Accion Correctiva # 01

Sistema Integrado de Gestión de la Seguridad & Salud en el Trabajo,
Calidad y Medio Ambiente.

CODIGO: PR-COM-01
GESTION DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS. Fecha: 24/09/2021
Versión: 3
Aprobado por: Supervisor Hseq Autorizado por: Representante Legal Página 1 de 10
1. OBJETIVO:
Establecer y garantizar parámetros para la adquisición de materiales, equipos, insumos y

servicios necesarios para el correcto funcionamiento de los procesos de la Cooperativa
Transportadora de Arauca COOTRANSAR LTDA, de manera oportuna cumpliendo con los
requisitos de calidad, Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente, costo, tiempo de entrega y
garantía.
2. ALCANCE:
Aplica para la adquisición y el control de la compra de bienes y la contratación de servicios

que afecten directamente la operación y la satisfacción del cliente.
3. RESPONSABLES:
Los responsables de la aplicación del presente procedimiento son:
3.1. El Gerente: Quien suministra los recursos y aprueba las compras de bienes o servicios.
3.2. Los lideres de cada Área: Quienes realizan la solicitud de compra.
3.3. El auxiliar de compras: Quien verifica el rubro de la compra de acuerdo a la
disponibilidad del presupuesto y da tramite a la compra y refiere su conformidad.
4. DEFINICIONES:
➢ Compra: Es el proceso por medio del cual una entidad solicita a un proveedor el suministro
de un bien o la prestación de un servicio, a determinado precio y condiciones, utilizando para
ello algún medio de pago.
➢ Compras de menor cuantía: Corresponde aquellas compras susceptibles de pagar por caja
menor cumpliendo con las políticas y procedimientos de esta, hasta 3 UVT (Unidad de valor
tributaria) de acuerdo al valor estipulado en el año actual.
Compra de baja cuantía: Son compras cuyo monto está comprendido de 5 UVT (Unidad
de valor tributaria) hasta 28 UVT (Unidad de valor tributaria) de acuerdo al valor
estipulado en el año actual, cumplen con las características
DISEÑADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Código: PR-COM-01
Angie Katerine Sánchez Yarlenson Andrés Aguirre Magdalena Antolinez

Fecha Modificación:
septiembre 2021
Líder del Proceso Supervisor Hseq Representante Legal Revisión No. 3
CODIGO: PR-COM-01
GESTION DE COMPRAS
Versión: 3
➢ definidas en la Tabla de tipos de compra, no requieren la orden de compra y/o servicios y

tiene una sola cotización y factura de venta o cuenta de cobro.
➢ Compra de cuantía media: Son aquellas compras mayores a 28 UVT (Unidad de valor
tributaria) hasta los 281 UVT (Unidad de valor tributaria) de acuerdo al valor estipulado
en el año actual deben cumplir con el procedimiento descrito para las compras.
➢ Compra de alta cuantía: Son aquellas compras que sobre pasan los 281 UVT
(Unidad de valor tributaria) y cumplen con las características definidas en la Tabla
de tipos de compra.
➢ Cotización: Propuesta económica de 2 o 3 proveedores para tomar la decisión de una compra

teniendo en cuenta aspectos como calidad, precio, garantía, etc.
➢ Cuenta de Cobro: Documento que reemplaza la factura para personas que pertenecen al
régimen simplificado.
➢ Devolución: Mercancías regresadas al proveedor, deduciéndose su importe.
➢ Factura de venta: Documento soporte donde se transfiere los derechos de dominio y

propiedad del producto o servicio al cliente
➢ Orden de Servicio / Compra: Documento comercial que soporta las condiciones del
negocio pactadas con el proveedor, y que debe estar soportado por una cotización.
➢ Proveedor: Persona Natural o Jurídica cuyo objetivo principal es suministrar bienes o

servicios.
➢ Proveedor Crítico: Es aquel proveedor cuyo producto o servicio tiene gran impacto en la
prestación del servicio. La falta, omisión, retraso o falla del producto o servicio imposibilita
la prestación del servicio ofrecido.
➢ Proveedor No Crítico: Corresponde a aquel proveedor cuyo producto o servicio no tiene

gran impacto en la prestación del servicio. No representa un mayor impacto o relevancia para
la ejecución o cumplimiento de las funciones propias de la Organización.

septiembre 2021
CODIGO: PR-COM-01
GESTION DE COMPRAS
Versión: 3
➢ Propuesta: Es la oferta desarrollada por un contratista para la prestación de un servicio a la

empresa.
➢ Remisión: Documento donde el proveedor registra las cantidades de los materiales y/o
servicios que despacha y a su vez, nosotros como clientes recibimos.
➢ Stock: Cantidades de una referencia disponible en la bodega.
➢ Requisición o solicitud de pedido: Documento mediante se realiza la solicitud de un
bien y/o servicio.
5. POLITICAS Y NORMAS:
➢ Los pagos de servicios públicos, telefonia celular, servicio de localización,servicio de

internet, tiquetes, pólizas e impuestos, seguridad social, parafiscales y aquellos pagos
estipulados de acuerdo a la normatividad estarán excluidos del presente procedimiento.
➢ Productos como quimicos y aceites de uso frecuente o eventual, deben venir con su ficha
técnica y la hoja de seguridad como requisito de compra.
➢ Los pedidos de papelería, útiles de oficina, aseo y cafetería se realizarán mensualmente.
➢ Es importante en el caso de requerirse transporte para adquisición del producto tener

identificado si el flete va incluido en el precio o es aparte para calcular realmente el precio
final.
➢ Cuando se haga necesario la prestación de servicios externos de mantenimiento el Lider de

proceso debe realizar la solicitud de pedido por este concepto, autorizarlo por el lider de área
y reportarlo al auxiliar de compras.
➢ Cuando se haga necesario la prestación de servicios externos de mantenimiento el Lider de

proceso debe realizar la solicitud de pedido por este concepto, autorizarlo por el lider de área
y reportarlo al auxiliar de compras.
➢ Debe existir un inventario actualizado y costeado de los elementos que se encuentren en

Almacén que asegure claridad en las compras, evita costos innecesarios y pérdidas de tiempo.

septiembre 2021
CODIGO: PR-COM-01
GESTION DE COMPRAS
Versión: 3
➢ Todas las compras relacionadas con sistemas, tecnología y mecánica deben ser avaladas por
el Lider de proceso correspondiente, quien dará concepto y especificaciones técnicas.
➢ Cuando se presente compras urgentes o de casos fortuitos se debe diligenciar el formato de

PAGOS DIRECTOS en el cual la gerente establece la justificación de la compra y sera el
soporte para la factura o cuenta de cobro.
6. TIPOS DE COMPRAS:
Se clasifican teniendo en cuenta su monto y cumplen con ciertas características de acuerdo a

la siguiente descripción:

septiembre 2021
CODIGO: PR-COM-01
GESTION DE COMPRAS
Versión: 3
TABLA N°1. TIPOS DE COMPRA
Tipo de Cuantía Tiempo de Forma de Frecuencia Trámite a realizar

compra ejecución y/o pago
entrega
Mínima Tope de caja Única entrega Contra Mínima Compra por caja
cuantía menor hasta 3 ejecución entrega menor.
UVT (Unidad de inferior a 5
valor tributaria). días hábiles.
Baja cuantía >al tope de caja Única entrega
Contra Baja
menor. 3 UVT no superior a
entrega, Cotización escrita,
(Unidad de valor 15 días.
contado Factura de venta o
tributaria) < a 28 comercial cuenta de cobro.
UVT (30 dias).
Cuantía media > a 28 UVT Entregas Contra Media alta Requisicion de
(Unidad de valor parciales, entrega, pedido, solicitud de
tributaria) y prestación de contado dos cotizaciónes,
< a 281 UVT servicios comercial ofertas escritas,
recurrentes o (30 dias) cuadro comprativo,
sucesivos en crédito con orden de compras,
tiempo de o sin factura de venta o
hasta 30 días. anticipo. cuenta de cobro.
Alta cuantía > a 281 UVT Entregas Contra La que se Invitación a cotizar,
(Unidad de valor parciales, entrega, establezca certificación de
tributaria) prestación de contado proveedores.
servicios comercial
recurrentes o (30 dias)
sucesivos en crédito con
tiempos de o sin
hasta 60 días. anticipo.
El monto máximo de compra de la empresa corresponde a 281 UVT pasado este monto se
requiere reunion de Concejo Administrativo para autorización.
Dependiendo de la localización del proveedor los tiempos pueden variar de acuerdo a la

disponibilidad y las condiciones de envío.

septiembre 2021
CODIGO: PR-COM-01
GESTION DE COMPRAS
Versión: 3
7. REQUISITOS PARA SER PROVEEDOR:
El proveedor de la Cooperativa Transportadora de Arauca COOTRANSAR LTDA, debe

cumplir los siguientes requisitos de documentación:
PERSONA JURIDICA:
• Certificado de Cámara de Comercio, no mayor a noventa (90) días.

• Registro Único Tributario (RUT) actualizado.
• Portafolio de servicios con los ítems a evaluar de acuerdo a la selección (opcional).
• Certificación bancaria actualizada.
• Copia de cedula representante legal.
• Formato diligenciado de registro de proveedores si es nuevo.
PERSONA NATURAL:
• Certificado de Cámara de Comercio no mayor a noventa (90) días, (si aplica).

• Registro Único Tributario (RUT) actualizado.
• Copia de la Cédula de ciudadanía.
• Portafolio de servicios con los ítems a evaluar de acuerdo a la selección.
• Certificación bancaria actualizada.
• Formato diligenciado de registro de proveedores si es nuevo.
Nota 1:
➢ El portafolio de servicios es opcional.
➢ El RUT debe tener explicito la actividad relacionada de los productos a ofrecer o servicios a
prestar.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS:
PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Diligenciar la requisición de bienes ante la necesidad de Requisición
1 Líderes de área
adquirir un bien o un servicio, en forma consecutiva. de pedido

septiembre 2021
CODIGO: PR-COM-01
GESTION DE COMPRAS
Versión: 3
según tabla
de compras.
Validar la información contenida en los productos o servicios
solicitados, comprobar la disponibilidad del presupuesto,
Requisición
firmar aprobando la requisición y entregar al auxiliar de Auxiliar de
de pedido
2 compras para continuar el proceso. De no cumplir con alguna compras / lideres
según tabla
de las anteriores se devolvera al solicitante hasta que la de área
de compras.
requisición de pedido se encuentre correcta, para continuar
el proceso.
Requisición
Recibir la solicitud verificar los articulos requeridos y
de pedido
3 confirmar si hay duplicidad de estos procedentes de Lideres de Área
según tabla
diferentes procesos y asi confirmar las cantidades.
de compras.
Escoger los posibles proveedores (registrados) de acuerdo a
los artículos / servicios solicitados; de lo contrario indicar el Auxiliar de Selección de
4
proceso de selección de proveedor para tal fín; seleccionarlo compras Proveedores
y registrarlo.
Solicitud de
Solicitar cotizaciones o propuestas de acuerdo al caso, para
Auxiliar de Cotización –
5 ser estudiadas y elegir la que mas se ajuste a la necesidad de
compras Cuadro
la empresa.
Comparativo
Elaborar orden de servicio/compra (si el valor supera las 28 Auxiliar de
Orden de
6 UVT- (Unidad de valor tributaria) ) de acuerdo a compras / lideres
Compra
cotizaciones y condiciones pactadas con el proveedor. de área
De acuerdo a
Aprobar la orden de servicio/ compra de acuerdo a las políticas / Junta Orden de
7
políticas de aprobación del presente procedimiento. directiva y Compra
Gerente.
Auxiliar de
Realizar el pedido correspondiente, enviando la orden de Orden de
8 compras / lideres
compra al proveedor ya sea por correo o en forma física. Compra
de área.
9. RECEPCIÓN DE LAS COMPRAS:
Recibir el pedido solicitado al
proveedor, con la remisión o
Orden de servicio o
correspondiente factura de venta, Lideres de área
1 compra/ Remisión de
verificando que corresponda a lo
factura de venta.
descrito en la orden de servicio /
compra, que tenga la calidad

septiembre 2021
CODIGO: PR-COM-01
GESTION DE COMPRAS
Versión: 3
solicitada. En el caso de que la

compra no cumpla las condiciones
requeridas, devolver el pedido al
proveedor de manera inmediata, para
que el mismo reemplace el pedido de
acuerdo al requerimiento.
Reportar y entregar al proceso que Orden de servicio o
Auxiliar de
realizó la solicitud, la llegada del compra/ Remisión de
compras / lideres
2 pedido para que lo reciba y firme a factura de venta.
de área
satisfacción la entrega en la orden de
servicio o compras
Auxiliar de Orden de servicio o
Verificar la factura de venta/cuenta
compras / lideres compra/ Remisión de
3 de cobro con los requisitos legales y
de área factura de venta.
hacer recepción de la misma.
Unificar los documentos generados
Auxiliar de
de la compra (Requisición de pedido,
compras / lideres
4 cotizaciones, cuadro analisis Soporte de la compra
de área
comparativo, orden de compra,
factura de venta o cuenta de cobro).
Escanear toda la documentación de la
compra y remitirla al proceso
Auxiliar de
contable, semanalmente en el Registro de entrega de
5 compras. -
formato: Entrega de documentación a documentación
Asistente Contable
finanzas correspondiente y teniendo
en cuenta los cierres de mes.
Nota 1: En el caso de recibir una compra con especificaciones técnicas al momento de

recibirla debe estar en compañía de la persona solicitante para verificar su conformidad.
Nota 2: En el caso de recibir una compra proveniente de una persona natural se realizara el
DOCUMENTO SOPORTE emitido por COOTRANSAR LTDA.
1. SOLICITUD DE COMPRAS DE CONTADO O ANTICIPO:

Auxiliar de compras, FACTURA
Teniendo en cuenta la requsicion de
1 Líder financiero, PRO-FORMA O
pedido y la cotizacion o factura
gerente. COTIZACIÓN

septiembre 2021
CODIGO: PR-COM-01
GESTION DE COMPRAS
Versión: 3
proforma requeridosse realizara el

respectivo anticipo.
Generar un anticipo correspondiente
mediante transferencia o consignación
Líder financiero, SOLICITUD DE
2 del pago y solicitar el envío o
gerente. ANTICIPO
despacho del bien o la prestación del
servicio del proveedor.
10. DOCUMENTOS RELACIONADOS:
FR-COM-01 Formato Requisición de Pedidos
FR-COM-02 Formato para cotizaciones a proveedores
FR-COM-03 Formato Cuadro comparativo de cotizaciones
FR-COM-04 Formato Pagos Directos
FR-COM-05 Formato Orden de servicio/compras.
FR-COM-06 Formato Entrega de documentación a Finanzas
FR-COM-07 Formato de Selección y Registro de Contratistas y Proveedores.
FR-COM-08 Formato de Evaluación de Contratista y Proveedores.
11. ANEXOS
Anexo 01:
LISTA DE CHEQUEO A PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y
SUBCONTRATISTAS – Lo realiza cada líder de proceso de acuerdo a los requerimientos de
cada cargo.
12. CONTROL DE CAMBIOS:

septiembre 2021
CODIGO: PR-COM-01
GESTION DE COMPRAS
Versión: 3
CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCIÓN DEL
VERSIÓN REVISÓ APROBÓ FECHA
PROCEDIMIENTO
Elaboración inicial del Supervisor

1 Gerente 24/11/2020
procedimiento HESQ
Modificación del procedimiento en

valores de UVT (Unidad de valor Supervisor
2 Gerente 31/08/2021
tributaria), para la mejora continua HESQ
control de calidad.
Ajuste de procedimiento de
Compras – inclusión y Líder de
3 Gerente 24/09/2021
actualización códigos de Proceso
Formatos.
Nota:
EN COOTRANSAR LTDA Como parte del compromiso por reducir el impacto ambiental ocasionado por las
actividades que desarrolla, y en particular, como parte de su compromiso por ahorrar recursos naturales,
realizando un uso eficiente de los mismos COOTRANSAR LTDA establece la siguiente metodo de ahorro y
uso de papel.
Diariamente consumimos papel en las oficinas sin darnos cuenta de la gran cantidad, y coste, que supone a lo
largo de año. Al reducir el uso de papel se evita la generación de residuos, el consumo de los recursos naturales
(madera, agua, energía) y los problemas de contaminación que lleva aparejada la producción de papel. Reducir
el consumo de papel es, por tanto, la mejor opción medioambiental. Por tal razon los documentos de los
proveedores se llevara en forma digital con el fin de contribuir con el medio ambiente y llevar un control
documental.

septiembre 2021
SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
CODIGO: FR-COM-008
FORMATO DE SELECCIÓN Y REGISTRO DE CONTRATISTAS Y Versión 8

PROVEEDORES Fecha 24/09/2021
APROBÓ: Magdalena Antolínez AUTORIZADO POR: Representante Legal Pág. 1 de 2
FECHA REGISTRO: dd mm año CLASIFICACIÓN: NUEVO ACTUALIZACIÓN
1. INFORMACIÓN GENERAL
Razón Social: NIT.
Dirección: Ciudad/Dpto: País:
Teléfono(s): Celular: Fax:
Página Web: E-mail:
N° de Cédula:
Nombre del
E-mail:
Representante Legal:
Celular: Tel.:
2. INFORMACIÓN TRIBUTARIA
Actividad Económica: Código CIIU:
Gran Contribuyente: SI NO Resolución: Fecha:
Autoretenedor: SI NO Resolución: Fecha:
Responsable de IVA: SI NO Régimen IVA: COMÚN SIMPLIFICADO
3. INFORMACIÓN COMERCIAL
Descripción del Bien o
Servicio:
Experiencia:
Forma de Pago:
Políticas de
Descuentos?:
4. INFORMACIÓN HSEQ
Certificaciones en
SI NO Cuál(es)?
HSE?
Certificaciones en
SI NO Cuál(es)?
Calidad?
Otros?
5. INFORMACIÓN BANCARIA (Para Pago de Facturas)

Nombre del Banco: Tipo de Cuenta: AHORROS CORRIENTE
Número de Cuenta: Titular de la Cuenta:
E-mail para Confirmación de Pagos:
Persona de Contacto:
Cargo:
Teléfono
E-mail: Firma del Representante Legal y Sello de la

Empresa
DISEÑADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Código: FR-HES-008
Angie Sánchez Magdalena Antolinez Magdalena Antolinez Fecha Modificación:

septiembre de 2021
Líder de Proceso Gerente Representante Legal Revisión No. 3
1 de 2
CODIGO: FR-COM-008
FORMATO DE SELECCIÓN Y REGISTRO DE CONTRATISTAS Y Versión 8

PROVEEDORES Fecha 24/09/2021
APROBÓ: Magdalena Antolínez AUTORIZADO POR: Representante Legal Pág. 1 de 2
DOCUMENTOS ADICIONALES
Generales: (Mínimos) APLICA OPCIONAL NO APLICA
1. Certificado de Existencia y Representación Legal, con fecha de expedición no mayor a 90 días. X
2. Registro Único Tributario (RUT). X
3. Certificación Bancaria con los datos de la cuenta para la realización de pagos. X
Específicos:
HSEQ
Certificación de Calidad ISO 9001 u Otra(s) X
Certificación Ambiental ISO 14001 X
Certificación en Seguridad y Salud Ocupacional OSHA 18001 X
Registro Único de Contratistas - RUC X
Licencias Ambientales X
Certificación de la Acreditación de Ensayos de Laboratorio X
Licencia del Personal en Salud Ocupacional X
Certificación RETIE (Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas) X
Otros:
Relación y tipo de vehículos que ofrecen el servicio X
Listado de conductores, con Certificado de Manejo Defensivo y Licencias OXY X
Pólizas de Seguro de Vehículos y Tarjeta de Operaciones. X
Contrato o su equivalente para servicio de seguimiento a manejo de conductores X
Catálogo o Brochure de los productos y/o servicios ofrecidos X
Certificaciones Técnicas del Personal X
Convenio o Contrato con la Empresa que realiza la Disposición de Residuos X
EVALUACION E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y

CUMPLIMIENTO EN LOS ESTANDARES MINIMOS DE SST
Favor remitir este documento y los respectivos anexos al correo electrónico: auxcontable@cootransar.com
Si tiene alguna duda o inquietud sobre el diligenciamiento del presente formato, por favor remítala a través de la cuenta de correo
mencionada anteriormente.
DISEÑADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Código: FR-HES-008

septiembre de 2021
2 de 2
CODIGO: FR-COM-05
GESTION DE COMPRAS
VERSION: 2
FORMATO ORDEN DE SERVICIO /COMPRA
FECHA: 01/11/2020
Aprobado por: GERENCIA Autorizado por: Representante Legal PAG 1 DE 1
CENTRO DE
AREA SOLICITANTE: REQUISICIÓN N°__________
COSTO:
COOPERATIVA TRANSPORTADORA DE ARAUCA COOTRANSAR LTDA.
NIT: 834.001.969-1 NUMERO DE ORDEN:
Telefono: 0978857887 FECHA DE APERTURA:
Ciudad: Arauca FORMA DE PAGO:
Direcciòn: Carrera 9 Nº 19-52 CATEGORIA:
PROVEEDOR:
NIT.
DIRECCIÓN:
TELEFONO:
CIUDAD:
G
CENTRO DE VALOR VALOR
ITEM DESCRIPCION DEL SERVICIO O PRODUCTO UNIDAD DE MEDIDA CANT
COSTO UNITARIO TOTAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
OBSERVACION: Facturar a nombre de la Señora: SUB-TOTAL $ -
Magdalena Antolinez IMP CONSUMO $ -
Cedula I.V.A. $ -
TOTAL $ -
CONTROL RECIBIDO COMPRA CONTROL RECIBIDO SOLICITANTE Y AUTORIZADO PARA
PAGO
Señor Proveedor sírvase presentar su factura en la Calle 11 No 11-45 en la Ciudad de Arauca, Acompañada de ésta orden de servicio/ compra. El pago de éstos
servicios se efectuará 30 días después del recibido de la factura de acuerdo con lo establecido en la cláusula segunda del presente documento. Los impuestos de ley
que genere ésta orden serán retenidos de acuerdo con las normas legales vigentes de ser el caso.
ELABORA: AUTORIZA: PROVEEDOR ACEPTA SATISFACCIÓN

CODIGO: FR-COM-01
GESTION DE COMPRAS
VERSION: 2
REQUISICION DE PEDIDO
FECHA: 01/11/2020
CENTRO
AREA SOLICITANTE: DE REQUISICIÓN N°__________
COSTO:
PROYECTO O CONTRATO: FECHA DE SOLICITUD: DD/MM/AA
UNIDAD DE DESCRIPCIÓN VALOR/
ÍTEM CANTIDAD OBSERVACIONES
MEDIDA (Marca, referencia, modelo, especificaciones UNITARIO
1
2
3
4
5
6
PROVEDORES RECOMENDADOS
NIT O C.C RAZÓN SOCIAL O NOMBRES APELLIDOS CONTACTO DIRECCIÓN CELULAR O TELEFONO CIUDAD
NOMBRE SOLICITANTE: REVISION LIDER DE AREA V° B° GERENCIA:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
Alta ( ) Media ( ) Baja ( )

PRIORIDAD ║Alta: Hasta 3 días ║Media: De 4 a 8 días Baja: Mayor 8 dias
CODIGO: FR-COM-008
Versión 3
FORMATO DE EVALUACIÓN DE CONTRATISTA Y Fecha 24/09/2020
PROVEEDORES
Pág. 1 de 1
APROBÓ: Magdalena Antolínez AUTORIZADO POR: Representante Legal
INFORMACION BÁSICA (Diligencie las que aplique)

Empresa: Fecha:
Nombres: Apellidos:
Dirección: C.C:
Cargo: Teléfono:
RUT: NIT
Firma:
SELECCIONES LAS QUE APLIQUE AL CONTRATISTA O PROVEEDOR
N/A no aplica, No cumple el requerimiento.
EVALUACION DE CONTRATISTA Y PROVEEDOR
ASPECTOS A EVALUAR PUNTAJE
No PUNTAJE OBTENIDO
1 Entrega de la información y da cumplimiento a los requisitos SST.
2 Presta el servicio oportunamente de acuerdo a lo contratado.
Los elementos requeridos para ejecutar el servicio cumplen con las especificaciones
3
determinadas en cuanto a oportunidad y calidad.
4 Maneja buenas relaciones interpersonales.
5 Ha presentado quejas o reclamos por incumplimiento con la labor.
6 Ofrece la información y asesoría a los involucrados en el trabajo
Informa los actos y condiciones inseguras en la actividad que desarrolla, de la misma
7
manera los accidentes e incidentes ocurridos
TOTAL
OBSERVACIONES:
PUNTAJE RESULTADO
CRITERIOS DE 4,5 - 5,0 Excelente - Proveedor confiable y cumple con el requisito exigido.
CALIFICACIÓN 3,9 - 4,4 Bueno - Proveedor confiable, no presenta la información en su totalidad.
DEFINIDA Regular - Proveedor poco confiable, la información no es enviada a
3,0-3,8 tiempo, generando atrasos en el proceso.
No Confiable - Proveedor NO confiable. No cumple con ningún requisito
0,0 - 2,9 solicitado.
NOMBRE DEL EVALUADOR: CARGO DEL EVALUADOR:
DISEÑADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Código: FR-COM-008

septiembre de 2021
CODIGO: FR-COM-03
GESTION DE COMPRAS
VERSION: 2
ANALISIS COMPARATIVO DE COTIZACIONES
FECHA: 01/11/2020
SOLICITUD
PROVEEDOR N°1 PROVEEDOR N°2 PROVEEDOR N°3
FECHA DE ELABORACIÓN: DD/MM/AA
N° NIT: NIT: NIT:
OBJETO DE LA COMPRA: CIUDAD: CIUDAD: CIUDAD:
FORMA DE PAGO: FORMA DE PAGO: FORMA DE PAGO:
INMEDIATA: INMEDIATA: INMEDIATA:

DISPONIBILIDAD DISPONIBILIDAD DISPONIBILIDAD
PLAZO: PLAZO: PLAZO:
DESCRICIÓN DEL CENTRO DE
ITEM UNIDAD CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL VALOR UNITARIO VALOR TOTAL VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
SERVICIO COMPRA COSTOS
- -
-
FECHA DE ENTREGA: DD/MM/AA SUBTOTAL OBSERVACIÓN: - OBSERVACIÓN: OBSERVACIÓN:
FECHA DE VENCIMIENTO: DD/MM/AA DESCUENTO

OBSERVACIONES GENERALES: IVA
TOTAL
PROVEEDOR SELECCIONADO:
COMENTARIO N°1
COMENTARIO N°2
ELABORADO POR: V° B° . ADMON: V° B° GERENCIA:
FIRMA FIRMA FIRMA

FICHA DE INDICADORES
CODIGO: APROBADO POR: VERSION: 2
GERENTE FECHA: 16/09/2020
FECHA DE CREACION DEL INDICADOR

PROCESO NOMBRE
GESTION DE RECURSOS INDICADOR PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN: Auxiliar de compras

DESTINATARIO DEL INDICADOR:
Todo el Personal (Reuniones),
(Personas que deben conocer los resultados)
DESCRIPCIÓN DE VARIABLES UNIDAD DE MEDIDA FUENTE DE INFORMACIÓN

N° requisiciones de pedido ejecutadas Unidad
Verificación de Compras
Total de Requisiciones de pedido Recibidas Unidad
FORMULA MATEMÁTICA FRECUENCIA META

RECOLECCIÓN MEDICIÓN
(N° requisiciones de pedido ejecutadas / Total de Requisiciones de pedido Recibidas) * 100 90%
MENSUAL SEMESTRAL
6
1 SEMESTRE 5
4
ASPECTO
REQUISICIONES EJECUTADAS REQUISICIONES RECIBIDAS 3
Verificación de
2
Compras
Verificación de Compras 5 5 1
ANALISIS CUMPLIMIENTO ANALISIS EFICACIA ANALISIS IF 0

REQUISICIONES REQUISICIONES
A 31 de Agosto de 2021, se A 31 de Agosto de 2021, se EJECUTADAS RECIBIDAS
A 31 de Agosto de 2021 se
lleva un cumplimiento del lleva un indice de 1 SEMESTRE
lleva una eficacia del 100%
100% frecuencia del 0%
CALCULO DEL INDICADOR RESULTADO

No. De Requisiciones ejecutadas 5
100%
Total de Requisiciones Recibidas 5
ANALISIS SEMESTRAL DEL INDICADOR:
el primer semestre del año en curso, se lleva un orden de requisiciones de pedidos ejecutadas al 100 %
RESPONSABLE ANALISIS CARGO

Accion Correctiva # 01

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Sistema Integrado de Gestión de la Seguridad & Salud en el Trabajo,

Calidad y Medio Ambiente.

Establecer y garantizar parámetros para la adquisición de materiales, equipos, insumos y

Aplica para la adquisición y el control de la compra de bienes y la contratación de servicios

Los responsables de la aplicación del presente procedimiento son:

DISEÑADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Código: PR-COM-01

Angie Katerine Sánchez Yarlenson Andrés Aguirre Magdalena Antolinez

➢ definidas en la Tabla de tipos de compra, no requieren la orden de compra y/o servicios y

➢ Cotización: Propuesta económica de 2 o 3 proveedores para tomar la decisión de una compra

➢ Devolución: Mercancías regresadas al proveedor, deduciéndose su importe.

➢ Factura de venta: Documento soporte donde se transfiere los derechos de dominio y

➢ Proveedor: Persona Natural o Jurídica cuyo objetivo principal es suministrar bienes o

➢ Proveedor No Crítico: Corresponde a aquel proveedor cuyo producto o servicio no tiene

DISEÑADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Código: PR-COM-01

Angie Katerine Sánchez Yarlenson Andrés Aguirre Magdalena Antolinez

➢ Propuesta: Es la oferta desarrollada por un contratista para la prestación de un servicio a la

➢ Stock: Cantidades de una referencia disponible en la bodega.

➢ Requisición o solicitud de pedido: Documento mediante se realiza la solicitud de un

bien y/o servicio.

➢ Los pagos de servicios públicos, telefonia celular, servicio de localización,servicio de

➢ Los pedidos de papelería, útiles de oficina, aseo y cafetería se realizarán mensualmente.

➢ Es importante en el caso de requerirse transporte para adquisición del producto tener

➢ Cuando se haga necesario la prestación de servicios externos de mantenimiento el Lider de

➢ Cuando se haga necesario la prestación de servicios externos de mantenimiento el Lider de

➢ Debe existir un inventario actualizado y costeado de los elementos que se encuentren en

Angie Katerine Sánchez Yarlenson Andrés Aguirre Magdalena Antolinez

➢ Cuando se presente compras urgentes o de casos fortuitos se debe diligenciar el formato de

Se clasifican teniendo en cuenta su monto y cumplen con ciertas características de acuerdo a

DISEÑADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Código: PR-COM-01

Angie Katerine Sánchez Yarlenson Andrés Aguirre Magdalena Antolinez

TABLA N°1. TIPOS DE COMPRA

Tipo de Cuantía Tiempo de Forma de Frecuencia Trámite a realizar

Dependiendo de la localización del proveedor los tiempos pueden variar de acuerdo a la

DISEÑADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Código: PR-COM-01

Angie Katerine Sánchez Yarlenson Andrés Aguirre Magdalena Antolinez

7. REQUISITOS PARA SER PROVEEDOR:

El proveedor de la Cooperativa Transportadora de Arauca COOTRANSAR LTDA, debe

• Certificado de Cámara de Comercio, no mayor a noventa (90) días.

• Certificado de Cámara de Comercio no mayor a noventa (90) días, (si aplica).

➢ El portafolio de servicios es opcional.

8. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS:

PASO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

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solicitada. En el caso de que la

Nota 1: En el caso de recibir una compra con especificaciones técnicas al momento de

1. SOLICITUD DE COMPRAS DE CONTADO O ANTICIPO:

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proforma requeridosse realizara el

10. DOCUMENTOS RELACIONADOS:

FR-COM-01 Formato Requisición de Pedidos

FR-COM-02 Formato para cotizaciones a proveedores

FR-COM-03 Formato Cuadro comparativo de cotizaciones

FR-COM-04 Formato Pagos Directos

FR-COM-05 Formato Orden de servicio/compras.

FR-COM-06 Formato Entrega de documentación a Finanzas

FR-COM-07 Formato de Selección y Registro de Contratistas y Proveedores.

FR-COM-08 Formato de Evaluación de Contratista y Proveedores.

12. CONTROL DE CAMBIOS:

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Elaboración inicial del Supervisor

Modificación del procedimiento en