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Actividad 3
Ficha: 2222317
20/11/2020
Zambrano – Bolívar
Introducción
Objetivos
Recepción
Registro y radicación:
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla
Única, se ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas,
al Sistema SGD (sistema de gestión documental de la empresa).
Se registran los siguientes datos:
Fecha
Nombre del Remitente
Dirección, teléfono y correo electrónico
Funcionario destinatario, Dependencia y si lleva copia a otra
dependencia
Asunto
Número de folios y anexos.
Distribución o reparto:
El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución
o reparto hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención
y trámite correspondiente.
El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las
comunicaciones externas en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones
externas recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento
y del formato, para que proceda a su distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el
casillero, verificando que los datos de la planilla de relación de
correspondencia coincidan con la correspondencia física, organiza la
correspondencia según el recorrido, relaciona el formato “relación de
copias” con las copias que debe entregar en el recorrido, hace el
recorrido.
El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y
hace firmar el formato para verificación y control del recibido.
5. Correo electrónico
Web grafía:
Manual de procesos de gestión documental.
https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/i
nstitution/SENA/Finanzas/51130033_1/Contenido/OVA/MaterialF_3/in
dex.html
https://www.javeriana.edu.co/documents/17504/3422918/SC-
OD+Anexos+redise%C3%B1o+de+procesos+de+gesti
%C3%B3n+documental/59b530ed-b2bb-4e0d-8887-921a0cf2c0a9?
version=1.2
https://es.slideshare.net/Juanluissemilla/gestion-documental-ii
https://www.youtube.com/watch?v=ST5T3Ds8EB0
http://normasgtc185.blogspot.com/