Código: PGI-009

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PROCEDIMIENTO GESTION DEL CAMBIO Noviembre 30 de 2018

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Nombre del
Documento PROCEDIMIENTO GESTION DEL CAMBIO

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VERSION FECHA DE EMISION DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

1 Octubre 10 de 2017 Creación del documento

Cambio de código del documento de PGI-010 al código

PGI-009.
2 Abril 30 de 2018 Se incluye en el alcance, aplicabilidad del documento
para INTERASEO SAS ESP y sus filiales.

Se incluye la actividad 5.5 Validación del Cambio y

3 Noviembre 30 de 2018 Seguimiento y la 5.8 Comunicación del Cambio.

ACTIVIDAD CARGO FIRMA

DIRECTOR NACIONAL
Elaboró Natalia Pérez Muñoz
SIG

DIRECTOR NACIONAL
Revisó Natalia Pérez Muñoz
SIG

DIRECTOR NACIONAL
Aprobó Natalia Pérez Muñoz
SIG

1. OBJETIVO
Elaboró: Director Nacional SGI Revisó: Director Nacional SGI Aprobó: Director Nacional SGI
Fecha: Noviembre 30 de 2018 Fecha: Noviembre 30 de 2018 Fecha: Noviembre 30 de 2018

“El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de INTERASEO S.A.S E.S.P. y sus Filiales.
Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA”
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Asegurarse de que los asuntos de Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiente y Calidad sean una
parte integral de todos los cambios hechos en la organización garantizando que sean evaluados y
administrados en cada fase del proceso de cambio.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a INTERASEO S.AS ESP y sus Filiales, consorcios y demás vinculadas a
nuestros procesos de planeación del sistema de gestión integrado.

Este procedimiento aplica durante la etapa de planeación de los siguientes cambios:

 Nuevas sede o cambios de sedes (significativos)
 Nuevas Unidades de Negocio
 Nuevos Procesos o Direcciones
 Nuevas tecnologías
 Cambios en el contexto de la organización que afecte dos o más procesos
 Otros (Definir cuáles otros cambios se presentan en la organización, que no se encuentren
contemplados dentro de los anteriormente mencionados).

NOTA: Los cambios en la infraestructura (significativos) se debe realizar un análisis de riesgos en

salud y seguridad y/o Ambiental, con el fin mitigar y/o controlar los riesgos asociados.

3. DEFINICIONES

 Riesgo:
Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos.
Nota 1. Un efecto es una desviación de aquello que se espera, sea positivo, negativo o ambos.
Nota 2. Los Objetivos pueden tener aspectos diferentes (por ejemplo financieros, salud y
seguridad, y metas ambientales) y se pueden aplicar en niveles diferentes (estratégico, en toda
la organización, en proyectos, productos y procesos).
Nota 3. A menudo el riesgo está caracterizado por la referencia de eventos potenciales y las
consecuencias.
Nota 4. Con frecuencia, el riesgo se expresa en términos de una combinación de las
consecuencias de un evento (incluyendo los cambios en las circunstancias) y en la probabilidad
(Likelihood) de que suceda.
Nota 5. Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con
la comprensión o el conocimiento de un evento, su consecuencia o probabilidad.

 Control Operacional: método para controlar, reducir o eliminar la posibilidad de aparición de un

riesgo. Existen diferentes tipos de controles operacionales que de acuerdo al nivel de riesgo y
disponibilidad de los recursos deben aplicarse en este orden de jerarquía:
1. Eliminar el riesgo: ej. Eliminar la actividad, modificar el área de trabajo.
2. Sustituir: ej. El cambio de una sustancia química por otra de menor riesgo.
3. Control de ingeniería: ej. Guardas de seguridad, sistemas de tratamiento, resguardos de
la máquina.

Elaboró: Director Nacional SGI Revisó: Director Nacional SGI Aprobó: Director Nacional SGI
Fecha: Noviembre 30 de 2018 Fecha: Noviembre 30 de 2018 Fecha: Noviembre 30 de 2018

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4. Control Administrativo: ej. Capacitación, procedimientos escritos, permisos de trabajo,

inspecciones planeadas, acceso restringido.
5. Señalización
6. Equipo de protección personal: ej. Protección auditiva, mascarillas, guantes, etc.

 HSEQ: Salud, Seguridad, Ambiente y Calidad. Para INTERASEO SAS y sus empresas vinculadas
al Sistema Integrado de Gestión.

 Cambios de parámetros del proceso: son alteraciones a las variables operacionales existentes
en el proceso o la adición de nuevas variables. Se puede incluir como ejemplos: cambios a las
secuencias de las operaciones, cambios a las especificaciones de materiales del proceso; etc.

 Cambios físicos: son alteraciones a la localidad que afectan las características físicas o los
arreglos del equipo, estructuras, edificios, áreas de trabajo, plano del sitio, etc. Se puede incluir
como ejemplos: adición de nuevos salones; alteraciones al equipo o a las herramientas; cambios
en los materiales; actividades de mantenimiento que no implican el reemplazo del mismo tipo de
equipo; desarme del equipo; etc.

4. RESPONSABILIDADES

 Gerente General/Gerente Regional/Directores:

o Garantizar los recursos que se requieran para la implementación del Proceso de Gestión
del Cambio en su regional.
o Liderar la implementación del modelo para la gestión del cambio en la organización y su
regional.

 Director Nacional SIG:

o Establecer los lineamientos nacionales a cumplir en el modelo de gestión del cambio.
o Entrenar al personal de Sistemas Integrados de Gestión en los lineamientos a cumplir en
Gestión del Cambio.
o Velar por la implementación de los lineamientos de gestión del cambio en la organización

 Líderes de Procesos:
o Garantizar la Implementación del modelo de gestión del cambio en sus procesos.

 Coordinador de Proyectos:
o Implementar el modelo de gestión del cambio a todos los proyectos que emprenda la
organización.
o Conformar el equipo para la implementación de gestión del cambio.

 Coordinador SIG:
o Establecer el modelo sistemático de gestión del cambio en su regional.
o Implementar el modelo de gestión del cambio en su regional
o Entrenar al personal de su regional en el modelo de gestión del cambio.
o Hacer seguimiento a la implementación del modelo de gestión del cambio en su regional.

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Fecha: Noviembre 30 de 2018 Fecha: Noviembre 30 de 2018 Fecha: Noviembre 30 de 2018

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5. PROCEDIMIENTO

5.1 Identificación del Cambio

Siempre que se presenten cambios contemplados dentro del alcance de este procedimiento, se deben
documentar, analizar y planear desde la perspectiva de gestión del cambio, teniendo en cuenta el
problema a resolver, el objetivo, el alcance y las fases del cambio:
 El(los) responsable(s) del cambio
 Las partes interesadas del cambio (destinatarios y beneficiarios)
 Los factores críticos de éxito
 Las restricciones de costo, tiempo y del sistema
 El cronograma de ejecución
 Los riesgos asociados a los procesos, en términos de:
o Beneficios y costos económicos
o Facilidad de manejo y adaptabilidad al cambio
o La seguridad y salud integral del personal
o Prevención y conservación ambiental
o La propiedad y bienes de la empresa

5.2 Registro del Cambio

El responsable del cambio deberá informar los aspectos definidos anteriormente a las partes
interesadas, con el fin de identificar las áreas impactadas por las diferentes fases del cambio y los
riesgos asociados. En conjunto con la dirección del SGI o la persona que esta designe, documentarán
y definirán el plan de acción del cambio, diligenciando el formato Gestión del cambio, donde se deberá
definir:
1. Tipo del cambio a realizar
2. Título del cambio
3. Objetivo(s) del cambio
4. Líder del cambio
5. Fecha de inicio de la gestión del cambio
6. Descripción del cambio
7. Beneficios o impactos del cambio
8. Costos asociados – Inversión inicial
9. Acciones para implementar el cambio, responsables de la aplicación de estas y sus fechas de
cierre planeadas.

Una vez diligenciado el formato, se debe almacenar en la carpeta de gestión del cambio del SGI en
línea.

5.3 Evaluación del riesgo/impacto frente al cambio

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Se debe identificar y valorar el riesgo que se genera al aplicar el cambio y garantizar el control del
mismo antes, durante y después de la implementación de los cambios asociados, definiendo métodos
de trabajo con los diferentes responsables para tal fin. Algunos de los factores a tener en cuenta para
la identificación y posterior evaluación del riesgo son:

 Nuevos peligros y riesgos en salud y seguridad en el trabajo

 Nuevos aspectos ambientales asociados al cambio, que generen impactos positivos o negativos al
medio ambiente.
 Nuevos riesgos estratégicos, operacionales o cambios en los riesgos ya identificados.

5.4 Generación del cambio y aplicación de controles

El responsable del cambio realizará el cronograma de trabajo involucrando todas las Direcciones de
las cuales requiere apoyo para ejecutarlo de una manera adecuada, los controles mínimos a tener en
cuenta en el cronograma de actividades se encuentran preestablecidos en el formato de gestión del
cambio.

En conjunto con las direcciones implicadas en el cambio, se deberán determinar las acciones dentro
del listado preestablecido que son aplicables al cambio, y se determinaran nuevas acciones que sean
necesarias para lograr el objetivo del mismo. Una vez sean definidas estas acciones deberán ser
socializadas a los responsables de las mismas, los cuales deberán definir las fechas planeadas para
el cierre y en conjunto la periodicidad de seguimiento al plan de acción por parte del responsable del
cambio.

5.5 Validación del Cambio y Seguimiento

La validación del cambio y el seguimiento se debería conducir en la conclusión de la fase de

implementación. La validación del cambio es el proceso por el que la organización determina si los
Riesgos reales están presentes en la misma magnitud según lo anticipado y si los controles de HSEQ
relacionados con los Riesgos están implementados y son tan eficaces como se había anticipado.
La implementación de las acciones derivadas de la gestión del cambio contará con el apoyo del
COPASST (siempre y cuando sea de su resorte y esté a su alcance).

Seguimiento es el proceso por el que la organización evalúa el impacto del cambio en el Sistema
Integrado de Gestión en general, y toma las acciones adecuadas para tratar las interacciones del
sistema. Se debería conducir una nueva evaluación de riesgos para identificar cualquiera de los
Riesgos/Oportunidades nuevos, residuales o inesperados.

5.6 Verificación en la gestión del cambio

La dirección del SGI o la persona que esta designe en conjunto con el responsable del cambio
verificaran si el cronograma de trabajo se cumplió de acuerdo a lo establecido por los responsables,
en caso negativo informarán a dichos responsables para establecer nuevas fechas para su
cumplimiento.

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Se debe realizar un seguimiento a cada uno de los cambios ejecutados en el año y los que están en
proceso de planificación documentándolos en el formato Seguimiento de Gestión del Cambio para
llevarlos como entrada a la Revisión por la Gerencia.

5.7 Cierre de la Gestión del Cambio

Con la gestión del cambio no solo se busca planear adecuada y oportunamente los cambios
realizados en la organización hasta su cierre, sino que también se busca la mejora continua en la
implementación de nuevos cambios, a través de la determinación y el análisis de las lecciones
aprendidas o planes de mejoramiento, permitiendo tener en cuenta nuevos aspectos no contemplados
anteriormente. Estas lecciones aprendidas deberán ser socializadas de forma periódica a la
organización y servirán como insumo para los planes de acción de nuevas gestiones del cambio y
como entrada a las revisiones gerenciales.

Una vez se cumplan en su totalidad las acciones planteadas para aplicación del cambio, y estas sean
verificadas por el responsable del mismo, la Dirección del SGI y la dirección del área del cambio; se
podrá dar cierre a la gestión del cambio, la cual debe quedar impresa y firmada por las personas
encargadas del mismo.

5.8 Comunicación del Cambio

Los trabajadores que hacen parte de la gestión del cambio deben conocer sus responsabilidades en
él, por lo tanto, la organización debe informar y capacitar a los trabajadores en lo relacionado con las
modificaciones antes, durante y después de ser introducidas.

La comunicación de la gestión del cambio se realiza a través de varios medios: entrenamiento,

comunicaciones, inspecciones, monitoreo del proceso, documentación, información, controles
operacionales, estado de preparación de emergencia, etc.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

PGI-002 Proceso Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

PGI-004 Proceso Control de Documentos y Registros
PGI-005 Revisión por la Alta Dirección

7. REGISTROS RELACIONADOS

FGI-046-PGI-009 Formato de Gestión del cambio y Seguimiento

FGI-090-PGI-009 Formato Seguimiento del Cambio

8. ANEXOS
N/A
Elaboró: Director Nacional SGI Revisó: Director Nacional SGI Aprobó: Director Nacional SGI
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