Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Ir a contenido principal
Menú
VENTAS | LECTURA DE 14 MIN.
Índice de contenidos
1. ¿Qué es un manual de procedimientos?
2. ¿Cuál es la importancia de un manual de procedimientos?
3. ¿Para qué sirve un manual de procedimientos?
4. Características de los manuales de procedimientos
5. La estructura de un manual de procedimientos
6. Tipos de manuales de procedimientos
7. ¿Cómo hacer un manual de procedimientos?
8. 4 ejemplos de manuales de procedimientos reales
A nivel de gestión empresarial este documento es importante porque reúne políticas y
procedimientos que reflejan la visión, los valores y la cultura de la organización, así como
las necesidades y obligaciones de los empleados, debido a que proporciona información
relacionada con los procedimientos internos de la empresa.
El manual de procedimientos es un documento que contiene las reglas y pautas que indican
cómo deben ejecutarse ciertos procesos. Estos manuales permiten a las empresas guiar y
administrar sus operaciones, estrategias y flujos de trabajo hacia resultados óptimos, así
como mantener estándares de calidad y eficiencia.
Contar con un flujo de trabajo óptimo es esencial para asegurar la eficacia en los resultados
operativos de las organizaciones. Por lo tanto, si quieres mantener una comunicación
eficiente y continuar con el crecimiento de tu negocio es indispensable contar con un
manual de procedimientos.
A través de estas herramientas es posible crear un paradigma de trabajo que regule las
operaciones dentro de tu empresa y que asegure que se obtendrán los resultados esperados.
Veamos algunos de los beneficios específicos que tiene el uso de estas herramientas.
1. Ahorra tiempo
2. Control interno
Mantener una buena comunicación es fundamental para llevar a cabo un flujo de trabajo
óptimo en tu empresa. El manual de procedimientos es una herramienta de comunicación
que da un panorama general de aquello que busca tu empresa. En este sentido, ayuda a
crear una conciencia laboral compartida y evita que se distorsione la información.
5. Delimita la responsabilidad
6. Mejora la imagen
7. Establece expectativas
Tiene como fin estandarizar acciones, por lo que debe ser un documento de consulta
disponible para todos los involucrados en un proceso.
Debe incluir un análisis comprensivo del procedimiento, que ofrezca soluciones a diversas
situaciones y provea a quien lo consulta de información integral sobre la actividad a
realizar.
No puede ser solamente descriptivo, sino prescriptivo, por lo que debe exponer
lineamientos y no solo sugerencias de acción.
Debe establecer los límites de acción de los colaboradores y las responsabilidades en el
seguimiento de sus protocolos.
Son documentos escritos para quienes desempeñan sus funciones en la empresa, por lo que
deben estar adaptados para sus conocimientos técnicos, lenguajes y niveles de comprensión
analítica.
Por último, los manuales de procedimientos deben contener cierta información estructurada
de acuerdo con las necesidades de la empresa. Esta organización ayudará a que el contenido
sea mucho más fácil de comprender, que la exposición de procesos sea progresiva y que
haya una organización lógica de ideas. Revisemos los puntos más importantes que debe
contener tu manual.
Es lo primero que aparece en el documento. Elige el título que mejor se ajuste a los
procesos que vas a redactar; por ejemplo, puede ser un manual de procedimientos
comerciales, o un manual de procedimientos de recursos humanos.
5. Descripción de procesos
Esta es la sección más importante del manual, ya que contiene la descripción de lo que se
hace y cómo es que hay que hacerlo, así como dónde y con qué frecuencia. Esta sección
incluye los puestos de los responsables de cada operación que están involucrados en el
proceso.
6. Diagrama de flujo
El manual de procedimientos debe contener un diagrama de flujo que ilustre el
procedimiento en general y los responsables que intervienen en cada operación. Se trata de
una representación gráfica sencilla que facilita la comprensión del proceso.
7. Glosario de términos
Muchas veces hay términos que no son comprensibles para todas las personas que van a
consultar el manual de procedimientos. Por eso es recomendable agregar una sección al
final con un glosario de términos que permita ampliar el conocimiento sobre los conceptos
en los procesos y definir conceptos complejos, además de abreviaturas, acrónimos, etc. Con
esto evitarás confusiones.
En segundo lugar, se ofrece información más detallada sobre el documento, tal como las
normativas aplicables que acompañan al manual, la fecha de actualización y los
responsables de su diseño.
3. Descripción de procesos
El núcleo del documento está contenido en este apartado; incluye los pasos a seguir en una
secuencia ordenada y lógica que desemboca en el resultado final esperado.
4. Diagrama de flujo y responsables
Por último, el manual presenta un diagrama visual de los pasos a seguir, así como los
agentes que estarán involucrados en el cumplimiento de las funciones. Puedes ver que en
este caso el departamento de Recursos Humanos deberá estar presente en todo el
procedimiento, pero requerirá el apoyo del departamento de sistemas para la gestión de
plataformas digitales o en la aplicación de instrumentos de evaluación. Se determinan, al
mismo tiempo, los líderes del área para la selección del mejor talento.
A continuación, veamos los tipos de manuales de procedimientos.
Los manuales de procedimientos se dirigen a las personas, por lo que estos documentos
deben estar diseñados para acompañar a los trabajadores en la ejecución de sus actividades.
Sin embargo, muchas de las tareas que se llevan a cabo en una empresa no se realizan de
manera individual.
Es por ello que una forma de crear manuales de procedimientos es priorizando la forma en
que se ejecutará la acción. Este tipo de manuales requiere un análisis de la operatividad de
la empresa y de las capacidades de trabajo de la plantilla. Algunos ejemplos son:
Individuales, que están hechos para la capacitación y monitoreo de las actividades de cada
empleado de forma aislada.
Colectivos, que buscan establecer pautas de colaboración entre dos o más actores
empresariales.
Departamentales, que están diseñados para acompañar a los representantes de toda un área
de la organización.
Por ello, los manuales pueden optimizarse para ser comprensibles por el público objetivo.
Algunos ejemplos de manuales de acuerdo con su área son:
De procedimientos financieros, destinados a los departamentos contables.
De procedimientos de contratación, optimizados para el área de Recursos Humanos.
De procedimientos administrativos, dirigidos al personal que trabaja en oficina.
De procedimientos industriales, diseñados para la plantilla de trabajo en fábrica.
3. De acuerdo con su función
Por último, podemos categorizar los manuales de acuerdo con la función que desempeñarán
en la logística y operatividad de la empresa. Básicamente podemos hablar de dos
modalidades:
En algunos casos, es altamente recomendable integrar los tres tipos de manuales para hacer
más completo tu documento. Una forma de hacerlo es teniendo en cuenta los pasos que te
presentamos:
2. Ve de más a menos.
5. Señala responsabilidades.
Todas las organizaciones tienen procedimientos que se repiten de manera continua. Por eso
es importante que, antes de redactar el manual de procedimientos, definas bien tus objetivos
y luego te preguntes cuáles son los procesos que necesitan estar documentados, con el fin
de que se cumplan.
Si sabes qué es lo que quieres lograr con este manual entonces será mucho más fácil
identificar los procedimientos que necesitan aparecer en este documento.
2. Ve de más a menos
Un primer paso para aterrizar tus ideas es ver el panorama completo de tu organización
para comunicar eficientemente los objetivos de cada procedimiento. Este es un factor que
quienes consulten el manual deben conocer, pues ayuda a dar sentido a su tarea y a
entender la relevancia de su función dentro de la organización.
Una vez que hayas establecido los objetivos del manual que estás por redactar, es
importante que describas cuáles son los procesos que necesitan ser documentados, cómo se
relacionan y cuál es la secuencia lógica de pasos para asegurar el logro de los objetivos
comerciales que tienes planteados.
Asegúrate de incluir todo lo necesario para cumplir con las normas que garanticen la
calidad en los procesos, así como la precisión de los resultados operativos en tu empresa;
por ejemplo, las políticas de seguridad en el trabajo. Recuerda que estas deben ser flexibles
en caso de que algo salga mal y sea necesario realizar modificaciones.
5. Señala responsabilidades
Se trata de especificar cuáles son los roles —en los diferentes departamentos— que están
involucrados en los procesos incluidos en el manual de procedimientos, ya que algunos
podrían abarcar diferentes departamentos o equipos.
Crea un directorio con todos los equipos involucrados en la ejecución del procedimiento o
un organigrama empresarial y asegúrate de especificar cuál es el alcance de cada uno de
ellos; menciona quiénes están involucrados y cuáles son sus responsabilidades.
6. Redacta el documento siguiendo la estructura
Una vez que tengas toda la información organizada es momento de redactar el manual de
procedimientos siguiendo la estructura que ya mencionamos en este artículo. Recuerda
que este documento debe revisarse constantemente para comprobar que siga siendo vigente
o si necesita algunas modificaciones.
Tu documento final puede ser un manual tradicional impreso o puedes emplear otras
plataformas de consulta, como aplicaciones móviles o manuales digitales. Lo importante es
que sea un medio de fácil consulta para tus colaboradores.
El objetivo de este manual de procedimientos es contar con una herramienta de trabajo para
sistematizar las actividades de los diferentes procesos a cargo de las unidades
administrativas de la institución.
Es fundamental identificar cada una de las secciones para ayudar a los empleados a
encontrar lo que necesitan en el momento preciso. Como puedes ver en la imagen, este
manual tiene información sobre diferentes procedimientos en secciones separadas, cada una
resaltada en un formato destacado.
Imagen de Grupo Ofertur, S.A. de C.V.
En general, el manual de procedimientos puede parecer un gran desafío, pero bien vale la
pena contar con uno en tu empresa. Elige el formato que mejor se adapte a tus necesidades
y comienza a desarrollar tu manual de procedimientos hoy mismo.
Topics:
Mejora de procesos
Artículos relacionados
Funciones populares
Herramientas gratuitas
Empresa
Clientes
Partners
Facebook
Instagram
Youtube
Twitter
Linkedin
Medium
Tiktok
¡Error! Nombre de archivo no especificado.¡Error! Nombre de archivo no especificado.
Aspectos legales
Política de privacidad
Seguridad