DIGITALIZACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO EN KARDEX DE POSTULANTES A

DEFENSA DE PROYECTOS DE GRADO Y EXAMEN DE GRADO EN LA DIRECCIÓN

ACADEMICA DEL INSTITUTO INCOS -LA PAZ

DIGITALIZACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO EN KARDEX DE POSTULANTES A

ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DIGITAL PARA LA RECEPCIÓN, ENVÍO Y
DEFENSA DE PROYECTOS DE GRADO Y EXAMEN DE GRADO EN LA DIRECCIÓN
ARCHIVO DE LA CORRESPONDENCIA EN EL INSTITUTO INCOS – LA PAZ
ACADEMICA DEL INSTITUTO INCOS -LA PAZ

1. DIAGNOSTICO

El Instituto Técnico Comercial Superior de la Nación, ¨Tte. Armando de Palacios¨ INCOS -

LA PAZ, no cuenta con un proceso de archivo de la correspondencia adecuado,
observando falencias en el manejo recepción y envió de los documentos personales en
físico de la población estudiantil.
Esto debido a que no existe el ambiente necesario para la organización de los mismos. Lo
cual ha ocasionado desorganización al momento, por tal situación se a acondicionado un
espacio para que estos expedientes puedan ser organizados según las normas
archivísticas y luego digitalizarlos para mejor uso.

2. JUSTIFICACION

Mejorar el uso, manejo de la recepción, envío y archivo de la correspondencia. Para

establecer un tratamiento adecuado, mediante esto poder utilizar con facilidad una
implementación de sistema digital para el instituto. La correspondencia presenta desorden
en el manejo de la documentación, generando retrasos y pérdidas de documentos,
producto de esto incurre en altos costos administrativos. La implementación de
Digitalización y Organización en la Dirección Académica, generaría una herramienta para
satisfacer los requerimientos legales y normativos vigentes, en materia de apoyo y fácil
uso.
Que, Ia Ley N° 1178 de fecha 20 de julio de 1990 Ley de-Administración y Control
Gubernamentales en su artículo 1 inciso c) señala que dentro de sus objetivos esta lograr
que todo servidor público, sin distinción de jerarquía, asuma plena responsabilidad por sus
actos rindiendo cuenta no sólo de los objetivos a que se destinaron los recursos públicos
que le fueron confiados sino también de la forma y resultado de su aplicación. Asimismo, el
artículo 7 establece que el Sistema de Organización Administrativa se definirá y ajustará en
función de la Programación de Operaciones y el inciso b) señala que toda entidad pública
organizará internamente, en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades, los
sistemas de administración y control interno de que trata esta Ley.

Que, el Decreto Supremo N° 23318-A de fecha 03 de diciembre de 1992, establece en su

artículo 3, parágrafo 1 señala que el servidor público tiene el deber de desempeñar sus
funciones con eficacia, economía, 'eficiencia, transparencia y licitud. Su incumplimiento
genera responsabilidades jurídicas. El artículo 7, establece: inciso a) que la finalidad u
objetivo son los propósitos o razón de ser inherentes a la naturaleza de cada una de las
entidades de la Administración Pública; b) Atribución es la potestad y deber concedido a
las entidades para desarrollar su finalidad o alcanzar su objeto; c) función son las acciones
y deberes asignados a cada cargo dentro de las entidades para desarrollar las atribuciones
 propias de éstas; d) facultad es la autorización reconocida a cada cargo para que los
servidores públicos puedan ejercer las funciones que les corresponden; y e) deber es la
tarea o actividad obligatoria de cada entidad o servidor público dirigida a cumplir las
atribuciones o funciones que les son inherentes.

3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La correspondencia es la actividad relativa al intercambio de papeles, periódico, cartas,

esquelas, tarjetas, muestras, paquetes, cintas, impresos, etc.
Cuando se escribe una carta a una persona esta nos corresponde, contestándonos en igual
forma
con otra carta, entonces se dice que entre las dos hay “correspondencia”.
En este sentido, la comunicación que se cruza con mayor frecuencia entre si las personas,
cualquiera sea su contenido, recibe en términos generales la denominación de cartas.
De donde se infiere que la carta es uno de los medios (el más importante y generalizado) de
que se vale el hombre para comunicarse con sus semejantes, pero ello no significa que es toda
la correspondencia.
De donde se dice que: toda carta es correspondencia, pero no toda correspondencia es carta.
Por otra parte, el concepto de correspondencia es tan amplio que mal podría ser sustituido por
el de carta que es mucho más concreto, como ocurre con la misma denominación del tema.
La “correspondencia” es una actividad que comprende toda clase de comunicaciones entre
personas generalmente ausentes, abarca una serie bastante grande de formas usadas
constantemente por el hombre en sus diversas ocupaciones.
Clasificación de la correspondencia.
La correspondencia como una actividad que comprende toda clase de comunicaciones entre
personas generalmente ausentes, abarca una serie diversa de formas.
La clasificación de la correspondencia se atiende a diversas razones o asuntos, las cuales
pueden ser: por el destino, finalmente, contenido, tramitación, extensión, puntuación y forma.
Clasificación de la correspondencia por su destino
Según el destino que tenga la correspondencia general o particular, se divide en pública y
privada.
Es pública la correspondencia que va destinada a informar al público en general, como son los
remitidos (comunicados), aclaratorias, avisos, diplomas, volantes, carteles, pergaminos,
pancartas, la radio, televisión, etc.

La correspondencia es privada cuando va dirigida a una persona, familia, entidad, etc. Para su
exclusivo conocimiento, sin trascender al público como ser las cartas, familiares, sociales,
oficiales, diplomáticas, comerciales, etc.
Hay cartas o documentos que de privada pueden pasar a ser públicos, según el destino que
posteriormente se le dé, es decir, que la clasificación expuesta no es rígida, sino esta sometida
a variaciones propias del uso.
Subdivisión de la correspondencia privada
Según la finalidad de la correspondencia privada, esta puede ser: particular, oficial y comercial:
Particular

Se llama así a la correspondencia que tiene como fin primordial tratar un asunto entre
parientes o amigos, o entre una persona particular y una oficina pública. Recibe también el
nombre de correspondencia personal. A su vez se divide en tres grupos, particular, familiar y
social.

La particular propiamente dicha comprende toda comunicación motivada por razones de

amistad y por otras razones entre las personas y los organismos públicos.
La correspondencia familiar comprende toda comunicación entre parientes o miembros de una
familia.
La correspondencia social está constituida por todas aquellas comunicaciones que se originan
por razones de urbanidad e información social, tales son las invitaciones, participaciones,
felicitaciones etc.

Oficiales

La correspondencia oficial es aquella que se cruzan entre si las diversas oficinas públicas de
un país, en asuntos relacionados exclusivamente con la función pública que desempeñan,
como las que despachan aquellas a las particulares con el mismo carácter.

Comercial

La correspondencia comercial es la que se intercambia entre las instituciones o comerciantes

para iniciar, mantener o concluir negocios.
Clasificación de la correspondencia en cuanto a su contenido
Según la ley de correos se divide en dos: De primera clase que comprende toda comunicación
de carácter actual o personal.

De segunda clase, corresponde toda la demás correspondencia que puede circular en el

correo y que está legalmente permitida.

En consecuencia, por el contenido se hace distinción entre cartas, tarjetas, postal, tarjetas
personales, impresos, muestras, papeles de negocios, paquetes postales, pequeños paquetes,
y bultos postales.
Clasificación de la correspondencia por su tramitación
En cuanto a la tramitación o modo de envío, la correspondencia se divide en “a la mano” o de
entrega personal y correspondencia “postal” y correo electrónico.

Clasificación de la correspondencia por su extensión

En cuanto a la extensión, la correspondencia se clasifica en cartas cortas, medianas y largas,
son cortas aquellas comunicaciones que tienen hasta 100 palabras, medianas aquellas que
tienen más de 100 palabras y largas las que tienen más de 300 palabras.
Clasificación de la correspondencia por la puntuación

La comunicación puede ser abierta y cerrada.

Son de puntuación abierta las comunicaciones que en la fecha, dirección y firma no llevan
puntuación alguna al final de cada línea.
Son de puntuación cerrada las que llevan singo de puntuación al final de cada línea.
Clasificación de la correspondencia por la forma
Por su forma, la correspondencia puede tener diversas formas de presentación y redacción,
entre las cuales podemos citar: cartas, oficios, circulares, tarjetas postales, notas verbales,
memorando, esquela, etc.
El estilo en la correspondencia
En la elaboración de la correspondencia el autor colocara su sello personal, o marca de
personalidad, sus sentimientos, su cultura, su sensibilidad, su poder creativo e inspirador.
Según sea la clase de correspondencia, el estilo habrá de ser la manifestación de la necesidad
del autor y se adaptara a una forma adecuada de acuerdo al fin que persigue, desde este
punto de vista el estilo puede ser: familiar, socia, diplomático, oficial, mercantil, industrial,
político, etc.

En la correspondencia comercial el estilo que se utilizará es el de carácter sobrio, breve y

claro.
El estilo periodístico y su influencia en la correspondencia comercial
Entre los estilos que tienen mayor influencia en la correspondencia comercial, particularmente
en cierta clase de cartas, es el estilo periodístico.
Este estilo consiste en que en el primer párrafo de la mayoría de las noticias se hace un
resumen de todo lo que después sigue, el lector se interesa por este hábil resumen para seguir
leyendo.
Por razones de viaje (porque) y durante la segunda quincena del presente mes (cuando) este
almacén (quien) venderá en su propio local (donde), toda la existencia de trajes para
caballeros, a mitad de precio (que).
Durante la presidencia del Gral. Ismael Montes se crea el Instituto el año 1909 con el
nombre de "Escuela Nacional de Comercio", siendo en su primera época la única
Institución en nivel comercial, que paso a tomar parte de la Universidad Mayor de San
Andrés, hasta la creación de la Facultad de Ciencias Económicas.

Posteriormente en enero de 1944 se consolida definitivamente la trayectoria de este centro

comercial de enseñanza con el nombre de Instituto Comercial Superior de la Nación e
inicia formalmente sus actividades el 17 de agosto del mismo año bajo la dirección del
fundador y actual Rector Dn. Armando de Palacios, benemétiro educador y con vasto
currículum en la rama de la educación comercial.

Es destacada la labor que desempeño el plantel de profesores especializados que han

hecho del Instituto un semillero de profesionales que prestan eficientes servicios en los
diferentes sectores de la actividad pública y privada, razón por la que el ministerio del ramo
otorgó el año 1979 la condecoración a la "Gran Orden de la Educación" distinguiendo al
mismo tiempo con una medalla al Mérito a su actual director-Fundador.
Visión
De liderazgo en la contribución al desarrollo productivo del Estado Plurinacional, en la
formación de talento Humano altamente capacitados en el área comercial, y tiene la
finalidad de mejorar la productividad y competitividad del país.
Misión
Formar profesionales críticos, reflexivos y emprendedores altamente calificados en el Área
Técnica Comercial, en las carreras de Contaduría General, Secretariado Ejecutivo,
Sistemas Informáticos, Comercio Internacional y Administración Aduanera, y Lingüística a
nivel de Técnico Superior.

OBJETIVO GENERAL

Elaboración e Implementación de un sistema digital para la recepción, envío y archivo de la

correspondencia en el Instituto Técnico Comercial Superior de la Nación INCOS- LA PAZ
 tiene como principal objetivo el proceso de recepción, registro, distribución, producción,
seguimiento, control y custodia de la correspondencia recibida y despachada. Para un
adecuado control de la misma, sirviendo como instrumento administrativo y operativo a
través del uso del Sistema de Correspondencia Digital Centralizada -CODICE.

OBJETIVO ESPECIFICOS

En la Coordinación de Archivo y Correspondencia se tienen entre otras las siguientes

funciones:

 Coordinar los procesos y procedimientos en la implementación para la recepción,

envió y archivo de la correspondencia

 Realizar estudios e investigaciones sobre la normatividad que regula la función

Correspondencia del instituto INCOS- LA PAZ que se apliquen en la gestión
documental con el fin de formular proyectos institucionales que propicien su aplicación
en la Institución.

 Ejecutar las normas, instrucciones o procedimientos que aseguren la adecuada

gestión documental de la institucion a nivel nacional con el fin de promover su
cumplimiento y facilitar su aplicación.

(RESPONSABILIDADES).- En el entendido que la Hoja de Ruta generada por el CODICE registra

el ingreso de todo documento y realiza el seguimiento respectivo, certifica la responsabilidad del
funcionario frente al documento (acción que se denomina custodia).

a) No se destruye u oculta ninguna correspondencia.

b) No se altera su orden de procedencia o grado de originalidad.
c) No se transfiere correspondencia, sino es a través de registros.
d) Las instrucciones que le referencien seguimiento son escritas, vía hoja de ruta.
e) Solo al Final del trámite, el documento es dado de baja del sistema y por ende es
transferido al destino final, archivo.
f) Nosealteralascaracterísticasylanumeracióndelashojasderutaenforma manual.

OBLIGACIONES ANTE EL FLUJO DE CORRESPONDENCIA

A. Organizar, registrar y controlar la recepción el envío de la correspondencia.
B. instruir, via hoja de ruta, el trámite a seguir y/o destino respectivo del documento.
c) Custodiar la documentación e información que, por sus funciones, todo funcionario o autoridad
de la institución conserve, vigilando el uso e impidiendo la sustracción, alteración, destrucción,
ocultamiento o utilización indebida.
d) Despachar el proveído respectivo de cada trámite en el tiempo establecido.
e) Aplicar las medidas de seguridad para la custodia de la información asignada bajo la
responsabilidad de cada funcionario,
f) Responder a la correspondencia recibida.
g) Realizar seguimiento a notas,
h) Tener en medio físico las notas dirigidas a la unidad. i)P Registrar la hora y fecha recibida en el
libro de registro.
i) Las hojas de ruta y la documentación de respaldo deberán ser. Entregadas en físico en la misma
fecha de registro en el sistema.
j. al momento de recibir la correspondencia se debe también registrar su recepción en el sistema.
PROHIBICIONES Y CONTROL

El incumplimiento a estas normas generará responsabilidad

De acuerdo a la Ley N°1178 y los Decretos Supremos23318-Ay N° 26237 referidos a la
Responsabilidad por la Función Pública

(PROHIBICIONES).-
a) Dar a conocer a terceros correspondencia que es meramente de importancia del personal de
lnsumos Bolivia
. b) Modificar las fechas en el Sistema.
c) Extraviar correspondencia que pertenece a la institución.
d) Alterar el correlativo de las hojas de ruta.
e) Extraviar correspondencia que pertenece a la institución.
F. Realizar modificaciones manuales a las hojas de ruta
g) Recibir documentación sin respaldo físico.
h) Alterar la seguridad del sistema.
i) Tener correspondencia en su bandeia sin respaldo físico
j. Tener correspondencia en su bandeja sin respaldo físico (informa a la persona que envió sin
respaldo para que cancele la deriyación).

(PROCESO DE TRANSPARENCIA).

a) Tomando en cuenta que el área de recepción asigna un número consecutivo (constancia de la

fecha y hora de recibido todo el documento), este registro acompaña todo el trayecto hasta la
finalización del trámite respectivo.
b) En este sentido, ninguna correspondencia original es obviada, destruida u obstaculizada en su
trayecto.
c) Toda correspondencia es inalterable en su foma o contenido ; no admitiéndose tachaduras o
borrones a la misma