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Actividad 3
Ficha: 2222317
20/11/2020
Zambrano – Bolívar
Introducción
Objetivos
Recepción
Registro y radicación:
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se
ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema
SGD (sistema de gestión documental de la empresa).
Se registran los siguientes datos:
Fecha
Nombre del Remitente
Dirección, teléfono y correo electrónico
Funcionario destinatario, Dependencia y si lleva copia a otra
dependencia
Asunto
Número de folios y anexos.
Distribución o reparto:
El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o
reparto hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y
trámite correspondiente.
El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las
comunicaciones externas en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones
externas recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento
y del formato, para que proceda a su distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el
casillero, verificando que los datos de la planilla de relación de
correspondencia coincidan con la correspondencia física, organiza la
correspondencia según el recorrido, relaciona el formato “relación de
copias” con las copias que debe entregar en el recorrido, hace el
recorrido.
El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y
hace firmar el formato para verificación y control del recibido.
Comunicaciones oficiales externas
Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos
se Coloca sello a la correspondencia para controlar la fecha de
recibido encasilla la correspondencia con el formato diligenciado según
el servicio requerido donde corresponda
Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero se verifica el
aval del envío por parte de la Unidad y la asociación del centro de costo
(formato o correo electrónico).
Se Diligencia Guía, se registra: Nombre, dirección ,empresa, teléfono
contenido ,Ciudad a la que va , tipo de servicio, Peso, volumen, forma
de pago , Observación, Centro de costo y departamento que
envió. Llamar al Operador para programar recogida de
Correspondencia.
3. Memorandos
Web grafía:
Manual de procesos de gestión documental.
https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/i
nstitution/SENA/Finanzas/51130033_1/Contenido/OVA/MaterialF_3/in
dex.html
https://www.javeriana.edu.co/documents/17504/3422918/SC-
OD+Anexos+redise%C3%B1o+de+procesos+de+gesti%C3%B3n+doc
umental/59b530ed-b2bb-4e0d-8887-921a0cf2c0a9?version=1.2
https://es.slideshare.net/Juanluissemilla/gestion-documental-ii
https://www.youtube.com/watch?v=ST5T3Ds8EB0
http://normasgtc185.blogspot.com/