentará a la
Gerencia junto con todas las observaciones de una forma clara, para que sea fácil
su aprobación, sin que se necesite ampliar la información al respecto. el cual
escogerá la mejor opción. Se debe hacer el pedido en el formato establecido en la
compañía.

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7. GENERACION DE ORDEN DE COMPRA

Aprobado por la Gerencia el pedido se pide a la asistente administrativa que realice

la orden de compra, con el número de orden correspondiente para identificación. En
esta orden se definen todos los requisitos completamente, acordando forma de
pago, plazo y sitio de entrega.

Se imprimen tres de órdenes de compra, una para el proveedor, una copia para la
asistente administrativa y una copia para el consecutivo de pedidos la cual servirá
como soporte para la gerencia.

Al llegar la factura debe confrontarse con el formato de recibido y aprobado por el

Gerente, para tramitar el pago respectivo.

8. RECEPCION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS

Al momento de hacer la recepción del material, la asistente administrativa, debe

revisar el material de forma que para recibirlo este seguro que cumpla con todas las
especificaciones en el pedido, de no ser así, deberá ser devuelto el material
aclarando la especificación no cumplida por la que se devuelve, o el defecto o falla
encontrada.

 En el momento de la recepción de los materiales o productos se realiza una

comprobación simultánea entre la orden de compra y el material o producto
adquirido.
 La aceptación y verificación de los materiales o productos contemplados en
este procedimiento se realizará sobre la remisión de entrega del proveedor
para confirmar el cumplimiento de requisitos y el estado de los elementos
recibidos, de forma paralela verifica que el producto tenga las normas
técnicas (certificados, Normas Técnicas, de conformidad o de calibración de
los equipos).
 Los materiales o productos que no cumplan con las especificaciones serán
devueltos aclarando las especificaciones no cumplidas por la que se
devuelve, o el defecto o falla encontrada. El responsable de la recepción y
verificación del producto comprado da su aprobación como requisito para el
pago.

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Es de anotar que en la recepción de los materiales y/o productos se debe contar

con la orden de compra, toda la documentación relacionada con la compra deberá
ser archivada en la COMPRAS.

El material, equipo o información recibida debe permanecer en un lugar seguro,

debiendo preservarlos de forma adecuada de los efectos medio ambientales a fin
de evitar cualquier tipo de deterioro y almacenarlos en forma ordenada,
garantizando su estabilidad y el fácil acceso para su retiro