TEMA # 5

MANUALES
ADMINISTRATIVOS
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1. Manuales Administrativos

Es un documento que indicará

las actividades a ser cumplidas
por los miembros de un
organismo.
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Ventajas

1.- Logra y mantiene un sólido plan de organización.

2.- Asegura que todos los interesados tengan una
adecuada comprensión del plan general y de sus
propios papeles y relaciones pertinentes.
3.- Facilita el estudio de los problemas de la
organización.
4.- Sistematiza la iniciación, la aprobación y
publicación de las modificaciones necesarias en la
organización.
5.- Sirve como una guía eficaz para la preparación,
clasificación y compensación del personal clave.
 Ventajas
6.-Determina la responsabilidad de cada puesto y su
relación con los demás de la organización.
7.- Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado
de autoridad de los diversos niveles.
8.- Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los
objetivos, las políticas, los procedimientos, las
funciones, las normas, etc.
9.- Evitan discusiones y mal entendidos, de las
operaciones.
10.- Aseguran continuidad y coherencia en los
procedimientos y normas a través del tiempo
 Desventajas o limitaciones
1. Muchas compañías consideran que son demasiado
pequeñas para necesitar un manual que describa
asuntos que son muy conocidos para todos.
2. Algunas consideran que es demasiado caro,
limitativo y laborioso preparar un manual y
conservarlo al día.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una
estricta reglamentación y rigidez.
4. Su deficiente elaboración provoca serios
inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
5. El costo de producción y actualización puede ser
alto.
6. Si no se actualiza periódicamente pierde
efectividad
7. Deja a un lado los aspectos informales de la
Clasificación de Manuales Administrativos
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2. Clasificación de los Manuales Administrativos

1. Manuales Administrativos por su

Contenido.
2. Manuales Administrativos por su
Función Específica.
3. Manual Administrativo General.
4. Manuales Administrativos
Específicos
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Clasificación de los Manuales Administrativos

1. Manuales Administrativos por su Contenido

Se refiere al contenido del manual

para cubrir una variedad de
materias, dentro de este tipo
tenemos los siguientes:
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Manuales Administrativos por su Contenido

1.1. Manual de historia del

organismo.
1.2. Manual de organización.
1.3. Manual de políticas.
1.4. Manual de procedimientos.
1.5. Manual de contenido múltiple .
Manual de historia del organismo.

Su propósito es proporcionar información

histórica sobre el organismo, sus
comienzos, crecimientos, logros,
administración, y posición actual. Esto le
da al empleado un panorama
instrospectivo de la tradición y filosofía del
organismo, motiva al personal a sentir que
pertenece y forma parte de la organización
 Manual de organización.

Su propósito es exponer en forma

detallada la estructura organizacional
formal a través de la descripción de los
objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos,
y las relaciones.
 Manual de Políticas
Consiste en una descripción detallada de los
lineamientos a seguidos en la toma de
decisiones para el logro de los objetivos. El
conocer de una organización proporciona el
marco principal sobre el cual se basan todas
las acciones.
- Agilizar el proceso de toma de decisiones.
- Facilitar la descentralización, al
suministrar lineamientos a niveles
intermedios
Manual de procedimientos.
Es la expresión analítica de los
procedimientos administrativos a través
de los cuales se canaliza la actividad
operativa del organismo.
Es una guía (como hacer las cosas) de
trabajo al personal y es muy valiosa
para orientar al personal nuevo.
Manual de contenido múltiple
 Manual de contenido múltiple

Combinar dos o más categorías que se

interrelacionan en la práctica
administrativa, manual de políticas y
procedimientos o el de historia y
organización.
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Clasificación de los Manuales Administrativos

2. Manuales Administrativos por su Función

Especifica

Esta clasificación se refiere a una

función operacional específica a
tratar. Dentro de este apartado
puede haber los siguientes
manuales:
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Manuales Administrativos por su Función Específica

2.1. Manual de producción

2.2. Manual de compras
2.3. Manual de ventas
2.4. Manual de finanzas
2.5. Manual de contabilidad
2.6. Manual de crédito y cobranzas
2.7. Manual de personal
 Manual de producción

Consiste en abarcar la necesidad e

interpretar las instrucciones en base a
los problemas cotidianos tendientes a
lograr su mejor y pronta solución.
 Manual de compras

El proceso de comprar debe estar por

escrito; consiste en definir el alcance de
compras, definir la función de comprar,
los métodos a utilizar que afectan sus
actividades
 Manual de ventas

Consiste en señalar los aspectos

esenciales del trabajo y las rutinas de
información comprendidas en el trabajo
de ventas (políticas de ventas,
procedimientos, controles, etc.) Al
personal de ventas es necesario darle
un marco de referencia para tomar
decisiones cotidianas.
 Manual de Finanzas

Consiste en asentar por escrito las

responsabilidades financieras en todos
los niveles de la administración,
contiene numerosas instrucciones
específicas a quienes en las
organización están involucrados con el
manejo de dinero, proctección de bienes
y suministro de información financiera
 Manual de contabilidad

Trata acerca de los principios y técnicas de

la contabilidad. Se elabora como fuente de
referencia para todo el personal interesado
en esta actividad. Este manual puede
contener aspectos tales como: estructura
orgánica del departamento, descripción del
sistema contable, operaciones internas del
personal, manejo de registros, control de la
elaboración de información financiera
 Manual de crédito y cobranzas

Se encuentran las operaciones de

créditos y cobranzas, control y cobro de
las operaciones, entre otros.
 Manual de Personal
Abarca una serie de consideraciones
para ayudar a comunicar las actividades
y políticas de la dirección superior en lo
que se refiere a personal. Los manuales
de personal podrán contener aspectos
como: reclutamiento y selección,
administración de personal,
lineamientos para el manejo de
conflictos personales, políticas de
personal
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Manuales Administrativos

3. Manual Administrativo General

Se refiere a todo el organismo en su

conjunto, dentro de este tenemos a
los siguientes manuales:
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Manual Administrativo General

3.1 Manuales generales de organización:

3.2. Manual general de procedimientos:
3.3. Manual general de políticas.
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Manuales Administrativos

4. Manuales Administrativos Específicos.

4.1. Manual específico de reclutamiento y

selección.
4.2. Manual específico de auditoría interna.
4.3. Manual específico de políticas de
personal.
4.4. Manual específico de procedimientos de
tesorería.
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Estructuras de los Manuales Administrativos

a. Manual de Funciones: Es un
documento que indicará las
actividades a ser cumplidas por los
miembros de un organismo.
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Estructuras de los Manuales Administrativos

b. Manual de Procedimientos: Es el
detalle cronológico de pasos para
llevar a cabo determinada tarea.
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Análisis y Descripción de Puestos

a. Análisis de puestos de trabajo:

procedimiento de obtención de información
acerca de los puestos: su contenido, los
aspectos y condiciones que los rodean.
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Análisis y Descripción de Puestos

b. Descripción de puestos de trabajo:

Refleja el contenido del puesto así como las
responsabilidades y deberes inherentes al
mismo.
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Estructuras de los Manuales Administrativos

a. Educación formal.
b. Educación específica.
c. Experiencia.
d. Cualidades personales.
e. Funciones y responsabilidades.
f. Cargos de rotación.
g. Inmediato superior.
h. Delegación de autoridad.