REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA

“JUAN PABLO PÉREZ ALFONZO”
IUTEPAL
MARACAY – EDO. ARAGUA

MANUALES

Profesor: Saúl Escalona Alumna: Adriana María Marín Torrivilla

Sección: 1023 Adm. De Empresas

Maracay 02 julio. 22
Definición

Se denomina manual a toda guía de instrucciones que sirve para el uso de un

dispositivo, la corrección de problemas o el establecimiento de procedimientos de
trabajo. Los manuales son de enorme relevancia a la hora de transmitir
información que sirva a las personas a desenvolverse en una situación
determinada. En general los manuales son frecuentes acompañando a un
determinado producto que se ofrece al mercado, como una forma de soporte al
cliente que lo adquiere.

Por su naturaleza o área de aplicación

 Micro administrativo: Son los manuales que corresponden a una sola

organización. Pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a
alguna de sus areas en forma específica.
 Macro administrativos: Son los documentos que contienen información de
mas de una organización.
 Meso administrativos: Incluyen a una o mas organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo específico. El término meso administrativo se
usa normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en
el sector privado.

Características

 Agilizar el proceso de toma de decisiones

 Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles
intermedios.
 Servir de base para una constante y efectiva revisión.
 Exponer en forma detallada

Ventajas

 Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

 Ayudan a institucionalizar y establecer objetivos, políticas, procedimiento,
funciones, normas, etc.
 Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.
 Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos a través del
tiempo.

Por su contenido

 De organización: Contienen información detallada referente a los

antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, organigrama misión y
funciones organizacionales. Cuando corresponden a un area específica
incluyen la descripción de puestos; de manera opcional pueden presentar el
directorio de la organización.
 De procedimientos: Constituyen un instrumento técnico que incorpora
información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones
concatenadas entre sí para realizar una función actividad o tarea específica
en una organización.
 Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica
sobre el Organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y
posición actual.
 Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la
estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las
relaciones.
 Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los
lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los
objetivos. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por
escrito, permite:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones

b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles

intermedios.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

  Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de
personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la
elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la
confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de
'políticas y procedimientos', el de 'historia y organización', en si consiste en
combinar dos o mas categorías que se interrelacionan en la practica
administrativa.

Características

 Es el más genérico de los manuales.

 Busca plasmar todo el funcionamiento de una corporación.
 Plantea el modo de organizar la actividad administrativa.
 Comprende aspectos complejos, intermedios y básicos de los procesos.

Ventajas

 Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

 Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas
el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por
excepción.
 Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás
de la organización.
 Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

Por su función especifica

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar.

Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales

 Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las

instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su
mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de
fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de
 producción), es tan reconocida, que, en las operaciones de fabricación, los
manuales se aceptan y usan ampliamente.
 Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste
en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos
a utilizar que afectan sus actividades.
 Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo
y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas
de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es
necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.
 Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades
financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas
instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados
con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información
financiera.
 Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la
contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal
interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales
como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema
contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de
la elaboración de información financiera.
 Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de
procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos mas
importantes que puede contener este tipo de manual estan los siguientes:
operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones,
entre otros.
 Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a
comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se
refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos
como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos
para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de
servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.
  Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función
operacional determinada. Se elabora como fuente basica de referencia para
la unidad administrativa responsable de la actividad y como información
general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo
de 'Manual técnico de auditoría administrativa'.
 Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las
labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son
comúnmente más detallados que un manual de procedimientos.

Características

 Interpreta las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a

lograr su mejor y pronta solución.
 señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información
comprendidas en el trabajo de ventas.
 Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos
los niveles de la administración.
 Contiene aspectos tales como: estructura orgánica del departamento,
descripción del sistema contable, operaciones internas del personal,
manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.

Ventajas

 Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

 Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a
través del tiempo.
 Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
 Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

Pasos para su elaboración

Entonces, ¿qué elementos debe contener un manual de procedimientos?

 Todo manual debe contener la información básica de cualquier documento,

como es una portada con identificación y nombre del procedimiento a
 describir, así como logotipo de la empresa. Adicionalmente un índice y una
introducción al mismo.

 Para que el manual tenga sentido, debe tener un objetivo claro del
procedimiento que se detallará, pues como hemos indicado, es una
descripción de tareas pero que ordenadas y en secuencia nos llevarán a
una meta, la cual desde el principio debe quedar clara para el lector y
plasmada en el objetivo.
 Toda tarea debe siempre tener claramente definidos los responsables y el
alcance de la tarea a realizar, esto es, explicar detenidamente qué
personas y/o departamentos de la empresa se involucrarán y quiénes son
los responsables de cada acción a realizarse.
 Ahora bien, ya que tenemos claridad del objetivo a buscar y los
responsables que participarán en las actividades a describir, habrá
entonces que describir las actividades o como se dice correctamente,
explicar el procedimiento. Esto es, describir paso a paso lo que se debe
realizar y quién es el responsable de cada tarea y acción.
 En las empresas, los procesos exigen llevar a cabo el seguimiento de las
acciones a través de una serie de formatos, documentos, mensajes,
comunicados, etcétera. Esto es, para cada una de las acciones puede
corresponder completar un formato, enviar un correo electrónico, elaborar
un oficio, en fin, documentos que sustentan el que las acciones se hayan
llevado a cabo, así que el manual debe contener los formatos de cada uno
de esos documentos que se utilizarán.
 Ya con toda esta información se deben incluir en el manual diagramas de
flujo, que permitan saber cuál es la secuencia de la información o de los
documentos a lo largo del procedimiento que se describe.

CONCLUSIONES GENERALES
 El manual de procedimientos es un documento que contiene las reglas y
pautas sobre cómo deben ejecutarse ciertos procesos; permite a las empresas
guiar sus operaciones, estrategias y flujos de trabajo hacia resultados óptimos. Es
una herramienta clave para cualquier organización, ya que si se diseña de manera
correcta conlleva muchos beneficios para el cumplimiento de los estándares, la
seguridad de los empleados y la simplificación de la comunicación. Te
presentamos sus ventajas punto por punto.

Hasta aquí podemos decir que éstos son los elementos básicos de todo manual
de procedimientos, que es el objetivo, asignar responsabilidades, describir el
proceso, utilizar formatos y finalmente un diagrama que permita visualizar el flujo
del trabajo.

Pero el objetivo de un manual de procedimientos no termina el día que se

concluye su redacción, más bien ahí es apenas cuando comienza la tarea de un
manual de procedimientos, ya que, si su objetivo es estandarizar los procesos de
la empresa, eso quiere decir que todos en la organización deberán apegarse al
procedimiento planteado en el propio manual.

De esta manera, la tarea del manual de procedimiento es también ser una guía
para que al final de algún periodo o como parte de una auditoría de calidad, la
persona responsable de revisar que los procesos se cumplan como se indicaron
en el manual, pueda comprobar que lo escrito en el manual sea efectivamente lo
que en la práctica se lleva a cabo.

El manual de procedimientos, como se puede ver, es una importante herramienta

para asegurar que la empresa opera siempre bajo los mismos criterios además de
asegurar que las personas no se lleven el conocimiento generado y que es
propiedad de la empresa.