UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES Y POSTGRADO

MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN EMPRESARIAL
CENTRO LOCAL NUEVA ESPARTA

LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LAS EMPRESAS

Realizado por: Hernández G., Greisy C.

C.I.: N° V- 20.111.733
Lemus S., Ruth M.
C.I.: N° V- 22.627.409
Rosal M., Danyelis del V.
C.I.: N° V- 25.877.807

Facilitadora: MSc. Silva G., Vianney del C.

La Asunción, noviembre de 2022

 Las personas, tenemos por naturaleza ser seres sociales y por esto
creamos grupos, por lo cual las relaciones que se establecen hicieron posible la
aparición del lenguaje como respuesta a la necesidad de comunicación. Para dejar
evidencia de las comunicaciones u acuerdos, genera la aparición de la escritura;
en el caso de la comunicación escrita de las empresas existe mayor exigencia
puesto que se tiene por objetivo que el mensaje a transmitir llegue al destinatario y
esté sea capaz de interpretarlo correctamente. La importancia de la comunicación
escrita en las empresas radica en sus características o capacidades de ser
almacenada, modificada y revisada cuando se necesite, el hecho de poseer
documentos claros y precisos es imprescindible para la gestión empresarial

Cabe acotar, que para mejorar la eficacia comunicativa es posible, si

contamos con los criterios apropiados, y somos capaces de ejercer la autocrítica e
introducimos los cambios oportunos en nuestros hábitos comunicativos. Así
mismo, Las empresas, como toda organización, requieren establecer relaciones
con los demás: ofrecer sus productos o servicios y recibir recursos humanos y
materias primas. Para llevar a cabo esta coordinación de esfuerzos, necesitan
interactuar con otras personas y organizaciones. En este ensayo abordaremos lo
que es la comunicación escrita en la empresa, para quién se escribe, escritos
menores: el reporte; escritos mayores: los informes; Presentaciones efectivas.

Para empezar, en la comunicación escrita se puede señalar que se

establece a través de un código escrito. El emisor y el receptor deben compartir el
conocimiento de ese código en cuestión, para que la comunicación sea efectiva.
En esta clase de comunicación, el emisor escribe mientras que el receptor lee. En
la actualidad la comunicación a nivel empresarial se desarrolla de manera escrita,
el emplear redacción y ortografía correcta es muy importante. Esto quiere decir
que, la redacción es una parte importante a la hora de tratar con un cliente, ya que
dependerá de la imagen que genere la empresa, si realiza venta o no. Cuando se
acerca una persona a obtener información sobre la compañía, espera encontrar
información adecuada para cubrir su necesidad; si el material de venta y servicio
al cliente está estructurado y redactado adecuadamente generará confianza. La

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información se puede brindar de manera verbal o escrita y en ambos casos es
importante el lenguaje que se utiliza para poder llegar a la persona.

En este orden de ideas, se establece la importancia de alimentar las

cualidades o habilidades para preparar el trabajo creativo de componer escritos en
el ámbito de los negocios, donde se debe aplicar el lenguaje informativo, que se
diferencia del expresivo o literario, teniendo en cuenta la imagen del mensaje
como principal conexión de la empresa (Balestrini et al, 2007).

Desde la perspectiva más general, si entendemos a la organización como

un sitio de comunicaciones, es decir, como un conjunto de intercambios
dinámicos, la comunicación, tanto oral como escrita, resulta una herramienta
imprescindible, no sólo para un buen entendimiento con usuarios y proveedores,
sino también con el personal de la propia organización.

En efecto, la importancia de la comunicación organizacional está fuera de

toda duda. Sin una comunicación mínimamente eficaz, las corporaciones no
podrían operar en el mercado por muchos motivos (falta de transmisión de
objetivos, ausencia de orientación al cliente externo o interno, mal clima laboral,
entre otros aspectos).

La comunicación escrita se basa en la trascripción de información por

medio conjunto sistematizado de grafismos, denominados escritura.
Hoy, gracias a la comunicación escrita, podemos enviar un mensaje, ponernos
contacto con personas que están a muchos kilómetros de distancia a un bajo
coste y constancia del mensaje que transmitimos. Este tipo de comunicación,
normalmente, es diferida, siendo la carta la más conocida y empleada.

Evidentemente, es imprescindible respetar las normas de puntuación y de

ortografía para conseguir una buena comunicación escrita, las ventajas de la
comunicación escrita en la empresa nos ayudan a mejorar la comunicación verbal
para transmitir hechos y opiniones, también mejora mensajes difíciles o
complicados. Permite ser revisada. Es útil cuando se necesita llevar un registro al

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que hacer referencia en un momento posterior, de la misma manera se puede
planificar cuidadosamente y estudiarse antes de ser transmitida.

Sin duda, la comunicación escrita se puede caracterizar por ser una

capacidad propia del ser humano, que es capaz de realizarla a través del trabajo
intelectual y motriz. Se debe usar un sistema de códigos con sus propias reglas de
ortografía y de gramática. A diferencia del mensaje oral, el escrito logra
perpetuarse, es decir, permanece en el tiempo, la distancia no son un problema
para ellos; los mensajes son planificados. El emisor debe planificar, por más
mínima que sea la comunicación, de qué manera formulará el contenido para que
tenga cohesión y coherencia.

En este sentido, las dos grandes funciones que tiene la comunicación escrita
en la empresa son, transmitir información a otras personas o departamentos de la
misma empresa y poner en contacto a la empresa con el mundo que le rodea.

En esta misma línea, estas dos funciones fundamentales, nos indican una
primera clasificación de la comunicación escrita en la empresa, que, aunque la
más generalizada no es la única.

La clasificación de la comunicación escrita puede ser interna-externa, si el

escrito se envía dentro del mismo recinto o va al exterior; ascendente-horizontal-
descendente, cuando los documentos se dirigen a personas de rango superior, de
igual categoría o de rango inferior; individual-colectiva, si el escrito se remite a una
sola persona o a un grupo; vigente o histórica en función del tiempo que se pueda
utilizar; carta, tarjeta postal, fax, telegrama, entre otras. Según su presentación y
tamaño; normales o especiales, si son realizadas en escritura, normal o utilizan
sistemas como perforaciones, taquigrafía, entre otros; Manual o mecanografiada,
depende de los medios utilizados para su realización.

Sin embargo, los tipos de comunicaciones escritas suelen ser, la

comunicación horizontal, la cual, es aquella que tiene lugar entre empleados que
ocupan un mismo nivel jerárquico en la organización mientras que la comunicación

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vertical se produce entre empleados que están en diferentes niveles jerárquicos,
es decir, entre superiores y empleados y viceversa.

El escribir puede ser por diversos propósitos y motivaciones. La escritura

puede ser científica, técnica, filosófica, artística, histórica, religiosa, periodística,
publicitaria, entre otros tantos estilos. El fin de cualquier tipo de escritura es dejar
evidencia o registro para transmitir o informar. En cuanto a la forma o estructura o
formato, se encuentran los escritos menores, como el reporte y los escritos
mayores como el informe. También se usan mucho las presentaciones, cuyo
objetivo principal es informar de manera pública asuntos relevantes

Por lo tanto, los escritos menores y los escritos mayores se clasifican

dependiendo de tres criterios: la complejidad, extensión e inmediatez. La
Complejidad es la mayor o menor dificultad para concebir o diseñar el escrito. La
Cantidad de información o extensión se refiere si el escrito puede desarrollarse en
muy pocas páginas, de 1 a 5, o si se requieren de una cantidad mayor para
tratarlo con un escrito mayor. La Inmediatez se refiere al requerimiento inmediato
de un escrito para el mismo día o para el día siguiente a primera hora.

Por eso, el reporte, como recurso de los escritos menores, es un escrito

breve que registra e informa lo relacionado a un trabajo, proceso o actividad
realizada. No contempla mucha elaboración conceptual, análisis, interpretaciones,
opiniones, ni conclusiones o recomendaciones. Su enfoque puede ser
enumerativo de dichas actividades o descriptivo de situaciones, hechos, procesos,
incidentes, entre otros. En muchas empresas se han estandarizados formatos de
manera de hacer fácil y rápido la elaboración de los reportes. La estructura
recomendada para un reporte se compone de la identificación, el asunto, el texto y
los anexos.

Se observa que, otros escritos menores son el memorando, la nota

electrónica, la carta comercial, la minuta.

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 Por otro lado, el informe es el tipo de recurso dentro de los escritos
mayores. El informe es una comunicación técnica que consiste en la exposición
por escrito de las circunstancias observadas en el examen de la cuestión que se
considera, con explicaciones detalladas que certifiquen lo dicho. En otras
palabras, es un texto expositivo y argumentativo, por medio del cual se transmite
una información de lo ejecutado en cierto tema y tiempo específico, o a lo que
conviene hacer del mismo. Generalmente están dirigidos a un destinatario que
debe tomar una decisión respecto al tema tratado en el texto.

Por consiguiente, la presentación efectiva es una herramienta o instrumento

empresarial de tipo audio visual que se utiliza para mostrar información relevante
que se requiere divulgar de manera efectiva y adecuada a un personal selecto.
Para que estas sean efectivas debe reunir unas mínimas características, las
cuales se enumeran a continuación:

1. Deben ser sencillas y concretas.

2. No excederse en el uso de viñetas y texto.

3. No exagerar con las animaciones y transiciones.

4. Utilizar imágenes de alta calidad.

5. Utilizar plantillas.

6. Utilizar gráficos adecuados para representar los datos.

7. Utilizar colores que puedan hacer contraste entre ellos.

8. Escoger fuentes legibles y de buen tamaño.

9. Utilizar audio y vídeo adecuadamente.

10. Ordenar adecuadamente las diapositivas.

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 Otros escritos mayores que se pueden mencionar son las monografías, las
tesis, las ponencias, las propuestas, los manuales, los informes.

Para finalizar, la comunicación escrita tiene mucha importancia para todo

profesional y su empresa. No sólo es un medio para llevar un mensaje a tus
clientes, también te permite gestionar más eficientemente los proyectos y el
trabajo interno.

Es así que, la destreza para comunicarse por escrito en forma clara y eficaz
es una capacidad necesaria en la mayoría de los niveles y funciones de una
organización, cualquiera que sea su actividad o la información que se desee
transmitir. Son muchas las comunicaciones escritas de las empresas. Por
mencionar estarían solo unas cuantas, como las convocatorias, actas, informes,
anuncios, cartas comerciales, circulares, memorándums, avisos, pedidos,
albaranes, facturas, entre otras. Y desde una perspectiva más moderna
tendríamos: entradas a blogs, textos para webs o app’s corporativas, tuits,
entradas a Facebook, escritos para boletines o newsletters, entre otros. Ahora
bien, si hay una comunicación por escrito por excelencia actualmente, ésta sería el
correo electrónico.

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 Referencias
Balestrini, M., y Lares, A. (2007). Metodología para la elaboración de informes.

Venezuela: Consultores Asociados. (I, II, III, IV, V y VI).

Román, A. (2011). Piense primero, escriba después. Venezuela: Vadell hermanos.