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Procedimiento

“GESTIÓN DE COMPRAS”
Código: PRO-AD-01 Versión: 05 Fecha versión: 08/08/2016

1. OBJETIVOS
Define y establece una metodología para realizar la Gestión de Compra de materiales, equipos,
servicios y arriendos que se requieran, según las diversas necesidades de las distintas áreas y
obras, con el fin de cumplir con los objetivos de la organización y en especial, los de las obras.

2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a las actividades relacionadas con el abastecimiento. Abarca
desde la emisión del Pedido para Adquisiciones hasta la emisión de la Orden de Compra o
Contrato, según corresponda, e incluye las eventuales quejas y reclamos hacia y desde los
proveedores.

Este procedimiento se aplica al grupo de empresas y sociedades de Moller y Pérez-Cotapos, sin


exclusiones.

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA
3.1 ABREVIACIONES
3.1.1 MPC: Grupo de Empresas Moller y Pérez-Cotapos.

3.1.2 O/C: Orden de Compra.

3.1.3 PM: Pedido de Materiales del Portal iConstruye.

3.1.4 PPA: Pedido para Adquisiciones.

3.1.5 SIG: Sistema Integral de Gestión.

3.1.6 SSOMA: Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

3.1.7 UAA: Unidades de Adquisición y Abastecimiento.

3.1.8 V°B°: Visto Bueno.

3.1.9 Sistema SL: Portal Web que permite efectuar electrónicamente vía internet los procesos de
Administración de Bodega.

ADVERTENCIA: Este documento y su información son de exclusiva propiedad de la empresa MPC. Una vez impreso en
papel, no se garantiza su vigencia, salvo timbre indicando COPIA CONTROLADA.

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“GESTIÓN DE COMPRAS”
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3.2 DEFINICIONES
3.2.1 Activos fijos financieros: Maquinarias y Moldajes que sean expresamente definidos y
autorizados por el Gerente General para cada obra específica. En general, estos serán
adquiridos mediante el PM bajo Nominación “Bienes para Inventario Proyecto”. Estos
podrán ser dados de baja, traspasados o vendidos durante el transcurso de la obra o al
término de esta. Para las depreciaciones y costos de venta o traslados se deberá solicitar
su definición a Administración y Finanzas.

3.2.2 Activos fijos no financieros: Equipos Menores, Herramientas, Útiles de Oficina, etc. que se
consumen y no se incorporan a la obra, que tienen vida útil igual o inferior al período de la
obra o que no están autorizados a ser Activos Fijos Financieros por el Gerente General.
Estos deben ser controlados periódicamente, conservando su identidad y ubicación. En
general, éstos serán adquiridos mediante el PM bajo Nominación “Bienes para Inventario
Proyecto” estos serán ingresados a la “Bodega materiales” virtual del sistema iConstruye y
consumidos en el transcurso de la obra, bajo indicación directa del Administrador de Obra;
como máximo el consumo deberá ser efectuado antes del término de obra.

3.2.3 Código de la Obra o Centro de Gestión: Número de identificación de la obra, definido por
el Área de Administración y Finanzas.

3.2.4 Ítem o Cuenta de Costo: Ítem de costo (Contabilidad) o Cuenta de costo (iConstruye) o
Actividad (Sistema Microsoft Dynamic SL), que soportará la compra y consumo, según
detalle indicado en documento “REG-AD-02 Ítem o Cuenta de Costo Cuentas Contables”.

3.2.5 Código de Producto: Identifica al producto en el Maestro de Materiales del Portal


iConstruye y Sistema Microsoft Dynamic SL

3.2.6 Hoja de Seguridad: Documento con recomendaciones para el almacenamiento,


transporte, e indicaciones en caso de accidentes, que entregan los proveedores de
sustancias peligrosas. Debe ser exigido al Proveedor y almacenado junto al material.

3.2.7 iConstruye: Portal WEB que permite efectuar electrónicamente, vía internet, los procesos
relativos a Administración de Pedidos de Materiales, administración de bodegas de obra,
Adquisición de materiales, bienes, servicios, etc. y visualizar Órdenes de Compras.

3.2.8 Sistema SL: Portal Web que permite efectuar electrónicamente vía internet los procesos de
Administración de Bodega.

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3.2.9 Pedido de materiales del Portal iConstruye: Versión electrónica del Pedido para
Adquisiciones, debidamente aprobado.

3.2.10 Producto: Resultado de un proceso (Nota: Existen cuatro categorías genéricas de


productos: Servicios, software, hardware y materiales procesados) (ISO 9.000:2005).

3.2.11 Producto Crítico: Producto que puede afectar críticamente los objetivos de la organización
y/o obra. Estos deberán ser definidos y aprobados por el Administrador de Obra y su
equipo de terreno o las Gerencias de las Áreas involucradas y/o Gerencia de
Abastecimiento, en los “PLN-SI-01 Plan Gestión Integrada de Obra”.

3.2.12 Stock Mínimo Bodega: Listado de materiales que deben mantenerse en stock en la
Bodega de la Obra, en forma permanente.

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS

4.1 REFERENCIAS.
4.1.1 PRO-AD-02 Gestión de Bodega.

4.1.2 PRO-AD-03 Selección y Evaluación de Proveedores.

4.2 REGISTROS
4.2.1 Pedido de Materiales del Portal iConstruye

4.2.2 REG-AD-01 Pedidos para Adquisición (Anexo 1)

4.2.3 REG-AD-02 Ítem o Cuenta de Costo Cuentas contables.

4.2.4 REG-AD-03 Cuadro comparativo de ofertas.

4.2.5 REG-AD-24 Contrato de Suministro de Materiales.

4.2.6 REG-AD-27 Listado Materiales Stock Mínimo Bodega.

4.2.7 REG-AD-29 Finiquito de suministro de materiales

4.2.8 Listado de insumos con los precios del presupuesto de obra

4.2.9 Maestro de materiales del Portal iConstruye.

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5. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

5.1 RESPONSABILIDADES
5.1.1 Es responsabilidad del Gerente de Abastecimiento, en términos funcionales, y del
Administrador de Obra, en términos jerárquicos, la implementación y aplicación del
presente procedimiento en la obra. En las demás áreas, es responsabilidad del Gerente de
Abastecimiento y del área, respectivamente.

5.2 DISTRIBUCIÓN DE ANTECEDENTES A GERENCIA DE ABASTECIMIENTO.


5.2.1 En el caso que una propuesta sea adjudicada, la Gerencia de Estudios pertinente entregará
a la Gerencia de Abastecimiento un "Listado de insumos con los precios del presupuesto
de obra" al inicio de la obra.

5.3 SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES


5.3.1 Se realizará de acuerdo a lo indicado en el procedimiento: “PRO-AD-03 Selección y
Evaluación de Proveedores”.

5.4 SOLICITUDES DE COMPRA DE MATERIALES, SERVICIOS Y ARRIENDO DE


EQUIPOS Y MAQUINARIAS.
5.4.1 El Administrador de obra, Jefe de Oficina Técnica, Profesionales de Terreno, Jefe de
Instalaciones, Jefe SSOMA obra, Jefe de obra y/o Capataces, deben pedir los materiales
para abastecer a la Obra, en forma programada, oportuna e informada, en base al listado
de requerimientos de los diferentes insumos y programa (parcial o general), de
preferencia al inicio de la obra.

5.4.2 Todas las Solicitudes de Compra, Servicios y Arriendo son realizadas a través del
documento: “REG-AD-01 Pedidos Para Adquisición” (Anexo 1), en formato impreso, el
que debe incluir la siguiente información, dependiendo del tipo de producto:

 Obra: N° y nombre del Centro de Gestión.

 Fecha: Fecha del pedido.

 Cantidad y Unidad: Claramente definidas e identificadas.

 Especificación: Detalle del producto, servicio, arriendo, etc. No debe quedar duda
respecto de lo que se está solicitando, indicando en lo posible marca, modelo, medida,

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plazo de arriendo y cualquier antecedente técnico importante. Indicar, en el caso de


los materiales la exigencia de certificados, cuando corresponda. Se deberá indicar su
calidad de producto crítico. Adjuntar cubicaciones, especificaciones técnicas, planos
de detalle, etc., que permita una aprobación más fluida, recomendar proveedores a
cotizar, condiciones comerciales especiales, necesidad de envío de “Hoja de
Seguridad”, etc.

 Número y fecha de la Orden de compra (opcional): Si la compra corresponde a una


ampliación de una OC existente.

 Cuenta de costo: Indicar “Ítem de costo (Contabilidad) o Cuenta de costo


(iConstruye) Actividad que soportará la compra y consumo, según detalle indicado en
documento “REG-AD-02 Ítem o Cuenta de Costo Cuentas contables”.

 Fecha en que se necesita: Si el material es de alta prioridad se deberá anotar la fecha


de la llegada del material a la obra, tomando en consideración que ésta no podrá ser
inferior a 7 días corridos en caso de compras locales y de 10 días hábiles en caso de
compras fuera de la plaza. Para las importaciones, este plazo se determinará caso a
caso.

 V°B° Administrador de obra y Jefe Oficina Técnica

 Nombre y firma del solicitante

5.4.3 Los “PPA” son emitidos por el Administrador de Obra, Jefe de Oficina Técnica,
Profesionales de Terreno, Jefe de Instalaciones, Jefe SSOMA Obra, Jefe de Obra y/o
Capataces, los cuales son aprobados por el Administrador de obra y la Oficina Técnica. El
Jefe de Bodega transforma estos “PPA” en un “PM” electrónico en iConstruye. Este
documento debe ser controlado por el Jefe de Bodega, manteniéndolos dentro de un
archivador “PPA”, con separadores: “PPA” y “PM”, donde se almacenan las PPA sin y con
PM, respectivamente

5.4.4 En relación al “PM” (Anexo 2):

 Nombre del Pedido: Nombre con el cual será identificado el pedido.

 Anexo: Se puede adjuntar archivos con información complementaria del “PM”.


(Opcional)

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 Código: Búsqueda de código del producto requerido en Maestro de Materiales.

 Cantidad: Incorporación de cantidad requerida.

 Glosa (detalle): Información adicional a la descripción del producto. (opcional)

 Fecha entrega: Se determina la fecha de llegada del producto en obra.

 Anexo: Se puede adjuntar archivos con información complementaria del producto.


(Opcional).

 Cuenta de Costo: Ítem de costo (Contabilidad) o Cuenta de costo (iConstruye).


Actividad que soportará la compra y consumo, según detalle indicado en documento
“REG-AD-02 Ítem o Cuenta de Costo Cuentas contables”.

5.4.5 Tanto los Arriendos de Maquinarias y Equipos, propios y de terceros, también deben ser
requeridos mediante un “PM” (y su correspondiente “PPA”), con toda la información
necesaria.

En el caso de que estos “PM” correspondan a una regularización de servicios en la Obra,


se solicitará para estos “PM” la autorización del Gerente de Construcción correspondiente
para poder ser procesados. En caso de no adjuntar dicha autorización, esta solicitud no
será ejecutada por la Gerencia de Abastecimiento.

5.4.6 El Jefe de Bodega procede a realizar el “PM” necesario a partir del “Maestro de
Materiales” del Portal iConstruye, el cual contiene los códigos, descripciones y unidades
de medida del producto. Si este no existe, debe solicitar, a las UAA, a través de
iConstruye, la creación del mismo. Sólo las “UAA” podrán crear códigos de producto y
podrán hacerlo en un plazo de 2 días hábiles, contados desde el momento en que la
solicitud de creación de código esté completa, correctamente emitida y recibida en
Abastecimiento.

5.4.7 Para compras sobre $5.000.000 Netos (estimado en Obra o consultado a Abastecimiento),
se debe adjuntar al “PM”, obligatoriamente, el presupuesto de Obra para esta compra.

5.4.8 Una vez que han sido generados los “PM”, éstos son sometidos a un flujo de
aprobaciones. Los “PM” aprobados por las Obras, pero incompletos o con falta de
información no serán procesados por la Gerencia de Abastecimiento.

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5.4.9 El Profesional de Terreno y/o Jefe de Oficina Técnica en conjunto con el Jefe de Bodega
podrán definir el “REG-AD-27 Listado Materiales Stock Mínimo Bodega” del sistema
iConstruye. Este listado deberá ser autorizado por el Administrador de Obra y cotejado,
semanalmente, por el Jefe de Bodega, con el “Inventario” en el Módulo Bodega de
iConstruye o “Consulta de Inventarios de Sistema Microsoft Dynamics SL”, para mejor
control y eficiencia en las operaciones. El Jefe de Bodega, cuando sea necesario, hará un
pedido interno en base a este listado, el que será aprobado por el Profesional de Terreno
y/o Jefe de Oficina Técnica y el Administrador de la Obra, con el objeto de generar la
compra y cumplir con el stock mínimo en bodega. Se debe evaluar constantemente este
listado para proveer posibles aumentos o disminuciones del stock. Así también, la Oficina
Técnica deberá revisar los saldos de inventario y cotejarlos mensualmente con las
proyecciones de consumo y los saldos de Órdenes de Compra pendientes a cierre de obra,
con el fin de ajustar las compras pendientes y redestinar los materiales e inventarios sin
utilizar. El Jefe de Bodega sólo será responsable de cumplir con el “REG-AD-27 Listado
Materiales Stock Mínimo Bodega”, no será responsable de su definición.

5.4.10 El Jefe de Bodega tiene bajo su responsabilidad hacer seguimiento a los materiales, desde
que se genera el “PPA” y el “PM” respectivo, revisando que esté aprobada la O/C,
solicitando y/o reclamando periódicamente a los proveedores el cumplimiento de los
programas de despacho, si existen, o el despacho inmediato, si es el caso.

5.5 COTIZACIONES Y CUADROS COMPARATIVOS


5.5.1 Las “UAA” se encargan de procesar el “PM”, solicitando las cotizaciones necesarias o
comprando directamente. En ambos casos, los datos de la solicitud son traspasados al
módulo cotizaciones y de compras de iConstruye, según la opción seleccionada, lo que se
complementa con cotizaciones vía mail, y/o telefónicas.

5.5.2 Las “UAA” solicitan cotizaciones, en lo posible, a tres proveedores. Las cotizaciones deben
considerar lo siguiente: Cantidad de material cotizado, características del material,
cumplimiento de las especificaciones, condiciones de pago y de entrega, fecha, nombre y
firma del responsable y certificados de calidad, cuando corresponda.

5.5.3 Será obligatorio generar cuadros comparativos con presupuesto de Obra, salvo
autorización especial de la Gerencia de Abastecimiento, para las compras sobre
$5.000.000 Netos. Las Obras tienen la obligación de informar en el “PM” el presupuesto
disponible para estas compras (Los “PM” incompletos no serán cursados). Estos cuadros

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comparativos serán incorporados a la Órdenes de compras en iConstruye (se excluye de


esta disposición a las compras con cuadros comparativos bajo $5.000.000 Netos)

5.5.4 Sólo se aceptarán menos de tres cotizaciones en los siguientes casos:

 Que existan menos de tres proveedores en el mercado que cumplan con los requisitos
pedidos.

 Que se trate de un material o servicio muy especializado que requiera de un


Proveedor Específico.

 En aquellos casos en que el beneficio esperado del proceso de cotizaciones sea inferior
al daño que produce no contar con el recurso oportunamente, lo anterior debe ser
justificado en el cuadro de cotizaciones y aprobado por la Gerencia de Abastecimiento.

 Cuando sea solicitado como caso especial por el Administrador de Obra, ya sea por
una emergencia o un caso especial, calificado, como un requerimiento especial del
Mandante.

 Cuando existan convenios con precios ya establecidos y aprobados por MPC.

 Cuando las compras no excedan de $1.000.000 Netos.

5.5.5 Con la información de las cotizaciones, las UAA deberán preparar el documento “REG-AD-
03 Cuadro Comparativo de Ofertas”, si corresponde. Este cuadro debe contener
información con los precios que permitan compatibilizar las monedas de comparación.
Además, en estos se deberá registrar la firma y V°B° de quién los elaboró, del jefe de la
“UAA” y de la Gerencia de Abastecimiento.

5.6 GENERACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA


5.6.1 Con la cotización elegida, el Departamento de Adquisiciones de Oficina Central genera la
“O/C” por Módulo Compras de la plataforma iConstruye, la que debe ser aprobada a
través del mismo sistema, mediante el flujo de aprobaciones definido para la obra. Una
vez aprobada ésta, iConstruye la envía automáticamente al proveedor si es integrado a
iConstruye; en el caso de que el proveedor no esté integrado, la “UAA” la enviará
mediante e-mail, comprobando la recepción de la misma por parte del proveedor.

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5.6.2 El plazo para generar la “O/C” será de 5 días hábiles en forma normal y de 2 días hábiles
en forma urgente; la urgencia deberá ser calificada y autorizada por la respectiva Gerencia
de Construcción.

Quedarán eximidas de plazos acotados aquellas compras específicas como terminaciones


o instalaciones que por su naturaleza requieran de solicitudes de muestras, exhibición de
las mismas, evaluación de ellas y cuadros comparativos como por ejemplo artefactos
sanitarios, revestimientos, pavimentos, griferías, etc.

5.6.3 En aquellos casos en que existan arriendos, servicios, etc. que se extiendan en el tiempo
más allá del plazo de la “O/C” original, la Obra deberá solicitar la correspondiente
ampliación de plazo mediante un nuevo “PM” que dará lugar a una nueva “O/C”, pero
siempre con vigencia futura. La Obra podrá estimar un plazo si es que no lo conoce con
certeza.

5.7 COMPRA DE ACTIVOS FIJOS


5.7.1 Para la compra de activos fijos se realizarán los mismos procedimientos ya descritos.

5.8 GENERACIÓN DE CONTRATOS


5.8.1 Para la compra de materiales podrá utilizarse el formato “REG-AD-24 Contrato de
Suministro de Materiales”. Cuando las empresas proveedoras tengan sus propios
“Contrato Tipo” de suministro, arriendo, etc., se podrán usar éstos, previa autorización de
la Gerencia de Abastecimiento.

5.8.2 Los anticipos sólo podrán ser autorizados contra una garantía bancaria o póliza de seguro.
En todo caso, no se podrá autorizar anticipos sin garantía.

5.8.3 Para la confección de contratos de materiales, los procesos de cotización, cuadros


comparativos y aprobaciones serán similares a los establecidos para la generación de O/C,
debiendo tener las autorizaciones correspondientes. La elaboración de “Cuadros
comparativos” y su correspondiente revisión con bases, especificaciones y presupuestos
base de proyecto, así como la elaboración del contrato será responsabilidad de la Gerencia
de Abastecimiento, si la compra está radicada en oficina central. En caso que la compra
esté radicada en obra, estas responsabilidades recaerán en el Gerente de Construcción.

5.8.4 Para todos los contratos se podrá hacer un finiquito de suministro de materiales con la
firma del Representante Legal del proveedor, al término de sus servicios, el que debe venir

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adjunto a la última factura de éste. El finiquito deberá ser confeccionado en dos copias y
numerado con el mismo correlativo del contrato de origen.

5.8.5 Cada finiquito de suministro de materiales, de existir, quedará archivado junto al contrato
de origen en el “Archivador de Contratos” dispuesto para estos efectos en la Gerencia de
Abastecimiento o en la Secretaría de la Gerencia de Construcción correspondiente.

5.9 RECEPCIÓN DE MATERIALES EN BODEGA


5.9.1 Los procedimientos de recepción de materiales se detallan en el procedimiento “PRO-AD-
02 Gestión de Bodega”.

5.9.2 Toda salida de materiales, de acuerdo al procedimiento “PRO-AD-02 Gestión de Bodega”,


debe realizarse obligatoriamente con la emisión de una Orden de Salida de Bodega “OSB”.

5.10 INDICADORES DE SEGUIMIENTO Y MEJORAMIENTO DEL PROCESO.


5.10.1 No considera.

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6. MODIFICACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO


MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES DEL DOCUMENTO
Elaboró, Modificó Visto Bueno
Fecha Versión Descripción Modificación o Actualización
o Actualizó Responsable
21-12-2011 01 Fernando Badilla Robert Sommerhoff Edición inicial.
Francisco Santelices
Revisión y modificación general del
11-10-2012 02 Diego Sagal Jaime Yamal
Procedimiento.
Ramón Schmidt
Ramón Schmidt
Revisión y modificación general del
27-01-2014 03 Eduardo Solar Jaime Yamal
Procedimiento.
Diego Sagal

23-07-2015 04 Eduardo Solar Jaime Yamal Actualización general del Procedimiento.

08-08-2016 05 Eduardo Solar Jaime Yamal Actualización general del Procedimiento.

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7. ANEXOS
ANEXO 1: REG-AD-01 PEDIDOS PARA ADQUISICIÓN

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ANEXO 2: PEDIDO DE MATERIALES DEL PORTAL iCONSTRUYE

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