Actividad 3: Tipos de Manuales en las Organizaciones

Los manuales son textos utilizados como medio para coordinar y registrar informació n en
forma sistémica y organizada. Un manual, ademá s, es el conjunto de direcciones o
instrucciones que se proponen guiar o mejorar la eficiencia de las tareas a realizar.

3.1. Existen distintos tipos de manuales:

A. MANUAL ORGANIZACIONAL:

Resume el manejo de una empresa en forma general. Indica la estructura, las funciones y
roles que se cumplen en cada á rea. Es el má s genérico y debe ser conocido por todos los
empleados, ya que busca plasmar todo el funcionamiento de la institució n, tanto la
actividad administrativa, como la ejecutiva y operativa.

a. Objetivos de los manuales organizacionales

Debe indicarse que el objetivo general de este tipo de instrumento es apoyar y establecer
la estructura orgá nica y funcional formal de las empresas, utilizando tramos de control y
responsabilidad, ademá s, de los canales de comunicació n que permitan una adecuada
organizació n administrativa dentro de la institució n.

Con referencia a los objetivos específicos de este tipo de manuales, encontramos que

deberá n apuntar a definir lo que es la estructura orgá nica formal de las instituciones; de
escribir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto de las unidades administrativas y
finalmente, identificar las líneas de comunicació n para lograr una adecuada fluidez
informativa entre las unidades administrativas que integran la institució n y los miembros
de la misma.

Y con respecto a su importancia, vemos que el Manual de Organizació n y Funciones (MOF)

es una herramienta de apoyo que permite asegurar el procedimiento de las metas y
objetivos de la institució n. Aunado a ello, permite el mejor cumplimiento de los
procedimientos, puesto que este tipo de herramientas describe a plenitud las funciones,
objetivos, características, requisitos y responsabilidades que se deben llevar a cabo acorde
a cada uno de los puestos de trabajo que existen dentro de la organizació n. 
b. Contenido de los manuales organizacionales 

Dentro de lo que es un manual organizacional pueden encontrarse los siguientes

apartados:

1. Introducción: En esta parte se le da una explicació n al lector del contenido

generalizado del manual.

2. Objetivos específicos: Dentro de esta parte se explica la finalidad que se persigue con
la aplicació n del manual dentro de la empresa. 

3. Marco Jurídico: Dentro de este capítulo se hace referencia a toda la normativa vigente
vinculada al manejo de la empresa o entidad. 

4. Estructura orgánica: Aquí se deberá identificar y mostrar los niveles jerá rquicos y la
relació n que guardan entre sí cada uno de los ó rganos que integran la estructura
organizativa.

5. Organigrama: Dentro de este se representan grá ficamente las á reas que componen
las unidades administrativas. 

B. MANUAL DEPARTAMENTAL:

Legisla y regula el modo en que deben ser llevadas a cabo todas las actividades de cada
á rea. Las normas está n dirigidas al personal segú n el departamento al que se pertenece y
el rol que cumple. Estos manuales reflejan la forma de la organizació n, pero a menor
escala, es decir, regulan las actividades, las operaciones y los roles de cada departamento
en particular.

C. MANUAL DE POLÍTICA:

Determina y regula la actuació n y direcció n de una empresa en particular. No tiene que ver
con la política gubernamental (del país en el que funcione la empresa) si no con las
políticas puntuales de la empresa. Este manual se enfoca en controlar y regular las
actividades desempeñ adas por los ejecutivos de la empresa.
a. Una política es:
a) Una decisió n unitaria que se aplica a todas las situaciones similares.
b) Una orientació n clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un
mismo tipo.
c) La manera consistente de tratar a la gente.
d) Un lineamiento que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias.
e) Lo que la direcció n desea que se haga en cada situació n definida.
f) Aplicable de 90 a 95% de los casos. Las excepciones só lo podrá n ser autorizadas
por alguien de un nivel inmediato superior.

b. Características de una política

1. Establece lo que la Direcció n quiere o prefiere que se haga en cada tema

importante de la organizació n.

2. No dice có mo proceder (eso lo dice el procedimiento).

3. Refleja una decisió n directiva para todas las situaciones similares.

4. Ayuda a las personas, a nivel operativo, a tomar decisiones firmes y

congruentes con la Direcció n.

5. Tiende a darle consistencia a la operació n.

6. Es un medio para que a todos se les trate de forma equitativa.

7. Orienta las decisiones operativas en la misma direcció n.

8. Ayuda a que todas las actividades de un mismo tipo tomen la misma

direcció n.

9. Les quita a los ejecutivos la molestia de estar tomando decisiones sobre

asuntos rutinarios.

10. Estandariza los procesos, la calidad del servicio, del producto y la atenció n a
clientes internos y externos.
 11. Estandariza la calidad en los servicios y productos que obtiene la
organizació n de sus proveedores.

D. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:

Regula cada uno de los pasos que deben realizarse para emprender alguna actividad de
manera correcta. Plantea las instrucciones para que los procesos (industriales,
manufactureros y administrativos) que se llevan adelante en la organizació n, sean
eficientes y eficaces.

a. ¿Cuál es la importancia de un manual de procedimientos?

El manual de procedimientos es una herramienta clave para cualquier organizació n, ya

que si se diseñ a de manera correcta conlleva muchos beneficios para el cumplimiento de
los está ndares, la seguridad de los empleados y la simplificació n de la comunicació n. Te
presentamos sus ventajas punto por punto.

b. Ventajas de contar con un manual de procedimientos para la gestión

empresarial

1. Ahorra tiempo

El manual de procedimientos se convierte en un documento de referencia para los

empleados que tienen preguntas sobre algú n proceso en específico. Es el lugar de consulta
al que pueden acudir de forma rá pida, esto les permite ahorrarse tiempo en una
larga capacitació n. Para los gerentes comerciales esto también representa una gran
ventaja, ya que el manual de procedimientos permite la capacitació n de nuevos empleados
en la empresa. 

2. Control interno 
Un manual de procedimientos favorece el control interno de los procedimientos que
ayudan a identificar irregularidades y evitar que se produzcan fallas; por lo tanto, ayuda a
tomar decisiones y prevenir cualquier obstá culo que se presente en el camino.

3. Optimiza los procesos 

Para mejorar los procesos es necesario conocerlos y el manual de procedimientos permite

a las organizaciones comprender a fondo el desarrollo de cada uno de los procesos que se
llevan a cabo dentro de la empresa, a fin de saber cuá ndo y có mo hacerlos má s eficientes. 

4. Mejora la comunicació n

Mantener una buena comunicació n es fundamental para llevar a cabo un flujo de trabajo
ó ptimo en tu empresa. El manual de procedimientos es una herramienta de comunicació n
que informa sobre los está ndares de calidad, lo que es importante para tu empresa, pues
ayuda a tener procesos má s á giles al evitar intermediarios que puedan distorsionar la
informació n. 

5. Delimita la responsabilidad

El manual de procedimientos es el documento que contiene los procedimientos está ndares

que ayudan a prevenir accidentes. En caso de que llegara a ocurrir un problema, este
documento servirá como evidencia de que se hizo una evaluació n previa sobre las
regulaciones, seguridad y control de calidad del procedimiento y que hay acciones ya
establecidas y reguladas.

6. Mejora la imagen

La implementació n de un manual de procedimientos mejora la apariencia de tu

organizació n, ya que el conjunto de normas y acciones que contiene garantiza que tu
empresa cumpla con todas las regulaciones y normativas pertinentes. Ademá s, muestra
una imagen profesional de tus capacidades y, por lo tanto, te permite adquirir mejores
relaciones comerciales y reputació n en el mercado. 

7. Establece expectativas
Independientemente del tamañ o de tu organizació n, contar con un manual de
procedimientos permite a tus empleados seguir las normas y acciones adecuadas para
reducir riesgos y fallas, ademá s de que les comunica acerca de sus responsabilidades de
forma efectiva. Con ello se liberan de falsas expectativas y se ajustan al cumplimiento de
las regulaciones y controles internos de la organizació n.

8. Puede ser utilizado para la capacitació n de nuevos empleados

El manual de procedimientos ayuda a las empresas a optimizar la capacitació n de los

empleados; por lo tanto, impulsa el crecimiento del negocio, ya que permite acelerar
procesos de toma de decisiones y aumentar la productividad.

c. La estructura de un manual de procedimientos

Existen diferentes elementos que componen un manual de procedimientos y varían de una

empresa a otra. Te mostramos los elementos bá sicos que debe contener:  

1. Título

Es lo primero que aparece en el documento. Elige el título que mejor se ajuste a los
procesos que vas a redactar; por ejemplo, puede ser que se trate de un manual de
procedimientos comerciales, o un manual de procedimientos de recursos humanos. 
 2. Marco normativo

En este espacio es importante mencionar cuá les son las normas de tu organizació n a
través de sus valores, la misió n y visió n. Con esto es posible alinear el enfoque empresarial
de tu organizació n. 

3. Objetivo del documento

Este apartado representa el motivo por el cual está s redactando este documento y debe
proporcionar una visió n integral de los procesos que lo componen. 

4. Revisiones y responsables

El manual de procedimientos es un documento que se actualiza constantemente, por lo

que es importante mencionar cuá ndo fue redactado y cuá les han sido sus ú ltimas
revisiones. Ademá s, debes señ alar quiénes son las personas responsables de actualizar
este documento. 

5. Descripció n de procesos

Esta es la secció n má s importante del manual, ya que contiene la descripció n de lo que se

hace y có mo es que hay que hacerlo, también dó nde y con qué frecuencia. Esta secció n
incluye los puestos de los responsables de cada operació n que está n involucrados en el
proceso. 

6. Diagrama de flujo

El manual de procedimientos debe contener un diagrama de flujo que ilustre el

procedimiento en general y los responsables que intervienen en cada operació n. Se trata
de una representació n grá fica sencilla que facilita la comprensió n del proceso. 

7. Glosario de términos

Muchas veces hay términos que no son comprensibles para todas las personas que van a
leer el manual de procedimientos. Por eso es recomendable agregar una secció n al final
con un glosario de términos que permita ampliar el conocimiento sobre los conceptos en
los procesos y definir palabras complicadas, como abreviaturas, acró nimos, etc. Con esto
evitará s confusiones.

d. ¿Cómo hacer un manual de procedimientos?

1. Establece los objetivos

Todas las organizaciones tienen procedimientos que se repiten de manera continua. Por
eso es importante que, antes de redactar el manual de procedimientos, definas bien tus
objetivos y luego te preguntes cuá les son los procesos que necesitan estar
documentados con el fin de cumplir ese objetivo en particular. 
Si sabes qué es lo que quieres lograr con este manual de procedimientos entonces será
mucho má s fácil identificar los procedimientos que necesitan aparecer en este
documento. 

2. Describe los procesos y su alcance

Una vez que hayas establecido los objetivos del manual que está s por redactar, es
importante que describas cuá les son los procesos que necesitan ser documentados para
asegurar el logro de los objetivos comerciales que tienes planteados. Puedes preguntarles
a tus empleados có mo creen que deba realizarse su trabajo para conocer cada detalle del
proceso y, de esta forma, ser má s puntual en los pasos a seguir. 

3. Identifica las normas y políticas

Asegú rate de incluir las normas y políticas que garanticen la calidad en los procesos, así
como la precisió n de los resultados operativos en tu empresa; por ejemplo, las políticas de
seguridad en el trabajo. Recuerda que estas deben ser flexibles en caso de que algo salga
mal y sea necesario realizar modificaciones.

4. Señ ala responsabilidades

Se trata de especificar cuá les son los roles en los diferentes departamentos que está n
involucrados en los procesos incluidos en el manual de procedimientos, ya que algunos
procedimientos podrían abarcar diferentes departamentos o equipos. Por lo tanto,
asegú rate de especificar cuá l es el alcance de cada uno de ellos y menciona quiénes está n
involucrados y cuáles son sus responsabilidades.

5. Redacta el documento siguiendo la estructura

Una vez que tengas toda la informació n organizada es momento de redactar el manual de
procedimientos siguiendo la estructura que ya mencionamos en este artículo. Recuerda
que este documento debe revisarse constantemente para comprobar que siga siendo
vigente o si necesita algunas modificaciones. 

e. 4 ejemplos de manuales de procedimientos reales

1. Manual de procedimientos administrativos

En este ejemplo de manual de procedimientos se describen los procesos del á rea
administrativa para un funcionamiento efectivo y satisfactorio de una universidad. Este
documento reú ne la informació n detallada de los diferentes procedimientos que se llevan
a cabo en diversas unidades administrativas de la rectoría. 

El objetivo de este manual de procedimientos es contar con una herramienta de trabajo

para sistematizar las actividades de los diferentes procesos a cargo de las unidades
administrativas de la institució n. 

En la siguiente imagen puedes ver có mo está n distribuidos estos procedimientos. 

2. Manual de procedimientos con mapa 

Este manual de procedimientos es una herramienta que permite a esta organizació n

estandarizar la ejecució n de los procesos internos de cualquier á rea de la empresa. Este
ejemplo incluye un mapa de procesos que ilustra las acciones que se llevan a cabo en
diferentes á reas; por ejemplo, las gerenciales, operativas, de apoyo y de evaluació n. Este
complemento sirve de apoyo para aclarar de forma grá fica có mo es el flujo de trabajo en la
compañ ía.  
 3. Manual de procedimientos con identificació n del riesgo

Este manual de procedimientos es un ejemplo de la manera en que el aprendizaje del

personal se facilita, ya que proporciona informació n oportuna sobre las diferentes á reas
de la organizació n. En este caso señ ala de manera detallada los pasos que se deben seguir
en caso de que exista algú n riesgo. 

4. Manual de procedimientos de una empresa turística

La extensió n del manual de procedimientos depende de la cantidad de detalles que

quieras agregar. Por ejemplo, en el manual de esta empresa turística se encuentran
pormenorizadas algunas de las actividades que se llevan a cabo en el á rea de viajes y los
pasos que se desarrollan desde que llega el cliente y se le proporciona la
informació n, hasta cuando se le brinda el servicio.

Es fundamental identificar cada una de las secciones para ayudar a los empleados a
encontrar lo que necesitan en el momento preciso. Como puedes ver en la imagen, este
manual tiene informació n sobre diferentes procedimientos en secciones separadas, cada
una resaltada en un formato destacado. 

E. MANUAL DE TÉCNICAS

Explican minuciosamente có mo deben realizarse tareas particulares. Complementa al

manual de procedimientos con indicaciones técnicas y detalladas sobre cada actividad.

F. MANUAL DE BIENVENIDA

Introduce brevemente la historia de la empresa, sus objetivos y su visió n particular,

ademá s de los derechos, beneficios y obligaciones de los empleados. Busca generar la
identificació n de los nuevos ingresos con la empresa a la que está n ingresando.

a. ¿Qué contiene el manual de bienvenida?

El Manual de Bienvenida o de Acogida ayuda, precisamente, a calmar esos nervios. ¿En qué
consiste? Se trata de un documento que refleja los siguientes puntos: 

1. Historia y por qué de la empresa

2. Valores y filosofía
3. Los derechos y obligaciones de trabajador, así como los horarios, vacaciones,
salarios, etc.
 4. Cuá l es su puesto, así como las tareas a desempeñ ar y los objetivos que tiene que
conseguir (aunque este segundo punto ha de ser general, puesto que también
vendrá marcado por los propó sitos concretos que se fije la empresa cada añ o).

Estos son los puntos bá sicos que, en funció n del tipo de empresa, ocupará n má s o menos
espacio y a los que se pueden añ adir otros que la entidad considere necesarios. 

b. ¿Qué más debe contener un manual de bienvenida?

¿Basta só lo con entregar el documento? ¡Para nada! Esto documento ha de venir

acompañ ado de una explicació n oral. Después, el trabajador tendrá tiempo de leer
tranquilamente cada uno de los puntos que se mencionen en ese documento. Pero, desde
un inicio, lo ideal es que conozco el contenido del documento, de manera que pueda
resolver las dudas que le surjan al respecto.

Por otro lado, sea una empresa pequeñ a o grande, siempre se agradece que los
compañ eros se solidaricen con esa persona y ésta reciba una pequeñ a bienvenida, de
manera que sepa quién es quién en la empresa (o, al menos, las personas con las que va a
tratar), dó nde se encuentran los puntos que necesita conocer (bañ os, office, fotocopiadora,
etc.), así como algunas costumbres propias de los trabajadores, de manera que se sienta
integrado desde el primer momento.

Las grandes empresas crean planes de integració n para sus trabajadores. En el caso de las
pequeñ as o medianas, bien sea el jefe o la persona encargada de recursos humanos,
siempre tiene que tener en cuenta este punto. En todas las empresas existen personas
conocidas como “facilitadoras” (es decir, personas amables, que conocen bien la empresa y
son de confianza) y tendrá s que apoyarte en ellas para estos casos.

c. Beneficios del manual de bienvenida como herramienta de comunicación

interna

Ademá s de ayudar a reducir las inseguridades de los primeros días, crear un manual de
bienvenida o guía de acogida trae consigo los siguientes beneficios: 

1. Para el trabajador

Conoce desde el primer día las dudas bá sicas, que muchas veces no nos atrevemos a
preguntar, pero que nos surgen a todos. Por ejemplo, ¿cuá ndo voy a cobrar?, ¿cuá ndo y
có mo puedo pedir las vacaciones?, ¿tienen horarios flexibles?, etc.
 - Sabe qué tareas se espera que haga y qué objetivos tiene que alcanzar.

- Conoce al cliente ideal de la empresa

- Trabaja má s enfocado y, por tanto, es má s productivo. Al reducir miedos e

inseguridades, esto afecta de manera positiva a su rendimiento.

2. Para la empresa:

Se evitan malos entendidos, porque todo lo que tiene que conocer sobre la empresa, al
menos los aspectos bá sicos, han sido explicados tanto de viva voz, como en el manual.

Se crea un clima de trabajo favorable, donde todos saben qué tareas tienen que
desempeñ ar, a quién tienen que acudir en caso de necesidad, etc. 

El rendimiento del nuevo trabajador será mayor desde el primer día, ya que no dependerá
tanto de terceros para desempeñ ar su trabajo, como lo haría si empezara desde cero o sin
ciertos conocimientos. 

d. Cómo elaborar un manual o guía de acogida

Es importante tener en cuenta quién se encarga de redactarlo. En las empresas grandes,

suele ser una tarea del departamento de recursos humanos. En el caso de las PYMES,
aunque sea una persona la que se encargue de redactar este documento, lo ideal es que
cuenta con informació n de todos los departamentos o personas que integran una
empresa. 

Y es que lo que sucede en las grandes corporaciones es que estos documentos

son demasiado institucionales, pero no siempre reflejan la realidad diaria de los diferentes
departamentos de una empresa. Algo que es mucho má s sencillo en el caso de las PYMES.
Si es tu caso, aprovecha esta ventaja. 

Reú ne a todo tu equipo (o a los principales responsables) y responde a las siguientes

preguntas. Las respuestas compondrá n la informació n que tiene que aparecer en el
manual de bienvenida: 
 - ¿Cuá l es la historia de esta empresa y qué nos ha llevado hasta el momento
actual?

- ¿Cuá les son nuestros valores?

- Horarios, jornadas laborables y festivos, bajas y/o excedencias

- Salarios

- Cuá ntos departamentos o personas trabajan en la empresa y a qué se dedican

- Teléfonos internos y/o externos necesarios

- Canales de comunicació n internos y/o externos

- Jornadas especiales de la empresa y costumbres habituales (por ejemplo, la

cena de empresa, los cumpleañ os, los turnos de café, etc.)

- Tareas y objetivos del puesto de la persona que comienza en la empresa

- Tipo de vestimenta (en caso de que sea necesario)

Estos son los puntos comunes a todas las empresas. Una vez tengas todo el material,
procura redactarlo en pá rrafos cortos, añ ade imá genes y/o infografías que puedan facilitar
la lectura del documento y, por supuesto, no te olvides del índice para que el trabajador
pueda consultar los puntos de interés, en el momento que desee.

Entrega este documento en formato papel o digital. Siempre deberá de poder tener acceso
a él, de manera sencilla.

Flexible y Actualizado

Este documento deberá revisarse cada vez que haya cambios internos en la empresa y, por
supuesto, cada vez que se entregue a un nuevo trabajador, de manera que no haya lugar a
confusiones.  De ahí la importancia de que sea un documento sencillo y flexible. 
Y, por supuesto, recuerda escuchar siempre a estos ú ltimos: ellos son los que hacen
posible que tu empresa funcione y también tus mejores comerciales, aunque ésta no sea su
misió n. 

En resumen, el manual de bienvenida es una guía de referencia que ayuda a que el

trabajador se integre, sea má s productivo, se reduzcan los malos entendidos y, por

tanto, beneficia tanto el empleado como a la empresa.

G. MANUAL DE PUESTO

Determinan específicamente cuá les son las características y responsabilidades a las que se
acceden en un puesto o rol determinado.

H. MANUAL MÚLTIPLE

Expone distintas cuestiones, y suelen surgir de los minutos o de las actas de asambleas que
se dan entre los socios. Estos manuales coordinan y organizan situaciones que no estén
contempladas en el resto de los manuales de la organizació n.

I. MANUAL DE FINANZAS

Verifica la administració n de todos los bienes de la empresa, los ingresos y egresos. La

creació n y el seguimiento de este manual suele estar a cargo del tesorero y el controlador.

J. MANUAL DE SISTEMA

Se crea en el momento en que se desarrolla un sistema de gestió n. Es frecuente que el

departamento de tecnología sea el encargado de desarrollar este manual.

K. MANUAL DE CALIDAD

Presenta las políticas de la empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede estar
relacionado con las actividades en forma sectorial o total de la organizació n. Presenta
indicadores y pará metros que miden la productividad, la eficiencia y la calidad del servicio
o producto que se ofrece.

a. ¿Para qué sirve un manual de calidad? 

El 60% de todos los problemas administrativos administrativos son el resultado de una
comunicació n ineficaz. Por eso, una de las claves del manual de calidad es comunicar de
manera simple y clara a todos los colaboradores de una empresa cuá les son las
expectativas de calidad. Este debe incluir la descripció n de diferentes conceptos como: qué
es el sistema de gestió n de la calidad, por qué la empresa cuenta con este sistema y
cuá les está ndares busca alcanzar. 

b. 7 objetivos del manual de calidad 

Como ya lo mencionamos, todas las empresas deberían contar con un manual de calidad
que describa có mo deberían funcionar y mantenerse efectivamente los sistemas de
gestió n. Este es tan solo uno de los objetivos del manual de calidad. Entre otros se
incluyen: 

- Proporciona un punto de referencia permanente que debe cumplir el sistema

de gestió n de calidad. 

- Permite examinar y analizar los procedimientos actuales para detectar

cualquier ineficiencia. 

- Reduce la posibilidad de que los sistemas de gestió n de calidad crezcan de

forma no planificada. 

- Facilita informació n importante sobre la empresa que cualquier

empleado puede consultar para realizar sus actividades con eficiencia. 

- Reduce los problemas de comunicació n en la organizació n, lo que trae

consigo grandes beneficios, pues las empresas con una comunicació n interna
muy eficiente tienen un 47 % má s de rentabilidad. 

- Brinda a los nuevos empleados la confianza para realizar por primera vez sus
actividades y les da una visió n clara de las intenciones y metas de calidad a
conseguir. 

- Ahorra mucho tiempo a la hora de hacer una auditoría, pues todos los
procesos y operaciones estará n previamente establecidos. 

c. 3 contenidos del manual de calidad 

El manual de calidad de una empresa constituye la base de todo el sistema de calidad, por
lo que su contenido debe ser amplio y completo.

El contenido de un manual de calidad puede variar segú n las políticas, objetivos y

lineamientos de cada empresa, pero una estructura bá sica debe contener lo siguiente: 

- Información básica: Nombre, campo de aplicació n, introducció n sobre los

valores y cultura de organizació n. 

- Alcance del manual de calidad: Donde se describan las políticas de calidad,

se declare el compromiso de la direcció n a dichas políticas y se esclarezcan
los objetivos de calidad. 

- Manual de procedimientos de la empresa: Debe incluir un mapa de

procesos donde se especifiquen las estructuras, esquemas organizacionales y
responsabilidades del control de calidad. De igual forma debe contener el
plan de mantenimiento de las pautas, los mecanismos de relació n y
comunicació n, la descripció n de procesos y recursos de formació n de
personal, así como la justificació n y nombramiento de las exclusiones de los
requisitos de la norma 9001. 

d. Cómo elaborar un manual de calidad

1. Determina tu título y alcance

Aunque tu manual debe ser completo e integral, es recomendable que no sobrepase las 20
pá ginas. Por lo tanto, te conviene ser muy directo con la informació n y el texto a incluir. 

El primer paso a seguir es determinar el título de tu manual de calidad y su alcance, el cual

es la norma ISO 9001. 

Crea títulos y subtítulos claros para explicar las secciones separadas del manual. No
olvides mantener la coherencia en la forma en que presentas tu informació n. No olvides
que este documento está creado para que otros lo lean, así que debe tener sentido en toda
su extensió n. 

2. Incluye un índice 
Los índices aumentan la legibilidad y son la mejor manera de revisar rá pidamente có mo
está organizado un texto. Si deseas que tu manual de calidad sea entendible desde el
primer momento, entonces te recomendamos incluir este elemento. Así, cualquier persona
que lo consulte podrá saber hacia dó nde dirigirse o tener una vista global de lo que podrá
encontrar en tu documento. 

3. Agrega la informació n bá sica de tu empresa

Aquí puedes incluir los valores y objetivos de tu empresa para que la persona que consulte
tu manual de calidad pueda conocer un poco má s sobre tu organizació n. De esta forma,
también es una excelente opció n para que los nuevos colaboradores comprendan de
antemano su lugar de trabajo. 

4. Desarrolla un mapa de procesos

Como te lo mencionamos, los mapas de procesos son un recurso muy utilizado a la hora de
crear un manual de calidad. Este ayuda a incluir todos los procesos que realiza tu
organizació n, así como sus actividades y recursos. 

En este apartado también debes incluir tus políticas de negocio, detalles sobre la gestió n
de recursos, métodos y procedimientos relevantes. 

5. Establece las acciones a seguir

Tal como lo destacamos, el objetivo del manual de calidad de tu empresa es facilitar la

comunicació n y seguimiento de acciones en las operaciones de tu negocio para su buen
funcionamiento y aseguramiento de la calidad.

Te recomendamos enumerar los pasos de una manera clara y sencilla. Utiliza un lenguaje
fácil de comprender y que todos los miembros de tu empresa puedan seguir. En caso de
que sea necesario esclarecer definiciones o términos, hazlo de forma breve. 

6. Realiza una revisió n extensa de tu manual de calidad

La clave para que todo contenido cumpla con su objetivo es la revisió n exhaustiva. No te
concentres solo en corregir aspectos gramaticales; toma esta oportunidad para garantizar
que todo tu texto tenga sentido y que tus descripciones se comprendan fá cilmente. 
 e. 3 ejemplos reales de manuales de calidad 

Toma un poco de inspiració n de estos ejemplos de manual calidad para que el tuyo cumpla
con todos los requisitos necesarios: 

1. Manual de calidad de Coca Cola 

En este manual de calidad podrá s encontrar secciones muy breves, como la presentació n
de la empresa y la declaració n de la direcció n. 

Cuenta con una secció n de referencias y terminologías muy ú til que los lectores pueden
consultar en caso de dudas. 

De igual forma, tiene su propio mapa de procesos para detallar el proceso de calidad. 
 2. Manual de calidad de un centro de formació n profesional

En este ejemplo real podrá s encontrar desde un índice muy extenso, pero bien
estructurado, hasta una introducció n de la organizació n resaltando la misió n, valores y
visió n de la entidad.

De igual forma, se especifican perfectamente las responsabilidades y se detallan las

acciones de abordaje. 
 3. Manual de calidad de servicios

Si deseas que tu manual de calidad sea mucho má s extenso, también es posible. Este
documento abarca diferentes contenidos en secciones bien estructuradas como sistema de
gestió n, responsabilidades, administració n de recursos y realizació n del servicio.
 3.2. Manual de Organizació n y Funciones (MOF)

El MOF es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo
o puesto de trabajo desarrollá ndolas a partir de:

- Estructura orgá nica

- Funciones Generales de cada ó rgano, establecidas en el ROF
- Naturaleza y nomenclatura de los cargos especificados en el ROF

Definir cuá les son los procedimientos a cumplir en cada á rea, la misió n y visió n de la
empresa, la estructura ideal para su funcionamiento, son solo algunos de los intereses del
manual de organizació n y funciones.

El manual de organizació n y funciones (MOF) es un documento de uso interno,

informativo y de consulta. Está escrito, principalmente, para establecer la estructura
organizacional de la empresa, a través de un organigrama. A través de este documento, el
gerente elegirá si se definen las funciones por á rea o por puesto individual; estableciendo
el perfil deseado y los indicadores de evaluació n.

Luego de añ os de uso, se ha determinado que este manual ayuda a asegurar el

cumplimiento de las funciones, y a su vez aplicar entrenamiento a los nuevos ingresos,
gracias a las especificaciones laborales que incluye. En el manual se pueden aplicar
grá ficas, para facilitar el entendimiento de algunos temas en específico.
A. Normas para la Formulación del MOF

1. DIRECTIVA N° INAP/DNR Metodología y Lineamientos para formular el MOF.

2. ALCANCE El MOF es obligatorio para todos los organismos de la
administració n pú blica.

B. Característica del MOF

1. El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgá nicas distintas a las
contenidas en el ROF.
2. No se utilizará el MOF para crear cargos al margen de los establecidos en el
CAP.
3. El MOF se elaborará de preferencia independientemente en cada unidad
orgá nica establecido en el segundo nivel organizacional.

C. Finalidad del MOF

1. Determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos

mínimos de cada tipo de ó rgano.
2. Proporciona informació n a los trabajadores sobre sus funciones y ubicació n
dentro de la estructura general de la organizació n, así como las interrelaciones
formales que corresponda.
3. Ayuda institucionalizar la simplificació n administrativa.
4. Facilita el proceso de inducció n del personal nuevo y el de adiestramiento y
orientació n de personal en servicio.

D. Características de las Funciones

1. Describe acciones a realizar.

2. Los verbos se presentan en imperativo (acció n diná mica).
3. Su descripció n debe ser clara, sencilla, objetiva y ló gica.
4. Seguir la secuencia del proceso administrativo (planea, organiza, dirige,
coordina, supervisa, controla).
5. Describir las funciones en orden de importancia y/o segú n la secuencia de su
ejecució n.
6. Describir las funciones permanentes y las perió dicas.
7. Describir las atribuciones (aprueba, autoriza, firma, visa, dirige, participa y
opina, selecciona, convoca, etc.).
E. Etapas para la Formulación del MOF

1. Formulació n
- Planeamientos
- Recopilació n de La Informació n
- Estudio de Análisis
- Redacció n del Proyecto
2. Aprobació n
3. Impresió n – Reproducció n
4. Difusió n
5. Actualizació n

F. Contenido Esquemático Del MOF Directiva N°001-95-INAP/DNR

1. Presentació n (Introducció n)
2. Índice (Contenido)
3. Aspectos Generales
- Objeto Del Manual
- Finalidad
- Alcance
- Base Legal
- Aprobació n (Actualizació n)
4. Organigrama Estructural Del Ó rgano
5. Cuadro Orgá nico De Cargos
6. Índice De Cargos
7. Descripció n De Funciones A Nivel De Cargos

G. Estructura del MOF

1. Introducció n.
2. Finalidad alcance.
3. Aprobació n y actualizació n.
4. Base legal.
5. Objetivos.
6. Políticas.
7. Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinació n.
8. Funciones generales.
 9. Organizació n.
10. Funciones de las unidades estructurales.
11. Cuadro orgá nico de asignació n de cargos.
12. Funciones específicas a nivel de los cargos.
13. Organigrama.

H. Desarrollo del Contenido del MOF

1. ASPECTOS GENERALES
- Objeto
- Finalidad
- Alcance
- Base Legal
- Aprobació n (Actualizació n)

2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL Ó RGANO

3. CUADRO ORGÁ NICO DE CARGOS

4. ÍNDICE DE CARGOS

5. HOJA DE ESPECIFICACIÓ N DE FUNCIONES

Ejemplo de modelo de descripció n de puestos.
I. Importancia del Manual de Organización y Funciones (MOF)

Aunque este documento sea de cará cter informativo e interno, saber qué son los
manuales de organizació n tiene diversas ventajas.

a. Aclara y define funciones. Esto promueve las buenas relaciones laborales. A su

vez, instruye al personal en el conocimiento de sus responsabilidades.
b. Facilita inducció n del nuevo personal. El manual puede ser usado como parte
de la capacitació n a nuevos empleados. En él estará n especificadas las
funciones de cada uno.
c. Determina las responsabilidades específicas. Cada trabajador podrá consultar
el manual de organizació n cuando lo desee, y así refrescar cuá les son sus
funciones.

J. Tomar en cuenta antes de elaborar el manual de organización y funciones

Existen algunos parámetros necesarios que se deben tomar en cuenta antes de

definir qué son los manuales de organizació n, estos son:

1. Redacción: Parece poco importante, pero este documento será leído tanto por
gerentes como por empleados de á reas. Por lo que se debe aplicar un lenguaje
adecuado y entendible para cada uno.
2. Estructura: Antes de redactarlo, debes delimitar si lo hará s por á rea de
trabajo o de forma general. En el ú ltimo caso se deben consideran sub-
manuales o guías operativas. Todo depende del tipo de estructura orgá nica que
desees. 
3. Misión, visión y políticas: También los objetivos generales y objetivos
específicos. No puedes olvidar incluir estos factores importantes para el
desarrollo empresarial.
Es importante destacar que este tipo de manuales administrativos determinan
responsabilidades y minimizan conflictos de á rea. Así que, si quieres velar por la
organizació n de tu empresa, no dudes en elaborar el tuyo.

3.3. Reglamento de Organización y Funciones (ROF)

El ROF es el Reglamento de Organizació n y Funciones de una entidad, que se constituye en

un documento técnico normativo de gestió n institucional que establece:

- La estructura orgá nica de la entidad.

- Las funciones generales y específicas de la entidad y de cada uno de sus
ó rganos y unidades orgá nicas.

A. Estructura del ROF

1. Introduccion
2. Indice
3. Generalidades
4. Titulo Primero : De La Naturaleza, Finalidad, Objetivos Y Funciones
Generales
5. Titulo Segundo : De La Estructura, Funciones Y Atribuciones
6. Titulo Tercero : De Las Relaciones Interinstitucionales
7. Titulo Cuarto : Del Regimen Laboral
8. Titutlo Quinto : De Las Disposiciones Complementarias
9. Titulo Sexto : De Las Disposiciones Transitorias Y Finales
10. Organigrama General
11. Glosario De Terminos

B. Característica del ROF

Todas las entidades de la Administració n Publica deben contar con su respectivo ROF.
 1. La propuesta del ROF de una entidad debe ser el resultad o de un estudio que
comprenda
- La disposiciones legales administrativas de creació n
- La factibilidad de implementar la organizació n propuesta
- Los principales servicios que corresponda a la organizació n
- El sustento técnico de la estructura y funciones

2. El ROF debe ser empleado como un instrumento de gestió n.

- Para establecer los tipos de ó rganos
- Para establecer campos funcionales
- Precisar atribuciones funcionales
- Precisar responsabilidades funcionales
- Precisar la interrelaciones funcionales
- Determinar el régimen laboral
- Determinar el régimen econó mico financiero
- Servir como un instrumento para el proceso de direcció n y control

3. El ROF formaliza unidades orgá nicas solo hasta el tercer nivel

4. El ROF tendrá las siguientes características
- Debe estar organizado en una forma sistemá tica
- Debe contener informació n pertinente concreta y clara
- Debe ser redactado en términos de fácil lectura y comprensió n
- Debe ser presentado e impreso para permitir su fácil manejo
- Su contenido se presentara en títulos, capítulos y artículos

C. Etapas del Desarrollo Del ROF

Comprende las siguientes etapas
1. Formulació n
2. Aprobació n
3. Difusió n

4. Actualizació n

D. Metodologías para la Elaboración del ROF

1. Fijació n de la naturaleza, finalidad y alcance.

2. Determinació n de las funciones.
3. Agrupació n de las funciones.
 - Por sistemas
- Por proceso administrativo
- Por funciones u ó rganos.
4. Determinació n de la estructura orgá nica.

E. Metodologías para Determinar la Estructura Orgánica

 Debe previamente definirse la política institucional sobre los niveles jerá rquicos y
sobre los tipos de Departamentalizació n.
 El diseñ o de la estructura orgá nica debe efectuarse sobre la base de los siguientes
criterios.
- Objetividad
- Simplicidad
- Funcionalidad
- Flexibilidad
- Economía de recursos.
- Separació n de funciones y atribuciones.

F. Los Tipos de Órganos Son:

1. Ó rganos de Alta Direcció n.

2. Ó rganos Consultivos.
3. Ó rganos de Control Institucional.
4. Ó rganos de Apoyo.
5. Ó rganos de Asesoramiento.
6. Ó rganos de Línea
7. Técnicos Normativos de Ejecució n.
8. Ó rganos Desconcentrados y Descentralizados.

Estos ó rganos podrá n desagregarse en otras unidades orgá nicas de menor nivel de
acuerdo a la especializació n, carga de trabajo, complejidad, servicios y productos a
producir.

G. Criterios para el Proceso de Departamentalización

1. Por funciones o propó sitos

2. Por procesos o técnicas
3. Por productos
 4. Por clientes
5. Por territorio
6. Por turnos
7. Mixtas

H. Instrucciones para el Desarrollo de los Rubros que Contiene el ROF

1. REFERENCIA : D.S. N° 043-2006-PCM (DIRECTIVA NO 005-82-INAP / DNR)

2. INTRODUCCIÓ N
3. ÍNDICE
4. TITULO PRIMERO: DE LAS DISPOSICIONES GENERALES
- Naturaleza jurídica
- Entidad de la que depende
- Jurisdicció n
- Funciones generales
- Base legal.
5. TITULO SEGUNDO: DE LA ESTRUCTURA ORGÁ NICA
- De la estructura orgá nica (asigná ndoles un có digo segú n tipo de ó rganos.
- Funciones de cada ó rgano y unidades estructuradas
6. TITULO TERCERO
- De las Relaciones Interinstitucionales.
7. TITULO CUARTO
- De las disposiciones complementarias y finales.
8. ANEXO
9. ORGANIGRAMA GENERAL
10. GLOSARIO DE TERMINOS

I. Criterios para Elaboración del ROF

a. Observar las disposiciones sobre creació n, organizació n y funciones, referidas

al proceso de modernizació n y descentralizació n.
b. Diseñ ar la organizació n con criterios de simplicidad y flexibilidad.
c. Observar el principio de especialidad.
d. Observar el principio de legalidad de las funciones.
e. Todas las funciones y competencias que le competan a la entidad deben ser
asignadas a algú n ó rgano de esta.
f. Cuidar la coherencia entre asignació n de competencias y rendició n de cuentas.
 g. La estructura orgá nica de una entidad debe guardar equilibrio entre las
necesidades de jerarquizació n de la autoridad y de coordinació n entre
ó rganos.

J. Niveles Organizacionales

3.4. Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO)

Manual de Procedimientos (MAPRO) Un manual de procedimientos es el

documento que contiene la descripció n de actividades que deben seguirse en la
realizació n de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò má s de ellas.

El MAPRO tiene las ventajas siguientes:

 Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta al objetivo del

procedimiento, alcance, base normativa, requisitos, descripció n de actividades,
tareas, unidad de organizació n, puestos responsables de su ejecució n, documentos
que se generan y diagramas.
 Facilita la inducció n del puesto y en el adiestramiento y capacitació n del personal.
 Sirve para el aná lisis o revisió n de los procedimientos de los sistemas.
 Permite contar con un documento de consulta de todo el personal.
 Sirve para establecer un sistema de informació n o modificar el existente.
 Es ú til para uniformizar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteració n arbitraria.
 Determina de manera sencilla y detallada las responsabilidades administrativas y
funcionales.

3.5. TEXTO Ú NICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (TUPA)

El TUPA Es un documento de gestió n que contiene toda la informació n relacionada a la
tramitació n de procedimientos que los administrados realizan ante sus distintas
dependencias. El objetivo es contar con un instrumento que permita unificar, reducir y
simplificar de preferencia todos los procedimientos (trá mites) que permita proporcionar
ó ptimos servicios al usuario.

A. Objetivo del Tupa

Sin lugar a dudas el objetivo principal del TUPA es que cada administrado sepa, que tipo
de trá mites se hacen en cada institució n, que requisitos son exigidos para la realizació n
completa de cada trá mite la indicació n y el monto de los pagos por concepto de derecho de
trá mite.

El TUPA cumple los siguientes objetivos:

1. Uniformizar los criterios que utiliza la administració n pú blica para la creació n y

eliminació n de procedimientos administrativos.
2. Agilizar los trá mites mediante la aplicació n de principios como la aprobació n
automá tica de los mismos o el silencio administrativo.
3. Simplificar la labor de la administració n pú blica al reducir la cantidad de trá mites y
requisitos que se exigen al pú blico.
4. Eficacia en la labor de control de la administració n pú blica. 
5. Otorgar seguridad jurídica en materia administrativa, puesto que los particulares
sabrá n exactamente qué es lo que sucede con sus trá mites, el plazo de los mismos y
ante quien formular impugnaciones.

A. ¿Por qué es necesario mejorar nuestro TUPA?

Para dar un mejor servicio a los ciudadanos y ciudadanas y las empresas, con trá mites
simples y rá pidos. Así, se trata de ordenar, actualizar y hacer má s simples los
procedimientos, en especial aquellos muy largos y engorrosos. La actualizació n y
ordenamiento de procedimientos incide en la reducció n de requisitos ilegales e
innecesarios, la reducció n de costos y el pago de las tasas, así como la eliminació n de
instancias y pasos que internamente se dan por unidades orgá nicas que no tienen
competencia respecto del procedimiento o servicio que se brinda. Para la Municipalidad, el
ordenamiento y actualizació n de sus procedimientos genera ahorros a nivel de los gastos
operativos de la entidad, reduce los niveles de corrupció n interna y genera mayores
ingresos en el largo plazo ya que se incrementa el nú mero de establecimientos que
aportan en impuestos y arbitrios. Para la ciudadanía y la empresa, se genera mayor
rapidez, menor gasto y tiempo para la expedició n de un derecho que una persona o
empresa solicita. En algunos casos la reducció n de costos y pago de tasas puede ser de
hasta diez veces, sin que ello conlleve necesariamente a reducir ingresos para las
municipalidades; sino a incrementar el nú mero de licencias que se expiden y en
consecuencia a recaudar mayores ingresos por otros conceptos.

B. ¿Cuá l es el objetivo del nuevo modelo TUPA?

Tiene como objetivo:

 Uniformizar la presentació n de los procedimientos a nivel nacional en cuanto al

Texto Ú nico de Procedimientos
 Administrativos. Estandarizar los procedimientos “claves” de mayor frecuencia
vinculados a la mejora del clima de negocios y el desarrollo econó mico local de
acuerdo al marco normativo vigente.
 Alcanzar a los funcionarios municipalidades una herramienta de fá cil aplicació n
para la formulació n del TUPA y la plena vigencia de sus procedimientos.
 Adecuar los procedimientos a la normativa actual del silencio administrativo.
 Generar un formato modelo, para continuar previendo la simplificació n y
actualizació n de una serie de procedimientos aú n pendientes.

C. ¿Cuá les son los procedimientos “claves” que requieren actualizarse?

Los procedimientos claves vinculados a la mejora del clima de negocios a nivel del ámbito
local son los que se solicitan anualmente con mayor frecuencia en una municipalidad. En
este sentido, sobre la base del aná lisis de los TUPA de diversas municipalidades
consultadas se ha determinado que los procedimientos claves son:
 D. ¿Quiénes deben estar involucrados y qué roles cumplen en la formulació n del
TUPA?

El proceso de formulació n desde su inicio hasta el final es supervisado por las gerencias de
Planificació n, Administració n y Jurídica.

a. La Gerencia de Planificació n
Es la responsable final del proceso de formulació n y sustentació n del TUPA. Esta debe
supervisar todo el proceso y dar inicio al mismo. Este inicio se da con la aprobació n y
distribució n de una guía de orientació n que establezca claramente las etapas y actividades
de cada unidad orgá nica. Ademá s, es responsable de alcanzar los formatos y documentos
de trabajo a cada unidad orgá nica que sirven para el diseñ o de cada procedimiento y
revisar las propuestas de los procedimientos que hace llegar cada unidad, compilar las
observaciones de las á reas que supervisan el proceso (jurídica y administració n)
procurando que las á reas formuladoras concluyan con subsanar estas observaciones.

b. La Gerencia de Administració n

La Gerencia de Administració n se encarga de evaluar el costeo (costos directos e

indirectos) que formulen las oficinas de los procedimientos que se encuentran en su
administració n tomando en cuenta las pautas metodoló gicas de costos vigentes. En
algunas jurisdicciones provinciales como el caso de Lima Metropolitana, Arequipa, entre
otros, existe una normatividad expedida por las Municipalidades Provinciales que viene
regulando pautas sobre esta materia para las municipalidades distritales que se
encuentran dentro de su jurisdicció n por lo que ellas deben observar si la Municipalidad
Provincial cuenta con alguna regulació n al respecto que haya sido aprobada.

c. La Gerencia de Asesoría Jurídica

La Gerencia de Asesoría Jurídica es la encargada de verificar la legalidad de los requisitos,

la calificació n e inclusió n de los procedimientos en el TUPA. El asesor jurídico debe
verificar si las dependencias de la municipalidad formulan procedimientos que en la
prá ctica no constituyen procedimientos. Muchos procedimientos llevan el nombre de
trá mite de expedientes, alquiler de, fotocopias y/o duplicado de que no constituyen
procedimientos sino servicios.

3.5.1. Tupa para Entidad Pú blica

Es importante porque ordena de manera homogénea un conjunto de trá mites que son
brindados por las instituciones pú blicas, precisa su tiempo y costo, reduce la
discrecionalidad y parcialidad de los funcionarios y permite agilizar diversos trá mites que
los usuarios deben realizar. El TUPA brinda claridad de qué cosas deben hacer los usuarios
para realizar la gestió n ante la entidad respectiva.

3.5.2. Tupa para Entidad Privada

El Texto Ú nico de Procedimientos Administrativos-TUPA, es el documento de gestió n
pú blica que ordena, sistematiza y compila los procedimientos administrativos de iniciativa
de parte y servicios exclusivos que regula y brinda una entidad pú blica.

3.6. Cuadro de Asignació n Personal (CAP)

Es un documento de gestió n institucional que contiene los cargos definidos y aprobados

de la entidad, sobre la base de su estructura orgá nica vigente prevista en su ROF. Esta
definició n está contenida en el artículo 4° y 8° que propone el D.S. N° 043-2004-PCM que
aprueba los lineamientos para la Elaboració n y Aprobació n del CAP. También se le define
como el documento que contiene los cargos o puestos de trabajo que la entidad ha
previsto como necesarios para el adecuado funcionamiento y cumplimiento de los
objetivos y fines de los ó rganos estructurales.

Su finalidad es regular la cantidad y calidad de los cargos, plazas o puestos con sus
respectivas características para el adecuado funcionamiento de la Entidad.

Los cargos que se definen en el CAP deben estar en concordancia con la estructura
orgá nica aprobada en el ROF, y con los criterios de diseñ o y estructura de la
administració n pú blica que establece la Ley N° 27658 Ley Marco de Modernizació n de la
Gestió n del Estado. El objetivo del CAP es priorizar y optimizar el uso de los recursos
pú blicos.

La carrera administrativa se encuentra organizada por grupos ocupacionales y niveles,

correspondiéndole a cada nivel en la estructura organizacional un conjunto de cargos
compatibles entre sí. Los cargos son los puestos de trabajo a través de los cuales los
servidores pú blicos desempeñ an sus funciones, cuyo ejercicio es siempre temporal, en
razó n de que por razones del servicio el servidor puede ser designado en cualquier
momento para desempeñ ar otros cargos, pero respetando su nivel de carrera, el grupo
ocupacional al que pertenece, la experiencia, su profesió n y especialidades.
 A.

Base Legal y normativa para la elaboració n del CAP

1. Constitució n Política del Perú Del Régimen Municipal, Capítulo XXII.

2. Ley Orgá nica de Municipalidades N° 27972
3. Decreto Supremo N° 043-2004-PCM Lineamiento para la elaboració n del
(18.06.2004) Cuadro de Asignació n de Personal (CAP)
de las entidades de la Administració n
Pú blica.
4. Decreto Legislativo N° 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa
5. D.S. N° 005-90 PCM Reglamento de la Ley de Bases de la
Carrera Administrativa
6. Ley N° 28175 Ley Marco del Empleo Pú blico
7. Ley N° 27658 Ley Marco de Modernizació n de la
Gestió n del Estado
 8. Resolució n Jefatural N° 109-95-INAP- Lineamiento Técnico para formular los
DNR que aprueba la Directiva N° 002-95- documentos de Gestió n en un Marco de
INAP/DNR Modernizació n.

El CAP como documento técnico normativo es necesario y ú til para la gestió n

administrativa ya que contiene los cargos clasificados que técnicamente se han
determinado como necesarios para que la Entidad logre los fines y objetivos
institucionales dentro del á mbito de acció n autorizado por la ley sustantiva; donde
objetivamente establece los cargos con los que cada ó rgano y unidad orgá nica debe
funcionar adecuadamente. En líneas generales el CAP regula las características de cada
uno de los cargos.

B. Objetivos que persigue la Implementació n del CAP

Son objetivos de la implementació n del CAP los siguientes:

 Normar, establecer y otorgar legitimidad a la cantidad de cargos o puestos de

trabajo con los que debe operar cada ó rgano de la Entidad en concordancia con los
fines y objetivos establecidos por la ley sustantiva.
 Legalizar la incorporació n del cargo a la planta operativa de la Entidad.
 Asignar para cada ó rgano el cargo con el cual debe operar para cumplir las
funciones que le han sido atribuidas en el ROF.
 Actuar como fuente para elaborar el Presupuesto Analítico de Personal.
 Orientar la toma de decisiones para futuras coberturas de plazas que se
encuentran en el estado de previstos, no ocupados.
 Formalizar los cargos de cada ó rgano y unidad orgá nica que constituyen la
estructura orgá nica de la entidad.

C. Características que proporciona al CAP:

Las características que pueden atribuirse al CAP son:

 Es un documento de gestió n, que debe ser utilizado por los servidores pú blicos que
ejercen la titularidad de un ó rgano, especialmente en circunstancias de toma de
decisiones trascendentes respecto de la permanencia de un trabajador, o la
cobertura de una plaza.
  Es de duració n indeterminada, no tiene periodo de vigencia, só lo otra norma de la
misma jerarquía puede sustituirlo, modificarlo o derogarlo en cualquier momento
posterior.
 Es exigible, una vez publicado todo lo que contiene debe ser observado y cumplido
por todos aquellos que ejercen una determinada funció n.
 Es formal, debe cumplir con la formalidad establecida por la norma. El contenido
no puede ser variado al libre albedrío del técnico que lo elabora.
 Perfecciona y le otorga solidez a la estructura asigná ndole el elemento bá sico a la
organizació n en cantidades suficientes para el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
 Es impersonal, no está dirigido a ninguna persona en particular, ni a ninguna
autoridad, sino a todas las instituciones responsables de su cumplimiento.
 Tiene flexibilidad relativa, la estructura puede ser variada cuando se den las
circunstancias jurídicas o de gestió n; o cuando una norma de jerarquía varié o
modifiqué la organizació n, las funciones u objetivos sociales de la entidad.
 Es consecuencia de la estructura organizacional establecida en el ROF
 La norma que la aprueba debe ser publicada cumpliendo las formalidades
establecidas por ley.

D. Beneficios que proporciona el CAP

El CAP como documento de gestió n es ú til porque:

 Proporciona informació n actualizada relacionada con la cantidad de plazas o

puestos de trabajo asignados a cada ó rgano o unidad orgá nica.
 Proporciona informació n actualizada para costear la mano de obra en la
determinació n del derecho de trá mite.
 Identifica la ubicació n del cargo y la vinculació n legal del personal con sus
respectivos ó rganos.
 Proporciona informació n respecto de la cantidad de plazas ocupadas y previstas
pero no ocupadas.
 Actú a como sustento técnico y legal del Presupuesto Analítico de Personal.
  Proporciona informació n clasificada por ó rganos y unidades orgá nicas.
 Sirve como fuente de aná lisis para acciones del rediseñ o de la fuerza laboral de la
entidad.
 Actú a como fuente de informació n para decisió n de cobertura de plazas.

REFERENCIA BIBLIOGRAFICA

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Fincowsky, E. B., 2009. Organizació n de Empresas. 3ra Edició n. México: McGraw-Hill.

Diamond, Susan, Z., 1983. Como preparar manuales administrativos. México:

Interamericana. pp.2, 3.

Alvarez Torres, M., 1996. Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos.
1ra Edició n. México. Panorama editorial, pp. 42.

http://fcaenlinea1.unam.mx/anexos/1244/1244_u11_ejemplo-manual-de-organizacion
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https://www.peru.gob.pe/docs/PLANES/10071/PLAN_10071_Manual%20de
%20Procedimientos%20(MAPRO)_2011.pdf

https://lacamara.pe/entidades-publicas-tienen-nuevo-plazo-para-estandarizar-su-tupa/?
print=print

https://www.midagri.gob.pe/portal/download/pdf/novedades/cuadernillo-elaboracion-
tupa.pdf

https://www2.congreso.gob.pe/sicr/cendocbib/con4_uibd.nsf/
D7BDF7C0AED6A82605257E65005F7D72/$FILE/Guia_para_la_aplicacion_del_TUPA.pdf

https://www.gob.pe/institucion/unmsm/informes-publicaciones/1893301-cuadro-de-
asignacion-personal-cap