11.

CUALES SON LOS DOCUMENTOS QUE DEBE CONSERVAR LA

EMPRESA DEL SG-SST
El Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.13, establece que los registros y
documentos que soportan el SG-SST deben ser conservados durante 20 años, a
partir de que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.
Artículo 2.2.4.6.13. Conservación de los documentos. El empleador debe
conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST de manera
controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles,
protegidos contra daño, deterioro o pérdida.
Los siguientes documentos y registros deben ser conservados por un periodo
mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación
laboral del trabajador con la empresa:
 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores,
así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro
de los trabajadores.
 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como
resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos
en seguridad y salud en el trabajo;
 Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en
seguridad y salud en el trabajo.
 Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal
Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y
cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique,
acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.
 Información laboral de nómina
La información laboral relacionada con la nómina, son todos los documentos que
se generan durante la relación laboral e identifican pagos realizados al trabajador
o a entidades a las cuales se encuentra afiliado. Los documentos que se deben
conservar son, entre otros:
 Comprobantes de nómina (mensuales o quincenales según se establezca
el periodo de pago en el contrato).
 Aportes a la administradora de cesantías
 Aportes voluntarios a pensión
 Pagos de seguridad social (salud, pensión, caja de compensación, ARL,
etc.)
 Pagos de cesantías realizados directos al trabajador
 Copia de consignación o transferencias realizadas al trabajador
 Certificados tributarios entregados al trabajador (declaración de ingresos y
retenciones, etc.)
  Relación de descuentos
 Horas extras
Tiempo de retención documental recomendado: 80 años.  Los primeros dos años
en el archivo de gestión y 78 años en el archivo central de la empresa
 Historias clínicas ocupacionales
Cuando la empresa cuente con un médico laboral en la organización, podrá
gestionar toda la historia clínica de los trabajadores, en otro caso, los documentos
que debe conservar la empresa son:
 Comunicación de presentación de exámenes médicos (ingreso, periódicos,
retiro)
 Certificado correspondiente a exámenes médicos periódicos
 Certificado correspondiente a examen médico de ingreso
 Certificado correspondiente a examen médico de retiro
 Estudio de enfermedad profesional (cuando aplique)
Tiempo de retención recomendado: 20 años. Un año en el archivo de gestión y 19
años en el archivo central.
 Historia laboral
La historial laboral es una serie documental de manejo y acceso reservado por
parte de las áreas de Talento Humano o quien tenga sus funciones, en donde se
conservan cronológicamente todos los documentos de carácter administrativo
relacionados con el vínculo laboral que se establece entre la empresa y un
trabajador.
La historia laboral debe tener, entre otros, los siguientes documentos:
 Contrato de trabajo
 Reporte de accidentes de trabajo
 Certificaciones de estudio
 Certificados de antecedentes (cuando se requiera para el cargo)
 Certificados de capacitación
 Certificados de incapacidad de personal
 Certificados de incapacidad total o parcial
 Certificados laborales
 Copia de libreta militar (cuando se requiera)
 Cartas, actas o documentos de autorización de vacaciones al trabajador
 Evaluación de desempeño (cuando la empresa la realice)
 Formato de afiliación de seguridad social
 Hoja de vida
 Fotocopia del documento de identidad
  Fotografía (opcional)
 Documento que evidencia la aprobación de licencias remuneradas o no
remuneradas solicitadas por el trabajador
 Licencias por enfermedad, maternidad o paternidad
 Permisos
 Renuncia del trabajador y aceptación de esta
 Ascensos
 Sanciones disciplinarias
 Tarjeta profesional (cuando se requiera para el cargo)
 Títulos académicos (cuando se requiera para el cargo)
Tiempo de retención documental recomendado: 80 años en el archivo de gestión. 
Si el empleador lo requiere, puede adicionar a la historia laboral, copia de los
registros del suministro de elementos y equipos de protección personal y entrega
de dotaciones de los trabajadores, el documento original de esta información
laboral, lo puede conservar en la carpeta del SG-SST.
12. QUIEN DEBE FIRMAR LA POLITICA DEL SG-SST
El SG-SST establece que se debe elaborar una política de seguridad y salud en el
trabajo. Es necesario recordar que el jefe deberá establecer por escrito una
política de seguridad y salud en el trabajo (SST). Ésta debe ser parte de las
políticas de gestión de la organización, deberá dar alcance a todos los centros de
trabajo y todos los trabajadores, de forma independiente a la manera de contratar
o incluir contratistas y subcontratistas.
La política de seguridad y salud en el trabajo deberá ser aprobada por la alta
dirección y deberá contar con el apoyo de los trabajadores o de sus
representantes. Esto consiste en una declaración de principios y compromisos que
promuevan el respecto a las personas y a la dignidad de su trabajo, y la mejora
continua de las condiciones de seguridad y salud dentro de la organización.
 Esta debe incluir el nombre de la organización y su actividad económica
principal.
 Mencionar el alcance a todos los centros de trabajo y todos los
empleados. Independiente de su forma de contratación o vinculación,
incluyendo los contratistas y subcontratistas.
 Se deberá especificar frente a la naturaleza los peligros y el tamaño de la
organización.
 Se tiene que establecer el compromiso de la organización hacia la
implantación del SG-SST.
 Se integrará en las demás políticas de gestión de la organización.
Deberá estar documentada de forma concisa, clara, con la fecha y firmada por el
representante legal de la organización, y difundirla a todos los niveles de la
empresa y ser accesible. Incluyendo el comité paritario o vigía de seguridad y
salud en el trabajo según corresponda.
Se deberá revisar una vez al año, para mantenerla actualizada.

13.QUE SON LOS ESTANDARES MINIMOS EN EL SG-SST

Los estándares mínimos son el conjunto de normas, requisitos y procedimientos
de obligatorio cumplimiento, mediante los cuales se establece, registra, verifica y
controla el cumplimiento de las condiciones básicas de capacidad tecnológica y
científica; de suficiencia patrimonial y financiera; y de capacidad técnico-
administrativa, indispensables para el funcionamiento, ejercicio y desarrollo de
actividades de los empleadores y contratantes en el Sistema General de Riesgos
Laborales. El Ministerio de Trabajo es la entidad facultada para la expedición de
los Estándares Mínimos del SG-SST. La razón de ser de la expedición de los
estándares mínimos es la necesidad de tener unos criterios de evaluación para
todos los actores del Sistema General de Riesgos Laborales en el marco del
Sistema de la Garantía Calidad de Riesgos Laborales.
Es importante destacar que las empresas de manera obligatoria deben cumplir
con los estándares mínimos que establece la Resolución 1111 de 2017, y el
cumplimiento de estos le da derecho a la empresa a recibir un reconocimiento
oficial por parte del Ministerio de Trabajo en el que se certifique que está
cumpliendo con esos estándares mínimos; además, para obtenerlo también debe
cumplir con los numerales que están en el artículo séptimo de la misma
resolución.
El artículo 2 de la Resolución 0312 de 2019 establece el campo de aplicación y
cobertura de los Estándares Mínimos, establece que aplica a:
 Empleadores públicos
 Empleadores privados
 Trabajadores dependientes
 Trabajadores independientes
 Contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil
 Contratantes de personal bajo modalidad de contrato comercial
 Contratantes de personal bajo modalidad de contrato administrativo
 Organizaciones de economía solidaria
 Organizaciones del sector cooperativo
 Agremiaciones u asociaciones que afilian trabajadores independientes al
Sistema de Seguridad Social Integral
 Empresas de servicios temporales
 Estudiantes afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales
 Trabajadores en misión
  Administradoras de riesgos laborales
 Policía Nacional en lo que corresponde a su personal no uniformado
 Personal civil de las fuerzas militares
Los Estándares Mínimos para el servicio doméstico serán establecidos en un acto
administrativo independiente (Resolución 0312 de 2019, artículo 2, Parágrafo 3).
Contenido de la Resolución 0312 de 2019
Los principales temas que abarca la Resolución 0312 de 2019 son:
 Perfil del responsable del diseño y ejecución del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo teniendo en cuenta:
 Número de empleados de la empresa
 Nivel de riesgo de la empresa.
 Obligatoriedad de la licencia en salud ocupacional o en seguridad y salud
en el trabajo para el diseño del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud
en el Trabajo de las empresas.
 Entidades que pueden prestar apoyo, asesoría y capacitación para el
diseño, administración y ejecución del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo en la micro y pequeña empresa.
 Sistema de Acreditación en Seguridad y Salud en el Trabajo de las
empresas
 Obligaciones del empleador o contratante
 Fases de adecuación, transición y aplicación del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo con Estándares Mínimos, de junio del año
2017 a diciembre del año 2019.
 Tabla de Valores de los Estándares Mínimos
 Indicadores Mínimos de Seguridad y Salud en el Trabajo
Es importante destacar que las empresas de manera obligatoria deben cumplir
con los estándares mínimos que establece la Resolución 1111 de 2017, y el
cumplimiento de estos le da derecho a la empresa a recibir un reconocimiento
oficial por parte del Ministerio de Trabajo en el que se certifique que está
cumpliendo con esos estándares mínimos; además, para obtenerlo también debe
cumplir con los numerales que están en el artículo séptimo de la misma
resolución.
Adicionalmente, el Ministerio evaluará todos los proyectos, los planes y sus
resultados, que sean de valor agregado al cumplimiento de la ley; es decir, que el
Ministerio espera que los empleadores cumplan con la ley y que sean capaces de
demostrar que están trabajando por ir más allá del mínimo establecido. Este punto
es muy importante, ya que está muy acorde con la posición jurisprudencial de
asignación de responsabilidad civil en casos de accidente de trabajo y enfermedad
laboral. No queremos empleadores simplemente reactivos, o que hagan el
mínimo, sino que preocupados por su gestión hagan más de lo que establece la
ley en materia laboral.
Así mismo, un empleador puede decidir adoptar unos sistemas de gestión en SST
de carácter voluntario, como el modelo de evaluación RUC u OHSAS 18001, que
son certificables, ya no de manera oficial por parte el Ministerio del trabajo, sino
por auditores de tercera parte como el CCS.
De tal manera que una empresa tendrá claro cómo demostrar que cumplió con lo
establecido en la ley para sus sistemas de gestión.
Todas las empresas deben tener cumplidos esos estándares al iniciar el 2020, y
para que las empresas los tengan totalmente cumplidos para esa época deben
empezar a trabajar a partir del primero de junio de este año, o incluso pueden
comenzar a evaluarlos desde ya.
 
14. QUE ES LA RESOLUCION 1111 DE 2017
Es la resolución por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para empleadores y contratantes
La Resolución 1111 de 2017 define todos los estándares mínimos del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) en las empresas, es
decir, la definición del cómo y cuándo se debe entregar dicha implementación del
SGSST.
La Resolución 1111 es una herramienta que tiene el Ministerio de Trabajo para
visitar a la compañía y hacer lo que no puede hacer hoy: un reconocimiento oficial
a la empresa a través de un profesional competente y que esa persona declare
que dicha compañía efectivamente cumple con un Sistema de Gestión
15. que caracteristicas especiales tiene la auditoria del SG-SST
Factores a tener en cuenta para una auditoría SGSST
 La política de seguridad y salud en el trabajo.
 Indicadores, participación de los trabajadores.
 Responsabilidades.
 Proceso de investigación de accidentes e incidentes.
 Medición de los resultados.
 Gestión del cambio
Se debe tener en cuenta que la auditoría SGSST no es una inspección
puesto que esta analiza el funcionamiento del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo de una manera minuciosa, nunca subjetiva
y sus análisis se basan en resultados objetivos donde cada conclusión es
soportada con evidencias claras.
Se debe tener en cuenta que la auditoría SGSST no es una inspección puesto que
esta analiza el funcionamiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo de una manera minuciosa, nunca subjetiva y sus análisis se basan en
resultados objetivos donde cada conclusión es soportada con evidencias claras.

¡No hay por qué temer cuando estamos expuestos a una Auditoría, pues ésta no
busca culpables a través del análisis del pasado, buscan son soluciones para el
futuro!

Beneficios de una auditoría SGSST seguridad y salud en trabajo

La auditoría en seguridad y salud en el trabajo nos permitirá saber cuáles
debilidades presenta nuestro sistema.

Es por eso que debemos ver entonces esta auditoría SGSST como una

oportunidad de mejora porque gracias a ella podremos determinar qué nos falta y
qué se debe corregir.

TABLA DE CONTENIDO: [Mostrar]
El valor de la proactividad en las auditorías SGSST
Es importante que ésta auditoría SGSST sea realizada por la alta gerencia y no
esperar una auditoría SGSST externa que quizá ya viene con multas o hasta
cierre de empresas.

Otro punto fundamental es tener en cuenta que, en caso de que ocurra un

accidente, seguro vendrá auditoría tras auditoría SGSST y si no estás preparado
podrás ser perjudicado en la gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Por esta razón, recomendamos ejecutar una auditoría de seguridad y salud en el

trabajo al menos una vez por año.

Requerimientos para una auditoría SGSST seguridad y salud en trabajo

Para ejecutar una auditoría SGSST se necesita de ciertos conceptos básicos
como lo son;

 Saber qué es un auditor en seguridad y salud en trabajo

 Qué es competencia
 Criterios de auditoría en seguridad y salud en trabajo
 Evidencia de la auditoría
 Hallazgos de la auditoría
 Programa de la auditoría
 Informe de la auditoría y una no conformidad.
Teniendo estos conceptos claros se puede llegar a tener una noción más clara
sobre el proceso de auditoría en seguridad y salud en el trabajo.

¿Quién ejecuta una auditoría SGSST seguridad y salud en trabajo?

El auditor es la persona idónea encargada de aplicarla, éste deberá

 Ser un profesional con conocimientos y experiencia en Seguridad y Salud

en el trabajo.
 Ser siempre esmerado y entregado.
 Conocer siempre los principales componentes del SGSST.
 Contar con conocimiento de la legislación vigente en materia de SGSST.
 Tener competencias para planear preparar y desarrollar las auditorías
SGSST internas y hacer cierres de la no conformidad.

¡No basta saber, se debe también aplicar! ¡No es suficiente querer, se debe
también hacer!
 
Todas las empresas saben que deben tener un SGSST seguridad y salud en el
trabajo el cual debe ser revisado y auditado, pero no lo aplican, no lo diseñan y
tampoco lo ejecutan. Entonces ¿qué espera señor empresario? ¿Multas que le
acarreen costos muy altos y hasta el cierre de su propio negocio? Lo invitamos a
dar cumplimiento a la norma para que evite sanciones.

Importancia de la auditoría en seguridad y salud en el trabajo

 La auditoría SGSST es uno de los puntos más importantes respecto al avance del
SGSST, esta debe realizarse como mínimo una vez al año y debe contar con la
participación del COPASST, los trabajadores y la alta dirección.

“Si la auditoría SGSST seguridad y salud en el trabajo se realiza con personal

interno de la empresa, este debe ser independiente al proceso auditado”.
Factores a tener en cuenta para una auditoría SGSST

 La política de seguridad y salud en el trabajo

 Indicadores, participación de los trabajadores
 Responsabilidades
 Proceso de investigación de accidentes e incidentes
 Medición de los resultados
 Gestión del cambio

Entre otros factores

Algunas características de idoneidad que debe tener la persona seleccionada

como auditora son:
  El auditor debe conocer el SG-SST
 El auditor debe conocer la normatividad vigente
 Estudios en salud ocupacional o en auditorías de sistemas de gestión
 Curso virtual de 50 horas en el SG-SST
 Capacidad de trabajo en equipo y pensamiento analítico
 Experiencia como auditor

La metodología debe incluir:

 Establecer un programa de auditorías

 Realizar la revisión por la alta dirección
 Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades
laborales.

Se recomienda seguir los lineamientos de la norma ISO 19001, también puede

leer nuestro artículo sobre la auditoría interna y la aprobación del SG-SST.

La auditoría del SG-SST es una obligación legal que deben cumplir los
empleadores colombianos.

Los artículos 2.2.4.6.29 y 2.2.4.6.30 del Decreto 1072 de 2015 establecen su

periodicidad mínimo y el alcance que debe tener la auditoría.

También se encuentra como uno de los estándares mínimos del SG-SST

establecidos en el artículo 21 de la Resolución 0312 de 2019.