Pgi-014 Procedimiento para Reporte de Indicadores Ambientales

Código: PGI-014
PROCEDIMIENTO PARA REPORTE DE Fecha de Emisión:

INDICADORES AMBIENTALES Mayo 27 de 2020
Versión: 4
Nombre del
Documento PROCEDIMIENTO PARA REPORTE DE INDICADORES AMBIENTALES
Código: PGI-014
VERSION FECHA DE EMISION DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

1 Febrero 6 de 2018 Creación del Documento.
Cambio de código del documento de PGI-028 al código
PGI-014.
2 Abril 30 de 2018
Se incluye en el alcance, aplicabilidad del documento
para INTERASEO SAS ESP y sus filiales.
Se suprimen los formatos FGI-034-PGI-014 Consumo gas
3 Enero 27 de 2020 refrigerante, FGI-035-PGI-014 Consumo de combustible y
los registros relacionados en el ítem 7.
Se actualizaron los siguientes formatos: FGI-050-PGI-
014. Maestro de indicadores de Gestión Ambiental y FGI-
036-PGI-014 Reporte de viajes
Del documento se suprime lo siguiente: el programa del
recurso suelo.
4 Mayo 27 del 2020 Se incluye el indicador y análisis de incidentes
ambientales
Se complementan las responsabilidades en todos sus
niveles.
Se incluye en fuentes de información: Reporte de
incidentes y/o accidentes ambientales.
ACTIVIDAD CARGO FIRMA

Amadys Paola Alvarez Lambraño
Elaboró Analista Regional Ambiental Gustavo Adolfo Villa Rojas
Diana Cristina Ramirez
Coordinadora General de
Revisó Ana Maria Quintero Elejalde
Planeación
Gerente Nacional de
Aprobó Alejandra Maria Prentt Rincón
Operaciones
Elaboró: Coordinador General SIG Revisó: Coordinador General SIG Aprobó: Coordinador General SIG
Fecha: Mayo 27 de 2020 Fecha: Mayo 27 de 2020 Fecha: Mayo 27 de 2020
“El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de INTERASEO S.A.S E.S.P. y sus Filiales.
Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA”
Código: PGI-014

Versión: 4
1. OBJETIVO
Describir los pasos y herramientas que deben ser empleados para adquirir y reportar los
datos para la construcción de los indicadores ambientales
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para INTERASEO S.A.S E.S.P y sus Filiales, además todas las
actividades y roles de la organización relacionados con los programas ambientales.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
No Aplica
4. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
Gerencia General de Operaciones

 Liderar la planificación del sistema y la orientación estratégica con miras al logro de
los objetivos corporativos.
 Gestionar y/o autorizar los recursos solicitados para el cumplimiento indicadores
ambientales
Gerencias Regionales
 Gestionar y asignar los recursos para la implementación de los programas y planes
ambientales garantizando la alineación con la orientación estratégica y el logro de los
objetivos corporativos.
 Promover en la cultura organizacional el ahorro y optimización de recursos que
permitan alcanzar las metas propuestas en los indicadores ambientales.
 Seguimiento a los indicadores ambientales de su regional y facilitar las gestiones
necesarias para mitigar las desviaciones encontradas.
Dirección General SIG

 Actuar como orientador y validador de las estrategias para la definición de los
programas y planes ambientales garantizando la alineación con la orientación
estratégica y el logro de los objetivos corporativos.
Coordinador Regional SIG

 Promover en la cultura organizacional el ahorro y optimización de recursos que
permitan alcanzar las metas propuestas en los indicadores ambientales.
 Proveer la información de sus procesos necesaria para el cálculo y seguimiento de
los programas ambientales
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Versión: 4
Coordinador General de planeación

 Implementar los programas y planes ambientales garantizando la alineación con la
orientación estratégica y el logro de los objetivos corporativos
 Identificar y proponer mejoras al presente proceso
 Gestionar el listado del reporte de viajes nacionales realizados durante el mes.
Analista Regional Ambiental
 Apoyar en la implementación de los programas y planes ambientales garantizando la

alineación con la orientación estratégica y el logro de los objetivos corporativos
 Registrar y recopilar los datos para la construcción de los indicadores ambientales en
cumplimiento con los estándares de calidad de información descritos en este
documento
 Realizar análisis y seguimiento a la dinámica mensual los indicadores y su tendencia
hacia el logro de la meta anual.
 Promover e implementar el presente procedimiento a fin de buscar el cumplimiento
anual de la disminución de los porcentajes de indicadores de consumo.
 Socializar los planes y programas relacionados con la medición de los indicadores
ambientales.
 Reportar las no conformidades y desviaciones encontradas a los líderes de procesos
de la compañía para su seguimiento e implementación de acciones correctivas.
 Realizar inspecciones periódicas al estado de los productos químicos almacenados.
 Divulgar el comportamiento de los indicadores ambientales a los directores de
disposición final con frecuencia mensual.
Coordinadores operativos/disposición final/Interequipos
 Aplicar y velar por el cumplimiento legal relacionados con la operación y el

procedimiento para la medición y seguimiento indicadores ambientales
 Apoyar al cumplimiento de las metas establecidas en el programa de indicadores
ambientales.
 Dar soporte logístico para la implementación y mantenimiento de los programas para
la medición y seguimiento de los indicadores ambientales en sus centros operativos
 Reportar al director administrativo y analistas ambientales las anomalías o
dificultades que se presenten en torno al cumplimiento de los estándares definidos en
este procedimiento.
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Versión: 4
 Delegar funciones y responsabilidades al personal a cargo para garantizar el

cumplimiento de las actividades asociadas al plan de saneamiento básico que les
compete.
 Facilitar al director administrativo la disponibilidad física y operativa para la ejecución
de las actividades asociadas al plan de saneamiento.
 Divulgar los resultados y análisis de los indicadores ambientales en el comité de
gerencia regional de forma trimestral
Todo el personal, contratistas y proveedores
 Participar en los programas de sensibilización y capacitación relacionados con el

cumplimiento de los indicadores ambientales
 Cumplir con las actividades y deberes asociadas a los programas.
 Participar y facilitar la implementación de las actividades asociadas a los programas.
 Informar al director administrativo y analista ambiental las inconsistencias y
anomalías relacionadas con sus deberes y rol dentro de los programas.
 Participar activamente en las capacitaciones, charlas, simulacros (si se requiere).
 Cumplir con las normas establecidas en el presente documento conforme a su cargo.
5. PROCEDIMIENTO
Los indicadores ambientales de la empresa están diseñados para dar respuesta a las metas
la compañía en torno al uso de los recursos energéticos, hídricos, suelo, aire, comunidad y
vida.
Los objetivos y sus indicadores están planteados con un horizonte de 4 años, pero son
evaluados cada año a partir de la línea base del año 2017, considerando los siguientes
aspectos:
- Los resultados del año inmediatamente anterior vs la meta

- La proyección y tendencias de los últimos 3 años
- Nuevas políticas organizacionales o normas emitidas por las autoridades ambientales
- Nuevos procesos u operaciones dentro de la organización
5.1.1. COBERTURA DE LA METODOLOGÍA
A. Cobertura geográfica y operacional
El registro de los indicadores ambientales es obligatorio en todas las regionales y debe

discriminarse por centro de operacional (o de costos) como mínimo en instalaciones como:
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Bases operativas, Estaciones de trasferencia, sitios de disposición final. Instalaciones como

cuartelillos y puntos de atención al usuario deben ser integradas paulatinamente según los
programas ambientales de cada regional, de tal manera que en el año 2021 se encuentren
registradas y monitoreadas el 100% de las operaciones de la empresa.
La cobertura puede verse modificada por:
- Apertura o cierre de operaciones y contratos

- Estandarización de la métrica en instalaciones existentes, no cubiertas en el alcance
de la línea base para el indicador
Estos cambios en la cobertura de la metodología de medición serán tenidos en cuenta a

partir de la fecha de entrada en vigencia. Sin embargo, cuando se trate de nuevas
operaciones o contratos, se analizarán de manera separada mientras completan un año de
registro para la creación de la línea base, la definición y articulación de la nueva meta del
año en vigencia, partiendo de las mediciones y análisis del año inmediatamente anterior.
Todos los indicadores descritos en este documento se medirán entre el 1 de enero y 31 de

diciembre de cada vigencia. La información histórica será usada para realizar comparaciones
entre años y para la evaluación de la eficacia de los programas ambientales definidos para el
cuatrienio.
B. Estimaciones
Las estimaciones pueden ser aplicadas en las unidades, instalaciones o contratos nuevos
durante un tiempo no mayor a 6 meses, mientras se realizan las adaptaciones necesarias
para instalar y poner en operación los equipos de medición que se requieran y construir un
primer semestre de datos reales de consumo. Para este caso las estimaciones deben ser
debidamente fundamentadas en una medición puntual o indirecta de la variable evaluada,
por ejemplo:
- Aplicación de módulos nacionales de consumo de agua o energía por persona

- Aforos de caudal, medición de voltajes, estimación del peso a partir del volumen y
densidad del residuo, etc
- Factores de emisión estándares aprobados por el Ministerio de Medio Ambiente o
quien haga sus veces en Colombia y los demás países en los que tenemos operación
En instalaciones antiguas que presenten daños en los equipos de medición, la estimación del
dato se hará a partir del promedio de los últimos 6 meses. Esta estimación puede hacerse
máximo durante 3 meses, mientras se realizan las adaptaciones necesarias para instalar y
poner en operación los equipos de medición que se requieran.
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C. Fuentes de información
Para la creación de los indicadores, los datos deben tomarse de fuentes que posean las
siguientes características:
- Fuentes oficiales internas o externas: facturas, equipos de medición calibrados, etc.

- Fuentes de información trazables
- Fuentes de información verificables como mínimo durante el año en curso
- Reporte de incidentes y/o accidentes ambientales
Cuando los datos se tomen desde facturas suministradas por empresas prestadoras de
servicios públicos, deben tenerse en cuenta las fechas de corte para no dejar periodos sin
registrar.
D. Fechas de reporte y seguimiento
Los datos para la construcción de los indicadores deben ser reportados en la plantilla FGI-
050-PGI-014 Maestro de Indicadores de Gestión Ambiental a más tardar el día 10 calendario
de cada mes.
Los resultados de cada regional deben ser mensualmente socializados e informados al

director de disposición final y que este a su vez se reporte trimestralmente en el comité de
gerencia regional.
A más tardar el día 15 de cada mes la oficina nacional hará entrega del reporte oficial de
desempeño ambiental a la gerencia nacional y las regionales. A partir de este informe y
considerando la tendencia del último trimestre las gerencias y el analista ambiental regional
deberán emprender planes de mejoramiento cuando se requiera.
5.1.2. MEDICIÓN DE LA HUELLA DE CARBONO
Para la construcción de la huella de carbono se tendrán en cuenta 3 alcances, entendiendo

que cada año, se hará un análisis de los cambios organizacionales, el ingreso de nuevas
tecnologías y procedimientos para la adecuación del reporte, teniendo en cuenta los
estándares descritos en la NTC 14064
a. Límite Operacional
Alcance I. Emisiones directas: Corresponden a las emisiones generadas por fuentes que
están controladas o son propiedad de la empresa. Por ejemplo, emisiones provenientes de la
combustión en calderas, hornos, vehículos, etc.
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- Consumo de gasolina, ACPM (diésel), gas natural, propano y cualquier otro

combustible para la generación de calor o potencia.
Alcance II. Emisiones indirectas. Corresponde a las emisiones producto de la generación de

electricidad adquirida y consumida por la empresa (se define como la electricidad que es
comprada, o traída dentro del límite organizacional de la empresa).
- Energía eléctrica comprada.
Alcance III. Otras emisiones indirectas. Incluye las emisiones indirectas restantes. Las
emisiones del alcance 3 son consecuencia de las actividades de la empresa, pero ocurren en
fuentes que no están controladas, ni son de nuestra propiedad: Viajes aéreos
b. Factores de conversión:
Ver anexo Nº1. Factores de conversión para combustibles

Ver anexo Nº2. Factores de conversión para trayectos aéreos
Ver anexo Nº3. Tabla de equivalencias en distancias aéreas.
5.1.3. RECURSOS ENERGÉTICOS
Como parte de los indicadores de recursos energéticos en la compañía se incluyen:
- Consumo de diésel
- Consumo de gasolina
- Consumo de propano
- Consumo de energía eléctrica
- Consumo de otros gases o líquidos para producción de energía
Tabla 1. Reportes de consumos mensuales

Frecuenci
Unidad de
Recurso a de Fuente del reporte
reporte
medida
Diésel Galones Mensual Salidas de Almacén
Gasolina Galones Mensual Salidas de Almacén
Propano Lb Mensual Salidas de Almacén
Gas Natural m 3
Mensual Factura
Energía
KW/h Mensual Factura
Eléctrica
Otros Mensual
Con el objetivo de vincular los datos energéticos con la huella de carbono se deben
considerar los siguientes elementos:
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- Consumos de combustible y energía eléctrica relacionados con equipos, procesos e

insumos propios de la empresa, se relacionan en el alcance I y II respectivamente
- Consumos de combustible relacionados por equipos alquilados, o adquiridos
mediante figura de renting, se reportan en el Alcance III, junto con los viajes.
- Consumo de combustible relacionados por equipos alquilados, o adquiridos mediante
figura de Leasing.
Tabla 2. Reporte de recursos energéticos por alcance

Recurso Diésel Gasolina Propano
emisiones emisiones emisiones
Vehículos propios
directas directas directas
Vehículos mediante Renting emisiones emisiones emisiones
No se está midiendo. indirectas indirectas indirectas
emisiones emisiones emisiones
Vehículos mediante Leasing
indirectas indirectas indirectas
En la medida que se logre avanzar en la fidelidad y oportunidad de los datos para el cálculo
de los indicadores se podrán abordar análisis desde la eficiencia: por kilómetro recorrido,
horas trabajadas, etc.
Tabla 3. Fórmula de los indicadores recursos energéticos

Indicador Unidad Variables Formula
Consumo de Energía
❑
Consumo Eléctrica
energético
KW/h
Consumo de ∑
❑
consumos
combustibles
Emisión por Energía ❑
Huella de Ton Eléctrica Ton Co2 emitida por recurso
carbono CO2 Emisión por
∑
❑ y alcance
combustibles
5.1.4. RECURSOS HÍDRICOS

Como parte de los indicadores de recursos hídricos en la compañía se incluyen todas las
fuentes de abastecimiento actual o posible:
- Agua suministrada mediante sistema de acueducto

- Agua de fuentes subterránea
- Agua de fuentes superficiales
- Agua suministrada mediante Carrotanques
- Agua suministrada mediante botellones
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- Agua lluvia
- Agua reusada y/o recirculada
Tabla 4. Reportes de consumos mensuales

Recurso Unidad de Frecuencia Fuente del reporte
reporte de medida
Acueducto m³ Mensual Lectura directa medidor/
factura
Agua subterránea m³ Mensual Lectura directa medidor
Agua superficial m³ Mensual Lectura directa medidor
Carrotanques m³ Mensual Lectura directa medidor
Botellones L Mensual Salidas de Almacén
Agua lluvia m³ Mensual Lectura directa medidor
Agua de reúso m³ Mensual Reporte PTL
Tabla 5. Formula de los indicadores recursos hídricos

❑
Consumo de agua por todas las
Consumo Agua m3
fuentes ∑
❑
consumos
5.1.5. RESIDUOS
El indicador de residuos en la compañía incluye el siguiente aspecto:
- Gestión de residuos sólidos con el enfoque de la promoción del reciclaje en la

compañía
a. Indicador gestión de residuos sólidos
El componente residuos se trabajará el indicador de % de reciclabilidad sobre el total de

residuos generados, considerando las siguientes agrupaciones:
 Ordinarios: materiales no reciclables

 Aprovechables: papel, cartón, vidrio, plástico, chatarra, otros aprovechables
 Peligrosos:
 Especiales: Llantas, escombros, madera
Los materiales aprovechables serán todos aquellos reciclables y los materiales de otros
grupos que sean aprovechados, por ejemplo:
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Versión: 4
- Orgánicos que sean entregados para labores de compostaje

- Aprovechables: Papel, cartón, vidrio, plástico, chatarra, otros aprovechables
- Peligrosos: Como aceites, baterías, lámparas o RAEE`s que sean gestionados y
certificados a través de programas post-consumo
- Especiales: Como madera o escombros utilizados para vías internas de los sitios de
disposición final debidamente acondicionados.
Tabla 6. Reportes de generación mensual.

Unidad de Frecuencia de
Grupo Fuente del reporte
reporte medida
Reciclaje Kg Mensual Remisión de entrega al gestor
Remisión de entrega al gestor
Ordinarios Kg Mensual Pesaje directo si INTERASEO es
el gestor
Peligrosos Kg Mensual Remisión de entrega al gestor
Especiales Kg Mensual Remisión de entrega al gestor
Tabla 7. Formula del indicador de reciclabilidad

Kg residuos reciclables ∑ Kg Aprovechables
%
% Kg residuos peligrosos %=
Reciclabilidad ∑ kg Residuos generados
Kg residuos Especiales
5.1.6. INCIDENTES/ ACCIDENTES AMBIENTALES
Gestión de los incidentes ambientales de acuerdo al Procedimiento de Notificación,

Investigación Y Análisis De Incidentes/Accidentes Ambientales PGI -026.
Indicador Incidentes y/o accidentes ambientales
Todos los incidentes o accidentes ambientales se reportarán para obtener información

estadística de las principales fuentes, medidas y frecuencia con el propósito de proveer de
datos para la toma de decisiones y planificación del sistema de Gestión en materia
ambiental.
Código: PGI-014

Versión: 4
Tabla 8. Reporte de incidente ambiental

Recurso Unidad de Frecuencia de
Fuente del reporte
afectado reporte medida
Hídrico  Facilitadores de
Aire operación
Suelo # de Incidentes Mensual  Conductores
Flora y fauna  Operarios
Comunidad y  Analista Ambiental
vida  Líderes de procesos
Tabla 9. Formula del indicador de incidentes Ambientales

Indicador Unidad Calificación Formula
0 – Aceptable
(verde)
❑
Incidentes y/o # de De 1 a 2 – Tolerable
accidentes ambientales Incidentes (Amarillo) ∑
❑
Incidente mensual
≥ 3 No aceptable
(Rojo)
5.1.7. CONTROL DE CAMBIOS
Cuando una regional requiera realizar cambios significativos (superiores al 3% del resultado
global), deberá reportarlo a la oficina nacional, mencionando:
- Origen de la falla en la colección del dato

- Origen de la falla en la aplicación de la metodología
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
PGI-002 Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

PGI-004 Control de Documentos y Registros
PGI-011 Procedimiento para la Gestión de Residuos
PGI-026 Procedimiento de Notificación, Investigación y Análisis de incidentes/accidentes
ambientales.
Código: PGI-014

Versión: 4
7. REGISTROS RELACIONADOS
FGI-050-PGI-014 Maestro de Indicadores de Gestión Ambiental
FGI-085-PGI-026 Reporte de incidentes/accidentes ambientales.
FGI-036-PGI-014. Reporte De Viajes (Tiquetes Aéreos).
8. ANEXOS
Anexo 1. Factores de conversión para combustibles
El registro de los combustibles líquidos se realiza en galones y el gas natural en m 3. Todas

estas unidades deben ser homologadas para conocer su aporte a la construcción de la
huella de carbono y la gestión de la matriz energética.
Por este motivo se emplean los factores de conversión alineados con la Unidad Minero
energética UPME y su calculadora Fecoc actualizadas a 2016. (Consultar link)
Tabla 10. Factores de conversión para combustibles

COMBUSTIBLE UNIDAD EQUIVALENCIA KG CO2 EQUIVALENCIA EN KWH
Diésel B2 1 galón 10.149 40.7
Gasolina E10
1 galón 7.6181 36.6
Comercial
Gas Natural
M3 1.9801 10.35
(genérico)
Código: PGI-014

Versión: 4
Anexo 2. Factores de conversión para trayectos aéreos
Tabla 11. Factores de conversión para trayectos aéreos
Tipo de Descripció Factor Emisión CO2 FACTOR EMISION FACTOR EMISION

Viaje n (kg CO2/pasajero- CH4 (g N2O
milla) CH4/pasajero-milla) (g N2O/pasajero-
milla)
Largo > 700 millas 0,185 0,0104 0,0085
Alcance
Medio 300 - 700 0,229 0,0104 0,0085
Alcance millas
Corto < 300 millas 0,277 0,0104 0,0085
Alcance
Anexo Nº3. Tabla de equivalencias en distancias aéreas.
Tabla 12. Tabla de equivalencias en distancias aéreas.

Pgi-014 Procedimiento para Reporte de Indicadores Ambientales

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PROCEDIMIENTO PARA REPORTE DE Fecha de Emisión:

Gerencia General de Operaciones

Dirección General SIG

Coordinador Regional SIG

PROCEDIMIENTO PARA REPORTE DE Fecha de Emisión:

Coordinador General de planeación

Analista Regional Ambiental

 Apoyar en la implementación de los programas y planes ambientales garantizando la

Coordinadores operativos/disposición final/Interequipos

 Aplicar y velar por el cumplimiento legal relacionados con la operación y el

PROCEDIMIENTO PARA REPORTE DE Fecha de Emisión:

 Delegar funciones y responsabilidades al personal a cargo para garantizar el

 Participar en los programas de sensibilización y capacitación relacionados con el

- Los resultados del año inmediatamente anterior vs la meta

5.1.1. COBERTURA DE LA METODOLOGÍA

A. Cobertura geográfica y operacional

El registro de los indicadores ambientales es obligatorio en todas las regionales y debe

PROCEDIMIENTO PARA REPORTE DE Fecha de Emisión:

Bases operativas, Estaciones de trasferencia, sitios de disposición final. Instalaciones como

La cobertura puede verse modificada por:

- Apertura o cierre de operaciones y contratos

Estos cambios en la cobertura de la metodología de medición serán tenidos en cuenta a

Todos los indicadores descritos en este documento se medirán entre el 1 de enero y 31 de

- Aplicación de módulos nacionales de consumo de agua o energía por persona

PROCEDIMIENTO PARA REPORTE DE Fecha de Emisión:

- Fuentes oficiales internas o externas: facturas, equipos de medición calibrados, etc.

D. Fechas de reporte y seguimiento

Los resultados de cada regional deben ser mensualmente socializados e informados al

5.1.2. MEDICIÓN DE LA HUELLA DE CARBONO

Para la construcción de la huella de carbono se tendrán en cuenta 3 alcances, entendiendo

PROCEDIMIENTO PARA REPORTE DE Fecha de Emisión:

- Consumo de gasolina, ACPM (diésel), gas natural, propano y cualquier otro

Alcance II. Emisiones indirectas. Corresponde a las emisiones producto de la generación de

Ver anexo Nº1. Factores de conversión para combustibles

5.1.3. RECURSOS ENERGÉTICOS

Como parte de los indicadores de recursos energéticos en la compañía se incluyen:

Tabla 1. Reportes de consumos mensuales

PROCEDIMIENTO PARA REPORTE DE Fecha de Emisión:

- Consumos de combustible y energía eléctrica relacionados con equipos, procesos e

Tabla 2. Reporte de recursos energéticos por alcance

Tabla 3. Fórmula de los indicadores recursos energéticos

5.1.4. RECURSOS HÍDRICOS

- Agua suministrada mediante sistema de acueducto

PROCEDIMIENTO PARA REPORTE DE Fecha de Emisión:

Tabla 4. Reportes de consumos mensuales

Tabla 5. Formula de los indicadores recursos hídricos

El indicador de residuos en la compañía incluye el siguiente aspecto:

- Gestión de residuos sólidos con el enfoque de la promoción del reciclaje en la

a. Indicador gestión de residuos sólidos

El componente residuos se trabajará el indicador de % de reciclabilidad sobre el total de

 Ordinarios: materiales no reciclables

PROCEDIMIENTO PARA REPORTE DE Fecha de Emisión:

- Orgánicos que sean entregados para labores de compostaje

Tabla 6. Reportes de generación mensual.

Tabla 7. Formula del indicador de reciclabilidad

5.1.6. INCIDENTES/ ACCIDENTES AMBIENTALES

Gestión de los incidentes ambientales de acuerdo al Procedimiento de Notificación,

Indicador Incidentes y/o accidentes ambientales