Tarea de acción semana 2

Identificación del estudiante

Nombre Marco Valenzuela Valenzuela
Alfonso Pino Maturana
Oscar Mercado Rojas
Rafael Pérez Valenzuela
Profesión Ing. Civil Industrial
Ing. Comercio Exterior
Ing. Administración de Empresas
Ing. Comercial
Institución Univ. Valparaíso
IPLACEX
UNAP
Universidad de Tarapacá
Ciudad - País Valparaíso-Chile
Copiapó-Chile
Santiago-Chile
Correo electrónico mvalenzuela.ingenieria@gmail.com
Alfonso.pino.maturana@hotmail.cl
Oscar.mercadorojas@gmail.com
r.perezvalenzuela@uandresbello.edu

1. RESUMEN EJECUTIVO

Trabajamos en el área productiva de “Florexport”. Asistimos a una feria internacional de flores en

Puerto Rico donde conocimos a un proveedor de insumos para la industria de exportación de
hortensias, quien nos enseñó a aumentar el ciclo de vida de la flor cortada mediante un hisopo
montable en la punta del tallo de la flor que aumenta hasta en setenta y dos horas la frescura y
lozanía del botón, lo cual es muy importante para reducir las mermas, y nos ha ofrecido una
adaptación tecnológica para las rosas que comercializamos.

Habiendo presentado esta oportunidad de mejora a nuestra gerencia, nos pide solicitar al proveedor
que diseñe el producto a la medida de las rosas, y le pidamos un lead time para los hisopos, y un
punto de reorden para los futuros nuevos pedidos considerando la ubicación geográfica de los
campos o fincas.

Una vez recopilados los datos, presenta la evaluación de las compras, fundamentando mediante el
estudio de los procesos críticos de valor, y escribe la definición de la negociación con el proveedor.

1
2. INTRODUCCIÓN

Florexport es una empresa que está orientada a la venta de Rosas para todo el mundo, es una
empresa reconocida en la industria y un competidor que se esmera en que la calidad de sus productos
sea de primera.

Los estándares de los clientes son cada vez más altos y se hace necesario aplicar nuevas tecnologías
que nos permitan alargan la vida y la calidad de las Rosas, esto debido a los tiempos de tránsito son
cada vez más largos productos a los problemas en la cadena de suministros en todo el mundo lo que
origina que un porcentaje de la carga llega a destino no en óptimas condiciones lo que provoca asumir
costos por los retrasos y los tiempos de transporte.

Para este trabajo debemos evaluar distintas alternativas que nos permitan alargar el ciclo de vida de
las rosas cortadas mediante un hisopo montable en la punta del tallo de la flor, lo que podría
aumentar hasta 72 horas la frescura y lozanía del botón de las Rosas.

Debemos entregar las características técnicas que deben tener estos hisopos para que se ajusten y
adapten a las rosas y evaluar varios canales de compras de insumos que nos garantice un stock
necesario que cubra nuestra demanda.

Sin lugar a duda con esta adaptación tecnológica, nos permitirá ser más competitivos y no perder
oportunidades de negocios con otros destinos.

Cabe señalar, que las evaluaciones técnicas y económicas se basan en la oferta propuesta por nuestro
proveedor de Hisopos que conocimos en la Feria Internacional de Puerto Rico, quien desarrolló una
propuesta a la medida de nuestras necesidades a partir de su experiencia en el mercado de las
Hortensias, esto no garantiza que él sea el proveedor más idóneo, sin embargo, será nuestro punto
de partida para licitar.

3. OBJETIVOS
Se debe gestionar la compra de insumos que nos permitan alargar el ciclo de vida de las Rosas con el
objetivo de conservar las condiciones de calidad y necesidades de nuestros clientes.

4. OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Se debe trabajar en las características técnicas que deben tener los insumos tales como,
material de construcción, dimensiones, unidades por empaque, etc.

 Se debe entregar la propuesta al cliente con los detalles de la compra.

 Se debe trabajar en un proceso estructurado para gestionar la compra el cual debe contar
con un flujo que indique las etapas necesarias para llevarlo a cabo e identificar los
responsables en cada eta del proceso.

 Se debe analizar las ofertas y si estas cumplen con las necesidades técnicas y comerciales,
que los precios puedan ser comparados y verificar si lo ofertado son precios de mercado, los
plazos de entrega, condiciones de pago, etc.

2
  Se debe gestionar con el área de compra y adquisiciones los documentos que serán
necesarios para llevar a cabo la compra.

 Debe existir un alineamiento de la estrategia y meta con las compras y asegurarnos de

cumplir con el procedimiento del proceso establecido, adicionalmente debe haber una
administración de flujos de la información, estos pasos nos van a asegurar que se lleve en
tiempo y forma y disminuimos los márgenes de errores en todas las etapas.

5. PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES ETAPA DEL PROCESO DE COMPRA

Para establecer una correcta Planificación de nuestras compras, debemos establecer la necesidad, la
disponibilidad de proveedores, su experiencia en la fabricación del producto, nivel de producción, el
tipo de insumo a comprar, las características técnicas del producto y evaluación financiera.

5.1. Lista de Actividades a Desarrollar en el Proceso de Compras

Definir la Necesidad Tipo de Producto y sus características Características Técnicas y de Uso

Identificar Potenciales Detectar Proveedores en Plaza Considerar los más reconocidos del
Proveedores Mercado

Invitación a Licitación Hacer pública la necesidad de compra cuando el Se utilizan formularios: RFI; RFP; RFQ; RFQ
Proveedor no existe en la Empresa o se requiere evaluar y BAFO.
uno nuevo

Seleccionar Proveedores Selección en función de Formularios Se queda el de mejor puntaje

Evaluar Proveedores Evaluación Técnica y Financiera Se evalúan aspectos técnico y Financieros,

ponderando los resultados obtenidos

Firma de Contratos Se establecen las condiciones comerciales y legales de Contrato debe indicar Plazo,
cumplimiento de las partes representantes y alcance legal.

Puesta de Orden de Envío del documento con el pedido de compra indicando Se envía documento formal de la compañía
Compra unidades, forma de pago, fecha de entrega y por vía sistémica o la que se defina para
características del producto. esos fines.

Recepción de los Recepción de los productos y validación de estos en Se utiliza Check List
Productos formato, cantidad, características prometidas, calidad,
ETC.

Almacenamiento de los Se almacenarán según las características de estos y su Se dispondrá de un lugar destinado para
Productos formato ya sea dentro o fuera de la empresa. tales efectos

Evaluación de Calidad El área de calidad deberá certificar la calidad de los Por medio de un control aleatorio o total a
productos gestionando la aprobación o rechazo de estos la entrada de los productos al almacén.

Reposición La reposición se hará en función de Lead Time del Se evaluarán los aspectos productivos del
Proveedor y su capacidad de Producción proveedor.

Evaluación (SLA) Para cumplir con nuestras expectativas de demanda, el Se hará uso de indicadores del nivel de
proveedor deberá ser evaluado para así corregir servicio del Proveedor. (SLA)
desviaciones respecto de lo prometido.

3
5.2. Flujo de Actividades

5.3. Necesidad

El objetivo principal de este insumo es entregar soluciones en el tratamiento de la hidratación

de las Rosas en el transporte hasta su destino final, para ello este debe contener:

 Restauradores de nutrientes, los cuales le suministren una vez cortada la flor los
nutrientes necesarios y entregue los azucares vitales para darle energía.

 Reductores de PH que mantenga en los rangos de 3.5 y 4.5 la acidez del agua del
recipiente para una hidratación optima bajo estas condiciones.

 Reductores de actividad bacteriana y fungosa que permita ejercer como un fungicida

contra bacterias, microorganismos que causen descomposición y mal olor en las
rosas.

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  Debido a la naturaleza de nuestras ventas (principalmente a USA) es que
necesitamos gestionar hisopos a largo plazo que nos aseguren una longevidad mayor
a las rosas y que contengan biocida, azucares, un acidificante, un inhibidor
enzimático que bloquee un envejecimiento de la flor, un bactericida y fungicida para
evitar el desarrollo microbiano como el Rovral y scala.

 Humectantes y tensoactivos que permitan que el tallo almacene agua y nutrientes.

 Que contenga 1.5% a 2% de azúcar o sacarosa para mantener la respiración de la

rosa.

 Un anti-etileno para desacelerar la maduración de la flor

5.4. Identificar que proveedores podrán ofertarnos el producto

Para efectos del trabajo hemos elegido a 4 proveedores de un proceso de licitación previa y
han que han cumplido con los requerimientos base de nuestra necesidad, los cuales se
consideran proveedores en plaza y cuyo requerimiento consiste en:

i. 300.000 unidades para Bogotá.

ii. 100.000 unidades para Quito.

 Trayectoria y credibilidad de los proveedores.

 Precios competitivos y de mercado.

 Calidad de sus hisopos.

 Capacidad de Fabricación mes.

 Capacidad de reposición de stock.

 Condiciones de pago.

 Infraestructura capaz de entregarnos en Quito y Bogotá.

 Condiciones financieras de la empresa.

 Referencias empresariales, ojalá carta de recomendación de empresas de la misma

industria que Florexport.

 Ejecutivo que atienda exclusivamente a Florexport para mantener un solo canal de

comunicación y facilite la operación entre las partes.

 Horarios de entrega, debido a lo crítico que son estos insumos debe existir
disponibilidad para entregar fines de semana si es necesario.

 Control de las cuentas a pagar.

 Tener un tracking online para hacer un seguimiento al despacho de insumos.

5
 5.5. Si no existe un proveedor con un Contrato debemos considerar

Cuando dentro de nuestra cartera de proveedores no tenemos fidelizado a uno de ellos

ligado a nuestras necesidades, debemos salir en la búsqueda de los necesarios o fijados como
Regla de Negocio (Normalmente 3). Para ello se hará uso de los modelos de evaluación de
Proveedores para posteriormente licitar el producto o servicio.
Los pasos que habitualmente se utilizan para estos fines son:

i. RFI: Del acrónimo Request for Information. Corresponde a la Solicitud de

Información del Proveedor.

ii. RFQ: Este caso se deben considerar dos, porque puede tener dos
significados:
a. Request for Quotations: Esta solicitud se emplea en aquellos
contratos en los que los productos y servicios ya están definidos
y, por tanto, el precio es el principal factor para seleccionar al
proveedor.
b. Request for Qualifications: Las respuestas a esta solicitud
especifican las capacidades que tiene una empresa para
proporcionar un servicio o un producto determinado.

iii. RFP: Del acrónimo Request for Proposals, conocida en castellano como
presentación de propuestas. Se emplean en aquellos proyectos en los
que se exige al proveedor tanto capacidad técnica como financiera. Las
respuestas incluyen información general sobre de la compañía, su
capacidad financiera y conocimiento técnico, así como los recursos que
va a emplear, tanto materiales como humanos.

iv. BAFO: Conocido también como mejor oferta viene del acrónimo, Best
and Final Offer, y se caracteriza por ser el documento que refleja la
selección de las mejores ofertas que se han presentado a una licitación.

6. SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Como el objetivo de nuestro trabajo es la evaluar la mejor opción de proveedor, dejaremos para otra
instancia el detalle del desarrollo del punto 5. 3..
Sin embargo, el resultado preliminar del RFI; RFQ y RFP es el siguiente:

• TECNIFLOWER

• MAQUIMAÑACHI

• AGROFLORA

• ECUAQUIMICA

6
7. PREPARACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
Para prepara una Orden de Compra se deben considerar la siguiente información:

• Nombre impreso y dirección de Florexport

• Número de orden de compra
• Lugar y fecha de emisión del pedido
• Nombre y dirección del proveedor
• Términos de entrega y pago
• Bodega Florexport Bogotá - Quito
• Pago a 30 días desde fecha de entrega
• Cantidad de artículos solicitados 400.000 unidades
 300.000 Bogotá
 100.000 Quito
• Descripción: Hisopos perseverantes Montable para uso en Rosas según especificaciones.

8. SEGUIMIENTO A LA ORDEN DE COMPRA

Mediante tracking del operador logístico contratado por vendedor.

9. RECEPCIÓN E INSPECCIÓN DEL PRODUCTO

Para tener seguridad de que nuestro proveedor cumplió con el contrato de compra debemos verificar
por medio de un Check List lo siguiente:

 Revisiones de Cantidad
 Calidad
 Modelo Control de Calidad
 Mermas
 Documentación Tributaria
 Peso
 Recepción del Producto en Hold área (CEDI)
 Etiquetado
 Definición de Ubicación en el CEDI

10. AUTORIZACIÓN Y PAGO DE LA FACTURA

El pago de la factura será en función de la aprobación total o parcial de la recepción del pedido
respecto de los acuerdos comerciales establecidos para el contrato

7
11.GESTIONAR LA RELACIÓN CON EL PROVEEDOR
Cuando ya hemos fidelizado a nuestro proveedor y lo hemos desarrollado en virtud de nuestras
necesidades y la sensibilidad de nuestro negocio, es recomendable considerar:

 Llevar un Registro de las OC, este puede ser en un formato físico como sistémico (ERP)

 Base de datos de los pedidos de Hisopos y /o insumos

 Revisión de los Contratos firmados por ambas partes

 Registro de las licitaciones pasadas

 Medir el desempeño a través de KPI (SLA)

 Clasificación según su giro

 Contratación según la planificación y estrategia de Florexport, (que este alineado)

12.PUNTO DE REORDEN O REORDER POINT

Dada nuestra demanda, es que debemos considerar un punto de reaprovisionamiento, también
conocido como Orden de Punto de Pedido o Reorder Point.
Este Indicador se define en función de los Lead Time del proveedor, así como también la demanda
del período.
Esto con motivo de absorber excesos de demanda que pudiesen perjudicar nuestro stock de Hisopos
disponibles generando un quiebre de stock impidiendo poder cubrir nuestra demanda.
Para ello debemos considerar nuestros consumos mensuales, así como los pick de demanda de
mercado como lo son el día de la madre, el día Internacional de la Mujer, etc.
En nuestro caso el cálculo correspondió a un 12% de la demanda estándar, lo que significa que el
punto de reorden debe ser con un stock físico de 84.000 unidades y con un plazo de entrega de mas
de 45 días respecto de nuestro contrato que es de 30 días como plazo de entrega.
Considerando lo anterior, es que entonces debemos poner nuestra orden de compra cada 45 días
asumiendo una demanda mensual de 700.000 unidades. De esta manera el tiempo de procesamiento
de la Orden de Compra, la recepción y puesta en producción de nuestro pedido será de 15 días y los
30 restantes para la entrega en dependencias de Bogotá y Quito respectivamente.

13.ANÁLISIS DEL MERCADO / NECESIDAD DE COMPRA

13.1. Criterios estratégicos

Establecemos que este producto nos dará una ventaja competitiva y nos generará un mayor
margen de venta.
La adquisición de hisopos no solo nos va a entregar una vida más prolongada de las rosas
cortadas, sino que nos permitirá llegar a mercados más distantes al estadounidense, nos
permite mantener la calidad del producto el cual nos permitirá llegar a mercados europeos
donde los consumidores tienen altos estándares de calidad.

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 Una de las estrategias a considerar es la capacidad productiva con altos estándares de
calidad, apuntar a nuevos mercados que nos permitan diversificar la cartera de venta y dar
nuevos valores agregados con envasados atractivos y personalizados de acuerdo con las
necesidades de los nuevos clientes.

13.2. Criterios adicionales

Uno de los criterios a considerar como relevantes es como reducir la senescencia de las Rosas
y la decoloración, a través del control de la hormona etileno adquiriendo inhibidores de estas
enzimas y retrasar la senescencia, esta necesidad es fundamental para mantener el color
característico de las rosas.
Otros criterios adicionales como hisopos químicos que se apliquen post cosecha en flores
cortadas para contrarrestar problemas fisiológicos y que las rosas una vez entregadas al
cliente final este las pueda poner en un jarrón y que la duración adicional sea por un par de
semanas.

13.3. Análisis de expertos1

Un análisis de mercado en Europa arrojó cuales son los atributos más destacados por los
consumidores como, por ejemplo:

 Larga vida en jarrón 60%

 Color 20%
 Precio 10%
 Otros (fragancia, forma, ramo) 10%

Es necesario entender cuáles son los atributos que más desean los consumidores sobre las
rosas y que nuestra política de producción este en concordancia para satisfacerlas, que la
calidad del producto este en sintonía con la necesidad de cada mercado es asegurar un éxito
en las ventas, para que esto se cumpla es que es necesario contar con productos que nos
entreguen la seguridad que las rosas llegarán en óptimas condiciones.

Debemos constantemente estar analizando los precios y las tendencias de mercado, como
va evolucionando los precios y los tipos de hisopos y su calidad, las variedades de moda y las
más solicitadas, así mismo los cambios en los comportamientos de los consumidores.

Ir identificando nuevos proveedores de insumos, nuevos operadores logísticos que sean más
confiables o competitivos que nos aseguren transporte a buen precio y bajo las condiciones
de temperatura que los hisopos requieran.

1
Fuente: Recursos propuestos por el Profesor.

9
 14.CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO2

Para conformar los siguientes pasos de evaluación, debemos definir algunas características del
producto a compra para ello presentaremos el siguiente cuadro3:

Producto Hisopo Montable Mantenedor

Peso gm/Un 2,7
Dimensiones 150*15
Color Verde
Capacidad 6 cc
Material PP+TPE
Packing 580*440*480
Embalaje Carton C42 Craf Reciclado
Un * Caja 5000
Un *Pallet 40000
Cajas * Pallet 8
Tipo Pallet 1200*100*150
Eficiencia Pallet 85%
Eficiencia Volumen 68%
Peso * Caja Kg 13,5
Peso * Pallet Kg 138

2
Fuente: https://es.made-in-china.com/co_inunion02/product_Plastic-Fresh-Flower-Nutrition-Tube-with-Cap-Keep-Fresh-Hydroponic-
Container-Floral-Water-Tube_uoyiegghng.html
3
Fuente: Informe Software Quick Pallet Maker 6.1.

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15.COMPARATIVA PROVEEDORES ESTRATÉGICOS
Para poder hacer una evaluación desde el punto de vista estratégico, desarrollaremos una evaluación
Técnica y Financiera que nos permita tomar la decisión del mejor proveedor de hisopos.

15.1. Evaluación Técnica

A continuación, se presentarán un cuadro de comparación técnica que nos permita definir la
mejor opción de los proveedores oferentes disponibles.

Como se puede apreciar la empresa Ecuaquimica presenta el mayor puntaje desde el punto de vista
técnico, por cuanto se considerará parcialmente como la mejor opción para este análisis.

PROVEEDOR PUNTAJE
TECHNIFLOWER 8,61
MAQUIMAÑACHI 6,67
AGROFLORA 6,89
ECUAQUIMICA 8,80

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15.2. Evaluación Financiera
La evaluación financiera considerará 4 aspectos, el primero será el costo del producto,
Embalaje del Producto, Transporte del producto y Seguros asociados:

Propuestas Homologadas

TECHNIFLOWER MAQUIMAÑACHI AGROFLORA ECUAQUIMICA

USD 35.280 USD 43.120 USD 32.928 USD 32.928
USD 784 USD 1.176 USD 784 USD 627

USD 377 USD 298 USD 361 USD 393

USD 166 USD 160 USD 170 USD 158
USD 512 USD 460 USD 446 USD 465

USD 420 USD 450 USD 397 USD 385

USD 0 USD 0 USD 0 USD 0

USD 37.539 USD 45.664 USD 35.086 USD 34.956
93,12% 76,55% 99,63% 100,00%

Desde el punto de vista de la evaluación financiera, podemos decir que el proveedor que
presenta la mejor opción es ECUAQUIMICA.

15.3. MATRIZ DE COMPARACIÓN

Para tener una mejor perspectiva de nuestra elección, debemos evaluar ambos aspectos
tanto el Técnico como el Financiero. Para ello desarrollamos una matriz de jerarquización
que nos permitirá definir al proveedor mas idóneo. Para ello se debe considerar una
ponderación del 40% para los aspectos técnicos y un 60% para los financieros.

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 Puntaje Puntaje Ponderación Ponderación PUNTAJE
Empresa
Técnico Financiero Técnico 40% Financiero 60% FINAL
TECHNIFLOWER 8,6 5,0 3,4 3,0 6,4
MAQUIMAÑACHI 6,7 3,0 2,7 1,8 4,5
AGROFLORA 6,9 8,0 2,8 4,8 7,6
ECUAQUIMICA 8,8 10,0 3,5 6,0 9,5

Como podemos ver en el cuadro de resumen anterior, el proveedor con mejor puntuación es
ACUAQUIMICA con un total de 9.5 Puntos de un total de 10, seguido por AGROFLORA,
TECHNIFLOWER y MAQUIMAÑACHI respectivamente.

16.CONCLUSION
Como es sabido, en toda empresa es necesario mantener una estructura de compras. Para ello se
debe considerar una serie de aspectos no sólo económicos si no de mercado y la calidad de estos.
Consecuente mente con lo anterior es que se debe a partir de una necesidad de la compañía buscar
en el mercado las mejores opciones de compra basados en tres elementos como lo son el
alineamiento de las estrategias y las metas, permitiendo asegurar el cumplimiento del proceso
corporativo a partir de los flujos de información que deben ser constantes y de calidad.
Es por ello, por lo que, en las etapas de un proceso de compras, logramos identificar estas
necesidades como inicio a cualquier actividad de compra, para luego enfrentarnos a la dura etapa de
búsqueda, licitación y proceso de licitación, para que de esta manera atraigamos a aquellos
proveedores que cuenten con las mejores opciones en el mercado. Habitualmente estas
evaluaciones de hacen desde el punto técnico y financiero, para luego centrarnos en aspectos
comerciales y de índole operacional y legal, cerrando así un ciclo que nos permitirá tener la mejor
opción de compra.
Es en esta etapa, donde administrativamente iniciamos el proceso a través del envío de la orden de
compra, con la expectativa de recibir nuestros productos en tiempo y forma.
En nuestro caso presentamos una compra en plaza, en cuya situación se aprecian aspectos de
estacionalidad y sobredemanda, la cual el proveedor debe ser capaz de enfrentar. Así mismo
podemos observar algunos elementos claves como lo son el embalaje, el transporte y los tiempos de
respuesta del proveedor.
Es importante mencionar, que este trabajo considera sólo la compra del hisopo (Envase) y su tapa,
ya que este para completar su función, debe contener un producto químico capaz de alargar la vida
de la flor cortada hasta llegar al cliente final.
Por cuanto nuestra evaluación se hizo de manera individual, posteriormente se consolidó y asigno
un puntaje que nos permitió a través de una matriz de Jerarquización la selección del proveedor que
reunía las mejores condiciones.
Por cuanto el análisis de este es solo cuantitativo, debemos mencionar que esta evaluación se
elaboró considerando al proveedor Techniflower, como base de la idea y curiosidad de mantener un
proveedor en plaza de los Hisopos, que tuviese la expertiz en el rubro de las rosas.

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