Código: PGI-015

PROCEDIMIENTO CREACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN

Fecha de Emisión: Abril 30
AMBIENTAL (DGA)
de 2018

Versión: 2

Nombre del CREACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN

Documento AMBIENTAL

Código: PGI-015

VERSION FECHA DE EMISION DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

1 Febrero 8 de 2018 Creación del documento.

Cambio de código del PGI-029 al
código PGI-015.
2 Abril 30 de 2018
Se incluye en el alcance, aplicabilidad
del documento para INTERASEO SAS
ESP y sus filiales.

ACTIVIDAD CARGO FIRMA

Elaboró Coordinador SGI Jenny Alejandra Echeverry

Revisó Coordinador SGI Jenny Alejandra Echeverry

Aprobó Coordinador SGI Jenny Alejandra Echeverry

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PROCEDIMIENTO CREACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN

Fecha de Emisión: Abril 30
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Versión: 2

1. OBJETIVO
Establecer y orienta los elementos que deben acoger por parte de las empresas de INTERASEO
S.A.S E.S.P y sus filiales para la creación, implementación y operación de los Departamentos de
Gestión Ambiental

2. ALCANCE
Este documento es aplicable a todas las regionales de INTERASEO S.A.S E.S.P y sus filiales.

3. DEFINICIONES

 Departamento de Gestión Ambiental (DGA): Área especializada dentro de la estructura

organizacional de la empresa responsable de garantizar el cumplimiento de los requisitos
establecidos en el decreto 1299 de 2008, y las demás normas que los modifiquen o
complementen.

 PHVA: Planear, Hacer, Verificar, Actuar. Ciclo de Deming que estructura los pasos para la
promoción de la mejora continua en una organización.

4. RESPONSABILIDADES

Departamento de Gestión Ambiental (de INTERASEO S.A.S E.S.P y sus filiales)

Tiene como objetivo establecer e implementar acciones encaminadas a:

 Soportar la implementación de los programas y planes de gestión ambiental de la empresa
 Soportar en la inspección y verificación del cumplimiento de la normatividad ambiental vigente y
aplicable a nuestras operaciones
 Proponer medidas, planes acciones de mejoramiento enfocadas a la prevención, reducción y
control de los aspectos e impactos ambientales prioritarios y los elementos de riesgo que puedan
afectar los recursos naturales en influencia directa con las operaciones de la empresa.
 Promover prácticas de producción y consumo sostenible, el uso racional del agua y los recursos
energéticos.
 Promover practicas enfocadas al uso de combustibles más limpios, y la reducción de la huella de
carbono.
 Promover espacios que propicien la conciencia ambiental de los empleados

Elaboró: Coordinador SGI Revisó: Coordinador SGI Aprobó: Coordinador SGI

Fecha: Abril 30 de 2018 Fecha: Abril 30 de 2018 Fecha: Abril 30 de 2018

“El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de INTERASEO S.A.S E.S.P. y sus Filiales. Cualquier
impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA”
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5. ACTIVIDADES

Elementos claves del sistema

Con el objetivo de direccionar la adecuada Planificación e implementación de los departamentos de
gestión ambiental (DGA) en las empresas de INTERASEO S.A.S E.S.P y sus filiales, se describen los
elementos mínimos que se deben incluir, garantizando además que cada uno de los elementos
citados cumple con el PHVA del sistema.

5.1 Perfiles para el Departamento de Gestión ambiental

La conformación del departamento de Gestión ambiental deberá realizarse con personal interno,
haciendo uso de los mecanismos de participación disponibles en la compañía.
Se siguieren como miembros del Departamento de gestión ambiental, los siguientes:
 Perfil Técnico en gestión ambiental: Cualquier persona en la organización con conocimientos o
experiencia en gestión ambiental
 Perfil Social: cualquier persona al interior de la organización con conocimientos en gestión del
recurso humano
 Perfil administrativo: Cualquier persona al interior de la organización perteneciente a los procesos
administrativos que exprese con libertad su deseo de participar en el Departamento de gestión
ambiental y que sea reconocido por sus buenas prácticas o conciencia ambiental
 Perfil operacional: cualquier persona de los procesos operativos, logísticos o de mantenimiento
 Perfil operativo: una persona de la base operativa que exprese con libertad su deseo de participar
en el Departamento de gestión ambiental y que sea reconocido por sus buenas prácticas o
conciencia ambiental

5.2 Conformación
Con una frecuencia Bianual el proceso de Sistemas integrados de gestión hará la convocatoria
interna para las personas que deseen pertenecer al Departamento de gestión Ambiental. Entre los
postulados se hará la selección de los miembros considerando como mínimo los siguientes
elementos:
 La postulación sea voluntaria
 Se adecue a alguno de los perfiles definidos para el DGA
 El jefe o responsable del área permita la asignación de los tiempos requeridos para el desarrollo
de las actividades del DGA
Si no se logra obtener los 5 perfiles necesarios para el DGA de una regional, esta podrá fusionarse
con otra sede cercana para el desarrollo de las actividades conjuntas.

5.3 Recursos

Elaboró: Coordinador SGI Revisó: Coordinador SGI Aprobó: Coordinador SGI

Fecha: Abril 30 de 2018 Fecha: Abril 30 de 2018 Fecha: Abril 30 de 2018

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Los recursos económicos y logísticos deberán ser planificados y asignados por las gerencias
regionales anualmente, teniendo en cuenta las necesidades específicas de cada instalación
Los espacios de capacitación y entrenamiento para el cierre de brechas en competencias mediante
estrategias de capacitación, entrenamiento, sensibilización y toma de conciencia promovidas por el
DGA deberán se planificadas de la mano con la Dirección Nacional de Sistemas Integrados de
Gestión y los departamentos de gestión humana de cada regional.

5.4 Comunicaciones
Las comunicaciones Departamento de gestión ambiental debe estar alineadas con las necesidades
internas y externas derivadas del análisis y comprensión de las expectativas de las partes
interesadas, y se realizará según los mecanismos y frecuencias determinadas en el programa de
actividades del DGA para cada año.

5.5 Estructura
Funcionalmente los Departamentos de gestión ambiental deberán definir roles que garanticen el
cumplimiento de los objetivos del equipo:

Soportar en la inspección y verificación del

Soportar la implementación de los Proponer medidas, planes acciones de
cumplimiento de la normatividad ambiental
programas mejoramiento
vigente y aplicable a nuestras operaciones

Rol: comunicaciones y toma de

Rol: Liderazgo Rol: Verificación
Proponer medidas, planes acciones de Proponer medidas, planes acciones de conciencia
Promover espacios que propicien la
mejoramiento mejoramiento conciencia ambiental de los empleados

Promover prácticas de producción y Verificar prácticas de producción y consumo Promover prácticas de producción y
consumo sostenible. sostenible. consumo sostenible.

Promover practicas enfocadas al uso de Verificar practicas enfocadas al uso de Promover practicas enfocadas al uso de
combustibles más limpios, y la reducción de combustibles más limpios, y la reducción de combustibles más limpios, y la reducción de
la huella de carbono. la huella de carbono. la huella de carbono.

5.6 Legalización del Departamento de Gestión Ambiental

El acta de constitución del Departamento de Gestión Ambiental deberá ser radicado ante la autoridad
ambiental competente, según la regional. Solo se entenderá como conformado el DGA cuando se
evidencie que el mismo está soportado con un documento de radicación ante la autoridad ambiental.

Elaboró: Coordinador SGI Revisó: Coordinador SGI Aprobó: Coordinador SGI

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5.7 Plan de trabajo

El plan de trabajo debe ser definido cada año por el equipo que conforma el departamento de gestión
ambiental siguiendo las directrices de la gerencia regional, los programas ambientales, los aspectos e
impactos ambientales prioritarios y los requisitos legales vigentes y aplicables a la organización.
Los planes anuales deberán ser presentados ante la gerencia regional y la dirección nacional SIG
para aprobación.

5.8 Mejora continua

Los Departamentos de gestión ambiental, deberán alinearse con los medios y mecanismos para la
promoción de la mejora determinados para el grupo en cada sistema de gestión, tales como:
 Inspecciones: Proceso de auditorías internas
 Promoción de la conciencia ambiental: Auto-reporte, Reuniones de 5 minutos, flash ambiental,
boletines
 Planes de trabajo

5.9 Incentivos
En reconocimiento del esfuerzo adicional que ofrecen las personas que conforman el DGA, cada año,
las gerencias regionales y el departamento de sistemas integrados de gestión determinarán un
mecanismo de incentivo para los miembros de este equipo. Los incentivos serán entregados según el
cumplimiento del plan de trabajo del año, y mediante la auditoria a los DGA de las regionales basados
en la calificación obtenida al aplicar la BTR-1

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

PGI-002 Proceso Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

PGI-007 Identificación, evaluación y actualización de requisitos legales aplicables y otros
PGI-010 Planificación del sistema integrado de gestión
PGI–013 Procedimiento para la Identificación y Evaluación del Riesgo Ambiental

Norma ISO 14001:2015

Decreto 1299 de 2008

7. REGISTROS RELACIONADOS

FGI-053-PGI-015 Inscripción al Departamento de Gestion Ambiental (DGA)

FGI-054-PGI-015 Formato de Retiro al Departamento de Gestion Ambiental (DGA)

Elaboró: Coordinador SGI Revisó: Coordinador SGI Aprobó: Coordinador SGI

Fecha: Abril 30 de 2018 Fecha: Abril 30 de 2018 Fecha: Abril 30 de 2018

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8. ANEXOS
No aplica

Elaboró: Coordinador SGI Revisó: Coordinador SGI Aprobó: Coordinador SGI

Fecha: Abril 30 de 2018 Fecha: Abril 30 de 2018 Fecha: Abril 30 de 2018

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