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saber
cuándo y cómo hacerlos más eficientes. Si estos manuales son diseñados con la suficiente
atención, pueden hacer que los procedimientos se ejecuten rápida y eficientemente.
4. Mejora la comunicación
Mantener una buena comunicación es fundamental para llevar a cabo un flujo de trabajo
óptimo en tu empresa. El manual de procedimientos es una herramienta de comunicación que
da un panorama general de aquello que busca tu empresa. En este sentido, ayuda a crear una
conciencia laboral compartida y evita que se distorsione la información.
5. Delimita la responsabilidad
Estos documentos contienen los procedimientos estándares que permiten prevenir accidentes.
En caso de que llegara a ocurrir un problema, tu manual servirá como evidencia de que se hizo
una evaluación previa sobre las regulaciones, seguridad y control de calidad del
procedimiento; además, que hay acciones ya establecidas y reguladas.
6. Mejora la imagen
7. Establece expectativas
Tiene como fin estandarizar acciones, por lo que debe ser un documento de consulta
disponible para todos los involucrados en un proceso.
No puede ser solamente descriptivo, sino prescriptivo, por lo que debe exponer
lineamientos y no solo sugerencias de acción.
Por último, los manuales de procedimientos deben contener cierta información estructurada
de acuerdo con las necesidades de la empresa. Esta organización ayudará a que el contenido
sea mucho más fácil de comprender, que la exposición de procesos sea progresiva y que haya
una organización lógica de ideas. Revisemos los puntos más importantes que debe contener tu
manual.
Es lo primero que aparece en el documento. Elige el título que mejor se ajuste a los procesos
que vas a redactar; por ejemplo, puede ser un manual de procedimientos comerciales, o un
manual de procedimientos de recursos humanos.
Este apartado representa el motivo por el cual estás redactando este documento; debe
proporcionar una visión integral de los procesos que lo componen.
3. Marco normativo
4. Revisiones y responsables
5. Descripción de procesos
Esta es la sección más importante del manual, ya que contiene la descripción de lo que se
hace y cómo es que hay que hacerlo, así como dónde y con qué frecuencia. Esta sección
incluye los puestos de los responsables de cada operación que están involucrados en el
proceso.
6. Diagrama de flujo
7. Glosario de términos
Muchas veces hay términos que no son comprensibles para todas las personas que van a
consultar el manual de procedimientos. Por eso es recomendable agregar una sección al final
con un glosario de términos que permita ampliar el conocimiento sobre los conceptos en los
procesos y definir conceptos complejos, además de abreviaturas, acrónimos, etc. Con esto
evitarás confusiones.
Para comenzar el manual se ha elegido un título claro y sintético que incluye el procedimiento
a cumplir y el periodo en el que será aplicable. Asimismo, se describe el objetivo general del
manual y su incidencia en el proceso de selección de personal administrativo.
2. Información adicional del manual
En segundo lugar, se ofrece información más detallada sobre el documento, tal como las
normativas aplicables que acompañan al manual, la fecha de actualización y los responsables
de su diseño.
3. Descripción de procesos
El núcleo del documento está contenido en este apartado; incluye los pasos a seguir en una
secuencia ordenada y lógica que desemboca en el resultado final esperado.
4. Diagrama de flujo y responsables
Por último, el manual presenta un diagrama visual de los pasos a seguir, así como los agentes
que estarán involucrados en el cumplimiento de las funciones. Puedes ver que en este caso el
departamento de Recursos Humanos deberá estar presente en todo el procedimiento, pero
requerirá el apoyo del departamento de sistemas para la gestión de plataformas digitales o en
la aplicación de instrumentos de evaluación. Se determinan, al mismo tiempo, los líderes del
área para la selección del mejor talento.
A continuación, veamos los tipos de manuales de procedimientos.
La siguiente categorización te ayudará a comprender las generalidades que deben cumplir los
manuales, dependiendo del uso que quieras darles.
Los manuales de procedimientos se dirigen a las personas, por lo que estos documentos deben
estar diseñados para acompañar a los trabajadores en la ejecución de sus actividades. Sin
embargo, muchas de las tareas que se llevan a cabo en una empresa no se realizan de manera
individual.
Es por ello que una forma de crear manuales de procedimientos es priorizando la forma en
que se ejecutará la acción. Este tipo de manuales requiere un análisis de la operatividad de la
empresa y de las capacidades de trabajo de la plantilla. Algunos ejemplos son:
Colectivos, que buscan establecer pautas de colaboración entre dos o más actores
empresariales.
De esta categorización surge el siguiente tipo de manuales operativos: aquellos que dependen
del área al que se dirigen.
Por ello, los manuales pueden optimizarse para ser comprensibles por el público objetivo.
Algunos ejemplos de manuales de acuerdo con su área son:
Por último, podemos categorizar los manuales de acuerdo con la función que desempeñarán
en la logística y operatividad de la empresa. Básicamente podemos hablar de dos modalidades:
En algunos casos, es altamente recomendable integrar los tres tipos de manuales para hacer
más completo tu documento. Una forma de hacerlo es teniendo en cuenta los pasos que te
presentamos:
2. Ve de más a menos.
5. Señala responsabilidades.
Todas las organizaciones tienen procedimientos que se repiten de manera continua. Por eso es
importante que, antes de redactar el manual de procedimientos, definas bien tus objetivos y
luego te preguntes cuáles son los procesos que necesitan estar documentados, con el fin
de que se cumplan.
Si sabes qué es lo que quieres lograr con este manual entonces será mucho más fácil
identificar los procedimientos que necesitan aparecer en este documento.
2. Ve de más a menos
Un primer paso para aterrizar tus ideas es ver el panorama completo de tu organización para
comunicar eficientemente los objetivos de cada procedimiento. Este es un factor que quienes
consulten el manual deben conocer, pues ayuda a dar sentido a su tarea y a entender la
relevancia de su función dentro de la organización.
Asegúrate de incluir todo lo necesario para cumplir con las normas que garanticen la calidad
en los procesos, así como la precisión de los resultados operativos en tu empresa; por ejemplo,
las políticas de seguridad en el trabajo. Recuerda que estas deben ser flexibles en caso de que
algo salga mal y sea necesario realizar modificaciones.
5. Señala responsabilidades
Se trata de especificar cuáles son los roles —en los diferentes departamentos— que están
involucrados en los procesos incluidos en el manual de procedimientos, ya que algunos
podrían abarcar diferentes departamentos o equipos.
Crea un directorio con todos los equipos involucrados en la ejecución del procedimiento o un
organigrama empresarial y asegúrate de especificar cuál es el alcance de cada uno de
ellos; menciona quiénes están involucrados y cuáles son sus responsabilidades.
Una vez que tengas toda la información organizada es momento de redactar el manual de
procedimientos siguiendo la estructura que ya mencionamos en este artículo. Recuerda
que este documento debe revisarse constantemente para comprobar que siga siendo vigente
o si necesita algunas modificaciones.
Tu documento final puede ser un manual tradicional impreso o puedes emplear otras
plataformas de consulta, como aplicaciones móviles o manuales digitales. Lo importante es
que sea un medio de fácil consulta para tus colaboradores.
Es fundamental identificar cada una de las secciones para ayudar a los empleados a encontrar
lo que necesitan en el momento preciso. Como puedes ver en la imagen, este manual tiene
información sobre diferentes procedimientos en secciones separadas, cada una resaltada en
un formato destacado.