Código: CL-PC-01

PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS, BIENES Y

SERVICIOS
Versión: 3

1. Objetivo
Determinar las actividades para la planificación, adquisición y verificación de las compras de los
suministros, bienes y servicios de la entidad.

2. Alcance
Este procedimiento aplica para todas las adquisiciones de suministros, bienes y servicios bajo la
modalidad de Orden de compra o servicio.

3. Responsable
El responsable de la correcta aplicación del procedimiento para la adquisición de suministros,
bienes y servicios es el Coordinador de Compras.

4. Generalidades

4.1 Principios

La gestión para la compra de bienes y servicios realizada por la Cámara de Comercio de Santa
Marta para el Magdalena, debe regirse bajo los siguientes principios:

❖ EFICACIA: La gestión de compras no debe ser resultado de la improvisación, sino que debe
obedecer a una verdadera planeación que pretenda satisfacer las necesidades de la
entidad. En consonancia, el deber de los ejecutores de las tareas del PAT, del Coordinador
de Compras, del Analista de Presupuesto, del Director Financiero, y del Presidente
ejecutivo, es el de dar impulso a sus actuaciones según el alcance de su rol dentro del
desarrollo de la gestión de compras, con la eficacia en el tiempo requerido, evitando
dilaciones y retardos a la hora de dar las autorizaciones y/o aprobaciones a las que se
refiere el presente documento.

❖ EQUILIBRIO CONTRACTUAL: Las condiciones comerciales de venta ofrecidas por el

proveedor a través de la cotización entregada y, las condiciones de promesa de compra
realizadas por la CCSM a través de la Orden de compras y/o servicio, por regla general
deberán permanecer hasta la entrega del producto y/o servicio y pago del mismo, de tal
forma que cada parte alcance la finalidad perseguida con la relación comercial establecida.
Con ello se garantiza el mantenimiento de la igualdad o equivalencia entre los derechos y
obligaciones del negocio jurídico.
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❖ ÉTICA: Los funcionarios de la Cámara de Comercio de Santa Marta para el Magdalena y

proveedores deben tener un comportamiento transparente en el ejercicio de cada una de
las obligaciones y atribuciones que le corresponden.

❖ PLANEACIÓN: En aras de garantizar el éxito en la gestión de compras, este proceso debe

obedecer a un trabajo organizado y planeado por parte de todos los ejecutores de tareas
del PAT y de los responsables por gastos de funcionamiento, que a la postre son los
solicitantes de bienes y servicios para el cumplimiento de sus objetivos organizacionales.

4.2 Términos y Definiciones

❖ ORDEN DE COMPRA O SERVICIO: Es el documento mediante el cual se ordena la

adquisición o suministro de un bien ó servicio.

❖ COMPRA DE SUMINISTRO: Es la adquisición de los siguientes insumos básicos para la

operación:
● Papelería
● Útiles y accesorios de oficina
● Toners
● Elementos de aseo y cafetería
● Accesorios eléctricos: bombillos, velas y balastos

❖ COMPRAS PAT: Adquisición de bienes y servicios requeridos para la ejecución de los

programas del Plan Anual de Trabajo.

❖ COMPRAS PLAN DE INVERSIÓN: Adquisición de bienes requeridos para la operación ò

ejecución de los programas del Plan Anual de Trabajo y que representan una afectación en
los activos de la empresa.

❖ COMPRAS DE OTROS SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO: Hace referencia a la

adquisición de los Insumos y partes para mantenimiento de maquinaria, equipos,
edificaciones y reparaciones locativas; otras partes eléctricas, muebles y equipos de
oficina.

4.3 Autorizaciones en la gestión de Compras

El funcionario en la CCSM avalado para autorizar las compras de bienes y servicios es el Presidente
Ejecutivo.

Por regla general, las órdenes de compra generadas y autorizadas, deben obedecer a lo que
efectivamente se va a adquirir, en cumplimiento de los principios de planeación y equilibrio
contractual que rige a la entidad en sus actuaciones comerciales con terceros.
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De igual forma, durante el desarrollo de la gestión para la compra de bienes y/o servicios, según
sea la etapa, se requerirán de autorizaciones, las cuales se encuentran especificadas en el presente
documento según sea el caso.

4.4 Gestión de Compras

Es el conjunto de actividades de planeación, organización, ejecución y verificación en los procesos

de compra de bienes y/o servicios.

Las compras de la CCSM se realizan bajo dos tipos de gestiones:

❖ Gestión de compra de suministros.

❖ Gestión de compra de bienes y servicios.

4.4.1. Gestión de Compra de Suministros

Es la gestión para la compra de los insumos básicos para la operación tales como: Papelería, útiles y
accesorios de oficina, toners, elementos de aseo y cafetería y, de accesorios eléctricos: bombillos,
velas, balastos y baterías, y que para los fines del presente documento se denominará
Procedimiento específico para la compra de suministros.

La gestión para la compra de suministros se origina en el presupuesto de gastos: Programa Anual

de Trabajo, Gastos de Funcionamiento y Plan de Inversiones.

4.4.2. Gestión de compra de bienes y/o servicios

Es la gestión para la compras de los bienes y servicios requeridos para la ejecución del PAT y del
plan de inversión; así como también para la compra de otros suministros tales como Insumos y
partes para mantenimiento de maquinaria, equipos, edificaciones y reparaciones locativas, de
otras partes eléctricas, de muebles y de equipos de oficina, y que para los fines del presente
documento se denominará Procedimiento específico para la compra de bienes y/o servicios.

La gestión para la compra de bienes y servicios se origina con la solicitud por parte del ejecutor de
la tarea, de lo que requiere para llevarla a cabo.

La gestión de compra de bienes y/o servicios es un proceso que contempla las siguientes etapas:

I. Generación de la solicitud interna: Es la etapa en la cual se registra en el sistema JSP7 la

compra a realizar.

El registro resultante es la solicitud de adquisición y compras, el cual para todos los casos deberá
estar firmado por el Coordinador de Compras, Director Financiero y Presidente Ejecutivo.

II. Requisición: Es la etapa en la cual se realiza la afectación de la compra a realizar en el

presupuesto de la entidad.
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El Coordinador de Compras es el funcionario responsable de que la información ingresada sea veraz

y consecuente con lo establecido en el PAT.

El documento resultante es el cuadro comparativo de cotizaciones, el cual para todos los casos
deberá estar firmado por el analista de presupuesto.

III. Orden de compra: Es la etapa en la cual se genera la orden de compra y/o servicios y se
autoriza la compra.

El documento resultante es la Orden de Compra, la cual para todos los casos deberá ser firmada por
el Coordinador de Compras y el Presidente Ejecutivo.

IV. Recibo a satisfacción del bien o servicio: Es la etapa en la cual se recibe a satisfacción el
bien o servicio comprado y el proveedor factura.

El Coordinador de Compras es el funcionario responsable de realizar el seguimiento a la

trazabilidad de la entrega del bien o servicio.

El documento resultante es el recibo de mercancía el cual para todos los casos debe ser firmado por
el Coordinador de Compras y el solicitante del bien o servicio quien declara en este documento si
su solicitud fue cumplida a satisfacción.

4.5 Política para la Gestión de Compras

Como política general para la gestión de compras, la CCSM ha establecido que no se podrá adquirir
ningún tipo de bien, servicio o suministro si no ha sido generado a nombre del proveedor la
respectiva orden de compra.

4.6 Inscripción de Proveedores y/o Contratistas

Todos los proveedores que pretendan ofrecer sus bienes y/o servicios a la CCSM deben estar
inscritos y registrados en el listado de proveedores, de acuerdo con los requerimientos establecidos
en el Procedimiento de Inscripción. Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores y/o
contratistas.
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5. Procedimientos Específicos
5.1. Procedimiento para la Compra de Suministros:

Actividades Responsable

1. Identificación de Necesidad de Requerimiento: Una vez se identifique la

necesidad del requerimiento de suministro, el funcionario lo registra en el Solicitante
sistema SICAM32, conforme al Instructivo de Requerimiento de Suministros.

2. Revisión de Requerimiento: El Coordinador de Compras revisa los Coordinador de

requerimientos recibidos y determina la aceptación del mismo. Compras

3. Clasificación del Requerimiento: Una vez verificado los requerimientos a

atender, el Coordinador de Compras los clasifica para determinar el tipo de Coordinador de
recurso a utilizar (público/privado) y genera el consolidado final de compra Compras
de suministros.

4. Solicitud de Cotizaciones: El Coordinador de Compras solicita las Coordinador de

cotizaciones a los proveedores inscritos de acuerdo al procedimiento para la
Compras
inscripción, evaluación, selección y reevaluación de proveedores.

5. Selección del Proveedor: El Coordinador de Compras estudia las cotizaciones

Coordinador de
y selecciona al proveedor de acuerdo al procedimiento para la inscripción,
Compras
evaluación, selección y reevaluación de proveedores.

6. Registro de la Solicitud: Una vez escogida la cotización, el Coordinador de

Compras registra la solicitud en el sistema JSP7 y procede a firmarla, Coordinador de
posteriormente deberá aprobarla y/o autorizarla el Director Financiero y el Compras
Presidente Ejecutivo.

7. Elaboración de Requisición: El Coordinador de Compras elabora en el Coordinador de

sistema JSP7 la Requisición. Compras

8. Envío de Notificación de Aprobación: Una vez generada la requisición por

Coordinador de
parte del Coordinador de Compras, el sistema JSP7 envía notificación al
Compras
Analista de Presupuesto de que tiene una requisición por aprobar.

9. Evaluación de la Requisición: El Analista de Presupuesto en el lapso de 1 día, Analista de

evalúa la requisición conforme al presupuesto de la entidad y la autoriza. presupuesto
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10. Notificación de Orden de Compra por generar: Una vez aprobada la

Coordinador de
requisición, el sistema JSP7 envía al Coordinador de Compras la notificación
Compras
de que tiene una orden de compra y/o servicio por generar.

11. Elaboración de Orden de Compra: El Coordinador de Compras genera y

Coordinador de
firma la respectiva Orden de Compra y/o servicios y el sistema notifica
Compras
Presidente Ejecutivo para su firma.

12. Notificación de la Orden de Compra: Una vez aprobada la orden de compra

Coordinador de
por el Presidente Ejecutivo, el sistema JSP7 notifica al Coordinador de
Compras
Compras.

13. Envío de Orden de Compra: El Coordinador de Compras descarga y envía la

orden de compra al:
● Proveedor para su conocimiento y posterior despacho del bien o
servicios.
Coordinador de
● Profesional Jurídico para que la suba a la página del SECOP si se trata de
Compras
recursos públicos.
● Generalista Documental para custodiarla y anexarla a la factura o cuenta
de cobro, cuando el proveedor radique el respectivo documento de
cobro.

14. Recepción del Suministro: El Coordinador de Compras recibe de parte del Coordinador de
proveedor el suministro comprado. Compras

15. Entrega de suministro al solicitante: El Coordinador de Compras entrega al

Coordinador de
solicitante el suministro requerido y, registra la entrega en el SICAM 32
Compras
“módulo entrega de suministro”.

16. Notificación del SICAM: El sistema SICAM 32 envía la notificación de entrega Coordinador de
al solicitante. Compras

17. Registro de Aceptación: El solicitante registra la aceptación de que recibió a

Solicitante
conformidad todo lo solicitado.

18. Radicación de la factura o cuenta de cobro: El proveedor factura el bien o

Proveedor
servicio y la radica en gestión documental.

19. Gestión de la factura o cuenta de cobro: Generalista

Documental
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❖ La Generalista Documental una vez radica la factura en el Docxflow, la

comparte al Profesional Jurídico, quien revisa si se trata de una factura
asociada a una compra con recurso público, y en caso de ser así realiza el
cierre respectivo en el SECOP.

❖ La Generalista Documental graba la factura al módulo de gestión

documental del sistema JSP7, el cual le envía la notificación al
Coordinador de compras de que tiene un recibo de mercancía por
diligenciar.

20. Diligenciamiento y Aprobación del Recibo de Mercancía: El Coordinador de

Coordinador de
Compras deberá diligenciar y aprobar el Recibo de Mercancía con la finalidad
Compras
de dejar constancia de haber recibido el bien o servicio a satisfacción.

21. Documento soporte de Factura o Cuenta de Cobro: Una vez el Recibo de Coordinador de
Mercancía se encuentre aprobado, el Coordinador de Compras lo enviará a la Compras
Analista de Presupuesto, quien deberá adjuntarlo como documento soporte
de la factura o cuenta de cobro, en aras de demostrar el cumplimiento del Analista de
bien o servicio contratado. Presupuesto

22. Reevaluación del Servicio: El Coordinador de Compras re- evalúa el servicio

Coordinador de
prestado por el proveedor según el procedimiento de Inscripción, evaluación,
Compras
selección, registro y re – evaluación de proveedores.

5.2. Procedimiento para la Compra de Bienes y/o Servicios

Actividades Responsable

1. Identificación de la Necesidad de Requerimiento: Una vez se requiera la

utilización de la partida presupuestal establecida en el PAT para ejecución de
Programas, Planes de Inversión y otros suministros de funcionamiento, el
solicitante le informa al Profesional Jurídico, para que este determine la
modalidad para adquirir bien o servicio. Se exceptúa realizar la consulta al Solicitante
Profesional Jurídico para la adquisición de lo siguiente:
● Compras de herramientas menores
● Alquiler de salón Profesional
Jurídico
● Alquiler de equipos audiovisuales
● Casino y restaurante (refrigerios y almuerzos)
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● Mantenimientos correctivos, Reparaciones locativas y fumigaciones

● Honorarios por capacitación
● Partes de Hardware
● Elementos de protección personal y seguridad Industrial
● Suscripciones y renovaciones
● Material POP
● Cuñas Publicitarias
● Hospedaje

2. Definición de Modalidad de Compra: El Profesional Jurídico conforme al

procedimiento de la Gestión Contractual, determina la modalidad para
adquirir el bien o servicio: Caja Menor, Orden de Compra o Servicio, o
Contrato y:
❖ Si se determina que la modalidad de adquisición del bien o servicio es
Profesional
por Contrato, se procede conforme al Procedimiento de la Gestión
Jurídico
Contractual.

❖ Si se determina que la modalidad de adquisición del bien o servicio es

por medio de Orden de Compra o servicio se continúa conforme a lo
descrito a continuación.

3. Diligenciamiento de solicitud de Compra de Bienes o Servicios: El

solicitante ingresa al sistema JSP7 y procede a grabar la Solicitud de orden y Solicitante
servicios.

4. Solicitud de Cotizaciones: El Coordinador de Compras en el lapso de 2 días,

solicita las cotizaciones a los proveedores inscritos de acuerdo al Coordinador de
procedimiento para la inscripción, evaluación, selección y reevaluación de Compras
proveedores.

5. Selección del Proveedor: El Coordinador de Compras adelanta la gestión

Coordinador de
para la selección del proveedor de acuerdo al procedimiento para la
Compras.
inscripción, evaluación, selección y reevaluación de proveedores.

6. Documentos Anexos a la Solicitud: Una vez seleccionado el proveedor, el

Coordinador de Compras procede a adjuntar a la solicitud en el sistema JSP7
Coordinador de
las respectiva cotización (es) y en el caso de requerirse la selección de
Compras
proveedores deberá adjuntar el Formato de Selección de Proveedores para
la Compra de Bienes y Servicios.
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7. Aprobación de la Solicitud: El Coordinador de Compras procede a aprobar

la solicitud en el sistema JSP7, sistema que genera notificación de firma o Coordinador de
aprobación al Director Financiero y el Presidente Ejecutivo quienes podrán Compras
aprobar o rechazar la solicitud.

8. Generación de Requisición: Una vez autorizada la solicitud, el sistema JSP7 Coordinador de

notifica al Coordinador de Compras para que genere la requisición. Compras

9. Aprobación de Requisición: Una vez generada la requisición por parte del

Coordinador de Compras, el sistema JSP7 notifica a la Analista de
Analista de
Presupuesto quien se encargará en el lapso de un (1) día, verificar y validar
Presupuesto
que la información contenida en la requisición esté correcta y procede a
aprobarla.

10. Notificación de Elaboración de Orden de Compra: Una vez aprobada la

requisición por parte del Analista de Presupuesto, el sistema JSP7 envía al Coordinador de
Coordinador de Compras la notificación de que tiene una orden de compra Compras
o servicio por generar.

11. Generación de Orden de Compra: El Coordinador de Compras genera y

Coordinador de
firma la respectiva Orden de Compra y el sistema JSP7 notifica al Presidente
Compras
Ejecutivo que tiene una orden de compra o servicio para su firma.

12. Aprobación de la Orden de Compra: Una vez firmada la orden de compra

Presidente
por el Presidente Ejecutivo, el sistema JSP7 notifica al Coordinador de
Ejecutivo
Compras.

13. Envío de la Orden de Compra: El Coordinador de Compras envía la orden de

compra a:
● Proveedor para su conocimiento y posterior despacho del bien o
servicios.
Coordinador de
● Profesional Jurídico para que la suba a la página del SECOP si se trata de
Compras
recursos públicos.
● Generalista Documental para custodiarla y anexarla a la factura o cuenta
de cobro, cuando el proveedor radique el respectivo documento de
cobro.
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PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS, BIENES Y
SERVICIOS
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14. Recepción y Verificación del Bien o Servicio contratado: El Solicitante o el Solicitante

Coordinador de Compras, recibe y/o verifica la entrega del bien o servicio Coordinador de
por parte del proveedor. compras

15. Generación y Radicación de la Factura o Cuenta de Cobro: El proveedor

deberá emitir y radicar en Gestión Documental la factura o cuenta de cobro, Proveedor
una vez le sea recibido el bien o servicio a satisfacción.

16. Gestión de la factura o cuenta de cobro:

❖ La Generalista Documental una vez radica la factura o cuenta de cobro
en el Docxflow, la comparte al Profesional Jurídico, quien revisa si se
trata de una factura asociada a una compra con recurso público, y en
caso de ser así realiza el cierre respectivo en el SECOP. Generalista
Documental
❖ La Generalista Documental graba la factura al módulo de gestión
documental del sistema JSP7, el cual le envía la notificación al
Coordinador de Compras de que tiene un Recibo de Mercancía por
diligenciar.

17. Diligenciamiento y Aprobación del Recibo de Mercancía: El Coordinador de

Coordinador de
Compras diligenciará, generará y aprobará el Recibo de Mercancía,
Compras
posteriormente enviará al Solicitante para su aprobación.

18. Documento soporte de Factura o Cuenta de Cobro: Una vez el Recibo de

Mercancía se encuentre aprobado por el Solicitante, el Coordinador de
Coordinador de
Compras lo enviará a la Analista de Presupuesto, quien deberá adjuntarlo
Compras
como documento soporte de la factura o cuenta de cobro, en aras de
demostrar el cumplimiento del bien o servicio contratado.

19. Reevaluación del Servicio: El Solicitante reevalúa el servicio prestado por el

proveedor según el Procedimiento de Inscripción, evaluación, selección,
Solicitante
registro y reevaluación de proveedores, cuyo documento se archivará en el
expediente del proveedor.
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5.3 Flujograma de Actividades para la Compra de Suministros

5.4 Flujograma de Actividades para la Compra de Bienes y/o Servicios

6. Registros

Identificación Almacenamiento
Protección Recuperación Disposición
Tiempo de
Código Registro Lugar y medio
Retención

NA SICAM 32 Virtual Permanente Gestión de Tics NA NA

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Presupuesto Anual de Coordinador de eliminar

NA Carpeta virtual 3 años Nombre
Trabajo Compras

Coordinador de
NA Suministros de Oficina Carpeta Virtual 3 años Nombre Eliminar
Compras

Página web/ Coordinador de

NA SECOP permanente Nombre Destruir
Virtual Compras

Formato de selección de
proveedores y contratistas Coordinador de
CL-FR-03 Carpeta Física 5 años Nombre Destruir
para la compra de bienes y Compras
servicios

7. Registro de Modificaciones

Versión Fecha Ítem Modificado Descripción

Se crea nuevo documento según lo establecido en el

1 28/09/2016
2 28/12/2016
3 08/06/2022
Documento Nuevo
Instructivo para la Elaboración de Documentos.
Se modifican algunas actividades del procedimiento
Actividades y Flujograma
y el flujograma
Se procedió actualizar los cargos y modificar algunas
Actividades y cargos
actividades.