INFORME ADMINISTRACION DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:
DIANA CAMILA CASTIBLANCO

PRESENTADO A:
DIANA CAROLINA ANGEL ESPINOSA
INSTRUCTORA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

AÑO: 2020
 INTRODUCION

GESTIÓN DOCUMENTAL: Es el conjunto de procesos que se enfocan en la

revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información
de importancia que se manejan al interior de una empresa. Esto lleva a cabo por
medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad
al momento de llevar acabo la administración de los archivos físicos y electrónicos.
Por medio de la aplicación de metodologías especializadas, mejoran los procesos
de administración de los documentos y la información, manteniendo de manera
óptima y objetiva su orden y jerarquización, todo a fin de mejorar los procesos,
programas y sistemas. Por lo tanto, se puede decir que, el centro de la gestión
documental es encontrar, archivar, crear y disponer de los documentos en forma
estandarizada y delimitada.
OBJETIVOS

1. Reconocer que las entidades públicas cumplen y aplican las funciones

básicas para el manejo de documentos tales como recepción o radicación,
registros, y distribución o embalaje.

2. Queremos que conozcas cómo funciona la gestión documental, su

importancia y las ventajas que puede representar para ti y para tu empresa.

3. Tener mas conocimiento sobre sobre la administración documental con

relación a la importancia de informe del paso a paso para la recepción o
radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de
diferente contexto.
 Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales
externas recibidas

RECEPCION DEL DOCUMENTO: Se debe asentar en un registro el tipo de

documento que se está recibiendo, así como identificar el contenido del mismo,
quién lo elaboró, quién lo entrego y la fecha y hora en la que fue recibido el
documento.
Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la
recepción del documento, su radicación y finalmente el registro, su función es la
de recibir correspondencia remitida por personas naturales o jurídicas teniendo en
cuenta los siguientes aspectos. 

- La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario. 

- El sobre debe estar correctamente marcado. 

Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación

personal. Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y
medios, tales como correo tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones, correo
electrónico, entre otros.
Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada,
contiene los anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de
respuesta, y se encuentra en buen estado.

1. Una vez que haya pasado por el proceso de recepción se debe registrar

en la base de datos los documentos recibidos, especificando los datos
exactamente como los contienen los documentos.

2. Una vez que se haya registrado se procederá a la clasificación de los

documentos, este proceso lo caracteriza el cuadro de clasificación
documental que tenga la entidad, y viene dada por el tipo de documento
recibido (acta, memorándum, minuta, carta de solicitud, entre otros).
3. Una vez que se halla realizado la clasificación a la cual corresponde el
documento se procederá a su archivado o envío al sitio que corresponda
el documento (oficina).
 4. Los documentos suelen realizarse de diferentes textos ya que todos
expresan informaciones diferentes, una persona al realizar un documento
para cualquier empresa debe redactarlo de buena manera, llevarlo a la
entidad correspondiente y dejarlo en recepción y a quien se le dirige, luego
este se distribuye al lugar o persona correspondiente.

Registro y radicación:
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan
todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD (sistema de
gestión documental de la empresa).
 Se registran los siguientes datos:

1. Fecha
2.  Nombre del Remitente
3.  Dirección, teléfono y correo electrónico
4. Funcionario destinatario, Dependencia y si lleva copia a otra dependencia
5. Asunto
6. Número de folios y anexos.

Radicación e impresión de rótulo:

Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el
aplicativo, este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la
entidad, (SGD), se hace con el fin de   velar por la transparencia de la actuación
administrativa asignada en estricto orden de recepción de los documentos .

Distribución o reparto:

El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto

hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite
correspondiente, el funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las
comunicaciones externas en carpetas, por dependencias. Relaciona estas
comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas. Hace entrega
al mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a su
distribución, el mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el
casillero, verificando que los datos de la planilla de relación de correspondencia
coincidan con la correspondencia física, organiza la correspondencia según el
recorrido, relaciona el formato “relación de copias” con las copias que debe
entregar en el recorrido, hace el recorrido. el mensajero hace entrega de los
documentos en las dependencias y hace firmar el formato para verificación y
control del recibido.
CIRCULAR: Es una comunicación emitida por una autoridad superior a una
inferior sobre un tema y con un propósito específico. Este documento es empleado
para transmitir instrucciones y decisiones y así mismo tienen el carácter de
obligatorias para los subordinados, sin tener las características de reglamento.

CERTIFICACION: Documento o escrito en el que se certifica o da por verdadera una

cosa, puede ser que una persona ha pasado un nivel y ha realizado con éxito las
exigencias prescritas por un ente en particular.

MEMORANDO:  Es un escrito breve por el que se intercambia información entre

distintos departamentos de una organización para comunicar alguna indicación,
recomendación, instrucción, disposición, etc.

CONSTANCIA:  Es un documento en el que se hace constar algún hecho, en

ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase
de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros. 

CARTA: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización

y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus
empleados, en algunas entidades se denomina oficio.
CIRCULAR 007

DG-90

Bogotá D.C., 21 de febrero de 2013

PARA: TODAS LAS ESTUDIANTES

ASUNTO: PROGRAMACION COLEGIO

Se les informa que el próximo 15 de marzo de 2013, se le celebrara el día

“SOMOS COLOMBIA, SOMOS SAN ANDRES, SAN ANDRES ES COLOMBIA”, y
se darán las elecciones de personería y contraloría del año 2013, ese día no se
llevara cuadernos se entrara en horario normal todo el día se celebrara lo
organizado.

Agradecemos su atención.

ANA PAULA CONTRERAS

Rectora

Transcriptora: Yolanda Rios

 CERTIFICADO

INSTITUTO DE PSICOLOGIA
EDUCATIVA

SE CERTIFICA A:

MARIA PAULA GARZON DIAZ

Por haber cursado el seminario internacional de “Procesos Psicológicos en

Intervenciones Familiares y Sociales”, logrando satisfactoriamente terminar
todo el seminario.

Dado en Colombia Bogotá, a los 21 días del mes de agosto de 2020

LIC JOSE MARIA CORDOBA LIC. TERESA MENDEZ GARCIA

Encargado del seminario DIR. De la institución

MEMORANDO

SV-2715

Bogotá D.C., 21 de agosto de 2019

PARA: Leonardo Batista Rojas, Contador

DE: Andrés Mauricio Rozo, presidente
ASUNTO: Estados financieros de la empresa

Con agrado lo saludo para informarle que me es necesario observar los estados
financieros de la empresa, para establecer un balance estadístico según el
contenido que estos tengan.
Requiero un informe detallado donde se establezcan los ingresos y egresos de
estado del presente año para el día 21 a 20 de agosto de 2020, agradecería su
pronta respuesta.

Cordialmente

Valentina Hernández
Secretaria de presidencia

SOACHA, CUNDINAMARCA 14 DE AGOSTO DE 2020

HACE CONTAR QUE

La señora POLE LEIDY SANABRIA PINEDA identificada con cedula de

ciudadanía no: 39671475 de Soacha que actualmente labora en servicios
generales, con un contrato de prestación de servicios desde el día 04 de
septiembre de 2017 hasta la fecha sigue actual en su cargo devengando un
salario de 1.000.000 y su es en servicios generales en la casa de la señora DIANA
CAMILA CASTIBLANCO CUBIDES no CC. 1073691345 de Soacha y lo hace día
por medio cumpliendo un horario de 8 a 5 de la tarde, doy fe de que es una
persona honrada, responsable, puntal y capacitada para laborar en cualquier sitio
de trabajo.

Expedida a los catorce (14) días de agosto de dos mil veinte (2020)

Atentamente,

DIANA CAMILA CASTIBLANCO CUBIDES

CC. 1073691345
TEL: 3504368593
DIR: CRA 5 BIS # 10 – 67 Soacha La Unión

Soacha, Cundinamarca 21 de agosto de 2020

Señor:
EDUARDO JOSE PEREA

SEDE MEDISOACHA - PRINCIPAL

Reciba un cordial saludo,

Es para nosotros un placer saber que estos 4 años que lleva trabajando en
nuestra entidad como director del área de informática traído sus beneficios ya que
a partir de mañana nos acompañaras como gerente principal de MEDISOACHA.

Nuestras más sinceras felicitaciones y esperamos que siga acumulando victorias

en su carrera laboral, le agradecemos mucho estos años que paso a nuestro lado
y le deseamos los mejores éxitos para este nuevo reto que afrontara en su nuevo
cargo.

Cordialmente

Rosalía Mendieta
Presidente de Medisoacha