SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

CÓDIGO PR-SST-007

VERSIÓN 002
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Y COMPRAS.

FECHA 14/06/2018

Establecer una metodología para la adquisición de bienes, servicios, materiales, insumos,

1. xOBJETIVO equipos, así como la selección evaluación y reevaluación de proveedores de ELKIN DE
JESUS MONTOYA.
Este procedimiento es de aplicación para la adquisición de bienes, servicios, materiales,
insumos y equipos, así como para la selección evaluación y reevaluación de proveedores y
2. ALCANCE
contratistas críticos destinados a las actividades de ELKIN DE JESUS MONTOYA.

3. RESPONSABLES Gerente, Jefes de producción, Aux de almacen y encargado del SG-SST.

DEFINICIONES

Solicitud de Pedido: Documento en el que las dependencias solicitantes, especifican los artículos o servicios que
requieren, indicando la justificación de la compra y su prioridad.

Orden de Compra: Es el documento formal mediante el cual se le comunica al proveedor la intención de compra de un
bien o contratación de un servicio.

Elementos Consumibles: Se entiende por elementos consumibles a aquellos bienes de naturaleza agotable y
perecedera.

Elementos No Consumibles: Se entiende por elementos no consumibles a aquellos bienes de naturaleza duradera y
permanente.

Prioridad de Compra ALTA: Corresponden a todas aquellas compras de bienes o servicios que requieren de 1 a 10
días para su adquisición o ejecución.

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DEFINICIONES

Prioridad de Compra MEDIA: Corresponden a todas aquellas compras que tengan un rango de espera de 11 a 15
días para su adquisición o ejecución.
Prioridad de Compra BAJA: Corresponden a todas aquellas compras que tengan un rango de espera de 16 a 30 días
para su adquisición o ejecución.
4. NORMATIVIDAD
NORMA TRATA DE

NO APLICA.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO.

5.1 GENERALIDADES

 Todas las compras que se realizan en el almacén deben estar respaldadas por una orden de compra emitida por
el auxiliar de bodega, Gerente, Auxiliar contable, jefe de producción. Son los únicos directivos que pueden
autorizar las Compras que requieran las diferentes dependencias de la empresa ELKIN DE JESUS MONTOYA.
Ninguna otra persona o dependencia está autorizada para realizar compras.

 La adquisición de bienes y servicios se realizará a fabricantes, productores, distribuidores y personas naturales o

jurídicas prestadoras de servicios profesionales, no académicos, legalmente constituidos y reconocidos.

 No se podrá incluir en una misma solicitud de pedido elementos consumibles y no consumibles.

 Los pedidos de papelería y útiles de oficina se realizarán trimestralmente.

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DEFINICIONES

 Los pedidos de elementos de aseo y cafetería se realizarán mensualmente.

 Los pedidos de EPP se realizarán a necesidad teniendo en cuenta la matriz de EPP en caso tal que algún
elemento este descontinuado se solicitara ficha técnica para ser evaluada y autorizada por el área de SST.

 Los directos responsables para autorizar compras teniendo en cuenta su monto son.

VALOR Y/O CUANTIA. AUTORIZA.

HASTA 40 SMLMV Ordenador del Gasto
MAS DE 47 SMLMV Gerente

 Según el tipo de compras, la solicitud de pedido debe estar firmada por el encargado y autorizado por Gerente
administrativo de ELKIN DE JESUS MONTOYA, para avalar características específicas de la compra así:

 Todas las compras relacionadas con sistemas y tecnología deben estar avaladas por el Gerente administrativo y
encargado del SG-SST.

 Todas las compras relacionadas con elementos y materiales de consumo frecuente para el normal desempeño
de las actividades del área operativa y servicios generales deben estar avaladas por el Gerente, auxiliar de
bodega y jefe de producción.

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DEFINICIONES
 Cuando se requieran servicios de mantenimiento externo, el Gerente, Auxiliar contable y el encargado del SG-
SST, hará la solicitud de pedido, por este concepto, el encargado del SG-SST. Ninguna otra persona o
dependencia está autorizada para hacer estos pedidos.

 Las compras de bienes y servicios por cuantías de 40 SMLMV en adelante, se perfeccionarán mediante contrato
escrito con el proveedor. Cuando la cuantía sea inferior se procederá mediante orden de compra o de servicio
adjuntando certificado de garantía adjunto a la factura o documento equivalente.

5.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES.

 Solicitud de Pedido: Ante la necesidad de la adquisición de un bien o un servicio, el interesado diligencia una
“Solicitud de Pedido”, sea por orden de compra escrita o telefónica en la que especifica la descripción de los
bienes o servicios (con especificaciones técnicas), las cantidades solicitadas, la unidad de medida, el nombre del
centro de costos de destino y el nombre del responsable del bien o servicio. La “Solicitud de Pedido”, debe estar
firmada por el solicitante, el jefe de la dependencia y la persona que avala la compra.

 Verificación de Disponibilidad Presupuestal: Con la “Solicitud de pedido”, el interesado se dirige a la oficina de Gerencia y
auxiliar contable, para verificar la existencia de apropiación presupuestal disponible, para la compra. El auxiliar contable, diligencia el
formato y el Gerente administrativo firma la solicitud en señal revisión.

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DEFINICIONES
 Solicitud de cotizaciones: Con la “Solicitud de pedido”, el encargado del SG-SST, procede a solicitar vía fax o
e-mail, las cotizaciones correspondientes, entre los proveedores que tiene para analizar la variante en
presupuestos y costos.

 Análisis de cotizaciones y selección de proveedor: Para compras de bienes y servicios de hasta 40 SMLMV,
el encargado del SG-SST junto con el gerente Administrativo, seleccionan el proveedor.

- Cuando la compra supere los 40 SMLMV y hasta 500 SMMLV, el encargado del SG-SST elabora una
“Matriz comparativa de cotizaciones”, la cual presenta a la alta gerencia para selección del proveedor.

 Trámite de la orden de compra: Una vez seleccionado el proveedor, el encargado del SG-SST, elabora la
"Orden de compra" y obtiene la autorización del ordenador del gasto, asegurándose de contar con la aprobación
de la alta dirección cuando la compra supere los 40 SMMLV.

 Seguimiento a la compra: El encargado del SG-SST, mantiene contacto con el proveedor para realizar
seguimiento a la compra y cualquier necesidad de cambio que se requiera, ajustando la "Orden de compra" si es
necesario. De igual manera mantiene contacto con el proveedor del servicio para verificar los avances de la
prestación del mismo.

6. ANEXOS.
Orden de Compra FOR-SST-12
Formato de evaluación de proveedores FOR-SST-13

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ELABORÓ: Marcela Cano REVISÓ: APROBÓ:

FECHA: FECHA: FECHA:

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