Colegio Leadership

Nombre: David Alejandro Azañon Mejia

Grado: 5to Bachillerato Finanzas
Catedratico: Jennifer Liquez
Tema: Manuales Administrativos etc.

Catedra:
Administracion

Ciudad de Guatemala, 11/07/2022

 Introducción
El Manual de Gobernanza es un componente esencial de el buen funcionamiento de las
empresas, porque a través de su uso, Las organizaciones grandes, medianas, pequeñas y
micro gestionan y regulan Actividades que impliquen necesariamente la integración y
coordinación de los recursos humanos, Técnico y financiero.
Es imperativo que los nuevos trabajadores de la empresa hagan esto. Incluyendo,
mediante la entrega y envío de un folleto de bienvenida, Que sepan de la empresa y se
sientan desde el primer día de su trabajo Drogas sobre él Así mismo, debe indicar las
funciones a realizar y cómo Debe implementarlo, proporcionando un manual de los
procedimientos que debe cumplir. Metas y objetivos de la empresa.
¿Qué ES UN MANUAL ADMINISTRATIVO?
En toda empresa se debe saber qué es un manual de gestión, pues es un documento que
sirve como medio de comunicación y coordinación que permite ordenar y ordenar la
información de la organización.
Aparecen en forma escrita y enfocan una serie de elementos gerenciales sobre las reglas,
funciones, procedimientos y canales de comunicación entre los integrantes de la empresa,
con el propósito de uniformar estándares de desempeño para lograr los objetivos
planteados. Además, siempre incluye las bases legales, organizativas y administrativas de
los distintos procedimientos y lineamientos de la empresa.
¿Qué representan los manuales administrativos?
¿Qué representa el Manual de Gobernanza?
Joaquín Rodríguez Valencia, teórico de la gestión y otros autores, afirman que en lo que se
refiere a lo que es la prueba administrativa, cabe señalar que tiene las siguientes
características:
Es una guía práctica. Representa el desempeño de la empresa en diversas áreas de
gobierno.
Es una ayuda para la organización y la comunicación. Contiene información estructurada y
sistemática basada en unidades administrativas.
Muestra los objetivos, reglas, políticas y procedimientos de la empresa.
Sin duda, cuando tenga todos estos factores en su lugar, el proceso de toma de decisiones
de juicio será más fácil y eficiente. Por lo tanto, reconozco que los propios manuales de
gobierno brindan la dirección exacta que se requiere en cada unidad de la organización,
especialmente a nivel operativo u operativo. En otras palabras, es una fuente de
información que guía y mejora los esfuerzos de los miembros.

8 Beneficios de los manuales administrativos

Los manuales organizacionales y los procedimientos administrativos relacionados tienden
a estandarizar estándares y conocimientos en diferentes áreas de la organización, de
acuerdo con la misión, visión y metas de la organización. Luego definir qué son los
manuales de gestión, esos documentos dinámicos con revisiones periódicas, con el fin de
adaptarse y adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa; Por lo tanto, sin
consideración y análisis, quedará obsoleto y no será una herramienta útil, lo que puede
ser un obstáculo para el crecimiento de la organización. Entre los objetivos y beneficios
del Manual de Gobernanza se encuentran los siguientes:
Siempre establece políticas y establece sistemas de gobierno organizacional.
Facilitar la comprensión de las políticas, objetivos, estructuras y funciones de cada área de
la organización. Define las funciones y responsabilidades de cada área administrativa.
Asegura y facilita la información necesaria para llevar a cabo las tareas asignadas y lograr
la consistencia de los procesos de trabajo. Ahorra tiempo y esfuerzo a los funcionarios,
evitando así inspecciones y controles innecesarios.
Evitar el desperdicio de recursos humanos y materiales. reducción de costo.
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
Para determinar qué manual de gestión debe reflejar los objetivos y actividades, se deben
seguir varios lineamientos en su elaboración, los cuales se pueden combinar de la
siguiente manera:
Recopilar información
Esta etapa dependerá de las condiciones específicas de la guía que se quiera elaborar, por
lo que es importante tener en cuenta los objetivos generales y específicos de la guía,
decidir a quién cubrir, los términos que se utilizarán en ella y adaptar todos los aspectos
técnicos. aspectos de los detalles del documento.
Interpretación y diseño de la información
No es más que la formación de la información recopilada en instrucciones técnicas y
normas para el personal responsable de su tratamiento. Dada su importancia y
contribución al diseño de la guía, probablemente no sería necesario incluir demasiada
información en el documento, ya que no aporta ningún valor al usuario directo.
Preparar folletos
El desarrollo de la guía es la etapa más sencilla pero laboriosa de la metodología, cuyo
propósito es producir el documento final siguiendo lineamientos claros y estandarizados.
Se deben evitar los términos técnicos exagerados a menos que el manual sea específico
para una tarea de ingeniería. Se deben incluir aquí conclusiones y recomendaciones que
faciliten la interpretación de su contenido. Aprobación y actualización del folleto.
La etapa de aprobación de evidencias, independientemente de su propósito específico, es
fundamental para el buen uso y promoción de esta cultura dentro de la organización en su
conjunto. El órgano responsable de aprobar la Guía puede ser el Director General, el
Director de Filiales o una función o comité designado para tal fin.
Importancia de los manuales administrativos en las empresas
Sepa que los manuales de gestión son una herramienta importante en la organización, ya
que buscan lograr la máxima eficiencia y eficacia en el desempeño de las labores
encomendadas a los empleados para el logro de los objetivos de cualquier empresa, así
como de las unidades administrativas que la conforman. . En esencia, los folletos son un
medio para comunicar las decisiones gerenciales sobre políticas, organización y
procedimientos. En la gestión moderna, el volumen y la frecuencia de tales decisiones
sigue aumentando.

Verificar que el manual administrativo sea un documento que contenga datos agregados
para la creación de sistemas de información: organización, procedimientos, áreas
funcionales, actividades y más; o folletos que den una visión general de la organización
social, así como instrucciones para el adecuado desempeño de las actividades o funciones
que realicen sus miembros. Este manual también está disponible para los empleados a
través de herramientas como Prezi, que promueve la estandarización del trabajo.
Via EUROINNOVA
https://www.euroinnova.gt/blog/que-son-los-manuales-administrativos
¿Qué es sistematización?
La palabra “organizador” proviene de la idea de un sistema, arreglo o clasificación de
varios elementos según una regla o parámetro similar. Por lo tanto, la regulación es la
creación de un sistema u orden con el fin de permitir los mejores resultados posibles en
función del objetivo que se pretende alcanzar. La metodología se puede aplicar en la
ciencia y la academia, pero también hay muchas situaciones en la vida cotidiana que
involucran alguna organización para lograr un objetivo en particular.
La organización no es más que una formación común de un sistema, una organización
particular de un elemento o parte de algo. Dado que un sistema es un conjunto de reglas,
métodos o datos sobre un tema que ha sido ordenado y categorizado, la implementación
del proceso de organización sería solo eso: crear un orden o categorizar.
La idea de organización se relaciona muy claramente con los espacios académicos o de
investigación científica. Esto se debe a que todo proceso de investigación debe tener una
estructura o un sistema de pasos que deben ser respetados y seguidos para obtener
resultados específicos. Organizar el proceso de investigación en el futuro significa facilitar
los resultados esperados porque el investigador activo sabrá más o menos cómo actuar en
cada situación particular. Sin embargo, el concepto de organización también está presente
en muchos aspectos y momentos de la vida cotidiana, aunque no estemos familiarizados
con él. En este sentido, un simple acto como utilizar una agenda, por ejemplo, es sin duda
una forma de organizar el uso del tiempo según nuestras necesidades y preferencias.
Cuando varias personas conviven en una misma casa, la regulación puede darse a través
de la organización de las tareas del hogar y cuál corresponde a quién. Esto también puede
suceder en el trabajo, la escuela e incluso en entornos formales, como reuniones con
amigos o familiares.

Vía Definición ABC

https://www.definicionabc.com/general/sistematizacion.php
¿Qué es el Manual de Perfiles de Puestos y cómo diseñarlo?
Un portafolio de trabajo (MPP) es un documento de gestión en el cual se encuentran de
manera ordenada los registros profesionales de una organización. Se utiliza para
determinar dónde, cómo y cuándo cada persona prestará un servicio. Así lo señaló César
Perocal Moreno, Profesor del Curso de Dirección de Operaciones, Estructura
Organizacional Moderna. “El MPP mejora la gestión de la capacidad y permite una
transición a la Ley del Servicio Civil o Ley de Servicios, principalmente para las empresas
que no están cubiertas por esta nueva ley”, dijo. El experto dice: "Para diseñarlo, debe
tener claro el trabajo, las responsabilidades y la ubicación del puesto en la organización.
También debe determinar qué parte del elemento humano desarrollará el puesto". Tal y
como indica el experto, son cuatro las etapas que componen el correcto diseño del
directorio profesional de archivos:
Preparar un plan de acción. “Se define como las personas que fijarán y asignarán actas y
plazos”, señalaron los docentes de la ESAN. Es decir, en esta primera etapa se definen los
grupos funcionales y se crean los responsables de diseñar los perfiles en cada área.
Crear un perfil de trabajo. Para Berrocal, esta es una etapa importante del MPP, que
define la funcionalidad del puesto de trabajo y los requisitos básicos para el proceso de
selección y evaluación del desempeño de sus ocupantes.
Confirmación del perfil de trabajo. En este punto, dijo el académico, “la modificación, la
calibración o la honestidad se hace con la alta dirección de la unidad”. Berukal añadió, por
ejemplo, que se podría ofrecer un puesto preparado en el Gabinete para su posterior
confirmación por parte de los directivos. Consolidación del trabajo. En este paso final, la
empresa busca respuestas a las siguientes preguntas: ¿Quiénes somos y a quién me falta?
¿Y con quién te quedaste? Los expertos señalan que la combinación le permite determinar
si hay sitios que realizan funciones duplicadas, sin una carga de trabajo ideal. Estos cuatro
pasos son esenciales para diseñar un puesto en una metodología de perfiles
ocupacionales, que se basa en perfiles basados en competencias. Si la organización o
empresa ya cuenta con un modelo de gestión por competencias, una forma de saltarse
estos pasos es validar lo realizado con Servir HR.

VIA ESAN Business

https://www.esan.edu.pe/conexion-esan/que-es-el-manual-de-perfiles-de-puestos-y-
como-disenarlo
¿Qué es un manual de procedimientos?
Un manual de procedimientos es un documento que proporciona información sobre las
diversas actividades de una determinada organización, empresa o departamento. Es
preparado por la misma agencia u organización para la que se utiliza y presenta su
información de manera detallada, estructurada, sistemática y comprensible. Diseñado
como una herramienta de gestión diaria, le permite dirigir el desempeño de los
empleados en caso de duda. Por otro lado, también es una herramienta que facilita el
control interno de la organización, ya que aclara los detalles del trabajo a realizar. Cuando
hablamos de procedimientos, en este campo nos referimos no solo a acciones específicas
y grupos de tareas, sino también a los documentos involucrados, el orden en que se
realizan, la frecuencia de tiempo que tienen para realizarlos y la secuencia sistemática y
común. de operaciones que conducen a la producción de la empresa o departamento.
Objetivos de la guía de procedimiento
Las instrucciones de procedimiento tienen como objetivo:
Facilitan la formación y educación de los empleados.
Define las capacidades y responsabilidades de cada función, departamento u organización
en su conjunto. Proporcionan una visión integral de los procesos que componen el trabajo
de una empresa u organización.
Constituye la historia de las acciones de la organización, de la que luego deriva valor
documentado. Permite evaluar el desempeño de los empleados en base a los ideales que
la empresa espera.
Importancia de un manual de procedimientos
Es común que las pequeñas empresas no cuenten con una guía de procedimientos. Esto
puede deberse a que no tienen tiempo para hacer esto, así como a no definir
completamente las áreas o responsabilidades de los departamentos (si es que también
tienen departamentos). En otros casos, simplemente no ven la necesidad de crear un
documento para el futuro.
Sin embargo, a medida que crece un negocio, es necesario revisar, cuestionar y
monitorear cómo se hacen las cosas. Además, los nuevos empleados necesitan
instrucciones por escrito y certeza sobre lo que implica su trabajo. Las guías de acción, en
cambio, funcionan como un seguro: es mejor tenerlas y no necesitarlas que tenerlas y no
ponerlas en marcha.
VIA Concepto.De
https://concepto.de/manual-de-procedimientos/
Cómo hacer un manual de procedimientos paso a paso, estructura
y utilidad
la operacion
Permite conocer los procesos internos para describir la tarea, función, requisitos y
funciones encargadas de su ejecución. Ayudan con las asignaciones de trabajo, la
capacitación y las evaluaciones de calidad de los empleados porque detallan las
actividades de cada puesto. Se utiliza para analizar o revisar las acciones del sistema.
Participar en la consulta de todos los empleados. Desea procesos de trabajo simplificados
como análisis de tiempo, delegación, etc.
Crear un sistema de información o modificar un sistema existente. Estandarice y controle
el cumplimiento de los procedimientos de trabajo y evite su cambio arbitrario. Asigne
fácilmente la responsabilidad por fallas o errores. Facilitar la auditoría y la evaluación del
control interno y la evaluación del control interno. Aumente la eficiencia de los empleados
diciéndoles qué hacer y cómo hacerlo. Ayuda a coordinar actividades y evitar la
duplicación. Constituye la base para el análisis comercial y la mejora de sistemas,
procedimientos y métodos. Estructura de la guía de procedimiento
a) identificación
Este documento debe incluir la siguiente información:
símbolo de la organización.
El nombre oficial de la organización. Nombre y extensión. Si coincide con una unidad
específica, debe escribir su nombre. Lugar y fecha de fabricación.
Número de revisión (si lo hay). Entidades responsables de la constitución, revisión y/o
delegación.
clave de forma El primero es la abreviatura de la organización, el segundo es la
abreviatura de la unidad administrativa que usa el formulario y el último es el número del
formulario. Debe introducir guiones o barras entre abreviaturas y números. b) índice o
contenido
Una lista de capítulos y páginas correspondientes son parte del documento.
c) Introducción y/o Introducción
Exposición al documento, sus contenidos, temas, áreas de aplicación y la importancia de
revisar y actualizar el documento. Puede incluir un aviso de la máxima autoridad en las
áreas de enseñanza.
d) Objetivos de los procedimientos
Explique el propósito previsto del procedimiento. Los objetivos son estandarizar y
controlar el cumplimiento de los procedimientos de trabajo y evitar su variación arbitraria;
simplificación de la responsabilidad por fallas o errores; Facilitar las labores de auditoría,
evaluación del control interno y seguimiento del control interno. Que tanto los empleados
como sus superiores sepan si el trabajo se está realizando correctamente; Reduzca los
costos aumentando la eficiencia general, así como otros beneficios adicionales.
e) áreas de aplicación y/o ámbito de actuación
El alcance del trabajo se establece en los procedimientos. En la administración pública
federal, las acciones, según su campo de aplicación y alcance, se clasifican en: acciones
macroadministrativas y acciones administrativas intermedias o sectoriales.
f) Ser responsable
Las unidades y/o cargos directivos intervienen en los procedimientos en cualquier etapa
de su vida.
g) políticas o reglas de operación
Esta sección contiene normas generales o lineamientos comerciales bien definidos para
facilitar la cobertura de las responsabilidades de las diversas agencias involucradas en los
procesos. Asimismo, deberán observarse todas las reglas de funcionamiento que definan
situaciones alternativas que puedan presentarse durante la operación de los
procedimientos. Aquí hay algunos principios a considerar en su enfoque:
Las políticas y/o normas que rodean el marco general de trabajo del empleado estarán
perfectamente definidas, para que no se cometan errores.
Las instrucciones se desarrollan de manera clara y concisa, de forma que las personas que
no estén familiarizadas con los aspectos administrativos o con el propio procedimiento
puedan comprenderlas. Debe ser lo suficientemente claro para evitar la consulta
constante con los niveles superiores de la jerarquía.
h) Concepto / I.
Palabras o términos de carácter técnico utilizados en el proceso y que, por su significado o
experiencia, requieren información adicional o complementan su significado, para que el
usuario pueda consultar el manual con mayor facilidad de uso. i) Proceso (Descripción de
Actividades)
Una presentación escrita, en forma narrativa y secuencial, de cada actividad realizada en
un procedimiento, explicando qué, cuándo, cómo, dónde, qué y cuándo se realiza, con
indicación de quién es el responsable de su ejecución. Cuando la descripción del
procedimiento sea de carácter general y, por tanto, abarque varias áreas, será necesario
indicar la unidad administrativa responsable de cada actividad. Si se trata de una
descripción detallada dentro de una unidad departamental, se debe identificar claramente
la función responsable de cada actividad. Las operaciones son fáciles de codificar para
simplificar su comprensión y definición, incluso cuando hay múltiples opciones en la
misma operación. j) un formulario impreso
Los formularios impresos utilizados en una acción se intercalan o se adjuntan como
apéndice. Al describir los procesos relacionados con su uso, es necesario indicarlos
específicamente, utilizando su correlación específica que permita números indicadores.
También se pueden añadir instrucciones de embalaje.
k) diagrama de flujo
Representación gráfica de la secuencia de operaciones de una acción y/o recorrido de
unidades o documentos, con referencia a unidades administrativas (acciones comunes) o
sitios asociados (acciones). procedimiento detallado), en cada proceso descrito. También
suele hacer referencia al dispositivo o recurso utilizado en cada caso. Los diagramas se
presentan de forma sencilla y accesible en el manual de procedimientos, y brindan una
descripción clara de las actividades, lo que ayuda a su mejor comprensión. Para ello, debe
utilizar iconos y/o gráficos simplificados.
l) Glosario de términos
Una lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y las técnicas de
redacción de un manual de procedimientos, destinados a ayudar en su uso o consulta.
Como hacer un manual de procedimientos: paso a paso
Diseño de proyecto.
La tarea de construir una guía de procedimientos requiere una gran precisión porque los
datos deben registrarse con la mayor precisión posible para que no haya confusión al
explicar su contenido a los consultores. Es por eso que se debe prestar gran atención a
cada etapa de su integración, la descripción del proyecto en el que todos los requisitos,
etapas y procedimientos respaldan la ejecución de la obra.
a) ser responsable
Para iniciar el trabajo que condujo a la elaboración del manual de procedimientos, fue
necesario asegurar que la responsabilidad de la ejecución de las acciones no estuviera
distribuida entre varias personas, sino en un coordinador específico, apoyado por ``equipo
técnico, usted es responsable de administrar el proyecto durante las fases de diseño,
implementación y modernización. De esta manera se logra uniformidad en el contenido y
presentación de la información.

En cuanto a las características del equipo técnico, debe estar bien capacitado en el manejo
de las relaciones humanas y entender la organización en términos de objetivos,
estructura, funciones y personas. Para este tipo de trabajo, la organización podrá designar
a una persona que tenga los conocimientos y la experiencia para hacerlo. Por la naturaleza
de sus funciones, puede ser asignado al jefe de la unidad administrativa mejorada (si
existe tal mecanismo). De igual forma, puede contratar los servicios de consultores
externos.
b) Definir el mundo de la investigación
Los responsables de emitir el manual de procedimientos de la organización deben definir y
delimitar el alcance de su trabajo para poder implementarlo; Para ello, deben:
investigación preliminar
Este paso es necesario para obtener un conocimiento integral de las funciones y
actividades que se realizan en el área o áreas en las que operaremos. Sobre esta base, es
posible definir la estrategia general de recopilación de información, identificar sus fuentes,
las actividades a realizar, el tamaño y alcance del proyecto, las herramientas necesarias
para la acción y, en general, los procedimientos del proyecto y la estimación de recursos.
Necesario, necesidades. Haz una búsqueda.
Una fuente de información
Se refiere a las instituciones, áreas de negocio, documentos, personas y mecanismos de
información a través de los cuales se pueden recolectar los datos de la encuesta. Entre
ellos destacan:
Base:Cualquiera que trabaje en colaboración o sea parte del mismo grupo o campo es el
sujeto del estudio.
Liderazgo en el mismo campo de trabajo. Los reglamentos proporcionan orientación
obligatoria.
Quien preste servicios o suministre insumos necesarios para el funcionamiento de la
organización objeto de estudio. Archivo de organización:
abonado.
Entre las áreas de investigación. Funcionarios y empleados:
Los empleados a nivel de departamento procesan información valiosa porque saben si la
cartera se ajusta a la realidad.
El personal operativo con opiniones y comentarios es de gran ayuda, ya que son
responsables de las actividades normales, para descubrir limitaciones o inconsistencias
con otros puntos de vista o contenido del documento. lugar de trabajo:
Los niveles organizacionales reflejan las condiciones reales de las operaciones, las
instalaciones y los empleados.
Cliente y/o Usuario: El destinatario de los productos y/o servicios producidos por la
organización. Mecanismo de información:
Recursos informáticos que brindan acceso a la información interna o externamente a una
organización para apoyar la investigación.
Preparación del proyecto
Una vez recogidos los elementos del manual para el procedimiento de preproducción, se
debe elaborar un documento de inicio para su identificación, que debe incluir:
Propuesta técnica debe incluir:
Base: La suma de todos los manuales prefabricados o esfuerzos similares. Naturaleza: tipo
de producto de directorio.
Justificación: Demostrar la necesidad de implementarlo en función de los beneficios que
reportará a la organización. Objetivos: Lo que quieres lograr.
Acción: Iniciativas o actividades necesarias para lograrlas. Resultado: El beneficio esperado
de mejorar las operaciones, productos y/o servicios de la organización, el entorno de la
organización y sus relaciones con el entorno.
Ámbito: El campo de aplicación considerado se refiere al lugar en la estructura orgánica
y/o territorio.
Costo: Una estimación integral y específica de los recursos financieros necesarios para la
implementación.
Estrategia: La hoja de ruta básica necesaria para dirigir recursos procesables y asignar
recursos. Información adicional: La literatura y la investigación pueden servir como
factores de apoyo Recursos: las necesidades humanas, materiales y tecnológicas para su
desarrollo.
c) programa de trabajo
Definición: Dirección manual.
Administrador(es): La unidad o grupo que será responsable de implementar la guía.
Dominio(s): El estudio del universo.
Nota: El número incremental de operaciones es estimado. Proceso: Se deben seguir pasos
específicos para ingresar la información.
Etapa: Determinación del orden secuencial de las operaciones. Calendario: Una fecha fija
para el inicio y el final de cada período.
Representación gráfica: una descripción del programa en forma de tablas e imágenes.
Formato: Envío y recepción del programa de trabajo.
Informes de progreso: realice un seguimiento de las acciones. Periodicidad: El período de
tiempo programado para informar el progreso.
Presentación del proyecto ante la autoridad competente
a) asistencia
Para afinar el contenido del proyecto, afinar los parámetros y determinar la operatividad
del proyecto, se debe enviar a:
El o los campos interferirán directamente con su solicitud, por lo que están obligados a
conocer los detalles del proyecto. Áreas afectadas por la implementación del proyecto,
donde tendrán que cambiar o adaptarse.
El área encargada de administrar los recursos económicos, para determinar con mayor
precisión el costo del proyecto. b) Responsable de su permiso
De igual forma, el proyecto deberá ser presentado al responsable de la organización o
unidad administrativa responsable de su ejecución y aprobación. Una vez delegado, el
gerente debe informar a todos los niveles de la jerarquía de la estructura de la
organización para preparar una guía de procedimientos, destacando los beneficios que se
derivarán del esfuerzo, para que todos puedan apoyar el proceso de construcción del
proyecto. Sin este requisito, la tarea de incorporar la prueba procesal se vería gravemente
entorpecida.
consiguiendo información
Como primer paso en este paso, es necesario obtener la lista de empleados que
participarán en la encuesta, teniendo en cuenta el alcance y las especificaciones del
trabajo. a) formación del personal
Una vez conformado un grupo de trabajo, se debe capacitar, no sólo en el manejo de los
medios de investigación que se utilizarán para recabar información, sino en todo el
proceso que se seguirá. Seguir para elaborar manual de procedimientos. . Por ello, se
debe informar a los participantes del objetivo que se persigue, así como de los métodos
de trabajo que se van a adoptar, el cronograma de actividades, los materiales a utilizar
(cuestionario, fórmula, etc.), el responsable del proyecto, las unidades de gestión
involucradas, el inventario de información para ingreso y asignación de trabajo a cada
persona. Cuando el grupo de trabajo es grande, puede ser apropiado formar subgrupos,
cada uno de los cuales es coordinado por una persona responsable que se encarga de
revisar y consolidar la información. Se debe realizar un estudio en un área experimental,
para comparar y luego evaluar los resultados obtenidos.
b) recopilar información
Los esfuerzos de recolección deben concentrarse en el registro de hechos que permitan
conocer y analizar información verdaderamente veraz y útil para la prueba procesal, de
modo que no se permitan errores de interpretación, dilaciones y despilfarro de recursos.
Asimismo, se debe aplicar un estándar discriminatorio, con base en el objetivo del estudio,
y su revisión y evaluación debe realizarse de manera permanente para mantener un curso
de acción uniforme. Esta actividad requiere mantener relaciones regulares con fuentes
internas que difunden información, así como con otros sitios físicos o áreas. Para recopilar
información de manera ágil y estructurada, se puede utilizar una o una combinación de las
siguientes técnicas de recopilación:
Búsqueda documental: Esta técnica permite la selección y análisis de artículos que
contengan datos de interés relacionados con la evidencia. Para ello se estudian
documentos como bases legales y administrativas, diarios oficiales, actas de asambleas,
circulares, oficios y todos aquellos que contengan información relacionada con la
investigación.
Consultoría de Sistemas de Información: Acceso a los sistemas informáticos que contienen
la información y los recursos que soportan la estructuración del directorio. Este
mecanismo permite recopilar información internamente y/o de sistemas externos a la
organización en red.
Encuesta: Este método consiste en la realización de entrevistas individuales en base a una
guía de preguntas preparadas. También se pueden utilizar cuestionarios para que las
entrevistas tengan un contenido estandarizado. Esta técnica es muy útil para recopilar
información preliminar para el análisis o para recomendar cambios o modificaciones.
La encuesta se puede realizar individualmente o combinando gerentes y empleados del
mismo campo o participando en el mismo tipo de tareas. También se puede recopilar
información de clientes y/o usuarios, proveedores de servicios y vendedores que
interactúan con la organización. Los cuestionarios utilizados en el cuestionario, utilizados
para recopilar la información requerida, consisten en una serie de preguntas escritas,
predeterminadas y secuenciales separadas por capítulos o temas específicos.
Esto significa ahorrar recursos y tiempo; Sin embargo, la calidad de la información
obtenida depende de su estructura y forma de presentación. En general, todos los
cuestionarios deben indicar claramente las razones de su preparación, asegurarse de que
las preguntas sean claras, concisas, secuenciadas lógicamente, bien formadas, fáciles de
responder y evitar demasiadas preguntas. Además, se pueden incluir instrucciones de
relleno para mostrarle cómo responderlas. Una entrevista consiste principalmente en
entrevistas individuales o grupales en las que se pide a los participantes que recopilen
información. Quizás este medio sea el más utilizado y pueda brindar una información más
completa y precisa, ya que el entrevistador, al comunicarse con el anfitrión, además de
recibir respuestas, también puede percibir situaciones y recibir opiniones. Para llevar a
cabo una entrevista positiva, se deben considerar los siguientes aspectos:
Claridad de objetivos: Para cubrir este aspecto, debe preparar con anticipación un
cuestionario o guía de entrevista que contenga los puntos principales que desea capturar.
Esta guía puede servir de marco para que al final de la misma se pueda comprobar si se ha
recopilado la información requerida. Cree un desglose del trabajo por adelantado: este
paso implica asignar responsabilidades y definir áreas para investigar.
Concierte una cita con anticipación: Es importante que los entrevistados estén disponibles
para brindar información con el tiempo y la tranquilidad necesarios para minimizar errores
y evitar interrupciones. Clasificación de la información obtenida: Esta etapa consiste en
distinguir la situación real de la situación relacionada con las propuestas de mejora, y
tratar de no confundir los dos lados.
Para ayudar y/o agilizar la captura de información, se puede recurrir al muestreo, que es
una técnica estadística auxiliar para inferir información sobre el universo en estudio, a
partir de un estudio parcial del universo, ese universo. Cuando el universo a estudiar es
grande, pero la información está estandarizada según estándares uniformes y requisitos
operacionales, se crea la posibilidad de conocer sus propiedades sin necesidad de
indagación o investigación. Echa un vistazo a todas las unidades y pregúntalas todas.
empleados.
Existen tablas de muestreo que, en función de las propiedades y el volumen de la
información, especifican la cantidad mínima de información representativa que la
población -la muestra- necesita recoger para que los resultados que de ella se obtengan
sean válidos.
Monitoreo Directo: Este recurso puede ser utilizado por técnicos o analistas en el área
física donde se está realizando el trabajo de la organización. Con base en el análisis de la
información recolectada, es recomendable tener discusiones con varios proveedores de
servicios en estas áreas para mejorarla o revisarla. Otra forma es que el jefe del área de
trabajo observe y comente ciertos puntos, los discuta directamente con los subordinados
y presente los resultados de su análisis al investigador. La ventaja de este procedimiento
es que debido a la familiaridad entre el superior y el subordinado, la información puede
ser más completa, pero habrá ocasiones en que el resultado no será el esperado, por
inhibiciones, problemas internos o la situación. Puede que no se corresponda con la
operación real.glosa
VIA GESTIOPOLIS
https://www.gestiopolis.com/creacion-de-un-manual-de-procedimientos/