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CONSTRUCCIONES RAMOS S.L.

PR-12 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

ÍNDICE

1.- OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN

2.- DESARROLLO

2.1.- REALIZACIÓN DE COMPRAS

2.2.- VERIFICACIÓN DE COMPRAS

2.3.- EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE

PROVEEDORES

3.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Fecha Revisión Descripción / Modificaciones

21/09/15 00 Edición Inicial

Realizado / Revisado por: Aprobado por:

Responsable del Sistema Dirección
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Procedimiento de Compras

1. Objetivo y campo de aplicación

En el presente procedimiento se describe la sistemática a seguir para la compra de material,
maquinaria y herramientas, así como otros suministros que influyan en la calidad del producto
/ servicio, además de la forma de subcontratar servicios. Se define la sistemática que tiene
CONSTRUCCIONES RAMOS S.L. para asegurar que el producto cumple los requisitos de
compra especificados.

Este procedimiento es de aplicación a todos aquellos productos adquiridos ó subcontratados

por CONSTRUCCIONES RAMOS S.L., los cuales inciden en la calidad del producto elaborado o
servicio prestado.

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Procedimiento de Compras

2. Desarrollo

2.1.- REALIZACIÓN DE COMPRAS

En CONSTRUCCIONES RAMOS S.L., se pueden distinguir dos tipos de sistemáticas para la
realización de compras, dependiendo del grado de importancia y coste de las mismas.

 Grandes compras. Pueden corresponder con compras de infraestructuras para la

organización (vehículos, maquinaria, servicios, etc…), estas compras son gestionadas
por la Dirección, o el Responsable del Sistema.
 Compras menores. Corresponden con pequeñas compras realizadas por el
Responsable de Compras de la organización, generalmente de consumibles, material,
etc…

Independientemente de la tipología de la compra, el personal de la organización que realiza el

pedido, contacta con un proveedor de los que figura en la relación de proveedores aprobados,
según el apartado 2.3 de este mismo procedimiento.

En cualquier caso, tanto la solicitud de grandes compras como la de compras menores, puede
llevarse a cabo de las siguientes maneras:

 Telefónicamente, dejando evidencia de lo solicitado en el formato LISTADO DE

COMPRAS TELEFÓNICAS donde constan las materias primas comprados por vía
telefónica.
 Solicitud por fax o email a través de una solicitud de pedido (PEDIDO A PROVEEDOR)
donde se definen las características del material o subcontrata solicitado. Esta
sistemática se sigue sobremanera en aquellos pedidos más complejos, en los que
existe riesgo de aparición de errores.
 Pedido al agente, en este caso el agente del proveedor, visita nuestras instalaciones
para que lancemos un pedido de compra. En este caso pueden darse dos situaciones:
o Qué el agente nos haga entrega de un documento que incluya el pedido, dicho
documento nos permite disponer del detalle del pedido solicitado, por lo que
no hace falta que documentemos adicionalmente nada más.
o Qué el agente NO nos haga entrega de un documento que incluya el pedido,
por lo que debemos documentar dicho pedido en nuestro LISTADO DE
COMPRAS TELEFÓNICAS .
 Compras directas, en las instalaciones del proveedor, en cuyo caso no es necesario
dejar evidencia del pedido ya que directamente podemos comprobar que lo solicitado
se ajusta a lo entregado por nuestro proveedor, dejando evidencia de ello en el
albarán de entrega con nuestra firma.

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Procedimiento de Compras

2.2.- VERIFICACIÓN DE COMPRAS

Cuando llega un pedido, hay que realizar una serie de inspecciones, que diferenciamos en:

 Verificación Técnica. Se verifica que lo que hemos recibido se corresponde con lo que
consta en el Albarán. Para ello se compara el Albarán de entrega con lo recibido,
comprobando cantidades y características de la mercancía es decir, que los productos
recibidos llegan en correctas condiciones de uso. Esto lo hace el empleado de
CONSTRUCCIONES RAMOS S.L., que recibe el producto y lo evidencia por medio de su
firma sobre el Albarán del proveedor.
 Verificación Administrativa: que lleva a cabo el Responsable del Sistema
conjuntamente con el empleado que ha recibido el pedido (en caso de dudas), donde
se comprueba que las condiciones de recepción se corresponden con lo pactado
previamente con el proveedor y que el plazo de entrega se ajusta al establecido, y el
material corresponde con el pedido inicial. Esta comprobación se hace en oficina, y se
evidencia por medio de los formatos:

o LISTADO DE COMPRAS TELEFÓNICAS. Cumplimentando el campo de

VERIFICACIÓN, en caso de detectarse una no conformidad se identificará el nº
de la misma.
o PEDIDO A PROVEEDOR. Cumplimentando los campos que figuran en el pie del
documentos:
 Fecha de recepción.
 Pedido VERIFICADO por:
 Nº de No Conformidad.
 Firma.

En caso de que se detecte que alguno de los productos sea no conforme, se sigue el proceso
descrito en el PR-03 GESTIÓN DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS, para su
apertura, seguimiento y cierre.

Todos los históricos que se han ido cubriendo a lo largo del año se presentan a la Revisión del
Sistema por la Dirección, junto con el LISTADO DE PROVEEDORES HOMOLOGADOS para
conocer el estado y el comportamiento de los proveedores.

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Procedimiento de Compras

2.3.- EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEDORES

Desde CONSTRUCCIONES RAMOS S.L., se evalúa y selecciona a los proveedores y acreedores

en función de la capacidad de suministrar los productos o servicios, de acuerdo a los requisitos
especificados. Así, se tienen definidos unos criterios para la evaluación, selección y
reevaluación de proveedores y acreedores, y se guardan registros de estas acciones y de otras
que deriven.

La organización lleva a cabo un Sistema de Evaluación de Proveedores (SEP), el cual le permite

efectuar la evaluación, selección y reevaluación de dichos proveedores. Para ello se ejecuta
dicho Programa, haciendo uso del CHECK LIST DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES, el cual
corresponde con el desarrollo del SEP en su modalidad telefónica.

Los proveedores homologados están incluidos en la LISTA DE PROVEEDORES HOMOLOGADOS,

la cual no tiene un formato predefinido.

Cuando se comience a trabajar con nuevos proveedores, deberán de someterse a un periodo

mínimo de prueba. Éste periodo mínimo de prueba será el correspondiente a tres pedidos o a
tres meses de utilización / uso del servicio prestado. En el preciso instante en el que se
proceda a la reevaluación de los proveedores (con carácter anual), se procederá también a la
homologación o no de los proveedores que permanezcan en estado de prueba y que hayan
superado con éxito ese periodo mínimo de prueba. En caso positivo, para todos los
proveedores que estaban a prueba y que finalmente se haya decidido homologar, se
incorporarán a la LISTA DE PROVEEDORES HOMOLOGADOS.

En el caso de que no realicemos compras a un proveedor homologado, en el plazo de un año,

su evaluación quedará pendiente para el año siguiente, de manera que si se reitera dicha
situación se procederá a la deshomologación del mismo.

Durante la Revisión del Sistema por la Dirección se realizará un análisis de los resultados de la
aplicación del Programa de Evaluación de Proveedores, recogiendo evidencia de tal
circunstancia por medio del ACTA DE REUNIÓN DE LA REVISIÓN DEL SISTEMA POR LA
DIRECCIÓN, de acuerdo a lo documentado en el PR-06 COMUNICACIÓN Y REVISIÓN DEL
SISTEMA.

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Procedimiento de Compras

3. Documentos de referencia
Todos los documentos necesarios en este Procedimiento se relacionan a continuación:

 Manual del Sistema

 PR-03 Gestión de No Conformidades y Acciones Correctivas

 PR-04 Comunicación y Revisión del Sistema

 Pedido a proveedor
 Listado de compras telefónicas
 Albarán
 Listado de Proveedores homologados
 Check List de Evaluación de Proveedores
 Acta de Revisión del Sistema por la Dirección

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