FACULTAD DE INGENIERÍA ELECTRÓNICA - SISTEMAS

Escuela Profesional de Ingeniería de

Sistemas

ASIGNATURA:
COMUNICACIÓN LINGÜÍSTICA II

Semana Nº 14: El oficio y la Solicitud

Docente: Dra. Lipselotte Infante Rivera

987347410
lipselotte.infante@unh.edu.pe

Universidad Nacional de Huancavelica

LOGRO DE APRENDIZAJE

▪ Conocer la forma de redactar

solicitudes y oficios de manera
correcta.
Lo que no se comunica
no existe”
CONTENIDO

El oficio: La solicitud:
sus partes e importancia sus partes e importancia.
El oficio
El oficio es un documento de carácter oficial ,que se
utiliza en los organismos del Sector público y por
extensión ,en algunas instituciones educativas, culturas,
sociales y deportivas que no dependen del Estado.

El oficio es un documento protocolar que vincula, en

especial ,a las autoridades de más alta jerarquía.

Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar

acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir
documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de
trabajo administrativo.
Área de
difusión
El oficio se difunde en dos niveles: a nivel
externo, es decir fuera de una institución; y a
nivel interno, dentro de ella.

A nivel externo, establece comunicación con

personas ajenas a la entidad, especialmente
con aquéllas que ocupan cargos directivos.

A nivel interno enlaza a los que desempeñan

funciones de dirección dentro de una entidad o
institución.
Facultad para firmar
oficios
- Los oficios de circulación externa son firmados solamente
por la máxima autoridad de la institución o por quien hace
su veces. Sin embargo, en caso de existir la necesidad de
enviar oficios fuera de la institución, abordando asuntos
específicos de trabajo pueden los que dirigen los órganos
internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero
eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referida
autoridad.

- Los oficios de circulación interna son firmados por los que

desempeñan cargos directivos en la institución.
- Los que no desempeñan cargos directivos no están
facultados para hacer uso del oficio, porque no representan
legalmente ni a instituciones ni a sus órganos. Estas
personas se comunican con sus superiores o entre ellas,
según los casos ,mediante memorandos, informes, cartas o
solicitudes.
- Por lo tanto, el oficio no puede ser usado a título personal,
sino en representación de una entidad o institución, o en
mérito a un cargo directivo que se ocupa. Por ejemplo, lo
usan los directores de los ministerios, los rectores,
vicerrectores, decanos, jefes de departamentos de la
universidades; los directores de centros educativos, etc.; y
no así los trabajadores administrativos ni los profesores de
aula o de área que no desempeñen ningún cargo directivo.
Partes de un oficio
1.-El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:
a)Membrete
b)Lugar y fecha
c)Código
d)destinatario
e) asunto (no es obligatorio en los oficios redactados en formato.
f)Texto
g)ante firma
h) Firma, posfirma y sello
i) con copia
j) pie de página.

2. Y las siguientes complementarias:

-Nombre del año (obligatorio únicamente en los oficios de circulación externa)
-Referencia
-Anexo
Clases de
oficio
1. OFICIO SIMPLE
USOS. El oficio simple ,conocido comúnmente
sólo como “oficio” se emplea para comunicar
disposiciones, consultar, responder, remitir
documentos u objetos, realizará gestiones,
presentar personas, participar la realización de
actividades, coordinar acciones, transcribir
documentos y para proporcionar cualquier otra
información a un solo destinatario.
CARACTERÍSTICAS
a) El oficio simple tiene un solo destinatario ,que viene a ser la
persona, dependencia o institución que se nomina en la parte
llamada “destinatario”.
b) Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso
natural del mecanografiado del documento. O sea ,que no se
deja en blanco el espacio correspondiente al destinatario,
como sucede en los oficios o memorandos múltiples.
c) Lleva la palabra “oficio” o el código como denominación del
documento.
d) Usa con copia.
e) Es mecanografiado con pocas copias; el original se remite al
destinatario y las copias , a los que se indica en la “con copia”.
Estructuración según formatos. Los oficios simples y múltiples
se estructuran en base a formatos establecidos por cada
institución
2. OFICIO MÚLTIPLE

El oficio múltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra

información simultáneamente a varios destinatarios.

Características

a) El oficio múltiple tiene varios destinatarios, los que se mencionan o se hace

referencia en la parte denominada “distribución”
b) Todos ellos, por constituir tales ,son tratados en igualdad de condiciones y
asumen responsabilidades acorde con las funciones que desempeñan.
c) En el código lleva “oficio múltiple! Como nombre del documento y mantiene
la misma numeración para todos los ejemplares.
d) El espacio correspondiente al destinatario es dejado en blanco ,con la única
mención del tratamiento “señor” o “al”, según formatos que se empleen.
e) En los oficios múltiples de difusión interna, no es obligatorio completar este
espacio, pero sí, en los de circulación externa.
f) El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida
con el nombre de “destinatario” deberá comprender tantas
líneas como espacios se requieran para identificar a quienes
remitimos los ejemplares del oficio.
g)El texto del oficio múltiple debe redactarse en tercera
persona singular o sea que no debe decirse ,por ejemplo, tengo
el agrado de dirigirme a ustedes….sino tengo el agrado de
dirigirme a usted…como si el oficio tuviera un solo destinatario.
h) Usa distribución en lugar de “con copia”
i) Por lo general es impreso en computadora.
J) Se es tipeado, el original queda para el archivo de la oficina
remitente y se envían las copias. Si es impreso, una de las
copias remplaza al original y se guarda en el archivo respectivo.
Importancia

✔Es importante porque es el principal

documento que circula y sirve como medio
de comunicación escrita, con las
dependencias públicas, fomentando buenas
relaciones humanas y administrativas.
✔El oficio cumple determinadas funciones,
informa, solicita, resuelve, etc.
La solicitud

Por lo general, una solicitud (o instancia) es un

documento escrito que va dirigido a un organismo
público o a una autoridad a los que se pide algo o
ante los que se plantea una reclamación con la
exposición de los motivos en los que se basan. La
mayor parte de los organismos públicos disponen
de impresos destinados a este fin. Se debe
preguntar por su existencia y, si no los hay, se
puede hacer la instancia por uno mismo.
✔Solicitud proviene del latín sollicitudo y es un informe minucioso
que expone la exigencia de una persona a un favor, derecho o
requerimiento. Existen diversos tipos de solicitudes como las que se
realizan a una institución financiera como los bancos, las que se
realizan en entes públicos como la extranjería y también las
solicitudes de trabajo.
✔De modo que, cuando se habla de solicitud, se hace referencia a
una petición seria, necesaria y personal, a diferencia de las
solicitudes de favores que se pueden realizar entre amigos o
familiares con fines menos estrictos.
✔Cada solicitud cuenta con criterios específicos para su
realización en dependencia de la razón solicitada.
✔Las solicitudes de trabajo también conocidas como
currículo personal, es un documento con información
detallada del individuo más sus aptitudes o
competencias, que es entregada a una empresa que
puede ser beneficiada con su potencial.
✔Por otra parte, las solicitudes a entes públicos, tienen
un enfoque más rígido y formal, con una exposición de
motivos detallada en torno a la causa o causas que
generaron la solicitud.
Partes de la solicitud

A) Encabezamiento: Consta de los datos personales de

quien firma la solicitud: nombre y apellidos, lugar y fecha
de nacimiento, domicilio, teléfono y datos opcionales
(profesión, centro de trabajo, etc.).

B) Exposición de motivos: Se debe describir las

circunstancias y las causas que motivan la solicitud, de
manera sistemática y esquemática; se deben exponer
todos los datos de forma argumentada y citar las
disposiciones legales en que esté basada la solicitud.
Se inicia con la palabra EXPONGO, seguida de dos puntos y,
normalmente, se termina con la expresión "por ello". Si es el
caso, se hará referencia a la documentación aportada con
fórmulas del tipo: "lo que acredito con la documentación
anexa", seguida de la relación de documentos incorporados a la
solicitud..

El tratamiento personal del emisor puede ser en primera

persona (yo), en tercera persona y el del receptor, la segunda
persona del plural (os) o bien una fórmula impersonal.
C) Petición o exposición de la solicitud. Se comienza con la palabra SOLICITO, seguida de
dos puntos. Si esta palabra va seguida de una oración con un verbo conjugado, se debe
introducir antes la conjunción que. Por ejemplo, SOLICITO: Que sea concedido...., o bien
SOLICITO: Que se acepte esta petición de ....

D) La despedida debe indicar:

Fecha: lugar, día, mes y año
Firma de quien presenta la instancia
Nombre del organismo, institución, unidad o autoridad a quien se dirige la instancia; estos
nombres deben ir escritos todos en mayúsculas. Por ejemplo,

DECANATO DE LA FACULTAD DE BIOLOGIA DE LA UNIVERSIDAD DE EXCELENTISIMO SEÑOR

RECTOR MAGNIFICO DE LA UNIVERSIDAD DE
ILUSTRISIMO SEÑOR PRESIDENTE DEL EXCELENTISIMO

Finalmente, hay que recordar que, según los criterios de modernización de los documentos
públicos, debe evitarse el uso de formas arcaicas o de carácter humillante. Por ejemplo, son
innecesarias y debe evitarse expresiones como: "es gracia que espero alcanzar", o
"SUPLICO".
Importancia de la solicitud

La importancia de la solicitud recae en la tramitación de

una persona sobre su necesidad, la cual puede
ayudarlo a recibir servicios, beneficios, colaboraciones,
instrucciones, entrevistas entre otros. Mediante la
solicitud, una persona también puede dar su
consentimiento informado en relación a una
determinada causa, por lo cual siempre representará
un documento de importancia legal.
¿ PREGUNTAS ?
BIBLIOGRAFÍA

Chirinos A. (S.F.). Importancia de la solicitud.

https://www.importancia.cc/solicitud/
Vinagrefa, E (2011). Definición de oficios.
https://es2.slideshare.net/etelvinagrefa/definicion-de-oficios
GRACIAS POR SU ATENCIÓN