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“GESTIÓN DE COMPRAS”
Código: PRO-AD-01 Versión: 05 Fecha versión: 08/08/2016
1. OBJETIVOS
Define y establece una metodología para realizar la Gestión de Compra de materiales, equipos,
servicios y arriendos que se requieran, según las diversas necesidades de las distintas áreas y
obras, con el fin de cumplir con los objetivos de la organización y en especial, los de las obras.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a las actividades relacionadas con el abastecimiento. Abarca
desde la emisión del Pedido para Adquisiciones hasta la emisión de la Orden de Compra o
Contrato, según corresponda, e incluye las eventuales quejas y reclamos hacia y desde los
proveedores.
3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA
3.1 ABREVIACIONES
3.1.1 MPC: Grupo de Empresas Moller y Pérez-Cotapos.
3.1.9 Sistema SL: Portal Web que permite efectuar electrónicamente vía internet los procesos de
Administración de Bodega.
ADVERTENCIA: Este documento y su información son de exclusiva propiedad de la empresa MPC. Una vez impreso en
papel, no se garantiza su vigencia, salvo timbre indicando COPIA CONTROLADA.
“GESTIÓN DE COMPRAS”
Código: PRO-AD-01 Versión: 05 Fecha versión: 08/08/2016
3.2 DEFINICIONES
3.2.1 Activos fijos financieros: Maquinarias y Moldajes que sean expresamente definidos y
autorizados por el Gerente General para cada obra específica. En general, estos serán
adquiridos mediante el PM bajo Nominación “Bienes para Inventario Proyecto”. Estos
podrán ser dados de baja, traspasados o vendidos durante el transcurso de la obra o al
término de esta. Para las depreciaciones y costos de venta o traslados se deberá solicitar
su definición a Administración y Finanzas.
3.2.2 Activos fijos no financieros: Equipos Menores, Herramientas, Útiles de Oficina, etc. que se
consumen y no se incorporan a la obra, que tienen vida útil igual o inferior al período de la
obra o que no están autorizados a ser Activos Fijos Financieros por el Gerente General.
Estos deben ser controlados periódicamente, conservando su identidad y ubicación. En
general, éstos serán adquiridos mediante el PM bajo Nominación “Bienes para Inventario
Proyecto” estos serán ingresados a la “Bodega materiales” virtual del sistema iConstruye y
consumidos en el transcurso de la obra, bajo indicación directa del Administrador de Obra;
como máximo el consumo deberá ser efectuado antes del término de obra.
3.2.3 Código de la Obra o Centro de Gestión: Número de identificación de la obra, definido por
el Área de Administración y Finanzas.
3.2.4 Ítem o Cuenta de Costo: Ítem de costo (Contabilidad) o Cuenta de costo (iConstruye) o
Actividad (Sistema Microsoft Dynamic SL), que soportará la compra y consumo, según
detalle indicado en documento “REG-AD-02 Ítem o Cuenta de Costo Cuentas Contables”.
3.2.7 iConstruye: Portal WEB que permite efectuar electrónicamente, vía internet, los procesos
relativos a Administración de Pedidos de Materiales, administración de bodegas de obra,
Adquisición de materiales, bienes, servicios, etc. y visualizar Órdenes de Compras.
3.2.8 Sistema SL: Portal Web que permite efectuar electrónicamente vía internet los procesos de
Administración de Bodega.
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papel, no se garantiza su vigencia, salvo timbre indicando COPIA CONTROLADA.
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3.2.9 Pedido de materiales del Portal iConstruye: Versión electrónica del Pedido para
Adquisiciones, debidamente aprobado.
3.2.11 Producto Crítico: Producto que puede afectar críticamente los objetivos de la organización
y/o obra. Estos deberán ser definidos y aprobados por el Administrador de Obra y su
equipo de terreno o las Gerencias de las Áreas involucradas y/o Gerencia de
Abastecimiento, en los “PLN-SI-01 Plan Gestión Integrada de Obra”.
3.2.12 Stock Mínimo Bodega: Listado de materiales que deben mantenerse en stock en la
Bodega de la Obra, en forma permanente.
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
4.1 REFERENCIAS.
4.1.1 PRO-AD-02 Gestión de Bodega.
4.2 REGISTROS
4.2.1 Pedido de Materiales del Portal iConstruye
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Código: PRO-AD-01 Versión: 05 Fecha versión: 08/08/2016
5.1 RESPONSABILIDADES
5.1.1 Es responsabilidad del Gerente de Abastecimiento, en términos funcionales, y del
Administrador de Obra, en términos jerárquicos, la implementación y aplicación del
presente procedimiento en la obra. En las demás áreas, es responsabilidad del Gerente de
Abastecimiento y del área, respectivamente.
5.4.2 Todas las Solicitudes de Compra, Servicios y Arriendo son realizadas a través del
documento: “REG-AD-01 Pedidos Para Adquisición” (Anexo 1), en formato impreso, el
que debe incluir la siguiente información, dependiendo del tipo de producto:
Especificación: Detalle del producto, servicio, arriendo, etc. No debe quedar duda
respecto de lo que se está solicitando, indicando en lo posible marca, modelo, medida,
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5.4.3 Los “PPA” son emitidos por el Administrador de Obra, Jefe de Oficina Técnica,
Profesionales de Terreno, Jefe de Instalaciones, Jefe SSOMA Obra, Jefe de Obra y/o
Capataces, los cuales son aprobados por el Administrador de obra y la Oficina Técnica. El
Jefe de Bodega transforma estos “PPA” en un “PM” electrónico en iConstruye. Este
documento debe ser controlado por el Jefe de Bodega, manteniéndolos dentro de un
archivador “PPA”, con separadores: “PPA” y “PM”, donde se almacenan las PPA sin y con
PM, respectivamente
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5.4.5 Tanto los Arriendos de Maquinarias y Equipos, propios y de terceros, también deben ser
requeridos mediante un “PM” (y su correspondiente “PPA”), con toda la información
necesaria.
5.4.6 El Jefe de Bodega procede a realizar el “PM” necesario a partir del “Maestro de
Materiales” del Portal iConstruye, el cual contiene los códigos, descripciones y unidades
de medida del producto. Si este no existe, debe solicitar, a las UAA, a través de
iConstruye, la creación del mismo. Sólo las “UAA” podrán crear códigos de producto y
podrán hacerlo en un plazo de 2 días hábiles, contados desde el momento en que la
solicitud de creación de código esté completa, correctamente emitida y recibida en
Abastecimiento.
5.4.7 Para compras sobre $5.000.000 Netos (estimado en Obra o consultado a Abastecimiento),
se debe adjuntar al “PM”, obligatoriamente, el presupuesto de Obra para esta compra.
5.4.8 Una vez que han sido generados los “PM”, éstos son sometidos a un flujo de
aprobaciones. Los “PM” aprobados por las Obras, pero incompletos o con falta de
información no serán procesados por la Gerencia de Abastecimiento.
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5.4.9 El Profesional de Terreno y/o Jefe de Oficina Técnica en conjunto con el Jefe de Bodega
podrán definir el “REG-AD-27 Listado Materiales Stock Mínimo Bodega” del sistema
iConstruye. Este listado deberá ser autorizado por el Administrador de Obra y cotejado,
semanalmente, por el Jefe de Bodega, con el “Inventario” en el Módulo Bodega de
iConstruye o “Consulta de Inventarios de Sistema Microsoft Dynamics SL”, para mejor
control y eficiencia en las operaciones. El Jefe de Bodega, cuando sea necesario, hará un
pedido interno en base a este listado, el que será aprobado por el Profesional de Terreno
y/o Jefe de Oficina Técnica y el Administrador de la Obra, con el objeto de generar la
compra y cumplir con el stock mínimo en bodega. Se debe evaluar constantemente este
listado para proveer posibles aumentos o disminuciones del stock. Así también, la Oficina
Técnica deberá revisar los saldos de inventario y cotejarlos mensualmente con las
proyecciones de consumo y los saldos de Órdenes de Compra pendientes a cierre de obra,
con el fin de ajustar las compras pendientes y redestinar los materiales e inventarios sin
utilizar. El Jefe de Bodega sólo será responsable de cumplir con el “REG-AD-27 Listado
Materiales Stock Mínimo Bodega”, no será responsable de su definición.
5.4.10 El Jefe de Bodega tiene bajo su responsabilidad hacer seguimiento a los materiales, desde
que se genera el “PPA” y el “PM” respectivo, revisando que esté aprobada la O/C,
solicitando y/o reclamando periódicamente a los proveedores el cumplimiento de los
programas de despacho, si existen, o el despacho inmediato, si es el caso.
5.5.2 Las “UAA” solicitan cotizaciones, en lo posible, a tres proveedores. Las cotizaciones deben
considerar lo siguiente: Cantidad de material cotizado, características del material,
cumplimiento de las especificaciones, condiciones de pago y de entrega, fecha, nombre y
firma del responsable y certificados de calidad, cuando corresponda.
5.5.3 Será obligatorio generar cuadros comparativos con presupuesto de Obra, salvo
autorización especial de la Gerencia de Abastecimiento, para las compras sobre
$5.000.000 Netos. Las Obras tienen la obligación de informar en el “PM” el presupuesto
disponible para estas compras (Los “PM” incompletos no serán cursados). Estos cuadros
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Que existan menos de tres proveedores en el mercado que cumplan con los requisitos
pedidos.
En aquellos casos en que el beneficio esperado del proceso de cotizaciones sea inferior
al daño que produce no contar con el recurso oportunamente, lo anterior debe ser
justificado en el cuadro de cotizaciones y aprobado por la Gerencia de Abastecimiento.
Cuando sea solicitado como caso especial por el Administrador de Obra, ya sea por
una emergencia o un caso especial, calificado, como un requerimiento especial del
Mandante.
5.5.5 Con la información de las cotizaciones, las UAA deberán preparar el documento “REG-AD-
03 Cuadro Comparativo de Ofertas”, si corresponde. Este cuadro debe contener
información con los precios que permitan compatibilizar las monedas de comparación.
Además, en estos se deberá registrar la firma y V°B° de quién los elaboró, del jefe de la
“UAA” y de la Gerencia de Abastecimiento.
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5.6.2 El plazo para generar la “O/C” será de 5 días hábiles en forma normal y de 2 días hábiles
en forma urgente; la urgencia deberá ser calificada y autorizada por la respectiva Gerencia
de Construcción.
5.6.3 En aquellos casos en que existan arriendos, servicios, etc. que se extiendan en el tiempo
más allá del plazo de la “O/C” original, la Obra deberá solicitar la correspondiente
ampliación de plazo mediante un nuevo “PM” que dará lugar a una nueva “O/C”, pero
siempre con vigencia futura. La Obra podrá estimar un plazo si es que no lo conoce con
certeza.
5.8.2 Los anticipos sólo podrán ser autorizados contra una garantía bancaria o póliza de seguro.
En todo caso, no se podrá autorizar anticipos sin garantía.
5.8.4 Para todos los contratos se podrá hacer un finiquito de suministro de materiales con la
firma del Representante Legal del proveedor, al término de sus servicios, el que debe venir
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adjunto a la última factura de éste. El finiquito deberá ser confeccionado en dos copias y
numerado con el mismo correlativo del contrato de origen.
5.8.5 Cada finiquito de suministro de materiales, de existir, quedará archivado junto al contrato
de origen en el “Archivador de Contratos” dispuesto para estos efectos en la Gerencia de
Abastecimiento o en la Secretaría de la Gerencia de Construcción correspondiente.
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7. ANEXOS
ANEXO 1: REG-AD-01 PEDIDOS PARA ADQUISICIÓN
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