Pgi-002 Procedimiento (Acpm)

Código: PGI-002
PROCEDIMIENTO ACCIONES
Fecha de Emisión:
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE Abril 1 de 2019
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
Nombre del PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE

Documento MEJORA
Código: PGI-002
VERSION FECHA DE EMISION DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
1 18/06/2001 Creación de Documento
Los procesos de Control de Documentos y Registros,

Auditorías Internas, Acciones Correctivas, Preventivas
y de Mejora, Revisión por la Dirección y Control del
2 16/12/2008
Servicio No Conforme aplican para la Estación de
Transferencia. Se replantea el alcance del Instructivo,
aplicándolo a la Estación de Transferencia.
- Se replanteó la Introducción, o sea objetivo del
Proceso.
- Se asignó una responsabilidad en la Actividad
3.1.3.1.
- Se aclaro un cargo en la Actividad 3.1.3.1.
- Se eliminó la Actividad 3.1.3.4.
- Se modificó la Actividad 3.1.4 en la parte de
Recolección se eliminó una responsabilidad y en
Acceso y Disponibilidad se asignó una
responsabilidad.
- Se modificó la nueva forma de hacer respaldo de la
información del S.I.G. en la Actividad 3.1.5.
- Se modificó la Actividad 3.2.3.
- Se eliminó la Actividad 3.2.4.
- Se modificó la Actividad 3.2.7.
- Se incluyó un nuevo origen de auditoría en la
3 12/09/2008 Actividad 3.3.4.
- Se eliminó de la Actividad 3.3.5 el AMEF.
- Se hizo una aclaración en la Actividad 3.4.5.
- Se modificó y se estableció otra metodología para
análisis de causas en la Actividad 3.4.6.
- Se adicionó el término de “Corrección” en la
Actividad 3.4.7.
- Se eliminaron las Actividades: 3.4.17, 3.4.18, 3.4.19,
3.4.20, 3.4.21, 3.4.22 y 3.4.23, relacionada con el
tema de los AMEF´S.
- Se agregó en el punto 3.5.3.una entrada de Revisión
por la Dirección.
- Se replantearon las actividades 3.6.2 y 3.6.3
referente al Servicio No Conforme.
- Del “Numeral 3 Condiciones Generales” se
eliminaron los criterios para codificar cada una de las
Fases de los Macroprocesos.
Elaboró: Coordinador SIG Calidad Revisó: Director Nacional SIG Aprobó: Director Nacional SIG
Fecha: Marzo 29 de 2019 Fecha: Marzo 29 de 2019 Fecha: Abril 1 de 2019
“El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de INTERASEO S.A.S E.S.P. y sus Filiales.
Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA”
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
- Se modificaron responsabilidades en los numerales

3.6.2 y 3.6.3
Los procesos de Control de Documentos y Registros,
Auditorías Internas, Acciones Correctivas, Preventivas
y de Mejora, Revisión por la Dirección y Control del
4 26/09/2014 Servicio No Conforme aplican para la Estación de
Transferencia. Se replantea el alcance del Instructivo,
aplicándolo a la Estación de Transferencia.
Adecuación al proceso con base a la estructuración del

5 19/11/2015 plan de mejoramiento, entradas y procesos
establecidos en la organización.
Adecuar al proceso con base en el flujo de trabajo
6 20/12/2015 definido en WorkManager.
Cambio de logo de INTERASEO según manual de

7 06/03/2017 identidad corporativa y cambio de razón social
quedando como INTERASEO S.A.S. E.S.P.
Se incluye en el alcance, aplicabilidad del documento
8 30/04/2018 para INTERASEO SAS ESP y sus filiales.
Se actualiza el Formato Plan de Mejoramiento FGI-018-

9 09/10/2018 PGI-002, y se modifican las actividades del proceso
para estructurar el plan.
Se actualiza el procedimiento en la actividad 6.
Verificación de Eficacia y 7.Registros Relacionados,
donde se actualiza el método por el cual se realiza el
seguimiento, reporte y generación de informes de
10 1/04/2019
gestión de las acciones por operación.
Actualización de las responsabilidades del Coordinador
Regional SIG, Coordinador General SIG y Lideres de
Procesos.
ACTIVIDAD CARGO FIRMA
Elaboró Coordinador SIG - Calidad LIDA MARCELA PIEDRAHITA CANO
Revisó Director General SIG NATALIA PEREZ MUÑOZ
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
Aprobó Director General SIG NATALIA PEREZ MUÑOZ
1. OBJETIVO
Identificar, asegurar y utilizar las oportunidades de mejora continua, con la finalidad de incrementar la
capacidad para cumplir con los requisitos aplicables, las necesidades y expectativas futuras; para mejorar
el desempeño y eficacia del SIG, logrando los resultados previstos a través de la corrección, prevención o
reducción de efectos no deseados, obteniendo aumentar la satisfacción de los clientes y partes
interesadas.
2. ALCANCE
Aplicable a todos los procesos INTERASEO SAS ESP y sus Filiales.
3. DEFINICIONES
Acción Correctiva
Acción para eliminar la casusa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir.
Acción de Mejora Continua

Actividad recurrente para mejorar el desempeño.
Acción Preventiva: acción que se toma para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial o
de otra situación potencialmente no deseable.
Conformidad
Cumplimiento de un requisito
Contexto de la Organización
combinación de cuestiones internas y externas que pueden tener un efecto en el enfoque de
la organización (3.2.1) para el desarrollo y logro de sus objetivos.
Contramedida
Acción inmediata.
Desempeño
Resultado medible
Eficacia
Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados planificados.
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
No Conformidad
Incumplimiento de un requisito
Riesgo
Efecto de la incertidumbre
Seguimiento
Determinación del estado de un sistema, proceso o una actividad.
N/A
No Aplica.
4. RESPONSABILIDADES
Gerentes Regionales
- Garantizar los recursos para la implementación del procedimiento en la organización.
Líderes de Proceso
- Estructurar el Plan de Mejoramiento con la identificación de causas y establecimiento de acciones.
- Ejecutar, cerrar y evidenciar las acciones establecidas en los planes de mejoramiento.
- Realizar seguimiento a las acciones y planes de mejoramiento, registrándolo en la Herramienta de
Gestión Documental.
- Consolidar y registrar en la Herramienta de Gestión Documental las evidencias de ejecución
seguimiento a las acciones correctivas, preventivas o de mejora.
- Asignar el responsable de realizarle seguimiento a los planes de mejoramiento.
- Velar para que se asigne el responsable de realizar la verificación de eficacia a los planes de
mejoramiento, y registrar el resultado con las observaciones de eficacia en la Herramienta de Gestión
Documental.
- Garantizar que se implementen las acciones correctivas, preventivas y de mejora necesarias.
- Radicar en la Herramienta de Gestión Documental la solicitud de mejora identificada.
Coordinador Regional SIG

- Implementar el procedimiento en la organización.
- Hacer seguimiento a la generación de ACPM y planes conforme los lineamientos establecidos en el
procedimiento.
- Hacer seguimiento a las acciones en la Herramienta de Gestión Documental.
- Presentar informe a la alta dirección sobre el estado de las acciones.
- Verificar el estado de los planes de mejoramiento.
- Apoyar a los líderes de proceso en la estructuración, seguimiento y verificación de eficacia a los
planes de mejoramiento.
- Radicar en la Herramienta de Gestión Documental los hallazgos resultados de auditorías.
Coordinador General SIG

- Generar reporte mensual del formulario Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
- Actualizar el data de “Oportunidades de Mejora” por cada operación y proyecto.
- Consolidar los resultados del seguimiento y eficacia de las acciones en Tableau.
- Informar a las Operaciones y Proyectos el informe consolidado de la gestión de acciones.
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
Responsable de verificar eficacia

- Evaluar la eficacia de las acciones definidas en los planes de mejoramiento, y registrar el resultado
con las observaciones de eficacia en WorkManager.
5. PROCEDIMIENTO
5.1 LAS ACCIONES DEBEN ESTAR ORIENTADAS A:
- Identificar y analizar las causas fundamentales de las no conformidades y las demás

disposiciones que regulan los aspectos del Sistema Integrado de Gestión.
- Corregir, prevenir o reducir efectos indeseados.
- Mejorar el desempeño y la eficacia del SIG.
- Mejorar los servicios para cumplir los requisitos, así como tratar las necesidades y expectativas
futuras.
5.2 CONSIDERACIONES GENERALES
Todas las acciones correctivas, preventivas y de mejora deben estar documentadas, ser difundidas a los
niveles pertinentes, tener responsables y fechas de cumplimiento.
Cuando ocurra una no conformidad o situación indeseable, incluida cualquiera originada por quejas, la
organización debe:
- Tomar acciones para controlarla y corregirla (Las acciones deben ser adecuadas a los efectos de
las no conformidades o situaciones encontradas).
- Hacer frente a las consecuencias, incluidos los riesgos.
- Evaluar la necesidad de establecer acciones para eliminar las causas de la no conformidad o
situación indeseable, con el fin de que no vuelva a ocurrir, a través de:
 La revisión y análisis de la no conformidad o situación indeseable.
 La identificación de causas de la no conformidad o situación indeseable.
 La verificación de si existen no conformidades o situaciones similares, o que
potencialmente podrían ocurrir.
 La revisión de eficacia de las acciones tomadas.
 El análisis de riesgos
 La realización de cambios al SIG (en caso de ser necesario).
 La actualización de matrices
Las etapas del Plan del Mejoramiento, una vez reportados los hallazgos u oportunidades de mejora a los
Líderes de Proceso a través de la Herramienta de Gestión Documental, son:
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
- Abierto: Cuando el Líder de Proceso diligencia el Plan de Mejoramiento donde identifica las causas y
establece las acciones con fechas, responsables y recursos. Incluye la ejecución y el seguimiento de
las acciones definidas en el plan. Incluir el análisis de riesgos al estructurar el plan.
- Cerrado: Cuando el Líder de Proceso ejecuta y cierra en el Plan de Mejoramiento las acciones
definidas, pendientes de evaluar su cierre y eficacia.
- Verificación Eficacia: Cuando las acciones alcanzaron el objetivo propuesto se registra el cierre de las
acciones y del plan de mejoramiento.
5.3 RADICACION DE ACCIONES EN PLANES DE MEJORAMIENTO
El Responsable de radicar la solicitud, ingresa al portal http://workmanager.interaseo.com.co:8001, clic en

iniciar sesión en la parte superior a la derecha:
Una vez se ingresa, digita el usuario (Login), Clave asignados por el administrador, selecciona la
Regional y clic en el botón verde iniciar sesión para ingresar al escritorio.
Selecciona la Carpeta “PUBLICAR” el Proceso Acciones Correctivas, Preventivas, y de Mejora para

registrar las acciones:
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
2. Generar
registro para
radicar
1. Seleccionar
el Proceso
PASO 1. Radicación: Información General de la Situación no Deseada

Una vez ingresado al formulario Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora y registra las acciones
diligenciando los siguientes campos:
- Persona que apertura.

- Fuente: Es el origen de la solicitud.
ENTRADAS ASPECTOS DE LAS ENTRADAS
Oportunidades de mejora en el desempeño de Cambios en procesos Sugerencias del personal
los procesos Cambios en métodos de trabajo Sugerencias de contratistas
Hallazgo
Auditoria Interna Recomendación
Observación
Auditoria Externa No Conformidad (NC) Mayor
No Conformidad (NC) Menor
Recomendaciones a mejorar en el desempeño de programas
Revisión por la Alta Dirección
Recomendaciones a mejorar en el desempeño del Sistema.
Análisis de tendencias
Indicadores de Gestión Accidentalidad
Siniestralidad
Comportamiento del desempeño de los procesos
Interventoría Cumplimiento contractual
Calidad en la prestación del servicio
Auditoría Externa de Gestión y Resultados
Cumplimiento en la prestación del servicio
Quejas y Reclamos
Reclamos en la facturación
Investigación de Accidente Laboral
Investigación de Enfermedad Laboral
Investigaciones Incidentes, Accidente Laboral, Resultados de investigaciones de accidentes y Siniestros
Enfermedad Laboral y Ambiental Accidentes Ambientales
Observaciones de tareas
Resultados de inspecciones
Desviación en referencia a los parámetros referidos
Mediciones de Higiene
Cumplimiento de objetivos planteados
Resultados de Mediciones
Seguridad y Salud en el Trabajo
Ambiental
Avance de Programas de Gestión en:
Mejora en la Calidad del Servicio
Desempeño SIG de la Organización
COPASST
DGA
Recomendaciones Comité de Convivencia Laboral
Comité de Seguridad Vial
Otros definidos por la organización
Nuevo requisito legal
Requisitos Legales Cumplimiento legal
Revisión de cumplimiento legal
Seguridad y Salud en el Trabajo
Riesgos Ambiental
Mejora en la Calidad del Servicio
Gestión del Riesgo
Desempeño SIG de la Organización
Oportunidades
Gestión del cambio
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
Contexto Organizacional
Grupos de Interés
- Proceso: Seleccionar el Proceso de nivel 1 al cual se le reportará el hallazgo u oportunidad de mejora.

Las oportunidades de mejora o hallazgos son registradas en los procesos de la organización (Ver
Mapa de Procesos), los cuales son:
- Ubicación: Si la acción es de índole Regional y/o Nacional
- Líder de Proceso: Seleccionar el nombre del líder. Seleccionar en lista desplegable el nombre del
Líder de Proceso (sea Nacional o Regional).
- Regional: Seleccionar el nombre de la Regional donde se radica el plan de mejoramiento.
- Fecha de Apertura del Plan: Registrar la fecha con las cual se inicia el plan que es con el radicado de
la solicitud.
- Fecha de Cierre del plan: Fecha tentativa del cierre del plan de mejoramiento.
- Defina la situación no deseada: Indicar el hallazgo o situación identificada, las razones o motivos por
los cuales se pretende estructurar un plan; por lo general es breve y concisa.
- Requiere plan de acción: Indicar si el hallazgo o situación identificada, requiere estructuración del plan
de acción.
Al darle enviar en la radicación de la acción, se selecciona el campo “Seleccionar Archivo”, se

selecciona el formato plan de mejoramiento en blanco con el registro del hallazgo o situación
detectada, o el documento que genera la estructuración y radicación del plan de mejoramiento.
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
1. Seleccionar
el Proceso
2. Una vez se cargue

el archivo, Dar clic
Al registrar la solicitud, se inicia proceso y se adjuntan los archivos correspondientes (plan de

mejoramiento en blanco con el registro del hallazgo o situación detectada, o el documento que
genera la estructuración y radicación del plan de mejoramiento) y se procede a iniciar proceso
de workflow.
2. Iniciar proceso
para radicar 1. Dar clic para que
seleccione los archivos
adjuntados en el paso
anterior
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
1. Se evidencia que
se radicó la solicitud 2. Dar clic
Dar clic en la flecha, notificar una persona, varias personas o un grupo de personas, a las que
se requiera informar sobre la solicitud:
1. Seleccionar PERSONA (s) a notificar

dicha solicitud (es opcional)
3. Dar Clic
2. Seleccionar GRUPO (s) a notificar
dicha solicitud (es opcional)
Realizada la notificación (es) dar clic en la flecha para terminar con la solicitud, queda el registro
de radicación de la solicitud como se muestra en la imagen siguiente:
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
Evidencia del registro de la solicitud
PASO 2. Diligenciar Plan de Mejoramiento
En el campo de “Mis tareas” el Líder de Proceso ingresa a la tarea en el ítem “Descripción” para
y diligencia en este paso los campos requeridos del plan, ellos son:
1. Abrir tareas para comenzar con las

tareas del WorkFlow
2. Dar clic para abrir tarea
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
1. Dar clic para diligenciar formulario (es

obligatorio diligenciarlo)
2. Diligenciar el formulario (# de
acciones inmediatas que considere
pertinente diligenciar) con su respectivo
responsable y fecha de ejecución)
3. Dar Clic en ENVIAR
Para cumplir la tarea, el Líder de Proceso diligencia los campos del plan de mejoramiento para
su respectiva estructuración inicial, los campos son:
 Acciones inmediatas
 Responsable
 fecha de ejecución
Las acciones inmediatas, son contramedidas tomadas para anular o disminuir los efectos de otra. Estas
acciones abordan el problema más obvio, y hacen que el producto o servicio sea aceptable para su
utilización.
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
PASO 3. Identificación de Causas
1. Dar clic para abrir la tarea
2. Diligenciar el formulario Identificar las

causas bajo la metodología de Espina de
Pescado, 5 PORQUES u otra definida) (Es
obligatorio diligenciarlo)
3. Registrar la Identificación de causas

bajo la metodología seleccionada)
En los casos que no aplica la identificación de causas de la situación detectada como no

deseada, se continúa con el establecimiento de acciones en el plan (Paso 4).
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
En los casos que aplica el análisis de causas de la situación detectada como no deseada, se
continua con la identificación de dichas causas (Paso 3), para continuar luego con el
establecimiento de acciones en el plan (Paso 4).
Análisis de Causas: Es un método para la resolución de problemas que intenta evitar la

recurrencia de un problema o defecto a través de identificar sus causas.
El Líder de Proceso a través de una herramienta para la resolución de problemas, identifica y

clasifica las causas posibles y probables de las fallas o problemas.
Los Líderes de Proceso, son los responsables de identificar y clasificar las causas de los
hallazgos/situaciones no deseadas y oportunidades de mejora. Esta información es la base
para la identificación de acciones a tomar, Sirve de base para establecer acciones en pro de
identificar qué aspectos por mejorar hay que trabajar y darles prioridad.
La identificación de causas contempla varias metodologías:

- ESPINA DE PESCADO: También llamado Diagrama de Causa-Efecto, Diagrama de
Grandal o Diagrama causal. Consiste en una representación gráfica sencilla en la que
puede verse de manera relacional una especie de espina central, que es una línea en el
plano horizontal, representando el problema a analizar, que se escribe a su
derecha. Este diagrama causal es la representación gráfica de las relaciones múltiples
de causa - efecto entre las diversas variables que intervienen en un proceso. En es un
tipo de diagrama que muestra gráficamente las entradas o inputs, el proceso, y las
salidas o outputs de un sistema (causa-efecto), con su respectiva
retroalimentación (feedback) para el subsistema de control. Clasificación dada a las
posibles causas principales:
CLASE 5M FUENTE DE RIESGO

Involucra causas que estén asociadas al desempeño humano (Actitud de
Mano de Obra autocuidado, competencias, sensibilización, habilidades y destrezas, entre
otras).
Involucra causas que estén asociadas con el desempeño de los equipos e
instalaciones (Condiciones de operación y desgaste, condiciones locativas,
Maquinaria /
diseño de herramientas, equipo o infraestructura, disponibilidad de
Infraestructura
señalización, estado de mantenimiento de equipos e infraestructura, entre
otros)
Involucra causas que estén asociados a las características físicas, químicas
o biológicas de los materiales involucrados en la actividad / tarea
Materiales
(Composición o propiedades de material, especificaciones técnicas del
material, condiciones de manejo o uso, entre otros)
Involucra causas que estén asociadas con la forma de hacer, dirigir o
controlar, la actividad o tarea involucrada (Estructura de supervisión y
Método
liderazgo, normalización o estandarización operativa, normalización o
estandarización ambiental, entre otros)
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
Involucra causas que estén asociadas con el entorno que rodea la actividad
o tarea (Condiciones del clima, condiciones de estabilidad del suelo,
Medio Ambiente
condiciones de la fauna o flora del entorno, aspectos ambientales de los
vecinos, entre otros)
- 5S PORQUÉ: Es una técnica de análisis utilizada para la resolución de problemas que

consiste en realizar sucesivamente la pregunta "¿ por qué ?" hasta obtener la causa raíz del
problema, con el objeto de poder tomar las acciones necesarias para erradicarla y solucionar
el problema.
-
- OTRO: Otra técnica utilizada por el Líder de Proceso para identificar las causas raíz del
problema.
1. Buscar el responsable de Realizar el

siguiente paso “Establecimiento de
Acciones en el Plan)
2. Seleccionar el nombre buscado para
realizar el siguiente paso
“Establecimiento de Acciones en el
Plan)
3. Dar Clic en ACEPTAR
PASO 4. Establecimiento de Acciones en el Plan
1. Dar Clic para abrir la tarea
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
1. Dar Clic para diligenciar formulario

(es obligatorio diligenciarlo)
2. Diligenciar el formulario registrando:
- Fecha en que se apertura el plan
- Acciones definidas con tu tipo,

responsable y fecha de ejecución (Hay
campo de 20 acciones, se diligencian el
número que definan en el plan)
- Luego de establecidas las acciones,

definir y registrar la fecha final de cierre
del plan
El Plan prioriza las iniciativas más importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas. El
Plan contempla los siguientes campos:
- Fecha de apertura del plan
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
- Acción
- Tipo de acción
- Responsable
- Fecha de ejecución
- Fecha de cierre del plan: se define con base en las fechas de cierre de las acciones
establecidas en el plan por parte del Líder de proceso.
- Seguimiento de Acciones
- Tipo de Acción: Clasificar si la acción es correctiva, preventiva o de mejora.

 Correctivas: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situación no deseable y evitar que vuelva a ocurrir.
 Preventivas: Se anticipan a la causa, y pretenden eliminarla antes de su existencia. Evitan los
problemas identificando los riesgos.
 Mejora: Acción emprendida para optimizar y potencializar el desempeño de un proceso o el
cumplimiento de los requisitos.
Una vez el Líder de proceso diligencia y estructura el plan de mejoramiento, se realiza un

comentario en la tarea y procede a darle cumplir a dicha tarea.
Una vez cumplida la tarea, se define el Responsable de realizar seguimiento a las acciones del
plan, notificando al mismo tiempo el seguimiento de las acciones.

siguiente paso “Seguimiento de
Acciones en el Plan)
realizar el siguiente paso “Seguimiento
de Acciones en el Plan)
PASO 5. Seguimiento de Acciones
1. Dar Clic para abrir tarea
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
El responsable de realizar el seguimiento a las acciones establecidas en el plan de

mejoramiento, coordina con el Líder de Proceso la fecha para realizar seguimiento a dichas
acciones.
Al realizar el seguimiento, el Líder de Proceso debe evidenciar la implementación de las
acciones definidas en el plan y anexar las evidencias.
El responsable de realizar el seguimiento, evalúa las evidencias presentadas por el líder de

proceso y emite un concepto sobre el estado de cada acción, y definiendo y evaluando si la
acción queda abierta o cerrada. Dicho estado es registrado en el formulario “Seguimiento de
Acciones” de cada acción. Luego registra el concepto final del seguimiento en los comentarios
de la tarea.

Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
2. Diligenciar los campos para registrar

el seguimiento realizado a las acciones
definidas en el plan en el paso 4
Una vez registrado el seguimiento en el plan de mejoramiento, el responsable de realizar el

seguimiento, determina el responsable de realizar la verificación de eficacia de las acciones del
plan, para luego proceder a darle cumplir a la tarea y notificarla.

siguiente paso “Verificación de Eficacia”
realizar el siguiente paso Verificación de
Eficacia)
PASO 6. Verificación de Eficacia
1. Dar Clic para abrir tarea
Registrar el comentario de la tarea

realizada
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10

Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
2. Diligenciar los campos del formulario

El responsable de realizar la verificación de eficacia de las acciones establecidas en el plan de

mejoramiento, evalúa varios aspectos:
- Evidencias de la implementación de las acciones

- La identificación de causas definidas en el plan de mejoramiento
- Eficacia de las acciones
- Resultado del seguimiento realizado al plan de mejoramiento
- Otros elementos del plan de mejoramiento
Una vez evaluados los aspectos referenciados para la eficacia, el responsable de verificarla,
realiza un análisis de la ejecución e implementación de las acciones, evaluando que dichas
acciones hayan eliminado las causas identificadas y por ende el hallazgo o la situación
inicialmente detectada. El responsable de realizar dicha actividad registra en el formulario del
plan de mejoramiento los siguientes campos:
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
- Evidenciar si se actualizaron cambios en el sistema de gestión (incluir los documentos,

formatos y revisión del cumplimento de requisitos que se generen. Definir SI o NO se
actualizaron y registrar cuáles.
- Registrar y evidenciar si fueron actualizadas las matrices de Identificación de Peligros,
Aspectos/ Impactos, Requisitos legales. Definir SI o NO se actualizaron y registrar cuáles. Si
la acción fue eficaz, recomendar el cierre de la Acción.
- Fecha de Cierre: Registrar la fecha real de cierre del plan, una vez verificada la eficacia de
las acciones, y registrar el nombre del responsable que realizo el cierre del plan.
El responsable de realizar la verificación de eficacia al plan, analiza y verifica que las acciones
una vez implementadas y validadas, si eliminaron las causas establecidas en el plan, y una vez
verificados, concluir si las acciones fueron o no eficaces. Dicha conclusión, debe registrarse en
el formulario, si la Verificación de Eficacia del plan de Mejoramiento es eficaz selecciona “SI” y
“No” sino fue eficaz. Luego en el campo de “Observaciones verificación eficacia” se realiza una
breve descripción de lo evidenciado, para proceder a darle cumplir a la tarea y notificarla.
El responsable de la verificación de eficacia, registra el comentario de la tarea realizada,

adjunta las evidencias que considere necesario, y procede a darle cumplir a la tarea.
Una vez realizado el seguimiento y/o eficacia de las acciones por los Coordinadores Regionales
SIG en la Herramienta de Gestión Documental, el Coordinador General SIG, con base a la
información registrada en el Formulario de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora de
WorkManager, genera reporte mensual del formulario para actualizar el data de “Oportunidades
de Mejora” por cada operación, para consolidar los resultados del seguimiento y eficacia de las
acciones en Tableau.
Paso 1: Describir un comentario sobre
las actividades realizadas en la tarea
Código: PGI-002
Fecha de Emisión:
MEJORA (ACPM)
Versión: 10
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
CGI-001 Ficha Estratégica Proceso Gestion Integral

PGI-004 Proceso Control de Documentos y Registros
7. REGISTROS RELACIONADOS
FGI-018-PGI-002 Plan de Mejoramiento

FGI-013-PGI-001Informe de Auditoria Interna
Informe de Auditoría Externa
Informes de Gestión con oportunidades de mejora o desviaciones detectadas en los procesos
Consolidado de Oportunidades de Mejora
Informes de Gestión de Acciones en Tableau
8. ANEXOS
NA

Pgi-002 Procedimiento (Acpm)

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VERSION FECHA DE EMISION DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

1 18/06/2001 Creación de Documento

Los procesos de Control de Documentos y Registros,

- Se modificaron responsabilidades en los numerales

Adecuación al proceso con base a la estructuración del

Cambio de logo de INTERASEO según manual de

Se actualiza el Formato Plan de Mejoramiento FGI-018-

ACTIVIDAD CARGO FIRMA

Elaboró Coordinador SIG - Calidad LIDA MARCELA PIEDRAHITA CANO

Revisó Director General SIG NATALIA PEREZ MUÑOZ

Aprobó Director General SIG NATALIA PEREZ MUÑOZ

Acción de Mejora Continua

Coordinador Regional SIG

Coordinador General SIG

Responsable de verificar eficacia

5.1 LAS ACCIONES DEBEN ESTAR ORIENTADAS A:

- Identificar y analizar las causas fundamentales de las no conformidades y las demás

- Corregir, prevenir o reducir efectos indeseados.

- Mejorar el desempeño y la eficacia del SIG.

5.2 CONSIDERACIONES GENERALES

El Responsable de radicar la solicitud, ingresa al portal http://workmanager.interaseo.com.co:8001, clic en

Selecciona la Carpeta “PUBLICAR” el Proceso Acciones Correctivas, Preventivas, y de Mejora para

PASO 1. Radicación: Información General de la Situación no Deseada

- Persona que apertura.

- Proceso: Seleccionar el Proceso de nivel 1 al cual se le reportará el hallazgo u oportunidad de mejora.

Al darle enviar en la radicación de la acción, se selecciona el campo “Seleccionar Archivo”, se

2. Una vez se cargue

Al registrar la solicitud, se inicia proceso y se adjuntan los archivos correspondientes (plan de

1. Seleccionar PERSONA (s) a notificar

Evidencia del registro de la solicitud

PASO 2. Diligenciar Plan de Mejoramiento

1. Abrir tareas para comenzar con las

2. Dar clic para abrir tarea

1. Dar clic para diligenciar formulario (es

3. Dar Clic en ENVIAR

PASO 3. Identificación de Causas

1. Dar clic para abrir la tarea

2. Diligenciar el formulario Identificar las

3. Registrar la Identificación de causas

4. Dar Clic en ENVIAR

En los casos que no aplica la identificación de causas de la situación detectada como no

Análisis de Causas: Es un método para la resolución de problemas que intenta evitar la

El Líder de Proceso a través de una herramienta para la resolución de problemas, identifica y

La identificación de causas contempla varias metodologías:

CLASE 5M FUENTE DE RIESGO

- 5S PORQUÉ: Es una técnica de análisis utilizada para la resolución de problemas que

1. Buscar el responsable de Realizar el

3. Dar Clic en ACEPTAR

PASO 4. Establecimiento de Acciones en el Plan

1. Dar Clic para abrir la tarea

1. Dar Clic para diligenciar formulario

2. Diligenciar el formulario registrando:

- Fecha en que se apertura el plan

- Acciones definidas con tu tipo,

- Luego de establecidas las acciones,

3. Dar Clic en ENVIAR

- Tipo de Acción: Clasificar si la acción es correctiva, preventiva o de mejora.

Una vez el Líder de proceso diligencia y estructura el plan de mejoramiento, se realiza un

1. Buscar el responsable de Realizar el

3. Dar Clic en ACEPTAR

PASO 5. Seguimiento de Acciones