PROCESO DE AUDITORÍA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD

EN EL TRABAJO

AUTOR:
ANIRLEY DAVILA VARGAS

UNIGERMANA
PROGRAMA DE TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO
BOGOTÁ. DC
2020
 Introducción
Las auditorías internas de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
trabajo, son parte importante de la mejora ya que por medio de ellas se puede verificar
si la empresa ha logrado implementar un Sistema de Gestión acorde a la ley y a las
características y necesidades de la misma.
Cuanto más crece la empresa, más imposibilitada se ve la dirección de controlar
todos y cada uno de los procesos de los que se vale la empresa. Así, a través de
la auditoría interna, es más sencillo por parte de dirección comprobar que
efectivamente se están llevando a término todas las funciones en cada uno de los
departamentos, analizándose de manera objetiva y tomando medidas cuando así sea
preciso. (emprendepyme.net, 2017).
 Descripción de la empresa

Razón Social: Empresa XZY

Actividad económica: 3311 fabricación de equipo médico y quirúrgico y de aparatos

ortesicos y protésicos, incluye solamente a empresas dedicadas a la fabricación de
equipos a base de rayos x, beta o gamma

Dirección: Cl 64 N # 95N-146 Bogotá.

Número de auditorías internas: Cero

Número de trabajadores: 160

Nivel de riesgo: 5
 Paso a paso realización de auditoría interna de SG-SST basado en el ciclo
PHVA

Planear
Objetivo de la auditoría interna de SG-SST.
Determinar si el sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo se ha
implementado y mantenido de forma correcta, además proponer medidas preventivas y
correctivas necesarias para eliminar o controlar los riesgos asociados al trabajo en
XZY.
Determinación y evaluación de los riesgos y oportunidades.
• Falta de oportunidad en la comunicación de Plan de Auditoria Interna al SG-SST
• Falta de disponibilidad del responsable del proceso y auditados para atender la
visita de auditoría en la fecha y hora planificada.
• Suspensión repentina de actividades por las condiciones externas.
• Desconocimiento de las actividades que desarrolla el proceso por parte del
auditor.
• Falencias en la redacción de No conformidades.
• Incumplimiento de los estándares mínimos en la implementación del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST, debido a la falta de
designación formal de un responsable del SG-SST.
• Incumplimientos normativos en el diseño y/o implementación del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST.
Las oportunidades para mejorar el programa de auditoría son.
• Igualar el nivel de competencia del equipo auditor con el nivel de competencia
necesario para alcanzar los objetivos de la auditoría;
• Alinear las fechas de la auditoría con la disponibilidad del personal clave del
auditado.
Responsables
Responsable SG-SST.
• Administrar e informar a los auditados sobre el programa de Auditorías Internas
al SG-SST.
 Gerente.
• Aprobar el programa general de las auditorías internas del SG-SST.
Auditor.
• Cumplir los requisitos aplicables de la auditoría.
• Comunicar y aclarar los requisitos de auditoría.
• Preparar el plan de auditoría
• Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas, en forma eficaz y
eficiente.
• Documentar las observaciones.
• Informar los resultados de la auditoria.

Establecimiento del programa de auditoría 2020.

Introducción.
El presente documento describe los lineamientos para el programa de auditoría
en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de XZY.
Justificación.
El artículo 2.2.4.6.29 del Decreto 1072 de 2015 establece que se debe realizar
una auditoría anual al SG-SST cuyo alcance deberá incluir todas las áreas. De acuerdo
con el numeral 6.1.2 del anexo técnico de la Resolución 1111 de 2017, este programa
de auditoría debe incluir: alcance de la auditoría, la periodicidad, la metodología y la
presentación de informes.

Objetivo.
Este programa de auditoría busca establecer las responsabilidades, requisitos y
actividades necesarias para la planificación y realización de la auditoría al Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) de XZY.
Alcance de la auditoría.
La auditorias que se realicen abordarán todas las áreas de la empresa, haciendo
énfasis en el cumplimiento de los estándares mínimos del SG-SST establecidos en la
resolución 1111 de 2017 por parte de XZY.
 Responsabilidades.
Para el desarrollo de este programa participan los siguientes roles dentro de la
organización.
Alta dirección.
Disponer de los recursos humanos, técnicos, económicos necesarios para la
ejecución de las actividades propuestas. A continuación, se describen los parámetros
de los recursos que se deben asignar para la realización de la auditoría.

RECURSOS
Financieros Gasto de transporte y papelería
Gerente
COPASST
Administrador del SG-SST
Humanos
Personal que compone cada departamento
de XZY
Asistentes.
Acceso a Internet
Computadora
Sistema de almacenamiento en la nube

Técnicos para copias de seguridad de la información

Elementos primarios de oficina
Impresora multiuso para copiado, impresión
y escáner de archivos
Sala de juntas con capacidad para realizar

Físicos la reunión de apertura y cierre.

Sillas de oficina

Copasst, comité de convivencia y brigada.

Atender a las preguntas del auditor y presentar las evidencias que le sean
solicitadas.
 Administrador del SG-SST.
Atender la auditoría del SG-SST, entregar las evidencias que solicite el auditor.
Una vez finalizada la auditoría, debe comunicar los resultados a las partes interesadas
e iniciar las acciones correctivas, preventivas y de mejora que se origen de la auditoría.

Duración del programa.

Este programa tiene vigencia durante el año 2020 y el primer semestre del año
2021, ya que se realizarán dos auditorías en el año.

Metodología.
La auditoría se realizará en la empresa con acompañamiento de personal, los
métodos utilizados en la auditoría serán: Entrevistas, listas de verificación de
verificación, cuestionarios, revisión documental con el auditado, muestreo y auditoría
física con acompañamiento.

Actividades del programa.

Para la auditoría inicial del SG-SST, enfocada en la verificación del cumplimiento

legal, el auditor deberá cumplir con los siguientes requisitos:

• Ser profesional en derecho con especialización en derecho laboral contar

con experiencia en auditoría en SG-SST o normas internacionales como
OHSAS 18001.
• Haber participado en las actividades de diseño e implementación del SG-
SST.
• Conocer el SG-SST del XZY.

Planificación de las auditorias del COPASST.

Una vez definido el profesional que realizará la auditoria, se realizará la planeación de
la misma con el Copasst para determinar la fecha de la auditoría.

• Responsable: administrador del SG-SST

• Frecuencia: Semestral
• Participantes: Administrador del SG-SST- COPASST
 Auditoría.
Actividad que corresponde como tal a la ejecución de técnicas de auditoría por
parte del auditor contratado.
• Responsable: Auditor interno
• Frecuencia: 1 auditoría interna primer semestre del año.
1 auditoría interna segundo semestre del año.
• Participantes: Todos los colaboradores.

Formulación de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Una vez se cuente con el informe de auditoría, este será revisado por el
administrador del SG-SST, el COPASST y la alta dirección, y a partir de las no
conformidades o de las recomendaciones que se presenten, se realizarán las acciones
correctivas, preventivas y de mejora que sean necesarias.
• Responsable: Administrador del SG-SST.
• Frecuencia: Anual
• Participantes: Administrador del SG-SST, COPASST, Comité de convivencia,
brigada de emergencias, gerencia.

Cronograma de actividades.

ACTIVIDAD FECHA
Selección de auditores Septiembre de 2020
Septiembre de 2020
Planear auditorías con el COPASST
Junio de 2021
Auditoria Inicial Octubre de 2020
Informe de auditoría Noviembre de 2020
Auditoria final Julio de 2021
Formulación de acciones correctivas, Diciembre de 2020
preventivas y de mejora. Agosto de 2021
 Indicadores.
El indicador que se evaluara es de cumplimiento. Establece el cumplimiento
de las actividades ejecutadas con respecto a las actividades programadas. Para el año
2020 y 2021, se espera lograr un indicador de cumplimiento del 100%.

Número de auditorías realizadas x100

Número de auditorías ejecutadas

Hacer
Consiste en la implementación de lo planificado para lograr los objetivos
planteados:

• Realizar la auditoría de campo.

• Efectuar la reunión de apertura
• Definir los canales de comunicación.
• Recolectar y verificar la información.
• Generar los hallazgos de auditoría.
• Preparar las conclusiones de la auditoría
• Realizar las reuniones de cierre

Verificar
Una vez se ha puesto en marcha el plan de mejoras, se establece un periodo de
prueba para medir y valorar la efectividad de los cambios. Se trata de una fase de
regulación y ajuste:

• Preparar, aprobar y distribuir el informe.

• Terminar la auditoría
• Seguimiento y revisión
• Identificar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y/o planes de
mejoramiento
• Identificar las oportunidades de mejora.
Actuar

Realizadas las mediciones, en el caso de que los resultados no se ajusten a las

expectativas y objetivos predefinidos, se realizan las correcciones y modificaciones
necesarias. Por otro lado, se toman las decisiones y acciones pertinentes para mejorar
continuamente el desarrollo de los procesos.

• Realizar actividades complementarias

• Realizar mejoras al programa de auditoría

Equipo auditor y sus funciones

Director de Auditoría

• Dirigir a sus subordinados en el desempeño de sus funciones de auditoría

interna, lo cual incluye la planeación, coordinación y dirección de sus
actividades.
• Desarrollar políticas y procedimientos para llevar a cabo la actividad de planear
a corto, mediano y largo plazo las actividades.
• Reportará única y exclusivamente al superior jerárquico inmediato establecido
en el cuadro de la organización.

Gerente de Auditoría

• Asistir al director en el cumplimiento de sus obligaciones, cubrir sus ausencias

sobre base rotatoria entre los gerentes de auditoría.
• Prever requerimientos de carga de trabajo a corto mediano y largo plazo en las
unidades administrativas y actividades que se le son asignadas.
• Trabaja directamente bajo la supervisión del director de auditoría, recibiendo de
él la orientación y apoyo que sea necesario.

Supervisor de auditoría

• Supervisar el cumplimiento de dos o más auditorías en que concurra.

• Planear el trabajo a desarrollar y establecer prioridades en la auditoria.
 • Seleccionar y asignar al personal que sea necesario para ejecutar las auditorias
planeadas.
• Trabaja bajo la dependencia de un gerente de auditoria, provee información
tanto a su superior jerárquico inmediato como al director de auditoría. (Oceup,
2020).

Encargado de Auditoría

• Planea y conduce auditorías a las unidades administrativas y actividades de la

organización y actúa como líder frente a un equipo de auditores.
• Ejerce un alto grado de responsabilidad y juicio profesional. (Oceup, 2020).
• Está bajo la supervisión técnica y administrativa de un supervisor de auditoria. Y
está encargado de elaborar el "plan de auditoría", y de autorizar los
procedimientos y programas de revisión. Es indispensable que el auditor
supervisor sea profesional en administración de la seguridad y salud en el
trabajo, con suficiente experiencia y capacidad. (Oceup, 2020).

Auditor ayudante:

Este tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor y al de áreas en la

recopilación de información, en la planeación del trabajo y en el desarrollo del enfoque

aplicado a la auditoría.

• Desempeña el trabajo asignado, bajo la dirección y orientación del auditor

encargado.
• Desarrolla, asiste en la preparación del programa de auditoria.
• Está bajo la supervisión técnica y administrativa de un encargado de auditoria,
puede coordinar actividades.

Auditor principiante (Jr):

• Al encargado de este puesto generalmente se le asignan trabajos de rutinas, en

la práctica a esta persona se le guía y supervisa en el desarrollo de su trabajo.
 • El grupo de auditoria debe figurar en el nivel jerárquico de la empresa de donde
pueda operar en forma concernida, además pueda formar parte de las
actividades de la gerencia general, contraloría, control administrativo,
planeación. (Oceup, 2020).

Documentos generados a la hora de realizarse una Auditoría

Los miembros del equipo auditor deberían recopilar y revisar la información

pertinente a las tareas de auditoría asignadas y preparar la información documentada
para la auditoría, usando cualquier medio apropiado. La información documentada para
la auditoría puede incluir, pero no se limita a: a) listas de verificación físicas o digitales;
b) detalles de muestreo de auditoría; c) información audiovisual. (Iso 19011, 2018).

• El documento de la política de SG-SST

• El acta de conformación del COPASST o la designación del Vigía de Seguridad
y Salud en el Trabajo.
• La evaluación inicial, con diagnóstico y definición de riesgos y peligros
prioritarios.
• Documentos relativos a la planeación, su congruencia con las prioridades
identificadas y la definición del cronograma
• Planes, programas y acciones de intervención sobre los riesgos y peligros
detectados, además de la realización de inspecciones periódicas con sus
resultados.
• Planes y programas de capacitación y entrenamiento.
• Seguimiento del proceso, a través de indicadores.
• Herramientas de información y comunicación del SG-SST (safetya, 2018).

Principios se tienen en cuenta en la Auditoría

La auditoría se caracteriza por depender de varios principios. Estos principios

deberían ayudar a hacer de la auditoría una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las
políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una
organización puede actuar para mejorar su desempeño. La adhesión a esos principios
es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditoría que sean
pertinentes y suficientes, y para permitir a los auditores, que trabajan
independientemente, alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares. (Iso
19011,2018).

Integridad
El fundamento de la profesionalidad Los auditores y las personas que gestionan
un programa de auditoría deberían:
• desempeñar su trabajo de forma ética, con honestidad y responsabilidad;
• emprender actividades de auditoría sólo si son competentes para hacerlo;
• desempeñar su trabajo de manera imparcial, es decir, permanecer
ecuánimes y sin sesgo en todas sus acciones;
• ser sensibles a cualquier influencia que se pueda ejercer sobre su juicio
mientras lleva a cabo una auditoría. (Iso 19011, 2018).
Presentación imparcial
La obligación de informar con veracidad y exactitud.
Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría deberían reflejar con
veracidad y exactitud las actividades de auditoría. Se debería informar de los
obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y de las opiniones
divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. La comunicación debería
ser veraz, exacta, objetiva, oportuna, clara y completa.

Debido cuidado profesional

La aplicación de diligencia y juicio al auditar Los auditores deberían proceder

con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la
confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoría y por otras partes
interesadas. Un factor importante al realizar su trabajo con el debido cuidado
profesional es tener la capacidad de hacer juicios razonados en todas las situaciones
de la auditoría. (Iso 19011, 2018).
Confidencialidad: seguridad de la información
Los auditores deberían proceder con discreción en el uso y la protección de la
Información adquirida en el curso de sus tareas. La información de la auditoría no
debería usarse inapropiadamente para beneficio personal del auditor o del cliente de la
auditoría, o de modo que perjudique los intereses legítimos del auditado. Este concepto
incluye el tratamiento apropiado de la información sensible o confidencial.

Independencia

La base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones

de la auditoría.

Los auditores deberían ser independientes de la actividad que se audita siempre

que sea posible, y en todos los casos deberían actuar de una manera libre de sesgo y
conflicto de intereses. Para las auditorías internas, los auditores deberían ser
independientes de la función que se audita, si es posible. Los auditores deberían
mantener la objetividad a lo largo del proceso de auditoría para asegurarse de que los
hallazgos y las conclusiones de la auditoría están basados sólo en la evidencia de la
auditoría. Para las organizaciones pequeñas, puede que no sea posible que los
auditores internos sean completamente independientes de la actividad que se audita,
pero deberían hacerse todos los esfuerzos para eliminar el sesgo y fomentar la
objetividad. (Iso 19011, 2018).

Enfoque basado en la evidencia:

El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiables y

reproducibles en un proceso de auditoría sistemático.

La evidencia de la auditoría debería ser verificable. En general debería basarse

en muestras de la información disponible, ya que una auditoría se lleva a cabo durante
un periodo de tiempo delimitado y con recursos finitos. Debería aplicarse un uso
apropiado del muestreo, ya que está estrechamente relacionado con la confianza que
puede depositarse en las conclusiones de la auditoría.
Enfoque basado en riesgos

Un enfoque de auditoría que considera los riesgos y oportunidades.

El enfoque basado en riesgos debería influir sustancialmente en la

planificación, la realización y la presentación de informes de auditoría a fin de asegurar
que las auditorías se centran en asuntos que son importantes para el cliente de la
auditoría y para alcanzar los objetivos del programa de auditoría. (Iso 19011, 2018).
 Bibliografía

Emprendepyme.net, (2017). La auditoría interna. Recuperado de:

https://www.emprendepyme.net/auditoria-interna.html
Oceup, (2020). ¿Cuáles son las responsabilidades de los participantes en la
auditoría? Recuperado de: https://www.ceupe.com/blog/cuales-son-las-
responsabilidades-de-los-participantes-en-la-auditoria.html
Safetya, (2018). La auditoría interna y la aprobación del SG-SST. Recuperado
de: https://safetya.co/la-auditoria-interna-la-aprobacion-del-sg-sst/
Iso 19011, (2018). Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión.
Recuperado de:
https://fucg.mrooms.net/pluginfile.php/29528/mod_resource/content/1/ISO%2019011_2
018%20Auditoria%20sistemas%20gesti%C3%B3n.pdf