CAODELSAS PROCESO DE ADQUISICION, COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS Código: PAC-BYS-01

Versión: 01
PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS Fecha: 19-octubre 23
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1. OBJETIVO
Establecer los requisitos para el procedimiento de compras requeridos para las diferentes
áreas, que cumplan con las especificaciones técnicas solicitadas.
2. ALCANCE
Aplica para todas las áreas y el personal autorizado por las diferentes áreas de la empresa
CAODELSAS, para realizar la solicitud o pedidos de consumo de cada uno de los
productos o servicios a solicitar.
3. DEFINICION
Bienes de consumo: Recurso adquirido con la intención de satisfacer una necesidad
inmediata. No necesitan transformación productividad, y su consumo se realiza
generalmente en el corto plazo. Son aquellos adquiridos con la finalidad de ser asignados o
entregados a los funcionarios de la entidad para su consumo inmediato o gradual en corto
plazo (menor a un año) en calidad de materiales o suministros consumibles en el
desempeño de labores. Por su naturaleza no son objeto de depreciación ni amortización, no
se encuentran individualizados con placa o número de inventario. Sobre ellos se ejerce
control de stock en casos de almacenamiento control y racionalización en el uso o gasto.
Servicios: conjunto de estrategias que busca satisfacer a los clientes y cumplir con sus
expectativas.
La calidad en los servicios optimiza la fidelización de clientes y ayuda a conseguir el éxito
de la empresa.
Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.
Área responsable: Área en la cual se requiere la adquisición del producto, bien o servicio.
Departamento de Compras: Área o sección de una empresa que se encarga de la compra
de productos y servicios.
Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos: Proceso para
establecer si existe un peligro y definir las características de este.
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los
trabajadores, en los equipos o en las instalacione
Productos: Cosa producida natural o artificialmente, como resultado de un trabajo u
operación.
Servicios: Un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a las
necesidades de un cliente.
Tipos de Compra: Clasificación de los diferentes tipos de compras que se pueden
realizar.
Proceso de Compra: Aquí es donde se detallaría el proceso paso a paso, que podría
incluir
Fijación de la política de compras: Establecimiento de las pautas y principios para llevar
a cabo las adquisiciones.
Decisión de compras: Cómo se toman las decisiones de qué y cuánto comprar.
Selección de proveedores y huertos: Criterios para identificar y seleccionar
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proveedores de materia prima.

Formalización de la compra: Procedimientos para formalizar la compra a través
de contratos u órdenes de compra

4. GENERALIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento se realiza con el propósito de adquirir, suministrar y controlar los
bienes, de consumo o servicios, solicitados por las áreas que los requieran.
El personal autorizado para realizar solicitud los pedidos de elementos de consumo de
cada área, deben remitirse al catálogo de elementos establecido para realizar los pedidos
de los elementos de consumo, en desarrollo de sus funciones. La entrega de dichos
elementos es realizada directamente por la Empresa que tenga suscrito el contrato de
Proveedor y se realizará directamente a cada área.
5. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
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ít Actividad Responsable Registro /documento

e
m
1 Diligenciar formato de solicitud o Trabajadores de Envió de correo
requisición de elementos de consumo áreas /persona en electrónico a área de
o servicios, especificando cantidades, cargada de realizar compras.
referencias, o tipo de servicio a solicitud
solicitar, remitirlo mediante correo
electrónico por el encargado para
realizar el pedido, con el visto bueno
del jefe inmediato
2 Recibir las solicitudes de las áreas, Encargado de Correo electrónico o
validando la información teniendo en compras llamada al jefe del
cuenta el pedido solicitado y la área
actividad
3 Solicitar cotizaciones o verificar Personal Plataforma de
proveedores en plataforma Secop II encargado de compras Secop II
compras
4 Entregar los productos o servicios a Empresa
las áreas que los solicitaron, proveedora
registradas en la plataforma o según
las cotizaciones entregadas por los
proveedores.
5 Revisar que los elementos entregados Personal del área Remisión/ orden de
cumplan con las especificaciones solicitante compra
técnicas solicitadas
6 Reportar en caso de faltantes, o Personal área Correo electrónico
incumplimiento de las solicitante
especificaciones técnicas, por correo
electrónico la novedad para
conocimiento del área de compras
7 Solicitar al proveedor, subsanar las Área de compras Listado de
inconsistencias relacionadas con el elementos/bases de
producto o servicio, como elementos datos
que puedan salid defectuosos, o que
el proveedor no cumpla con lo
requerido o que estén incompletos
deben incluirse para ser entregados
completos
8 Realizar tramite interno de soporte de Área de compras, Listado
pago, por lo que se debe consolidar, personal elementos/base de
verificar, revisar, factura junto con las encargado de la datos, formato de
solicitudes y remisiones firmada por solicitante satisfacción
las áreas a satisfacción con los
productos o servicios entregados o
prestados
9 Elaborar informe de elementos Personal informe
entregados y/o servicios prestados solicitante
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6. REQUERIMIENTOS TECNICOS Y PUNTOS DE CONTROL

 Los elementos de consumo y servicios son únicamente los establecidos en la plata
forma de Colombia compra eficiente o mediante cotizaciones que se hará a tres
proveedores.
 Mantener actualizadas las bases de datos de los elementos de consumo, servicios
entregados a las diferentes áreas de trabajo de la empresa, para realizar control
de entregas.
 Validación y verificación de las existencias de los elementos de consumo
requeridos
 Validación entre los elementos recibidos y entregados por parte del proveedor o
proveedores.
 Revisión de soportes (factura Vs. remisión).

7. ANEXOS
Formato de solicitud de productos de consumo o servicios.
8. FIN DE PROCEDIMIENTO