ELABORACION DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.

CENTRO DE ESTUDIOS TECNOLOGICOS NO.179 ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS SECUENCIA DIDACTICA NO.2 ELABORACION DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS COMPONENETE DE FORMACION PROFESIONAL MODULO 1 ELABORA Y GESTIONA LA INFORMACION ADMINISTRATIVADE LA ORGANIZACIN. MODULO 1 .ELABORA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA

11 DE ABRIL DE 2011

Introduccion.

Este trabajo contiene informacin sobre el tema anteriormente mencionada, incluye ejemplos y definiciones con la intencin de que se entienda cada uno de los conceptos .

Resumen

Aqu se presenta una portada, introduccin y presentacin dela Secuencia Didctica No.2. Se pretende dar a entender cada uno de los temas aqu mostrados .Contiene : 2.1 La comunicacin Escrita La comunicacin Interna. El acta. La circular. El Informe. El memorando. La comunicacin Externa. Los medios de comunicacin. Los servicios telegrficos. 2.2 Elaboracin de Documentos Acuerdo. Notificacin. Ley. Decreto. Edicto. Reglamento. Instructivo o Manual de Procedimiento. Dictamen. Convocatoria. Orden del Da. Correo Electrnico. Giros. El Correo. Sealizacin. Mensajera 2.3 Documentos Oficiales Definicin. La instancia. El Oficio. El Certificado. Documentos de compra-venta. Pedido. Nota de entrega. Facturas. Factura Electrnica. Documentos de cobro y pago. 2.5 Documentos Laborales El contrato de trabajo. El Salario. La Nomina o el Recibo Salarial. La Cotizacin. 2.6 Documentos Personales Currculum Vitae. Clave nica de Registro de Poblacin. Tramite para el Registro Federal de Contribuyente. Constancia de Percepciones y Retenciones. Permiso de trabajo para menores de 18 aos. Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Sistema de Ahorro para el Retiro. Tramitacin del Pasaporte. Renovacin del Pasaporte. Obtencin de Visa. Trmite para la Gestin de Licencia de Manejo. Trmite de Cambio de Propietario de Vehculo. Refrendo de Vehculos Particulares. PRESENTACION

La comunicacin escrita contiene la comunicacin interna ,( el acta , la circular, el informe y el memorando ) Comunicacin externa (los medios de comunicacin y servicios telegrficos) .

INDICE
2.1 La comunicacin Escrita La comunicacin Interna. El acta. La circular. El Informe. El memorando. La comunicacin Externa. Los medios de comunicacin. Los servicios telegrficos.

2.1 La comunicacin Escrita La comunicacin escrita lleva mucha creatividad y sensibilidad en los textos ya que es la expresin de un trabajo por un individuo para demostrar su manejo del idioma y el tema, con esta se intenta lograr que los estudiantes desarrollen la imaginacin y creatividad. Sus caractersticas son: narracin, reelaboracin de acciones, creatividad, subjetividad, interpretacin, emotividad, estilo personal e intencionalidad de entender. ltimamente se ha dejado atrs la tendencia del anlisis y la lgica por medio de los trabajos escritos en los colegios de educacin secundaria y lo han reemplazado por otros mtodos como la matemtica.

La comunicacin interna
La comunicacin interna es la comunicacin dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compaas de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez ms rpido.

El acta

Bsicamente, se clasifican en pblicas y privadas. Las actas pblicas son asentadas por una persona con autoridad pblica y tienen consecuencias jurdicas. Por ejemplo, una multa por infraccin a las leyes de trnsito. Otras autoridades tambin hacen uso de ellas, como los oficiales del registro civil en los municipios, y las autoridades de las circunscripciones polticas del pas. La forma en que se redactan debe permitir que su legalidad sea verificada, pues, en ocasiones, alguna irregularidad causa su anulacin. Las actas privadas son asentadas por un particular facultado por la ley o por el estatuto de un organismo privado. Constituyen la memoria y, por lo tanto, la prueba de las condiciones en las que ocurrieron ciertos hechos de la vida de organismos como asociaciones, sociedades civiles y comerciales, condominios, etctera. Todas las actas se asientan segn un modelo, pero pueden contener menciones particulares debidas al tipo de actividad del organismo de que se trate, o a ciertas obligaciones que imponga la ley. La circular. "Es un escrito que se emplea para comunicar simultneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa". La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitacin de asuntos oficiales, mercantiles o industriales.

El estilo en la redaccin de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redaccin la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos

El estilo en la redaccin de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redaccin la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel.

El informe

Generalmente, el propsito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como

recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser pblicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educacion o la ciencia.

El memorando

El memorando es un escrito breve por el que se intercambia informacin entre diferentes departamentos de una organizacion para comunicar alguna indicacin, recomendacin, instruccin o disposicin. Su redaccin debe llevar el nombre del destinatario y del remitente, lugar y fecha, mensaje breve y firma del remitente.

La comunicacin externa
Es la trasmisin y recepcin de datos, pautas, imgenes, referidas a la organizacin y a su contexto. Para la organizacin que tiene su atencin centrada en sus clientes, es fundamental mantener un doble flujo de comunicacin: Recibir informacin sobre las variaciones en la dinmica del contexto socio-poltico y econmico en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus polticas; y proyectar sobre el mbito social una imagen de empresa fundada en informacin sobre su dinmica interna y su accin objetiva sobre el medio social.

Los medios de comunicacin .

Se hace referencia al instrumento o forma de contenido por el cual se realiza el proceso comunicacional o comunicacin. Usualmente se utiliza el trmino para hacer referencia a los medios de comunicacin masiva (MCM, medios de comunicacin de masas omass media); sin embargo, otros medios de comunicacin, como el telefono, no son masivos sino interpersonales.

Los servicios telegrficos .

Ofrece los servicios de comunicacin y financieros bsicos con especial atencin al medio rural y popular urbano, para contribuir a un desarrollo .

PRESENTACION
2.2 Elaboracin de Documentos Que contiene los siguientes subtemas Acuerdo, Notificacin, Ley, Decreto, Edicto, Reglamento, Instructivo o Manual de Procedimiento, Dictamen, Convocatoria, Orden del Da, Correo Electrnico, Giros, El Correo, Sealizacin y Mensajera. Todos y cada uno de ellos con definicin y ejemplo.

INDICE
2.2 Elaboracin de Documentos Acuerdo. Notificacin. Ley. Decreto. Edicto. Reglamento. Instructivo o Manual de Procedimiento. Dictamen. Convocatoria. Orden del Da. Correo Electrnico. Giros. El Correo. Sealizacin. Mensajera

Notificacion
Comunicacin oficial que hace una autoridad sobre una conclusin o determinacin a la que ha llegado con relacin a cierto tema. Documento en el que consta esa comunicacin.

Ley
La ley (del latn lex, legis) es una norma jurdica dictada por ellegislador. Es decir, un precepto establecido por la autoridad competente, en que se manda o prohbe algo en consonancia con la justicia. Su incumplimiento trae aparejada una sancin.

Decreto.
Un decreto es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativoreglamentario, por lo que su rango es jerrquicamente inferior a las leyes. Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las legislaciones, normalmente para situaciones de urgente necesidad, y algunas otras especficamente tasadas.

Edicto.
El edicto era la forma de pronunciamiento de los magistrados romanos en cuestiones relativas a su competencia y constituye una de las principales fuentes del derecho romano. Los principales emisores de edictos eran los pretores, magistrados encargados de la administracin de justicia, que eran dos: el pretor urbano encargado de los asuntos entre ciudadanos romanos y el pretor peregrino, creado en el ao 242 a. C. para dirimir los asuntos entre los ciudadanos romanos y los peregrinos o extranjeros.

Reglamento .
Un reglamento es una norma jurdica de carcter general dictada por la Administracin Pblica y con valor subordinado a la ley. Los reglamentos son la consecuencia de las competencias propias que el ordenamiento jurdico concede a la Administracin, mientras que las disposiciones del poder ejecutivo con fuerza de Ley tiene un carcter excepcional y suponen una verdadera sustitucin del poder legislativo ordinario.

Dictamen:
Es un juicio que se forma o emite sobre algo. El termino no tiene una utilizacin frecuente en el lenguaje cotidiano, sino que esta mas asociado al mbito judicial o legislativo.

Convocatoria:
Llamado oficial hecho por autoridad competente a los interesados o afectados, para que acudan a determinada hora, da y lugar para un efecto definido.

Orden del da:

Relacin de los puntos que van a ser tratados y de batidos en la sesin.

Correo electrnico:
Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rpidamente (tambin denominados mensajeselectrnicos o cartas electrnicas) mediante

sistemas de comunicacin electrnicos. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio enInternet, mediante el protocolo SMTP, aunque por extensin tambin puede verse aplicado a sistemas anlogos que usen otras tecnologas. Por medio de mensajes de correo electrnico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales. Su eficiencia, conveniencia y bajo costo estn logrando que el correo electrnico desplace alcorreo ordinario para muchos usos habituales.

Giros:
El giro tambin puede ser una accin especfica, como cuando se usa la expresin giro postal que significa hacer un movimiento postal entre un destino y otro.

El correo:
Persona encargada de llevar cartas y mensajes de un lugar a otro. Servicio pblico que se encarga del transporte y reparto de la correspondencia .

Sealizacin:
Es el conjunto de aparatos y signos claros y precisos, que tienen por objeto controlar, asegurar y proteger el movimiento de trenes, hacer conocer al personal las previsiones y el estado de la lnea, a fin de garantizar que el trfico sea satisfactorio y sin riesgos.

Mensajera:
Servicio de envo, recepcin o consulta de mensajes que se lleva a cabo mediante un ordenador conectado a una red.

PRESENTACION
Documentos Oficiales que contiene los siguientes formatos La instancia, El Oficio y El Certificado.

INDICE
2.3 Documentos Oficiales

.La instancia El Oficio El Certificado

.La instancia La instancia es un modelo bsico de comunicacin con laAdministracin pblica que, con ligeras variantes, un administradoo interesado puede utilizar para reclamar, solicitar, denunciar o como sustituto de algn impreso. Tambin es til para entregar adjunta documentacin o informacin a la Administracin.

El oficio
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etc.

El certificado
El certificado es un [tipo de texto] administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institucin oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formacin y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institucin para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo anteriormente declarado, puede ser sancionado por la ley.

PRESENTACION

Documentos mercantiles contiene los siguientes formatos :Documentos de compra-venta, pedido, Nota de entrega, facturas, Factura Electrnica y Documentos de cobro y pago.

INDICE
Documentos de compra-venta. Pedido. Nota de entrega. Facturas. Factura Electrnica. Documentos de cobro y pago.

Documentos Mercantiles
Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realizacin de una operacin mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables.

Documentos de compra venta Pedido.

Es consecuencia de una carta de oferta anterior, pero en muchas ocasiones son los comerciantes o clientes los que se dirigen mediante un modelo de carta de pedido de forma espontnea y por iniciativa propia exponiendo su peticin o el formato de su pedido.

Nota de entrega.
La nota de entrega (o entrega, para abreviarlo) es un documento de SD que se utiliza para gestionar una entrega de mercancas o servicios a un cliente. La entrega proporciona la base para realizar las actividades de SD relacionadas con la preplanificacin de material, el picking, la expedicin, el transporte y la facturacin. Tambin sirve como base para efectuar inspecciones de calidad para entregas.

Factura La factura, factura de compra o factura comercial es undocumento mercantil que refleja toda la informacin de una operacin de compraventa. La informacin fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un productoo la provisin de un servicio, junto a la fecha de devengo, adems de indicar la cantidad a pagar.

Factura Electrnica. La facturacin electrnica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisin de las facturas o documentos anlogos entre emisor y receptor por medios electrnicos (ficheros informticos) y telemticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

PRESENTACION
Contiene los siguientes documentos El contrato de trabajo, El Salario, La Nomina o el Recibo Salarial y La Cotizacin.

INDICE
2.5 Documentos Laborales

El contrato de trabajo. El Salario. La Nomina o el Recibo Salarial. La Cotizacin.

Documentos Laborales. Contrato de Trabajo Un contrato de trabajo es un acuerdo entre empresario y trabajador en virtud del cual el trabajador se compromete de manera voluntaria a la realizacin o prestacin de determinados servicios, por cuenta del empresario y dentro de su mbito de organizacin y direccin, a cambio de una retribucin.

El salario. El salario es el pago que recibe de forma peridica untrabajador de mano de su empleador a cambio de que ste trabaje durante un tiempo determinado para el que fue contratado produzca una determinada cantidad de mercancas equivalentes a ese tiempo de trabajo.

Nomina
La preparacin de cheques de nmina constituye una funcin generalmente separada del mantenimiento de los registros que muestran el salario, cargo, tiempo de trabajo, deducciones ydevengados, adiciones de nmina y dems datos relacionados con el personal.

Cotizacin
La cotizacin es aquel documentos que el departamento de compras usa en una negociacin. Tambin se denominacotizacin a las cuantas que los trabajadores deben ingresar al zapamp del estado en concepto de aportacin a laseguridad social.

PRESENTACION
Documentos personales contiene los siguientes documentos : Currculum Vital, Clave nica de Registro de Poblacin, Tramite para el Registro Federal de Contribuyente, Constancia de Percepciones y Retenciones, Permiso de trabajo para menores de 18 aos, Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), Sistema de Ahorro para el Retiro, Tramitacin del Pasaporte, Renovacin del Pasaporte, Obtencin de Visa, Trmite para la Gestin de Licencia de Manejo, Trmite de Cambio de Propietario de Vehculo y Refrendo de Vehculos Particulares.

INDICE
2.6 Documentos Personales Currculum Vitae.

Clave nica de Registro de Poblacin. Tramite para el Registro Federal de Contribuyente. Constancia de Percepciones y Retenciones. Permiso de trabajo para menores de 18 aos. Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Sistema de Ahorro para el Retiro. Tramitacin del Pasaporte. Renovacin del Pasaporte. Obtencin de Visa. Trmite para la Gestin de Licencia de Manejo. Trmite de Cambio de Propietario de Vehculo. Refrendo de Vehculos Particulares.

Documentos Personales

Curriculum Vitae

El trmino latino curriculum vit, en espaol currculum vtae, el cual significa literalmente carrera de la vida, por analoga y contraposicin a cursus honorum, la carrera profesional de los magistrados romanos. Por simplificacin se usa el trminocurrculum, mientras que en ocasiones se puede encontrarCurriculum vitae et studiorum (carrera de vida y estudios). Con todos ellos nos referimos al conjunto de experiencias (educacionales, laborales, vivenciales) de una persona. Se aplica comnmente en la bsqueda de empleo, siendo requisito indispensable su presentacin para solicitar empleo en la mayora de los puestos .

Clave nica de Registro de Poblacin .

La Clave nica de Registro de Poblacin (CURP) es un cdigonico de identidad de 18 caracteres, tanto para residentes como para ciudadanos mexicanos.

Registro Federal de Contribuyentes

El Registro Federal de Contribuyentes (o RFC) se refiere a unaclave que tiene, toda persona fsica en Mxico para realizar alguna actividad licita que este obligada a pagar impuestos a toda persona moral sin excepcin. A estas personas se les llama contribuyentes. Esta clave debe llevar datos personales del contribuyente o persona fsica como su nombre y fecha de nacimiento; o nombre y fecha de origen de la persona moral. El registro se debe hacer en las oficinas del Servicio de Administracin Tributaria de la Secretaria de Hacienda y Credito Publico, y es obligatorio para todos los que seale el Codigo Fiscal de la Federacin.

Constancia de Percepciones y Recepciones

Cuando haya percibido ingresos por salarios, por servicios profesionales, por rentar bienes inmuebles a personas morales o por intereses, solicite su constancia de pagos y retenciones, ya que la requiere para elaborar su declaracin anual debido a que contiene el monto de los pagos y retenciones que le efectuaron durante el ao, as como sus datos personales y los de su retenedor.

Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS ).

El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es una institucin gubernamental, autnoma y tripartita (Estado, Patrones y Trabajadores), dedicada a brindar servicios de

salud y seguridad social a la poblacin que cuente con afiliacin al instituto, llamada entonces asegurado o derechohabiente.

Sistema de Ahorro para el Retiro. Tramitacin del Pasaporte.

Prestacin de seguridad establecida en la Ley del Seguro Social, teniendo como objetivo principal el de formar un mecanismo deAhorro a largo Plazo y de aseguramiento para el trabajador, en caso de retiro, incapacidad, Desempleo o muerte, sustentado en una base financiera slida.

Tramitacin del Pasaporte

El pasaporte es el documento emitido por cada Estado a efectos de identificacin de sus nacionales fuera de sus fronteras. Acredita la identidad de su titular y debe ser expedido de manera individual para cada una de las personas mayores de catorce aos y permite viajar al extranjero. A la hora de conseguir el pasaporte necesitamos la siguiente documentacin para realizar correctamente todo los tramites del pasaporte: En caso de que la persona sea mayor de edad debemos llevar a la oficina donde expedirn nuestro pasaporte el documento nacional de identidad en vigor, o el caducado, una fotografa reciente del rostro del solicitante en formato carn y el pago de la tasa de expedicin del pasaporte. Los menores de edad, debern proporcionar los mismos documentos que las personas mayores de edad y adems tendrn que ir siempre acompaados de la persona que ejerza la patria potestad o tutela del menor, la cual deber aportar su DNI. En caso de que el menor no tenga documento nacional de identidad, deber aportar certificacin literal de nacimiento expedida por el Registro Civil. Existen casos especiales a la hora de expedir un pasaporte, ya sea por la urgencia del viaje o porque la persona que ejerce la patria potestad o tutela sean extranjeras.

Renovacin del Pasaporte.

Es la renovacin del Documento que acredita la identidad del titular y lo habilita a viajar segn normas establecidas en convenios internacionales.

Obtencin de la Visa.
Para obtener una visa de entrada a Estados Unidos, usted debe comenzar llenando por Internet el formulario electrnico de solicitud DS-160. Comunquese con la embajada de Estados Unidos en su pas para concertar una cita. Lleve su solicitud, pasaporte, una fotografa y documentos complementarios a la embajada o al consulado, donde lo entrevistarn sobre el propsito de su visita. Tambin debe pagar el arancel aplicable, actualmente de 100 dlares. La visa le permite viajar a un puerto de entrada en Estados Unidos donde un funcionario volver a examinar sus documentos de viaje antes de otorgarle permiso para entrar al pas.

Trmite para la Gestin de Licencia de Manejo.

rEl interesado deber cumplir con los siguientes requisitos y documentos,

tener 18 aos cumplidos presentar examen de manejo copia de acta de nacimiento copia de credencial de elector copia de grupo sanguneo expedida por un laboratorio o dependencia copia de comprobante de domicilio.

Para el procedimiento presentar en el rea de licencias los documentos para realizar la

revisin de los documentos,

pasar al rea de infracciones para bsqueda de probable boleta de infraccin y si existe boleta de infraccin pasa a caja a efectuar el pago de la misma. En caso de no existir infraccin pasa a la seccin de peritaje para el examen de manejo y determinar evaluacin y en caso de aprobacin regresa al rea de licencias para la toma de fotografa, asar a caja a efectuar el pago del costo del servicio.

La entrega de la licencia se realiza el da hbil siguiente, quedando como documento vlido para ese dia y el siguiente recibo de pago a la tesorera, este trmite se basa en el fundamento legal de los artculos 60,61 fraccin 2 y 62 del reglamento de Trnsito para el estado de .

Ora Trmite de Cambio de Propietario de Vehculor

Solicitar en Trfico o descargar de la pgina web de la DGT los impresos oficiales y rellenarlos (notificacin de transmisin de vehculos y solicitud de transmisin). Una vez abiertos los PDF, se pueden rellenar los campos en blanco directamente desde cualquier ordenador. Luego basta con imprimirlos y entregarlos,firmados por ambas partes, en la oficina correspondiente, que puede localizarse tambin a travs de en la Red. Abonar la tasa correspondiente: 43,40 euros, 7,80 euros si se trata de ciclomotores. No existe un criterio sobre quien ha de pagar la tasa, Trfico nicamente pide el resguardo de que se ha pagado para iniciar los trmites.

El vendedor aportar dos fotocopias del DNI, una para Trfico y otra para pagar el Impuesto de Trasmisiones Patrimoniales en las oficinas de la comunidad autnoma (el importe es el 4% de la valoracin asignada por la Consejera de Hacienda al vehculo en funcin del modelo y del ao de matriculacin). Si el comprador es una persona fsica presentar documento oficial que acredite su identidad y domicilio (DNI, permiso de conduccin espaol, tarjeta de residencia). Para los extranjeros residentes en nuestro pas se requiere el pasaporte acompaado del Nmero de Identificacin de Extranjeros. Las empresas o personas jurdicas aportarn la tarjeta de identificacin fiscal y acreditarn la representacin e identidad de quien firme. Si se trata de menores o incapacitados se precisarn los datos y la firma del padre, madre o tutor, su DNI y documento que acredite el concepto por el que acten.

Si con anterioridad no se hubiera notificado la venta, para identificar al vendedor y vehculo se precisa, adems, del DNI del primero:

Tarjeta de ITV con el reconocimiento en vigor si el coche tiene ms de 4 aos. Justificante del pago/exencin/no sujecin de Impuesto de Transmisiones Patrimoniales liquidado en la comunidad autnoma, salvo que el vendedor sea un empresario en el ejercicio de su actividad, en cuyo caso aportar factura Justificante del pago o exencin del Impuesto de Circulacin del ao anterior o del ao en curso.

Refrendo de Vehculos Particularess:

1 - Cdule Identidad vigente. Es la Contribucin que permite obtener o renovar la

Calcomana Hologrfica y la Tarjeta de Circulacin del Ao en curso a toda aquella persona que posea un automvil propio.

SECUENCIA No. 3.- CONTROL DE DOCUMENTACION.SECUENCIA 4. REDACTAR APLICANDO NORMAS DE REDACCION.

MTRO. LEONARDO MART[INEZ CARRILLO. MODULO I.- ELABORA Y GESTIONA LA INFORMACIN DE LA ORGANIZACIN. SUBMODULO I.- ELABORA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA. MTRO. LEONARDO MARTINEZ CARRILLO. GRUPO: 2DO. SEMESTRE.- TCNICO EN ADMINISTRACIN. PRACTICA DE INTERNET EN CLASE.- 2.3.- ELABORACION DE DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA.

SECUENCIA DE APRENDIZAJE NUM. 3.- CONTROL SECUENCIA NUM. 4.- REDACTAR

DE DOCUMENTACIN CON BASE EN LOS MANUALES DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS. Y REQUISITAR DOCUMENTACIN APLICANDO NORMAS DE REDACCIN Y GRAMATICA. DOCUMENTO DE TRABAJO DEL ESTUDIANTE: ACADEMIA ECONOMICO ADMINISTRATIVO.-

GUA DE APRENDIZAJE. 3.1.DOCUMENTO DE TRABAJO DEL ESTUDIANTE.

PLANTEL: GRUPO: NOMBRE DEL ALUMNO(A): NOMBRE(S) DEL PROFESOR(ES): FECHA DE APLICACIN CALIFICACIN

COMPETENCIAS / CONTENIDOS A DESARROLLAR: DISCIPLINARES BSICAS SUGERIDAS: C 1.- Identifica, ordena e interpreta las ideas, datos, conceptos explcitos e implcitos en un texto, considerando el contenido en el que se gener y en el que se recibe. C 4.- Produce textos con base en el uso normativo de la lengua considerando la intencin y situacin comunicativa.
FUENTE DE CONSULTA.LINK DE INTERNET EN CLASE:- http://elaboracindedocumentoseinformacin.blogspot.mx/ DOCUMENTO DE TRABAJO DEL ESTUDIANTE PRACTICA DE INTERNET EN CLASE: DISEE UNA DESCRIPCION Y SUS CONCLUSIONES EN HOJAS MEMBRETADAS DE LOS MATERIALES DE PRACTICA.- 2.3- IMPORTANCIA DE LA ELABORACION Y PRESENTACION DE DOCUMENTOS. 1.- TEXTO Y SU CONCLUSION DEL TEMA DE PRESENTACIN DEL AUTOR: IMPORTANCIA DE ELABORACION Y PRESENTAR DOCUMENTOS. 2.- DESARROLLE EL TEMA IMPORTANCIA DE NORMAS PARA ELABORACION DE DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA. a).- DESCIPCION EN LO GENERAL, EJEMPLOS DE APLICACIN DEL TEXTO: NORMAS BASICAS PARA LA ELABORACION, CONTROL Y PRESENTACION DE DOCUMETACION ADMINISTRATIVA. DISEE UN TITULO PARA CADA NORMA: EN CUARTILLAS POR SEPARADO.

b).- NORMA: 1, 2, 3, 4, 5, Y 6, 7, 8, 9, 10. Y 11, 12, 13, 14, 15, Y 16, 17, 18, 19, 20, Y 21, 22, 23, 24,. LAS APLICACIONES Y SUS CONCLUSIONES DE LAS NORMAS APLICADAS EN LA ELABORACION DE DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA. MODULO I.- ELABORA Y GESTIONA LA INFORMACIN DE LA ORGANIZACIN. SUBMODULO I.- ELABORA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA. TCNICA DE LECTURA GUIADA

CONTROL E IMPORTANCIA DE PRESENTACION DE DOCUMENTOS:

LA

ELABORACION

COMPETENCIAS PROFESIONALES: 1.- Identifica los elementos de la estructura de los diferentes documentos utilizados en el departamento de recursos humanos. 2.- Participa en la elaboracin de documentos administrativos del departamento de recursos humanos. 3.- Controla la documentacin con base en los manuales del departamento de recursos humanos y de la organizacin. 4.- Redacta y requisita la documentacin propia del departamento aplicando las normas del lenguaje y comunicacin.

LA IMPORTANCIA DE LA ELABORACION Y PRESENTACION DE DOCUMENTOS La veracidad, exactitud, formalidad, correccin, amenidad y esttica de un documento son cruciales por las consecuencias que puede acarrear no aplicarlas en la elaboracin de documentos y no solo para usted, sino para el directivo y para la empresa en la que trabaja. No olvide jams que la presentacin de cualquier trabajo o escrito da a conocer pblicamente la forma de trabajar de la persona que lo confecciona y/o lo presenta, es decir de usted como profesional y del directivo al que asiste, que al firmar, se responsabiliza del contenido y da por bueno un documento. Pero lo ms importante; la elaboracin y la entrega del documentoTRANSMITE LA IMAGEN DE LA EMPRESA. Pero adems, si el objetivo principal es conseguir la lectura atenta del receptor del documento o de la informacin, deber utilizar tcnicas de "atraccin" en la elaboracin que le garanticen esa lectura para alcanzar con xito el objetivo. Recuerde que la elaboracin de documentos e informacin es una de sus funciones primordiales de un asistente de direccin y que no debe descuidar su presentacin. No olvide que usted debe de ser capaz de realizar su trabajo correctamente, otorgando prioridades a las tareas que le sean encomendadas, simultaneando la correccin, el tiempo, el tacto, la prudencia, la confidencialidad, la efectividad, la disponibilidad, la atencin a otros asuntos de igual inters, la iniciativa, fomentando las relaciones internas y externas y siempre REPRESENTANDO A LA EMPRESA. NORMAS BASICAS PARA LA PRESENTACION Y ELABORACION DE DOCUMENTOS EN MANUALES DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.

En primer lugar, destacar que la presentacin de cualquier trabajo o escrito DA A CONOCER PBLICAMENTE LA FORMA DE TRABAJAR DE LA PERSONA QUE LO CONFECCIONA, pero an ms importante: TRANSMITE LA IMAGEN DE LA EMPRESA. Recuerde que el objetivo de la mayor parte de las empresas es obtener beneficios, o al menos, reducir o mantener los costes. Rehacer un trabajo o corregirlo supone una prdida de tiempo y de dinero. Si lo puede evitar, contribuir a alcanzar los objetivos de la empresa. Para la confeccin de cualquier documento tendremos en cuenta, entre otras cuestiones que ir aprendiendo durante el curso, los siguientes puntos: 1 NORMA: La primera herramienta que Vd. debe utilizar es el bloc de notas y un bolgrafo en uso. Podemos manejar estupendamente los programas informticos requeridos pero olvidar aspectos importantes y detalles que se nos han indicado y que pueden influir en la elaboracin y presentacin de documentos. Cuando Vd. sea llamada/o a otra estancia para que otra persona le de indicaciones sobre su trabajo, no olvide nunca coger su bloc de notas y un bolgrafo en uso, aunque su memoria sea buena, pueden darse circunstancias por las que Vd. olvide todo o parte de lo que se le ha indicado. 2 NORMA: Tras recibir las indicaciones, haber tomado al dictado o tener preparado su dictfono, identificar el documento de que se trata y preparar los mrgenes de la pgina en funcin del escrito que va a redactar y/o a mecanografiar. No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que supone aproximadamente una cuarta parte del ancho de un papel tamao DINA4, es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe, cuyo texto estar centrado en el tamao del papel a emplear y donde deber tener previstos los espacios para la encuadernacin. 3 NORMA: Independientemente del escrito a mecanografiar o redactar, una buena presentacin exige que, dentro de los mrgenes escogidos, justifique el texto a derecha e izquierda. Observe los siguientes textos: "No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que supone aproximadamente un cuarto de un tamao DINA4, es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe que el de un informe, cuyo texto estar centrado en el tamao del papel a emplear". "No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que supone aproximadamente un cuarto de un tamao DINA4, es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe que el de un informe, cuyo texto estar centrado en el tamao del papel a emplear". En el segundo ejemplo, se ha justificado el texto dentro de los mrgenes, en el primero no. Qu duda cabe que esta justificacin es ms adecuada para la correcta presentacin de un escrito. 4 NORMA: El siguiente paso a tener en cuenta es escoger un tipo y un tamao de letra (fuente) adecuados. El tipo de letra empleado en estos apuntes es correcto para la elaboracin de un informe o de una carta comercial. No utilice un tamao fuente inferior a 12 p. ni los tipos "Comic Sans Ms" o "Times New Roman". El primer tipo de fuente es el utilizado en los comics y no es apropiado para asuntos empresariales, el segundo tipo que es el que Word ha predeterminado en la edicin de textos durante muchos aos y est "gastado". Pero en cualquier caso, tenga en cuenta el tipo de fuente por el que ha optado su directivo o la empresa para la que trabaja. Existen otros tipos de letra que se adaptan mejor a otro tipo de textos. Por ejemplo, si el Director de la Empresa dirige una carta a una persona a la que le une cierta amistad, y el asunto sale fuera de lo meramente empresarial, podemos utilizar este otro tipo de letra ms personalizada: "Querido Juan:" Para confeccionar un aviso importante, el tamao y la letra deben variar: A T E N C I N !!

Para llamadas a pie de pgina o al pie de grficos o fotografas, se utilizar una letra de menor tamao: Siempre tendr en cuenta la claridad y la amenidad, as como la funcin de la comunicacin escrita a la hora de escoger el tipo de letra adecuado. 5 NORMA: Antes de empezar a redactar y/o mecanografiar el texto debe tener clara la estructura que requiere el texto. Es decir: a) Si el escrito se va a presentar con apartados y subapartados se debe escoger el tipo de letra para los apartados y subapartados. Deben diferenciarse entre ambos. Incluso, se ha de establecer otra diferencia, que es la de conceder unos mrgenes distintos, es decir, menor extensin para el subapartado. Los ttulos a su vez se han de diferenciar de los apartados. b) Se tendr en cuenta si conviene alternar dos tipos de letra distinta. Por ejemplo si en el texto se van a insertar fragmentos de otros textos ya escritos (peridicos, libros, etc.), conviene adems de insertarlos entre comillas, observando las normas, diferenciarlos con otro tipo de letra o tamao de la misma. c) Existen fragmentos en el texto a los que el emisor pretende concederles ms importancia. En este caso, se inserta en negrita o subrayado o ambos o, incluso, en cursiva, negrita y subrayado a la vez. Recuerde siempre escribir los ttulos en mayscula, centrados horizontalmente, en negrita y en color si se requiriera. No es conveniente abusar del subrayado. 6 NORMA: Si se van a insertar objetos como fotografas, tablas, bases de datos, hojas de clculo, esquemas, grficos, etc. deberemos centrar stos en la parte ms visual del papel, o situarlos en el lugar ms conveniente. (A la derecha o izquierda del texto explicativo, en el centro si se quiere conceder ms importancia o resaltar de alguna forma el objeto a insertar). A veces, estos objetos se sitan estratgicamente con la nica misin de romper la monotona del escrito como sucede en los libros de texto. 7 NORMA: Se ha de estudiar la conveniencia de insertar en el escrito, encabezamiento y/o pi de pgina. Por ejemplo, si se est escribiendo un manual, tal vez sera conveniente que en la cabecera se indicara el ttulo del captulo, o el nombre del autor, o el ttulo del informe, etc. Se pueden alternar cabeceras en pginas pares o impares. 8 NORMA: La numeracin de las pginas tambin forma parte de las cabeceras o pies de pgina, es conveniente numerarlas en la cabecera si en algunas pginas se insertan al pie llamadas. Una vez que ha impreso el documento, no olvide comprobar que est bien numerado y si esta numeracin coincide con el ndice, si es que tambin forma parte del documento. 9 NORMA: Puede haber estudiado normas sobre la elaboracin y presentacin de documentos, incluso puede haber Vd. aprendido otra forma de elaborarlos en alguna empresa donde haya trabajado, pero Vd. debe olvidarse de ellas y observar las normas internas de la empresa en cuanto a la confeccin de documentos se refiere. Consulte documentos confeccionados con anterioridad. Tenga en cuenta que dentro de los consejos o de las normas de las tcnicas de comunicacin, la empresa las adapta a sus necesidades y todos los empleados reconocen esas adaptaciones. 10 NORMA: Al comenzar el mecanografiado y/o redaccin del escrito, sobre todo en el mecanografiado, se levantar lo mnimo posible la vista del papel, con el fin de no saltar o cambiar lneas y/o palabras. Se observarn las normas de confeccin y presentacin de cada documento si las hubiere. Los errores mecanogrficos cometidos en procesadores de texto son fcilmente subsanables, sin embargo, los cometidos en mquinas de escribir mecnicas o electrnicas son ms difciles de subsanar sin rehacer el escrito, pero sobre todo, las correcciones son menos limpias, por lo que fijar la atencin en el mecanografiado es muy importante. No olvide que un error siempre supone una prdida de tiempo y en la empresa perder tiempo significa, necesariamente, perder dinero. 11 NORMA:

Para evitar prdidas de tiempo por accidentes: cortes de corriente o informticos, peridicamente se guardar la informacin en el soporte informtico adecuado. Sera conveniente realizar la copia de seguridad cada 5 minutos. 12 NORMA: Si estuviera mecanografiando un texto manuscrito o traduciendo a la vez que mecanografa un texto tomado previamente al dictado, o un texto dictado directamente en un archivo o aparato de sonido y dudara de la audicin de una palabra, recuerde que es preferible preguntar al emisor que incluir una palabra al azar o por deduccin, otra palabra podra cambiar el matiz de lo que se quiere expresar. La prdida de tiempo y por ende, de dinero, es menor preguntando que rehaciendo un escrito. 13 NORMA: Conceder agilidad de lectura al texto: Dejar doble espacio interlineal tras terminar un prrafo, incluso triple al cambiar de apartado. Dejar un espacio detrs de cada signo de puntuacin, incluso doble tras el punto y seguido. Aunque la sangra rompe la estructura cuadrada que forman los prrafos al justificarse a derecha e izquierda, es cierto que la U.N.E. -Organismo Europeo de Normalizacin de Impresos y Documentos- recomienda no usar la sangra en ciertos documentos con el fin de que no se puedan intercalar palabras o cifras en el espacio que otorga la sangra. 14 NORMA: El ser un profesional, un cargo directivo, un licenciado, no otorga a la persona la capacidad expresarse con claridad y correctamente, incluso no implica redactar observando las normas gramaticales u ortogrficas, ni usar adecuadamente los recursos lingsticos, por lo que Ud. deber consultar en caso de duda, pero no a su superior, deber proveerse de los medios de consulta adecuados. Recuerde siempre esta pgina que le ser de ayuda en estas cuestiones: Puede suceder igualmente, que observe algn tipo de error en un manuscrito redactado por su superior, en cuyo caso deber modificarlo con mucho tacto y con la completa seguridad de que la correccin es adecuada. En muchos casos, el superior es consciente de su propia falta de recursos y puede haberle solicitado que corrija estos errores en cuyo caso se subsanarn sin realizar comentario alguno. El hacerlo de esta forma supone utilizar el tacto. A nadie le es grato que le adviertan los errores cometidos y ms an cuando corregirlos entra dentro de sus funciones como Secretaria/o. De no haber establecido normas su superior, es preferible corregirlo y pasarlo a la firma con las correcciones efectuadas sin hacer ningn comentario al respecto y en el caso de que la otra persona lo advierta, no debe concederle importancia. En ltimo caso, si se le indicara, rehar el escrito a la forma original, aunque Vd. siga pensando que no es correcto. Pero es conveniente repetir esta accin cada vez que observe errores, al menos la otra persona sabr que Vd. domina los recursos y que puede ayudarle en este sentido. Es una forma de hacrselo saber sin poner a su superior en evidencia. Pero recuerde, actuar de esta forma supone estar absolutamente seguro de lo que Vd. est corrigiendo. 15 NORMA: Si estuviera mecanografiando un escrito dictado en cinta magnetofnica o con un programa de volcado de voz y observara, por ejemplo, que los prrafos estn desordenados o existe alguna confusin que no fuera motivada por la falta de recursos, sino por ejemplo un despiste de fechas, nombres, etc. Puede Ud. corregirlos. Si le llaman la atencin por este hecho, una disculpa con tacto puede ser: - "Disculpe, cre que se trataba de una confusin". Obsrvese que es muy diferente a comentar: - "Cre que era mejor la forma que yo he redactado", o, "Pens que se haba equivocado". 16 NORMA: La revisin ortogrfica del procesador de textos que est utilizando no garantiza la correccin ortogrfica y gramatical del escrito, por lo que toda/o Secretaria/o profesional dispondr de un diccionario virtual o de bolsillo, tambin le ser til un diccionario de sinnimos. Deber consultar siempre que se tenga duda de alguna palabra, jams se dejar escrita una palabra sin la absoluta seguridad de que est correctamente escrita y en el contexto adecuado.

A modo de inciso, le recuerdo que la prctica habitual de la lectura concede al lector riqueza de vocabulario y dominio gramatical. Le animo a que tome la lectura como un hbito regular que le ayudar, sin duda, personal y profesionalmente. Por otra parte, use adecuadamente el corrector ortogrfico del procesador de textos que est utilizando. Colquese al comienzo del escrito y ejecute el corrector, con ello garantizar la revisin total del escrito. Al usar el corrector ortogrfico advertir que no reconoce ciertas palabras, es lgico, pues el programa no contiene, ni mucho menos, el Diccionario Enciclopdico de la Real Academia Espaola. Si ciertas palabras, usuales para Vd. no las reconoce, ejecute el comando "Agregar" del corrector ortogrfico que encontrar en el botn secundario del ratn tras seleccionar la palabra. En ese caso, agrguelas al diccionario de su procesador de textos. Por otra parte, el corrector cuando no reconoce las palabras, le sugiere otras. Observe si la palabra est bien escrita, hay veces que no reconoce una palabra correcta y le ofrece otras alternativas incorrectas. El corrector no identifica, tampoco, todas las construcciones gramaticales. 17 NORMA: Es preciso imprimir un borrador o previsualizar el documento en pantalla y revisar detenidamente el escrito. NO OMITA ESTE PROCESO Y SE ASEGURAR LA PERFECCIN EN SU TRABAJO. 18 NORMA: No presente un escrito de forma definitiva hasta no tener la completa seguridad de que est correctamente confeccionado. 19 NORMA: Y por descontado, aunque sea un borrador, no presente un escrito con manchas, raspaduras, tachaduras, dobleces, correcciones visibles, etc. Recuerde que en cada documento est transmitiendo su vala profesional. 20 NORMA: Cuando presente un documento, hgalo en su soporte adecuado. No es correcto presentar los trabajos simplemente con un clip, es preferible presentarlos en una carpeta o cartula adecuada, con un post-it que advierta a su superior o a la persona intermediaria, el proceso que debe seguir a continuacin ese documento. 21 NORMA: Es importante igualmente que ponga el escrito en manos de la persona adecuada en el tiempo o plazo solicitado. NO DEMORE LA ENTREGA DE SU TRABAJO BAJO NINGN CONCEPTO. Una/un secretaria/o normalmente trabaja contra el tiempo y a favor de la correccin, dos facetas que en muchas ocasiones son difciles de alternar pero que Vd. debe aprender a desarrollar. LA ESCASEZ DE TIEMPO NO PUEDE SUPONER LA INCORRECCIN DE SU TRABAJO. 22 NORMA: No enve o entregue el documento sin tener la absoluta seguridad de que est completo, estn todas las pginas, todas las copias, los documentos adjuntos, los sellos, la firma o firmas, los anexos, etc. 23 NORMA: Si el escrito contiene temas reservados o confidenciales, asegrese con los medios que Vd. ya conoce o que se le mostrarn, de la privacidad o confidencialidad de la documentacin. Recuerde que el secreto profesional es inherente a sus funciones como lo es para un mdico, un sacerdote, un juez, etc. Nunca olvide el cdigo deontolgico de su profesin. 24 NORMA: Asegrese de archivar correctamente las copias, tanto por medios informticos como por medios convencionales.

Por ltimo, permtame recordarle que la elaboracin de documentos e informacin es una de sus funciones primordiales y que no debe descuidar su presentacin, Vd. est trasmitiendo en cada momento la imagen de la Empresa. Debe valorar la responsabilidad que maneja. No olvide que Vd. es capaz de realizar su trabajo correctamente, otorgando prioridades a las tareas que le son encomendadas, simultaneando la correccin, el tiempo, el tacto, la prudencia, la confidencialidad, la efectividad, la disponibilidad, la atencin a otros asuntos de igual inters, la iniciativa, fomentando las relaciones externas e internas, y siempre REPRESENTADO A LA EMPRESA.

MODULO I.- ELABORA Y GESTIONA LA INFORMACIN DE LA ORGANIZACIN. SUBMODULO I.- ELABORA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA.
COMPETENCIAS PROFESIONALES: 1.- Identifica los elementos de la estructura de los diferentes documentos utilizados en el departamento de recursos humanos. 2.- Participa en la elaboracin de documentos administrativos del departamento de recursos humanos. 3.- Controla la documentacin con base en los manuales del departamento de recursos humanos y de la organizacin. 4.- Redacta y requisita la documentacin propia del departamento aplicando las normas del lenguaje y comunicacin.

SECUENCIA DE APRENDIZAJE NUM. 3.- CONTROL SECUENCIA NUM. 4.- REDACTAR

DE DOCUMENTACIN CON BASE EN LOS MANUALES DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS. Y REQUISITAR DOCUMENTACIN APLICANDO NORMAS DE REDACCIN Y GRAMATICA. AUTOEVALUACIN.- DEBERA ENTREGAR AL PROFESOR TRES DIAS ANTES DE LA APLICACIN DE SU EXAMEN. HOJA DE EVALUACIN DE PORTAFOLIO.- INSTRUMENTOS DE APRENDIZAJE Y EVALUACIN. SUBMODULO I.- ELABORA DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA.

TERCER EVALUACIN FINAL.DATOS DEL ESTUDIANTE

Plantel: Grupo: Nombre del Alumno(a): Nombre del Profesor.(a): Fecha de Aplicacin: Calificacin:

CARPETA EXPEDIENTE DE EJERCICIOS DE CLASE

Tcnica de evaluacin de Portafolio o carpeta folder.- consiste en hacer una recoleccin de productos, trabajos de clase y extraclase: anlisis de textos, reporte de ideas conclusivas, ensayos, reflexiones

personales, ejercicios digitalizados presentacin en diapositivas, y otros que los estudiantes realizan en la fecha programada para entrega de calificaciones parcial 1. Hoja de Evaluacin para la carpeta folder, en la clase del Submdulo I. ELABORA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA DEL RECURSO HUMANO.- Contenido a evaluar:Competencia 1.- Identifica,

ordena e interpreta las ideas, datos, conceptos explcitos e implcitos en un texto, considerando el contenido en el que se gener y en el que se recibe.
Nm. Criterio de Evaluacin. 1 Entrega todos los trabajos de los instrumentos de aprendizaje. ( 15 puntos) Falta: __________ 2 Demuestra dominio de las caractersticas de buena escritura (claridad, coherencia, concisin, precisin, variedad). (20 puntos) 3 Demuestra dominio de la estructura margen interior de los escritos. (10 puntos) 4 Demuestra que conoce el proceso de redaccin. (15 puntos) 5 Hay Evidencias de su proceso de Ideas conclusivas. (10 puntos) 6 La autoevaluacin evidencia un proceso de reflexin continuo y serio. (10puntos) 7 Escribe tomando en consideracin el significado del autor y sus reflexiones personales (sntesis - resumen) (20 puntos) CALIFICACIN / ACREDITACIN SUMA Comentario del Profesor: Evaluacin Competente: Evaluacin No Competente: Puntuacin.