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MATRIZ DE RELACIÓN DE REQUISITOS APLICABLES DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

1 Requisito Aplicable
PROCESOS PROCESOS
REQUISITOS NORMAS PROCESOS DE
GERENCIALES OPERATIVOS
TÉCNICAS APOYO
ESTRATEGICOS MISIONALES
ALTA COMPRAS Y
ISO 9001:2015 DESCRIPCION APLICACIÓN DE LOS REQUISITOS GERENCIA
SGI COMERCIAL OPERACIONAL
ALMACEN

La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su
propósito y su dirección estratégica, y que afectan a su capacidad para lograr los resultados
previstos de su sistema de gestión de la calidad.
4. Contexto de la
organización. La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas
4.1 Comprensión de la cuestiones externas e internas. 1 N/A N/A N/A N/A
Organización y de su NOTA 1 Las cuestiones pueden incluir factores positivos y negativos o condiciones para su consideración.
Contexto NOTA 2 La comprensión del contexto externo puede verse facilitada al considerar cuestiones que surgen de los
entornos legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social y económico, ya sea internacional, nacional,
regional o local.
NOTA 3 La comprensión del contexto interno puede verse facilitada al considerar cuestiones relativas a los
valores, la cultura, los conocimientos y el desempeño de la organización.

Debido a su efecto o efecto potencial en la capacidad de la organización de proporcionar


regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y
4.2 Comprensión de las reglamentarios aplicables, la organización debe determinar:
Necesidades y Expectativas a) las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión de la calidad; 1 N/A N/A N/A N/A
de las Partes Interesadas b) los requisitos pertinentes de estas partes interesadas para el sistema de gestión de la calidad.
La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas partes
interesadas y sus requisitos pertinentes.

4.3 Determinación del alcance


El ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO se tiene documentado MA.SG.01.06
del Sistema de Gestión de la 1 N/A N/A N/A N/A
Manual SGI.
Calidad
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Los procesos necesarios para el Sistema de Gestión Integral, se han definido en el Mapa de
procesos, el cual permite visualizar gráficamente todos los procesos que desarrolla la empresa
MA.SG.01.06 Manual SGI.
La secuencia e interacción de los procesos se muestra en los documentos identificados como
4.4 Sistema de Gestión de la
“Caracterización del proceso” en la cual se describen los elementos fundamentales del proceso 1 1 1 1 1
Calidad y sus Procesos
dentro del ciclo PHVA, identificando proveedores, entradas, actividades, salidas y usuarios, de los
que se dispone de uno (1) por cada proceso.
La organización establece el IN.AG.01.01 Instructivo determinación de riesgos y oportunidades,
este establece la identificación, planeación y evaluación.

La alta gerencia y sus colaboradores se comprometen a implementar y mantener el Sistema de


Gestión Integral conforme a lo establecido en las normas relacionadas en Calidad y Seguridad y
Salud en el Trabajo, con el fin de mejorar continuamente los procesos, cumplir los objetivos,
metas y programas propuestos y la política establecida, siempre buscando la satisfacción de los
5.1 Liderazgo y Compromiso
usuarios y partes interesadas, la prevención del impacto ambiental negativo, la prevención en 1 N/A N/A N/A N/A
5.1.1 Generalidades
salud y seguridad industrial y lo más importante en beneficio del ambiente y comunidad, como se
evidencia en el FR.GH.01.04 Manual de responsabilidades y perfil del cargo 2018.
Por tal razón la alta gerencia se compromete a suministrar los recursos físicos, humanos, técnicos
y financieros necesarios para el buen desempeño del Sistema de Gestión Integral.

La Alta gerencia y la coordinación administrativa se asegura que los requisitos del cliente se
determinen y se cumplan en cada uno de los procesos, trámites y servicios.
Para ello se ha establecido el PR.CM.01.03 Proceso de comercial, PR.CM.04.02 QUEJAS Y
RECLAMOS
5.1.2 Enfoque al cliente 1 N/A 1 N/A N/A
Se tienen Mecanismos de atención al cliente:
- peticiones, quejas y reclamos
- canales de divulgación (comunicación directa, reuniones, comunicación telefónica correos
electrónicos) comunicados

5.2 Política
5.2.1 Establecimiento de la La Alta gerencia documento la política de gestión integral, la cual es adecuada a la misión de la
Política de la calidad empresa, fue comunicada a los Trabajadores y contratistas y establece el marco de referencia 1 1 1 1 1
5.2.2 Comunicación de la para los objetivos del sistema (Ver documento MPO.AG.01.02 Política integral)
Política de la calidad
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La responsabilidad del Sistema de Gestión Integral es compartida Alta gerencia y la coordinadora


administrativa, así mismo se cuenta con el apoyo del supervisor SISO. Los lideres de procesos
son responsables de la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión Integral y tiene la
5.3 Roles, Responsabilidades autoridad para asegurar su efectiva continuidad. En cada uno de los procedimientos se
y Autoridades en la encuentran identificados los responsables de cada actividad 1 N/A N/A N/A N/A
Organización Las responsabilidades y autoridades, se han definido a través de FR.GH.01.04 Manual de
responsabilidades y perfil del cargo 2018, igualmente para lo relacionado en seguridad y salud en
el trabajo los mecanismos de participación y consulta en el documento PR.GH.02.01
COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN, CONSULTA Y TOMA DE CONCIENCIA

La organización establece el IN.AG.01.01 Instructivo determinación de riesgos y oportunidades,


este establece la identificación, planeación y evaluación. Se realiza la valoración de esta
información en la revisión por la dirección.
6.1 Acciones para abordar
Los peligros y riesgos, generados por las actividades y operaciones propias, se encuentran 1 1 1 1 1
Riesgos y Oportunidades
descritos en MZ.SG.04.04 Matriz de peligros y riegos.
Los aspectos e impactos ambientales, generados por las actividades y operaciones propias, se
encuentran descritos en MZ.SG.06.02 Matriz de aspectos e impactos ambientales.

6.2 Objetivos de la Calidad y Se cuenta con el documento MZ.AG.01.04 Matriz objetivos y metas, los cuales se establecen
1 1 1 1 1
Planificación para lograrlos anualmente, teniendo como base las directrices de la Política de Gestión Integral .

6.3 Planificación de los El sistema de Gestión de la empresa es planificado a través de la identificación de cambios que
N/A 1 N/A N/A N/A
Cambios puedan afectar el Sistema de Gestión, a través de PR.SG.12.01 GESTION. CAMBIO

7.1 Recursos
El Alta gerencia junto con el Coordinador administrativo son responsables de estimar y asegurar
7.1.1 Generalidades
los recursos que sean necesarios para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión
1 1 N/A N/A N/A
Integral; dentro del Sistema se han identificado como procesos de apoyo: gestión humana y
compras y almacén.
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Desde gestión humana, se gestiona a través de PR.GH.01.05 Proceso de gestión humana; La


empresa, mediante el FR.GH.01.04 Manual de responsabilidades y perfil del cargo define las
competencias del personal para ocupar los cargos de planta de la entidad y a través de los
7.1.2 Personas estudios previos los requisitos del personal contratado. N/A N/A N/A N/A N/A

Se determina el PG.GH.01.02 Programa de formación y capacitación 2018 el cual es alimentado


anualmente.

La empresa tiene como sede principal la bodega y oficinas. La empresa ofrece a sus funcionarios
y contratistas la infraestructura adecuada para su labor a través de la Gestión Administrativa con
7.1.3 Infraestructura N/A 1 N/A N/A N/A
el fin de asegurar el funcionamiento de la empresa, a través del mantenimiento preventivo y
correctivo del parque automotor y de los bienes muebles e inmuebles y el parque informático.

Las condiciones mínimas requeridos para la operación del sistema de gestión integral son
suministradas por el proceso de SGI, a través de la ejecución de loa programas de gestión,
7.1.4 Ambiente para la
Seguridad y salud en el trabajo y mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones y N/A 1 N/A N/A N/A
operación de los procesos
equipos.
A través de la MZ.SG.04.04 Matriz de peligros y riegos se determinan los controles.

7.1.5 Recursos de
seguimiento y medición Para el desarrollo de las actividades del proyecto de iluminación navideña 2018 se realizó un
7.1.5.1 Generalidades seguimiento por parte de los ingenieros y supervisores técnicos en el momento del montaje. Esos N/A N/A 1 1 N/A
7.1.5.2 Trazabilidad de las se establecen en numeral 23.6 Subprograma de mantenimiento de instalaciones y equipos.
mediciones

7.1.6 Conocimientos de la Los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de
N/A 1 N/A N/A N/A
organización los productos y servicios se identifican a través de FR.GH.02.03 Plan inducción y entrenamiento
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La competencia del personal esta definida para los trabajadores a través del FR.GH.01.04 Manual
7.2 Competencia de responsabilidades y perfil del cargo 2018. En las hojas de vida del personan al se cuenta con N/A 1 N/A N/A N/A
los soportes de formación para dar cumplimiento al perfil del cargo.

A través del desarrollo de capacitaciones, inducción, reinducción y jornadas de sensibilización, se


7.3 Toma de Conciencia 1 1 1 1 1
promueve la toma de conciencia del personal.

La empresa ha establecido diferentes mecanismos tales como: memorandos, carteleras, teléfono,


correo electrónico, entre otros, para difundir la información emitida por los diferentes procesos y
proyectos de tal manera que se garantice su confiabilidad y oportunidad. Los elementos de
información comunicación del Sistema de Gestión se han definido en el numeral 10.1
7.4 Comunicación comunicación interna del MA.SG.01.06 Manual SGI N/A 1 N/A N/A N/A
La empresa posee diferentes instrumentos de comunicación los cuales se desarrollan a través de
la ejecución del proceso de comunicaciones.
Los espacios de comunicación externa se han definido en el numeral 10 comunicación con el
cliente del MA.SG.01.06 Manual SGI.

7.5 Información Documentada


La documentación del sistema de gestión de está compuesto por una Política de Gestión Integral,
7.5.1 Generalidades
procedimientos y registros que permiten evidenciar la implementación del Sistema de Gestión.
7.5.2 Creación y actualización 1 1 1 1 1
Se cuenta con el procedimiento PR.SG.01.06 Proceso de gestión información documentos para
7.5.3 Control de la
los documentos internos.
información documentada
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Los documentos que conforman el Sistema de Gestión de la empresa definen las actividades a
realizar con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos del cliente, a través de los
8.1 Planificación y Control procedimientos para la prestación del servicio y la ejecución de los proyectos, garantizando los
1 1 1 1 1
Operacional recursos humanos, físicos y financieros necesarios para satisfacer las necesidades del cliente.
Estos requerimientos se encuentran definidos en el I&O-023 SERVICIOS Y/O SUMINISTRAR
LOS PRODUCTOS ESTABLECIDOS EN EL PORTAFOLIO y específicamente en cada cuadro de
cantidades de los clientes asignados (Cafam y parque de la 93).

8.2 Requisitos para los


Productos y Servicios
Los requisitos del cliente son establecidos en el contrato y anexos aplicables y para cada proyecto
8.2.1 Comunicación con el
en el cuadro de cantidades. En cada uno de los procesos y procedimientos del Sistema de
cliente
Gestión de la empresa, se hace referencia a los requisitos aplicables documentados en el
8.2.2 Determinación de los
FR.SG.10.02 Listado maestro de documentos 2018, el cual se encuentra para consulta de los
requisitos para los productos
funcionarios y demás partes interesadas.
y servicios N/A N/A 1 N/A N/A
Otros requisitos relacionados con el Sistema de Gestión de la empresa no establecidos por el
8.2.3 Revisión de los
cliente pero necesarios para el desarrollo de los procesos se encuentran descritos en
requisitos para los productos
FR.SG.10.02 Listado maestro de documentos 2018.
y servicios
El control del material propiedad del cliente se establece en la solicitud de material bajo los
8.2.4 Cambios en los
parámetros establecidos.
requisitos para los productos
y servicios

N. A Se tienen el PL.SG.02.5 Plan de atención de emergencia para la atención de emergencias. 1

8.3 Diseño y Desarrollo de los


Productos y Servicios
8.3.1 Generalidades
8.3.2 Planificación del diseño
y desarrollo
8.3.3 Entradas para el diseño
y desarrollo NA N/A N/A N/A N/A N/A
8.3.4 Controles del diseño y
desarrollo
8.3.5 Salidas del diseño y
desarrollo
8.3.6 Cambios en el diseño y
desarrollo
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8.4 Control de los Procesos,


Productos y Servicios La empresa estableció el Proceso de apoyo PR.CA.01.04 Compras y almacén, asegurando el
Suministrados Externamente suministro oportuno de los bienes y servicios requeridos para el desarrollo de las actividades y
8.4.1 Generalidades óptimo funcionamiento de la empresa, de acuerdo a los principios de eficiencia, eficacia,
N/A N/A N/A N/A 1
8.4.2 Tipo y alcance del economía. El proceso se realiza desde la sede principal y desde allí se definen los criterios para
control selección de proveedores, evaluación de los proveedores a través de FR.CA.01.01 Planilla
8.4.3 Información para los cotización y reevaluación de los mismos con la FR.CA.02 Reevaluación proveedores.
proveedores externos

La empresa a través de los procesos determinan los controles para garantizar la adecuada
ejecución de las actividades que dan cumplimiento a los requisitos de los clientes.
8.5 Producción y Provisión del Los controles de la prestación de servicios se encuentran definidos en cada uno de los
Servicio procedimientos.
8.5.1 Control de la producción Los criterios y métodos para asegurarse de la operación eficaz y control de los procesos se 1 1 1 1 N/A
y la prestación del servicio encuentran definidos en los procesos, procedimientos y en las caracterizaciones de los mismos.
8.5.5 Control de los cambios Los métodos para medir la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema están establecidos
mediante el seguimiento de los indicadores de gestión establecidos, en la revisiones por la
Dirección, seguimiento de indicadores, evaluaciones internas y externas.
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Todos los registros pertenecientes al Sistema de Gestión de la empresa se identifican, almacenan,


protegen y recuperan de acuerdo a la disposición PR.SG.01.06 Proceso de gestión información
documentada, la conservación, transferencia y custodia de documentos . Los procedimientos
diseñados en el Sistema de gestión de la empresa permiten identificar y trazar el producto parcial
8.5.2 Identificación y o final de los procesos, actividades y/o servicios que presta la empresa, así mismo permiten
N/A 1 N/A 1 1
trazabilidad conocer el estado de realización del producto o los servicios por medios adecuados en cada una
de las dependencias o procesos que aplique.
Para los documentos del sistema de gestión se identifican con el código definido para cada
documento de acuerdo al procedimiento la codificación para cada documento es única dentro del
proceso, y las versiones actualizadas se controlan a través del Listado Maestro de Documentos.

Los documentos (CUADROS DE CANTIDADES Y RENDER) y material entregados por el cliente


8.5.3 Propiedad del cliente N/A N/A 1 1 N/A
para la prestación del servicios se conserva de forma adecuada.

La empresa identifica y garantiza mediante la protección y mantenimiento de los recursos que se


vayan a utilizar durante la prestación del servicio, verificación manipulación, condiciones de
8.5.4 Preservación N/A N/A N/A 1 1
almacenamiento, identificación y seguridad de los bienes y elementos necesarios para la
prestación del servicio.

8.6 Liberación de los Se realiza a través de la verificación del cumplimiento de los requisitos de la prestación del
N/A N/A 1 1 N/A
Productos y Servicios servicio.

A través del procedimiento PR.OP.01.03 Procedimiento operacional, y en cada uno de los


procesos de fabricación se establece la verificación de los requerimientos e identificación de
8.7 Control de las Salidas NO producto conforme.
N/A N/A N/A 1 N/A
Conformes - Atención de solicitudes, peticiones, quejas y reclamos del cliente PR.CM.04.02 QUEJAS Y
RECLAMOS
- en la operación de navidad 2018, se tienen solicitudes de mantenimiento.

N. A La investigación de incidentes se realiza conforme al procedimientoIN.SG.05.03 Investigación. N/A 1 N/A N/A N/A
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La empresa realiza encuestas de satisfacción al cliente al culminar los proyectos, con el fin de
conocer y analizar la información que los usuarios suministran para determinar el nivel de
aceptación de los servicios y/o productos, conforme a lo establecido en el procedimiento
PR.CM.03.02 Encuesta de Satisfacción
9.1 Seguimiento, Medición, La empresa ha establecido los indicadores de gestión para realizar el seguimiento y la medición al
Análisis y Evaluación logro de los objetivos de cada proceso, conforme a lo definido en el PMZ.AG.01.04 Matriz
9.1.1 Generalidades objetivos y metas 1 1 1 1 1
9.1.2 Satisfacción del cliente La empresa determina, recopila y analiza la información generada durante la ejecución de cada
9.1.3 Análisis y evaluación uno de los procesos, incluyendo los resultados de seguimiento y mediciones de indicadores,
resultados de auditorías, seguimiento a mapas de riesgos, evaluación del cumplimiento legal,
seguimiento a los planes de actividades de los procesos, para la revisión por la dirección con el fin
de evidenciar la idoneidad, conveniencia, adecuación, efectividad y mejora continua del sistema
de gestión.

La empresa ha establecido el procedimiento PR.SG.02.04 Proceso auditorias internas, el cual


establece las disposiciones para la planificación y realización de auditorías integrales de gestión
que verifiquen y evalúen el cumplimiento y la eficacia del Sistema de Gestión de la empresa,
además se debe garantizar que las auditorías sean programadas, planificadas, preparadas,
ejecutadas e informadas de acuerdo al resultado, a los líderes de los procesos para la elaboración
de los planes de mejoramiento. Se establece que la empresa realizará auditorías internas de
calidad mínimo una (1) vez al año, siguiendo los procedimientos indicados y la programación de
9.2 Auditoria Interna N/A 1 N/A N/A N/A
auditorías establecida al comienzo de año.
Anualmente el sistema de gestión integral implementado por la empresa se somete a una
evaluación por parte de un ente certificador con el fin de determinar:
1. Que el Sistema de Gestión cumple todos los requisitos aplicables de la norma auditada;
2. Que la Entidad ha implementado efectivamente las disposiciones planificadas
3. Que el Sistema de Gestión es capaz de cumplir la política y alcanzar los objetivos de la
empresa.

9.3 Revisión por la Dirección


9.3.1 Generalidades
La alta gerencia establece que la revisión por la dirección del Sistema de Gestión Integral se
9.3.2 Entradas de la revisión
realizara por lo menos una vez al año. La revisión por la Dirección se realizará conforme a lo 1 N/A N/A N/A N/A
por la dirección
establecido en el procedimientoPR.AG.01.05 Proceso alta gerencia.
9.3.3 Salidas de la revisión
por la dirección

10.1 Generalidades En la caracterización de los procesos se tienen establecidas las actividades para verificar y actuar, N/A N/A N/A N/A N/A
orientadas al establecimiento de acciones de mejora producto del análisis de datos, resultados de
auditorías, resultados de seguimiento y medición, revisión por la dirección.
La empresa tiene establecido el procedimiento PR.SG.03.04 Proceso Mejora continua con el fin
de definir las actividades y responsabilidades que permitan tomar acciones de mejora continua
para fortalecer el Sistema de Gestión de la empresa y mejora continuamente la eficacia del
mismo, apoyado en el entendimiento de la Política, cumplimiento de los objetivos, programas, y
metas, resultados de auditorías, análisis de datos, planes de mejoramiento, revisiones por la
PROCESOS PROCESOS
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ESTRATEGICOS MISIONALES
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En la caracterización de APLICACIÓN
los procesos se DE LOSlas
tienen establecidas REQUISITOS
actividades para verificar y actuar, GERENCIA
SGI COMERCIAL OPERACIONAL
ALMACEN
orientadas al establecimiento de acciones de mejora producto del análisis de datos, resultados de
auditorías, resultados de seguimiento y medición, revisión por la dirección.
10.2 NO Conformidad y
La empresa tiene establecido el procedimiento PR.SG.03.04 Proceso Mejora continua con el fin 1 1 1 1 1
Acción Correctiva
de definir las actividades y responsabilidades que permitan tomar acciones de mejora continua
para fortalecer el Sistema de Gestión de la empresa y mejora continuamente la eficacia del
mismo, apoyado en el entendimiento de la Política, cumplimiento de los objetivos, programas, y
10.3 Mejora Continua metas, resultados de auditorías, análisis de datos, planes de mejoramiento, revisiones por la 1 1 1 1 1
Dirección.
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REQUISITOS NORMAS
PROCESOS DE
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7.4 Comunicación cr N/A
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7.5 Información Documentada v4 tii
7.5.1 Generalidades .d
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7.5.2 Creación y actualización 3 c
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7.5.3 Control de la c
información documentada o
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HALLAZGOS COMENTARIOS
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ISO 9001:2015 u HUMANA
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8.1 Planificación y Control b
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Operacional r
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8.2 Requisitos para los e
y
Productos y Servicios s
8.2.1 Comunicación con el iV
cliente d
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8.2.2 Determinación de los a
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requisitos para los productos d
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y servicios e
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8.2.3 Revisión de los sa
requisitos para los productos c
y servicios d
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8.2.4 Cambios en los e
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requisitos para los productos l
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y servicios
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8.3 Diseño y Desarrollo de los 4
Productos y Servicios m
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8.3.1 Generalidades é
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8.3.2 Planificación del diseño t
y desarrollo o
S
8.3.3 Entradas para el diseño d
N
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y desarrollo .r N/A
8.3.4 Controles del diseño y s
A
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desarrollo i
8.3.5 Salidas del diseño y c
desarrollo i
8.3.6 Cambios en el diseño y o
desarrollo
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REQUISITOS NORMAS PROCESOSe DE
TÉCNICAS APOYO
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ISO 9001:2015 l HUMANA
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8.4 Control de los Procesos, i
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Productos y Servicios m
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Suministrados Externamente i
i
8.4.1 Generalidades e
ó N/A
8.4.2 Tipo y alcance del n
n
control t
8.4.3 Información para los o
y
proveedores externos s
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8.5 Producción y Provisión del d
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Servicio a
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8.5.1 Control de la producción c 1
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y la prestación del servicio i
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8.5.5 Control de los cambios ó
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REQUISITOS NORMAS PROCESOS T
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8.5.2 Identificación y
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8.5.3 Propiedad del cliente li N/A
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8.5.4 Preservación lio
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8.6 Liberación de los T
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Productos y Servicios ru
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8.7 Control de las Salidas NO e
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REQUISITOS NORMAS PROCESOSo DE
TÉCNICAS s
APOYO
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ISO 9001:2015 1 GESTION
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9.1 Seguimiento, Medición, o
9
Análisis y Evaluación r
9.1.1 Generalidades m 1
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9.1.2 Satisfacción del cliente a
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9.1.3 Análisis y evaluación c
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9.2 Auditoria Interna vr N/A
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9.3 Revisión por la Dirección a
9.3.1 Generalidades l
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9.3.2 Entradas de la revisión a
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por la dirección 4
9.3.3 Salidas de la revisión d
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por la dirección i
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10.1 Generalidades c N/A
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REQUISITOS NORMAS PROCESOS


A DE
TÉCNICAS APOYO
c
c HALLAZGOS COMENTARIOS
i GESTION
ISO 9001:2015 o HUMANA
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10.2 NO Conformidad y
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Acción Correctiva
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10.3 Mejora Continua rM 1
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