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1. OBJETIVO

Establecer en la Empresa Mangos del Perú SAC. una metodología estándar para la
elaboración, revisión, aprobación, distribución y actualización de la documentación
del Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad Alimentaria.

2.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Firma: Firma: Firma:

Nombre: Nombre: Nombre:

Fecha: Fecha: Fecha:

ALCANCE

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Aplicable a todos los documentos físicos y electrónicos como: El manual de BRC,

procedimientos, instrucciones, formatos, registros, documentos externos y otros que
forman parte del Sistema de Inocuidad Alimentaria Mangos del Perú SAC.

3. RESPONSABILIDAD

El Gerente General es responsable de:

 Aprobar los lineamientos del presente procedimiento

 Aprobar los documentos generados en el BRC

Los Jefes de cada área son responsables de:

 Revisar los documentos elaborados en su área

 Documentar los procedimientos de su área.

4. REFERENCIAS

 Norma ISO 9001 – 2008 – Control de Documentos.

Requisito 1.3 - Control de Documentos.

5. DEFINICIONES

5.1 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro,

especificación, procedimiento documentado, plano, informe, norma.

Nota: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico,
fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.

5.2 Copia no Controlada: Es cualquier documento físico que no presente el sello o

termino de Documento Controlado.

Responsabilidades

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5.3 Elaborador: Persona(s) con suficiente conocimiento del proceso, tarea o

actividad capaz de elaborar un documento.

5.4 Revisor: Persona(s) con suficiente conocimiento del proceso, tarea o actividad,
capaz de determinar la correcta elaboración del documento de acuerdo a los
requisitos aplicables.

Documentación

5.6 Política de la Calidad: Documento que enuncia orientaciones y objetivos generales

de una organización, expresadas formalmente por el Gerente Titular.

5.7 Manual de SGIA: Documento que describe el SGIA de una organización.

5.8 Manual de Organización y Funciones: Documento que define la estructura

orgánica de la Empresa Mangos del Perú SAC, la autoridad, responsabilidad e
interrelación de todos los puestos de trabajo.

5.9 Procedimiento: Documento que especifica la formas de realizar un proceso.

5.10 Plan: Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben
aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso o
contrato específico.
5.11 Instrucción ó Instructivo: Documento que define en forma específica como hacer
las tareas, por lo general abarca un puesto de trabajo.

5.12 Cartilla: Documento de referencia en el lugar de trabajo, que indica determinados

datos en forma resumida.

5.13 Especificación: Documento que establece requisitos.

5.14 Formato: Documento que indica la información que debe registrarse para mantener
evidencia de la realización de un proceso, actividad o tarea. Cuando el formato
contiene datos y/o información se convierte en registro.

5.15 Reglamento: Documento que establece políticas en la organización.

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5.16 Documento externo: Son las normas, especificaciones técnicas, manuales

técnicos, etc. que Mangos del Perú SAC ha determinado necesarios para su
sistema.
5.17 Documento interno: Son los manuales, política, objetivos de la inocuidad y calidad,
procedimientos, instructivos perfiles de puesto, y formatos que forman la base
documental de Mangos del Perú SAC

5.18 Registro: Documento que provee evidencia objetiva de las actividades efectuadas
o de los resultados obtenidos en los procesos incluidos en el alcance del Sistema
de Gestión de Inocuidad y Calidad.

Elementos de la estructura del documento

5.19 objetivo: Elemento de la estructura del documento que define lo que se pretende
alcanzar con la formulación de éste.

5.20 Alcance: Elemento de la estructura del documento que indica las áreas, los
procesos, recursos o productos sobre los que se aplica el documento.

5.21 Responsabilidad: Elemento de la estructura del documento que señala el (los)

puesto(s) responsables de la eficaz aplicación del documento.

5.22 Interacciones: Elemento de la estructura del documento que indica la interacción

entre procesos, establece las entradas y salidas.

5.23 Símbolos y Abreviaturas: Elemento de la estructura del documento que contiene

los símbolos y las abreviaturas empleadas en el documento.

5.24 Definiciones: Elemento de la estructura del documento que facilita la comprensión de

términos empleados en el documento.

5.25 Requerimientos: Elemento de la estructura del documento que indica los recursos
necesarios (mano de obra, materiales, métodos, medio ambiente y equipos), las

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actividades y/o documentos fundamentales para la iniciación del despliegue del

proceso.

5.26 Políticas: Elemento de la estructura del documento que señala los lineamientos y
reglas que complementan la descripción del documento y que son necesarios para
su aplicación.

5.27 Despliegue: Elemento de la estructura del documento que detalla la descripción

actividades en forma secuencial, los responsables, y los registros generados o
utilizados en él Sistema de Gestión.

5.28 Anexos: Elemento de la estructura del documento que incluye cualquier otro tipo de
información que se considere relevante para la descripción del documento.

5.29 Registros: Elemento de la estructura del documento que indica un resumen de los
registros (Con formato y sin formato) que evidencian el cumplimiento del procedimiento.

5.30 Historial del Documento: Elemento de la estructura del documento que describe
las modificaciones que han originado el cambio de versión del documento desde su
creación.

6. POLÍTICAS

6.1 Estructura de los Documentos

La estructura jerárquica de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de

Mangos del Perú SAC es la siguiente:

6.2 Codificación de los Documentos Internos

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AAA: Representa las iniciales del área principal de Vivero Los

Viñedos SAC por ejemplo:

Área Inicial

Producción PRO

Administración ADM

Gerencia GER

Ventas VEN

Investigación y Desarrollo IYD

Seguridad SEG

Sistema de Gestión de la
SGIA
Calidad e Inocuidad

Recursos Humanos RRHH

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XXX: Representan al Sub área donde se genera y/o aplica el documento,

siendo éstas:
Sub - Área Inicial

Sustratos SUS

Riego y Fertirriego RYF

Sanidad SAN

Plantas Madre PLM

TTT: Representa al Tipo de Documento, pudiendo ser:

Documento Inicial

Manual MAN

Plan PLN

Procedimiento PRO

Cartilla CAR

Especificación ESP

Función FUN

Instrucción ó
Instructivo INS

Formato FOR

Registro REG

Documento Externo DOE

Ficha técnica FT

Hoja de Seguridad HS

Perfil PER

Manual de funciones MOF

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1 Número correlativo generado de la combinación del tipo de

documento, inicia en 001 y es correlativo en lo posible de acuerdo al
orden de aprobación de los documentos.

6.3 Presentación de los Documentos

Todos los documentos generados por el SGIA de Mangos del Perú SAC
tienen la siguiente carátula o encabezado en la primera página.

6.4 Encabezado

La documentación del Sistema de Gestión de Inocuidad y Calidad

Alimentaria (SGIA) debe presentar el siguiente encabezado:

AAA-TTT-
TIPO DE DOCUMENTO Código 001

LOGO NOMBRE DEL DOCUMENTO Versión ¿?

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Página N de M

6.5 Tamaño y tipo de letra

Carátula

Tipo de documento: letra Arial 16, negrita y mayúscula

Nombre del documento: letra Arial 20, negrita y mayúscula

Código: letra Arial 10 y mayúscula

Versión: letra Arial 10 y mayúscula

Encabezado

Tipo de documento: letra Arial 9, negrita y mayúscula

Nombre del documento: letra Arial 11, negrita y mayúscula

Código: letra Arial 9

Adicionalmente todos los documentos internos, tendrán en el encabezado

de página el Código y la versión del documento y en el pie de página el
número de página con el formato: Pág. N de M.

6.6 Estructura

 Los elementos que conforman la estructura de cada tipo de documento

interno del SGIA de Mangos del Perú SAC es la siguiente:

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6.7 Control de Cambios

 Los cambios (entre una versión y otra) que se realicen en cualquiera de

los documentos internos de Mangos del Perú SAC, se identificarán en el
mismo documento, en el elemento HISTORIAL DEL DOCUMENTO.

 Cuando se realicen modificaciones en los documentos se deberá revisar

y aprobar una nueva versión del mismo, actualizando en la lista maestra
de documentos la nueva fecha de inicio de vigencia del documento.

 Para la modificación de un documento; se debe de guardar una copia del

documento como obsoleto.

6.8 Control de Documentos Obsoletos

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 Al ser emitida una nueva versión de un documento interno, el

responsable de área debe recoger las versiones impresas obsoletas
para luego proceder a destruirlas. Si se optara por mantener la versión
obsoleta, como material de consulta o referencia, el Representante de la
Dirección le colocará en la primera hoja el sello rojo con la palabra
DOCUMENTO OBSOLETO, además se deberá guardar la última
versión del documento en formato digital.

6.9 Prevención de la duplicación de Registros

 En aquellas situaciones, en las cuales el cliente o el proveedor tengan

su propio registro, se utiliza este registro para evitar la duplicidad de los
registros y se adjunta este como evidencia.
7. DESPLIEGUE

Descripción Responsable Registro

7.1 Elaboración /
Modificación / Revisión Elaborador
Documentos Internos
7.1.1 Solicitar al Elaborador/
Representante de la Aprobador
Dirección el ingreso del
nuevo documento a
elaborar y revisar.
7.1.2 Elaborar /
Modificar /Revisar el
documento.
7.2 Documentos Internos Aprobador

7.3 Emisión y distribución Jefe de

aseguramiento
Documentos Internos de la calidad
7.3.1 Poner el documento
a disposición de los Jefe de
Usuarios. Cada vez que se aseguramiento
entregue un documento el de la calidad
receptor deberá firmar el Jefe de Lista Maestra de
cargo de documentos. aseguramiento documentos
de la calidad

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Jefe de
aseguramiento
de la calidad

7.4 Deterioro o Pérdida

7.4.1 informar al Usuarios/ Jefe

representante de cada área de
la pérdida o deterioro del un
documento (interno / Aseguramiento
externo) del SGIA de la calidad

7.5 Retirar y destruir el

documentó deteriorado
entregar nuevo documento
y registrar en el formato
“Cargo de Documentos”.

8. REGISTROS

CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE

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BRC-LM-02 Lista maestra de documentos internos Aseguramiento de Calidad

INS-SGIA-001 Elaboración de Documentos Aseguramiento de Calidad

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