Antecedentes de la empresa en estudio

1. Procedimiento
VENDIMAX es una empresa dedicada a la venta de golosinas,  galletas, bebidas y
una serie de productos más a través de máquinas dispensadoras automáticas, las
que están distribuidas en diferentes lugares de la ciudad. Para el correcto
funcionamiento del negocio la empresa posee varios departamentos: laboratorio
técnico, taller de operaciones, finanzas, bodega, etc.
Cuando se presenta un desperfecto en una máquina expendedora, esta debe ser
retirada para su desarme. La función de desarme originalmente corresponde a la
unidad de Laboratorio Técnico de la compañía VENDIMAX, sin embargo, como el
área física donde se recibe la máquina pertenece a los talleres del Área de
Operaciones, les fue derivada la función antes descrita para su ejecución, pero
dependiente del Laboratorio Técnico para su supervisión. 

El proceso comienza cuando la máquina debe ser retirada desde algún lugar de la
ciudad de Santiago; la decisión y la ejecución del retiro no son parte del alcance del
proceso de operaciones, sin embargo podría ser importante a la hora de diseñar su
sistema de gestión. Toda vez que la máquina es retirada y traída a los talleres de
VENDIMAX, es chequeada por el control de acceso al taller y registrada en el libro
de ingreso y luego dejada en el patio. Todos los días por la mañana, el grupo de
operaciones recibe la programación de las máquinas que deberán ser recibidas en
el día. Dependiendo de la disponibilidad de recursos, las máquinas que sean
receptadas después de las tres de la tarde, deberán esperar hasta el día siguiente
para ser “desmanteladas”. Si esto sucede, la máquina debe quedar con un “sello de
inviolabilidad” pues aún podría tener recaudación y mercaderías en su interior. Si
llega antes de las tres de la tarde, se desarrollarán las siguientes actividades:
a. Se retirará el sistema de pago. Este retiro debe ser coordinado con personal
de laboratorio técnico pues  deben desconectarse las unidades electrónicas sin que
los cables sean cortados. Cuando esta actividad es realizada, es necesaria la pre -
sencia de un auditor del equipo de operaciones para que supervise esta acción.
b. El sistema de pago se debe abrir y contar la recaudación que existe en su in-
terior.  Luego de contarla se introduce el dinero en el interior de la bolsa y se apli-
ca el sello correspondiente; posterior a esto se completa el formulario de recep-
ción de la recaudación (FORE) y la bolsa entra a un proceso denominado “ingreso
de valores en efectivo”, que no es alcance de este caso, pero tal vez es importan-
te de considerar.
c. El siguiente paso considera verificar la mercadería existente en el interior del
dispensador. En caso de existir, deben ser retiradas por personal de operaciones
(no puede ser el mismo auditor, pues él solo cumple la función de contralor de la
operación), completando la correspondiente guía de ingreso a bodega (se registra
como devolución) y luego se le debe descontar al  EPV (Microempresario encar-
gado de la ruta) de su inventario personal, para mantener la cuadratura de exis-
tencias. El registro de la bodega es físico y de datos en el sistema de control de
existencias de la compañía.
d. Finalmente se completa el informe de “desarme de la máquina”, indicando
que se encuentra en condiciones de pasar nuevamente a la línea de montaje, en -
tonces pasa directamente a operaciones para su posterior ensamblaje. El proceso
de retiro físico de la máquina termina con esta última actividad.