MANUAL DE

PROCEDIMINETOS

Integrantes: Gabriela Gutiérrez Copa

Deysi Apaza Calderón
Miriam Vargas
Roció Condori Mamani
Giuliana Navarro Ortega
Rodrigo Poma Sanga

Materia: Gabinete Contable Informatico

Docente: Ismael Aguilar

2023
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El manual de procedimientos es un documento que describe de manera detallada,
sistemática y comprensible los diferentes pasos y operaciones necesarios para llevar a cabo
las funciones de una organización, empresa o departamento específico a través de una
estandarización de los procesos

Está diseñado como una herramienta administrativa de uso cotidiano debido a que permite
guiar al trabajador ante cualquier duda. También facilita el control interno de la
organización ya que detalla las labores que se debe llevar acabo.

Los procedimientos tienen que ver con labores, acciones concretas, los materiales que
involucran, el orden en que se realizan y el tiempo estimado que toma realizar cierta
producción o actividad.

Importancia.

Empresas pequeñas. - debido a que las áreas o responsabilidades no suelen estar bien
definidas. carecen de manuales de procedimientos.

Empresas medianas y grandes. - se debe contar con manuales de procedimientos para

mantener una comunicación eficiente.

Objetivó

El objetivo del manual de procedimientos es establecer para los trabajadores los pasos a
seguir, procedimientos a cumplir y resultados esperados a obtener al realizar una actividad
dentro de la organización.

Ventajas del manual de procedimientos.

Ahorra tiempo: es un documento que permite capacitar a los nuevos empleados y

resuelve dudas de algún proceso en específico.
Control interno: Ayudan con la toma de decisiones, identificar irregularidades y
evitar fallas.
Optimizar los procesos: ayuda a comprender a fondo el desarrollo de cada
proceso que se realiza dentro de la empresa, para que se ejecuten de manera rápida y
eficiente.
 Mejora la comunicación: da un panorama general de lo que busca la empresa,
ayuda a crear una conciencia laboral comparativa y evita que se distorsione la
información.
Delimita las responsabilidades: contiene los procedimientos estándares que
permiten previnir accidentes.
Mejora la imagen: Muestra una imagen profesional
Establece expectativas: Permite seguir normar y acciones adecuadas para cumplir
con las metas que la empresa se ha trazado. Al comprender los motivos que están
detras de un objetivo y el propósito de un proceso, es mucho más sencillo crear
expectativas reales y tener claro lo que se espera de cada uno.

Características de los manuales de procedimientos

Un manual de procedimientos debe contener información estructurada de acuerdo con

las necesidades de la empresa, esto ayudara a que el contendió sea fácil de comprender,
la exposición de procesos sea progresiva y que haya una organización lógica de ideas.

Algunas de sus características particulares de estos documentos son:

Tiene como fin estandarizar acciones, debe ser un documento que sirva como
consulta y que esté disponible para los trabajadores involucrados en un proceso.
Debe incluir un análisis compresivo del procedimiento, que ofrezca
soluciones a diversas situaciones y provee a quien lo consulta de información
integrada sobre la actividad a realizar.
Debe ser descriptivo y prescriptivo, que no solo es una sugerencia de acciones
si no también expone lineamientos que se deben cumplir.
Debe establecer límites de acción de los colaboradores y las responsabilidades
en el seguimiento de sus protocolos.
Son documentos escritos para quienes desempeñan sus funciones en la
empresa, por lo que deben estar adaptados para sus conocimientos técnicos,
lenguajes, y niveles de comprensión analítica.

Estructura de un manual de procedimientos

 1. Titulo

2. Marco normativo

3. Objetivo del documento

4. Revisiones y responsables

5. Descripción del proceso

6. Diagrama de flujos

7. Glosario de términos.
1. Titulo.

Se debe elegir un título que vaya acorde con los procesos que se redacta, puede ser un
manual de procedimientos comerciales, manual de procedimientos de recursos humanos.

2. Objetivo del documento.

Se debe plasmar el motivo por el cual se está redactando el documento, debe proporcionar
una visión integral de los procesos que los componen.

3. Marco Normativo.

Se debe mencionar cuales son las normas de la organización, establecidas a través de sus
valores, la misión y visión. Con esto es posible alinear el enfoque empresarial de una
organización.

4.Resivisiones y responsabilidades.

Un manual de procedimientos se actualiza continuamente, por lo que se debe mencionar

cuando fue redactado y cuáles fueron sus últimas revisiones y por último debe indicar
quienes son las personas responsables de actualizar este documento.

5. Descripción del proceso.

Se describe que se debe hacer y cómo es que se debe hacer, así como dónde y con qué
frecuencia. En esta sección incluye los puestos de los responsables de cada operación que
están involucradas en el proceso.

6. Diagrama de flujo.

Un manual de procedimientos debe contener un diagrama de flujos que ilustre el

procedimiento en general y los responsables que intervienen en cada operación. Trata de
una representación grafica sencilla que facilita la comprensión del proceso.

7.Glosario de términos.

Al momento de consultar el glosario, la terminología no suele ser comprensible. Por eso es

necesario incluir una sección al final con un glosario de términos que permiten ampliar el
conocimiento sobre los conceptos complejos, abreviaturas, acrónimos, etc.

Ejemplo de estructura de manual de procedimientos

1. Datos generales sobre el documento

Para comenzar el manual se ha elegido un título claro y sintético que incluye el

procedimiento a cumplir y el periodo en el que será aplicable. Asimismo, se describe el
objetivo general del manual y su incidencia en el proceso de selección de personal
administrativo.
2. Información adicional del manual

En segundo lugar, se ofrece información más detallada sobre el documento, tal como las
normativas aplicables que acompañan al manual, la fecha de actualización y los
responsables de su diseño.
3. Descripción de procesos

El núcleo del documento está contenido en este apartado; incluye los pasos a seguir en una
secuencia ordenada y lógica que desemboca en el resultado final esperado.
4. Diagrama de flujo y responsables

Por último, el manual presenta un diagrama visual de los pasos a seguir, así como los
agentes que estarán involucrados en el cumplimiento de las funciones. Puedes ver que en
este caso el departamento de Recursos Humanos deberá estar presente en todo el
procedimiento, pero requerirá el apoyo del departamento de sistemas para la gestión de
plataformas digitales o en la aplicación de instrumentos de evaluación. Se determinan, al
mismo tiempo, los líderes del área para la selección del mejor talento.

Tipos de manuales de procedimientos

1. De acuerdo con su ejecución

2. De acuerdo con su área

3. De acuerdo con su función

La finalidad de los manuales de procedimientos es ofrecer información completa, ordenada

y útil para cumplir con una actividad específica. Esto significa que cada manual debe estar
diseñado para la tarea a realizar. Debido a que en las empresas existe una gran cantidad de
procedimientos por cumplir, hay también una gran multiplicidad de manuales.

La siguiente categorización te ayudará a comprender las generalidades que deben cumplir

los manuales, dependiendo del uso que quieras darles.

1. De acuerdo con su ejecución

Los manuales de procedimientos se dirigen a las personas, por lo que estos documentos
deben estar diseñados para acompañar a los trabajadores en la ejecución de sus actividades.
Sin embargo, muchas de las tareas que se llevan a cabo en una empresa no se realizan de
manera individual.

Es por ello que una forma de crear manuales de procedimientos es priorizando la forma en
que se ejecutará la acción.

Algunos ejemplos son:

Individuales, que están hechos para la capacitación y monitoreo de las actividades

de cada empleado de forma aislada.

Colectivos, que buscan establecer pautas de colaboración entre dos o más actores
empresariales.

Departamentales, que están diseñados para acompañar a los representantes de toda

un área de la organización.

De esta categorización surge el siguiente tipo de manuales operativos: aquellos que

dependen del área al que se dirigen.

2. De acuerdo con su área

Otra manera de realizar manuales de procedimientos es poniendo atención en el

departamento al que se dirige el documento. Cada área tiene conocimientos técnicos
específicos, posee habilidades analíticas diferentes y utiliza distintos lenguajes de
comunicación

Algunos ejemplos de manuales de acuerdo con su área son:

 De procedimientos financieros, destinados a los departamentos contables.

De procedimientos de contratación, optimizados para el área de Recursos

Humanos.

De procedimientos administrativos, dirigidos al personal que trabaja en oficina.

De procedimientos industriales, diseñados para la plantilla de trabajo en fábrica.

3. De acuerdo con su función

Por último, se puede categorizar los manuales de acuerdo con la función que desempeñarán
en la logística y operatividad de la empresa. Básicamente podemos hablar de dos
modalidades:

Manuales de procedimiento general, que ayudan a que los líderes y directivos

vigilen el cumplimiento de las metas desde una perspectiva panorámica y gestionen
adecuadamente los procedimientos específicos.

Manuales de procedimiento específico, que contienen toda la información

detallada de los requerimientos para cumplir con una función particular
eficientemente.

En algunos casos, es altamente recomendable integrar los tres tipos de manuales para hacer
más completo el documento.

¿Como realizar un manual de procedimientos?

1. Establece los objetivos

Es importante que antes de redactar el manual de procedimientos se defina bien los

objetivos y luego preguntarse cuáles son los procesos que necesitan estar documentados,
con el fin de que se cumplan.

2. Ve de más a menos

Como primer paso para aclarar las ideas, es ver el panorama completo de la organización
para comunicar eficientemente los objetivos de cada procedimiento. Este es un factor que
quienes consulten el manual deben conocer, pues ayuda a dar sentido a su tarea y a
entender la relevancia de su función dentro de la organización.

Es como un mapa general donde muestra qué agentes o departamentos se ven involucrados
en la ejecución de cada paso, con qué recursos cuenta el personal y en qué momento del
plan operativo incide el procedimiento. Al tener claro estos puntos se puede comenzar a
examinar los pasos específicos de la tarea a estandarizar.

3. Describe los procesos y su alcance

Es importante que describir cuáles son los procesos que necesitan ser documentados, cómo
se relacionan y cuál es la secuencia lógica de pasos para asegurar el logro de los objetivos
que se tienen planteados.

Para redactar correctamente un manual de procedimientos debe apoyarse en los líderes de

departamento, pues son ellos quienes mejor conocen la operatividad de su área.
Naturalmente, se puede preguntar a los trabajadores cómo creen que deba realizarse su
trabajo para conocer cada detalle del proceso y, de esta forma, ser más puntual en los pasos
a seguir. Recuerda que la claridad y la facilidad de consulta son la clave para que un
manual sea exitoso.

4. Incluye las normas y políticas

Un manual de procedimientos es un documento que trata de información detallada de una

actividad específica, por lo que siempre debe estar regida por los códigos de conducta de la
organización, los objetivos empresariales y, naturalmente, por las normas establecidas.

Se debe incluir todo lo necesario para cumplir con las normas que garanticen la calidad en
los procesos, así como la precisión de los resultados operativos de la empresa; por ejemplo,
las políticas de seguridad en el trabajo. Recuerda que estas deben ser flexibles en caso de
que algo salga mal y sea necesario realizar modificaciones.

5. Señala responsabilidades
Se trata de especificar cuáles son los roles ,en los diferentes departamentos, que están
involucrados en los procesos incluidos en el manual de procedimientos, ya que algunos
podrían abarcar diferentes departamentos o equipos.

Crea un directorio con todos los equipos involucrados en la ejecución del procedimiento o
un organigrama empresarial y se debe especificar cuál es el alcance de cada uno de ellos;
menciona quiénes están involucrados y cuáles son sus responsabilidades.

6. Redacta el documento siguiendo la estructura

Una vez que tengas toda la información organizada es momento de redactar el manual de
procedimientos siguiendo la estructura ya mencionada. Este documento debe revisarse
constantemente para comprobar que siga siendo vigente o si necesita algunas
modificaciones.

Tu documento final puede ser un manual tradicional impreso o puedes emplear otras
plataformas de consulta, como aplicaciones móviles o manuales digitales. Lo importante es
que sea un medio de fácil consulta para tus colaboradores.