Código: PROAC-ADM-001

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION Fecha: 27 Marzo/2018

Y COMPRAS Versión: 02

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1. OBJETIVO.

Establecer una metodología para la adquisición de bienes, servicios, materiales, insumos,

equipos, así como la selección evaluación y reevaluación de proveedores y contratistas
críticos.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación para la adquisición de bienes, servicios, materiales,

insumos y equipos, así como para la selección evaluación y reevaluación de proveedores
y contratistas críticos destinados a las actividades de la organización.

3. RESPONSABLES
Los responsables de la adquisición y compras en la empresa se describen a continuación:
- Representante legal
- Jefe de Mina
- Ingeniero de Mina
- Encargado del SG-SST

4. DEFINICIONES.

4.1. Producto: Son los que se presentan como resultado de un proceso, para
lo cual existen cuatro categorías genéricas de productos:

 servicios (tales como transporte);

 software ( como el programa contable);
 hardware (como computador, impresora);
 materiales procesados (como lubricantes, aceites).

4.2. Proveedor: organización o persona que proporciona un producto o un

servicio o información.

4.3. Proveedor Crítico: Organización o persona que proporciona un producto

bien o servicio, con potencial afectación al cumplimiento de los requisitos de
seguridad, calidad y medio ambiente.
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5. DESARROLLO Y ACTIVIDADES.

5.1. GENERALIDADES.
Este procedimiento se aplica para la compra de algún servicio o producto necesario para
la ejecución de las labores de la mina, para lo cual se aplica a los proveedores que están
en listado de proveedores, esto con el fin de mantener y mejorar condiciones de
seguridad y salud a los colaboradores.
Este procedimiento se aplica tanto para el área administrativa como la operativa teniendo
en cuenta que las dos requieren bienes y/o servicios; con el fin de asegurar el
cumplimiento de los requisitos de los bienes, productos y/o servicios comprados.

5.2. DIAGRAMA DE FLUJO

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COMPRAS

0
1. CONDICIONES GENERALES.
1.1. CRITIERIOS PARA COMPRAS
0
2.1. MONTOS DE COMPETENCIA
2. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN PARA LAS COMPRAS.
DE PROVEEDORES.

0
3. REQUISICIÓN DE PRODUCTOS
O SERVICIOS

NO Producto SI
Nuevo

4. COTIZACIONES

0
5. ORDEN DE COMPRA O REMISIÓN.

0
6. RECEPCIÓN DEL PRODUCTO
O SERVICIO.

0
7. RE-EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES.
Desempeño
0
8. RETROALIMENTACIÓN A
PROVEEDORES Y PLANES DE
MEJORA.

0
FIN
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5.3. ACTIVIDAD/ DESCRIPCIÓN/RESPONSABLES

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1.1. CRITERIOS PARA COMPRAS.

a). Caja Menor: La cuantía máxima quincenal autorizada para

caja menor es de 200.000 pesos, la caja menor es manejada
por la auxiliar contable, y el periodo de reembolso se hará
quincenalmente.

Se establece que los pagos de servicios contratados, compras y

productos se harán por caja menor hasta por un valor
correspondiente al 50% de la base de la caja menor, sin que los
mismos puedan ser fraccionados.

Por lo tanto queda prohibido el pago por caja menor de servicios

que excedan de esta suma. Se podrán autorizar por caja menor
la adquisición de bienes que sean necesarios para el  GERENTE
funcionamiento previa verificación de que la organización no los
GENERAL
1. CONDICIONES posea en el momento del requerimiento.  JEFE DE MINA
GENERALES.  INGENIERO
No está permitido efectuar préstamos personales con recursos
DE MINA
de la caja menor.
 COORDINADO
b). Montos que excedan el $1.000.000, son manejados RA SST
directamente por transferencia por la auxiliar contable  ASISTENTE
autorizados por la gerencia. CONTABLE..

1.2. MONTOS DE COMPETENCIA PARA LAS COMPRAS

a) Caja Menor: Los pagos de servicios contratados, compras y

productos que se hacen por caja menor son realizados por
la asistente de gerencia.

b) El Jefe de mina, Ingeniero de mina podrán realizar el

pago de servicios contratados, compras de: productos,
equipos, maquinaria y materiales, por un monto máximo de
5.000.0000 montos que excedan esta cantidad deberán ser
autorizados por la junta de socios y gerente general.

Antes de realizar la compra de algún producto o servicio, se

debe realizar una prueba de mercado.
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La selección de proveedores, es la etapa previa al inicio del

proceso de compra, mediante la cual se logra la validación o
aprobación de algunos proveedores, que tienen las
2. SELECCIÓN Y competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades
EVALUACIÓN DE de Compañía Minera B&M S.A.S.  ASISTENTE
PROVEEDORES. CONTABLE
Por lo tanto los proveedores de Compañía Minera B&M S.A.S.  REPRESENTAN
debe ingresar al Registro de proveedores del programa contable TE LEGAL
SIIGO y se debe proporcionar la información solicitada.  SECRETARIA
 JEFE DE MINA
NOTA: Se encuentra en estructuración el formato de evaluación  INGENIERO
de proveedores y contratistas quienes dentro de la DE MINA
documentación exigida deben contar como mínimo con RUT  COORDINADO
para los proveedores como personal natural y las jurídicas hacer
RA SST
facturación y permitir la retención que por ley se debe cumplir. .

El auxiliar contable, secretaria solicita la cotización respectiva al  ASISTENTE

3. COTIZACIONES proveedor/es seleccionados, mediante llamada telefónica, CONTABLE
correo electrónico, o de forma presencial.(Jefe de Mina,  SECRETARIA
Ingeniero de Mina o Coordinadora SST.)

Solicitar el insumo, producto o servicio al proveedor finalmente  ASISTENTE

4. ORDEN DE seleccionado mediante la orden de compra, remisión o la CONTABLE
COMPRA O compra directa.  SECRETARIA
REMISIÓN.
La orden de compra o remisión puede ser enviada vía correo
electrónico, otros medios de comunicación o de forma
presencial.

El responsable de solicitar el producto o servicio en conjunto  ASISTENTE

con el especialista, cuando el caso así lo amerite; realiza la CONTABLE
recepción del producto o servicio.  SECRETARIA
 JEFE DE MINA
Se debe verificar el estado de entrega del producto o servicio de  INGENIERO
5. RECEPCIÓN DEL acuerdo a la orden de compra y la factura, revisando que las DE MINA
PRODUCTO O características, cantidades, especificaciones y los precios de los  COORDINADO
SERVICIO. ítems de la orden de compra sean iguales a los de la factura y el
RA SST
total de las dos coincidan con el mismo valor.

Se debe Devolver el producto/servicio al proveedor, si no se
cumplen los parámetros para recibir el producto/servicio, y
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registrar en la hoja de vida del proveedor (Se encuentra en

estructuración la hoja de vida del proveedor).

Se encuentran en estructuración junto con el área contable y la  GERENTE

6. RE-EVALUACIÓN gerencia. GENERGAL
DE  AREA
PROVEEDORES. CONTABLE
 JEFE DE MINA
 INGENIERO DE
MINA
 COORDINADOR
A SST

6. FORMATOS ASOCIADOS.

 Orden de compra
 Formato de acción correctiva, preventiva y de mejora.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nancy Mojica López Rodrigo Mojica López Rodrigo Mojica López
Coordinadora SST Ingeniero de Minas - SST Ingeniero de Minas - SST

7. CONTROL DE CAMBIOS

REV Nº Descripción del cambio Aprobado Fecha

1 Emisión Primer documento SI 2017
2 Modificación a los montos de caja menor y SI 27/MARZO/2
manejo de la información de proveedores junto 018

con los requerimientos mínimos.