Compras

Código: 330-C-02-001
Versión: 04
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MANUAL DE PROCESOS
Compras

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Tabla de Contenido
Pág.

COMPRAS...........................................................................................................................................4
1. ¿DE QUE NOS ENCARGAMOS?...................................................................................................4
2. ALCANCE DEL PROCESO.............................................................................................................4
3. NUESTROS USUARIOS.................................................................................................................4
4. POLÍTICAS...................................................................................................................................5
5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES........................................................................................................6
6. SOLICITUDES DE COMPRA..........................................................................................................7
7. COTIZACIONES............................................................................................................................7
8. APROBACIÓN DE COMPRAS*..................................................................................................7
9. REQUISITOS EN MATERIA DE SSTyA....................................................................................7
10. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA GESTIÓN DEL ÁREA............................................................8
11. ACUERDOS A NIVEL DE SERVICIO...........................................................................................9
12. CRITERIOS DE EVALUACIÓN PARA VINCULACIÓN AL PROVEEDOR EN LA INSTITUCIÓN.......10
13. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDOR...........................................................................10
14. CRITERIOS DE SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO DEL PROVEEDOR (EVALUACIÓN) Y
REEVALUACIÓN................................................................................................................................10
15. PROCESOS............................................................................................................................11
16. CONTROL DE CAMBIOS.....................................................................................................15

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COMPRAS

1. ¿DE QUE NOS ENCARGAMOS?

Compras es el área encargada de garantizar la adecuada provisión de materiales, bienes
y servicios a la institución, a través de su planificación, obtención, almacenamiento y
distribución, que permita la satisfacción de las necesidades del TECNOLÓGICO
COMFENALCO, la adecuada relación con los proveedores y el buen funcionamiento de
las áreas.

Llevamos a cabo los siguientes procesos:

 Planeación de Compras
 Gestión de Compras
 Gestión de Proveedores

2. ALCANCE DEL PROCESO

Este manual aplica a todas las compras de la Institución, a excepción las que se manejan
conforme al manual de contratación.

3. NUESTROS USUARIOS
Usuarios Servicios que ofrecemos

Toda la Institución  Gestión de las cotizaciones y compras de bienes y

servicios de acuerdo a las solicitudes realizadas.

Seguridad, Salud en el Trabajo y  Entrega de información de proveedores para verificar el

Ambiente cumplimiento de los requisitos en materia de SSTyA.
 Entrega de activos para la colocación de placas.

 Envío de información del histórico de compras de

Presupuesto papelería para la estructuración del presupuesto
institucional.

Vicerrectoría Administrativa y  Elaboración del plan de compras para la estructuración

Dirección Financiera del flujo de caja.

Comité de Compras  Cotizaciones de bienes y servicios para la toma de

decisiones, que le corresponden de acuerdo al monto.

 Entrega de información y documentación de los

Contabilidad proveedores para el registro de estos en el sistema de
información en el componente tributario.

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Tesorería  Recepción del bien y servicio para el pago de las facturas

de los proveedores.

Dirección de Servicios  Informes de la gestión del área y otros que requieran.

Administrativos y Órganos
Directivos

4. POLÍTICAS
 Todas las compras estarán enmarcadas dentro de los planes y proyectos institucionales tales
como: Plan de Compras, Plan de Mercadeo, Plan de Tecnología y Proyectos de
Investigación, entre otros.
 Todas las compras deberán estar soportadas en el sistema financiero y contar con las
aprobaciones requeridas.
 Todo proceso de invitación y cotización de bienes o servicios, se iniciará con los proveedores
inscritos y registrados en el Listado Maestro de Proveedores del TECNOLÓGICO
COMFENALCO.
 Las compras con tarjeta de crédito – a excepción de las efectuadas como gastos de
representación- serán realizadas única y exclusivamente para tiquetes aéreos o aquellas
compras para las que sólo se tenga esta modalidad de pago.
 El responsable del proceso de compras deberá velar por el cumplimiento del mismo; en
especial, porque cada compra cuente con los respectivos soportes y se encuentren los mismos
registrados en el sistema de Gestión Documental.
 Las solicitudes serán tramitadas por el área de compras a través del correo institucional o
formato de cotización solo cuando el autorizador respectivo emita la aprobación de estas en
el sistema financiero.

En relación con los Proveedores:

 Toda persona natural o jurídica que aspire ofrecer o suministrar bienes y servicios, deberá
encontrarse inscrita en el Registro de Proveedores del TECNOLÓGICO COMFENALCO.
 Las relaciones del TECNOLÒGICO COMFENALCO y los Proveedores están ceñidas a los
principios de buena fe, selección objetiva, confidencialidad, celeridad y responsabilidad.
 Todo proveedor que suministre bienes o servicios a la institución debe ser Persona Jurídica, a
excepción de compras menores que por conveniencia de la institución se realizarán con
personas naturales objeto de responsabilidad fiscal y tributaria.
 Todo proveedor será evaluado de acuerdo a los criterios establecidos por la institución y su
continuidad dependerá de la calificación resultante de dicha revisión de cumplimiento.
 El suministro de bienes o la contratación de servicios realizada de manera recurrente, tales
como: insumos de papelería, consumibles eléctricos y de refrigeración, se realizará por
invitación privada, de acuerdo a lo señalado para tales efectos en el presente Manual.
 La negociación de las compras o contratación de los servicios requeridos para la realización
de eventos institucionales, deberá realizarse para la vigencia anual.

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5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
 Autorizadores: aquellos cargos o instancias que autorizan las solicitudes de compra.
 Comité de Compras: es el grupo responsable de estudiar las ofertas presentadas por los
proveedores que, en cuanto al monto establecido, estos deban analizar, para su selección
teniendo en cuenta los criterios establecidos y demás que estime necesario el Comité. Está
conformado por: el Rector, el Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo,
Vicerrector de Estrategia e Internacionalización, Jefe de Presupuesto, Director Financiero,
Director de Servicios Administrativos y Jefe de Compras.
 Cotización: Comunicación de los precios de productos o servicios a los que siempre
corresponderán unas cantidades que son entregados por el proveedor al solicitante.
 Orden de compra: Es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un
precio convenido. Tal solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. Todos
los artículos comprados por la Institución deben acompañarse de las órdenes de compra, que
se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.
 Solicitud: requerimientos de bienes y servicios de las áreas de la Institución que se realizan
a través del sistema financiero.
 Evaluación del proveedor para la vinculación a la Institución: Es la etapa previa al inicio
del proceso de compra, mediante la cual se logra la validación o aprobación de algunos
proveedores, que tienen las competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades de
la Fundación Universitaria Tecnológico Comfenalco y sus clientes finales y pueden
pertenecer al Registro de Proveedores de la institución.
 Selección de proveedores: proceso mediante el cual, de acuerdo a la necesidades y
especificaciones de los bienes y/o servicios a adquirir por la Institución se elige al proveedor
por parte del ente establecido, teniendo en cuenta que esté en la capacidad de entregar el
bien o prestar el servicio requerido.
 Seguimiento al desempeño de los proveedores (Evaluación): es el seguimiento del
comportamiento en el tiempo, de nuestros proveedores, conforme al cumplimiento de los
criterios de evaluación, se les evaluará a todos los proveedores con Orden de Compra y/o
Contrato, en el periodo de evaluación el cual es trimestral.
 Reevaluación de proveedores: Entenderemos como proceso de reevaluación de
proveedores, al seguimiento posterior a la etapa de evaluación de proveedores, el cual es
semestralmente, mejorando continuamente la prestación de los servicios de nuestros
proveedores, solo se reevaluarán los proveedores críticos que en sus dos evaluaciones han
obtenido un resultado igual o menor a 80%.
 Plan de Compras: es el documento que contiene la programación de las compras a
efectuarse en el año, indicando el periodo de adquisición y valor estimado.
 Proveedor: Personas naturales o jurídicas que venden bienes, prestan servicios o ejecutan
obras que, a título oneroso o con un fin comercial, proporcione a otra persona un bien o
servicio, de manera profesional y habitual los cuales participan en los procesos de selección
presentando propuestas.

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6. SOLICITUDES DE COMPRA
Cada líder definirá el (los) cargo (s) que será responsable de realizar las solicitudes de compras de
bienes y/o servicios del área en el sistema. La aprobación de estas, se dará en las siguientes
instancias según aplique:

Nive Conformación Montos

l
1 Coordinadores – Jefes de Área – Director de Programa <= 2 SMMLV
2 Decanos – Directores de Área 2 SMMLV < 10 SMMLV
3 Vicerrectores – Secretaría General >= 10 SMMLV

7. COTIZACIONES
El número de cotizaciones a gestionar está determinado por los siguientes montos:

Montos Cotizaciones Requeridas

<=2SMMLV 1 cotización
> 2SMMLV 3 cotizaciones

A partir de 6SMMLV se realizará cuadro comparativo.

8. APROBACIÓN DE COMPRAS*
Las instancias encargadas de seleccionar el proveedor y aprobar la compra, está determinada por los
siguientes montos:

Estamento Monto autorizado

Consejo Superior Desde 451 SMMLV

Rector Hasta 450 SMMLV

Comité de Compras Hasta 60 SMMLV

Jefe de Compras Hasta 10 SMMLV

*Acuerdo No. 002 Según Acta Sala General No. 63 del 22 de abril de 2015

Las compras aprobadas por el Comité de Compras serán autorizadas en el sistema de información
financiera por el Vicerrector Administrativo.

9. REQUISITOS EN MATERIA DE SSTyA

El Proveedor seleccionado por el autorizador respectivo, deberá suministrar la información que se
encuentra en la siguiente tabla de acuerdo al tipo de servicio prestado, antes de generar la orden de
compra por parte de la Institución:

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Características Documentos
Proveedores que presten servicios en la -Afiliación vigente a la seguridad social.
institución diferente a trabajos en altura y/u -Elementos de Protección Personal (EPP)
obras de mantenimiento. específicos para la labor.

-Afiliación vigente a la seguridad social.

Proveedores que realicen trabajos en altura y/u
obras de mantenimiento en la Institución.
-Elementos de Protección Personal (EPP)
específicos para la labor.
-Evaluaciones médicas ocupacionales.
-Certificaciones vigentes de las competencias
laborales y riesgos específicos.

Además, deben realizar el proceso de

inducción o reinducción en SSTyA y dar
cumplimiento con la Resolución 1409 de 2012.

Servicios vehiculares SOAT vigente, Revisión Técnico mecánica

vigente y Licencia de conducción vigente

Servicios de mediciones ambientales Certificado de calibración del equipo

Servicios de mantenimiento de las Elementos de Protección Personal específicos

para la labor, herramientas apropiadas y en
instalaciones
buen estado

Licencia en Salud Ocupacional de los

Servicios Médicos y/o asesorías externas profesionales o médicos tratantes y licencia de
funcionamiento del centro médico

Permiso DADIS, hojas de seguridad de las

Servicios de fumigación sustancias químicas a utilizar y EPP adecuados
para el servicio

Servicios de venta de residuos Licencias o permisos ambientales para el

manejo y control de los residuos

Evaluaciones medicas específicas de la labor,

Servicio de cafetería y restaurante cumplimiento de normas sanitarias,
certificaciones en manipulación de alimento.

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10. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA GESTIÓN DEL ÁREA
INTERNA
 Acuerdo 002 de Sala General

11. ACUERDOS A NIVEL DE SERVICIO

Todas las solicitudes tienen un tiempo calendario para su entrega, salvo eventualidades que
requieren solución inmediata. Las requisiciones o elaboración de suministro de papelería se
recibirán los cinco (5) primeros días de cada mes. Los tiempos estipulados para atender las
diferentes solicitudes son los siguientes:

 Solicitudes de tiquetes y compras varios (7 días hábiles)

 Solicitudes para eventos (15 días hábiles)
 Solicitudes para papelería (15 días calendario)
 Solicitudes de computadores y muebles (30 días calendario), a partir de la fecha de aprobación por
parte del comité de compras.
 Solicitudes de Impresos: 30 días hábiles.
 Solicitudes de materiales y equipos de Laboratorios: 30 días hábiles
 Solicitudes que necesiten de importaciones (45-90 días hábiles)
 Solicitudes de dotaciones de uniformes (60 días hábiles).

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12. CRITERIOS DE EVALUACIÓN PARA VINCULACIÓN AL PROVEEDOR EN

LA INSTITUCIÓN
 Experiencia
 Good Will
 Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente.
 Plazos de pago
 Sostenimiento de Precios

La categorización de los proveedores, de acuerdo a su calificación será de:

Categoría Puntaje
Muy confiable >80%
Confiable 61% - 80%
No es confiable <60%

13. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDOR

 Precio
 Forma de pago
 Anticipos
 Garantías
 Cumplimiento de las medidas en materia de SSTyA (cuando aplique)
 Capacidad de entrega del bien y/o servicio en el tiempo previsto
 Condiciones especiales

14. CRITERIOS DE SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO DEL PROVEEDOR

(EVALUACIÓN) Y REEVALUACIÓN
 Entrega de productos y/o servicios con las especificaciones solicitadas

 Entrega de pedidos completos (productos y/o servicios)

 Entrega del servicio y/o productos en las fechas pactadas

 Condiciones de pago

 Garantía

 Comportamiento y atención con los clientes

 Cumplimiento de medidas de seguridad y utilización de equipos de seguridad (cuando

aplique)

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15. PROCESOS
14.1 Procedimiento de Gestión de Proveedores

Inscripción de Proveedores
Todos los aspirantes proveedores deben diligenciar y enviar a la Oficina de
Compras los siguientes formatos con los respectivos soportes:

 Solicitud de inscripción a proveedores. Solicitud de

 Inscripción y Autorización de Pagos. Inscripción
de
Esta información, será revisada con el fin de verificar si cumplen con los criterios proveedores
establecidos en el formato para tal fin.

Para las compras por internet, no se requerirá esta información.

Responsables: Proveedor – Jefe/Auxiliar de Compras

Vinculación de Proveedores
Teniendo en cuenta los criterios estipulados en el formato de selección de
proveedores se procede a determinar si el aspirante a proveedor cumple con los
requisitos para ser proveedor o no. Al momento de elegir al proveedor, se
selecciona el criterio que genere mayor conveniencia para la empresa en ese Listado
momento. maestro de
proveedores
(sistema
Todos los proveedores seleccionados se incluirán en el Sistema Financiero por financiero)
parte del área de Contabilidad en lo concerniente a la información tributaria.

Sistema
Financiero

Responsables: Compras – Contabilidad

Selección de Proveedores
Con base en la necesidad de la Institución, el área de compras selecciona el
proveedor que de acuerdo a los criterios establecidos cumpla para prestar el bien o
servicio demandado por el área.
Ver Procedimiento de compras Sistema
Financiero

Responsables: Compras

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Evaluación de Proveedores
Semestralmente todos los proveedores que han sido utilizado durante este periodo,
se realizará la evaluación de los mismos.
Formato de
Aquellos que obtengan un porcentaje por debajo del 80% serán reevaluados y se
evaluación
les enviará un comunicado donde se retroalimenta sobre la evaluación.
de
proveedores

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14.1 Procedimiento de Gestión de Compras

Solicitud de Bienes y Servicios

Cada área realiza la solicitud de bienes y/o servicios en el sistema financiero.
El sistema validará si existe disponibilidad presupuestal para la solicitud, de contar
con ella, la solicitud será enviada al autorizador correspondiente según el monto
para su revisión y aprobación o negación. Sistema
Financiero
De no contar con disponibilidad, el sistema informará un error. El área solicitante
podrá contactar a presupuesto para mayor información.
Responsables: Solicitante – Autorizador
Gestión de Cotizaciones y Análisis
Si la solicitud es aprobada por el autorizador, ésta se refleja en el área de compras
para iniciar el proceso de gestión de cotizaciones.
Sistema
El número mínimo de cotizaciones a gestionar dependerá de la cuantía. Financiero

El área de compras enviará el listado de bienes y/o servicios a cotizar a los

proveedores que se encuentran en la base de datos de la Institución a través de Cotizaciones –
correo institucional o formato de cotización. Cuadro
comparativo
Teniendo las cotizaciones, se realizará el análisis de las mismas en las Instancias
correspondientes y se seleccionará al proveedor que suministrará el bien o
servicio.
Responsables: Compras / Área Solicitante / Comité de Compras / Rector / Consejo Superior
Elaboración y Autorización de la Orden de Compra
Seleccionado el proveedor, los auxiliares de compras elaborarán la orden de
compra correspondiente, el sistema validará la existencia de presupuesto y de
contar con éste, el responsable de la autorización de la orden de compra dará o no
la aprobación a la misma para el envío al proveedor. Sistema
Financiero
Nota: el encargado de registrar en el sistema la aprobación del comité de compras
es el Vicerrector Administrativo y el de consejo superior es el Rector.
Responsables: Auxiliares de Compra, Responsable de la aprobación.

Recepción del Bien y/o Servicio

El área encargada de la recepción de los bienes es el área de compras, quien
verificará que estos cumplan con las especificaciones establecidas.

Si cumple, se recibe y se da la entrada en el sistema financiero. Sistema

Financiero
De no cumplir, es devuelto y se ingresa en el sistema la novedad.
(Ver procedimiento de recepción y causación de facturas)
Factura

Responsables: Proveedores / Compras / Contabilidad

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16. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha del Cambio realizado
del documento
document
o

01 12 Diciembre La etapa “Recepción de requisición o solicitud de compra –

de 2013 Elaboración de Suministro “fue modificada por “Elaboración de
Suministro”

En esta etapa, se eliminó: “Todas las requisiciones o

elaboraciones de suministro deben estar soportadas por el
registro de disponibilidad presupuestal, de acuerdo al Plan de
Compras anual o enmarcados en el desarrollo de un proyecto o
evento.” En esta etapa, también de eliminó: “En caso que la
solicitud no cuente con disponibilidad presupuestal y se
encuentre en el plan de compras, se presentará este caso en el
comité de compras para su autorización.”

En esta etapa, se agregó: “Para las solicitudes que no cuenten

con presupuesto, deberán analizarse en Comité de Compras
para la toma de decisiones.” Se trasladó lo siguiente al ítem 4.1
ACUERDOS A NIVEL DE SERVICIO: “Todas las requisiciones o
elaboración de suministro tienen un tiempo calendario para su
entrega, salvo eventualidades que requieren solución
inmediata. Las requisiciones o elaboración de suministro de
papelería se recibirán los cinco (5) primeros días de cada mes.
Los tiempos estipulados para atender las diferentes
requisiciones o elaboración de suministro son los siguientes: 
Requisiciones de tiquetes y compras varias (7 días hábiles) 
Requisiciones para eventos (15 días hábiles)  Requisición para
papelería (15 días calendario)  Requisiciones de computadores
y muebles (30 días calendario), a partir de la fecha de
aprobación por parte del comité de compras.  Requisiciones de
Impresos: 30 días hábiles.  Requisiciones de materiales y
equipos de Laboratorios: 30 días hábiles  Requisiciones que
necesiten de importaciones (60 días hábiles)  Requisiciones de
dotaciones de uniformes (50 días hábiles).”

En esta etapa, se eliminó: “A las Requisiciones o elaboración de

suministro se les anexara el formato de Disponibilidad
presupuestal 110-06-009 cuando sean eventos, compras de

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equipos de laboratorio, vestuarios, libros, software, proyectos,
todos los rubros que pertenezcan al plan de inversión.” En la
etapa “Análisis de Propuestas”, se eliminó la información que
contiene el cuadro comparativo. Se incluyó el ítem 4.2
APROBACIONES: los entes que autorizadores de las compras y se
agregó: Nota 1: Cuando sea un único proveedor y se encuentre
dentro del monto a aprobar por el Jefe de Compras, se
presentará ante el Comité de Compras, para su autorización. Se
incluyó el ítem 4.3 REQUISITOS EN MATERIA DE SSTyA. Se
incluyó el ítem 4.4 SOLICITUD DE COPIAS Y REFIGERIOS En la
etapa “Elaboración de orden de compra y/o contrato – Solicitud
de copia y refrigerio”, se cambia por “Elaboración de Orden de
Compra”, se eliminó “y se elaboran los contratos donde se
especifique las condiciones del producto (cuando aplique).” “Los
contratos serán revisados por el Coordinador de Contratación
para la revisión jurídica, los cometarios que resulten de la
revisión son enviados por correo electrónico a partir de las
cuales se hacen las correcciones pertinentes posterior a ello son
remitido nuevamente al área de contratación para su visto
bueno, posteriormente se envía a la Vicerrectoría
Administrativa”, y se colocó que: “Las solicitudes de contratos,
serán tramitado por la oficina de contratación” Se eliminó la
etapa “Firma del contrato”. En la etapa “Recepción y verificación
de la compra o servicio”, se eliminó “o contrato de servicio,
según sea el caso, verificando la oportuna recepción de los
productos o servicios adquiridos junto con el interventor del
contrato”.

En la etapa “Recepción de remisión, facturas o cuentas de

cobro” se eliminó: “En casos de entregas parciales, las
remisiones también se entregarán a Contabilidad, para realizar
el cierre contable, el cual es el día 25 de cada mes”. En esta
misma etapa, se eliminó: “La recepcionista envía al Dpto. de
Contabilidad las cuentas de cobro, facturas adjuntas para que se
efectúe la contabilización del documento pertinente, para su
pago. Previamente generada la entrada de la factura en
“compras y adquisiciones” en el software administrativo y
financiero por parte de la sección de compras.”, y se agregó:
“Ver procedimiento de causación y pago a proveedores”.

02 17/10/2014 Se realiza el cambio de la codificación de acuerdo a la TRD, para

estandarizar los documentos de la institución.

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03 05/12/2016 Se unifican los procedimientos y se actualiza con base en el
nuevo sistema de información SI3

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